Papierloses Büro: So sieht es heute bei mir aus

amplogoIch betreibe dieses Blog seit über 11 Jahren, viele davon bin ich mittlerweile selbständig und muss mich so mit den Widrigkeiten in Papierform auseinandersetzen. Viele Dinge kommen noch immer in Papierform an, einige Rechnungen, Informationen der Bank oder Krankenkasse – einiges will da aus dem Briefkasten geholt werden. Ich habe in den letzten Jahren extrem viel ausprobiert, um mich zu organisieren. Oft stellen mir Leser noch die Frage, ob ich es noch genau so handhabe, wie vor einigen Jahren.

Deshalb mal eine Auffrischung dessen, wie ich das mit dem Papier so mache, wie ich mich da organisiere. Wer meine Arbeitsweise kennt, der wird nicht viel Neues entdecken, denn ich bin trotz meiner Liebe für den Blick über den Tellerrand ein Gewohnheitstier. Des Weiteren ist natürlich meine Arbeitsweise wahrscheinlich nur auf wenige Menschen übertragbar, da sicherlich alle ein anderes Aufkommen an Papier haben.

Mein Gedanke war damals: Brauche ich wirklich diese ganzen Ordner voller Papier? Muss ich davon wirklich alles aufheben? Menschen neigen offenbar dazu, jedes noch so unwichtige Stück Papier aufzubewahren. Irgendwann habe ich mir dann die Fragen gestellt, die ich mir auch bei Fotos und CDs / Schallplatten früh beantwortete.

Ich digitalisiere einfach alles. Als alle Welt noch CDs kaufte, hatte ich diese bereits aus meinem Leben verbannt. Und auch beim Archivieren meiner Fotos oder der Musik bin ich irgendwie klassisch unterwegs. Ich nutze keine spezielle Software, stattdessen habe ich eine Ordner-Hierarchie, die ich für mich passend benannt habe. In Sachen der Fotos ist das die Jahreszahl nebst dem Eventnamen. Und bei Musik habe ich ja nicht so viel Auswahl. Alben, Singles, Mixe und Unsortiertes.

Ebenfalls lesenswert: PDF oder Bilder: OCR-Texterkennung nachträglich

Es war wohl damals ein Glück, dass ich instinktiv zum gleichen Grundgerüst in Sachen Papier überging. Klar, natürlich gibt es zahlreiche DMS-Systeme – selbst Evernote und OneNote können einen archivarischen Job übernehmen. Aber brauche ich das – beziehungsweise: will ich das? Evernote fand ich irgendwann „too much“ für mich. Ich will keine App für alles – das will Evernote aber sein.

Auch OneNote war nicht mein Fall und viele Lösungen scheiden ganz einfach für mich aus, weil ich mich nicht an ein System hängen will. Gerade bei Dokumenten ist das ja immer so eine Sache. Man stelle sich vor, man archiviert und macht – und findet dann kein passendes Gegenstück auf einer neuen Plattform. Die Wahl war recht leicht, letzten Endes verfuhr ich so, wie mit Musik und Fotos – zumindest im Hintergrund.

Der erste Schritt war natürlich das Scannen der ersten Dokumente, die noch so rumfliegen. Nachträgliches Archivieren erwünscht? Dann vielleicht mal nach einem passenden Scanner gesucht. Für wenig reicht ein etwaig vorhandener Scanner oder das Smartphone, für mehr gibt es auch entsprechende Lösungen. Ich hatte hier im Blog schon diverse Dokumentenscanner vorgestellte, beispielsweise den Fujitsu ScanSnap s1500M, den Doxie Go und den Fujitsu ScanSnap S1100.

Damit lassen sich kleinere oder größere Mengen an Dokumentenmaterial ins Digitale bringen – wichtig, auch mit OCR. Ja, wer super wenig Dokumente hat und der Meinung ist, die durch clevere Namensgebung in passenden Ordnern zu versenken, der kommt auch ohne OCR klar, bei mir geht es halt nicht, da ich schon eine Textsuche vorziehe. Hier gibt es diverse Lösungen, viele Scanner bringen irgendeine Form von Adobe Acrobat mit, in meinem Falle habe ich mich aber derzeit auf eine andere Lösung eingeschossen. Scanbot. Eine App für Android und iOS (Alternativen gibt es natürlich).

Man fotografiert ein Dokument ab, die OCR-Software sorgt für durchsuchbaren Text und die Inhalte landen mit Namen versehen in einem Ordner. Ich lasse Scanbot das Datum in den Dateinamen übergeben, alles andere benenne ich sinnvoll um. Notizen, Unterschriften oder Markierungen? Kann Scanbot. Alles mobil, alles easy. Damit wäre ich also meine Papier-Eingänge los. Auspacken, auf den Tisch legen, knipsen und nachdem die App drüber ist, packe ich den Spaß nur noch in Ordner. 2016 / Steuer / Krankenkasse / Quittungen. Funktioniert bis jetzt super. Zumindest für mich.

Jaja, ich weiss. Ich höre schon die Stimmen. Originale und so aufbewahren. Ist ja richtig. Ganz ohne Papier geht es wirklich nicht – wobei mein Glück halt ist, dass ich digital arbeite und entsprechend viel digital abhaken kann. Papierkram, der aufbewahrt werden muss? In all den Jahren musste ich noch kein Original aus einem Ordner kramen. Bei mir funktioniert es wirklich so, dass ich Papier, welches ich aufbewahren muss, abhefte. Ohne Sortierung. Das Datum entscheidet. So viel Posteingang habe ich nicht. Für mich funktioniert es.

Was man an Originalen aufbewahren sollte? Wenn euch die Suchmaschine keine Antwort gibt, entscheidet euch für das Abheften. Alternativ könnt ihr euch ja im Scan des Originals noch eine Anmerkung machen, wo der Spaß im Ordner zu finden ist – falls ihr da wirklich mehrere Ordner anlegen wollt (was ja nicht Sinn der Sache ist). Ansonsten: Steuerbescheide, Bilanzen, Steuerfestsetzungen, Zoll, Gerichtsurteile  und Co besser aufbewahren.

Rechnungen bzw. Quittungen? Alles eine Sache, wie bequem man es mag, Ihr bewahrt den Karton auf? Dann scannt die Rechnung und packt das Original an den Karton. So mache ich es. Obwohl man heutzutage bei Reklamationen keine Probleme mehr mit einer digitalen Rechnung haben sollte, so kommt man beim Fachpersonal witzigerweise besser mit Papier durch – wobei nicht entscheidend, ob im Original oder als ausgedruckte Kopie eines Scans.

Ich habe also ein Ordnerarchiv für meine Dokumente. Aber auch hier landet nicht alles, denn Rechnungen werden anders aufbewahrt. Das liegt aber in der Natur meines Berufes und kann für jeden Nutzer natürlich anders sein. Ich hatte mir damals mal überlegt, ob ich einen externen Dienst für das Schreiben meiner Rechnungen nutze. Kostet so viel ja nun auch nicht mehr und von der Steuer absetzen kann man es ja ebenfalls.

Sascha Ostermaier, meine rechte Hand hier im Blog, setzt persönlich auf FastBill und ist nach eigenen Aussagen sehr zufrieden, weil er dort alles an einem Ort hat. Kostet für unbegrenzte Rechnungen bei einem Nutzer 50 Euro im Jahr, für ein Mehr an Zusatzleistungen werden 190 Euro im Jahr fällig. Alternativen in diesem Bereich gibt es wohl einige, namentlich Billomat, lexoffice, SalesKing oder debitoor. Je nach Anwendertyp habt ihr da sicherlich eure eigene Lösung, ich habe das Glück, dass ich Rechnungen nur digital verschicken muss. Ich selber greife auf ein OS X-Programm namens Totals. Kostet 126 Euro, gab es im Upgrade-Angebot seinerzeit günstiger. Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen und und und. Nutze ich jetzt seit 2013. Auch hier gibt es natürlich Alternativen, beispielsweise GrandTotal.

Eingehende Aufträge oder Rechnungen kommen fast ausschließlich digital bei mir an. Kommt was rein, bezahle ich sofort, beziehungsweise lege mir die Rechnung auf Termin. Danach wandert sie in mein Mail-Archiv. Auch hier nutzen Menschen den Spaß unterschiedlich, vielen reicht die klassische Mailbox bei Google, da sie schon großartige Achivierungsfunktionen hat, alternativ kann man Rechnungen und Co ja aus der Mail heraus im Google Drive speichern, sofern man das denn will. Eine gute Alternative dazu ist natürlich MailStore Home – oder jedes andere Programm, welches euch Mails mit Anhängen auch lokal wegsichert. Aufträge als solches landen bei mir direkt in Wunderlist in Abhängigkeit ihres Erfüllungsdatums. Ist bei mir nicht viel, von daher ist das in der Tat bei mir ausreichend.

Ihr seht – es muss nicht super kompliziert werden, wenn man mal wieder für die blaue Tonne reicht. Eine vernünftige App und das Smartphone reichen als Einstieg – neben der Idee, wie ihr das Ganze für euch realisieren wollt. Ich fahre gut klassisch mit der Ordnerverwaltung, während andere sicher auf komplexere Managementsysteme setzen. Sofern ihr da was macht, so freue ich mich auf eure Meinungen und Anregungen.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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71 Kommentare

  1. Ich mache das papierlose Büro mittlerweile 2 Jahre, aber ausschliesslich auf der privaten Schiene.
    Aktuell stelle ich ich mir auch die Frage, welche Unterlagen muss ich überhaupt als Originale wielange aufbewahren.
    Kontoauszüge sollte man 3 Jahre aufbewahren, die Sparkasse verschickt die als PDF, Gehaltsabrechnungen könnten für die Rente wichtig sein, mein Arbeitgeber verschickt die mittlerweile nur noch als PDF, Steuererklärung mache ich per Elstar, bekomme die somit auch elektronisch zurück – so schnell klären sich diese Fragen alleine und der Papierberg wird immer kleiner.

    Wichtige Unterlagen wie Zeugnisse verwahre ich an sicherer Stelle ausser Haus auf, ebenso alle Vertragsunterlagen von Versicherungen usw. – nactürlich erst nachdem die gescannt sind.

    Die ganzen Dokumenten liegen dann auch meinem Rechner in einer Ordnerstruktur sortiert, mit nachvollziehbaren Dateinamen versehen – somit lässt sich aller schnell wiederfinden, auch ohne OCR.

    Sicherungen davon erstelle ich regelmässig lokal am Rechner und verschlüsslet auf meine NAS. Die NAS sichert dann nochmal die Daten in einer OnlineCloud, wo entsprechende Backups mitlaufen ( falls ich mal was löschen aus versehen ) – die Dateien sind dann ja schon verschlüsselt durch die Kopie zur NAS.
    Über die Online-Cloud komme ich auch bei Bedarf von Unterwegs per Smartphone an die Unterlagen ran, die entsprechende Entschlüsselungs-APP hab ich auf dem iPhone.

    Desweiteren versuche ich immer mehr Sachen auf Papierlos umzustellen, nur einige Firmen spielen da nicht mit – ok, dann kommt eben die eine Rechnung pro Jahr per Post.

    Bei Bücher und Zeitschriften mache ich das ähnlich, da ich mittlerweile lieber auf dem iPad lesen, kommen nur noch eBooks und ePapers ins Haus.
    Aber auch hier das Problem, nicht alle Bücher und Zeitschriften sind als eBook verfügbar.

    Ausnahmen:
    – TV-Zeitschrift, die bleibt auf Papier
    – seit kurzen habe ich wieder angefangen, einen Papier-Basierten Terminplaner zu nutzen, das hat aber rein privat Gründe.

  2. Scanbot ist auch seit letztem Jahr meine Wahl der Dinge – optimal mit automatischem Upload nach dem Speichern auf das NAS – für mich perfekt. Hab auch ein paar Alternativen durch, aber Scanbot konnte keine das Wasser reichen. Bei mir werden die originale einfach in Ablagefächer (10 verschiedene) einsortiert. Sind die Voll wandert der Inhalt in einen Karton.

  3. fileee.com scheint auch ganz interessant. Hab msl vorbestellt, mal sehen was das System so bringt.

  4. Ich habe leider bei Scanbot immer eine hohe Fehlerquote was die OCR Texterkennung angeht. Du nicht?

  5. ich bin immer noch ganz zufriedener Doxie (Scanner) Nutzer. Die Scans per Smartphone Kamera sehen einfach häufig noch nicht gut genug aus. Und man kann häufig auf dem Display nicht erkennen ob die kleine Schrift nun scharf ist oder nicht.

  6. Ganz klar Evernote… Vollintegriert, mächtige Such- und Tagfunktion, Rechnungen per Mail können direkt überführt werden, auf allen Plattformen zu Hause. Somit für mich das Tool der Wahl seit vielen Jahren.

  7. Ich bin schon lange am Überlegen, was die smarteste Lösung ist. Danke für deine Informationen :).
    Was ich mich noch frage, alle Scans werden im Dateisystem abgelegt? Bleibt das einfach lokal oder wird das noch mit einer Cloud abgeglichen (Wenn ja mit welcher?)?

  8. @caschy: Hast Du einen Steuerberater? Wenn ja, dann frag ihn mal ob er DATEV nutzt. Wenn wieder ja, dann lass Dir mal DATEV Umternehmen online + Aufzragswesen Online zeigen.

  9. Und was nützt das, wenn man alleine für’s Finanzamt doch alles 10 Jahre aufbewahren muss?

  10. Bank. Bis auf TANs 😉 (ja hab immer noch Papier – wenn auch ich es nicht nutze).
    Krankenkasse kann mir auch fast alles in ein E-Postfach schicken.
    Zum Glück schicken die Shops auch nur noch E-Mails mit PDFs.

    Aber was mich am immer noch sehr stört ist die Rentenkasse.

    Jedes Jahr kommt das Zettel, den man UNBEDINGT aufheben muss. Können die das nicht mal per PDF machen? Diese Briefe sind vor keinem Feuer sicher! – E-Mails/PDFs aber schon!

    Irgendwie unsinnig.

    Was sonst noch an Papieren anfällt geht in den Scanner. Ich selbst halte nichts vom Abfotografieren. Oft schief. Verschwommen. Der Scanner macht das fast 100% perfekt.

    Aber hier würde ich mir dann doch noch etwas wünschen, was die PNGs in durchsuchbare PDFs umwandelt. Irgendwer eine (Desktop) Idee? Außer den teuren Acrobat 😉

  11. @wpressy
    Ich nutze dazu Abby Finreader Hotfolder. Der Dokumentenscanner speichert auf NAS, diese wird per Hotfolder durch Pc überwacht und macht mir im Hintergrund kleine PDF mit OCR.
    Wenn es mal schnell gehen muss ist Turboscan App meine erste Wahl.

  12. @caschy: Scanbot macht ein durchsuchbares erstelltes PDF locker mal 600-800 KByte groß (eine Seite!). Doxie unter 100 bis 120 KByte. Und andere richtige Scanner ähnlich.

    Ist dir das nicht zu viel? Sind ja doch erhebliche Unterschiede. Oder nimmst du das in Kauf der Geschwindigkeit wegen?

  13. Wolfgang Denda says:

    Leitz Ordner, und MailStore Home. Für die rein elektronische Aufbewahrung bin ich einfach nicht diszipliniert genug. Aber soviel Zeugs fällt bei mir auch nicht mehr an.

  14. Der Weg zum papierlosen Büro ist genauso lang, wie der Weg zum papierlosen Klo.

  15. Schöner Artikel.
    Ich setze auch auf eine Ordnerstruktur. Man ist einfach unabhängig von Verwaltungsprogrammen und deren Lebenszyklus. 😉
    Das Abfotografieren mit dem Smartphone empfinde ich als nicht so praktisch. Hier greife ich immer zum Hardwarescanner (DPI einstellbar, Komprimierung etc.)
    Generell bin ich ein Fan von gescannten Dokumenten. Man findet alles einfach immer sehr schnell und weiß genau, wo man suchen muss.
    Keep on scanning. 🙂

  16. Ich will dieses Jahr auch privat alles digitalisieren – neben Rechnungen und Co auch Zeitschriftartikel.

    Gibt es den eine Software die mir ermöglicht, die Dokumente in unterschiedlichen Ordnern auf der NAS abzulegen und man kann dann diese anhand dieser Software per zuvor eingescannten OCR durchsuchen?

  17. @Andreas: es gibt in Holland eine Firma, die dulden als einziges Papier im Unternehmen nur noch Klopapaier und Papiertaschentücher – an ersteres wollen die auch noch dran.

  18. minimalwerk says:

    danke für den Artikel. Hab mir Scanbot gerade auf mein iPhone geladen. Nach Auswahl der kostenlosen Version kam der Hinweis, dass man als Telekom Kunde die Pro Version für 6 Monate geschenkt bekommt. Zusätzlich hat man noch die Option die Pro Version unbegrenzt mit 40% Rabatt zu erwerben. Vielleicht für den ein oder anderen Telekom Kunde interessant.

  19. Oliver Pifferi says:

    @minimalwerk – Super Tipp, als Telekom-Kunde 4,99 EUR für die Pro macht einen schlanken Fuß. Danke 🙂 !

  20. @Caschy: Und wie findest du dann Dokumente auf dem NAS von mobilen Geräten aus? Der Part fehlt in deiner Beschreibung irgendwie.

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