Papierloses Büro: So sieht es heute bei mir aus

Ich betreibe dieses Blog seit über 11 Jahren, viele davon bin ich mittlerweile selbständig und muss mich so mit den Widrigkeiten in Papierform auseinandersetzen. Viele Dinge kommen noch immer in Papierform an, einige Rechnungen, Informationen der Bank oder Krankenkasse – einiges will da aus dem Briefkasten geholt werden. Ich habe in den letzten Jahren extrem viel ausprobiert, um mich zu organisieren. Oft stellen mir Leser noch die Frage, ob ich es noch genau so handhabe, wie vor einigen Jahren.

Deshalb mal eine Auffrischung dessen, wie ich das mit dem Papier so mache, wie ich mich da organisiere. Wer meine Arbeitsweise kennt, der wird nicht viel Neues entdecken, denn ich bin trotz meiner Liebe für den Blick über den Tellerrand ein Gewohnheitstier. Des Weiteren ist natürlich meine Arbeitsweise wahrscheinlich nur auf wenige Menschen übertragbar, da sicherlich alle ein anderes Aufkommen an Papier haben.

Mein Gedanke war damals: Brauche ich wirklich diese ganzen Ordner voller Papier? Muss ich davon wirklich alles aufheben? Menschen neigen offenbar dazu, jedes noch so unwichtige Stück Papier aufzubewahren. Irgendwann habe ich mir dann die Fragen gestellt, die ich mir auch bei Fotos und CDs / Schallplatten früh beantwortete.

Ich digitalisiere einfach alles. Als alle Welt noch CDs kaufte, hatte ich diese bereits aus meinem Leben verbannt. Und auch beim Archivieren meiner Fotos oder der Musik bin ich irgendwie klassisch unterwegs. Ich nutze keine spezielle Software, stattdessen habe ich eine Ordner-Hierarchie, die ich für mich passend benannt habe. In Sachen der Fotos ist das die Jahreszahl nebst dem Eventnamen. Und bei Musik habe ich ja nicht so viel Auswahl. Alben, Singles, Mixe und Unsortiertes.

Ebenfalls lesenswert: PDF oder Bilder: OCR-Texterkennung nachträglich

Es war wohl damals ein Glück, dass ich instinktiv zum gleichen Grundgerüst in Sachen Papier überging. Klar, natürlich gibt es zahlreiche DMS-Systeme – selbst Evernote und OneNote können einen archivarischen Job übernehmen. Aber brauche ich das – beziehungsweise: will ich das? Evernote fand ich irgendwann „too much“ für mich. Ich will keine App für alles – das will Evernote aber sein.

Auch OneNote war nicht mein Fall und viele Lösungen scheiden ganz einfach für mich aus, weil ich mich nicht an ein System hängen will. Gerade bei Dokumenten ist das ja immer so eine Sache. Man stelle sich vor, man archiviert und macht – und findet dann kein passendes Gegenstück auf einer neuen Plattform. Die Wahl war recht leicht, letzten Endes verfuhr ich so, wie mit Musik und Fotos – zumindest im Hintergrund.

Der erste Schritt war natürlich das Scannen der ersten Dokumente, die noch so rumfliegen. Nachträgliches Archivieren erwünscht? Dann vielleicht mal nach einem passenden Scanner gesucht. Für wenig reicht ein etwaig vorhandener Scanner oder das Smartphone, für mehr gibt es auch entsprechende Lösungen. Ich hatte hier im Blog schon diverse Dokumentenscanner vorgestellte, beispielsweise den Fujitsu ScanSnap s1500M, den Doxie Go und den Fujitsu ScanSnap S1100.

Damit lassen sich kleinere oder größere Mengen an Dokumentenmaterial ins Digitale bringen – wichtig, auch mit OCR. Ja, wer super wenig Dokumente hat und der Meinung ist, die durch clevere Namensgebung in passenden Ordnern zu versenken, der kommt auch ohne OCR klar, bei mir geht es halt nicht, da ich schon eine Textsuche vorziehe. Hier gibt es diverse Lösungen, viele Scanner bringen irgendeine Form von Adobe Acrobat mit, in meinem Falle habe ich mich aber derzeit auf eine andere Lösung eingeschossen. Scanbot. Eine App für Android und iOS (Alternativen gibt es natürlich).

Man fotografiert ein Dokument ab, die OCR-Software sorgt für durchsuchbaren Text und die Inhalte landen mit Namen versehen in einem Ordner. Ich lasse Scanbot das Datum in den Dateinamen übergeben, alles andere benenne ich sinnvoll um. Notizen, Unterschriften oder Markierungen? Kann Scanbot. Alles mobil, alles easy. Damit wäre ich also meine Papier-Eingänge los. Auspacken, auf den Tisch legen, knipsen und nachdem die App drüber ist, packe ich den Spaß nur noch in Ordner. 2016 / Steuer / Krankenkasse / Quittungen. Funktioniert bis jetzt super. Zumindest für mich.

Jaja, ich weiss. Ich höre schon die Stimmen. Originale und so aufbewahren. Ist ja richtig. Ganz ohne Papier geht es wirklich nicht – wobei mein Glück halt ist, dass ich digital arbeite und entsprechend viel digital abhaken kann. Papierkram, der aufbewahrt werden muss? In all den Jahren musste ich noch kein Original aus einem Ordner kramen. Bei mir funktioniert es wirklich so, dass ich Papier, welches ich aufbewahren muss, abhefte. Ohne Sortierung. Das Datum entscheidet. So viel Posteingang habe ich nicht. Für mich funktioniert es.

Was man an Originalen aufbewahren sollte? Wenn euch die Suchmaschine keine Antwort gibt, entscheidet euch für das Abheften. Alternativ könnt ihr euch ja im Scan des Originals noch eine Anmerkung machen, wo der Spaß im Ordner zu finden ist – falls ihr da wirklich mehrere Ordner anlegen wollt (was ja nicht Sinn der Sache ist). Ansonsten: Steuerbescheide, Bilanzen, Steuerfestsetzungen, Zoll, Gerichtsurteile  und Co besser aufbewahren.

Rechnungen bzw. Quittungen? Alles eine Sache, wie bequem man es mag, Ihr bewahrt den Karton auf? Dann scannt die Rechnung und packt das Original an den Karton. So mache ich es. Obwohl man heutzutage bei Reklamationen keine Probleme mehr mit einer digitalen Rechnung haben sollte, so kommt man beim Fachpersonal witzigerweise besser mit Papier durch – wobei nicht entscheidend, ob im Original oder als ausgedruckte Kopie eines Scans.

Ich habe also ein Ordnerarchiv für meine Dokumente. Aber auch hier landet nicht alles, denn Rechnungen werden anders aufbewahrt. Das liegt aber in der Natur meines Berufes und kann für jeden Nutzer natürlich anders sein. Ich hatte mir damals mal überlegt, ob ich einen externen Dienst für das Schreiben meiner Rechnungen nutze. Kostet so viel ja nun auch nicht mehr und von der Steuer absetzen kann man es ja ebenfalls.

Sascha Ostermaier, meine rechte Hand hier im Blog, setzt persönlich auf FastBill und ist nach eigenen Aussagen sehr zufrieden, weil er dort alles an einem Ort hat. Kostet für unbegrenzte Rechnungen bei einem Nutzer 50 Euro im Jahr, für ein Mehr an Zusatzleistungen werden 190 Euro im Jahr fällig. Alternativen in diesem Bereich gibt es wohl einige, namentlich Billomat, lexoffice, SalesKing oder debitoor. Je nach Anwendertyp habt ihr da sicherlich eure eigene Lösung, ich habe das Glück, dass ich Rechnungen nur digital verschicken muss. Ich selber greife auf ein OS X-Programm namens Totals. Kostet 126 Euro, gab es im Upgrade-Angebot seinerzeit günstiger. Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen und und und. Nutze ich jetzt seit 2013. Auch hier gibt es natürlich Alternativen, beispielsweise GrandTotal.

Eingehende Aufträge oder Rechnungen kommen fast ausschließlich digital bei mir an. Kommt was rein, bezahle ich sofort, beziehungsweise lege mir die Rechnung auf Termin. Danach wandert sie in mein Mail-Archiv. Auch hier nutzen Menschen den Spaß unterschiedlich, vielen reicht die klassische Mailbox bei Google, da sie schon großartige Achivierungsfunktionen hat, alternativ kann man Rechnungen und Co ja aus der Mail heraus im Google Drive speichern, sofern man das denn will. Eine gute Alternative dazu ist natürlich MailStore Home – oder jedes andere Programm, welches euch Mails mit Anhängen auch lokal wegsichert. Aufträge als solches landen bei mir direkt in Wunderlist in Abhängigkeit ihres Erfüllungsdatums. Ist bei mir nicht viel, von daher ist das in der Tat bei mir ausreichend.

Ihr seht – es muss nicht super kompliziert werden, wenn man mal wieder für die blaue Tonne reicht. Eine vernünftige App und das Smartphone reichen als Einstieg – neben der Idee, wie ihr das Ganze für euch realisieren wollt. Ich fahre gut klassisch mit der Ordnerverwaltung, während andere sicher auf komplexere Managementsysteme setzen. Sofern ihr da was macht, so freue ich mich auf eure Meinungen und Anregungen.