Mein Google Mail Experiment: Google Mail als Standard
von caschy | 81 Kommentare
Ich bekomme jeden Tag Hunderte von E-Mails. Diese verwalte ich in einem Mail-Client. Ich nutzte bisher immer einen. Nun wage ich ein Experiment: ich verbanne den Client und nutze nur noch das Webinterface von Google Mail. Wie bin ich vorgegangen?
Zuerst einmal reduzierte ich die Anzahl der Ordner (Labels in Google Mail) auf ein Minimum von 10. Vorher hatte ich Dutzende Ordner, die ich via Filter befüllte. Wichtige oder zu beantwortende Nachrichten werden zusätzlich zum Label markiert. Anhand der Markierung halte ich mich über den Status auf dem Laufenden. Die zusätzlichen Symbole findet ihr in den Labs unter Spezialmarkierungen.
Erledigte E-Mails die ich aufbewahren möchte, werden sofort verschoben und so einem Label zugeordnet – Ordnung muss sein. Bevor ich in Ordnern wühle nutze ich jetzt auch die Google Mail Suche – sie ist effektiv und schnell.
Keyboard-Ninjas können ausserdem die Tastenkürzel von Google Mail nutzen um noch schneller zu arbeiten.
Du musst häufig die gleichen Floskeln schreiben? Ich auch – deshalb habe ich mir in den Labs auch die gespeicherten Nachrichten aktiviert. So könnt ihr euch ein paar Standardfloskeln zusammen klöppeln und diese per Drop Down in einer Mail nutzen.
Um die Benachrichtigung kümmert sich die Google Chrome Erweiterung Google Mail Checker Plus 2.0, sie informiert im Browser über ungelesene Mails und kann sogar einen kurzen Auszug anzeigen. Für den Firefox stehen ja auch einige Erweiterungen dieser Art zur Verfügung (Google Mail Notifier), ebenso Desktop Notifier für Windows (Spiffiy oder Google Mail Notifier Plus) und Mac OS X (Notify).
Des Weiteren kann man noch einige nützliche Einstellungen vornehmen:
Des Weiteren habe ich Better Googlemail installiert. Diese Chrome Erweiterung entfernt unnütze Dinge aus der Weboberfläche von Google Mail und sorgt auch dafür, dass die Weboberfläche als Standard-Client genutzt wird.
Jau, mal sehen, wie ich klar komme. Vielleicht konnte der eine oder andere ja noch nen Tipp aus diesen Beitrag mitnehmen 🙂
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Also mir fehlt beim Gmail Webinterface nach wie vor
– Priorisierung von Mails
– Empfangsbestätigung
– Antwort an Angabe
Auf Deinen Tipp hin, habe ich Better Gmail installiert – und möchte es nicht mehr missen…
… obwohl Gmail oder Better Gmail immer wieder „zicken“:
Das heisst, beim Laden der Seite ist die Better Gmail-Spalte auf der rechten Seite kurz zu sehen, dann verschwindet sie.
Hängt dies möglicherweise damit zusammen, dass ich gleich daneben die Task-Spalte von Remember the Milk RTM stehen habe und die beiden Tools einander nicht mögen?
Überlege gerade, ob ich diesen Schritt wagen soll, mir fehlt allerdings die Möglichkeit mehrere Google Apps-Konten in einem Posteingang zu sammeln und ordnen. Oder gibt es hier eine sinnvolle Lösung ohne dutzende von Labels zu vergeben?
@Luto: multiple inboxes? (labs)
@Christoph:
Mit dem sortierten Posteingang hat man schon mal eine
Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Mails.
Beziehungsweise zwischen wichtigen ungelesenen Mails,
ungelesenen Mails, wichtigen Mails, gelesenen Mails und
markierten Mails.
Außerdem ist es möglich Filter jeglicher Art zu setzen,
damit Mails beispielsweise gleich in einem eigenen Ordner
(„Label“) landen. Wem das nicht reicht dem stehen mit der
Zusatzfunktion „Spezialmarkierungen“ ja auch noch Sortier-
helfer zur Verfügung.
In wie fern fehlt Dir also die „Priorisierung von Mails“ ?
Auch eine Empfangsbestätigung kannst Du leicht improvisieren.
In dem Du die Mail mit einer Einladung versiehst. So kann
Dein gegenüber am Termin „E-Mail von Christoph lesen“ teil-
nehmen um Dir somit den Empfang zu bestätigen.
Leider funktioniert diese Funktion (NOCH) nicht immer ganz
einwandfrei …
Aber ich denke, es wird bald auch eine echte hinzukommen.
Was Du allerdings mit „Antwort an Angabe“ meinst ist mir
schleierhaft. In dem Moment wo Du ins Antwortfeld klickst,
steht doch darüber das „An:“-Feld in das Du xyz eintragen /
austragen kannst. Und die Funktion weiterleiten gibt es ja
außerdem. – Oder reden wir jetzt aneinander vorbei?
@Luto
Wie stardust bereits sagte gibt es diese Funktion. Da sie
jedoch von den wenigsten benötigt wird, findet sie sich in
den „Labs“, also Testlaboren von GMail, welche man wiederum
unter Einstellungen findet.
@Jürg
Leider benutze ich Better gmail schon lange nicht mehr, hatte
erwähntes Problem damals allerdings auch. Bei mir lag es am
Zusammenspiel mit Gears. Bzw. genauer mit dem Offline-Modus
von Googlemail. Da mir dieser wichtiger war, flog „BetterGmail“.
Ist bei Dir der Offline-Modus aktiviert ?
@Sensei , @Jens , @all
In der Kombination ein toller Tipp. E-Mails, bei denen man auf
Antwort wartet, versendet man nur mit BBC an [Eigene Googlemail-
Adresse] und erstellt dann unter Einstellungen -> Filter einen
neuen Filter. Außerdem erwähnt man im Text der E-Mail das Wort
„Lesebestätigung“.
Beim Suchkriterium „Von:“ trägt man dann die [Eigene Googlemail-
Adresse] ein und bei „Mit diesen Wörtern“ dann „Lesebestäti-
gung“. Nach dem Klick auf „Nächster Schritt“ setzt man ein
Häckchen vor „Posteingang überspringen (Archivieren)“, sowie
dann ebend vor „Label anbringen:“ und klickt den blauen Pfeil
dahinter an. Dort wird „Neues Label…“ gewählt. Dieses Label
könnte man dann zwar „Lesebestätigungen“ nennen, aber genauso
gut auch „Zu-Erwartende-Antworten“.
Dann folgt noch ein drittes Häckchen vor „Niemals als Spam ein-
stufen“.
Als letztes sollte man bei Einstellungen/Labels/ nachsehen ob
für das gerade angelegte Label „Lesebestätigungen“ (oder aber:
„Zu-Erwartende-Antworten“) die Einstellung „Anzeigen, falls
ungelesen“ markiert, also fett ist.
So zumindest funzt es unter Chrome/XP Pro/Googlemail.com
tadellos.
Dieser Tipp darf natürlich frei auf jeglichen Webseiten auch
ohne Hinweis auf mich und ohne jeden Garantieanspruch verwen-
det werden.
@Robin
„dass die Mails auch aus dem Label gesendet gelöscht werden“
Ich wüßte nicht, das man das abstellen kann. Schließlich ist ja
Google’s Credo (hier:=Haupt-Werbespruch), das man Mails ebend
gar nicht mehr löschen muss, da man genug Speicherplatz dafür
hat. In diesem Sinne scheinen sie davon auszugehen, das Du
ebend mit entfernen tatsächlich „entfernen“ und nicht „erstmal
aus dem grad sichbaren Bereich schieben“.
Das macht ja auch Sinn. Nur für Microsoft-Mitarbeiter vielleicht
nicht…
Mal abgesehen davon reicht es im Posteingang die Mail zu
markieren und auf Archivieren zu klicken um diese nicht mehr
im Posteingang angezeigt zu bekommen. Auch kannst Du sie
öffnen und rechts hinter dem Wort Posteingang (über der Mail
selbst, neben dem Betreff) auf das x klicken und schon
bleiben die anderen Labels, wie „gesendet“ erhalten…
Was das speichern von Mails angeht, so mußt Du Google keineswegs
vertrauen, sondern kannst auf beliebig vielen Computern Google
Gears installieren und den Offline-Modus verwenden. So kannst Du
Deine Mails auch ohne Internet auf Deinem Computer lesen und
verwalten.
Ansonsten gibt es in jeder Mail / Konversation rechts die
Funktion „Drucken“ / „Alle drucken“ und wenn Du vorher den
kostenlosen PDF-Printer von Bullzip installierst, kannst Du
sie direkt als PDF auf Deinem Computer speichern. Der
„Bullzip PDF Printer“ tut also so als wäre er ein Drucker…
@Joschi
In Gmail selbst ist GnuPG nicht integriert. Doch mit der
Firefox-Erweiterung FireGPG soll es gehen. Sicher gibt es eine
ähnliche Erweiterung für Google Chrome oder Du nimmst die
gleich. Ich für meinen Teil verschlüssele lediglich Anhänge und
Links.
Für Anhänge verwende ich izarc und erstelle damit ize-Dateien.
Diese versende ich dann via gmail oder lade sie bei rapidshare
hoch. Ganz große „veröffentliche“ ich dann via qTorrent und
schick in der Mail lediglich die .torrent-Datei mit.
Links kann man verschlüsseln indem man sogenannte „URL
Shortener“, wie tinyurl.com verwendet und dann jeweils im
Browser eine Suchmaschine hierfür anlegt.
Beispielsweise für „tinyURL.com“ mit der URL
„http://tinyurl.com/%s“
und dem Suchkürzel „tiny“. Schon reicht „tiny caschynutztgmail“
um hierher zu gelangen…
Aber natürlich nur, wenn der andere weiß wofür „tiny“ steht,
bzw. die gleiche Suchmaschine bei ihm eingerichtet wurde und
er „tiny caschynutztgmail“ einfach in die Adresszeile des
Browsers gibt… ^^
@Micha
inzwischen versucht GMX nachzuziehen… Mal schauen was draus
wird. Nutze GMX als FAX-Station um mir ein Fax-Gerät samt
Papier und Toner zu ersparen und in Kombi mit Web.de als
zusätzlichen Spamfilter…
Ersteres in der Pro-, zweiteres (Web.de) in der Free-Variante.
😉
@Ulrich
die “Zwangs-Bündelung” Konversationen kann man in den Einstel-
lungen inzwischen abschalten. E-Mails mit gleichem Betreff zu
bündeln senkt bei mir allerdings die Zahlen von 116-118 Mails
am Tag auf etwa 87 Konversationen am Tag.
Davon landen via Filter schon 50 direkt in den jeweiligen
Labels ohne von mir gelesen zu werden. Wozu auch beispiels-
weise jeden Newsletter sofort lesen ? Einmal wöchentlich reicht
doch. Manche gar nur jeweils monatlich. Weitere 30 von meiner
Zweitadresse werden schnell durchgegangen indem man anhand von
Absender, Betreff & ggf. Mailbeginn vorsortiert, wie spektakulär
sie überhaupt sind. Dazu gibt es ja in den Labs die Funktionen
„Spezialmarkierungen“ und mehrere Posteingänge.
Wobei ich letztere gar nicht nutze, da es bei einer Mailadresse
auch ein schlichtes Label tut.
Bleiben also noch 6-7 die tatsächlich an meine Gmail-Adresse
gegangen sind. Davon landen dank dem sortierten Posteingang
etwa 3-4 im oberen Bereich (wichtig) und meistens 3 im mittleren
Bereich (Ungelesen), so dass ich es mir auch bequem leisten kann
wichtige Mails 1 oder 2 Tage nach dem Lesen noch im Posteingang
zu lassen.
Wozu nochmal sollte ich jetzt also 50 oder mehr Mails !von Hand!
Mail für Mail durchgehen wollen ? Warum möchtest Du das ?
Ich glaube hier hast Du Dich zu früh gegen „etwas Neues“
gewehrt…
@Florian
Alle Labels immer ausgeklappt zu haben sollte doch kein
Problem sein. Einfach unter Einstellungen/Labels/ alle auf
„Anzeigen“ stellen… Oder was meintest Du?
„mehrere Google Apps Konten in einem Webinterace“ gibt es zwar
in der Form nicht direkt, aber man kann diese ja über „Konten
und Import“ abrufen und in „mehrere Posteingänge“ laufen
lassen, die man sich dann anzeigen lässt, oder schlicht in
normale Labels. Oder reicht Dir das nicht?
@dsta, @Alex
Konversationszusammenfassung ist Gewöhnungssache, aber jetzt
auch in den Einstellungen abschaltbar.
@Alex
Wieso immer gleiche Betreffs ? Solange man seinen Kontakten
beibringt sinnvolle Betreffs zu wählen geht das doch fast gar
nicht. Schließlich sind die Menschen doch lernfähig und ver-
wenden selten Betreffs wie „Schau rein“, „Angebot“, „Frage“
oder „Nur mal so“.
Sorry. Ein Witz.
Aber im Ernst: die Funktion scheitert doch eher an der Unfähig-
keit des Menschen a) bei der Sache zu bleiben (sprich: alle
Dinge die zu einer Sache gehören unter dem gleichen Betreff,
in der gleichen Konversation abzuhandeln) und b) effektiv vor-
zugehen (sprich: sinnvolle Betreffs zu wählen).
Ich trainiere da eher die Leute um, als Google. Denn die
Funktion bleibt sinnvoll.
Wie umtrainieren? Ganz einfach: Mail mit Sinnlos-Betreff wird
mit dem Kommentar „als Spam erkannt, bitte künftig unter-
lassen“ (oder Ähnlichem) ungelesen zurück.
Und Mails die eigentlich zu einer Konversation gehören werden
in dieser nochmals zitiert, mit einem Vermerk „falscher
Betreff“ und dann in einer zweiten Mail innerhalb der Konversa-
tion beantwortet.
Bin nur grad am überlegen, ob ich das privat vielleicht auch
genau so konsequent durchziehen sollte. Aber das ist ein
anderes Thema…
Was die mTAN-Idee angeht: Geiler Vorschlag.
@Martin
„Ich bleibe da lieber bei Outlook. Besser, einfacher und kann
mehr.“ – Welches Jahr ?
@all
Gruß ghostdog21
@ghostdog21
Ich vermisse schon lange eine Anforderung einer Empfangsbestätigung in Gmail. Obwohl ich hoffe, dass dies demnächst kommt, erwäge ich (nach über 4 Jahren reinem Web-Gmail) inzwischen einen Umstieg auf Thunderbird.
Leider verstehe ich nicht ganz, wie die von ghostdog21 beschriebene Methode funktionieren soll:
„Auch eine Empfangsbestätigung kannst Du leicht improvisieren.
In dem Du die Mail mit einer Einladung versiehst. So kann
Dein gegenüber am Termin “E-Mail von Christoph lesen” teil-
nehmen um Dir somit den Empfang zu bestätigen.
Leider funktioniert diese Funktion (NOCH) nicht immer ganz
einwandfrei …“
Könnte mir das jemand, der es versteht, vielleicht etwas detaillierter erklären? Besten Dank.
@Hugo
Ist doch kein Thema. Da erkläre ich es doch noch einmal etwas ausführlicher.
Wenn Du eine E-Mail schreibst, hast Du seit kurzem (ca. 1 Monat)
neben der Funktion Datei anhängen, die Funktion Einladung.
Damit lädst Du via Google Calendar jemanden zu einem Termin ein.
Derjenige bekommt dann eine Mail geschickt in der er seine Teil-
nahme an dem Termin mit „Ja“, „Nein“ oder „Vielleicht“ bestimmen
kann.
Bei einem „Ja“ wird er dann in die Gästeliste des Termins einge-
tragen.
Legt man nun eine Einladung und damit einen Termin “E-Mail von
Christoph lesen“ an und der Mailempfänger bestätigt seine Teil-
nahme so, hat man eine Empfangsbestätigung.
Sicher nicht das Non-plus-ultra, vor allem für den Empfänger,
aber immerhin. (Weil dieser sicherlich von dem Begriff Einladung
irritiert ist…)
Noch nicht ganz einwandfrei funktioniert hierbei die Versendung
der Einladung. Mal kommt diese als eigene Mail, mal wird sie mit
in der Mail angezeigt – hab ich mir sagen lassen. Außerdem kommt
es vor, dass der Termin doppelt angelegt wird (Hauptkalender +
gewählter Kalender für den Termin).
Auch gibt es hier und da manchmal kleine Detailfehler.
Doch an dieser Einladungs-Funktionalität arbeitet Google wohl zur
Zeit…
Und wie gesagt: Das ist nur eine Behelfslösung !
Nun ja, irgendwie zeigt das wieder das das Prinzip „E-Mail“ einfach
nicht mehr zeitgemäß ist. Aber Google Wave war wohl wieder zu neu.
Das wollte jedenfalls kaum einer…
Aber fakt ist: Die Echtzeitkommunikation wird und SOLLTE immer
mehr zunehmen. Und somit entfallen solche Nebensächlichkeiten
wie Empfangsbestätigungen.
Doch das ist natürlich nur meine Meinung…
Gruß ghostdog21
@cashy: eine blöde Frage noch: wie hast Du die alten Mails nach Google importiert ohne die Tags manuell erstellen zu müssen? Bei mir müssten mehrere IMAP-Konten inkl. der Unterordner vereint werden…
@Luto
Beim Importieren eines Kontos ist es zunächst einmal möglich ein eigenes Label zu erstellen. So finden sich dann im Label „Konto@
web.de“ alle Mails die von dieser Adresse kommen/kamen.
Des weiteren kannst Du unter „Einstellungen->Filter->Neuen Filter
erstellen“ eine Filterfunktion erstellen um alle E-Mails die an
die Adresse „Konto@web.de“ gingen und beispielsweise das Wort
„unwichtig“ enthalten automatisch als gelesen markieren und in
den Ordner „unwichtiges web.de“ verschieben zu lassen und vieles
mehr.
Viel Spaß damit! 🙂
Hallo,
passt vielleicht nicht ganz hierhin, aber gmail macht mich irre.
Muss mehr als 200 Mails mit einer Antwortmail versehen. Diese Mails habe ich in einem Label aussortiert. Leider bin ich davon ausgegangen, dass ich alle Mails anklicken kann und einfach sage „antworte an alle“ aber Pustekuchen. Jetzt hoffe ich, dass mir irgendjemand die Magischformel dafuer gibt um dies loesen zu koennen. Nun alle anzuklicken um diese in meinen Kontakten speichern zu koennen, ist wirklich mehr als chaotisch. Wer weiss eine einfache und schnelle Loesung. Rettet mich! Danke!
Hi!
Tja, leider ist mir eine solche Funktion nicht bekannt und ich wüßte jetzt auch kein Workaround – ABER ich kann ja auch nicht alles wisse.
Also probiere mal hier Hilfreiches zu finden:
http://mail.google.com/support
bzw. schlage eine solche Funktion hier vor:
http://mail.google.com/support/bin/static.py?page=suggestions.cs
Sorry.
Mal verliert man – mal gewinnen die Anderen… ^^
gruß ghostdog21