So arbeite ich mit Gmail

Ich bekomme im Monat teilweise zwischen 5000 und 6000 E-Mails. Dies ist natürlich meiner Tätigkeit als Blogger geschuldet, sämtliche Kommentare und Presseinformationen landen in meiner Mailbox, dazu die wertvollen Tipps der Leser, die es das eine oder andere Mal zu Beiträgen schaffen. Oft werde ich gefragt, wie ich denn Überblick über alles behalte. Dieser Beitrag soll die Antwort geben und zeigen, wie ich mit Gmail arbeite.

Ich bin Gmail-Nutzer, seit es diesen Dienst gibt, schon vorher in der Betaphase war ich dabei. Dennoch probierte ich in den Jahren jede Menge Mail-Programme aus. Ob Browser-integriert, oder externe Lösungen wie The Bat!, Outlook, Apple Mail oder Mailbox – sie alle waren irgendwann in meiner Mache, haben es aber nicht geschafft, dass sie das jetzt noch Werkzeug meiner Wahl sind.

Gmail hat sich im Laufe der Jahre verändert, dennoch fiel es mir schwer Neuerungen anzunehmen, die sich so gar nicht in meinen Arbeitsalltag einfügen wollten. Der Posteingang, der für mich auf Basis meiner Mails Inhalte in Tabs anzeigt?

Oder der sortierte Posteingang, der mir wichtige Mails anzeigen will? Hau mir ab damit! Beides Werkzeuge, die vielleicht für viele Nutzer funktionieren, für mich aber in meiner Weise – sie bedeuteten für mich einen Mehraufwand.

Frisch rein vs. Wiederkehrend

Der erste Schritt bei einem hohen Mailaufwand sollte die Sortierung von Mails sein, jedenfalls arbeite ich so Mails schneller und einfacher ab. Ich bin frequenter Nutzer von Foren und Social Networks, weiterhin kommen immer wieder Mails von Kommentatoren herein. Alle Mails sind durch ihren immer gleichen Absender für mich einfach filterbar, so schafft man sich schon einen Großteil von Inbox-Mails vom Hals.

Einfache Filter

Ein erster einfacher Filter ist schnell erstellt. Dieser Link führt euch in die Filtereinstellungen von Gmail. Ganz unten findet ihr die Möglichkeit, einen neuen Filter zu erstellen, allerdings kann man auch schnell aus jeder Mail einen Filter erstellen. Ein Filter ist einfach eine logische Abfolge, die auf Mails angewendet wird.

Ich kann nach Empfängern, Absendern oder Wörter suchen. Sollen alle Mails, die „facebook“ im Absender haben, im Label (Ordner) Social Network landen? Dann landet „Facebook“ im Absender-Feld.

Dieses ist nur ein kurzes Beispiel eines einfachen Filters, die Eingabeoptionen dürften eigentlich selbsterklärend sein. Viel wichtiger und genauer ist das nächste Fenster, denn hier entscheidet man, was man mit einer gefilterten Mail macht.

Hier kann ich nicht nur das erwähnte Label anwenden, sondern Mails auch gleich als gelesen markieren. So handhabe ich das: Mails aus Social Networks, Foren, aus den Kommentaren und von bekannten Pressevertretern landen in ihren jeweiligen Labels. Zusätzlich überspringe ich den Posteingang. Dies sorgt dafür, dass die Mail nicht ungelesen in Posteingang auftaucht, sondern lediglich im Label ungelesen bleibt.

So sehe ich schnell, woher eine Mail kommt, ohne ins jeweilige Label zu wechseln – und das Schöne: die Inbox bleibt dabei auch leer. Ich nutze also keinen „AN“-Filter, sondern lediglich einen Absenderfilter, da ich nur eine Mail-Adresse nutze.

Dennoch kann bei der Nutzung von Gmail der „AN“-Filter für euch vielleicht nützlich sein: “An” als Filter ist sinnvoll, wenn ihr mehrere Empfängeradressen nutzt, so könnt ihr genau filtern, denn Google erlaubt bekanntlich “unendliche Adressen“. Hier könnte man wunderbar nach Quellen ordnen: name.nachname+Quelle1@gmail.com oder auch name.nachname+Quelle2@gmail.com.

Wenige Labels durch komplexere Filter

Ich nutze nur wenige der Labels, denn viele Mails lassen sich auch unter einem Label sortieren. Braucht man wirklich für Foren, Facebook, Google+, Twitter und Co jeweils ein separates Label? Ich nicht, weshalb ich Label minimiert habe und die Filter dementsprechend angepasst habe. Ich habe die diversen Absender einfach mit dem Ausdruck OR (oder) verknüpft.

Google Mail deutet dies dann wie folgt: ist der Absender A oder B, dann führe folgende Aktion aus. Der Spaß funktioniert übrigens nicht nur mit dem ODER, sondern auch mit dem UND – dann muss mit AND gesucht werden. So bekommt man massig Mails mit einem Filter in ein Label geschoben, die Übersicht wird es euch danken.

Auch die Oberfläche von Gmail habe ich für mich minimiert, so lasse ich mir zum Beispiel einige Labels nur anzeigen, wenn ungelesene Mails vorhanden sind. Wenn ihr mit der Maus über ein Label fahrt, dann seht ihr am Ende des Labels ein Dropdown-Feld. Hier lässt sich nicht nur die Farbe festlegen, sondern auch, ob das Label nur angezeigt werden soll, wenn ungelesene Mails eingehen.

Bereits jetzt hat man durch wenige Arbeitsschritte viel aus der direkten Inbox. Kommentare, Forenmails, Facebook und Co sind nicht Mails, die immer sofort ins Auge springen müssen, eine entschlackte Mailbox lässt weniger „Puh, das muss ich noch alles lesen und abarbeiten“-Feeling aufkommen. Etwas ausführlicher beschrieb ich die Filtermöglichkeiten von Gmail in diesem Beitrag.

Alles Ansichtssache!

Gmail erlaubt diverse Ansichtsmodi. So kann man sich Mails mit der Überschrift anzeigen lassen, oder auch mit einem ersten Anriss des Inhalts. Ich persönlich schätze das Vorschaufenster, witzigerweise eine Funktion, die nicht standardmäßig verfügbar ist, sondern seit 2011 eine experimentelle Funktion ist, die freigeschaltet werden muss – eigentlich unverständlich. Solltet ihr euch das anschauen wollen, dann müsst ihr einmal die Gmail Labs besuchen und dort das Vorschaufenster aktivieren.

Hat man dieses Feature erst einmal aktiviert, so bekommt man gleich folgendes Bild zu sehen. Beachtet auch die Markierung, die ich da in den Screenshot gemacht habe. Über diese Schaltfläche schaltet ihr die Vorschau an und aus, beziehungsweise auf horizontal oder vertikal.

So habe ich wie bei einem klassischen Mail-Programm auf der linken Seite meine Ordner, dann die Mails, die ich schnell per Pfeiltasten durchackern kann und auf der rechten Seite die Mail als solches.

Markierungen: Weniger ist mehr

Google bietet die Möglichkeit an, Mails mit diversen Markierungen und farblichen Sternen zu versehen. Nutze ich diese? Nein. Ich versuchte das Ganze einmal, es brachte mir keine Vorteile. Durch das konsequente Einsetzen von Filtern und Labels benötige ich keine separaten Markierungen mehr. Ab und an nutze ich das Systemlabel „Markiert“, welches direkt unter dem Posteingang zu finden ist.

Hier lagere ich dann für Events oder ähnliches temporär Mails aus verschiedenen Labels. Sterne (aka Markierungen) lassen sich in den Einstellungen definieren. Wie viele ihr davon nutzt, ist euch überlassen, zwischen „In Verwendung“ und „Nicht in Verwendung“ kann eine Markierung per Drag & Drop gezogen werden! Schnell eine Mail markieren? Einfach den Buchstaben „S“ drücken, womit wir beim nächsten Thema wären.

Tastaturkürzel: man muss nicht alle kennen

Tastaturkürzel sind klasse, Grundsätzlich schneller als Mausgeschubse, sowohl in Gmail, als auch in der Benutzung von Betriebssystemen. Vorab: ich kenne nicht alle Tastaturkürzel, will das vielleicht auch gar nicht. Mir reichen ein paar wenige – ein Druck auf „#“ löscht eine ausgewählte Mail, ein „f“ wie Forward leitet die Mail weiter. Tastaturkürzel sparen Zeit und wer Zeit sparen will, der legt sich ein Lesezeichen auf die Seite mit den Gmail-Tastaturkürzeln – und schaut ab und an mal rein. Alternativ kann man innerhalb von Gmail ein „?“ tippen, um die Shortcuts aufzurufen.

Die Wiedervorlage

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Omas Spruch, ihr kennt ihn. Nun ja, manche Dinge muss man aus zeitlichen Gründen später abarbeiten, beziehungsweise will man schauen, ob eine Mail an einen Empfänger schon von diesem beantwortet wurde. Kurzum: kann Google nicht. Es gibt keine Gmail-eigene Funktion, um Mails zu tracken. Unschön.

Nun gibt es Dienste wie Boomerang oder Clients wie Mailbox, die das können. Bedeutet, dass ich anderen Diensten Zugriff auf meine Mails gebe. Will ich das? Ich persönlich nutze keinen externen Dienst, stattdessen setze ich auf ein einfaches Script.

Unser Leser Bendix Sältz hatte einmal aus diesem Grunde ein Google Apps-Script gebastelt, dessen Arbeitsweise einfach und in nicht einmal zwei Minuten von euch nachvollzogen werden kann. Ihr kopiert sein Script in euren Account und wählt danach die Installation aus.

Daraufhin werden in eurem Gmail-Account die im Screenshot zu sehenden Label angelegt. Kommt von eurem Boss nun eine Mail, die ihr morgen noch einmal ungelesen im Postfach haben wollt, dann verseht ihr die Mail mit dem Label 1 Tag. Das Ganze geht bis zu 7 Tagen, wie man hier im Screenshot sehen kann. Auf Wiedervorlage gelegte E-Mails landen ungelesen wieder im Posteingang. Benedikt hat in seinem Script auch noch einmal die nötigen Abläufe festgehalten. Einfach und genial, oder?

Mobil

Ehrlich: nur der Standard-Client von Gmail unter iOS und Android. Kein Heck Meck, kein Nichts. Ich sehe keine Mails aus Labels als neue Mail, lediglich Mails aus dem Posteingang. „Mobil gesendet“ – so meine Signatur, damit jeder weiss, warum ich so kurz antworte.

Weniger ist mehr!

Es gibt Dutzende Dienste und Erweiterungen rund um Gmail. Ich habe aufgehört, mit ihnen zu arbeiten. Weniger ist da einfach mehr für mich als Bildschirmarbeiter. Irgendwelche Browser-Erweiterungen, die mich über den Eingang neuer Mails informieren? Nutzte ich früher mal. Ich sitze doch eh am Rechner, habe Gmail eigentlich immer im Tab auf.

Wozu also eine Erweiterung, die mich über Mails informiert, ich sehe es doch so oder so. Schließlich bietet mir Google doch die Möglichkeit an, im Favicon des Dienstes über ungelesene Mails im Posteingang informiert zu werden. Das reicht mir wirklich.

Gmail bietet einen unfassbar großen Umfang an Funktionen out of the box, die ich hier logischerweise nicht aufzählen kann. Oben beschrieb ich meine Arbeitsweise, so wie ich sie jetzt einsetze. Das kann in einem Jahr vielleicht schon wieder anders sein, ich probiere gerne aus. Momentan habe ich das Ganze sehr verschlankt und setze immer noch auf die klassischen Funktionen des Web-Mailings.

Googles Weg mit den neuen Sortierungen und den Kategorien in Tabs halte ich für mich persönlich für absoluten Humbug, für einen Versuch, das Rad neu zu erfinden. Das mag für manche passen, für manche aber auch nicht. So bin ich dankbar, dass noch alles skalierbar ist.

Dieser Beitrag ist demzufolge auch nur ein kleiner Teil dessen, was ich im Laufe der Jahre mit Gmail angestellt habe, beziehungsweise, was ich schon alles ausprobierte. Es ist die Geschichte des Automatisierens und des Optimierens, an dessen Ende erst einmal das Minimalistische für mich steht.

Wer der Meinung ist, er wolle für sich selber ausprobieren, der kann sich vielleicht ein paar ältere Gmail-Beiträge von mir durchlesen, die alle auf dem Weg zu diesem Beitrag hier irgendwann in den vergangenen Jahren stattgefunden haben.

Alternativ freuen sich andere Leser sicher auch über eure Tipps!

Der neue Posteingang von Gmail

Google Mail hat 10 GB Speicher für eure Mails

Google Mail: Icons statt Text

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Google Mail: Tastaturkürzel als PDF

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Active Inbox: für Hardcore-Benutzer

Markierungen, Sternchen, Notification-Programme und Better Gmail

Meine Tipps & Tricks zu Gmail (mehrere Posteingänge, Label reduzieren, Konversationen im Auge behalten, häufige Suchabfragen automatisieren,

Anhänge per Drag & Drop sichern

Filter importieren oder exportieren

Kontakte einmalig mit Outlook synchronisieren

Label nur bei ungelesenen Mails anzeigen

Priority Inbox

Mails mit großen Anhängen finden

Versand einer Lücke rückgängig machen

Schicke Signaturen mit WiseStamp

Scott’s Gmail Alert: Benachrichtigungen für Windows

Mails zu Terminen machen

E-Mails auf Wiedervorlage setzen

Assistenten oder Familienmitgliedern Zugriff gewähren

Alternativ einfach die Suche anwerfen, habe ja schon ab und an über Google Mail geschrieben