So arbeite ich mit Gmail

Ich bekomme im Monat teilweise zwischen 5000 und 6000 E-Mails. Dies ist natürlich meiner Tätigkeit als Blogger geschuldet, sämtliche Kommentare und Presseinformationen landen in meiner Mailbox, dazu die wertvollen Tipps der Leser, die es das eine oder andere Mal zu Beiträgen schaffen. Oft werde ich gefragt, wie ich denn Überblick über alles behalte. Dieser Beitrag soll die Antwort geben und zeigen, wie ich mit Gmail arbeite.gmail shiniy shine

Ich bin Gmail-Nutzer, seit es diesen Dienst gibt, schon vorher in der Betaphase war ich dabei. Dennoch probierte ich in den Jahren jede Menge Mail-Programme aus. Ob Browser-integriert, oder externe Lösungen wie The Bat!, Outlook, Apple Mail oder Mailbox – sie alle waren irgendwann in meiner Mache, haben es aber nicht geschafft, dass sie das jetzt noch Werkzeug meiner Wahl sind.

Gmail hat sich im Laufe der Jahre verändert, dennoch fiel es mir schwer Neuerungen anzunehmen, die sich so gar nicht in meinen Arbeitsalltag einfügen wollten. Der Posteingang, der für mich auf Basis meiner Mails Inhalte in Tabs anzeigt?

Oder der sortierte Posteingang, der mir wichtige Mails anzeigen will? Hau mir ab damit! Beides Werkzeuge, die vielleicht für viele Nutzer funktionieren, für mich aber in meiner Weise – sie bedeuteten für mich einen Mehraufwand.

Frisch rein vs. Wiederkehrend

Der erste Schritt bei einem hohen Mailaufwand sollte die Sortierung von Mails sein, jedenfalls arbeite ich so Mails schneller und einfacher ab. Ich bin frequenter Nutzer von Foren und Social Networks, weiterhin kommen immer wieder Mails von Kommentatoren herein. Alle Mails sind durch ihren immer gleichen Absender für mich einfach filterbar, so schafft man sich schon einen Großteil von Inbox-Mails vom Hals.

Einfache Filter

Ein erster einfacher Filter ist schnell erstellt. Dieser Link führt euch in die Filtereinstellungen von Gmail. Ganz unten findet ihr die Möglichkeit, einen neuen Filter zu erstellen, allerdings kann man auch schnell aus jeder Mail einen Filter erstellen. Ein Filter ist einfach eine logische Abfolge, die auf Mails angewendet wird.

Ich kann nach Empfängern, Absendern oder Wörter suchen. Sollen alle Mails, die „facebook“ im Absender haben, im Label (Ordner) Social Network landen? Dann landet „Facebook“ im Absender-Feld.

Bildschirmfoto 2014-08-26 um 15.22.09Dieses ist nur ein kurzes Beispiel eines einfachen Filters, die Eingabeoptionen dürften eigentlich selbsterklärend sein. Viel wichtiger und genauer ist das nächste Fenster, denn hier entscheidet man, was man mit einer gefilterten Mail macht.

Bildschirmfoto 2014-08-26 um 15.22.41Hier kann ich nicht nur das erwähnte Label anwenden, sondern Mails auch gleich als gelesen markieren. So handhabe ich das: Mails aus Social Networks, Foren, aus den Kommentaren und von bekannten Pressevertretern landen in ihren jeweiligen Labels. Zusätzlich überspringe ich den Posteingang. Dies sorgt dafür, dass die Mail nicht ungelesen in Posteingang auftaucht, sondern lediglich im Label ungelesen bleibt.

So sehe ich schnell, woher eine Mail kommt, ohne ins jeweilige Label zu wechseln – und das Schöne: die Inbox bleibt dabei auch leer. Ich nutze also keinen „AN“-Filter, sondern lediglich einen Absenderfilter, da ich nur eine Mail-Adresse nutze.

Dennoch kann bei der Nutzung von Gmail der „AN“-Filter für euch vielleicht nützlich sein: An” als Filter ist sinnvoll, wenn ihr mehrere Empfängeradressen nutzt, so könnt ihr genau filtern, denn Google erlaubt bekanntlich “unendliche Adressen“. Hier könnte man wunderbar nach Quellen ordnen: name.nachname+Quelle1@gmail.com oder auch name.nachname+Quelle2@gmail.com.

Wenige Labels durch komplexere Filter

Ich nutze nur wenige der Labels, denn viele Mails lassen sich auch unter einem Label sortieren. Braucht man wirklich für Foren, Facebook, Google+, Twitter und Co jeweils ein separates Label? Ich nicht, weshalb ich Label minimiert habe und die Filter dementsprechend angepasst habe. Ich habe die diversen Absender einfach mit dem Ausdruck OR (oder) verknüpft.

Google Mail deutet dies dann wie folgt: ist der Absender A oder B, dann führe folgende Aktion aus. Der Spaß funktioniert übrigens nicht nur mit dem ODER, sondern auch mit dem UND – dann muss mit AND gesucht werden. So bekommt man massig Mails mit einem Filter in ein Label geschoben, die Übersicht wird es euch danken.

Auch die Oberfläche von Gmail habe ich für mich minimiert, so lasse ich mir zum Beispiel einige Labels nur anzeigen, wenn ungelesene Mails vorhanden sind. Wenn ihr mit der Maus über ein Label fahrt, dann seht ihr am Ende des Labels ein Dropdown-Feld. Hier lässt sich nicht nur die Farbe festlegen, sondern auch, ob das Label nur angezeigt werden soll, wenn ungelesene Mails eingehen.

ungelesen

Bereits jetzt hat man durch wenige Arbeitsschritte viel aus der direkten Inbox. Kommentare, Forenmails, Facebook und Co sind nicht Mails, die immer sofort ins Auge springen müssen, eine entschlackte Mailbox lässt weniger „Puh, das muss ich noch alles lesen und abarbeiten“-Feeling aufkommen. Etwas ausführlicher beschrieb ich die Filtermöglichkeiten von Gmail in diesem Beitrag.

Alles Ansichtssache!

Gmail erlaubt diverse Ansichtsmodi. So kann man sich Mails mit der Überschrift anzeigen lassen, oder auch mit einem ersten Anriss des Inhalts. Ich persönlich schätze das Vorschaufenster, witzigerweise eine Funktion, die nicht standardmäßig verfügbar ist, sondern seit 2011 eine experimentelle Funktion ist, die freigeschaltet werden muss – eigentlich unverständlich. Solltet ihr euch das anschauen wollen, dann müsst ihr einmal die Gmail Labs besuchen und dort das Vorschaufenster aktivieren.

vorschau

Hat man dieses Feature erst einmal aktiviert, so bekommt man gleich folgendes Bild zu sehen. Beachtet auch die Markierung, die ich da in den Screenshot gemacht habe. Über diese Schaltfläche schaltet ihr die Vorschau an und aus, beziehungsweise auf horizontal oder vertikal.

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So habe ich wie bei einem klassischen Mail-Programm auf der linken Seite meine Ordner, dann die Mails, die ich schnell per Pfeiltasten durchackern kann und auf der rechten Seite die Mail als solches.

Markierungen: Weniger ist mehr

Google bietet die Möglichkeit an, Mails mit diversen Markierungen und farblichen Sternen zu versehen. Nutze ich diese? Nein. Ich versuchte das Ganze einmal, es brachte mir keine Vorteile. Durch das konsequente Einsetzen von Filtern und Labels benötige ich keine separaten Markierungen mehr. Ab und an nutze ich das Systemlabel „Markiert“, welches direkt unter dem Posteingang zu finden ist.

Hier lagere ich dann für Events oder ähnliches temporär Mails aus verschiedenen Labels. Sterne (aka Markierungen) lassen sich in den Einstellungen definieren. Wie viele ihr davon nutzt, ist euch überlassen, zwischen „In Verwendung“ und „Nicht in Verwendung“ kann eine Markierung per Drag & Drop gezogen werden! Schnell eine Mail markieren? Einfach den Buchstaben „S“ drücken, womit wir beim nächsten Thema wären.

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Tastaturkürzel: man muss nicht alle kennen

Tastaturkürzel sind klasse, Grundsätzlich schneller als Mausgeschubse, sowohl in Gmail, als auch in der Benutzung von Betriebssystemen. Vorab: ich kenne nicht alle Tastaturkürzel, will das vielleicht auch gar nicht. Mir reichen ein paar wenige – ein Druck auf „#“ löscht eine ausgewählte Mail, ein „f“ wie Forward leitet die Mail weiter. Tastaturkürzel sparen Zeit und wer Zeit sparen will, der legt sich ein Lesezeichen auf die Seite mit den Gmail-Tastaturkürzeln – und schaut ab und an mal rein. Alternativ kann man innerhalb von Gmail ein „?“ tippen, um die Shortcuts aufzurufen.

Die Wiedervorlage

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Omas Spruch, ihr kennt ihn. Nun ja, manche Dinge muss man aus zeitlichen Gründen später abarbeiten, beziehungsweise will man schauen, ob eine Mail an einen Empfänger schon von diesem beantwortet wurde. Kurzum: kann Google nicht. Es gibt keine Gmail-eigene Funktion, um Mails zu tracken. Unschön.

Nun gibt es Dienste wie Boomerang oder Clients wie Mailbox, die das können. Bedeutet, dass ich anderen Diensten Zugriff auf meine Mails gebe. Will ich das? Ich persönlich nutze keinen externen Dienst, stattdessen setze ich auf ein einfaches Script.

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Unser Leser Bendix Sältz hatte einmal aus diesem Grunde ein Google Apps-Script gebastelt, dessen Arbeitsweise einfach und in nicht einmal zwei Minuten von euch nachvollzogen werden kann. Ihr kopiert sein Script in euren Account und wählt danach die Installation aus.

Daraufhin werden in eurem Gmail-Account die im Screenshot zu sehenden Label angelegt. Kommt von eurem Boss nun eine Mail, die ihr morgen noch einmal ungelesen im Postfach haben wollt, dann verseht ihr die Mail mit dem Label 1 Tag. Das Ganze geht bis zu 7 Tagen, wie man hier im Screenshot sehen kann. Auf Wiedervorlage gelegte E-Mails landen ungelesen wieder im Posteingang. Benedikt hat in seinem Script auch noch einmal die nötigen Abläufe festgehalten. Einfach und genial, oder?

Mobil

Ehrlich: nur der Standard-Client von Gmail unter iOS und Android. Kein Heck Meck, kein Nichts. Ich sehe keine Mails aus Labels als neue Mail, lediglich Mails aus dem Posteingang. „Mobil gesendet“ – so meine Signatur, damit jeder weiss, warum ich so kurz antworte.

Weniger ist mehr!

Es gibt Dutzende Dienste und Erweiterungen rund um Gmail. Ich habe aufgehört, mit ihnen zu arbeiten. Weniger ist da einfach mehr für mich als Bildschirmarbeiter. Irgendwelche Browser-Erweiterungen, die mich über den Eingang neuer Mails informieren? Nutzte ich früher mal. Ich sitze doch eh am Rechner, habe Gmail eigentlich immer im Tab auf.

Wozu also eine Erweiterung, die mich über Mails informiert, ich sehe es doch so oder so. Schließlich bietet mir Google doch die Möglichkeit an, im Favicon des Dienstes über ungelesene Mails im Posteingang informiert zu werden. Das reicht mir wirklich.

Gmail bietet einen unfassbar großen Umfang an Funktionen out of the box, die ich hier logischerweise nicht aufzählen kann. Oben beschrieb ich meine Arbeitsweise, so wie ich sie jetzt einsetze. Das kann in einem Jahr vielleicht schon wieder anders sein, ich probiere gerne aus. Momentan habe ich das Ganze sehr verschlankt und setze immer noch auf die klassischen Funktionen des Web-Mailings.

Googles Weg mit den neuen Sortierungen und den Kategorien in Tabs halte ich für mich persönlich für absoluten Humbug, für einen Versuch, das Rad neu zu erfinden. Das mag für manche passen, für manche aber auch nicht. So bin ich dankbar, dass noch alles skalierbar ist.

Dieser Beitrag ist demzufolge auch nur ein kleiner Teil dessen, was ich im Laufe der Jahre mit Gmail angestellt habe, beziehungsweise, was ich schon alles ausprobierte. Es ist die Geschichte des Automatisierens und des Optimierens, an dessen Ende erst einmal das Minimalistische für mich steht.

Wer der Meinung ist, er wolle für sich selber ausprobieren, der kann sich vielleicht ein paar ältere Gmail-Beiträge von mir durchlesen, die alle auf dem Weg zu diesem Beitrag hier irgendwann in den vergangenen Jahren stattgefunden haben.

Alternativ freuen sich andere Leser sicher auch über eure Tipps!

Der neue Posteingang von Gmail

Google Mail hat 10 GB Speicher für eure Mails

Google Mail: Icons statt Text

Labeln und Markieren von ausgehenden Mails

Google Mail als Standard bei Mailto-Links

Spam als gelesen markieren

Google Mail offline nutzen

Kontakten ein Bild zuordnen

Kreise von Google+ ausblenden

Vorlagen für automatische Antworten und Signaturen

Weniger E-Mails pro Seite anzeigen

Unendliche Adressen

Google Mail mit Vorschaufunktion

Alle Google-Dienste (auch Mail) sichern

Das Kontakte-Widget

Doppelte Anmeldesicherheit

Kontakte nicht automatisch hinzufügen

Google Mail: Tastaturkürzel als PDF

Anzahl ungelesener Mails im Favicon

Andere Absenderadressen nutzen, Notizen, Operatoren in Filtern & Mails markieren

Active Inbox: für Hardcore-Benutzer

Markierungen, Sternchen, Notification-Programme und Better Gmail

Meine Tipps & Tricks zu Gmail (mehrere Posteingänge, Label reduzieren, Konversationen im Auge behalten, häufige Suchabfragen automatisieren,

Anhänge per Drag & Drop sichern

Filter importieren oder exportieren

Kontakte einmalig mit Outlook synchronisieren

Label nur bei ungelesenen Mails anzeigen

Priority Inbox

Mails mit großen Anhängen finden

Versand einer Lücke rückgängig machen

Schicke Signaturen mit WiseStamp

Scott’s Gmail Alert: Benachrichtigungen für Windows

Mails zu Terminen machen

E-Mails auf Wiedervorlage setzen

Assistenten oder Familienmitgliedern Zugriff gewähren

Alternativ einfach die Suche anwerfen, habe ja schon ab und an über Google Mail geschrieben

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Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei X, Threads, Facebook, LinkedIn und Instagram. PayPal-Kaffeespende.

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56 Kommentare

  1. Was bin ich froh mit Apple Mail zu arbeiten und die Einfachheit des Programms erkannt zu haben mit der es bisher kein anderes aufnehmen konnte. Google Mail? Ich lese meine Emails gerne alleine und behalte deren Inhalt lieber für mich!

  2. @Raymond dann solltest Du evtl. die Finger von E-Mails lassen… denn das sind nur Postkarten die somit sogut wie jeder lesen könnte… *facepalm*

  3. Super Artikel – super erklärt. Danke.

    Da sich bei mir im Schnitt 150-200 Mail zum Bearbeiten und das in unübersichtlich tummeln, werde ich das morgen direkt mal auf die OS X Mail.app anwenden – denn von dieser bin ich Fan und von meinen Ausflügen stets wieder dahin zurück gekehrt.

    Zwar nennt sich das dort nicht Labels aber ich vermute, das lässt sich mit intelligenten Postfächern ähnlich realisieren.

    Warum ich das nicht schon längst gemacht habe? Keine Ahnung – vermutlich habe ich auf diesen Artikel als Anstoß gewartet.

  4. Schöner und nützlicher Artikel!

  5. Toller Artikel, danke!
    Von Apple´s Mac Client habe ich mich auch lange verabschiedet. Nach einem Abstecher zum Gmail Webauftritt bin ich nun seit der ersten Beta bei Airmail gelandet, was mich sehr sehr happy macht.
    Ich habe mit etwa 30 Mails am Tag aber auch ein winziges Aufkommen im Vergleich zu anderen.

  6. Ich sage hier einfach mal wieder Danke.

    Artikel, wie dieser hier, machen diesen Blog einfach so gut, wie er ist.

    Ein Artikel aus dem Alltag, basierend auf teilweise jahrelanger Erfahrung, der uns Lesern zeigt, wie man komplexe Problemstellungen teilweise recht einfach lösen kann oder wie man Dinge evtl. besser machen könnte.

    Halt kein typischer „Hilfe-wir-brauchen-Klicks“-Artikel, wie z.B. „Die 10 besten Google-Tipps aller Zeiten“, wie man es aus anderen Blogs und Magazinen kennt. Über den Inhalt und Mehrwert solcher Artikel brauchen wir glaube ich nicht zu diskutieren…

    Ich für meinen Teil werde jetzt noch durch die alten Artikel stöbern, da findet sich bestimmt noch das ein oder andere, was man man gebrauchen kann.

  7. Welchen Inbox-Type verwendest Du denn nun?

  8. Danke, Caschy. Solche Artikel sind Deine besten. 🙂

  9. Schöner ausführlicher Artikel, werde ich Morgen in Ruhe durcharbeiten.

  10. ausnahmefehler says:

    Carsten, wie machst du dann deine Datensicherung? mit Thunderbird oder anders?

  11. Ich nutze auch schon lange Google Mail und auch immer noch im Browser. Das Tab ist bei mir immer „angeheftet“.
    Längere Newsletter mit viel Inhalt, werden teilweise gekürzt und am Ende steht
    „[Nachricht gekürzt] Vollständige Nachricht anzeigen“
    Weiß jemand ob man das deaktivieren kann, damit immer gleich die komplette Nachricht angezeigt wird?

  12. Interessanterweise nutze ich gmalil aehnlich spartanisch wie du.
    Habe ebenfalls viele Filter erstellt die meine Mails in ihre Labels sortieren und somit mir schnellen Zugriff auf das was ich gerade benoetige geben.

    Allerdings nutze ich ein weniteres AddOn welches ich sehr nuetzlich gerade bei der Verwendung meiner Labels finde: ActiveInbox. Allerdings nutze ich davon, wie das meistens so ist, auch nicht alle Features 😉

  13. Artikel ist prima. Skript von Benedikt verdient fast nen eigenen Artikel. thx

  14. Vielen Dank für diesen Beitrag. Ich habe vor ein paar Tagen aufgrund deines Kommentars beim Neuland Podcast auch mal den Umstieg auf die GMail Web Oberfläche gewagt.
    Davor war ich langjähriger Thunderbird Nutzer. Bisher komme ich ziemlich gut damit zurecht. Allerdings nutze ich noch ein Chrome Add-On mit welchem ich weiterhin Pop-Ups bei neuen Mails bekomme.

  15. @ausnahmefehler: Zur Datensicherung von gmail ist MailStore Home sehr gut geeignet. Nutze ich regelmäßig dank einer Empfehlung von Caschy:

    http://stadt-bremerhaven.de/suchfunktion/?q=mailstore

  16. Ich nutze weiterhin Thunderbird.. Schon seit Jahren und werde auch dabei bleiben.. Habe mir da auch etliche Filter eingerichtet. Ist ganz praktisch bei ca. 100 Malis am Tag. Ich mag diese Web-Interfaces irgendwie nicht..

  17. Ich nutze seit einiger Zeit Yahoo Mail. Ja, ich weiß, dass es ein amerikanischer Dienstleister ist. Ich habe für jeden meiner Accounts im Internet eine Wegwerf-Adresse erstellt. So kann ich ziemlich leicht herausfinden, welche Seiten mir Spam schicken, oder meine Daten unerlaubt weitergeben. Interessant ist, dass ich seitdem kaum noch Spam bekomme. Das war davor bei Web.de noch ganz anders.

    GMail habe ich vor einiger Zeit getestet, und mochte es überhaupt nicht. Ich bin mir aber sicher, dass es für jeden Geschmack den passenden Anbieter gibt. Und wenn gar nichts hilft, macht man sich seinen eigenen Mail-Server.

  18. Toller Artikel!
    Ich nutze Gmail genau wie du!

  19. Christoph Josten says:

    Besten Dank. Sehr guter und hilfreicher Artikel für mich. Setzte davon schon einiges um, jedoch ist es noch verbesserbar. Bin auch ein Freund von möglichst schlanken, einfach gut strukturierten Arbeitsabläufen.

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