Papierloses Büro: ich habe es fast geschafft

24. Oktober 2011 Kategorie: Hardware, Internet, Privates, geschrieben von: caschy

Im Januar schrieb ich darüber, wie man ein Büro ohne Papier realisieren könnte. Den Spaß kann niemand pauschal beantworten. Der eine hat ein Home Office, der andere bekommt nur Mahnungen und wirft diese weg, der andere heftet alles A-Z ab. Schwer da für alle eine Empfehlung zu geben – ich kann nur von mir sprechen. Ich habe es in den letzten Wochen tatsächlich geschafft und konnte mein rumfliegendes Papier auf den Faktor Null runterbrechen.

Je nach Papieraufwand kann der ganze Spaß mit Nullkosten oder mit etwas mehr Kosten verbunden sein. Viel Papier bedeutet oftmals viel Gedöns, welches man scannen muss. Hat man dann einen normalen Scanner oder ein All in One, welches Ewigkeiten für einen Scan braucht, dann kann einen das Archivieren schon richtig ansacken – kostet ja Zeit. Ich selber hatte pures Glück, das will ich hier nicht verheimlichen, denn ich bekam die Möglichkeit, einen Dokumentenscanner zu testen.

Dabei handelt es sich um den ScanSnap S1500M von Fujitsu. Das passte alles ganz gut, denn mein bester Freund ist mit einer eigenen Versicherungsagentur am Start, der interessierte sich auch für so ein Gerät. Spartipp vorab, falls ich jemand für einen Fujitsu ScanSnap interessiert: in den Amazon Rezensionen las ich, dass der nicht für Mac OS X geeichte Dokumentenscanner trotzdem funktionieren würde – denn die Treiber liegen dabei.

Faustregel: der ScanSnap 1500 ist für Windows, der ScanSnap 1500M für den Mac. Letzterer ist teurer, ersterer funktioniert auch unter Mac OS X 😉 Die Geräte eignen sich eher für das kleine oder größere Büro, denn einen Dokumentenscanner für 400+ Euro muss man ja auch erst einmal amortisieren können. Nun aber mal zur eigentlichen Sache, dem Fujitsu ScanSnap 1500M und meinem Büro ohne Papier. Umzugsbedingt habe ich mich von vielen Sachen freigemacht. 10.000 Sachen besitzt der Mensch, 5000 wirft der Mensch vor seinem Umzug weg und nach dem Umzug merkte ich dann, dass ich von den restlichen 5000 Sachen doch wieder 3000 auf dem Dachboden lagere.

Alles was ich nicht brauchte an Papier wurde hemmungslos weg geworfen. Alte Bestände, unrelevante Dinge, die sich eh in Ordnern befanden, wurden auf den Dachboden verfrachtet. Übrige blieben Papiere der letzten Monate. Ausgehende Rechnungen, eingehende Rechnungen, Quittungen, Gehaltsbescheinigungen, Krankenkassen-Quatsch, Bahntickets, Visitenkarten, Infobriefe, Verträge – tausend Sachen eben. Für jede Plattform gibt es Lösungen – sowohl für Mac, als auch für Windows. Elo Office, Devonthink und wie sie alle heißen. Was habe ich genutzt? Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.

Evernote baut eine Datenbank auf, diese ist durchsuchbar, man kann Notizbücher anlegen. Wer Evernote als Premium-Variante benutzt, der kann auch offline seine Notizbücher synchronisieren. Alternativen? Klaro, Google Docs wandelt auch PDFs in durchsuchbare Texte um. Angst vor der Cloud? Auch kein Thema: der Fujitsu ScanSnap 1500M kann auch in durchsuchbare PDFs konvertieren (OCR und Co), die ihr lokal nutzen könnt. Wer andere, kostenlose Lösungen zum einfachen Verwalten von Dokumenten kennt, darf sich gerne hier in den Kommentaren zu Wort melden! So, zum Scanner und meinem Papier.

Der ScanSnap 1500M wird über USB 2.0 angeschlossen und verfügt über eine 600er-Auflösung. Dokumente können in Farbe, als auch logischerweise in s/w gescannt werden. Ob die Dokumente nun beidseitig bedruckt sind oder nicht – egal, das erkennt das Gerät. Um das Scannen so einfach wie möglich zu gestalten, prüft der ScanSnap jedes Dokument und entscheidet dann, ob ein Dokument in schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden soll, welche Größe die zu scannende Seite hat und ob leere Seiten entfernt werden müssen. Ihr könnt da zum Beispiel wirklich 50 Blätter einlegen und der zieht die so durch – 20 Seiten pro Minute Simplex und 40 Duplex. Ein Heidenspaß. Einlegen, Knopf drücken und dann geht es ratz fatz (Tipps und Tricks findet man auch hier).


Am Ende fragt dich der Scanner, was du mit dem gescannten Spaß machen willst, denn mehrere Optionen stehen zur Verfügung. So kann man direkt in Ordner scannen, Scans per E-Mail versenden, drucken, auf ein Mobilgerät schicken, als PDF oder Notiz an Evernote senden – oder eben Google Docs, Word oder Excel nehmen – wer andere Anwendungen nutzt, kann diese auch einbinden. Die Software des Scanners ist einfach zu bedienen, mehrere Setups sind einstellbar – wirklich easy, kam ich sogar sofort mit klar. Neben der reinen Scanner-Software liegt noch Adobe Acrobat bei, eine Software, die im Handel alleine schon nen knappen Hunni kosten würde.

Die Bedienung des ScanSnap 1500M, der die schmalen Maße von 29 x 16 x 16 Zentimeter bei einem Gewicht von 3 Kilogramm aufweist, könnte kaum einfacher sein: eine Einschalttaste gibt es nicht. Das Gerät legt sich in den stromsparenden Standby-Modus, wenn alle Dokumenten-Halterungen eingeklappt sind. Ich habe alles weggescannt, was geht, verschlagwortet, durchsuchbar gemacht und halte es nun so: unwichtiger Kram wie Paketmarken, Infobriefe und Co, von denen ich keien originale benötige, landen gleich in der Papiertonne, alles andere kommt wie früher in einen Ordner – allerdings ist das nur noch mit wenig Aufwand verbunden, da es sich nur noch um einen minimalen Prozentsatz handelt.

Fazit nach dem kompletten Eliminieren meines Papieraufkommens: Ich überlege jetzt immer ernsthaft, ob ich ein Dokument wirklich noch brauche. Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. Plattformunabhängig. Jau, der Fujitsu ScanSnap 1500M ist schuld daran, super geiles Teil – aber ich sage ehrlich: für den normalen Menschen zuviel. In zweierlei Hinsicht: er kann zuviel und kostet zuviel, als das man ihn für 5-6 Seiten im Monat unterfordert. Für kleinere Büros aber sehr cool. Papierloses Büro. Habe ich nicht gedacht, dass es so einfach ist, wie jetzt bei mir. Wobei – ganz Papierlos ist es ja nicht, Originale werden teilweise ja noch gelagert. Von daher kann man sagen: das Papierlose Büro ist so realistisch wie die Papierlose Toilette 😉 Falls Fragen zum ScanSnap bestehen: er steht gerade neben mir 🙂 Und denkt dran: falls ihr auch anfangen wollt, macht es bald – am 27.10 ist der Paper Free Day 🙂



Über den Autor: caschy

Hallo, ich bin Carsten! Daddy von Max, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter, Gerne-Griller und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, XING, Linkedin, Instagram und YouTube. Persönliches Blog. PayPal-Kaffeespende.

Carsten hat bereits 22129 Artikel geschrieben.

126 Kommentare

Jörg 24. Oktober 2011 um 16:02 Uhr

Du Glücklicher!
Ich bin grad in die Steinzeit zurückgeworden worden:
http://j-sys.de/2011/10/24/das-papierlose-buro/

chap 24. Oktober 2011 um 16:02 Uhr

20 pro minute. süß.
bei uns auf arbeit der schafft bis zu 700 pro minute, beidseitig und in farbe 😉

Berni 24. Oktober 2011 um 16:08 Uhr

Mit der papierlosen Toilette ist gar nicht so unwahrscheinlich… komme gerade aus meinem Indien Urlaub wieder und da geht das so:

Mark 24. Oktober 2011 um 16:11 Uhr

Nutze seit kurzem ScanDrop in Verbindung mit meinem Epson V300 und Dropbox. http://www.officedrop.com/scan.....g-software

Nico 24. Oktober 2011 um 16:32 Uhr

Ich scanne ja auch sehr viel, allerdings über den Scanner in der Firma. Das ist ein Canon ScanFront 300P udn ich muss sagen mit dem bin ich mehr als zufrieden. Das gute daran ist, dass man sich einen eigenen Homescreen erstellen kann wo man dann nach der Anmeldung (mittels Fingerprintauthentifizierung) seine vorher definierten Buttons vorfindet wo man alles hinterlegen kann (PDF oder JPEG, Farbe, S/W, Dokument, GRAUSTUFEN, per FDP, per Mail, auf USB, danach automatisch Abmelden…) und daher auch gar nicht lange auf dem Touchscreen rumdrücken muss.
Gut preislich liegt er aber auch bei ca. 1500€ (wobei hier der FIngerprintsensor den Preis sehr nach oben schiebt)

Was mir dabei am besten gefällt ist die Automatisierung, sodass sich der Scanvorgang nur auf das 1x Drücken am Touchscreen, sowie dem Einlegen des Papiers beschränkt, ohne das man viel Zeit mit irgendwelchen Einstellungen verliert die eh zu 95% immer die Gleichen sind.

TiM0E 24. Oktober 2011 um 16:38 Uhr

Meine Frau und ich sind Lehrer. Wirklich grauselig, womit man sich da immer zumüllt. Also wenn der Scansnap ein bisschen günstiger wäre…

NM 24. Oktober 2011 um 16:44 Uhr

@chap
700 Blätter/Minute (beidseitig)
also 1400 Seiten in 60 Sekunden!?!

Was ist das denn bitte für ein Gerät?

Martin (MacMacken) 24. Oktober 2011 um 16:49 Uhr

Zwei Anmerkungen:

1. Aufbewahrungspflichten nicht vergessen – dabei ist Papier üblicherweise am einfachsten (was einem nicht von Scannen abhalten sollte, Hauptsache, man findet das Papier bei Bedarf wieder mit vertretbarem Aufwand).

2. Die von Fujitsu mitgelieferte OCR-Software ist vergleichsweise langsam. Acrobat Pro (je nach Version, die man kauft, auch mit dabei) kann es wesentlich schneller

Flo 24. Oktober 2011 um 16:50 Uhr

@caschy, Frage: wie löst der Scanschnapp das mit den durchsuchbaren pdfs, also die ocr? Macht er das selbst oder über Software auf dem Rechner?
Hintergrund der Frage: Hatte mir seinerzeit einen Officejet Pro 8500 A Plus geholt, weil überall stand, dass die Zauberkiste „Durchsuchbare pdf“ erstellt. Zonk. Durchsuchbar werden sie beim HP nur, wenn der Scanjob vom Rechner gestartet wird. Und das ist natürlich albern. Also: schmeißt der Schnappscan die durchsuchbaren pdfs in einen Netzwerkordner, kann er das? Abgesehen davon scan ich auch alles auf eine Synology Diskstation und greif auf die u.a. über Eiphone, Eipad -> GoodReader zu, was wunderbar geht.

caschy 24. Oktober 2011 um 16:52 Uhr

@Flo: Software-Sache.

RicoPuerto 24. Oktober 2011 um 16:54 Uhr

Ich hab vor ’ner Weile meinen Drucker durch den Canon PIXMA MX870 ersetzt. Der kann auch ein bisschen was in Richtung Dokumentenscannen. Und das zu einem für den Privathaushalt darstellbaren Preis.
Was mich von einen vollumfänglichen Scanorgie abhält ist die beiliegende Software. Da wünsch ich mir doch eher ein Dokumentenmanagement mit Verschlagwortung und so. 😐

Roman 24. Oktober 2011 um 16:56 Uhr

@TiM0E

Ja, 400 Euro für einen Dokumenten-Scanner ist schon eine ganze Stange Geld für ein Lehrer-Paar.
😉
Aber sei froh, in den 10 Wochen Urlaub hättest du ja eh kaum Zeit, um deine Unterlagen zu scannen.

Flo 24. Oktober 2011 um 17:00 Uhr

@caschy: schade, genau das nervt nämlich extrem bei der Geschichte. Hab mir behelfsweise eine Acrobat Batchroutine angelegt, die den Inhalt von Ordner A in durchsuchbare pdfs umwandelt und nach Ordner B kopiert, aber das muss halt auch manuell gestartet werden. Kennt dafür jemand eine elegante (und günstige ;)) lokale Lösung, also fire and forget? Ich darf meine Daten nich in die Wolke pusten (Google etc.).

axel 24. Oktober 2011 um 17:04 Uhr

http://www.francotyp.de/softwa...../index.php

gibt es eigentlich keine möglichkeit, das die post auch bei privatleuten einfach per unsichtbarer hand auf den schirm kommt. briefe rausholen aufreißen und scannen ist verschenkte lebenszeit. mir wäre das monatlich soviel wert wie ne handyrate ca. 20euro. immerhin geht es mit http://www.fpwebbrief.de ja schon in die andere Richtung ca. 50 cent und man erspart sich das ausdrucken einfalten und auflecken von der briefmarke.

die masse machts ja – mich würde interessieren wie hoch die kosten für so nen dokumentenscanndienst sind – wann sich das für das unternehmen lohnt ab wieviele briefe im monat man rentabel ist.

man könnte ja zb mit 5 familien mitgliedern oder engen freunden zusammen tun – mahnungen kommem ja eh nur persöhnlich. alle briefe irgendwohin weiterleiten, dann müsste man sich nur ein software system austüfteln, das dann nach empfänger alles sortiert.

ps: nen gsm empfänger zuhause im brieffach mit bewegungssensor – sms bei einwurf zuhause

erwin 24. Oktober 2011 um 17:04 Uhr

canon scanner mobil mit duplex ohne programminstallatio
läuft an allen systemen

Thimo 24. Oktober 2011 um 17:06 Uhr

Hi Caschy,

codierst du irgendwie die gescannten Dinge, bevor du sie in Evernote einfügst? Sind ja sehr sensible Daten.

Elias 24. Oktober 2011 um 17:07 Uhr

Für Drag n Drop OCR ist OCRKit für Mac geeignet:
http://ocrkit.com/de/

Software kommt aus Berlin und nutzt im Hintergrund anscheinend hOCR:
http://www.exactcode.com/site/...../hocr2pdf/

Josef Türk jun. 24. Oktober 2011 um 17:10 Uhr

Ja das währe ein Traum, aber leider wird es auch einer bleiben. Zu viele Dinge die ich im Original aufheben muss, beruflich. Privat allerdings schaffe ich fast die Hälfte aller Unterlagen digital zu archivieren, zumal immer mehr Unterlagen mehr Mail reinkommen.

In meiner Branche ist es leider immer noch unumgänglich gedruckte Unterlagen parat zu haben, da könnte es sonst zu Problemen kommen. Finde es gut, wenn immer mehr Papier gespart wird, auch der Umwelt zu liebe.

ever 24. Oktober 2011 um 17:12 Uhr

Die Cloud Sache schreckt mich auch ab.

Würde gerne alle Dokumente (die sonst im Dokumentenordnung auf dem Schreibtisch abgeheftet werden – also Bankauszuüge, Zeugnisse, Rechnungen etc. in einem Programm abheften, beschriften und sortieren.

Ich starte Quasi Programm XY und hab im Programm nen Ordnung Rechnungen, dort seh ich dann alle abgelegten Rechnungen auf einen Blick.

Das Programm kann ich nacher immer noch verschlüsselt in meine Dropbox schieben..

Josef Türk jun. 24. Oktober 2011 um 17:13 Uhr

@Cashy Was ist da im Hintergrund des Bildes zu sehen? Bierdeckel vom Blog oder so?

northalpha 24. Oktober 2011 um 17:13 Uhr

„Ich scanne sofort alles ein, nichts bleibt liegen. Ich lagere alles zentral und durchsuchbar. “

Das würde mich allerdings mal interessieren wie du das machst und womit.

DancingBallmer 24. Oktober 2011 um 17:20 Uhr

Es gibt auch Multifunktionsgeräte mit Einzug für den Scanner. Habe hier einen Brother MFC490-CW stehen, der für meine Ansprüche völlig ausreicht. Der hat zwar nur für knapp 20 Seiten im Einzug Platz und braucht wahrscheinlich im Vergleich zu den Spezialisten deutlich länger, dürfte aber für die meisten Otto-Normalverbraucher zwecks Kopierfunktion und Preis interessanter sein.

caschy 24. Oktober 2011 um 17:28 Uhr

@Josef: Mir hat jemand Aufkleber mit meinem Logo gemacht.

Andy 24. Oktober 2011 um 17:28 Uhr

Ich habe einen ScanSnap 1300. Ist etwas kleiner, hat aber auch Einzelblatteinzug und Duplex. Kann auch rein über USB betrieben werden.

Bin ebenfalls recht zufrieden damit und versuche ebenfalls mein Leben so papierlos wie möglich zu halten. Leider muss man trotz allem vieles in Papierform aufheben.

Vorteile sind trotzdem da, alles ist leicht durchsuchbar und auf dem Notebook habe ich immer alles dabei.

Ecki 24. Oktober 2011 um 17:29 Uhr

@cashy, super Beschreibung. Eine Anmerkung, hätte ich noch, es gibt einen kleineren Bruder, den Scansnap S1300, für so um die 280€, ist halt auch ein wenig langsamer, den habe ich, bin vollstes zufrieden.

Daniel 24. Oktober 2011 um 17:54 Uhr

Ich bin auch (vor ca. 2 Jahren) umgestiegen. Habe einen Canon MX850. Normalerweise war ich ein großer Fan von Laser Druckern, aber der Pixma ist in den Druckosten (mit Drittherstellerpatronen) so günstig. Und zusätzlich war mir Scannen über Netzwerk wichtig. Das Teil kann wirklich alles (auf dem Mac). Auch meine Ordner sind nach und nach in meinen Rechner gewandert. Das Schöne: Alles vollautomatisch. Simplex, Duplex, alles kein Problem. Auch die OCR Erkennung läuft ohne zutun (und ohne, dass man es merkt) über die Dokumente. So kann ich dann über die Spotlight Suche direkt zu einem gesuchten Dokument springen – ohne mühselig Dateinamen vergeben zu müssen! Genial. Habe inzwischen viele Freunde/Verwandte davon überzeugt.

Jochen 24. Oktober 2011 um 17:59 Uhr

Hallo Caschy,
habe hier einen Kommentar hinterlassen, und musste feststellen das dieser gelöscht wurde? War da etwas nicht in Ordnung?

axel 24. Oktober 2011 um 18:06 Uhr

für mich ist papierlos, wennn ich es nicht zuhause liegen habe, sonst ist das doppelte arbeit – einscannen muss extern sein, originale sollten dann ggf gegen gebür vom dokumentenmanagementservice zugeschickt werden.

Roger 24. Oktober 2011 um 18:33 Uhr

Ja die Sache mit dem papierlosen Büro- oder sollte ich besser sagen die Illusion vom papierlosen Büro? Das wurde ja schon in den 80ern prophezeit und wie man sieht wirklich papierlos ist auch dein Büro noch lange nicht, du scannst schliesslich immer noch (Papier)Dokumente ein. Man hat auch herausgefunden dass gerade mit der Einführung des Computers wo ja eben das papierlose Büro propagiert wurde, der Papierverbrauch sogar dramatisch zu- und eben nicht abgenommen hat. Es gibt immer noch ganz viele Nutzer die beispielsweise jede doofe E-Mail ausdrucken statt sie am Computer zu lesen was ich persönlich als hanebüchen empfinde. Ich vermute dass es das absolut papierlose Büro wohl nie geben wird, schön wärs ja aber das wird wohl immer ein unerreichbarer Traum bleiben, wenn aber zumindest etwas an Papier eingespart werden kann ist das auch schon was, allerdings brauchen die Computer auch viel Strom und insbesondere die Produktion von elektronischen Geräten ist extrem energieaufwendig, ob das vom Umweltstandpunkt her so viel besser ist wage ich stark zu bezweifeln.

memberasd 24. Oktober 2011 um 19:03 Uhr

fragt sich nur wie das mit der dokumenten-echtheit ist, wenn man mal wirklich was von den alten papieren braucht…

MickH74 24. Oktober 2011 um 19:10 Uhr

Ich organisiere meine private Post mit einem All-In-One Canon MX885. Mit seiner WLAN-Funktion ist er für alle Rechner im Netzwerk erreichbar. Am Display wählt man einfach, zu welchem Rechner das gescannte Dokument übertragen werden soll. Mein Standardverzeichnis liegt in einem Dropbox-Ordner und heisst „Posteingang“. Dann habe ich für jeden Korrespondenten (also Stadtwerke, Vodafone, Stadtkasse Viersen,…) einen eigenen Ordner angelegt. Nach dem Scan benenne ich einfach das (wahlweise als PDF oder JPG abgelegte) Dokument in „Jahr-Monat-Tag – Betreff“ um und schiebe es in den entsprechenden Ordner. So habe ich meine komplette Post immer und überall dabei.

Tobias W. 24. Oktober 2011 um 19:13 Uhr

Einen ScanSnap möchte ich mir auch noch zulegen. Aber er ist eben nicht gerade günstig… 🙂

Norman 24. Oktober 2011 um 19:23 Uhr

Das Teil ist wirklich der Hammer. Wenn ich mich recht erinnere, macht er die Verschlagwortung automatisch, wenn man die entsprechenden Passagen im Dokument mit Textmarker kennzeichnet. Also Rechnungsnummern, Überschriften etc…

@ndreas 24. Oktober 2011 um 19:25 Uhr

@caschy
Funktioniert das mit der Begradigung bzw. werden die Dokumente wirklich alle gleichmäßig gerade eingezogen oder gibt es „leichte“ Schräglagen?

kyaah 24. Oktober 2011 um 19:32 Uhr

Viel Geiler als die Aufkleber vom Blog, ist doch wohl der De Lorean unterdem Blatt Papier 😀

caschy 24. Oktober 2011 um 19:43 Uhr

@kyaah: gut erkannt 🙂

iSheep-Verdrescher 24. Oktober 2011 um 19:48 Uhr

amüsant finde ich immer, wenn als argument für das papierlose büro der umweltgedanke angeführt wird und wieviel arme bäume nun nicht mehr sinnlos ihr leben aushauchen müssen.

dieselben leute benutzen pc, notebook, tablet, smartphone, ebook-reader, etc. und blenden geistig total aus, dass deren umweltbilanz (energie, ressourcen, wasser, co2, entstehung von elektromüll, etc.) katastrophal ist.

axel 24. Oktober 2011 um 19:57 Uhr

papierlos gibt es in unternehmen schon, da kommt dann kein wisch mehr auf den schreibtisch. wird outge-source-st, weil es zu teuer wäre, die/der secretär_in/praktikant_in, die in der std für ca. 9-25 euro kosten auch andere sachen machen könnte mit einscannen zu beschäftigen.

privat kann man das auch machen muss seine freizeit dafür erstmal investieren. wenn man das hinbekommen hat, kann man die zeit mit der aus dem indexieren vermiedenen minuten herumsucherei gegenrechnen.

wenn man physisch dizipliniert abheftet so richtig stumpf von a bis z, ist das effizienter als einscannen.

aber den meisten geht es bestimmt wie mir, zu faul die belanglosen sachen zu sortieren – was sich dann auch beim scannen bemerkbar macht.

(ich finde die die indien klopapier anspielung nichtmal so abwegig, weil ich denke das zb. „leute aus der fielmann werbung“ die alles eh akurat abheften nicht aus zeitgründen, sondern aus ästhetischen zwang alles noch schön modern einscannen möchten)

für mich wäre das beste gegen ca.20 euro mtl. alles im emailfach/gDOCs Ordner zu haben. am besten noch mit direktantwortfunktion.

oder http://itunes.apple.com/de/app.....68780?mt=8 da kann man wenn man noch die passende spracherkennungsapp hat alles reinbrüllen 50cent bezahlen und der empfänger erhält am nächsten tag nen durschlag, schön eingetütet und absender eingetragen als papier.

sorry mein tisch ist hier wieder voll- jeder kennt ja das nervige gefühl und es ist einfach nicht möglich – das das zeug einfach elektronisch zu erhalten. hoffe das es bald für privatleute auch künftig bezahlbare lösungen gibt.

chap 24. Oktober 2011 um 19:58 Uhr

@ nm:
http://idp.scalaris.com/scanning-loesungen
kostet aber auch so viel wie ein einfamilienhaus ^^

dafür haben sie die schnellsten farbscanner der welt

Josef Türk jun. 24. Oktober 2011 um 20:09 Uhr

@iSheep-Verdrescher
Wird sich ändern, Energiewende und so. Glaub mir, wir werden wieder vermehrt Computer etc. abschalten, weil der Strom so teuer wird.

Bin selber gerade dabei, einen Rechner in die Verbannung zu schicken.

Marcel 24. Oktober 2011 um 20:24 Uhr

Und jetzt bitte einen Artikel über ein vernünftiges Open Source/Freeware DMS 😉

Die meisten Lösungen sind einfach für den Heimgebrauch viel zu überzogen und überzeugen auch durch Ihre Abhänigkeiten (MySQL DB, Java, usw.) nicht wirklich. Eine DMS Lösung à la MailStore Home wäre ideal.

stefn 24. Oktober 2011 um 20:31 Uhr

Hi Caschy,

schmeißt du die Sachen einfach alle in ein Notizbuch bei Evernote oder sortierst du die noch irgendwie?

caschy 24. Oktober 2011 um 20:32 Uhr

Notizbücher, Tags und gespeicherte Suchen 🙂

PotatoHead 24. Oktober 2011 um 20:57 Uhr

Na dann schau mal zu den Japanern, die kennen sich sehr gut mit papierlosen Toiletten aus:
http://en.wikipedia.org/wiki/Toilets_in_Japan
😀

L. Egostein 24. Oktober 2011 um 21:11 Uhr

@caschy:
zu deinem satz: „Evernote! Das Tool ist auf Windows und Mac zu haben und wer nicht mehr als 60 MB monatlich in die Wolke pusten muss, der fährt sogar kostenlos.“
vor ungefähr 6 monaten hat evernote bei mir das „monatliche“ uploadvolumen auf 60mb angehoben, seitdem hat sich das nie wieder auf 0 gestellt, wie früher zu 40mb zeiten. wie ist das bei dir/euch?

@Roman:
na, wieder einer, der entweder schlechte erfahrungen als schüler hat sammeln müssen oder einfach nur neidisch ist. warum bist DU nicht lehrer geworden? nein, das ist zu einfach: erkundige dich mal bitte bei einem lehrer /m/w) der in der oberstufe deutsch und geschichte unterrichtet, wieviel von den übrigen (52 – 10)wochenenden er freihat, vor allem sonntags. dann berichte mir doch, ob du tauschen möchtest. dein posting ist mir einfach zu primiv…

Teoman79 24. Oktober 2011 um 21:12 Uhr

Hi,

ich habe auch eine Zeit lang unterschiedliche Software zur Dokumentenmanagement für ein „papierloses Büro“ getestet. Irgendwann musste ich mir die Frage stellen: was machen diese Programme eigentlich?
Sie legen die eingescannten Dateien meist in pdf Format entweder offen (unverschlüsselt) oder „versteck“ (offen aber nicht direkt ersichtlich) oder verschlüsselt entweder in einer (propritären) Datenbank oder direkt in einer Verzeichnisstruktur ab. Zudem bieten sie die Möglichkeit Schlagworte zu vergeben etc. und später danach zu suchen.
Alle diese Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Bspw. bräuchte man um diese Dateien wieder zu öffnen bzw. zu suchen das Dokumentenmanagement-Programm dazu.

Ich habe mir dann selber die Frage gestellt: was möchte ich bzw. was brauche ich?
Ich brauche eine sehr einfache Möglichkeit Dokumente elektronisch sicher abzulegen und gezielt danach suchen zu können. Idealerweise von überall, aber in jedem Fall geschützt, also sicher.

Meine Lösung: Bevor ich irgendwelche Dokumentenmanagement-Systeme (oder Programme) einsetze, scanne ich die Dokumente mit einem Einzugscanner über Adobe Acrobat Pro als pdf ein. Direkt beim Scannen werden die Dokumente über das integrierte OCR durchsuchbar gemacht. Zu meinem Erstaunen in einer recht guten Qualität was die Erkennung der Texte angeht.
Abgelegt werden die Dokumente in einem Truecrypt-Container (geordnet in einer Ordnerstruktur), diese wiederum in die Cloud, und zwar kommt hier Dropbox zum Einsatz. Denn Dropbox ist aktuell der einzige Cloud-Anbieter (ich habe fast alle durchgetestet!), der mit Truecrypt gut „klarkommt“, d.h. nur die Teile im Container synchronisiert, die tatsächlich nach der letzten Änderung geändert wurden. Bspw. nur die neuen Dateien.

Um jederzeit sicher und einfach auf die Dateien zugreifen zu können, brauche ich nicht mehr als Truecrypt. Denn pdf-Reader gibt es auf jedem Endgerät (sei es PC, Notebook, Tablet, Smartphone etc.).
Selbst durch die einfache Windows-Suche findet man die Dateien wieder, entweder schon am Dateinamen oder durch den durchsuchbaren Inhalt. Ebenso könnte man ein Volltextsuchprogramm einsetzen wie „search & find“ (arbeitet ohne Indexierung) oder „docfetcher“ (arbeitet mit Indexierung, portable).
Ich benutze Docfetcher, da durch die Indexierung Dokumente in null komma nix gefunden werden. Da das Index sensible Daten enthalten kann, wird auch das Programm – ist portable – mit in den Container gepackt.

Einziger Nachteil: Man muss für den Zugriff den kompletten Container heruntergeladen haben.
Dies könnte man auch umgehen, indem man bspw. statt Truecrypt auf Boxcryptor setzt. Bei mir auch im Einsatz und funktioniert tadellos.

Grüßli
Teo

caschy 24. Oktober 2011 um 21:16 Uhr

@Legostein: sieht bei mir so aus: http://d.pr/ZIrT

L. Egostein 24. Oktober 2011 um 21:28 Uhr

@caschy:
1. wenn ich hier nicht mitkriegen tät, dass du viele anderweitige interessen hast, müsste ich wirklich denken, du sitzt bloß vor der kiste rum.
2. leider bin ich nicht so kompetent wie du und blick es nicht, wie ich dir meinen screeenshot hier hochladen kann. Bei mir steht seit gefühlten ewigkeiten:
verwendeter speicherplatz 39,7 mb von 60 mb
o tage im aktuellen zeitraum.
und die 0 bleibt.
dennoch: thx!!!

caschy 24. Oktober 2011 um 21:33 Uhr

@Legostein: bin auch so um 12 Stunden online….Mit dem Alter habe ich wenig Schlaf und damit Zeit für anderes 😉 Ausserdem nehme ich mir Samstags immer viel Zeit für Privates 😉

Du kannst da jetzt also echt Megabyteweise hochladen und der zählt nicht? Ist doch schön 😉

XeniosZeus 24. Oktober 2011 um 21:47 Uhr

Papierloses Büro wird es erst geben, wenn es einheitliche digitale Signaturen gibt. Es gibt genügend Unterlagen, die von Behörden nur im Original anerkannt werden. Versicherungspolicen erlangen nur Wirksamkeit bei Vorlage des Originals und nicht eines Ausdruckes eines gescannten Dokumentes aus der Cloud.
Genauso sieht es doch mit Rechnungen aus. Garantieanspruch mit einer ausgedruckten Rechnung, die nicht mehr im Original vorhanden ist? Viel Spaß…
Manche Versender bieten bereits digital signierte Rechnungen (PDF) zusätzlich an bzw. können nachträglich angefordert werden. Das Papier hat man aber erst einmal auf alle Fälle. Alles in allem dann noch ein zusätzlicher Arbeitsvorgang – nämlich digitale Rechnung anfordern und Papierrechnung vernichten.
Ich habe schon vor längerer Zeit den elektronischen Kontoauszug bei meiner Bank beantragt und verwalte diesen mit StarMoney (Girokonto und Kreditkarte). Das kann ich aber nur tun, weil ich keine Kontoauszüge für das Finanzamt benötige.
Das Fehlen einer einheitlichen digitalen Signatur ist ein politisches Versagen. Da hilft auch der neue Perso nix, der ja eigentlich der Einstieg für eine digitale Signatur sein sollte und für die elektronische Unterschrift bereits vorbereitet ist.
Bei bei uns bei der Arbeit wird auch alles digitalisiert – zusätzlich.
Also die Arbeit wird komplett am Bildschirm erledigt (erspart natürlich lästiges Eintippen), das Papier wird nur noch „zur Sicherheit“ benötigt – und natürlich auch noch archiviert. Wofür gibt es denn einen Keller….
Ich liebe diesen Namen „papierloses Büro“. Noch nie wurde in Deutschland so viel Papier verbraten wie zur Zeit.
Und wenn es dann mal papierlos wird wie z. B. jetzt mit der elektronischen Lohnsteuerkarte, gibt es gleich Chaos und die Leute werden hektisch… 😀




Du willst nichts verpassen?
Neben der E-Mail-Benachrichtigung habt ihr auch die Möglichkeit, den Feed dieses Beitrags zu abonnieren. Wer natürlich alles lesen möchte, der sollte den Hauptfeed abonnieren. Alternativ könnt ihr euch via E-Mail über alle neuen Beiträge hier im Blog informieren lassen. Einfach eure E-Mail-Adresse hier eingeben, dann bekommt ihr 1x täglich morgens eine Zusammenstellung.