Dokumentenverwaltung: der Großteil setzt auf Papier

Langjährige Leser wissen: ich selber bin kein Freund von Papier. Es gibt Dinge, die müssen auf Papier aufbewahrt werden, die landen unsortiert in einem Ordner, getrennt nach Art des Dokumentes. Und sonst? Ich habe hier schon einige Male über meine Vorgehensweise berichtet – eingescannte Dokumente landen mitnichten in irgendeiner Verwaltungssoftware, wo ich sie schnell durchsuchen kann, sondern in der klassischen Ordner-Hierarchie.
 

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Hier habe ich meine Ordner nach Jahren und Art auf ein Minimum eingedampft, der Rechner hilft mit einer Volltextsuche im Falle eines Falles das Gewünschte zu finden. Machen anscheinend nicht viele so, dies soll eine Umfrage des Branchenverbandes BITKOM belegen, deren Ergebnisse mich per Mail erreichte.

8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) sparen sich demnach das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab. Lediglich 6 Prozent scannen ihre Post regelmäßig, um sie digital zu speichern.

Fast jeder Zehnte (9 Prozent) digitalisiert zumindest hin und wieder seine Dokumente, um sie auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud abzulegen. Im Schnitt hat jeder Deutsche 7 Aktenordner mit Rechnungen und Verträgen bei sich zu Hause stehen.

Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind laut Aussage der Umfrage sehr unterschiedlich: Jedem Zweiten (53 Prozent), der seine Post nicht einscannt, fehlen die Geräte hierfür. 47 Prozent sehen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung von Rechnungen und Verträgen, 38 Prozent macht es zu viel Arbeit. Jeder Achte (12 Prozent) weiß nach eigenem Bekunden nicht einmal, wie Dokumente eingescannt werden können.

Auch Sicherheitsaspekte spielen für viele Verbraucher eine Rolle: 37 Prozent derjenigen, die Rechnungen und Verträge nur in Papierform aufbewahren, haben Angst, dass digitale Kopien durch Cyber-Kriminelle gestohlen werden könnten. Knapp jeder Vierte (23 Prozent) befürchtet einen Datenverlust durch einen technischen Defekt, etwa einen Festplattenausfall.

Und ihr? Lasst hören, hier bin ich immer über Optimierungen dankbar!

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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70 Kommentare

  1. Ich würd ja schon längst, hab bisher aber kein brauchbares System dafür gefunden, dass mir zusagt… Scan, OCR, Volltextsuche, vernünftige Synchronisation etc =)

  2. Christoph B. says:

    Boh ja ey. Da sachste wat!

    Plane ich tatsächlich schon länger genau das zu tun. Besonders die Funktion des Durchsuchens ist einfach ein riesiger Vorteil. Ich habe noch gar nicht viele Dokumente und trotzdem finde ich oft nicht was ich suche.

    Ich werde mir sicher bald mal die Zeit nehmen…

  3. Ich habe mir unlängst ein Multifunktionsgerät von Brother ersteigert, und habe mit doo alle Rechnungen, etc. eingescannt.
    Bezüglich meiner c’t Sammlung habe ich auch auf das Digitalarchiv umgesattelt.

    Ich warte jetzt nur noch darauf, dass doo endlich auch mit NAS-Laufwerken umgehen kann

  4. Sind die digitalisierten Dokumente genauso rechtskräftig, wie in der Original-Papierform? Gerade wenn es um mögliche Gerichtsverhandlungen geht und die Dokumente nicht mehr im Original (Papierform) vorhanden sind?

    Welches Tools nutzt du zur Texterkennung/Indexierung bzw. um die gescannten Dokumente zu durchsuchen?

  5. Ich scanne quasi alles was ankommt und dann kommt es in Evernote, bzw. dank Doxie direkt dorthin. Da wiederum sortierte ich nach Privat und Firma und Jahren. Tags vergebe ich für wichtige Sachen und sowas wie Amazon. Das Papier landet in Kisten und bisher musste ich noch nie wieder dran. Seit etwa zwei Jahren mache ich das nun so.

  6. na klar … allgemeine Dokumente z.B. mit ScanSnap (Scanner) und Evernote (Rechner, Tablet, Smartphone) … geht in Sekunden, Papier ist weg und die Daten immer und überall verfügbar

  7. Ich scanne die gesamte Post und nutze bisher Dropbox als Ablage. Mit der schnellen neuen Leitung von Unitymedia habe ich aber vor, die Cloud der Synology NAS zu nutzen.

  8. Ich hatte früher mal mit dem Fuji ScanSnap geliebäugelt, aber letztendlich ist mein Papieraufkommen dafür zu gering. Inzwischen wird bei mir alles mit dem Handy archiviert – die CamScanner App liefert da mehr als brauchbare Ergebnisse. Meine Hauptintention war damals Dinge schnell über Schlagworte finden zu können und dies hat sich auch in der Praxis als äußerst nützlich erwiesen.

  9. Ich habe mich fast komplett in die Cloud und ohne Papier organisiert und in meinem Blog schreibe ich zu dem Thema auch laufend.

    Ich glaube das wir bald viel mehr „digitales“ Papier benutzen werden. Der Punkt mit den Geräten wird in Zukunft immer unbedeutender da viel mehr elektronisch erledigt wird. Da wird das mit dem Scannen immer mehr hinfällig.

  10. Wäre schon umgestiegen, wenn ich einen vernünftigen Scanner (mit Dokumenteneinzug) hätte und eine gewisse Sicherheit. Fürchte mich nämlich auch vor Festplattenausfällen.

  11. Ich scanne zwar auch schon alles, habe aber noch keine Dokumentenverwaltung gefunden die mich wirklich begeistert.

    Im Moment favorisiere ich ELO Office, aber das haut mich auch nicht ganz um.

    Ich suche einfach nur eine Verwaltung die Dokumente aus einem Ordner importiert, die ich dort Verschlagworten kann und die dann die PDF Dateien mit den Schlagworten als Tags versieht. Und genau das habe ich bei Elo nicht gefunden. Und was mich auch nervt. Es benennt die Dateien um wenn es sie in den eigenen Ordner kopiert. Ich hätte gerne was, bei dem ich notfalls auch manuell suchen kann und nicht auf die Datenbank des Programms angewiesen bin.

    Solange ich das nicht finde, werde ich wohl weiter in Ordnern sortieren und per Hand in die PDF Tags eintragen.

  12. Habe auch Angst das mir die Daten abhanden kommen oder sie ungültig sind wenn es mal hart auf hart kommt. Papier enttäuscht einfach nicht. Das MFC Gerät und ein NAS habe ich, was mir fehlt ist eine Software und ein vernünftiger Plan bzw. eine Struktur nach der ich die Dokumente ordnen könnte.

  13. Hardware habe ich. Mir fehlt eine passende Software. Stell doch mal etwas passendes dafür vor?

  14. Ich scanne derzeit alles mit der App von Fileee und exportiere es als PDF. Dank Ubuntu und der starken Suchfunktion findet sich auch alles sehr viel schneller als z.B. bei Windows. Mit der Cloud sind auch Sicherungskopien vorhanden und gleichzeitig ist alles unterwegs verfügbar.

    Plane aber einen guten Scanner – bessere Qualität als mit Handykamera – und ein eigenes NAS System mit Push-Funktion für diverse Geräte (eventuell noch externe Festplatten für zusätzliche Sicherung). Papier kommt mir nicht ins Hau … äh, Wohnung. Habe nicht mal einen Drucker.

  15. Ich verwende die Software Doo von https://doo.net .
    Läuft mittlerweile auf allen bekannten Plattformen ist schnell, sehr einfach zu bedienen, kostenlos und macht einfach Spass. Ich kann die Software sehr empfehlen.

  16. Hab auch letztens für eine kleine Firma etwas gesucht. Nichts gefunden. Gibts da keine Softwarelösung?

  17. Suche auch schon seit langem nach einer vernünftigen Software um das alles zu realisieren….
    iDocument finde ich wirklich gelungen! Aber gibt leider keine Windows Version… kennt jemand eine Alternative ??

  18. evernote + scansnap 1500
    unschlagbares team!
    sensible daten ins notizbuch, dass nicht mit der cloud synchronisiert wird.
    regelmässige datensicherung (automatisiert)

    ich schlafe ruhig und habe ALLES in kürzester zeit zur hand. sogar zur not auf dem mobile device.

  19. Da sich das Papier bei mir immer mehr stapelte, ich irgendwann keine Lust mehr hatte, alte Unterlagen auszusortieren usw., fasste ich Anfang des Jahres den Entschluss, alles zu digitalisieren.

    Ich sammle nun über den Monat ALLES(!) was an Korrespondenz, Rechnungen, Quittungen etc. eingeht – sei es auch noch so unwichtig.
    Ende des Monats setze ich mich dann hin und scanne alles ein.
    Das Ganze wandert dann zu Evernote, wo alles ordentlich verschlagwortet wird.

    Das ganze Papier (ausgenommen die Originale von Verträgen) wird geschreddert.

    Ich habe somit keine Papierberge mehr, dafür aber alles ordentlich abgelegt in der Cloud, wo ich von überall drauf Zugriff habe.

    Alle Steuerrelevanten Unterlagen des letzten Jahres für die Einkommensteuererklärung? Kein Problem – ein Klick auf eine gespeicherte Suche bei Evernote und alles ist da. Schwupp – ab damit zum Steuerberater.

    Und für die Sicherheits-Fetis: Es ist mir Schnuppe, ob irgendjemand weiß, was ich gekauft oder welche Versicherungen ich habe und was mein Sohn im Kindergarten für Beurteilungen bekommt. Und was ich verdiene kann meinetwegen auch jeder wissen.

    Nochmal: bei mir landet ALLES in der Cloud – fertig.
    Wichtig für einen entsprechenden Mehrwert ist halt, dass man sich ein möglichst umfassendes System schafft, Daten wiederzufinden. Und das sollte man von Anfang an machen!

  20. Ich werfe noch PaperPort in den Raum…. nutze es aber nicht wirklich.

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