Dokumentenverwaltung: der Großteil setzt auf Papier

12. November 2013 Kategorie: Hardware, Software & Co, geschrieben von: caschy

Langjährige Leser wissen: ich selber bin kein Freund von Papier. Es gibt Dinge, die müssen auf Papier aufbewahrt werden, die landen unsortiert in einem Ordner, getrennt nach Art des Dokumentes. Und sonst? Ich habe hier schon einige Male über meine Vorgehensweise berichtet – eingescannte Dokumente landen mitnichten in irgendeiner Verwaltungssoftware, wo ich sie schnell durchsuchen kann, sondern in der klassischen Ordner-Hierarchie.
 

Hier habe ich meine Ordner nach Jahren und Art auf ein Minimum eingedampft, der Rechner hilft mit einer Volltextsuche im Falle eines Falles das Gewünschte zu finden. Machen anscheinend nicht viele so, dies soll eine Umfrage des Branchenverbandes BITKOM belegen, deren Ergebnisse mich per Mail erreichte.

8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) sparen sich demnach das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab. Lediglich 6 Prozent scannen ihre Post regelmäßig, um sie digital zu speichern.

Fast jeder Zehnte (9 Prozent) digitalisiert zumindest hin und wieder seine Dokumente, um sie auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud abzulegen. Im Schnitt hat jeder Deutsche 7 Aktenordner mit Rechnungen und Verträgen bei sich zu Hause stehen.

Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind laut Aussage der Umfrage sehr unterschiedlich: Jedem Zweiten (53 Prozent), der seine Post nicht einscannt, fehlen die Geräte hierfür. 47 Prozent sehen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung von Rechnungen und Verträgen, 38 Prozent macht es zu viel Arbeit. Jeder Achte (12 Prozent) weiß nach eigenem Bekunden nicht einmal, wie Dokumente eingescannt werden können.

Auch Sicherheitsaspekte spielen für viele Verbraucher eine Rolle: 37 Prozent derjenigen, die Rechnungen und Verträge nur in Papierform aufbewahren, haben Angst, dass digitale Kopien durch Cyber-Kriminelle gestohlen werden könnten. Knapp jeder Vierte (23 Prozent) befürchtet einen Datenverlust durch einen technischen Defekt, etwa einen Festplattenausfall.

Und ihr? Lasst hören, hier bin ich immer über Optimierungen dankbar!



Über den Autor: caschy

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70 Kommentare

xpac 12. November 2013 um 15:05 Uhr

Ich würd ja schon längst, hab bisher aber kein brauchbares System dafür gefunden, dass mir zusagt… Scan, OCR, Volltextsuche, vernünftige Synchronisation etc =)

Christoph B. 12. November 2013 um 15:07 Uhr

Boh ja ey. Da sachste wat!

Plane ich tatsächlich schon länger genau das zu tun. Besonders die Funktion des Durchsuchens ist einfach ein riesiger Vorteil. Ich habe noch gar nicht viele Dokumente und trotzdem finde ich oft nicht was ich suche.

Ich werde mir sicher bald mal die Zeit nehmen…

tatonka (@simonszu) 12. November 2013 um 15:07 Uhr

Ich habe mir unlängst ein Multifunktionsgerät von Brother ersteigert, und habe mit doo alle Rechnungen, etc. eingescannt.
Bezüglich meiner c’t Sammlung habe ich auch auf das Digitalarchiv umgesattelt.

Ich warte jetzt nur noch darauf, dass doo endlich auch mit NAS-Laufwerken umgehen kann

kukifex 12. November 2013 um 15:07 Uhr

Sind die digitalisierten Dokumente genauso rechtskräftig, wie in der Original-Papierform? Gerade wenn es um mögliche Gerichtsverhandlungen geht und die Dokumente nicht mehr im Original (Papierform) vorhanden sind?

Welches Tools nutzt du zur Texterkennung/Indexierung bzw. um die gescannten Dokumente zu durchsuchen?

Uwe 12. November 2013 um 15:08 Uhr

Ich scanne quasi alles was ankommt und dann kommt es in Evernote, bzw. dank Doxie direkt dorthin. Da wiederum sortierte ich nach Privat und Firma und Jahren. Tags vergebe ich für wichtige Sachen und sowas wie Amazon. Das Papier landet in Kisten und bisher musste ich noch nie wieder dran. Seit etwa zwei Jahren mache ich das nun so.

Finn Lehmann 12. November 2013 um 15:08 Uhr

na klar … allgemeine Dokumente z.B. mit ScanSnap (Scanner) und Evernote (Rechner, Tablet, Smartphone) … geht in Sekunden, Papier ist weg und die Daten immer und überall verfügbar

MickH74 12. November 2013 um 15:09 Uhr

Ich scanne die gesamte Post und nutze bisher Dropbox als Ablage. Mit der schnellen neuen Leitung von Unitymedia habe ich aber vor, die Cloud der Synology NAS zu nutzen.

Leif 12. November 2013 um 15:09 Uhr

Ich hatte früher mal mit dem Fuji ScanSnap geliebäugelt, aber letztendlich ist mein Papieraufkommen dafür zu gering. Inzwischen wird bei mir alles mit dem Handy archiviert – die CamScanner App liefert da mehr als brauchbare Ergebnisse. Meine Hauptintention war damals Dinge schnell über Schlagworte finden zu können und dies hat sich auch in der Praxis als äußerst nützlich erwiesen.

kramkr 12. November 2013 um 15:10 Uhr

Ich habe mich fast komplett in die Cloud und ohne Papier organisiert und in meinem Blog schreibe ich zu dem Thema auch laufend.

Ich glaube das wir bald viel mehr „digitales“ Papier benutzen werden. Der Punkt mit den Geräten wird in Zukunft immer unbedeutender da viel mehr elektronisch erledigt wird. Da wird das mit dem Scannen immer mehr hinfällig.

Julian 12. November 2013 um 15:10 Uhr

Wäre schon umgestiegen, wenn ich einen vernünftigen Scanner (mit Dokumenteneinzug) hätte und eine gewisse Sicherheit. Fürchte mich nämlich auch vor Festplattenausfällen.

Mo 12. November 2013 um 15:14 Uhr

Ich scanne zwar auch schon alles, habe aber noch keine Dokumentenverwaltung gefunden die mich wirklich begeistert.

Im Moment favorisiere ich ELO Office, aber das haut mich auch nicht ganz um.

Ich suche einfach nur eine Verwaltung die Dokumente aus einem Ordner importiert, die ich dort Verschlagworten kann und die dann die PDF Dateien mit den Schlagworten als Tags versieht. Und genau das habe ich bei Elo nicht gefunden. Und was mich auch nervt. Es benennt die Dateien um wenn es sie in den eigenen Ordner kopiert. Ich hätte gerne was, bei dem ich notfalls auch manuell suchen kann und nicht auf die Datenbank des Programms angewiesen bin.

Solange ich das nicht finde, werde ich wohl weiter in Ordnern sortieren und per Hand in die PDF Tags eintragen.

Weizentrinker 12. November 2013 um 15:16 Uhr

Habe auch Angst das mir die Daten abhanden kommen oder sie ungültig sind wenn es mal hart auf hart kommt. Papier enttäuscht einfach nicht. Das MFC Gerät und ein NAS habe ich, was mir fehlt ist eine Software und ein vernünftiger Plan bzw. eine Struktur nach der ich die Dokumente ordnen könnte.

Malte 12. November 2013 um 15:21 Uhr

Hardware habe ich. Mir fehlt eine passende Software. Stell doch mal etwas passendes dafür vor?

GréasánDev 12. November 2013 um 15:29 Uhr

Ich scanne derzeit alles mit der App von Fileee und exportiere es als PDF. Dank Ubuntu und der starken Suchfunktion findet sich auch alles sehr viel schneller als z.B. bei Windows. Mit der Cloud sind auch Sicherungskopien vorhanden und gleichzeitig ist alles unterwegs verfügbar.

Plane aber einen guten Scanner – bessere Qualität als mit Handykamera – und ein eigenes NAS System mit Push-Funktion für diverse Geräte (eventuell noch externe Festplatten für zusätzliche Sicherung). Papier kommt mir nicht ins Hau … äh, Wohnung. Habe nicht mal einen Drucker.

Robert 12. November 2013 um 15:29 Uhr

Ich verwende die Software Doo von https://doo.net .
Läuft mittlerweile auf allen bekannten Plattformen ist schnell, sehr einfach zu bedienen, kostenlos und macht einfach Spass. Ich kann die Software sehr empfehlen.

sharbat 12. November 2013 um 15:29 Uhr

Hab auch letztens für eine kleine Firma etwas gesucht. Nichts gefunden. Gibts da keine Softwarelösung?

Phil 12. November 2013 um 15:30 Uhr

Suche auch schon seit langem nach einer vernünftigen Software um das alles zu realisieren….
iDocument finde ich wirklich gelungen! Aber gibt leider keine Windows Version… kennt jemand eine Alternative ??

pete (@lutschbirne) 12. November 2013 um 15:37 Uhr

evernote + scansnap 1500
unschlagbares team!
sensible daten ins notizbuch, dass nicht mit der cloud synchronisiert wird.
regelmässige datensicherung (automatisiert)

ich schlafe ruhig und habe ALLES in kürzester zeit zur hand. sogar zur not auf dem mobile device.

Sascha 12. November 2013 um 15:39 Uhr

Da sich das Papier bei mir immer mehr stapelte, ich irgendwann keine Lust mehr hatte, alte Unterlagen auszusortieren usw., fasste ich Anfang des Jahres den Entschluss, alles zu digitalisieren.

Ich sammle nun über den Monat ALLES(!) was an Korrespondenz, Rechnungen, Quittungen etc. eingeht – sei es auch noch so unwichtig.
Ende des Monats setze ich mich dann hin und scanne alles ein.
Das Ganze wandert dann zu Evernote, wo alles ordentlich verschlagwortet wird.

Das ganze Papier (ausgenommen die Originale von Verträgen) wird geschreddert.

Ich habe somit keine Papierberge mehr, dafür aber alles ordentlich abgelegt in der Cloud, wo ich von überall drauf Zugriff habe.

Alle Steuerrelevanten Unterlagen des letzten Jahres für die Einkommensteuererklärung? Kein Problem – ein Klick auf eine gespeicherte Suche bei Evernote und alles ist da. Schwupp – ab damit zum Steuerberater.

Und für die Sicherheits-Fetis: Es ist mir Schnuppe, ob irgendjemand weiß, was ich gekauft oder welche Versicherungen ich habe und was mein Sohn im Kindergarten für Beurteilungen bekommt. Und was ich verdiene kann meinetwegen auch jeder wissen.

Nochmal: bei mir landet ALLES in der Cloud – fertig.
Wichtig für einen entsprechenden Mehrwert ist halt, dass man sich ein möglichst umfassendes System schafft, Daten wiederzufinden. Und das sollte man von Anfang an machen!

edw00d4711 12. November 2013 um 15:41 Uhr

Ich werfe noch PaperPort in den Raum…. nutze es aber nicht wirklich.

Roland 12. November 2013 um 15:43 Uhr

Ich scanne wichtige Dokumente mit einem Ricoh Tisch Multifunktionsgerät, lasse die .pdfs am Mac mit OCRkit Volltexterkennen. Diese werden dann in meiner Ordnerstruktur (wenn ich faul bin nur im Jahresordner) sowohl auf meinem NAS als auch in der Dropbox abgelegt. Als Suchprogramm nehme ich den Finder (Spotlight) am Mac.
Gibt es denn eine Software für Windows die alle .pdfs einer Ordnerstruktur nach Schlagworten durchsucht?

Roland 12. November 2013 um 15:44 Uhr

Ach ja, die Originale wandern in einen Jahreskarton.

Jörg Lehmann 12. November 2013 um 15:45 Uhr

Mich interessiert das Thema sehr. Ich mache es so:
Mit dem Multifunktionsdrucker werden die Dokumente einfach nur eingescannt und in PDF gespeichert. Da (gute) OCR-Software teilweise noch viel Geld kostet, habe und benutze ich keine.
Die Dokumente werden einfach in einer logischen Ordnerstruktur abgelegt.
Beispiel: Es gibt einen Ordner „Banken/Versicherungen“ darin sind dann die Dateien nach dem Schema „NamederBank_YYYY_MM_DD_Betreff“ abgelegt.
So lässt sich schnell nach dem Absender suchen und danach sind durch die Nennung des Jahres zuerst die Dateien automatisch chronologisch sortiert.
Was das Thema Rechtssicherheit angeht: http://www.br.de/nachrichten/m.....e-100.html
Außerdem sollte man sich fragen wann man das letzte mal einen Rechtsstreit hatte wegen der Rechnung für einen Wasserkocher…. Dokumente wie Versicherungsscheine oder Arbeits-/Mietverträge usw. sollten natürlich weiterhin in Papierform aufbewahrt werden, aber man kann so die Papiermenge deutlich reduzieren (Ich habe 1 halbvollen Ordner)

Und 1 mal im Monat eine DVD brennen bzw. neu bebrennen und/oder eine zusätzliche Sicherung auf NAS minimiert den (eventuellen) Schaden enorm.

Hubi 12. November 2013 um 15:50 Uhr

Ich habe mir Anfang des Jahres einen ScanSnap iX500 gegönnt. Seither scanne ich meine gesamte Korrespondenz, Rechnungen, Veträge usw. ein. Dokument(e) einlegen, einen Knopf drücken, und es wird eingescannt. OCR läuft automatisch drüber, d.h. ich habe durchsuchbare PDFs. Ich gebe den Dateien noch ein sprechende Namen. Dies ist allerdings nur ein Gimmick, und nicht notwendig. Anschließend wandert das Dokument noch in eine sehr grobe Ordnerstruktur. Auch diesen Luxus gönne ich mir, obwohl es zum Auffinden des Dokuments nicht notwendig wäre.

Das Dokument selbst wandert in einen Jahresordner, wo es entsprechend des Datums einsortiert wird.

Meine gesamte Suche beschränkt sich unter Mac OS X auf Spotlight. D.h. ich gebe meinen Suchbegriff ein, und schwupss habe ich mein PDF-Dokument. Benötige ich das Original, suche ich im entsprechenden Jahresordner anhand des Datums das Dokument.

Dieses einfache Prinzip kostet mich kaum Zeit, eine einmalige Investition und hat bisher zu einer Erfolgsquote von 100% bei meinen Suchen geführt.

Beispiel: Autohändler fragt mich nach meiner Schadenfreiheitsklasse. Begriff in Spotlight eingegeben, PDF geöffnet, Anwort gegeben. Das hat keine 20 Sekunden gedauert.

Jahresordner älter als 3 Jahre werden ungelesen entsorgt. Nur Versicherungsscheine und ähnliche Dokumente werden dauerhaft separat archiviert.

worthier 12. November 2013 um 15:55 Uhr

Bei uns kristallisiert sich immer mehr heraus, dass manches in Papierform praktischer ist und manches gescannt.
Zuerst unterteile ich nach Buchhaltung (Firma) und vertrags-relevanten (Verträge, Änderungen zum Vertrag) und informellen Schreiben.
Die Buchhaltung erfolgt offline – und wird nur nach Abschluss de Zeitraums komplett gescannt und verschlüsselt als PDF abgelegt. Das Papier muss hierzu ja eh aufbewahrt werden – also doppelte Dokumentenverwaltung.
Bei vertrags-relevanten Schreiben scanne ich das Ganze und lege es je nach Thema ab (Wohnung, Telefon & Internet, Garantie, etc…). Diese Papiere müssen natürlich wegen rechtlicher Voraussetzungen auch aufbewahrt werden – dies aber nur noch nach Firma/privat und chronologisch.
Die informellen Schreiben scanne ich nur ein, wenn sich daraus ein ToDo ergibt, was nicht sofort zu erledigen ist. Ansonsten kommen diese Schreiben in eine von zwei Schredder-Kisten. Ist die zweite voll, wird die erste geschreddert. (alle 6 Monate).

Da ich unabhängig sein will, erfolgt die digitale Ablage in PDF (je nach Sensibilität verschlüsselt) und Ordnern, die über die Cloud gesichert und synchronisiert werden.

Ideal finde ich das alles nicht – aber die ideale Form ist bei Papieren schwer zu erreichen und digital scheinen sinnvolle Konzepte für die komfortable Organisation aus einer Hand noch auf sich warten zu lassen.

Onix 12. November 2013 um 16:08 Uhr

Alles was wichtig erscheint (Bon vom Brötchen zum Mittag erscheint z.B. nicht wichtig) wird eingescannt.
Entweder mit der Android App Cam Scanner oder, wenn die qulität besser sein muss, via Multifunktionsdrucker.

Das ganze wird dann ebenfalls in eine Ordnerstruktur abgelegt und in die Wuala Cloud gesynct + Backup auf externe Festplatte die danach zurück in den feuerfesten Safe kommt.

Unterlagen die man auf Papierbenötigt kommen in einen Fächerordner. Das geht schneller.

(Alles was meine Freundin und mich betrifft, z.B. gemeinsame Wohnung, bald ein Kind) wird auch abgelegt, weil sie bisschen ein Digitalmuffel ist.

Noch eine Idee war es über Bitorrent Sync ein externes, verschlüsseltes Backup auf der Festplatte eines Freundes zu verwirklichen – mal gucken.

Und @Sascha:
Wo arbeitest denn und was verdienst du?

Patrick 12. November 2013 um 16:10 Uhr

Netzwerkscanner, DEVONthink Pro Office, Backup aufs NAS – fertig. Alle Papierdokumente landen bei mir in ein Ablagefach und werden einmal in der Woche, oder wenns weniger ist, auch nur einmal im Monat eingescannt. Anschließend werden alle unwichtigen Sachen unsortiert für ein paar Monate beiseite gelegt. Nur wichtige Sachen wie Verträge hebe ich noch sortiert auf.

juergen 12. November 2013 um 16:13 Uhr

Papierpost kommt in eine Ablage. Wo möglich habe ich auf Zustellung per PDF umgestellt (Kontoauszüge, Rechnungen usw.).
Papierpost wird jeden Sonntag (Task in Rememeber the Milk 🙂 ) gescannt und in in einen Importordner für Evernote abgelegt. Dieser Ordner sync automatisch auch mit Dropbox. So liegen die PDFs einmal in Dropbox als reine PDF und zum zweiten in Evernote, wo ich sie bei Bedarf suche und ggf. sortiere und mit Tags versehe. Suchfilter in Evernote „zaubern“ mir beliebige Dokumente von Firmen und Versicherungen aus diesem „Haufen“ in eine Liste.

GMail-Filter senden automatisch spezielle Mails (Telekomrechnung, Amazon- und anderen Bestellungen usw.) an Evernote. Mails die ich sonst in Evernote habe möchte, „sende“ ich über dieses Script ( https://plus.google.com/109723955721456445628/posts/EqVdrg7CNK6 ).

Alles andere, was sich nicht scannen lässt (Typenschilder von Geräten, Anordnung von Schnittstellen hinter dem Fernseher wo man schlecht dran kommt, Der Name der Wohnzimmerfarbe auf dem Kübel, falls man mal wieder exakt die selbe Farbe braucht usw.) wird über die Evernote-Androidapp fotografiert und in Evernote einsortiert.

Wichtige Anleitungen für Geräte besorge ich mir kurz nach der Anschaffung falls vorhanden als PDF und lege sie in Evernote ab. So habe ich die Anleitung falls notwendig viel schneller zur Hand als wenn ich die Papieranleitung suchen müsste.

Das Ziel: Alles was irgendwann vielleicht noch mal wichtig sein könnte landet in Evernote und wird, falls es ein File ist, in Dropbox als Backup gesichert.

Nur Kontoauszüge und andere sehr sensible Daten wandern nicht in Evernote/Dropbox sondern in einen (bei Dropbox gesicherten) TrueCrypt Container.

Die Papierdokumente werden (außer sie sind sehr wichtig) auf *einen Haufen* gelegt und wandern am Ende des Jahres in einen Schuhkarton der mit dem Jahr beschriftet ist. Sollte ich das Papier brauchen suche ich das Dokument in Evernote und finde es anhand des Datum auch schnell im entsprechenden Karton. Profimäßig wäre hier ein Paginierstempel, aber ich habe so gut wie noch nie ein Papierdokument suchen müssen, von dem her ist das nicht notwendig.

Daniel 12. November 2013 um 16:15 Uhr

Gilt denn bei Steuererklärungen ein ausgedrucktes PDF?

kramkr 12. November 2013 um 16:22 Uhr

Was mir immer wieder auffällt ist das viele Menschen einfach zu sehr an Papier gewöhnt sind und sich deshalb mit dem digitalen Papier schwer tun.

Aber wenn ich hier so die Kommentare lese, dann lässt mich das hoffen.

Wenn ich mal wirklich etwas scanne, dann wandert es bei mir zu Microsoft OneNote wo eine automatische OCR Erkennung über alle Inhalte (egal ob Scan oder Screenshot) mir das automatisch indiziert (das gilt übrigens auch für meine Handschriftlichen Notizen die ich mit dem Tablet mache)

BTW OneNote ist eigentlich wie Evernote nur besser, bzw. fast alles was bei Evernote Geld kostet erledigt OneNote umsonst.

Sascha 12. November 2013 um 16:29 Uhr

@Daniel

Ich hatte bisher keine Probleme.

Cornel 12. November 2013 um 16:35 Uhr

wie sieht es den rechtlich mit eingescannten und wieder ausgedruckten Verträgen usw aus?

Josef Türk 12. November 2013 um 16:40 Uhr

Ich handhabe es gemischt, mir würde schlicht die Zeit fehlen alles zu scannen. Besonders wichtige Unterlagen liegen bei mir nicht nur gedruckt vor sondern werden zusätzlich digital gespeichert. Schön wahre es schon das papierlose Büro aktuell aber für mich nicht umsetzbar.

Daniel 12. November 2013 um 16:52 Uhr

Gibt es eine iPhone app wie doo, bei der ich aber auf meiner synology speichern kann?

Andreas 12. November 2013 um 16:55 Uhr

Ich scanne auch alles und lege es in der auch von mir vertiebenen Archiv-Appliance ab.

Revisionssicher und mit Volltextsuche – http://unternehmens.it/archivierung2 – auf die ich auch jederzeit per Web zugreifen kann, wenn nötig.
Eine zusätzliche Redundanz In Deutschland habe ich auch eingerichtet.

Das „normale“ echte Papier lege ich zusätzlich nach Datum geordnet ab, das geht schnell und einfach. Das wichtige wird separat abgelegt.

Gründsätzlich gelten §§146,147 AO und Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB). Speicherung für Freelancer oder Gewerbetreibende in der Cloud kann daher schnell gefährlich werden.

Für weitere Informationen einfach mich kontaktieren.

Weizentrinker 12. November 2013 um 16:59 Uhr

Also jetzt wo noch mehr nachfragen wäre ich auch über einen Artikel sehr froh der mal deutlich erklärt wie das ablaufen könnte.

Andreas 12. November 2013 um 17:05 Uhr

@weizentrinker: das ist wie sie oft eine Frage des Geldbeutels. Gewerblich ohne Revisionssicheit geht gar nicht.

Emanuel-S 12. November 2013 um 17:41 Uhr

Finde ich alles prinzipiell gut, bin aber sehr überrascht zu dem Thema Datenschutz, Privatsphäre und Co. – persönliche und wichtige Dokumente bei kommerziellen Fremdanbietern alias Evernote, DropBox und Co. einlagern? Mahlzeit… irgendwie hebt sich da die ganze Datenschutz-Diskussion von selber auf.

Lukas 12. November 2013 um 18:13 Uhr

Sehr spannendes Thema. Mir persönlich sind Dokumentenscanner zu teuer (Student), der herkömmliche Multifunktionsdrucker mit Scan-Funktion ist mir zu langsam. Würde gerne auf so einen Dokumentenscanner umsteigen, aber noch fehlt dazu einfach das Geld. Soo viel habe ich aber ohnehin nicht, was ich einscannen müsste. Zumal wir (nahezu) alle Sachen von der Uni digital kriegen 😉

maria 12. November 2013 um 18:22 Uhr

Das wäre doch einmal ein Superthema zum Ausarbeiten: Work-Flow zum Dokumentenmanagement zu Hause!

Jan J 12. November 2013 um 18:27 Uhr

Also ich bin mit der Scansnap Serie von Fujitsu sehr zufrieden. http://apfelautomat.com/2013/0.....osen-buro/ Ablage erfolgt dann in Google Drive einerseits wegen der Texterkennung und andererseits weil es das erste Tag basierte Dateisystem ist, dass funktioniert. Datenschutz ist bei einer solchen Lösung verständlicher Weise nur bedingt gegeben.

Thomas 12. November 2013 um 18:48 Uhr

– Ordnerstruktur auf meinem Notebook für alle möglichen Bereiche ( Rechnungen, Versicherung, Arbeit, Wohnung, usw. usw. )
– alles was an Papier so kommt, landet erst mal in einer Ablage
– je nach Zeit und Lust ( max. 2 pro Monat ) jage ich die ganzen Sachen durch den Scanner, bennen die Dateien eindeutig nach Was_Won-Wem_Wofür_Bereich_Datum.pdf z.b. Rechnung_Amazon_Kaffeemaschine_Haushalt_20131012.pdf ) und sortiere die entsprechend in meine Ordnerstruktur ein.
– wichtige Sachen wie Garantierechnungen ordne ich ein für die Zeit der Garantie, unwichtige Sachen gehen direkt in den Schredder.
– Scanner ist bei mir ein ScanSnap 1500 mit Duplexscan und Einzelblatteinzug, der war teuer aber hat sich in jedem Fall rentiert,ist klein, sehr schnell und liefert sehr gute Ergebnisse – bis auf die Software eine sehr gute Wahl, aber damit habe ich mich auch abgefunden ( gibt keine TWAIN-Treiber und vergesst die WLan-Version, rausgeworfenes Geld ist ein Marketinggag ).
– Software, da bin ich mittlerweile bei PaperPort angekommen, eine recht gut strukturierte Dokumentenverwaltung, welche 1:1 die Ordnerstruktur von mir einliest und darstellen kann. Kaufpreis in der Pro-Version knapp über 80Euro als Download beim grossen Onlinebuchhändler mit dem A. für meinen Hausgebrauch vollkommen ausreichend. Die Scnanersoftware Rack-2-Filer ist ganz nett, war auch umsonst dabei aber sehr gewöhnungsbedürftig. ELOOffice9 ist das NonPlusUltra aber viel zu teuer für den Hausgebrauch und auch zu aufgeblasen.
– Datensicherung: mache ich mehrfach pro Woche auf eine verschlüsselte externe Platte, eine weitere externe Platte die im Tausch ausserhalb der Wohnung gelagert wird, Kopie auf meinem Homeserver. Cloudlösungen kommen für mich aus diversen Gründen nicht in Frage. Ich brauch von Unterwegs keine Zugriff auf die Unterlagen.

Wir haben bei uns in der Firma zum Umzug in ein neues Bürogebäude das paierlose Büro eingeführt – das hat anfangs etwas geknirscht, aber ich glaube, das letzte Mal hab ich vor 3 Monaten den Drucker aufgesucht. Früher stand an jeder Ecke ein Drucker, wir hatten Papierkosten von weit über 1 Mio. Euro.
Heute haben wird Multifunktionsgeräte ( Drucker, Scanner, Fax, Farbkopierer ) die nur noch an zentralen Stellen stehen. Ich schicke einfach was zum Drucker und kann mit Firmenausweiss-Authorisierung das an jedem Drucker überall im Gebäude ausdrucken. Scannen genauso, die erhalte ich direkt als PDF per eMail

karlnielz 12. November 2013 um 19:07 Uhr

Für das Geld eines Premium Docscanners könmte man sich auch eine Sekretariat für 1/2 Monat gönnen – deswegen sind post einscannen diesnste nicht mal so schlecht . Aber die Gefahr, da man das nachsehen hat, wenn was weg ist oder zu spät kommt, schreckt echt ab. Hätte am liebsten im Briefkasten ein Gerät, das mir das Zeug auf den Schirm wirft, wenn post angekommen ist und chronologische Ablage macht – wenn man dann mal ein Original braucht, kann mit ner Nummer… ste doc /Datum schnellstenz was finden

svenp 12. November 2013 um 19:18 Uhr

Hallo, ich Scanne alle Dokumente und diese bekommen dann den Dateinamen belegdatum_namen. Pdf
Die PDF Dateien landen dann in einer Ordner Struktur.
Ich würde mich freuen wenn hier eine Netzwerk fähige Dokumenten Verwaltung wünschen.

EmmWeh 12. November 2013 um 19:25 Uhr

Wo’s geht, lasse ich mir die Rechnungen und Dokumente gleich als PDF schicken. Die restlichen Papiere werden sofort mit einem Flachbettscanner und Paperport eingescannt. Das erzeugt durchsuchbare PDFs, die ich in einer einfachen Ordnerstruktur im Dateisystem ablege. Die PDFs werden von der Windows-Indizierung erfasst, so dass ich jedes Dokument in Sekunden per Volltextsuche wiederfinde. Schlagworte etc. sind dadurch überflüssig. Der Aufwand ist gering, das Handling einfach.

Der Anfang vor vielen Jahren war natürlich aufwändig, aber auch nur, weil die Technik noch nicht so ausgereift war. Mit einem ScanSnap geht das Scannen schnell und das OCR ist auch gleich integriert. Diese Lösung steht somit auch auf meiner Anschaffungsliste.

Wichtig ist auch, dass man sich nicht von einer bestimmten Software abhängig macht. Der Ausstieg aus dem nicht mehr weiterentwickelten ELO war ziemlich mühsam. Deshalb und auch wg. des Datenschutz kommt für mich auch keine Cloud-Lösung in Frage. Hier trenne ich streng zwischen abgeschlossenen (Archiv) und aktuellen Vorgängen. Letztere stehen komplett in Google Drive und sind damit auch unterwegs und auf dem Handy verfügbar. Die NSA bekommt also nur ToDo-Listen, Notizen und anderen Kram…

Daniel 12. November 2013 um 19:26 Uhr

Ich glaub ich machs ab jetzt so:

1. Dokumente mit dem iPhone und der App TinyScan (find ich die beste) scannen.
2. Mit der TinyScan App auf meiner Synology Cloudstation speichern
3. In Ordnerstruktur ablegen, zusätzlich noch unter Mac OS X Mavericks Tags vergeben (Steuer, Amazon, etc.)
4. Einfach die Spotlight Suche von Mac OS X benutzen, evtl. einen intelligenten Ordner anlegen für häufige Sachen.

Was haltet ihr davon?

Daniel Schwietert 12. November 2013 um 19:35 Uhr

Das einzig Vernünftige ist wenn man alles mehr oder weniger selber macht (Sicherung, Verwaltung, usw.) und nicht auf Drittanbieter setzt, meiner Meinung nach.
Auch würde ich einen Kontakt mit dem Internet meiden. Man kann nie wissen, was in ein paar Jahren ist und was dann solche Daten für eine Bedeutung für sich haben…

Rainer Zufall 12. November 2013 um 20:32 Uhr

Was ist den momentan die beste Software zum Scannen?
Wenn ich ab und an etwas scanne nutze ich Adobe Acrobat 11 Pro, das hat glaube ich schon eine sehr gute Kommprimierung.
Gibt es noch etwas besseres? Danke.

hihiho 12. November 2013 um 22:08 Uhr

was ich als papier bekomme, behalte ich als papier. was per datei kommt, wird dankend auf dem homeserver abgespeichert.

sollte papiert + datei kommen (beispielweise oft bei online bestellungen der fall), wird papier weg geschmissen und datei auch dankend abgespeichert.




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