Lesertipp: Dokumentenverwaltung mit ecoDMS

Ich selber bin bekanntlich kein Freund klassischer Aktenordner oder großartiger Papier-Sammeleien. Was weg kann kommt in den Müll – aufbewahrt wird nur der digitale Abzug. Ob Scannen per Dokumentenscanner oder per Smartphone: eure Sache, Hauptsache ihr könnt mit den Resultaten leben. Ich selber habe nicht so viel Papierkram, weshalb ich auf eine klassische Ordnerverwaltung setze.

Jahreszahlen, Privat, Haus, Krankenkasse und Co. Ich scanne immer in durchsuchbare PDF-Dateien, das hilft mir auf dem Rechner, wenn ich mal Volltext etwas suche. Dokumente immer und überall, in der Cloud? Nö. Liegt alles auf meinem Netzwerkspeicher, ich verzichte auf das Sammeln von Dokumenten in der Cloud. Christoph hat mich angeschrieben und teilt mit uns seinen Workflow, der vielleicht für den einen oder anderen auch interessant ist, die Software ist als Community-Edition kostenlos erhältlich. Eure Workflows oder Fragen an Christoph bitte in die Kommentare. Ich übergebe für die folgenden Zeilen an Christoph.

Inspiriert durch diverse Artikel auf Caschys Blog habe ich für mich entschieden, dass ich diesen Weg auch gehen möchte, da das Sortieren der Dokumente in diversen Aktenordnern mir zu zeitaufwendig & zu mühselig war und das einfache chronologische Abheften auch keine Lösung ist. Wer weiß schon nach Jahren wann er was bekommen hat?  Schon vor zwei Jahren standen daher schon zwei Anschaffungen an: ein autarker Scanner, der ohne angeschlossen PC scannen kann, und ein Paginierstempel zur Nummerierung der Dokumente.

Die PDFs speicherte ich bis dato im Filesystem in einer Ordnerstruktur. Das Finden eines bestimmten PDFs war jetzt schon bedingt möglich über Suchfunktionen. Doch war es mein Wunsch, zur Verwaltung ein intuitives Dokumentenmanagementsystem DMS zu nutzen, welches OCR und Volltextsuche bietet.

Nach vielen Tests habe ich mich letztendlich für ecoDMS entschieden, welches in einer kostenlosen Community-Edition und einer kommerziellen Version vertrieben wird. Es handelt sich um ein Client-Server-System, welches auf Windows, Linux und MacOS lauffähig ist und welches ich aktuell lokal auf meinem Windows 7-Notebook nutze.

Unter Windows ist die Installation denkbar einfach: zur lokalen Installation wird eine All-In-One-Installer angeboten, der Client und Server lokal installiert und alle nötigen Konfigurationen automatisch vornimmt. Dies trifft auch auf die Installation von Server und Client auf getrennten PCs zu, sofern man nicht von den Default-Ports 17001/02 abweicht. Zur Installation werden keine besonderen Netzwerk- oder Datenbankkenntnisse benötigt. Als Datenbank-Server fungiert PostgreSQL.

Beide Versionen bieten als Feature einen ScanInput-Folder zum automatischen Import von neuen Dokumenten in das DMS an und diese können später noch klassifiziert/ in ein virtuelles Filesystem einsortiert werden. Durch hinterlegte Schlagwörter im virtuellem Filesystem des DMS oder Vorlagen können die Dokumente auch bedingt automatisch klassifiziert/ sortiert werden, sofern es sich um TIFF- oder durchsuchbare PDFs handelt.

Mein Workflow in Zusammenhang mit der Community-Edition besteht nun aus 4 einfachen Schritten, die teils sofort und teils zeitverzögert abgearbeitet werden:

  • • jedes aufzubewahrende Dokument bekommt mittels dem Paginierstempel eine eindeutige Nummer;
  • • wird entweder über den Scanner oder mittels Android-App gescannt; unabhängig von der Methode landen alle PDFs auf meinem Smartphone und werden von dort in den SanInput-Folder kopiert.
  • • gescannte Dokumente werden entsprechend der Nummerierung abgeheftet;
  • • mehrmals im Monat klassifiziere/ sortiere ich die neuen Dokumente in ecoDMS wo man zu jedem neuen Dokument die nötigen Angaben machen kann

1Unbenannt

Dokumentenart, Bearbeitungsstand, Beschreibung (auch per Copy&Paste (incl. OCR) direkt aus dem Dokument), Speicherort im virtuellen Filesystem u.a. können angegeben werden. Zusätzlich können noch eigene Klassifizierungseigenschaften definiert werden.
Nach der Klassifizierung wird im Hintergrund ein OCR durchgeführt, TIFFs und PDFs in durchsuchbare PDFs umgewandelt und einsortiert. Die OCR-Qualität ist gut und zuverlässig. Da die PDFs importiert werden, können die per Scan erstellten PDFs prinzipiell nach dem Import gelöscht werden. Durch einen Export können diese bei Bedarf jederzeit mit wenigen Mausklicks wieder erstellt, bzw. über einen Doppelklick im PDF-Reader geöffnet werden.

Über die Volltextsuche ist es möglich, Dokumente zu finden und aufgrund der Nummerierung lässt sich dann auch leicht das abgeheftete Original finden. Durch Tests konnte ich bisher jeden überzeugen, dass Originale binnen kürzester Zeit auffindbar sind und man sich das mühsame, inhaltsbezogene Sortieren in Ordner sparen kann. Über div. PlugIns lassen sich auch selbsterstellte Schreiben direkt in der DMS sichern incl. einfacher Versionsverwaltung.

Unbenannt

Mit wenigen Mausklicks ist es möglich, die Datenbank zu sichern bzw. wiederherzustellen. Beides konnte ich erfolgreich testen.

In der kommerziellen Version steht auch der Zugriff über eine App (Android & iOS, je Beta) zur Verfügung. Ich konnte die Android-Version kurz testen und die Volltextsuche über die App ist sehr gut. Gefühlt ist es über die App sogar leichter ein Dokument zu finden, da nur wesentliche Informationen zu den gefundenen Dokumenten angezeigt werden und die Preview rasch und gut arbeitet. Das Hinzufügen von Dokumenten über die App ist ebenfalls möglich, aber etwas umständlich, da es noch einer Nachbearbeitung im Client bedarf. Da gibt es noch Luft nach oben.

Die Community-Edition hat im Vergleich zur kommerziellen Version (€49 je Concurrent-User) den Vorteil, dass kostenfrei 3 User zur gleichen Zeit zugreifen können, aber den Nachtteil der eingeschränkten automatischen Klassifizierung, des fehlenden Zugriffs über eine App und der fehlenden Dokumenten-Preview innerhalb der DMS. Nach der Erstinstallation kann man die Features der kommerziellen Version bis auf App- und Webzugriff für 30 Tage testen.

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Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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87 Kommentare

  1. Auf dem Mac sag ich nur PDFScanner (http://www.pdfscannerapp.com/) für scan, fake duplex und ocr. Dann Hazel (http://www.noodlesoft.com/hazel.php) für auttomatisches wegsortieren und taggen. Und os x mavericks spotlight zum auffinden der dokumente. Thats all!

  2. Schlicht und einfach:
    http://www.jaydev.de/

    Entwicklerzitat:
    „Eine Vielzahl von DMS-Programmen überflutet den Markt, jedoch unterscheidet sich smallDMS in einem Punkt radikal von allen anderen Lösungen.
    In smallDMS war der Fokus nicht auf die Möglichkeiten gesetzt, was man alles mit einem Dokument anfangen kann, sondern auf die tatsächlichen Notwendigkeiten die man mit einem Dokument verbindet.
    Daraus entstand eine einfache DMS Lösung, die ohne großes Training und ohne großen Aufwand von jedermann genutzt werden kann.

  3. client, server, datenbank sind mir zu viele potentielle problemfälle.
    ich möchte meine daten nicht in einer datenbank, mit der ich bei einem evtl. recovery probleme bekomme. auch proprietäre container sind nichts für mich. daher habe ich mich für die ablage als durchsuchbare pdfs im dateisystem entschieden.
    für die volltextsuche, die ablagestruktur und den besseren umgang habe ich paperport installiert.
    paperport starten, dokument einscannen, durchsuchbares pdf daraus machen und ablegen. das ablegen im dateisystem übernimmt paperport, dessen logische struktur der phsyikalischen struktur entspricht.
    nachteil: es kostet etwas geld.
    wenn jemand etwas besseres oder kostenloses kennt … – gerne melden.

  4. Caschy, du hast da was vergessen, dass du sonst – zumindest in letzter Zeit – immer brav gemacht hast:
    Werbung als Werbung kennzeichnen.

    Das Tool ist ja nichts, siehe die Kommentare hier – dass aber hier für so ein Tool, dass sowohl in seiner Funktion & Architektur schlecht ist, als auch ein totaler UI Fail (was ja dann spätestens von dir caschy bemängelt wird) ist -> komisch.
    Wenn der Leser dann auch noch Christoph heißt, ohne Nachnamen oder sonstige Auskünfte über seine Identität, und es dann noch nach kurzem Googlen 2 Christophs gibt die sehr nahe an ecoDMS ist und an dessen Erfolg interessiert ist, macht es dann gleich zwei mal komisch.

    Kann natürlich alles nur ein großer Zufall sein, aber wieso solltest du – wo du sonst ja immer ganz gute Apps hier vorstellst – so einen Mist, wenn auch vom Leser, durchgehen lassen?

  5. @KChristoph: Das ist leider eine Windows-Only Lösung und ich finde keine Dokumentation/Anleitung aus der hervorgeht, wie das Ding läuft/aussieht :-(.

  6. Guntram: Ich habe mal im Forum gestöbert, die Doku kommt wohln erst noch. http://forum.jaydev.de/viewtopic.php?f=4&t=1#p19

    Aber Minuspunkt ist für mich auch, dass keine Linux-Version angeboten wird. Wäre höchstens mal zu testen, wie es in meiner Win7-VM läuft….

  7. An Guntram, aluser + Umfeld:
    Ich als Autodidakt kann keine tiefgreifenden Infos anbieten.
    Mir ist bei der Suche dieses schlichte, sicherlich für viele ausreichende, Gebilde begegnet. Bei der Installation kann gewählt werden: Mit oder ohne Datenbank.
    Eigenartigerweise wird trotzdem eine Datenbank installiert.
    Trotz der Einfachheit konnte ich z.B. pdf-Dateien einlesen, aber nicht abspeichern … !?
    Ich freue mich über Rückmeldungen; in’s SmallDMS-Forum schaue ich auch mal.
    Dankeschön !

  8. Eine kostenlose Alternative: http://www.openkm.com/en/

  9. @KChristoph
    Aus Neugier habe ich mir das Tool ebenfalls mal schnell angeschaut und nach einigen Versuchen auch etwas durchschaut: Dokumente werden einer Adresse zugeordnet, die man zuvor erst anlegen muss. Eine Suche durch 5 durchsuchbare PDFs brachte keine Ergebnisse.

  10. Reicht für die Erstellung durchsuchbarer PDFs ein handelsüblicher Scanner von der Qualität, wie er in den meisten Multifunktionsgeräten ist?

  11. Was spricht denn gegen OneNote (auch) als DMS.

  12. @Ari: Der unberechtigte Werbevorwurf bringt dich bei mir leider gleich in eine Ecke von Menschen, mit denen ich keine Lust habe zu sprechen. U know: weil Blödsinn. Bezeichnend, dass du hier als Erstkommentator auftrittst. Ich bekomme fast jeden Tag diesen Gastbeitrags-Müll von SEO-Buden, wirst du hier *nie* finden. Die bieten teilweise 700 Euro für EINEN Beitrag mit Link. GIBT ES HIER NICHT.

    Es gibt X Lösungen, diese hier ist in der Grundform auch; wie auch das hier in den Kommentaren genannte Doo, kostenlos.Mehr Features kosten da auch, wie bei anderen Tools.

    Dein googlen habe ich im Vorfeld natürlich ebenfalls übernommen, da ich den vollen Namen kenne. No shit, Sherlock. Der Christoph hat seinen ersten Kommentar hier übrigens schon 2011 hinterlassen, zu mehreren Themen, auch zu anderen papierlosen Dingen, damals noch mit anderen Lösungen in der Ausprobierphase 🙂

    Cheers.

  13. Klasse Beitrag, danke. Für mich ist das analoge Ablegen gar nichts, ich find nichts wieder. Hatte bisher nie die Muße mich näher mit digitaler Ablage zu beschäftigen. Daher danke für den Input.

    Frage: Mir ist eines noch nicht ganz klar: Kann ich das Programm auch komplett offline nutzen?

  14. Hat jemand einen Tipp für einen brauchbaren Dokumentenscanner der direkt auf ein Netzwerkshare scannen kann ohne vorher einen Rechner starten zu müssen ?

  15. @Mad: Doxie? Alternativ können viele All in Ones mittlerweile in Dropbox oder Evernote scannen, kann mein Brother zum Beispiel.

  16. @Christoph:
    Ich habe schon verstanden, wie und warum du deinen Stempel benutzt. Ich finde nur, dass allein das Datum eines Dokuments eine recht eindeutig Nummer ist (für privat mit 1-2 Briefen pro Tag). Wie in meinem Kommentar beschrieben: Dokumente chronlogisch nach Jahren abheften. Wenn man ein Original brauch –> im DMS das Datum raussuchen –> passenden Ordner schnappen –> Dokument raus und später an gleicher Stelle wieder rein. Somit kann man sich meiner Meinung nach den Stempel sparen.

  17. @caschy: Danke für den Tipp, Doxie kannte ich nicht.Hab mal auf Amazon die Bewertungen des Go Modells überflogen und bin mir nun nicht wirklich sicher ob er wirklich meine Erwartungen erfüllen kann. Hatte irgendwie die Vorstellung das es Scanner gäbe die autark Arbeiten. Sprich ich könnte alle ankommenden Briefe,Schreiben,Rechnungen aufs NAS legen (scannen) und dann bei Gelegenheit sortieren und ggf. tagen oder in durchsuchbare PDF wandeln oder halt ein DMS nutzen. Geräte die das Versprechen sollen aber direkt >1500€ kosten und wären für den privaten Gebrauch total überdimensioniert. Alle anderen bieten nur den Zugriff über USB.

  18. @Mad Schau mal ob der ScanSnap iX500 deinen Anforderungen entspricht.

  19. Scannen auf NAS und Co geht ja mit gängigen, günstigeren AIOs mit Dokumenteneinzug, Taggen und so müsse manuell geschehen.

  20. @Daniel

    Ich habe Client und Server momentan loakal auf einem Notebook laufen und brauche daher keine Netzwerkverbindung. Einer Offline-Nutzung steht also nichts im Wege. Wenn Du aber Server rechnerrmäßig getrennt hast, geht das nicht.

    • Danke. Hab’s installiert und dann auch verstanden ^^. Denke bei Server automatisch immer an Online, Cloud, etc. – mein Fehler.
      Klasse Software. Für mich reicht wohl die kostenlose Version. Sehr schöne GUI.

      Schaust du dann, dass die Nummer das Paginierstempels syncron mit der DocID von ecoDMS ist?

    • Dass DocID und Stempel nicht syncron sein müssen, ist mir klar. Es war nur die Frage, ob du es so machst bzw. was der Sinn des Stempels ist. Ich schreib momentan die Nummer mit Bleistift drauf und eben die DocID. Im analogen Ordner sind die Papiere dann nach ID abgeheftet. Suche ich was in der Datenbank, hab ich sofort die DocID und weiß, wo ich das Dokument im analogen Ordner finde.

      Ich frage nicht aus Kritik, sondern aus Interesse. Vielleicht gibt es ja einen Vorteil, den ich nicht sehe.

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