Lesertipp: Dokumentenverwaltung mit ecoDMS

Ich selber bin bekanntlich kein Freund klassischer Aktenordner oder großartiger Papier-Sammeleien. Was weg kann kommt in den Müll – aufbewahrt wird nur der digitale Abzug. Ob Scannen per Dokumentenscanner oder per Smartphone: eure Sache, Hauptsache ihr könnt mit den Resultaten leben. Ich selber habe nicht so viel Papierkram, weshalb ich auf eine klassische Ordnerverwaltung setze.

Jahreszahlen, Privat, Haus, Krankenkasse und Co. Ich scanne immer in durchsuchbare PDF-Dateien, das hilft mir auf dem Rechner, wenn ich mal Volltext etwas suche. Dokumente immer und überall, in der Cloud? Nö. Liegt alles auf meinem Netzwerkspeicher, ich verzichte auf das Sammeln von Dokumenten in der Cloud. Christoph hat mich angeschrieben und teilt mit uns seinen Workflow, der vielleicht für den einen oder anderen auch interessant ist, die Software ist als Community-Edition kostenlos erhältlich. Eure Workflows oder Fragen an Christoph bitte in die Kommentare. Ich übergebe für die folgenden Zeilen an Christoph.

Inspiriert durch diverse Artikel auf Caschys Blog habe ich für mich entschieden, dass ich diesen Weg auch gehen möchte, da das Sortieren der Dokumente in diversen Aktenordnern mir zu zeitaufwendig & zu mühselig war und das einfache chronologische Abheften auch keine Lösung ist. Wer weiß schon nach Jahren wann er was bekommen hat?  Schon vor zwei Jahren standen daher schon zwei Anschaffungen an: ein autarker Scanner, der ohne angeschlossen PC scannen kann, und ein Paginierstempel zur Nummerierung der Dokumente.

Die PDFs speicherte ich bis dato im Filesystem in einer Ordnerstruktur. Das Finden eines bestimmten PDFs war jetzt schon bedingt möglich über Suchfunktionen. Doch war es mein Wunsch, zur Verwaltung ein intuitives Dokumentenmanagementsystem DMS zu nutzen, welches OCR und Volltextsuche bietet.

Nach vielen Tests habe ich mich letztendlich für ecoDMS entschieden, welches in einer kostenlosen Community-Edition und einer kommerziellen Version vertrieben wird. Es handelt sich um ein Client-Server-System, welches auf Windows, Linux und MacOS lauffähig ist und welches ich aktuell lokal auf meinem Windows 7-Notebook nutze.

Unter Windows ist die Installation denkbar einfach: zur lokalen Installation wird eine All-In-One-Installer angeboten, der Client und Server lokal installiert und alle nötigen Konfigurationen automatisch vornimmt. Dies trifft auch auf die Installation von Server und Client auf getrennten PCs zu, sofern man nicht von den Default-Ports 17001/02 abweicht. Zur Installation werden keine besonderen Netzwerk- oder Datenbankkenntnisse benötigt. Als Datenbank-Server fungiert PostgreSQL.

Beide Versionen bieten als Feature einen ScanInput-Folder zum automatischen Import von neuen Dokumenten in das DMS an und diese können später noch klassifiziert/ in ein virtuelles Filesystem einsortiert werden. Durch hinterlegte Schlagwörter im virtuellem Filesystem des DMS oder Vorlagen können die Dokumente auch bedingt automatisch klassifiziert/ sortiert werden, sofern es sich um TIFF- oder durchsuchbare PDFs handelt.

Mein Workflow in Zusammenhang mit der Community-Edition besteht nun aus 4 einfachen Schritten, die teils sofort und teils zeitverzögert abgearbeitet werden:

• • jedes aufzubewahrende Dokument bekommt mittels dem Paginierstempel eine eindeutige Nummer;
• • wird entweder über den Scanner oder mittels Android-App gescannt; unabhängig von der Methode landen alle PDFs auf meinem Smartphone und werden von dort in den SanInput-Folder kopiert.
• • gescannte Dokumente werden entsprechend der Nummerierung abgeheftet;
• • mehrmals im Monat klassifiziere/ sortiere ich die neuen Dokumente in ecoDMS wo man zu jedem neuen Dokument die nötigen Angaben machen kann

Dokumentenart, Bearbeitungsstand, Beschreibung (auch per Copy&Paste (incl. OCR) direkt aus dem Dokument), Speicherort im virtuellen Filesystem u.a. können angegeben werden. Zusätzlich können noch eigene Klassifizierungseigenschaften definiert werden.
Nach der Klassifizierung wird im Hintergrund ein OCR durchgeführt, TIFFs und PDFs in durchsuchbare PDFs umgewandelt und einsortiert. Die OCR-Qualität ist gut und zuverlässig. Da die PDFs importiert werden, können die per Scan erstellten PDFs prinzipiell nach dem Import gelöscht werden. Durch einen Export können diese bei Bedarf jederzeit mit wenigen Mausklicks wieder erstellt, bzw. über einen Doppelklick im PDF-Reader geöffnet werden.

Über die Volltextsuche ist es möglich, Dokumente zu finden und aufgrund der Nummerierung lässt sich dann auch leicht das abgeheftete Original finden. Durch Tests konnte ich bisher jeden überzeugen, dass Originale binnen kürzester Zeit auffindbar sind und man sich das mühsame, inhaltsbezogene Sortieren in Ordner sparen kann. Über div. PlugIns lassen sich auch selbsterstellte Schreiben direkt in der DMS sichern incl. einfacher Versionsverwaltung.

Mit wenigen Mausklicks ist es möglich, die Datenbank zu sichern bzw. wiederherzustellen. Beides konnte ich erfolgreich testen.

In der kommerziellen Version steht auch der Zugriff über eine App (Android & iOS, je Beta) zur Verfügung. Ich konnte die Android-Version kurz testen und die Volltextsuche über die App ist sehr gut. Gefühlt ist es über die App sogar leichter ein Dokument zu finden, da nur wesentliche Informationen zu den gefundenen Dokumenten angezeigt werden und die Preview rasch und gut arbeitet. Das Hinzufügen von Dokumenten über die App ist ebenfalls möglich, aber etwas umständlich, da es noch einer Nachbearbeitung im Client bedarf. Da gibt es noch Luft nach oben.

Die Community-Edition hat im Vergleich zur kommerziellen Version (€49 je Concurrent-User) den Vorteil, dass kostenfrei 3 User zur gleichen Zeit zugreifen können, aber den Nachtteil der eingeschränkten automatischen Klassifizierung, des fehlenden Zugriffs über eine App und der fehlenden Dokumenten-Preview innerhalb der DMS. Nach der Erstinstallation kann man die Features der kommerziellen Version bis auf App- und Webzugriff für 30 Tage testen.