Google Mail Tipps & Tricks

Vor ein paar Tagen traute ich mich: ich verabschiedete mich im Minimalismus- und Workflow-Wahn von meinem normalen E-Mail-Programmen und switchte auf die reine Weboberfläche von Googlemail (darf man das in Deutschland eigentlich wieder so nennen – oder muss man immer noch Google Mail sagen?). Meine ersten Informationen zum Switch auf Google Mail gab es in diesem Beitrag zu lesen: Google Mail als Standard.

Einige baten mich, meine Tipps & Tricks zu Googlemail, beziehungsweise über meine Einstellungen zu schreiben. Natürlich ist so etwas nicht allgemeingültig, ich kann logischerweise nur Dinge beschreiben, die ich für mich als nützlich empfinde. Der Kölner würde sagen: Jede Jeck ist anders. Hier ist also Teil 1 meines Google Mail Setups.

Wo fängt man am besten an?

Wenige, aussagekräftige Labels

Man kann E-Mails mit Labeln versehen. Ich begann damit, mein Muss auf möglichst wenige Label einzudampfen. Wichtige Label bekamen zudem eine farbliche Markierung.

Unwichtige Label blieben dabei farblos oder wurden sogar ausgeblendet. Dort landen E-Mails, die archiviert sind oder gefilterte, nicht so wichtige E-Mails enthalten. So lasse ich zum Beispiel Kommentare automatisch filtern.

Das automatische Filtern von E-Mails

Ich filtere E-Mails automatisch. Hier einmal die Filtereinstellungen von Google Mail anhand meiner Kommentare im Blog.

Dabei lasse ich den Posteingang überspringen und automatisch das Label „Kommentare“ anbringen. So erscheinen diese Mails nicht im Posteingang und stören dort. Sie bekommen sofort ihr Ziellabel und können dort gelesen werden. Kein späteres Labeln oder archivieren mehr nötig.

Das Ganze geschieht auch mit Mails diverser Foren oder auch Facebook.

Konversationen im Auge behalten!

Wie behalte ich E-Mails im Auge, die ich geschrieben habe und die auf eine Antwort meines Gegenüber warten? Oder wie markiere ich E-Mails, die beantwortet sind, aber sich immer noch in der Konversation befinden? Das Geheimnis ist mein schwarzes Label WIP, welches nichts anderes als „Work in progress“ bedeutet – also quasi „in Mache“.

Wenn ich eine E-Mail sende, die eine Antwort erfordert, dann gehe ich nach dem Absenden in den Gesendet-Ordner und markiere die E-Mail mit dem Label WIP.

Alternativ könnt ihr auch eine E-Mail markieren und an den linken geriffelten Feld anpacken (neben dem Auswahlkästchen) und per Drag & Drop auf ein Label ziehen. Doch wie behalte ich diese Mails garantiert im Auge? Das Geheimnis ist der nächste Punkt:

Mehrere Posteingänge in Google Mail

In den Google Mail Labs gibt es wunderbare Dinge, die standardmäßig nicht aktiviert sind. Ein Labs-Feature sind die mehreren Posteingänge. Dieses hat nichts mit Konten zu tun, ihr könnt allerdings direkt im Posteingang (bzw. in einem separaten Feld) E-Mails anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

In meinem Fall lautet die Abfrage is:WIP. Heisst: Ist das Label WIP, dann zeige die Mails in den Posteingängen an. Andere Operatoren spreche ich gerne in einem späteren Beitrag an. Dieser Befehl bringt folgendes Ergebnis (oben normaler Eingang, unten die Abfrage):

Eine Adresse sind unendlich Adressen!

Man kann nicht nur nach Wörtern filtern, sondern auch nach Adressen. Jetzt sagt ihr euch: „aber ich habe nur eine Adresse!“. Falsch: eine Google Mail-Adresse ist quasi unendlich. Kleines Beispiel gefällig?

Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = C.arstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenK.nobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Blog@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Bizznizz@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Spam@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Amazon@googlemail.com

Alter Hut – aber soweit klar? Hinter eure Adresse könnt ihr ein Pluszeichen und ein Wort hängen oder aber auch einen Punkt je nach Gusto setzen, selbst Groß- und Kleinschreibung ist unrelevant! 🙂

Markierte E-Mails als Reminder

Google Mail hat einen Menüpunkt namens Markiert. Hier landen eben von euch markierte Mails. Die mit dem Sternchen quasi. Ihr könnt Markierungen wie mein Label WIP nutzen, oder eben anders. Ich habe es wie folgt gelöst: Markiert werden E-Mails, die ich abarbeiten muss. Ich habe die Sternchen dazu an die Farbe meiner Labels angepasst. Blaues Sternchen Arbeit, goldenes Sternchen Blog, grünes Sternchen Privat und so weiter.

Ihr könnt Markierungen in verschiedenen Farben setzen, oder aber auch in den Google Mail Labs weitere Symbole aktivieren (Spezialmarkierungen). Eine Übersicht bekommt ihr dann in euren Einstellungen.

Aufgaben verwalten und mit Mails verknüpfen

Du nutzt den Google Aufgabenplaner, auch bekannt als Google Tasks? Du bekommst E-Mails, die eine Aufgabe enthalten? Dann bringe die E-Mails mit einem Klick in den Google Aufgabenplaner und habe immer alles im Blick.

Die Aufgaben sind immer in eurer Reichweite, direkt in der Nähe der Mails und der Kontakte:

Aufgaben mobil im Auge behalten

Ich spreche den Aufgabenplaner an, weil er auch eine wunderbare mobile Ansicht für Android oder iPhone mit sich bringt. Die mobile Ansicht des Aufgabenplaners findet ihr hier.

Termine erstellen und immer im Blick behalten

Auch ein Feature der Google Labs: die Einbindung eures Kalenders in die Google Mail-Ansicht. Termine im Google Kalender erstellen und immer im Auge behalten.

Häufige Suchabfragen automatisieren

Ihr sucht häufig nach bestimmten Wörtern oder Absendern? Aktiviert das Google Mail Labs-Feature namens Quick Links. Klickt ihr in einer Ansicht auf Link hinzufügen, so bekommt ihr eine gespeicherte Anfrage, die ihr beim nächsten Mal durch einfaches Anklicken ausführen könnt.

Ein Blick in die Labs lohnt sich

Schaut unbedingt in die Labs, ihr findet sicherlich etwas, was euren Workflow vereinfacht!

Das war es erst einmal mit dem ersten Teil. Es wird sicherlich noch einen zweiten Teil geben, in dem ich auf Operatoren und Markierungen eingehe, eventuell sogar auf Google Mail Tastaturkürzel. Diese könnt ihr allerdings selber sehen, wenn ihr einmal in der Oberfläche von Google Mail ein Fragezeichen eintippt:

Denkt dran: dies ist meine bisherige Nutzung, es handelt sich um keine offizielle Googlemail-Anleitung! Wer noch Fragen oder sogar Tipps für die Leser hat: einfach rein damit, ich versuche das dann in den nächsten Beiträgen aufzugreifen. Alternativ hat Tim ja auch schon vor einiger Zeit über Google Mail geschrieben: Die inoffizielle Anleitung zu Googlemail.

Feedback und Verbesserungsvorschläge sind also erwünscht 🙂

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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100 Kommentare

  1. Nachdem ich mich seit Jahren wunder(t)e, warum du bislang diesen Old-School-Hippy-Thundervogel nutzt(est), bleibt mir jetzt wohl nur zu sagen…:

    WILLKOMMEN IN DER ZUKUNFT!

    🙂

  2. Weisste, genau wegen sowas lese ich gerne bei dir. Dickes Danke für die Arbeit mit den Tipps!

  3. Unter OSX kann ich übrigens nur Mailplane als Client empfehlen. Bringt alle Features von Gmail direkt in OSX mit Growl Integration. Dann muss man Gmail nicht immer im Browser aufrufen, sondern nutzt einfach das Programm. Jedoch ohne auf irgendwelche Einstellungen, Menüs oder Labels verzichten zu müssen.

    Bin einen ähnlichen Schritt wie du gegangen vor einigen Wochen. Mailplane hat mir dabei sehr geholfen.

  4. Dass man die E-Mail Adresse auf so viele Wege schreiben kann ist mir jetzt neu. Den Rest kannte ich mehr oder weniger schon aus älteren Beiträgen rund um GMail.

    Ich nutze nun seit einer Woche ebenfalls nur noch die Weboberfläche von GMail und wurde noch nicht enttäuscht.

  5. hahaha BizzNizz 😀

    Aber ein genialer Artikel ist das…. wurde gleich mal in die Favoriten gespeichert, danke!

  6. Danke für den Beitrag, habe mir nun auch meine neue Google Mail Adresse als Standart festgelegt und bin ganz vernarrt in die Weboberfläche (+QIP-Mail Notifications :)) Dass man +bla an die Mail hängen konnte wusste ich auch noch nicht, ist aber eine super Idee um zB Spam zu filtern.

    Weiter so 😉

  7. Danke für die Nennung. Schlanke Übersicht geworden. Das aktuell wichtigste ist drin!

  8. …iss ja kompliziert worauf man alles achten muss

  9. Nein, man muss eben auf nichts achten. Einfach den eigenen Flow einrichten 😉

  10. MEIN GOTT KÄSCHIE 😀 Warum bindest du jetzt immer so riesige Icons ein ^^

  11. Das mit den verschiedenen Schreibweisen ist an sich eine gute Sache, wird aber von vielen Formularen nicht unterstützt, da das „+“-Zeichen oft beim Validieren ausgeschlossen ist.

  12. @mööp: hohe Auflösung meinerseits! 😉

  13. das mit dem + in der mail addresse muss ich gleich mal ausprobieren. das kannte ich zum beispiel nicht.

    übrigens geht das wilde mixen mit mailadresse nicht richtig. ich habe mal viele mails an mich geschrieben. mal mit mal ohne punkt, mal gmail, mal googlemail.

    teilweise kamen die mails dann erst einen tag später an. weiß nicht woran das liegt, aber ich bin da recht vorsichtig mit dem mailadressen mix.

  14. Ein seeehr interessanter Artikel, der mich überlegen läßt, es selber zu versuchen. Vielen Dank und immer weiter so!

  15. Richtig guter Beitrag Caschy! 😉 Viele gute Tipps drin, die meisten nutze ich bei mir auch schon. Bitte mehr solcher Erklärbär Beiträge, ich lese sowas immer total gerne. 😀

  16. Super Artikel,
    ich habe nie mit einem Mailprogramm meine Mails verwaltet (zumindestens nicht die von Google).

    Was ich noch nutze: „Check mail using POP3:“ dort wird eine E-Mail Adresse abgerufen und „Send mail as“ d.h. ich kann von jonas@meinedomainbla.de schreiben und das neuerdings auch über den SMTP Server von meinedomainbla.de

    google ist toll!

  17. Sehr nett die Anleitung, aber leider scheidet für mich die Weboberfläche aus zwei Gründen aus.

    1. Kein Offline lesen möglich
    2. Habe ich mehrere E-Mail Adressen (Gmail, GMX, Web, AOL)

    Diese müsste ich dann ja alle über einen Gmail Account verwalten… Ich weiß nicht so recht, ist das sinnvoll?

  18. @ Marst:

    Sofern du in deinem Google Account Multiple Sign-In nicht aktiviert hast kannst du auch über die GMail Oberfläche Mails offline lesen per Google Gears.

    Ich habe auch mehrere E-Mail Adressen, die ich alle mit GMail verwalte und habe überhaupt keine Probleme damit. Ist ein bisschen Eingewöhnung mit verbunden aber danach geht das super fluffig. 😉

  19. Super Sache Carsten! Sehr schöner ausführlicher Beitrag. Nutze selbst seit dem ersten Tag die Gmail Oberfläche (Thunderbird nur noch für das Konto meines Internetproviders da ich das nicht über Gmail ansteuern kann) und bin mehr als zufrieden!

    Ein paar Tipps kannte ich noch nicht, sind aber jetzt in Verwendung. Weiter so!

  20. @ CocaineRodeo

    Danke für den Tipp. Ich schau mir das mal an.

    Was mich noch etwas davon abhält ist, dass Google dann alle meine E-Mail Adressen kennt und alles über Gmail läuft. Ist ja egal ob die Mails weiterleite oder per POP3 abrufen lasse bei Google.

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