Lesertipp: Dokumentenverwaltung mit ecoDMS

Ich selber bin bekanntlich kein Freund klassischer Aktenordner oder großartiger Papier-Sammeleien. Was weg kann kommt in den Müll – aufbewahrt wird nur der digitale Abzug. Ob Scannen per Dokumentenscanner oder per Smartphone: eure Sache, Hauptsache ihr könnt mit den Resultaten leben. Ich selber habe nicht so viel Papierkram, weshalb ich auf eine klassische Ordnerverwaltung setze.

Jahreszahlen, Privat, Haus, Krankenkasse und Co. Ich scanne immer in durchsuchbare PDF-Dateien, das hilft mir auf dem Rechner, wenn ich mal Volltext etwas suche. Dokumente immer und überall, in der Cloud? Nö. Liegt alles auf meinem Netzwerkspeicher, ich verzichte auf das Sammeln von Dokumenten in der Cloud. Christoph hat mich angeschrieben und teilt mit uns seinen Workflow, der vielleicht für den einen oder anderen auch interessant ist, die Software ist als Community-Edition kostenlos erhältlich. Eure Workflows oder Fragen an Christoph bitte in die Kommentare. Ich übergebe für die folgenden Zeilen an Christoph.

Inspiriert durch diverse Artikel auf Caschys Blog habe ich für mich entschieden, dass ich diesen Weg auch gehen möchte, da das Sortieren der Dokumente in diversen Aktenordnern mir zu zeitaufwendig & zu mühselig war und das einfache chronologische Abheften auch keine Lösung ist. Wer weiß schon nach Jahren wann er was bekommen hat?  Schon vor zwei Jahren standen daher schon zwei Anschaffungen an: ein autarker Scanner, der ohne angeschlossen PC scannen kann, und ein Paginierstempel zur Nummerierung der Dokumente.

Die PDFs speicherte ich bis dato im Filesystem in einer Ordnerstruktur. Das Finden eines bestimmten PDFs war jetzt schon bedingt möglich über Suchfunktionen. Doch war es mein Wunsch, zur Verwaltung ein intuitives Dokumentenmanagementsystem DMS zu nutzen, welches OCR und Volltextsuche bietet.

Nach vielen Tests habe ich mich letztendlich für ecoDMS entschieden, welches in einer kostenlosen Community-Edition und einer kommerziellen Version vertrieben wird. Es handelt sich um ein Client-Server-System, welches auf Windows, Linux und MacOS lauffähig ist und welches ich aktuell lokal auf meinem Windows 7-Notebook nutze.

Unter Windows ist die Installation denkbar einfach: zur lokalen Installation wird eine All-In-One-Installer angeboten, der Client und Server lokal installiert und alle nötigen Konfigurationen automatisch vornimmt. Dies trifft auch auf die Installation von Server und Client auf getrennten PCs zu, sofern man nicht von den Default-Ports 17001/02 abweicht. Zur Installation werden keine besonderen Netzwerk- oder Datenbankkenntnisse benötigt. Als Datenbank-Server fungiert PostgreSQL.

Beide Versionen bieten als Feature einen ScanInput-Folder zum automatischen Import von neuen Dokumenten in das DMS an und diese können später noch klassifiziert/ in ein virtuelles Filesystem einsortiert werden. Durch hinterlegte Schlagwörter im virtuellem Filesystem des DMS oder Vorlagen können die Dokumente auch bedingt automatisch klassifiziert/ sortiert werden, sofern es sich um TIFF- oder durchsuchbare PDFs handelt.

Mein Workflow in Zusammenhang mit der Community-Edition besteht nun aus 4 einfachen Schritten, die teils sofort und teils zeitverzögert abgearbeitet werden:

  • • jedes aufzubewahrende Dokument bekommt mittels dem Paginierstempel eine eindeutige Nummer;
  • • wird entweder über den Scanner oder mittels Android-App gescannt; unabhängig von der Methode landen alle PDFs auf meinem Smartphone und werden von dort in den SanInput-Folder kopiert.
  • • gescannte Dokumente werden entsprechend der Nummerierung abgeheftet;
  • • mehrmals im Monat klassifiziere/ sortiere ich die neuen Dokumente in ecoDMS wo man zu jedem neuen Dokument die nötigen Angaben machen kann

1Unbenannt

Dokumentenart, Bearbeitungsstand, Beschreibung (auch per Copy&Paste (incl. OCR) direkt aus dem Dokument), Speicherort im virtuellen Filesystem u.a. können angegeben werden. Zusätzlich können noch eigene Klassifizierungseigenschaften definiert werden.
Nach der Klassifizierung wird im Hintergrund ein OCR durchgeführt, TIFFs und PDFs in durchsuchbare PDFs umgewandelt und einsortiert. Die OCR-Qualität ist gut und zuverlässig. Da die PDFs importiert werden, können die per Scan erstellten PDFs prinzipiell nach dem Import gelöscht werden. Durch einen Export können diese bei Bedarf jederzeit mit wenigen Mausklicks wieder erstellt, bzw. über einen Doppelklick im PDF-Reader geöffnet werden.

Über die Volltextsuche ist es möglich, Dokumente zu finden und aufgrund der Nummerierung lässt sich dann auch leicht das abgeheftete Original finden. Durch Tests konnte ich bisher jeden überzeugen, dass Originale binnen kürzester Zeit auffindbar sind und man sich das mühsame, inhaltsbezogene Sortieren in Ordner sparen kann. Über div. PlugIns lassen sich auch selbsterstellte Schreiben direkt in der DMS sichern incl. einfacher Versionsverwaltung.

Unbenannt

Mit wenigen Mausklicks ist es möglich, die Datenbank zu sichern bzw. wiederherzustellen. Beides konnte ich erfolgreich testen.

In der kommerziellen Version steht auch der Zugriff über eine App (Android & iOS, je Beta) zur Verfügung. Ich konnte die Android-Version kurz testen und die Volltextsuche über die App ist sehr gut. Gefühlt ist es über die App sogar leichter ein Dokument zu finden, da nur wesentliche Informationen zu den gefundenen Dokumenten angezeigt werden und die Preview rasch und gut arbeitet. Das Hinzufügen von Dokumenten über die App ist ebenfalls möglich, aber etwas umständlich, da es noch einer Nachbearbeitung im Client bedarf. Da gibt es noch Luft nach oben.

Die Community-Edition hat im Vergleich zur kommerziellen Version (€49 je Concurrent-User) den Vorteil, dass kostenfrei 3 User zur gleichen Zeit zugreifen können, aber den Nachtteil der eingeschränkten automatischen Klassifizierung, des fehlenden Zugriffs über eine App und der fehlenden Dokumenten-Preview innerhalb der DMS. Nach der Erstinstallation kann man die Features der kommerziellen Version bis auf App- und Webzugriff für 30 Tage testen.

Gefällt dir der Artikel? Dann teile ihn mit deinen Freunden.

caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

Das könnte dir auch gefallen…

Mit dem Absenden eines Kommentars willigst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.

89 Kommentare

  1. Für Otto-Normal-Anwender scheint mir diese digitale Archivierung allerdings nicht so sehr geeignet. Ich will jetzt nicht auf die Archivierung an sich eingehen, sondern darauf aufmerksam machen, dass ein Problem entstehen kann, wenn der Rechner den Geist aufgibt und man als armer Mensch (Hartz IV-Betroffene gehören eindeutig dazu) kein Geld für einen neuen Rechner hat.

    Erfahrene und finanziell nicht so schlecht dastehende Anwender kaufen sich in der Regel innerhalb weniger Tage einen neuen Rechner und wissen auch, wie sie die Backups wieder einspielen, so dass sie keinen Datenverlust haben.

    Um Missverständnisse zu vermeiden: Ich kritisiere den Beitrag ganz und gar nicht, sondern spreche einen Punkt an, der (auch allgemein) nicht zu vernachlässigen ist.

  2. Leider akzeptiert der Gesetzgeber solche Dokumente immer noch nicht vollumfänglich. Alle Dokumente mit handschriftlicher Unterschrift gehören weiterhin in den Ordner.

    Schade, mit dem neuen ePerso hätte jede Person in Deutschland ein Zertifikat haben können, womit man sämtliche Dokumente rechtlich-sicher digital Unterschreibt 🙁

  3. Also ich hab alles auf google drive liegen und die volltextsuche reicht.
    Es gibt allerdings dokumente u.a. Gehaltsabrechungen und kontoauszuge die ich klassisch ohne diese zu digitalisieren weghefte.Rechnungen z.B. finde ich per drive ruckzuck und ob google weiß was ich wo gekauft habe ist mir egal.

    Jeder hat ein backup – nsa, nur drankommen dürfte problematisch sein

  4. Stuntdriver says:

    Für den Ottonormal Anwender reicht ein auf Windows Explorerbasis geführtes DMS mit aktiviertem Dateiversionsverlauf, Dateivorschau, ggf. Boxcryptor in v. mit Dropbox. Darüber kann er dann einmal oder regelm. die Adobe Acrobat OCR Erkennung für das gesamte DMS laufen lassen und gut ist.

    Dann kann er mit dem smartphone abrufen, hat eine funktionierende Wieerherstellung und Backup und bei Rechnerwechsel wir ddie Dropbox gesynct.

  5. Ich finde das Thema sehr spannend! EcoDMS kannte ich noch nicht, ich werde es mir genauer anschauen.

    Ich persönlich habe ein Problem mit der gewissen Abhängigkeit mit einem Produkt. Möchte man von EcoDMS auf ein anderes System umziehen (weils was besseres gibt o.ä.), ist es doch bestimmt recht aufwendig und es gehen meist Information wie Klassifizierung verloren, oder?

    Derzeit verwende ich daher folgende „einfache“ Lösung: Archiviert wird im klassischen Filesystem mit Ordnerstruktur. Allerdings vergebe ich Tags im Dateinamen. Etwa so sehen bei mir Dateinamen aus: „2014-01-02 – Postbank – Kontoauszug [#Bank #2014 #Finanzen].pdf“. Auch die Ordnernamen bekommen Tags.

    Das hat den Vorteil, dass diese Informationen mit jedem gängigen Dateimanager/Desktopsuche gefunden werden können. Ich brauche auch keine Software dafür, im Notfall kann ich meine Externe Festplatte mit Backup an jeden x-beliebigen Rechner anschließen und hab sofort den gleichen Zugriff auf meine Daten wie immer.

    Größter Nachteil ist, dass es aufwendiger ist, die Tags zu verwalten. Kein Perfektes System also, aber bisher kenne ich keine bessere Lösung für mich.

  6. Warum einen Stempel? Jedes wichtige Dokument hat ein Datum. Chronologisch abheften in Jahresordner. Wenn man im DMS das gesuchte Dokument findet, weiß man das Datum und kann somit in den Jahresordner nach dem Original suchen.

    Einziger Nachteil an den digitalen Sachen: Wenn man im Koma liegt oder tot ist, müssen die Angehörigen erst mal dein System verstehen um wichtige Infos zu finden.

  7. Ich habe über Weihnachten auch einiges eingescannt, aber leider ohne OCR. Kennt jemand eine nicht so aufwendige, kostengünstige OCR Software für den Mac, mit der ich aus den PDFs, die ich in einer Ordnerstruktur habe, noch nachträglich durchsuchbar machen kann?

    Die Spotlight Suche funktioniert bei durchsuchbaren PDFs einfach super, aber leider sind meine PDFs zum Großteil eben nicht durchsuchbar.

  8. @atreiju
    Dass ich keine Abhängigkeit von dem Produkt habe, war auch ein Grund warum ich mich für ecoDMS entschieden habe: mit wenigen Mausklicks hat man alle Dokumente als durchsuchbare PDFs exportiert und kann sie eventuel in ein neues Tool importieren.

  9. Hi.

    Sieht interessant aus. Ich würde aber etwas auf Browserbasis bevorzugen. Jemand Ideen?

  10. Das beschriebene klingt nicht wirklich einfach, nein es klingt ziemlich kompliziert.
    Was spricht eigentlich gegen Aktenordner: Lochen, Abheften, fertig und vom Finanzamt akzeptiert?
    Kein Workflow, kein Scannen und Klassifizieren, keine Datensicherung, keine Kompatibilitätsprobleme, keine Stempel, kein DMS …
    Die klassische Methode ist meiner Meinung nach der elektronischen deutlich überlegen.

  11. Warum so ein Aufwand? Da gibt es seit geraumer Zeit doo.net für. Alles andere ist für Privatleute mit Kanonen auf Spatzen schießen. Wenn ich schon Client/Server Lösung lese. Wer installiert sich sowas denn für 10-20 Dokumente im Monat? Sofern man die Dokumente nicht auf deren Server legen will kann man es auch rein lokal nutzen (dann logischerweise ohne Sync). Wer mehr Funktionen will kann außerdem amagno nutzen, wofür es allerdings noch keinen Mac Client gibt. Für Privatleute aber eigentlich auch schon mehr als überdimensioniert.

  12. @Alex:
    Warum ich einen Stempel benutze? Ganz einfach: wenn ich einmal ein Original benötige (z.B. für die Steuererklärung), möchte ich einen einfachen Weg haben, das Original später wieder so abheften zu können, dass es nachher noch immer leicht auffindbar ist.

  13. @pr0j3ctx
    In der Vollversion für @49 bietet ecoDMS auch einen Zugriff über Browser und App auf das DMS-System

  14. LinuxMcBook says:

    Wie genau funktioniert das mit dem automatischen Import vom Scanner? Ich hab einen Canon PIXMA MX im Netzwerk, bei dem kann ich zB auch Rechner als Ziel auswählen. Wäre ja genial, wenn man den DMS-Server direkt integrieren könnte.

  15. Ich nutze seit einiger Zeit für meine Dokumente Alfresco DMS. Es hat eine kostenlose Open Source Edition mit vollem Funktionsumfang und ist mitunter Browser basiert, unterstützt aber auch CMIS um Client seitig Programme anzubinden.
    Open Source und browserbasiert waren für mich die Hauptkriterien für den Einsatz. Mittlerweile verwalte ich alle meine Dokumente und Daten damit und habe es auf einem privaten Server installiert damit ich von überall auf meine Dokumente zugreifen kann.
    Vielleicht ist dieses Produkt ja auch für eine interessant.

  16. Klingt interessant, ist aber auch für mich vollkommen unnötiger Aufwand. Die paar wichtigen Dokumente, die ich im Jahr so habe. Da reicht einheften und fertig. Bis jetzt hab ich auch alles wichtige flott wiedergefunden. Alle zwei Jahren dann unwichtiges wegschmeißen und gut.
    Die wichtigen Sachen, die eh schon digital vorliegen (Kontoauszüge, DSL usw.) sind einfach in ner Ordnerstruktur, klappt auch gut.
    Und wenn ein Dokument nur einige wenige wichtige Infos enthält, kommen die in OneNote und dann kann das weggeworfen werden.

    Aber ein großes Einscan-Projekt hab ich dann doch noch: Sämtliche Unihefter/Schulhefter. Aus „braucht man vielleicht nochmal“- und Nostalgiegründen. Und vor allem spart man richtig, richtig viel Platz. 😀

  17. Ich habe ecoDMS vor ein paar Monaten probiert und wieder aufgegeben. Die Serverkomponente lief auf meinem Server und ich versuchte, den Linux-Client zu verwenden. Diesen gibt es aber nur für Ubuntu (Ich nutze Arch) und er baucht dann immer noch einen Connector (der bei jedem Systemstart nervt) etc.

    Als ich dann irgendwann (aus unerfindlichen Gründen) nicht mehr auf den Server zugreifen konnte, waren auch meine gesamten Dokument nicht mehr erreichbar! Der Support hat mir nicht wirklich helfen können.

    Und damit wird der Punkt von atreiju relevant: Das Speichern in einem nicht-offenen Datenbankenformat verhindert ein vernünftiges BackUp! Warum gibt es keine Option, die PDFs ständig synchron in einem Ordner der Wahl auf dem Server gegenzuspeichern?

    Außerdem konnte der closed-source-Client auf verschiedenen Desktops nicht installiert werden (und Webzugriff gibt’s ja erst in der Vollvariante).

    In diesem Sinne: Finger weg von ecoDMS und anderen closed-Source-Produkten, die keinen BackUp außerhalb des eigenen Systems ermöglichen!

    @Christoph: Kannst Du vielleicht Deine Erfahrungen mit anderen Systemen (Alfresco, z.B.) kurz posten? Das wäre super! Ich finde nämlich nirgends einen aktuellen Vergleich von DMS. Danke!

  18. Falls noch jemand ein praktikables Tool für OCR sucht:http://www.abbyy.de/pdftransformerplus/vorschau/
    Ich nutzte dies für den Scanvorgang mit OCR, Texterkennung sehr gut, und sehr praktisch ist das rechte Maus Menü.
    Leider derzeit nur für Windows.

  19. Einfaches OCR am Mac: Ocrkit

  20. Auf dem Mac sag ich nur PDFScanner (http://www.pdfscannerapp.com/) für scan, fake duplex und ocr. Dann Hazel (http://www.noodlesoft.com/hazel.php) für auttomatisches wegsortieren und taggen. Und os x mavericks spotlight zum auffinden der dokumente. Thats all!

  21. Schlicht und einfach:
    http://www.jaydev.de/

    Entwicklerzitat:
    „Eine Vielzahl von DMS-Programmen überflutet den Markt, jedoch unterscheidet sich smallDMS in einem Punkt radikal von allen anderen Lösungen.
    In smallDMS war der Fokus nicht auf die Möglichkeiten gesetzt, was man alles mit einem Dokument anfangen kann, sondern auf die tatsächlichen Notwendigkeiten die man mit einem Dokument verbindet.
    Daraus entstand eine einfache DMS Lösung, die ohne großes Training und ohne großen Aufwand von jedermann genutzt werden kann.

  22. client, server, datenbank sind mir zu viele potentielle problemfälle.
    ich möchte meine daten nicht in einer datenbank, mit der ich bei einem evtl. recovery probleme bekomme. auch proprietäre container sind nichts für mich. daher habe ich mich für die ablage als durchsuchbare pdfs im dateisystem entschieden.
    für die volltextsuche, die ablagestruktur und den besseren umgang habe ich paperport installiert.
    paperport starten, dokument einscannen, durchsuchbares pdf daraus machen und ablegen. das ablegen im dateisystem übernimmt paperport, dessen logische struktur der phsyikalischen struktur entspricht.
    nachteil: es kostet etwas geld.
    wenn jemand etwas besseres oder kostenloses kennt … – gerne melden.

  23. Caschy, du hast da was vergessen, dass du sonst – zumindest in letzter Zeit – immer brav gemacht hast:
    Werbung als Werbung kennzeichnen.

    Das Tool ist ja nichts, siehe die Kommentare hier – dass aber hier für so ein Tool, dass sowohl in seiner Funktion & Architektur schlecht ist, als auch ein totaler UI Fail (was ja dann spätestens von dir caschy bemängelt wird) ist -> komisch.
    Wenn der Leser dann auch noch Christoph heißt, ohne Nachnamen oder sonstige Auskünfte über seine Identität, und es dann noch nach kurzem Googlen 2 Christophs gibt die sehr nahe an ecoDMS ist und an dessen Erfolg interessiert ist, macht es dann gleich zwei mal komisch.

    Kann natürlich alles nur ein großer Zufall sein, aber wieso solltest du – wo du sonst ja immer ganz gute Apps hier vorstellst – so einen Mist, wenn auch vom Leser, durchgehen lassen?

  24. @KChristoph: Das ist leider eine Windows-Only Lösung und ich finde keine Dokumentation/Anleitung aus der hervorgeht, wie das Ding läuft/aussieht :-(.

  25. Guntram: Ich habe mal im Forum gestöbert, die Doku kommt wohln erst noch. http://forum.jaydev.de/viewtopic.php?f=4&t=1#p19

    Aber Minuspunkt ist für mich auch, dass keine Linux-Version angeboten wird. Wäre höchstens mal zu testen, wie es in meiner Win7-VM läuft….

  26. An Guntram, aluser + Umfeld:
    Ich als Autodidakt kann keine tiefgreifenden Infos anbieten.
    Mir ist bei der Suche dieses schlichte, sicherlich für viele ausreichende, Gebilde begegnet. Bei der Installation kann gewählt werden: Mit oder ohne Datenbank.
    Eigenartigerweise wird trotzdem eine Datenbank installiert.
    Trotz der Einfachheit konnte ich z.B. pdf-Dateien einlesen, aber nicht abspeichern … !?
    Ich freue mich über Rückmeldungen; in’s SmallDMS-Forum schaue ich auch mal.
    Dankeschön !

  27. Eine kostenlose Alternative: http://www.openkm.com/en/

  28. @KChristoph
    Aus Neugier habe ich mir das Tool ebenfalls mal schnell angeschaut und nach einigen Versuchen auch etwas durchschaut: Dokumente werden einer Adresse zugeordnet, die man zuvor erst anlegen muss. Eine Suche durch 5 durchsuchbare PDFs brachte keine Ergebnisse.

  29. Reicht für die Erstellung durchsuchbarer PDFs ein handelsüblicher Scanner von der Qualität, wie er in den meisten Multifunktionsgeräten ist?

  30. Was spricht denn gegen OneNote (auch) als DMS.

  31. @Ari: Der unberechtigte Werbevorwurf bringt dich bei mir leider gleich in eine Ecke von Menschen, mit denen ich keine Lust habe zu sprechen. U know: weil Blödsinn. Bezeichnend, dass du hier als Erstkommentator auftrittst. Ich bekomme fast jeden Tag diesen Gastbeitrags-Müll von SEO-Buden, wirst du hier *nie* finden. Die bieten teilweise 700 Euro für EINEN Beitrag mit Link. GIBT ES HIER NICHT.

    Es gibt X Lösungen, diese hier ist in der Grundform auch; wie auch das hier in den Kommentaren genannte Doo, kostenlos.Mehr Features kosten da auch, wie bei anderen Tools.

    Dein googlen habe ich im Vorfeld natürlich ebenfalls übernommen, da ich den vollen Namen kenne. No shit, Sherlock. Der Christoph hat seinen ersten Kommentar hier übrigens schon 2011 hinterlassen, zu mehreren Themen, auch zu anderen papierlosen Dingen, damals noch mit anderen Lösungen in der Ausprobierphase 🙂

    Cheers.

  32. Klasse Beitrag, danke. Für mich ist das analoge Ablegen gar nichts, ich find nichts wieder. Hatte bisher nie die Muße mich näher mit digitaler Ablage zu beschäftigen. Daher danke für den Input.

    Frage: Mir ist eines noch nicht ganz klar: Kann ich das Programm auch komplett offline nutzen?

  33. Hat jemand einen Tipp für einen brauchbaren Dokumentenscanner der direkt auf ein Netzwerkshare scannen kann ohne vorher einen Rechner starten zu müssen ?

  34. @Mad: Doxie? Alternativ können viele All in Ones mittlerweile in Dropbox oder Evernote scannen, kann mein Brother zum Beispiel.

  35. @Christoph:
    Ich habe schon verstanden, wie und warum du deinen Stempel benutzt. Ich finde nur, dass allein das Datum eines Dokuments eine recht eindeutig Nummer ist (für privat mit 1-2 Briefen pro Tag). Wie in meinem Kommentar beschrieben: Dokumente chronlogisch nach Jahren abheften. Wenn man ein Original brauch –> im DMS das Datum raussuchen –> passenden Ordner schnappen –> Dokument raus und später an gleicher Stelle wieder rein. Somit kann man sich meiner Meinung nach den Stempel sparen.

  36. @caschy: Danke für den Tipp, Doxie kannte ich nicht.Hab mal auf Amazon die Bewertungen des Go Modells überflogen und bin mir nun nicht wirklich sicher ob er wirklich meine Erwartungen erfüllen kann. Hatte irgendwie die Vorstellung das es Scanner gäbe die autark Arbeiten. Sprich ich könnte alle ankommenden Briefe,Schreiben,Rechnungen aufs NAS legen (scannen) und dann bei Gelegenheit sortieren und ggf. tagen oder in durchsuchbare PDF wandeln oder halt ein DMS nutzen. Geräte die das Versprechen sollen aber direkt >1500€ kosten und wären für den privaten Gebrauch total überdimensioniert. Alle anderen bieten nur den Zugriff über USB.

  37. @Mad Schau mal ob der ScanSnap iX500 deinen Anforderungen entspricht.

  38. Scannen auf NAS und Co geht ja mit gängigen, günstigeren AIOs mit Dokumenteneinzug, Taggen und so müsse manuell geschehen.

  39. @Daniel

    Ich habe Client und Server momentan loakal auf einem Notebook laufen und brauche daher keine Netzwerkverbindung. Einer Offline-Nutzung steht also nichts im Wege. Wenn Du aber Server rechnerrmäßig getrennt hast, geht das nicht.

    • Danke. Hab’s installiert und dann auch verstanden ^^. Denke bei Server automatisch immer an Online, Cloud, etc. – mein Fehler.
      Klasse Software. Für mich reicht wohl die kostenlose Version. Sehr schöne GUI.

      Schaust du dann, dass die Nummer das Paginierstempels syncron mit der DocID von ecoDMS ist?

    • Dass DocID und Stempel nicht syncron sein müssen, ist mir klar. Es war nur die Frage, ob du es so machst bzw. was der Sinn des Stempels ist. Ich schreib momentan die Nummer mit Bleistift drauf und eben die DocID. Im analogen Ordner sind die Papiere dann nach ID abgeheftet. Suche ich was in der Datenbank, hab ich sofort die DocID und weiß, wo ich das Dokument im analogen Ordner finde.

      Ich frage nicht aus Kritik, sondern aus Interesse. Vielleicht gibt es ja einen Vorteil, den ich nicht sehe.

  40. @grunberger

    Ich denke es gibt keinen halbwegs bekannten Scanner mehr, der nicht die Qualität bringt für gute OCR-Vorlagen: 300dpi in schwarzweiß kann jeder Scanner. Entscheidener ist hier der persönlicher Bedarf an Komfort: ADF, Duplex-Scan, Scan auf Netzwerk, autoark usw.

  41. „Ich bekomme fast jeden Tag diesen Gastbeitrags-Müll von SEO-Buden, wirst du hier *nie* finden. Die bieten teilweise 700 Euro für EINEN Beitrag mit Link. GIBT ES HIER NICHT.“

    Sollen die denn ungekennzeichnet hier rein oder dürftest du Werbung o.ä. drüber schreiben?

    Heiko

  42. Wie kann denn ein >>Vorwurf<< unberechtigt sein, ohne das die Sache bis jetzt aufgeklärt ist? Und wenn du nicht mit mir kommunizieren willst, musste das ja auch nicht. War selbst dumm, hatte schon wieder vergessen, dass bei dir alle Erstkommentare nicht's wert sind. Alles Trolls!

    Wie sollen wir Leser das denn wissen? Klar, JETZT hast du es kommuniziert, davor war das nicht klar. Wir kennen Christophs Namen nicht und wir wissen nicht, dass er hier schon seit 2011 kommentiert. (Ich habe glaub ich meinen ersten Kommentar sogar ein Stück vor 2011 hier abgesetzt. Aber who cares.)

    Leser sehen nur folgendes:
    Einen Christoph. Ohne Namen. Wenn du selbst gegoogelt hast, stimmste ja scheinbar zu, gibt es zwei Christophs die am Erfolg der Software Interesse haben. Und so viele Menschen sind das nicht, lass es allesamt mal 40 sein. Zwei davon heißen Christoph 😉 Richtig es gibt mehr Software, die meist allesamt besser und vor allem, nochmals – dass auf das du sonst viel Wert legst – viel intuitiver sind.

    Das dir bis jetzt nur 700 Euro von SEO Klitschen geboten wurden, tut mir fast ein bisschen leid. Beim Kunden würden die z.T. für so einen Artikel nämlich min. 2,5k verlangen, kannste also mehr rausholen.

    Mach es gut, kann man nur hoffen, dass für euch Blogger die Interaktion mit Leuten immer wichtiger wird. Wird sich der ein oder andere abschießen, wenn es nicht mehr nur um's Publishen geht. Was ist bloß mit Karsten los…

  43. @Ari: Selbst wenn es Werbung wäre… Vielleicht gefällt jemand die Software. Die wird ja keinem aufgezwungen. Darüber hinaus ist das ein Blog…Caschy und Co können schreiben und posten was sie wollen…wenn dir nicht gefällt was hier gelistet wird…lass das lesen.

    Zurück zum Thema: Ich bin immer noch auf der Suche nach einem System das für mich passt. Danke für diesen Beitrag er hat mir geholfen wieder einen Einblick in Methoden anderer Leser zu bekommen. Mal schauen was hier zum Thema noch so kommt.

  44. @Ari: Macht es für dich einen Unterschied, ob der Tippgeber hier seit mehreren Jahren Leser ist, oder nicht? Zweitens: du musst dich hier nicht verstellen, keine Angst 😉 Deinen letzten Absatz darfst du aber gerne noch einmal erklären.

  45. @Daniel
    Nein Stempelnummer und DicID sind und müssen nicht synchron sein. Ich habe einen Ordner auf dessen Label steht nun „ecoDMS 000001-000495. Wenn ich nun im ecoDMS das PDF mit der 000397 gefunden habe und brauche das Original, weiß ich wo ich suchen muss und wo es nach Gebrauch wieder hingehört.

    @Ari
    Ich habe mich diesmal geoutet und hinter meinen Namen verbirgt sich jetzt einmal mein LinkedIn-Profil. Daraus wird auch ersichtlich, dass ich gleich quasi als „Experte“ noch einen Comment zu Cashyy heutigen Blog-Beitrag „http://stadt-bremerhaven.de/smart-meter-bringen-nicht-den-erhofften-spareffekt/“ abgeben muss 🙂

  46. Super Thema, super Artikel, danke dafür. Ohne jetzt alle Kommentare gelesen zu haben und deshalb auf die Gefahr hin, dass ich hier Wiederholungen schreibe… noch ne Lösung für den
    MEHRSPRACHIGEN BEREICH:
    Hardware:
    – Einzugsscanner mit „one touch“ netzordner-scan-funktion für pdf (z.B. HP 8600 pro)
    – Synology DS irgendwas
    – PC (mit SSD!!!)
    Software:
    – Synology: DS Cloud (Zugriff von überall mit allen Geräten und auch ohne Netz auf Dokumente)
    – PC: guter Pdf-filter (Vorschau), Abbyy-Hotfolder, zwei Verzeichnisse (Scan-Eingangsordner und Scan-OCR), Indexierungsdienst vom Betriebssystem…

    Erläuterung: Es gibt ein Verzeichnis für „Eingangsscans“ und ein Verzeichnis für „erkannte Scans“ (OCR). Die Ordner liegen auf der SSD des PCs und sind gleichzeitig über DS Cloud synchronisiert (also auf allen Geräten, NAS, iPad, iPhone, Android, andere PCs, Notebook, was auch immer, alles synchron). Als OCR Software kann ich Adobe oder die entsprechende Scannerfunktion nicht gebrauchen, teils wegen mangelnder Automatisierung, teils wegen mangelnder Fähigkeit, mit mehreren Sprachen umzugehen. Meine Scans sind in deutscher, englischer und griechischer Sprache. Hier kommt ABBYY Hotfolder ins Spiel: Hotfolder scannt bei mir das Eingangsverzeichnis jede Minute auf neue Dokumente, erkennt, welche Sprache die haben und wandelt in tadellos durchsuchbare PDFs um (ocr). Auch englische und griechische Sprache, das kann so kein Scanner und auch Acrobat bekommt das nicht hin. Die erkannten Dokumente speichert Abbyy Hotfolder automatisch in das zweite Verzeichnis („erkannte Scans“). Der (hierfür aktivierte!) Indexierungsdienst von Win7 macht den Rest. Auf einer SSD geht die Suche und die Vorschauanzeige mit PDF-Filter ratz-fatz. Eine bessere Lösung habe ich noch nicht gefunden, wenn es mehrsprachig und automatisiert sein soll. Und mit – mehr oder weniger – Boardmitteln (mal abgesehen von Hotfolder und dem Synology NAS). Nachteil natürlich: Die Dokumente haben keine Nummer (und Metainformationen) und sind nur über die Win7 Suche zu finden… für mich funktioniert es aber sehr gut.

  47. @Christoph: Ich wiederhole noch mal meine Bitte. Kannst Du wenigstens in einem kurzen Kommentar schreiben, welche DMS bei Dir gegen ecoDMS antreten mußten (evtl. mit Ausschiedskriterium?)?
    Wäre sehr hilfreich, auf der weiteren Suche!

    Oder habe ich evtl. die Möglichkeit eines (automatischen) BackUps nach außerhalb von ecoDMS übersehen?

  48. @Daniel
    Ich hatte deine Frage auch nicht als Kritik verstanden. Mein Ziel war es das Original möglichst schnell abzuheften zu können. Das Einpflegen in ecoDMS findet bei mir in der Regel zeitversetzt statt. Beim Abheften kenne ich also die DocID noch gar nicht. Und einen Paginierstempel habe ich genommen um auszuschließen, dass eine Nummer zweimal vergeben wird.

    @Guntram
    Sorry……hole ich jetzt nach:

    Ich wollte eine Lösung, die mir einen intuitiven WorkFlow ermöglicht und im Falle eines PC-Crashs schnell wieder hergestellt werden kann. Soll heißen: sowohl Installation & Backup als auch ReInstallation & Recover sollten einfach & intuitiv sein.

    Zwei Cloud-Systeme habe ich ausgetest:
    – OfficeDrop.com & doo.net: OfficeDrop hatte gute OCR-Ergebnisse und Volltextsuche. Als Freeuser standen einem nur 2GB zur Verfügung und die waren schnell verbraucht. OfficeDrop ist mittlerweile auch vom Markt verschwunden. Doo.net hat leider bei der Volltextsuche verloren. Ich konnte zwar alle Rechnungen von Amazon finden, aber eine bestimmte zu finden (z.B. die meines Notebooks) ist mir nicht gelungen.

    – Afresco: ich nutze Alfresco dienstlich, aber der dahintersteckende WorkFlow ist gewöhnungsbedürftig. Es ist eben nicht nur ein DMS, sondern in meinen Augen eher ein CMS. Die Installation auf einen Windows-System war nicht intuitiv und ans Backup habe ich mich erst recht nicht gewagt. Da bleibt einem wohl nur das Backup des gesamten Systems übrig.

    – LetoDMs bzw. SeedDMS auf der Synology: habe ich ans Laufen bekommen, aber die Vorgehensweise hat sich mir nicht erschlossen

    – amagno: nur auf den ersten Blick kostenfrei oder für Privatpersonen finnazierbar

    Auf meiner Liste stand noch LogicalDoc & bitFarm. Aber warum weiter suchen, wenn man sein DMS gefunden hat 🙂

  49. @Daniel
    Ich hatte Deinen Kommentar nicht als Kritik verstanden. Mein Ziel ist es Original möglichst sofort abzuheften. Das Einpflegen in die DMS findet erst später statt und somit ist mir die DocID beim Abheften noch nicht bekannt => Nummer per Stempel. Und einen Stempel verwende ich damit auf einfache Weise sichergestellt ist, dass keine Nummer zweimal vergeben wird.

    @Guntram
    – ich habe zwei Cloudsystem getestet: OfficeDrops.com und doo.net. OfficeDrop konnte bei der Volltextsuche überzeiugen, hätte aber ein Abo vorausgesetzt. Doo.net hat mich bei der Volltextsuche nicht üb erzeugt. Ich konnte zwar alle Rechnungen von Amazon finden, aber nicht die passende zu meinem Notebook, obwohl mir das Original vorlag und ich genügend passen Suchbegriffe hatt.

    – Leto- bzw. SeedDMS auf einem Synology-NAS: Installation war holprig, aber habe ich hinbekommen. Der dahintersteckende WorkFlow hat sich mir aber nicht erschlossen. Aber es war schon reizvoll ein DMS auf einem Synology-NAS zu haben.

    – amagno: nur auf den ersten Blick kostenfrei

    – Alfresco: nutze ich dienstlch und ist in der Lage alle Art von Dateien bereitzuhalten. Ist wohl eher ein EMS als ein reines DMS. An ein Backup per Script habe ich mich nicht heran getraut und habe von unserer IT die Empfehlung bekommen, das gesamte System zu sichern. Volltextsuche war gut, aber dir Dokumente müssen vor dem Einpflegen schon durchsuchbar sein

    Auf meiner Liste stehen noch Logicaldoc und bitFarm. Aber warum weitersuchen, wenn man sein System gefunden hat 🙂

  50. @all…sorry dachte mein Comment von 20:22h wäre verloren gegangen

  51. @Christoph: Danke!

    Eine letzte Frage noch: War meine Annahme bzgl. „externem“ BackUp richtig? Also daß man die Dateien nicht in einem Rutsch oder gar automatisch exportiert bekommt (inkl. Metadaten)?

  52. @Guntram
    Du kannst mittels quasi einer „One-Klick-Methode“ eine Backup erstellen und wieder einspielen. Es handelt sich dabei immer um ein Full-Backup und beim Recover wird die existierende Datenbank zuvor gelöscht. Ich konnte ein Backup auch erfolgreich auf einem anderen Rechner wieder einspielen. Das Backup kann auch scriptgesteuert automatisiert werden (siehe ecoDMS-Forum)

    Es ist auch möglich alle Dokumente nach wenigen Klicks in einem Ordner zu exportieren. Diese liegen dann als durchsuchbare PDFs vor und nicht im Import-Format(TIFF ode nicht durchsuchbare PDF).

    Den Gedanke alle importierten Dokumente in einem Ordner im Filesystem (eventuell sogar analog der virtuellen Ordnerstruktur im DMS) synchron zu halten, halte ich für sehr interessant. Werde mal eine enstprechende Anfrage posten beie coDMS

  53. Auch ich habe ecoDMS installiert. Zurzeit bin ich noch in der Testphase, werde aber danach wahrscheinlich die 49 EUR investieren.
    Das System läuft unter Win7 auf einem Einzelplatz-PC, mit einem normalen Mulitfunktions-Drucker/Scanner
    Ich habe (fast) alle hier genannten DMS-Programme angetestet und war mit keinem richtig zufrieden.
    Was für mich als Privatanwender wichtig ist:
    Frei anpassbare Ordnerstruktur, flexible Klassifizierungsattribute (Text, Checkboxen, Auswahl, Datum), Export (zur formatneutralen Datensicherung), Import (von vielen Dateiformaten), durchsuchbare Texte (PDF / OCR).
    Was mich stört (aber dafür kann ecoDMS nichts ;-)): Ich habe keinen Dokumentenscanner mit automatischem Blatteinzug. Das ist beim Nacherfassen von 2 Kisten Papier sehr lästig. Deswegen will ich mir eine Lösung zum Abfotografieren basteln, um die Zeit beim scannen zu sparen.
    Meine Papierablage erfolgt grundsätzlich nach Belegdatum, aber (noch) in verschiedenen (Haupt-) Ordnern.

  54. @Matthias
    <Ich habe keinen Dokumentenscanner mit automatischem Blatteinzug. Das ist beim <Nacherfassen von 2 Kisten Papier sehr lästig.

    Das Problem hatte ich vor zwei Jahren auch. Ich konnte im Betrieb glücklicherweise einen HP-Multifunktionsdrucker nutzen, der auch direkt nach PDF scannen konnte. Hier in Aachen bieten auch viele Copy-Shops das Scannen nach PDF an. Ist eventuell eine Alternative.

  55. Ich habe noch eine Frage, sorry 🙂
    Ich hab bei der Installation das Datenbankverzeichnis in meinen Eigenen Dateien (oder wie es ja unter Windows 8 heißt Dokumente) Ordner gelegt, damit die Datenbank auch gleich beim täglichen Backup mitgesichert wird.

    Wenn ich meinen Rechner jetzt neu aufsetze, genügt es dann, ecoDMS zu installieren und als DB-Ordner den bereits bestehenden Ordner (liegt auf anderer Partition, bleibt beim Neu aufsetzen also erhalten) auszuwählen und er erkennt automatisch das Archiv, sprich alles ist so wie vorher (inkl. Profile?) oder muss ich vorm Neu aufsetzen tatsächlich alles exportieren/sichern und dann wieder importieren?

    Ansonsten. Klasse Software und das kostenlos. Danke, danke, danke. Ich hasse Dokumenten ablegen, aber so ist es jetzt echt einfach.

  56. Danke für den interessanten Beitrag!

    Mich erstaunen die Spinner in den Kommentaren immer wieder, die den gratis Mehrwert für ihre eigenen Workflows gar nicht zu schätzen wissen und sich nur auf das Negative konzentrieren. Unglaublich! Selbst, wenn der Beitrag hier getarnte Werbung wäre, was hat das denn als Kommentator zu jucken? Zahlt ihr GEZ für diesen Blog??

    Christoph,
    ich selbst scanne mit Doxie, benutze vorher ebenfalls nen Paginierstempel und dann landet alles mit OCR in Evernote. Worin bestehen denn die Vorteile bei EcoDMS gegenüber Evernote?
    Mir persönlich ist es bei der Dokumentenverwaltung wichtig, dass ich auch mobil auf alles zugreifen kann per App und dass ich neben Hashtags Erinnerungsalarme vergeben kann zu den Dokumenten…sprich Kündigungsfristen. Das poppt dann auf dem Iphone auch als Pushnachricht auf. Kann ich das mit EcoDMS auch machen?

    Danke schonmal!

  57. @jonas
    Ich persönlich nutze Evernote nur in der Free-Version und da hab‘ ich kein OCR. Ich sehe Evernote als „Notizblock“ für jegliche Art an Dokumenten. Auf diese Notizen möchte und muss ich immer Zugriff haben. Das ist bei meinen archivierten Dokuenete nicht der FAll.

    In der Vollversion von ecoDMS (€49/ concurrent User) ist auch der Zugriff per App & Web integriert. Beim App-Zugriff muss für die Preview das entsprechende Dokument natürlich erst geladen werden.

    Unabhängig von der ecoDMS-Version gibt es die Funktion der „Wiedervorlage“, die einem ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder vorlegt. Habe ich aber noch nicht wirklich getestet.

    Ich habe Evernote als DMS nicht in Betracht gezogen, da ich keine monatlichen Gebühren zahlen will. Kann also über die Volltestsuche über PDFs nicht viel sagen. Eine gute Volltextsuche war aber die Voraussetzung: es reicht mir z.b. nicht nur „alle Rechnungen“ zu finden, sondern ich will die richtige Rechnung finden. Und in ecoDMS suche ich nach „Rechnung, MicroSD“ und bekomme nur einen Treffer und das ist der richtige. Dabei ist es egal, ob es eine richtige Rechnung war oder ein einfacher Kassenbon. Hängt natürlich auch von der Scan-Qualität ab.

    Die Dokumente, die ich in ecoDMS pflege, sind keine Dokumente, die ich sofort finden muss. Das kann auch warten bis ich wieder zuhause bin.

    Und nicht zuletzt: Ich wollte aus Datenschutzgründen eine Lösung, die in meinem LAN gehostet ist. Es ist mir egal, dass alle wissen was ich wann & wo gekauft habe. Aber keiner braucht zu wissen wieviel Steuern ich wann an wen zahlen musste und wieviele falsche Zähne ich im Mund habe, hat auch keinen zu interessieren 🙂

  58. @Daniel
    Das kann ich Dir nicht beantworten, ob Dein Vorschlag erfolgversprechend ist. Ich mache momentan nach jeder Einpflege-Session ein „Full-Backup“ über deren „One-Klick-Tool“.

    Ich lese momentan aber noch in deren Forum (Daniel ) um eine Automatisierung des Backup zu realisieren. Es gibt dort mehrere Scripte, die ich mir anschauen möchte.

  59. Die Kommentare hier sind genau so informativ wie der Beitrag selbst. Verschiedene Produkte mit Meinungen in einer Seite – Perfekt! So schnell kann man weder Recherchieren geschweige denn testen.

    Danke für den Beitrag und danke für die (meist) guten Kommentare.
    Und ob hier dann hin und wieder Werbung wäre, ist mir dann auch egal, da man auch in solchen Beiträgen viel „lernen“ kann. Ich sehe diesen Beitrag in keiner Weise Werbung.

    Meine Tips:
    PDF XChange Viewer kann in der Free Version auch OCR – zwar nicht automatisch, aber das funktioiniert prima – die PDF’s sind dann mit einer weiteren Layer und Text versehen.
    In allen erdenklichen Sprachen (auch in Bezug auf OCR. . !) verfügbar:
    http://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer

    Scanner: Sucht mal einen gebrauchten Fujitsu und dazu einen Axis Scanserver. Scannen mit allen erdennklichen Profilen in alle erdenklichen Ziele. Mail,. FTP, SMB
    axis 70u – Version 3 sollte es sein. . gibts ab 30.- EUR

    Fujitsu fi4110c – Duplex Scan in Farbe in einem durchgang. Oder eben neueres Modell, auch mit Flachbett (dann mit 2 Scanneinheiten – Einzug UND Flachbett) dann modell 4120c z.B. hier für 99.- EUR
    http://www.ebay.de/itm/Scanner-FUJITSU-FI-4220C-/261351099775?pt=DE_Elektronik_Computer_Scanner&hash=item3cd9bd4d7f

    P.S. Nein, das sind NICHT meine Autkionen. . Soll nur den Preis deutlich zeigen. . 😉

    Noch eine Software die man sich anschauen kann:
    http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/details.htm

    P.P.S. Nein, ich bin nicht von OfficenPDF. . !!

    Cheers
    Axel

  60. Ich habe auch einige Programme getestet und bin dann bei doo hängen geblieben.
    Das einzige was mir bei doo fehlt ist die Möglichkeit die Sachen zu verschlüsseln bzw. mit einem Kennwort zu versehen.

  61. Als du damals auf ecoDMS umgestiegen bis: Was hast du mit den Dokumenten gemacht, die vor dem „Stichtag“ schon in Ordnern schlummerten?

  62. Da ich mich für ecoDMS interessiere verfolge ich gerade diese interessante Diskussion … zur Ergänzung: Die mehrfach angesprochene Lösung mittels doo könnte sich als Sackgasse erweisen. Auf der Herstellerpage https://doo.net/story.html wurde angekündigt, dass die Server abgeschaltet werden.
    Das zeigt dann leider auch die Problematik bei proprietären Systemen.

  63. Wir nutzen in der Firma für etwa 50 Briefe am Tag bis jetzt auch kein DMS, ausschließlich eine vernünftige Sortierung im Netz auf dem Fileserver als PDF und machen eigentlich alles über unseren HP (HP-LJP M375NW) , kann das natürlich auch im Netz. Haben vor ein paar Jahren unser AdressPlus genutzt um Dokumente zu organisieren, nach etwa einem Jahr stimmte das Büro ab… Zu kompliziert, bzw es dauert zu lange, sowohl das taggen, usw als auch das Suchen. Trotzdem danke, für diese immer wieder interessanten Beiträge. Diese ganzen meckerköpfe sollten einfach mal den den Mund halten und sich das lesen verkneifen wenn es hier nichts gutes zu lesen gibt 😉

  64. Ich träume auch vom papierlosen Office, habe auch noch keine perfekte Lösung gefunden. Das größte Problem ist meist die Aussrichtung auf Firmennutzer und die damit meist vorhandene Bindung an ein bestimmtes System. Was fehlt ist ein offener DMS-Standard, zumindest für die Speicherung der Dokumente.

    Zweit Tipps habe ich aber 😉

    In der aktuellen C’t 06/2014 ist DMS wiedermal ein Thema.

    Dann habe ich noch in der Recherche folgendes Projekt gefunden:
    http://tagstore.ist.tugraz.at/

    Dies ist kein richtiges DMS-Tool, kann aber vielleicht dazu genutzt werden. Es ist Betriebssystemunabhängig und unter GPL lizensiert. Es erweitert quasi die „Manuelles Dateisystem“-Methode. Ich bin leider noch nicht dazu gekommen, es mal zu Testen. Falls das jemand schafft, würde ich mich über eine Rückmeldung freuen…

  65. Torsten Gottschalk says:

    Hallo,

    ich bin durch Zufall auf diesen Artikel gestoßen und verwende ecoDMS jetzt seit September 2013.
    Zum einen setzen wir es privat und auch geschäftlich ein und die Auswahl fiel auf dieses System weil es relativ günstig ist (günstig solange man kleine Anwenderzahlen hat, bei größeren Umgebungen sind auch die „großen“ Anbieter nicht viel teurer.
    Positiv ist dass es mit jeden billigen Multifunktionsgerät (Scanner) verwendet werden kann der Scan to Folder unterstützt. Ich habe erfolgreiche Tests selbst mit einem Billigmodell von Brother für 114 EUR brutto durchgeführt.
    Benutzt man das System nur lokal oder scannt nur von einem bestimmten Rechner dann langt auch ein lokal per USB angeschlossener Scanner.
    Der begriff Server/Client Lösung verwirrt etwas, ist beides auf dem selben Rechner installiert ist eine einfache lokale Lösung….
    Will man in den Genuss der Vollversion kommen kauft man halt für 49 EUR ein oder zwei Userlizenzen, auch das finde ich nicht zufiel…
    Allerdings ist zu beachten dass diese Lizenzen bei jeder neuen „VOLL“ Version neu zu kaufen sind, zu beachten nicht bei Updates nur bei Vollversionen.

    Sehr Positiv fand ich auch das damals noch vorhandene Forum welches vom Hersteller betrieben wurde, dieses wurde allerdings diesen Monat eingestellt, da zuviele Supportanfragen kamen die der Hersteller umsonst bearbeiten musste, was er „bei diesem Preis nicht anbieten kann“.
    Alternativ bleibt dem Anwender jetzt nur der Weg ein Supportpaket zu kaufen welches Geld kostet: z.B 2x 15min für 49 EUR.
    Ich denke damit ist das System für den Privatanwender uninteressant da hier schnell mal kosten auflaufen können, außerdem war das Entwicklerteam durch das Forum auch immer „nah“ am Kunden, was jetzt komplett fehlt, d.h ich weiß nicht was die Zukunft bringen wird….
    Bisher richteten sich die Neuerungen immer nach den Kundenwünschen….. Das fällt jetzt wohl komplett weg, da es nicht mal eine freie Support email Adresse gibt.

    Was die Stabilität betrifft, das System baut auf einer Postgres Datenbank auf welche ich auch in anderen Systemen ohne Probleme einsetze, wie Stabil diese ist wird die Zukunft zeigen, besonders da diese sehr schnell wächst….
    Das System bevorzugt TIF Scans, nur mit diesen ist eine uneingeschränkte automatische Klassifizierung möglich und auch ein bearbeiten der Dokumente, wie z.B löschen einer Seite oder zusammenfügen von zwei Dokumenten.
    Was ich jetzt etwas unsinnig finde da die TIFs sehr groß sind im Vergleich zu PDF (besonders weil wir einen professionellen Dokumentenscanner besitzen der durchsuchbare PDFs erstellen kann), diese TIFs werden per OCR Erkennung später wieder in durchsuchbare PDFs gewandelt….
    Das ursprüngliche Tif bleibt aber dennoch erhalten.
    Dies soll sich aber in der nächsten Vollversion ändern…….

    Thema Datensicherung, mit dieser steht und fällt das ganze System, es kann immer ein Rechner kaputt gehen oder etwas an der Software was das zurück spielen eines Backups erforderlich macht.
    Von Haus aus gelöst ist dies über ein OneClick Backup und Restore, welches manuell ausgeführt werden muss, alternativ habe ich mit Hilfe des Forums ein Script gebaut welches jede Nacht automatisch einen dump der Datenbank zieht, dieser benötigt mittlerweile aber schon ganz schön lange, momentan ist die DB auf ca. 7 GB gewachsen bei rund 1900 erfassten Dokumenten, das ziehen des Dumps dauert momentan ca. 2 h…. Wie soll das werden wenn die Datenbank mal 50 GB hat?
    Ansonsten ist ein wiederherstellen relativ einfach egal ob Onclick Backup oder automatischer Dump, einfach den Rechner neu installieren und per OneClick Restore das Backup wieder zurück spielen…..

    Probleme hatten wir bis jetzt noch keine alles lief reibungslos, allerdings läuft die Umgebung auch noch keine sechs Monate…..

    Fazit: Das System ist nicht schlecht und würde der Hersteller das Forum wieder aufleben lassen dann würde ich es uneingeschränkt empfehlen…..
    Zumindest sollte der Hersteller für zahlende Kunden einen freien Supportkontakt anbieten der eine Vordiagnose stellt und dann entweder den Supportfall kostenlos bearbeitet wenn es sich um ein Hersteller Problem handelt oder falls ein Kundenproblem an eine kostenpflichtige Hotline verweist, momentan sieht es so aus dass der Kunde komplett für alles bezahlt egal ob es sein Fehler war oder ein Hersteller Fehler ist.

    Gruß
    Torsten

  66. An Torsten:
    Ja, solche Beiträge, Berichte sind es, die bestimmte Bereiche, dem Menschen nah, von Carsten immer wieder lesenswert machen !
    Dankeschön !

  67. Ja ich (Privatanwender) wollte gestern eine ECODMS Lizenz kaufen, nachdem ich im Testbetrieb letzte Woche eine Frage im Forum gestellt hatte. Die musste ich stellen, weil das Handbuch hier nicht eindeutig war. Es hat sich durch die freundliche und schnelle Antwort auch herausgestellt dass das tatsächlich an der Formulierung im Handbuch lag. Die Frage wurde super beantwortet und ich finde, ECODMS macht einen sehr guten Eindruck und ist für den Funktionsumfang auch echt sehr günstig.

    Gestern wollte ich mich dafür bedanken und dann eben kaufen – aber das Forum war plötzlich weg. Sehr ernüchternd und sehr unangenehm.

    Dass ich nun auch dann zahlen soll, wenn das Handbuch Schwächen hat (ist ja gar nicht schlimm, insgesamt ist das Handbuch ja gut, aber so Kleinigkeiten kommen eben mal vor) und ich deswegen nachfragen muss, finde ich nicht in Ordnung.
    Auch Verbesserungshinweise darf man jetzt anscheinend keine mehr geben.

    Gerade das Beispiel mit der nicht-automatischen Sicherung finde ich sehr, sehr wichtig – darf ich aber jetzt wohl nicht mehr mitteilen. Und ich kann nun auch nicht mehr herausfinden wie man es sich selber strickt.
    Und wie man dafür sorgt, dass die Datenbank nicht unendlich groß wird, weiß ich jetzt auch nicht – und darf auch nicht mehr danach fragen.

    Ich kann schon verstehen dass die das einschränken und über den Support Geld verdienen müssen, aber wenn sich nachher herausstellt, dass eigentlich der Hersteller schuld an einem Problem ist, dann wird es extrem schwer, das Geld zurückzubekommen, vermute ich. Und das ist ja keine Kleinigkeit – das kleinste Servicepaket kostet fast so viel wie eine Lizenz.
    Und die 0900-Telefonnummer hilft mir gar nichts, die habe ich bei meinen Providern sperren müssen weil immer wieder Router gehackt werden.

    Also ich war erst voll begeistert, und jetzt schrecke ich ein bisschen vor dem Kauf zurück weil ich den Eindruck habe, dass der Hersteller ab sofort sehr kundenunfreundlich sein möchte.

  68. Torsten Gottschalk says:

    Das ist das was ich meine, als Beispiel:
    Wir setzen hier noch ein professionelles Softwareverteilungssystem eines großen Herstellers ein, dort haben wir auch einen festen kostenpflichtigen Wartungsvertrag. Dennoch unterhält der Hersteller ein Forum indem sich erfahrene Anwender austauschen und ich so viele Probleme bzw. Aufgaben auf die schnelle lösen konnte ohne den Hersteller Support zu nutzen.
    Zumindest hätte ecoDMS das Forum online lassen sollen sodass das bisher erarbeite wissen nicht verloren gegangen wäre oder seine Entwickler komplett aus dem Forum raus halten.
    Hab ich jetzt ein Problem bleibt nur der Weg über den Kostenpflichtigen Support oder die Hoffnung dass sich anderweitig ein Forum bildet indem sich Anwender austauschen können.
    Den (privat) Anwender von der ersten Minute im Regen stehen zu lassen ist nicht sehr Kundenfreundlich.
    Und das was Du Thomas beschreibst ist genau das was ich kommen sah, der Anwender wird sich genau überlegen das System einzusetzen oder es gar zu kaufen. Ich arbeite den ganzen Tag in der IT, andere private Anwender die nur mit der Software arbeiten wollen werden vielleicht ihre Startschwierigkeiten haben die bisher im Forum schnell kostenlos behoben wurden, jetzt wird der eine oder andere das System installieren, scheitert an einem Punkt und kommt nicht weiter und wird es einfach wieder löschen….
    Sehr schade….

    @Thomas
    Wenn Du Hilfe wegen eines Sicherungsscriptes brauchst kannst Du mich gerne ansprechen.

  69. @Torsten
    Ihr setzt aber nicht zufällt Empirum von Matrix42 ein, oder? 🙂

    Ich habe mir inzwischen auch schon ecoDMS installiert. Werde aber noch ein wenig testen und hier die ganze Geschichte aufmerksam verfolgen, was da noch kommt vom Hersteller in Sachen Support.

  70. Danke Thomas und Torsten für die ausführlichen Einsatzberichte! Das stärkt das Mißtrauen gegen Closed-Source-Systeme!
    Ich probiere inzwischen agorum-core und bin doch recht angetan! Der Support im deutschen Forum reagiert auch recht ordentlich!

  71. Ich spiele derzeit auch mit ecoDMS ein wenig rum. Zurzeit nutze ich die 30Tage Testversion auf einem Kubuntu 12.04. Läuft soweit. Diesr fungiert ausschliesslich als Server. Die Dokumentenverwaltung mache ich dann auf einem Win 7 Rechner. Da Scannerverzeichis ist per FTP zu erreichen. Mein Scanner scannt TIFF-Dateien in dieses Verzeichnis. Alles soweit wunderbar. Allerdings bekomme ich es nicht hin, das die Vorlagen automatisch per QR-Code vorqualifiziert werden. Die automatische Vorqualifizierung ist eingeschaltet und der QR-Code auch gespeichert. Manuell kann man den QR-Code im image Correction Editor auch von dem gescannten Dokument auslesen – daran liegt es also nicht. Es scheint nur der Automatismus nicht zu gehen. Liegt das vielleich dara, dass es sich um die Testversion handelt? Laut Hersteller hat die Testversion jedoch diese Funktion. Leider kann man den Hersteller nicht einfach kontaktieren.

  72. Lieber Torsten,

    ich wäre tatsächlich an deiner Hilfe bezüglich des automatischen Backup-Skriptes interessiert.
    Ich danke schonmal vielmals im Voraus!

  73. Christoph says:

    @Thomas & all,

    es freut mich, dass mein Gastbeitrag bei Cashy noch lebt 🙂

    Ich nutze weiterhin ecoDMS. Habe den Server aber mittlerweile auf einem Mini-PC in meinem LAN laufen. Da mir auch das BackUp am Herzen liegt, habe ich OHNE Script ein automatischen BackUp über den TaskPlaner implementiert.

    Zum Lieferprogramm grhört das Tool „C:\Program Files (x86)\applord gmbh\ecoDMS Server\ecoDMSBackupConsole.exe“ mit dem auf DOS-Ebene ohne User-Interaktion ein Backup der Datenbank gemacht werden kann. Man muss nur noch den Zielordner für das Backup angeben und feddig: „C:\Program Files (x86)\applord gmbh\ecoDMS Server\ecoDMSBackupConsole.exe“ D:\BackUp\ecoDMS_BackUp\

    Es wird dann immer eine komplette Backup-Datei mit Zeitstempel erstellt, die in meinem Fall nach Verschlüsselung in die Cloud geblasen wird.

  74. @Christoph

    wie und womit verschlüsselst du?
    Geht das ganze dann auch automatisch? (verschlüsseln und upload in die Cloud)

    Gruß

  75. Torsten Gottschalk says:

    @Thomas & all
    Ich werde das komkplette Script mal auf forum.goits.eu einstellen, ich habe dort ein unterforum mit dem Thema DMS und ecoDMS erstellt, es ist jeder herzlich eingeladen dort seine Erfahrungen oder Probleme zu diskutieren.
    Auch Themen zu anderen DMS Systemen sind gerne gesehen…..

    Gruß

  76. Danke Christoph!

    Übrigens wollte ich anmerken, dass ich am 03.03.14 eine Anfrage an das Sales-Team gestellt habe. Eine Empfangsbestätigung habe ich auch bekommen, aber bis heute keine Antwort. Ich hänge mal unten meine Frage an.
    Falls ich noch eine Antwort erhalten sollte, informiere ich darüber.

    **********

    Ihre Nachricht:
    Sehr geehrte Damen und Herren,

    ich habe gerade die Testversion im Probebetrieb. Ich (Privatanwender) werde mir wohl eine Lizenz zulegen, ich finde Ihr Programm nämlich sehr gut!

    Vorher wollte ich noch fragen, ob man irgendwo einsehen kann, welche Entwicklungen für die Zukunft geplant sind (für kostenpflichtige Updates).
    Das konnte man bisher in dem Forum nachlesen, aber das haben Sie ja überraschend abgeschaltet.

    Außerdem wollte ich fragen, wie man Ihnen denn Verbesserungsvorschläge zukommen lassen kann. Konnte man früher im Forum, jetzt wohl nicht mehr?

    Generell wollte ich auch etwas zum Support fragen:

    Insgesamt habe ich kein Problem damit, für Support zu bezahlen, aber was ist, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass das Handbuch oder das Programm einen Fehler hatte – muss man in den Fällen auch bezahlen?

    Die Servicehotline finde ich vom Preis her schon ok (also eigentlich nicht aber die Software ist ja dafür schon recht günstig). Das Problem ist, dass ich keine 0900er Nummern anrufen kann, die müsste ich erst vom Provider entsperren lassen. Das dauert allerdings und ist sehr riskant, weil Privat-Router immer wieder gehackt werden und dann genau solche Nummern angerufen werden.
    Gäbe es nicht eine andere Lösung für so etwas? Das Bezahlen für den Service an sich ist ja nicht das Problem, wie schon gesagt.

    Danke und viele Grüße

  77. So, direkt nach dem Verfassen meines letzten Postings hier habe ich die Applord nochmal an meine Frage erinnert, und habe praktisch sofort (ich glaube, das war nichtmal eine Stunde) eine Antwort bekommen. Grundsätzlich steht darin nichts neues. Sie sagten allerdings, dass man (echte!) Programmfehler auch weiterhin kostenlos melden kann und wenn der Fehler wirklich beim Programm lag wird er behoben und das kostet nichts. Es gibt dafür ein Formular auf ihrer Homepage.

  78. Christoph says:

    @MirsadMiki

    Hallo MirsadMiki, dachte dass ich Dir eigentlich schon geantwortet hätte. Wenn ich verschlüssele, muss es ein max. 1GB großes, verschlüsseltes & selbstentpackendes Archiv sein incl Verschlüsselung der Dateinamen im Archiv.
    Ich möchte die Archive immer ohne separates Tool derypten können. Auch möchte ich nach einem Systemabsturz nicht zig GB aus der Cloud laden müssen, wenn ich nur einige Dateien benötige.

    Tool meiner Wahl ist 7zip. Ich habe dazu eine Batch-Datei erstellt, die einmal täglich über die Windows-Aufgabenplannung aufgerufen wird und bei neuen Daten die Archive in einem Ordner aktualisert, der direkt in die Cloud gesynced wird.

  79. Hallo!

    Ich habe heute ein neues Forum für ecodms aufgesetzt und würde mich sehr über Unterstützung freuen. Ich brauche noch Moderatoren und natürlich Beiträge 😉

    Das Forum findet ihr hier: ecohilfe.de

    In absehbarer Zeit möchte ich auch noch ein WIKI aufsetzen.

    Ich freue mich auf Feedback und auf eine gute Zusammenarbeit,

    Lieben Gruß
    hephelp

  80. Kann man bei EcoDMS eigentlich auch ganze Ordnerstrukturen im Ganzen importieren? habe viele tausend Dokumente und die möchte ich ungern einzeln ins ecodms laden.
    und kann ich den server zu hause installieren und übers Internet draufzugreifen wenn ich nicht zu hause bin?
    danke Im Voraus!

  81. Ich suche ein DMS aber wichtig:
    Offenes Dateiformat und in normalen Windowsordnern.

    Eco DMS schaut ja gut aus aber ist es wirklich offen? Und wenn ich es nicht mehr nutzen möchte oder wechseln will, kann ich die Daten ohne weiteres wo anders einpflegen?
    Ist die ecoDMS Datenbank nur für die Verschlagwortung und die lernfähige Fomularerkennung gedacht oder für alles also auch die Dokumente?

    Ich möchte scannen, erst halbautomatisch ablegen und später vollautomatisch. Aber mit offener Dateistruktur mit „richtigen pdf Dateien“

    Geht es mit eco DMS oder kann mir wer einenRat geben?

    Danke

  82. Das klingt zwar nach einer interessanten Lösung für Firmen, aber Privatpersonen werden kaum 50€ für so etwas zahlen wollen. Da gibt es sicher kostenlose Programme die zwar vielleicht mit weniger Funktionen auskommen, aber die Archivierung ebenso beherrschen.

  83. Ich war kurz davor, die 49 EUR zu zahlen, aber dann wurde das offizielle Forum eingestellt, deshalb arbeite ich seitdem mit der kostenlosen Version. Inzwischen habe ich aber angefangen ein eigenes Programm zu schreiben, weil ecoDMS für mich als Privatperson zu viele Funktionen hat, deshalb in Teilbereichen für mich zu umständlich ist und einige wenige für mich wichtige Funktionen fehlen.

  84. Vielen Dank für den interessanten Artikel! Ich bin auf der Suche nach einem ähnlichen System, würde den Server-Teil aber gern direkt auf einem NAS (in meinem Fall: Synology DS216play) installieren und die dokumente dann mit einem Webinterface und/oder App verwalten. Hast Du spontan eine Idee welche Software da in Frage kommen könnte?

  85. Christopher says:

    Docuware setzen wir in der Firma ein

Du willst nichts verpassen?
Neben der E-Mail-Benachrichtigung habt ihr auch die Möglichkeit, den Feed dieses Beitrags zu abonnieren. Wer natürlich alles lesen möchte, der sollte den Hauptfeed abonnieren. Alternativ könnt ihr euch via E-Mail über alle neuen Beiträge hier im Blog informieren lassen. Einfach eure E-Mail-Adresse hier eingeben, dann bekommt ihr 1x täglich morgens eine Zusammenstellung. Mit dem Absenden willigst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.
Wir benutzen Cookies um die Nutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessern. Durch Deinen Besuch stimmst Du dem zu.