Lesertipp: Dokumentenverwaltung mit ecoDMS

Ich selber bin bekanntlich kein Freund klassischer Aktenordner oder großartiger Papier-Sammeleien. Was weg kann kommt in den Müll – aufbewahrt wird nur der digitale Abzug. Ob Scannen per Dokumentenscanner oder per Smartphone: eure Sache, Hauptsache ihr könnt mit den Resultaten leben. Ich selber habe nicht so viel Papierkram, weshalb ich auf eine klassische Ordnerverwaltung setze.

Jahreszahlen, Privat, Haus, Krankenkasse und Co. Ich scanne immer in durchsuchbare PDF-Dateien, das hilft mir auf dem Rechner, wenn ich mal Volltext etwas suche. Dokumente immer und überall, in der Cloud? Nö. Liegt alles auf meinem Netzwerkspeicher, ich verzichte auf das Sammeln von Dokumenten in der Cloud. Christoph hat mich angeschrieben und teilt mit uns seinen Workflow, der vielleicht für den einen oder anderen auch interessant ist, die Software ist als Community-Edition kostenlos erhältlich. Eure Workflows oder Fragen an Christoph bitte in die Kommentare. Ich übergebe für die folgenden Zeilen an Christoph.

Inspiriert durch diverse Artikel auf Caschys Blog habe ich für mich entschieden, dass ich diesen Weg auch gehen möchte, da das Sortieren der Dokumente in diversen Aktenordnern mir zu zeitaufwendig & zu mühselig war und das einfache chronologische Abheften auch keine Lösung ist. Wer weiß schon nach Jahren wann er was bekommen hat?  Schon vor zwei Jahren standen daher schon zwei Anschaffungen an: ein autarker Scanner, der ohne angeschlossen PC scannen kann, und ein Paginierstempel zur Nummerierung der Dokumente.

Die PDFs speicherte ich bis dato im Filesystem in einer Ordnerstruktur. Das Finden eines bestimmten PDFs war jetzt schon bedingt möglich über Suchfunktionen. Doch war es mein Wunsch, zur Verwaltung ein intuitives Dokumentenmanagementsystem DMS zu nutzen, welches OCR und Volltextsuche bietet.

Nach vielen Tests habe ich mich letztendlich für ecoDMS entschieden, welches in einer kostenlosen Community-Edition und einer kommerziellen Version vertrieben wird. Es handelt sich um ein Client-Server-System, welches auf Windows, Linux und MacOS lauffähig ist und welches ich aktuell lokal auf meinem Windows 7-Notebook nutze.

Unter Windows ist die Installation denkbar einfach: zur lokalen Installation wird eine All-In-One-Installer angeboten, der Client und Server lokal installiert und alle nötigen Konfigurationen automatisch vornimmt. Dies trifft auch auf die Installation von Server und Client auf getrennten PCs zu, sofern man nicht von den Default-Ports 17001/02 abweicht. Zur Installation werden keine besonderen Netzwerk- oder Datenbankkenntnisse benötigt. Als Datenbank-Server fungiert PostgreSQL.

Beide Versionen bieten als Feature einen ScanInput-Folder zum automatischen Import von neuen Dokumenten in das DMS an und diese können später noch klassifiziert/ in ein virtuelles Filesystem einsortiert werden. Durch hinterlegte Schlagwörter im virtuellem Filesystem des DMS oder Vorlagen können die Dokumente auch bedingt automatisch klassifiziert/ sortiert werden, sofern es sich um TIFF- oder durchsuchbare PDFs handelt.

Mein Workflow in Zusammenhang mit der Community-Edition besteht nun aus 4 einfachen Schritten, die teils sofort und teils zeitverzögert abgearbeitet werden:

  • • jedes aufzubewahrende Dokument bekommt mittels dem Paginierstempel eine eindeutige Nummer;
  • • wird entweder über den Scanner oder mittels Android-App gescannt; unabhängig von der Methode landen alle PDFs auf meinem Smartphone und werden von dort in den SanInput-Folder kopiert.
  • • gescannte Dokumente werden entsprechend der Nummerierung abgeheftet;
  • • mehrmals im Monat klassifiziere/ sortiere ich die neuen Dokumente in ecoDMS wo man zu jedem neuen Dokument die nötigen Angaben machen kann

1Unbenannt

Dokumentenart, Bearbeitungsstand, Beschreibung (auch per Copy&Paste (incl. OCR) direkt aus dem Dokument), Speicherort im virtuellen Filesystem u.a. können angegeben werden. Zusätzlich können noch eigene Klassifizierungseigenschaften definiert werden.
Nach der Klassifizierung wird im Hintergrund ein OCR durchgeführt, TIFFs und PDFs in durchsuchbare PDFs umgewandelt und einsortiert. Die OCR-Qualität ist gut und zuverlässig. Da die PDFs importiert werden, können die per Scan erstellten PDFs prinzipiell nach dem Import gelöscht werden. Durch einen Export können diese bei Bedarf jederzeit mit wenigen Mausklicks wieder erstellt, bzw. über einen Doppelklick im PDF-Reader geöffnet werden.

Über die Volltextsuche ist es möglich, Dokumente zu finden und aufgrund der Nummerierung lässt sich dann auch leicht das abgeheftete Original finden. Durch Tests konnte ich bisher jeden überzeugen, dass Originale binnen kürzester Zeit auffindbar sind und man sich das mühsame, inhaltsbezogene Sortieren in Ordner sparen kann. Über div. PlugIns lassen sich auch selbsterstellte Schreiben direkt in der DMS sichern incl. einfacher Versionsverwaltung.

Unbenannt

Mit wenigen Mausklicks ist es möglich, die Datenbank zu sichern bzw. wiederherzustellen. Beides konnte ich erfolgreich testen.

In der kommerziellen Version steht auch der Zugriff über eine App (Android & iOS, je Beta) zur Verfügung. Ich konnte die Android-Version kurz testen und die Volltextsuche über die App ist sehr gut. Gefühlt ist es über die App sogar leichter ein Dokument zu finden, da nur wesentliche Informationen zu den gefundenen Dokumenten angezeigt werden und die Preview rasch und gut arbeitet. Das Hinzufügen von Dokumenten über die App ist ebenfalls möglich, aber etwas umständlich, da es noch einer Nachbearbeitung im Client bedarf. Da gibt es noch Luft nach oben.

Die Community-Edition hat im Vergleich zur kommerziellen Version (€49 je Concurrent-User) den Vorteil, dass kostenfrei 3 User zur gleichen Zeit zugreifen können, aber den Nachtteil der eingeschränkten automatischen Klassifizierung, des fehlenden Zugriffs über eine App und der fehlenden Dokumenten-Preview innerhalb der DMS. Nach der Erstinstallation kann man die Features der kommerziellen Version bis auf App- und Webzugriff für 30 Tage testen.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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87 Kommentare

  1. Für Otto-Normal-Anwender scheint mir diese digitale Archivierung allerdings nicht so sehr geeignet. Ich will jetzt nicht auf die Archivierung an sich eingehen, sondern darauf aufmerksam machen, dass ein Problem entstehen kann, wenn der Rechner den Geist aufgibt und man als armer Mensch (Hartz IV-Betroffene gehören eindeutig dazu) kein Geld für einen neuen Rechner hat.

    Erfahrene und finanziell nicht so schlecht dastehende Anwender kaufen sich in der Regel innerhalb weniger Tage einen neuen Rechner und wissen auch, wie sie die Backups wieder einspielen, so dass sie keinen Datenverlust haben.

    Um Missverständnisse zu vermeiden: Ich kritisiere den Beitrag ganz und gar nicht, sondern spreche einen Punkt an, der (auch allgemein) nicht zu vernachlässigen ist.

  2. Leider akzeptiert der Gesetzgeber solche Dokumente immer noch nicht vollumfänglich. Alle Dokumente mit handschriftlicher Unterschrift gehören weiterhin in den Ordner.

    Schade, mit dem neuen ePerso hätte jede Person in Deutschland ein Zertifikat haben können, womit man sämtliche Dokumente rechtlich-sicher digital Unterschreibt 🙁

  3. Also ich hab alles auf google drive liegen und die volltextsuche reicht.
    Es gibt allerdings dokumente u.a. Gehaltsabrechungen und kontoauszuge die ich klassisch ohne diese zu digitalisieren weghefte.Rechnungen z.B. finde ich per drive ruckzuck und ob google weiß was ich wo gekauft habe ist mir egal.

    Jeder hat ein backup – nsa, nur drankommen dürfte problematisch sein

  4. Stuntdriver says:

    Für den Ottonormal Anwender reicht ein auf Windows Explorerbasis geführtes DMS mit aktiviertem Dateiversionsverlauf, Dateivorschau, ggf. Boxcryptor in v. mit Dropbox. Darüber kann er dann einmal oder regelm. die Adobe Acrobat OCR Erkennung für das gesamte DMS laufen lassen und gut ist.

    Dann kann er mit dem smartphone abrufen, hat eine funktionierende Wieerherstellung und Backup und bei Rechnerwechsel wir ddie Dropbox gesynct.

  5. Ich finde das Thema sehr spannend! EcoDMS kannte ich noch nicht, ich werde es mir genauer anschauen.

    Ich persönlich habe ein Problem mit der gewissen Abhängigkeit mit einem Produkt. Möchte man von EcoDMS auf ein anderes System umziehen (weils was besseres gibt o.ä.), ist es doch bestimmt recht aufwendig und es gehen meist Information wie Klassifizierung verloren, oder?

    Derzeit verwende ich daher folgende „einfache“ Lösung: Archiviert wird im klassischen Filesystem mit Ordnerstruktur. Allerdings vergebe ich Tags im Dateinamen. Etwa so sehen bei mir Dateinamen aus: „2014-01-02 – Postbank – Kontoauszug [#Bank #2014 #Finanzen].pdf“. Auch die Ordnernamen bekommen Tags.

    Das hat den Vorteil, dass diese Informationen mit jedem gängigen Dateimanager/Desktopsuche gefunden werden können. Ich brauche auch keine Software dafür, im Notfall kann ich meine Externe Festplatte mit Backup an jeden x-beliebigen Rechner anschließen und hab sofort den gleichen Zugriff auf meine Daten wie immer.

    Größter Nachteil ist, dass es aufwendiger ist, die Tags zu verwalten. Kein Perfektes System also, aber bisher kenne ich keine bessere Lösung für mich.

  6. Warum einen Stempel? Jedes wichtige Dokument hat ein Datum. Chronologisch abheften in Jahresordner. Wenn man im DMS das gesuchte Dokument findet, weiß man das Datum und kann somit in den Jahresordner nach dem Original suchen.

    Einziger Nachteil an den digitalen Sachen: Wenn man im Koma liegt oder tot ist, müssen die Angehörigen erst mal dein System verstehen um wichtige Infos zu finden.

  7. Ich habe über Weihnachten auch einiges eingescannt, aber leider ohne OCR. Kennt jemand eine nicht so aufwendige, kostengünstige OCR Software für den Mac, mit der ich aus den PDFs, die ich in einer Ordnerstruktur habe, noch nachträglich durchsuchbar machen kann?

    Die Spotlight Suche funktioniert bei durchsuchbaren PDFs einfach super, aber leider sind meine PDFs zum Großteil eben nicht durchsuchbar.

  8. @atreiju
    Dass ich keine Abhängigkeit von dem Produkt habe, war auch ein Grund warum ich mich für ecoDMS entschieden habe: mit wenigen Mausklicks hat man alle Dokumente als durchsuchbare PDFs exportiert und kann sie eventuel in ein neues Tool importieren.

  9. Hi.

    Sieht interessant aus. Ich würde aber etwas auf Browserbasis bevorzugen. Jemand Ideen?

  10. Das beschriebene klingt nicht wirklich einfach, nein es klingt ziemlich kompliziert.
    Was spricht eigentlich gegen Aktenordner: Lochen, Abheften, fertig und vom Finanzamt akzeptiert?
    Kein Workflow, kein Scannen und Klassifizieren, keine Datensicherung, keine Kompatibilitätsprobleme, keine Stempel, kein DMS …
    Die klassische Methode ist meiner Meinung nach der elektronischen deutlich überlegen.

  11. Warum so ein Aufwand? Da gibt es seit geraumer Zeit doo.net für. Alles andere ist für Privatleute mit Kanonen auf Spatzen schießen. Wenn ich schon Client/Server Lösung lese. Wer installiert sich sowas denn für 10-20 Dokumente im Monat? Sofern man die Dokumente nicht auf deren Server legen will kann man es auch rein lokal nutzen (dann logischerweise ohne Sync). Wer mehr Funktionen will kann außerdem amagno nutzen, wofür es allerdings noch keinen Mac Client gibt. Für Privatleute aber eigentlich auch schon mehr als überdimensioniert.

  12. @Alex:
    Warum ich einen Stempel benutze? Ganz einfach: wenn ich einmal ein Original benötige (z.B. für die Steuererklärung), möchte ich einen einfachen Weg haben, das Original später wieder so abheften zu können, dass es nachher noch immer leicht auffindbar ist.

  13. @pr0j3ctx
    In der Vollversion für @49 bietet ecoDMS auch einen Zugriff über Browser und App auf das DMS-System

  14. LinuxMcBook says:

    Wie genau funktioniert das mit dem automatischen Import vom Scanner? Ich hab einen Canon PIXMA MX im Netzwerk, bei dem kann ich zB auch Rechner als Ziel auswählen. Wäre ja genial, wenn man den DMS-Server direkt integrieren könnte.

  15. Ich nutze seit einiger Zeit für meine Dokumente Alfresco DMS. Es hat eine kostenlose Open Source Edition mit vollem Funktionsumfang und ist mitunter Browser basiert, unterstützt aber auch CMIS um Client seitig Programme anzubinden.
    Open Source und browserbasiert waren für mich die Hauptkriterien für den Einsatz. Mittlerweile verwalte ich alle meine Dokumente und Daten damit und habe es auf einem privaten Server installiert damit ich von überall auf meine Dokumente zugreifen kann.
    Vielleicht ist dieses Produkt ja auch für eine interessant.

  16. Klingt interessant, ist aber auch für mich vollkommen unnötiger Aufwand. Die paar wichtigen Dokumente, die ich im Jahr so habe. Da reicht einheften und fertig. Bis jetzt hab ich auch alles wichtige flott wiedergefunden. Alle zwei Jahren dann unwichtiges wegschmeißen und gut.
    Die wichtigen Sachen, die eh schon digital vorliegen (Kontoauszüge, DSL usw.) sind einfach in ner Ordnerstruktur, klappt auch gut.
    Und wenn ein Dokument nur einige wenige wichtige Infos enthält, kommen die in OneNote und dann kann das weggeworfen werden.

    Aber ein großes Einscan-Projekt hab ich dann doch noch: Sämtliche Unihefter/Schulhefter. Aus „braucht man vielleicht nochmal“- und Nostalgiegründen. Und vor allem spart man richtig, richtig viel Platz. 😀

  17. Ich habe ecoDMS vor ein paar Monaten probiert und wieder aufgegeben. Die Serverkomponente lief auf meinem Server und ich versuchte, den Linux-Client zu verwenden. Diesen gibt es aber nur für Ubuntu (Ich nutze Arch) und er baucht dann immer noch einen Connector (der bei jedem Systemstart nervt) etc.

    Als ich dann irgendwann (aus unerfindlichen Gründen) nicht mehr auf den Server zugreifen konnte, waren auch meine gesamten Dokument nicht mehr erreichbar! Der Support hat mir nicht wirklich helfen können.

    Und damit wird der Punkt von atreiju relevant: Das Speichern in einem nicht-offenen Datenbankenformat verhindert ein vernünftiges BackUp! Warum gibt es keine Option, die PDFs ständig synchron in einem Ordner der Wahl auf dem Server gegenzuspeichern?

    Außerdem konnte der closed-source-Client auf verschiedenen Desktops nicht installiert werden (und Webzugriff gibt’s ja erst in der Vollvariante).

    In diesem Sinne: Finger weg von ecoDMS und anderen closed-Source-Produkten, die keinen BackUp außerhalb des eigenen Systems ermöglichen!

    @Christoph: Kannst Du vielleicht Deine Erfahrungen mit anderen Systemen (Alfresco, z.B.) kurz posten? Das wäre super! Ich finde nämlich nirgends einen aktuellen Vergleich von DMS. Danke!

  18. Falls noch jemand ein praktikables Tool für OCR sucht:http://www.abbyy.de/pdftransformerplus/vorschau/
    Ich nutzte dies für den Scanvorgang mit OCR, Texterkennung sehr gut, und sehr praktisch ist das rechte Maus Menü.
    Leider derzeit nur für Windows.

  19. Einfaches OCR am Mac: Ocrkit

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