Google Mail Tipps & Tricks

Vor ein paar Tagen traute ich mich: ich verabschiedete mich im Minimalismus- und Workflow-Wahn von meinem normalen E-Mail-Programmen und switchte auf die reine Weboberfläche von Googlemail (darf man das in Deutschland eigentlich wieder so nennen – oder muss man immer noch Google Mail sagen?). Meine ersten Informationen zum Switch auf Google Mail gab es in diesem Beitrag zu lesen: Google Mail als Standard.

Einige baten mich, meine Tipps & Tricks zu Googlemail, beziehungsweise über meine Einstellungen zu schreiben. Natürlich ist so etwas nicht allgemeingültig, ich kann logischerweise nur Dinge beschreiben, die ich für mich als nützlich empfinde. Der Kölner würde sagen: Jede Jeck ist anders. Hier ist also Teil 1 meines Google Mail Setups.

Wo fängt man am besten an?

Wenige, aussagekräftige Labels

Man kann E-Mails mit Labeln versehen. Ich begann damit, mein Muss auf möglichst wenige Label einzudampfen. Wichtige Label bekamen zudem eine farbliche Markierung.

Unwichtige Label blieben dabei farblos oder wurden sogar ausgeblendet. Dort landen E-Mails, die archiviert sind oder gefilterte, nicht so wichtige E-Mails enthalten. So lasse ich zum Beispiel Kommentare automatisch filtern.

Das automatische Filtern von E-Mails

Ich filtere E-Mails automatisch. Hier einmal die Filtereinstellungen von Google Mail anhand meiner Kommentare im Blog.

Dabei lasse ich den Posteingang überspringen und automatisch das Label „Kommentare“ anbringen. So erscheinen diese Mails nicht im Posteingang und stören dort. Sie bekommen sofort ihr Ziellabel und können dort gelesen werden. Kein späteres Labeln oder archivieren mehr nötig.

Das Ganze geschieht auch mit Mails diverser Foren oder auch Facebook.

Konversationen im Auge behalten!

Wie behalte ich E-Mails im Auge, die ich geschrieben habe und die auf eine Antwort meines Gegenüber warten? Oder wie markiere ich E-Mails, die beantwortet sind, aber sich immer noch in der Konversation befinden? Das Geheimnis ist mein schwarzes Label WIP, welches nichts anderes als „Work in progress“ bedeutet – also quasi „in Mache“.

Wenn ich eine E-Mail sende, die eine Antwort erfordert, dann gehe ich nach dem Absenden in den Gesendet-Ordner und markiere die E-Mail mit dem Label WIP.

Alternativ könnt ihr auch eine E-Mail markieren und an den linken geriffelten Feld anpacken (neben dem Auswahlkästchen) und per Drag & Drop auf ein Label ziehen. Doch wie behalte ich diese Mails garantiert im Auge? Das Geheimnis ist der nächste Punkt:

Mehrere Posteingänge in Google Mail

In den Google Mail Labs gibt es wunderbare Dinge, die standardmäßig nicht aktiviert sind. Ein Labs-Feature sind die mehreren Posteingänge. Dieses hat nichts mit Konten zu tun, ihr könnt allerdings direkt im Posteingang (bzw. in einem separaten Feld) E-Mails anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

In meinem Fall lautet die Abfrage is:WIP. Heisst: Ist das Label WIP, dann zeige die Mails in den Posteingängen an. Andere Operatoren spreche ich gerne in einem späteren Beitrag an. Dieser Befehl bringt folgendes Ergebnis (oben normaler Eingang, unten die Abfrage):

Eine Adresse sind unendlich Adressen!

Man kann nicht nur nach Wörtern filtern, sondern auch nach Adressen. Jetzt sagt ihr euch: „aber ich habe nur eine Adresse!“. Falsch: eine Google Mail-Adresse ist quasi unendlich. Kleines Beispiel gefällig?

Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = C.arstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenK.nobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Blog@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Bizznizz@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Spam@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Amazon@googlemail.com

Alter Hut – aber soweit klar? Hinter eure Adresse könnt ihr ein Pluszeichen und ein Wort hängen oder aber auch einen Punkt je nach Gusto setzen, selbst Groß- und Kleinschreibung ist unrelevant! 🙂

Markierte E-Mails als Reminder

Google Mail hat einen Menüpunkt namens Markiert. Hier landen eben von euch markierte Mails. Die mit dem Sternchen quasi. Ihr könnt Markierungen wie mein Label WIP nutzen, oder eben anders. Ich habe es wie folgt gelöst: Markiert werden E-Mails, die ich abarbeiten muss. Ich habe die Sternchen dazu an die Farbe meiner Labels angepasst. Blaues Sternchen Arbeit, goldenes Sternchen Blog, grünes Sternchen Privat und so weiter.

Ihr könnt Markierungen in verschiedenen Farben setzen, oder aber auch in den Google Mail Labs weitere Symbole aktivieren (Spezialmarkierungen). Eine Übersicht bekommt ihr dann in euren Einstellungen.

Aufgaben verwalten und mit Mails verknüpfen

Du nutzt den Google Aufgabenplaner, auch bekannt als Google Tasks? Du bekommst E-Mails, die eine Aufgabe enthalten? Dann bringe die E-Mails mit einem Klick in den Google Aufgabenplaner und habe immer alles im Blick.

Die Aufgaben sind immer in eurer Reichweite, direkt in der Nähe der Mails und der Kontakte:

Aufgaben mobil im Auge behalten

Ich spreche den Aufgabenplaner an, weil er auch eine wunderbare mobile Ansicht für Android oder iPhone mit sich bringt. Die mobile Ansicht des Aufgabenplaners findet ihr hier.

Termine erstellen und immer im Blick behalten

Auch ein Feature der Google Labs: die Einbindung eures Kalenders in die Google Mail-Ansicht. Termine im Google Kalender erstellen und immer im Auge behalten.

Häufige Suchabfragen automatisieren

Ihr sucht häufig nach bestimmten Wörtern oder Absendern? Aktiviert das Google Mail Labs-Feature namens Quick Links. Klickt ihr in einer Ansicht auf Link hinzufügen, so bekommt ihr eine gespeicherte Anfrage, die ihr beim nächsten Mal durch einfaches Anklicken ausführen könnt.

Ein Blick in die Labs lohnt sich

Schaut unbedingt in die Labs, ihr findet sicherlich etwas, was euren Workflow vereinfacht!

Das war es erst einmal mit dem ersten Teil. Es wird sicherlich noch einen zweiten Teil geben, in dem ich auf Operatoren und Markierungen eingehe, eventuell sogar auf Google Mail Tastaturkürzel. Diese könnt ihr allerdings selber sehen, wenn ihr einmal in der Oberfläche von Google Mail ein Fragezeichen eintippt:

Denkt dran: dies ist meine bisherige Nutzung, es handelt sich um keine offizielle Googlemail-Anleitung! Wer noch Fragen oder sogar Tipps für die Leser hat: einfach rein damit, ich versuche das dann in den nächsten Beiträgen aufzugreifen. Alternativ hat Tim ja auch schon vor einiger Zeit über Google Mail geschrieben: Die inoffizielle Anleitung zu Googlemail.

Feedback und Verbesserungsvorschläge sind also erwünscht 🙂

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Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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100 Kommentare

  1. Super Beitrag. Den Teil „Eine Adresse sind unendlich Adressen!“ kannte ich noch gar nicht.
    Welche Varianten sind erlaubt? Gibt es eine offizielle Seite mit einer Auflistung? Oder kann mir hier einer helfen?

  2. Hey vielen Dank für den Einblick und deine Tipps für Gmails Weboberfläche.
    Ich habe bislang nie einen Gedanken an dessen Nutzen verschwendet, aber werde es mir nun einmal näher ansehen…

  3. nutze inbox zero.
    gelesene mails, landen im papierkorb.

    sollte ich trotzdem noch mails benötigen,
    nutze ich dort die sufu.

  4. Nicht schlecht. Danke für die ausführlichen Tipps. *daumenheb*

  5. das problem bei mehreren Adressen ist das diese bei gmail ja nur pop3 angesteuert werden können, Da hat das echte email programm dann wieder sinn, wenn man auch die sachen löschen oder verschieben kann.

  6. Sehr Schöner Artikel,
    und für viele sicher ein guter Anhaltspunkt wie man ohne einen normalen Client auskommt. Für mich persönlich bleibt aber weiterhin Outlook die erste wahl.

  7. Eine wichtige Frage bleibt mir noch unbeantwortet:
    Wie sieht es mit pgp-Verschlüsselung aus? Welche Möglichkeiten bietet GMail zum sicheren signieren/verschlüsseln von Mails?
    Bei Thunderbird gibt es ja enigmail…

  8. Wie kann ich alle Mails AN und VON einer Person über die Filterfunktion einem Label zuordnen?
    Das , was man intuitiv meinen könnte, die Felder „Von“ sowie „An“ mit der Email-Adresse auszufüllen funktioniert nicht

  9. @Axel
    einfach 2 Filter einrichten. „from:(email@adresse.de)“ und „to:(email@adresse.de)“ und diese dann logischerweise dem gleichem Label zuordnen.

  10. Hallöchen,
    ich spiele auch mit dem Gedanken von TB komplett auf das Gmail-Webinterface umzusteigen.
    Gibt es im Webinterface eine Möglichkeit, einen Vorschaubereich („Nachrichtenbereich“ in TB) anzuzeigen, wie es bei TB der Fall ist? Ich weiß, dass es unter Labs die Erweiterung einer Vorschau-Box gibt, aber das ist ja mehr ein Pop-Up und kein separater Vorschaubereich wie bei TB.
    Bin über Tipps dankbar!

  11. Meine Frage geht in Richtung Android und Gmail Posteingang.
    Sobald ich einen Filter erstelle in dem ich gleich archiviere und den Posteingang überspringe sehe ich diese nicht mehr wirklich bzw. werde nicht informiert das neue E-Mails im Filter xy angekommen sind.
    Wie nutzt ihr (du) GoogleMail auf dem Desire bzw. Androidgeräten?

  12. Geiler Beitrag ! Vielen Dank dafür. Hat sicherlich einiges an Zeit gekostet das alles niederzuschreiben, oder ?

  13. Das mit dem Fragezeichen scheint bei mir nicht zu funktionieren.
    Jemand eine Idee?

  14. Hi, ich nutze noch „Verschachtelte Labels“ aus dem Labor… Das schafft noch etwas mehr Übersichtlichkeit bei mehreren Labels…

  15. @DroidUser: wie das funktioniert, wird heute verraten 😉

  16. Hi Caschy. Hast Du auch mal den Sortierten Eingang ausprobiert? Lässt sich in den Einstellungen aktivieren. So könntest Du Dir wahrscheinlich einige Filter sparen.

  17. Ja, habe ich. Mit Filtern komme ich besser klar. Mir selber bringt der Eingang nichts, da ich meistens Nicht-Inbox-Mails bekomme.

  18. Bin schon vor ein paar Jahren umgezogen als es noch Beta war und habe es nie bereut. Google Mail ist mächtig, ich habe bis jetzt noch nix vermisst. Vorher war ich bei Outlook, Thunderbird und dann wieder Outlook, aber die kacke mit dem sichern und nicht alle Mails etc. dabei zu haben hat mich genervt und somit bin ich zu Gmail umgestiegen. Ist zwar heute nix neues mehr, aber das beste ist das ich nie(hoffen wir mal) mehr ein neues Adressbuch erstellen muss, was früher beim Handy Wechsel ja gang und gäbe war. Syncftw!

  19. Nl, wird man nicht, nur Eingang.

  20. Hi,
    wie bekomme ich denn meine Mails aus Thunderbird nach Goggle Mail? Geht das ohne weiteres?

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