Papierloses Büro: So sieht es heute bei mir aus

amplogoIch betreibe dieses Blog seit über 11 Jahren, viele davon bin ich mittlerweile selbständig und muss mich so mit den Widrigkeiten in Papierform auseinandersetzen. Viele Dinge kommen noch immer in Papierform an, einige Rechnungen, Informationen der Bank oder Krankenkasse – einiges will da aus dem Briefkasten geholt werden. Ich habe in den letzten Jahren extrem viel ausprobiert, um mich zu organisieren. Oft stellen mir Leser noch die Frage, ob ich es noch genau so handhabe, wie vor einigen Jahren.

Deshalb mal eine Auffrischung dessen, wie ich das mit dem Papier so mache, wie ich mich da organisiere. Wer meine Arbeitsweise kennt, der wird nicht viel Neues entdecken, denn ich bin trotz meiner Liebe für den Blick über den Tellerrand ein Gewohnheitstier. Des Weiteren ist natürlich meine Arbeitsweise wahrscheinlich nur auf wenige Menschen übertragbar, da sicherlich alle ein anderes Aufkommen an Papier haben.

Mein Gedanke war damals: Brauche ich wirklich diese ganzen Ordner voller Papier? Muss ich davon wirklich alles aufheben? Menschen neigen offenbar dazu, jedes noch so unwichtige Stück Papier aufzubewahren. Irgendwann habe ich mir dann die Fragen gestellt, die ich mir auch bei Fotos und CDs / Schallplatten früh beantwortete.

Ich digitalisiere einfach alles. Als alle Welt noch CDs kaufte, hatte ich diese bereits aus meinem Leben verbannt. Und auch beim Archivieren meiner Fotos oder der Musik bin ich irgendwie klassisch unterwegs. Ich nutze keine spezielle Software, stattdessen habe ich eine Ordner-Hierarchie, die ich für mich passend benannt habe. In Sachen der Fotos ist das die Jahreszahl nebst dem Eventnamen. Und bei Musik habe ich ja nicht so viel Auswahl. Alben, Singles, Mixe und Unsortiertes.

Ebenfalls lesenswert: PDF oder Bilder: OCR-Texterkennung nachträglich

Es war wohl damals ein Glück, dass ich instinktiv zum gleichen Grundgerüst in Sachen Papier überging. Klar, natürlich gibt es zahlreiche DMS-Systeme – selbst Evernote und OneNote können einen archivarischen Job übernehmen. Aber brauche ich das – beziehungsweise: will ich das? Evernote fand ich irgendwann „too much“ für mich. Ich will keine App für alles – das will Evernote aber sein.

Auch OneNote war nicht mein Fall und viele Lösungen scheiden ganz einfach für mich aus, weil ich mich nicht an ein System hängen will. Gerade bei Dokumenten ist das ja immer so eine Sache. Man stelle sich vor, man archiviert und macht – und findet dann kein passendes Gegenstück auf einer neuen Plattform. Die Wahl war recht leicht, letzten Endes verfuhr ich so, wie mit Musik und Fotos – zumindest im Hintergrund.

Der erste Schritt war natürlich das Scannen der ersten Dokumente, die noch so rumfliegen. Nachträgliches Archivieren erwünscht? Dann vielleicht mal nach einem passenden Scanner gesucht. Für wenig reicht ein etwaig vorhandener Scanner oder das Smartphone, für mehr gibt es auch entsprechende Lösungen. Ich hatte hier im Blog schon diverse Dokumentenscanner vorgestellte, beispielsweise den Fujitsu ScanSnap s1500M, den Doxie Go und den Fujitsu ScanSnap S1100.

Damit lassen sich kleinere oder größere Mengen an Dokumentenmaterial ins Digitale bringen – wichtig, auch mit OCR. Ja, wer super wenig Dokumente hat und der Meinung ist, die durch clevere Namensgebung in passenden Ordnern zu versenken, der kommt auch ohne OCR klar, bei mir geht es halt nicht, da ich schon eine Textsuche vorziehe. Hier gibt es diverse Lösungen, viele Scanner bringen irgendeine Form von Adobe Acrobat mit, in meinem Falle habe ich mich aber derzeit auf eine andere Lösung eingeschossen. Scanbot. Eine App für Android und iOS (Alternativen gibt es natürlich).

Man fotografiert ein Dokument ab, die OCR-Software sorgt für durchsuchbaren Text und die Inhalte landen mit Namen versehen in einem Ordner. Ich lasse Scanbot das Datum in den Dateinamen übergeben, alles andere benenne ich sinnvoll um. Notizen, Unterschriften oder Markierungen? Kann Scanbot. Alles mobil, alles easy. Damit wäre ich also meine Papier-Eingänge los. Auspacken, auf den Tisch legen, knipsen und nachdem die App drüber ist, packe ich den Spaß nur noch in Ordner. 2016 / Steuer / Krankenkasse / Quittungen. Funktioniert bis jetzt super. Zumindest für mich.

Jaja, ich weiss. Ich höre schon die Stimmen. Originale und so aufbewahren. Ist ja richtig. Ganz ohne Papier geht es wirklich nicht – wobei mein Glück halt ist, dass ich digital arbeite und entsprechend viel digital abhaken kann. Papierkram, der aufbewahrt werden muss? In all den Jahren musste ich noch kein Original aus einem Ordner kramen. Bei mir funktioniert es wirklich so, dass ich Papier, welches ich aufbewahren muss, abhefte. Ohne Sortierung. Das Datum entscheidet. So viel Posteingang habe ich nicht. Für mich funktioniert es.

Was man an Originalen aufbewahren sollte? Wenn euch die Suchmaschine keine Antwort gibt, entscheidet euch für das Abheften. Alternativ könnt ihr euch ja im Scan des Originals noch eine Anmerkung machen, wo der Spaß im Ordner zu finden ist – falls ihr da wirklich mehrere Ordner anlegen wollt (was ja nicht Sinn der Sache ist). Ansonsten: Steuerbescheide, Bilanzen, Steuerfestsetzungen, Zoll, Gerichtsurteile  und Co besser aufbewahren.

Rechnungen bzw. Quittungen? Alles eine Sache, wie bequem man es mag, Ihr bewahrt den Karton auf? Dann scannt die Rechnung und packt das Original an den Karton. So mache ich es. Obwohl man heutzutage bei Reklamationen keine Probleme mehr mit einer digitalen Rechnung haben sollte, so kommt man beim Fachpersonal witzigerweise besser mit Papier durch – wobei nicht entscheidend, ob im Original oder als ausgedruckte Kopie eines Scans.

Ich habe also ein Ordnerarchiv für meine Dokumente. Aber auch hier landet nicht alles, denn Rechnungen werden anders aufbewahrt. Das liegt aber in der Natur meines Berufes und kann für jeden Nutzer natürlich anders sein. Ich hatte mir damals mal überlegt, ob ich einen externen Dienst für das Schreiben meiner Rechnungen nutze. Kostet so viel ja nun auch nicht mehr und von der Steuer absetzen kann man es ja ebenfalls.

Sascha Ostermaier, meine rechte Hand hier im Blog, setzt persönlich auf FastBill und ist nach eigenen Aussagen sehr zufrieden, weil er dort alles an einem Ort hat. Kostet für unbegrenzte Rechnungen bei einem Nutzer 50 Euro im Jahr, für ein Mehr an Zusatzleistungen werden 190 Euro im Jahr fällig. Alternativen in diesem Bereich gibt es wohl einige, namentlich Billomat, lexoffice, SalesKing oder debitoor. Je nach Anwendertyp habt ihr da sicherlich eure eigene Lösung, ich habe das Glück, dass ich Rechnungen nur digital verschicken muss. Ich selber greife auf ein OS X-Programm namens Totals. Kostet 126 Euro, gab es im Upgrade-Angebot seinerzeit günstiger. Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen und und und. Nutze ich jetzt seit 2013. Auch hier gibt es natürlich Alternativen, beispielsweise GrandTotal.

Eingehende Aufträge oder Rechnungen kommen fast ausschließlich digital bei mir an. Kommt was rein, bezahle ich sofort, beziehungsweise lege mir die Rechnung auf Termin. Danach wandert sie in mein Mail-Archiv. Auch hier nutzen Menschen den Spaß unterschiedlich, vielen reicht die klassische Mailbox bei Google, da sie schon großartige Achivierungsfunktionen hat, alternativ kann man Rechnungen und Co ja aus der Mail heraus im Google Drive speichern, sofern man das denn will. Eine gute Alternative dazu ist natürlich MailStore Home – oder jedes andere Programm, welches euch Mails mit Anhängen auch lokal wegsichert. Aufträge als solches landen bei mir direkt in Wunderlist in Abhängigkeit ihres Erfüllungsdatums. Ist bei mir nicht viel, von daher ist das in der Tat bei mir ausreichend.

Ihr seht – es muss nicht super kompliziert werden, wenn man mal wieder für die blaue Tonne reicht. Eine vernünftige App und das Smartphone reichen als Einstieg – neben der Idee, wie ihr das Ganze für euch realisieren wollt. Ich fahre gut klassisch mit der Ordnerverwaltung, während andere sicher auf komplexere Managementsysteme setzen. Sofern ihr da was macht, so freue ich mich auf eure Meinungen und Anregungen.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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71 Kommentare

  1. Ich mache das papierlose Büro mittlerweile 2 Jahre, aber ausschliesslich auf der privaten Schiene.
    Aktuell stelle ich ich mir auch die Frage, welche Unterlagen muss ich überhaupt als Originale wielange aufbewahren.
    Kontoauszüge sollte man 3 Jahre aufbewahren, die Sparkasse verschickt die als PDF, Gehaltsabrechnungen könnten für die Rente wichtig sein, mein Arbeitgeber verschickt die mittlerweile nur noch als PDF, Steuererklärung mache ich per Elstar, bekomme die somit auch elektronisch zurück – so schnell klären sich diese Fragen alleine und der Papierberg wird immer kleiner.

    Wichtige Unterlagen wie Zeugnisse verwahre ich an sicherer Stelle ausser Haus auf, ebenso alle Vertragsunterlagen von Versicherungen usw. – nactürlich erst nachdem die gescannt sind.

    Die ganzen Dokumenten liegen dann auch meinem Rechner in einer Ordnerstruktur sortiert, mit nachvollziehbaren Dateinamen versehen – somit lässt sich aller schnell wiederfinden, auch ohne OCR.

    Sicherungen davon erstelle ich regelmässig lokal am Rechner und verschlüsslet auf meine NAS. Die NAS sichert dann nochmal die Daten in einer OnlineCloud, wo entsprechende Backups mitlaufen ( falls ich mal was löschen aus versehen ) – die Dateien sind dann ja schon verschlüsselt durch die Kopie zur NAS.
    Über die Online-Cloud komme ich auch bei Bedarf von Unterwegs per Smartphone an die Unterlagen ran, die entsprechende Entschlüsselungs-APP hab ich auf dem iPhone.

    Desweiteren versuche ich immer mehr Sachen auf Papierlos umzustellen, nur einige Firmen spielen da nicht mit – ok, dann kommt eben die eine Rechnung pro Jahr per Post.

    Bei Bücher und Zeitschriften mache ich das ähnlich, da ich mittlerweile lieber auf dem iPad lesen, kommen nur noch eBooks und ePapers ins Haus.
    Aber auch hier das Problem, nicht alle Bücher und Zeitschriften sind als eBook verfügbar.

    Ausnahmen:
    – TV-Zeitschrift, die bleibt auf Papier
    – seit kurzen habe ich wieder angefangen, einen Papier-Basierten Terminplaner zu nutzen, das hat aber rein privat Gründe.

  2. Scanbot ist auch seit letztem Jahr meine Wahl der Dinge – optimal mit automatischem Upload nach dem Speichern auf das NAS – für mich perfekt. Hab auch ein paar Alternativen durch, aber Scanbot konnte keine das Wasser reichen. Bei mir werden die originale einfach in Ablagefächer (10 verschiedene) einsortiert. Sind die Voll wandert der Inhalt in einen Karton.

  3. fileee.com scheint auch ganz interessant. Hab msl vorbestellt, mal sehen was das System so bringt.

  4. Ich habe leider bei Scanbot immer eine hohe Fehlerquote was die OCR Texterkennung angeht. Du nicht?

  5. ich bin immer noch ganz zufriedener Doxie (Scanner) Nutzer. Die Scans per Smartphone Kamera sehen einfach häufig noch nicht gut genug aus. Und man kann häufig auf dem Display nicht erkennen ob die kleine Schrift nun scharf ist oder nicht.

  6. Ganz klar Evernote… Vollintegriert, mächtige Such- und Tagfunktion, Rechnungen per Mail können direkt überführt werden, auf allen Plattformen zu Hause. Somit für mich das Tool der Wahl seit vielen Jahren.

  7. Ich bin schon lange am Überlegen, was die smarteste Lösung ist. Danke für deine Informationen :).
    Was ich mich noch frage, alle Scans werden im Dateisystem abgelegt? Bleibt das einfach lokal oder wird das noch mit einer Cloud abgeglichen (Wenn ja mit welcher?)?

  8. @caschy: Hast Du einen Steuerberater? Wenn ja, dann frag ihn mal ob er DATEV nutzt. Wenn wieder ja, dann lass Dir mal DATEV Umternehmen online + Aufzragswesen Online zeigen.

  9. Und was nützt das, wenn man alleine für’s Finanzamt doch alles 10 Jahre aufbewahren muss?

  10. Bank. Bis auf TANs 😉 (ja hab immer noch Papier – wenn auch ich es nicht nutze).
    Krankenkasse kann mir auch fast alles in ein E-Postfach schicken.
    Zum Glück schicken die Shops auch nur noch E-Mails mit PDFs.

    Aber was mich am immer noch sehr stört ist die Rentenkasse.

    Jedes Jahr kommt das Zettel, den man UNBEDINGT aufheben muss. Können die das nicht mal per PDF machen? Diese Briefe sind vor keinem Feuer sicher! – E-Mails/PDFs aber schon!

    Irgendwie unsinnig.

    Was sonst noch an Papieren anfällt geht in den Scanner. Ich selbst halte nichts vom Abfotografieren. Oft schief. Verschwommen. Der Scanner macht das fast 100% perfekt.

    Aber hier würde ich mir dann doch noch etwas wünschen, was die PNGs in durchsuchbare PDFs umwandelt. Irgendwer eine (Desktop) Idee? Außer den teuren Acrobat 😉

  11. @wpressy
    Ich nutze dazu Abby Finreader Hotfolder. Der Dokumentenscanner speichert auf NAS, diese wird per Hotfolder durch Pc überwacht und macht mir im Hintergrund kleine PDF mit OCR.
    Wenn es mal schnell gehen muss ist Turboscan App meine erste Wahl.

  12. @caschy: Scanbot macht ein durchsuchbares erstelltes PDF locker mal 600-800 KByte groß (eine Seite!). Doxie unter 100 bis 120 KByte. Und andere richtige Scanner ähnlich.

    Ist dir das nicht zu viel? Sind ja doch erhebliche Unterschiede. Oder nimmst du das in Kauf der Geschwindigkeit wegen?

  13. Wolfgang Denda says:

    Leitz Ordner, und MailStore Home. Für die rein elektronische Aufbewahrung bin ich einfach nicht diszipliniert genug. Aber soviel Zeugs fällt bei mir auch nicht mehr an.

  14. Der Weg zum papierlosen Büro ist genauso lang, wie der Weg zum papierlosen Klo.

  15. Schöner Artikel.
    Ich setze auch auf eine Ordnerstruktur. Man ist einfach unabhängig von Verwaltungsprogrammen und deren Lebenszyklus. 😉
    Das Abfotografieren mit dem Smartphone empfinde ich als nicht so praktisch. Hier greife ich immer zum Hardwarescanner (DPI einstellbar, Komprimierung etc.)
    Generell bin ich ein Fan von gescannten Dokumenten. Man findet alles einfach immer sehr schnell und weiß genau, wo man suchen muss.
    Keep on scanning. 🙂

  16. Ich will dieses Jahr auch privat alles digitalisieren – neben Rechnungen und Co auch Zeitschriftartikel.

    Gibt es den eine Software die mir ermöglicht, die Dokumente in unterschiedlichen Ordnern auf der NAS abzulegen und man kann dann diese anhand dieser Software per zuvor eingescannten OCR durchsuchen?

  17. @Andreas: es gibt in Holland eine Firma, die dulden als einziges Papier im Unternehmen nur noch Klopapaier und Papiertaschentücher – an ersteres wollen die auch noch dran.

  18. minimalwerk says:

    danke für den Artikel. Hab mir Scanbot gerade auf mein iPhone geladen. Nach Auswahl der kostenlosen Version kam der Hinweis, dass man als Telekom Kunde die Pro Version für 6 Monate geschenkt bekommt. Zusätzlich hat man noch die Option die Pro Version unbegrenzt mit 40% Rabatt zu erwerben. Vielleicht für den ein oder anderen Telekom Kunde interessant.

  19. Oliver Pifferi says:

    @minimalwerk – Super Tipp, als Telekom-Kunde 4,99 EUR für die Pro macht einen schlanken Fuß. Danke 🙂 !

  20. @Caschy: Und wie findest du dann Dokumente auf dem NAS von mobilen Geräten aus? Der Part fehlt in deiner Beschreibung irgendwie.

  21. @Thomas: Womit verschlüsselst du beziehungsweise welche App benutzt du auf dem Smartphone, um unterwegs an die Daten in der Cloud zu gelangen?

  22. Bei mir werden bereits seit 2007 jegliche Dokumente mittels Ordnerstruktur als pdf gesichert. Am Mac im Ordner Dokumente, FreeFileSync kopiert diese aufs NAS, tägliche Sicherung auf Backup NAS sowie Kopie mit Boxcryptor verschlüsselt in die Dropbox. Mein grösstes Problem sind jedcoh die Grösse der gescannten pdf Dokumente unter OSX. Ein Din A4 Dokument braucht gerne mal 1MB, deshalb scanne ich (leider) beinahe immer nur mittels VMWare Fusion in Win7, dort braucht das selbe Dokument nicht mal die Hälfte an Speicher.
    Lösung hierfür konnte ich noch keine finden. Gescannt wird mit einem HP Photosmart C309a, Software oder „digitale Bilder“ oder die HP Software.

  23. @Jan: Ja / Nein
    @ebichu Ist mir egal, die Zeiten sind vorbei, wo ich um KB kämpfte
    @René Fischer: Da fehlt nichts 😉 Warum sollte ich das wollen? Und wenn: man kann dochb normal zugreifen und suchen

    Generell: Scanbot für Telekom-Kunden: http://stadt-bremerhaven.de/scanbot-pro-telekom-mobilfunk/

  24. Welche OCR-Version für Windows könnt ihr empfehlen? Ich war bisher mit Adobe Acrobat mega zufrieden (Test-Version). Nur leider ist mir das viel zu teuer um es privat zu kaufen. Habt ihr etwas günstiges und empfehlenswertes?

  25. Abbyy PDF Transformer oder automatisiert Finereader mittels Hotfolder

  26. Danke für den super Artikel. Ich habe gestern Abend den Workflow mal mit scanbot + automatischem Synology webdav Upload getestet. Komischerweise funktioniert der automatische Upload via webdav nicht richtig. Das ganze funktioniert nach dem Einrichten nur bei einem Dokument und dann nicht mehr. Hat das Problem sonst noch jemand? (Nutze zu Testzwecken die pro Version mit Werbung).

  27. @Chris R.: ich nutze Boxcryptor in der Professional Version ( kosten 36,-/Jahr ), weil ich mehrere Geräte und Clouds nutze.

  28. Wegen Deines Artikels habe ich gerade mal nach OCR-Lösungen gesucht, die PDFs nachträglich durchsuchbar machen und auch glatt eine praktische App gefunden: http://www.tutonaut.de/tipp-nachtraeglich-ocr-texterkennung-in-pdf-einfuegen.html

  29. Die c’t hat dieses Thema in Heft 7/2015 behandelt. Dort hat man auf „Foxdox“ gesetzt, privat setzt der Autor eher auf Evernote. Den Opener des Artikels und Kommentare findet man hier: ct.de/y3fq

    Meine Frage ist: Gibt es auch geeignete DMS für Synology NAS?

  30. Wundert mich ein bisschen dass hier das Programm smallDMS noch nicht erwähnt wurde. Klasse Programm mit automatischer volltextindexierung für einmalig 9,90€. Benutze ich seit ca. einem Jahr und es ist absolut Spitze.

  31. Wer Foxdox traut, kann die Online OCR nutzen, sprich ein Bild oder PDF (mit Bild) mit Foxdox syncronisieren und auf OnlineOCR zurückgreifen. Funktioniert sehr gut auch Support ist prima. 2GB hat man frei.

  32. @Blogga: ecoDMS.de läuft auf Synology und QNAP mit Docker.

    Leider habe ich noch keine Sinnvolle Lösung unter LinuxMint gefunden.
    Für das Papierlose Büro. Scannen über Brother DCP-9020CDW direkt auf das Synology (leider kein Docker bei meiner Synology) Email (IMAP, SMTP und Gmail) geht auch nicht.
    Eventuell gibt es hier Ideen für Linux. Danke

  33. Übrigens: Kleiner Nachtrag für das Papier, welches man im Original aufbewahren muss: Vorm Scannen eine Nummer aufstempeln und ab in den Papierordner, geordnet nach Nummer. Macht das Auffinden einfach.

  34. Ich habe da auch mal schnell zusammen geschrieben, wie ich das so mache. Wen es interessiert…. Mit etwas Automatisierung und so. Siehe http://bit.ly/25FfEBF Ich verwende Abbyy, Office-N-PDF, Total Commander (-Kommentare) und Autohotkey.

  35. ecoDMS macht irgendwie einen guten Eindruck. Zumal über alle Wege (Client, Web und APP) drauf zugeriffen werden kann. Hat das schon jemand im Einsatz? Und läuft ja wohl unter Docker auf einer Synology. Also genau zugeschnitten für mein kleines Büro ohne MS-Server.

  36. Hi cachy, spannender Beitrag! Könntest du noch kurz schreiben, wie deine Ordnerstruktur grob aussieht? Also zum Beispiel, welche Unterordnen du neben „Steuer“ noch im Jahresordner hast. Vielen Dank!

  37. Schade, auf meinem DS215j scheint Docker nicht zu laufen. Dann fällt ecoDMS wohl weg :-/

  38. @Alex
    die Frage ist doch, wie hoch dein „Beleg-Volumen“ ist, wegen 5 Belege brauchst keine 5 Unterordner – hier ändert sich doch das verhalten zum üblichen PC-handling nicht

    @Jan
    UO nutze ich seit Jahren und würde es heute nicht mehr empfehlen. Denn neben den laufenden Kosten (ok sind überblickbar) kommen jedoch im schlimmsten Fall, im Wege der Archivierung die max. Anzahl an Jahren dazu. sprich wenn ich heute kein Interesse mehr habe, muss ich trotzdem noch 10 Jahren für das Archiv bezahlen.
    Des weiteren ist der workflow von UO zwischenzeitlich in die Jahre gekommen bzw. war noch nie optimal, da die Bausteine von unterschiedlichen Entwicklungs-Abtlg. durchgeführt werden.

    @all
    Cloud-Services vom Scan-Services, über die Buchhaltung bis zum DMS wurde hier bspw. http://www.onlinebanking-forum.de/forum/topic.php?t=18176 (Auszug div. Services) aufgeführt. Dort wurde ua. https://xpenditure.com/de genannt, welche viele Kooperationspartner hat, auf der anderen Seite auch https://www.sageone.de/preisuebersicht/ wo für unter 10 Euro einiges geboten wird.

  39. @caschy: das wäre für mich definitiv ein Grund den Steuerberater zu wechseln!

  40. Ich geh‘ da einen ganz pragmatischen Weg:
    1. Belegaufbewahrung: 2 Kellerregale mit Ordnern, die statistische Wahrscheinlich für einen Privatmann, dass man ein Original benötigt, das z. B. 8 Jahre auf dem Buckel hat, tendiert gegen Null. Also einfach alles Pi mal Daumen einfach alles in Ordner, sogar ein Paginierstempel wäre zu viel Aufwand.
    2. Haupt-Digital-Archiv = Evernote. Viele Gründe, z. B. wandern auch meine handschriftlichen Notizen in den Suchindex. Vor allem aber: zukunftssicher, da das Format prinzipiell offen ist (Evernote konvertiert nicht in ein Sonderformat, es steckt einfach die Originale in eine Standard-SQL-Datenbank) – via Export habe ich selbst meine 12.000 Dokumente samt Metadaten innerhalb weniger Minuten sortiert wieder auf der Festplatte, falls ich mich später mal für ein anderes System entscheiden sollte (und meine Synology-NAS kann in die Note Station ohnehin ENEX direkt importieren).
    3. Für kleine Belege: Scannable, da einfach superschnell (Evernote erledigt OCR), gelegentlich Scanner Pro. Für Dokumentenberge: iX500 mit einem Profil, das gleichzeitig das Dokument in Evernote schiebt plus eine Kopie des Dokuments auf dem NAS anlegt.

  41. Dokta Bob says:

    ich werfe hier einmal folgende Programme noch hinein… Alles für Lau…. 😉

    https://www.tagspaces.org und
    – everything von https://www.voidtools.com/

    …und sollte ich doch mal eine inText-Suche brauchen:
    http://docfetcher.sourceforge.net/de/

    Dank aussagekräftigem tagging kommt das jedoch ziemlich selten vor 😉

  42. Woran es bei mir noch scheitert: woher weiß ich, wovon ich das Original aufbewahren muss?

  43. @Jens: ecoDMS ist ein recht gutes Programm, habe es mir mal die 30 Tage Testzeitraum angesehen ( lief dabei unter Dockers auf meiner NAS ). Aber für die Privatnutzung zuhause ist mir das Programm viel zu oversized, ich brauche 95% der Funktionen mit Sicherheit nicht. Zudem war mir der Aufwand, Dokumente abzulegen mit dem ganzen Katogerosierungszeugs zu aufwendig.
    Bei geschäftlicher Nutzung macht das ja Sinn, aber zuhause ( für mich ) definitiv nicht.

  44. Ich benutze Cam Scanner und habe da schon eine Menge Dokumente digitalisiert. Wie könnte denn ein Scenario aussehen, um bspw. zu Scanbot zu wechseln? Hat sowas hier schon mal jemand gemacht?

  45. Super danke. Der Artikel landet mal im OneNote damit ich den zu Hause studieren kann.

    Frage bezüglich Hardware: Mit welchem Scanner seid ihr denn bisher am glücklichsten? Welcher macht am wenigsten Probleme (Papierstau, Zuverlässigkeit, Walzen kaputt)?

  46. @mops
    kommt doch auf EInsatzzweck/handling und Budget an.
    – „neues“ Smartphone wegen Auflösung + app siehe oben
    – die Kombigeräte von HP bspw. für privat – dürfte iO. sein
    – fujitsu/scansnap – für kleinbüros

  47. @Marc:

    War blöd formuliert. Ich meinte damit die echten Dokumentenscanner und die Erfahrungswerte mit dem jeweiligen Modell

  48. @mops
    jeder macht andere Erfahrungen*, da unterschiedlichen Einsatzzweck – im Bekanntenkreis hab ich div. Varianten im Einsatz und alles hat hier und Vor-/Nachteile.
    http://www.idealo.de/preisvergleich/CompareTestProducts/691676K3252.html
    https://www.amazon.de/gp/bestsellers/officeproduct/487649031/

    *=es gibt nicht DEN Scanner – meines Erachtens

  49. @Capprice (oder andere smallDMS Nutzer):

    Danke für den Tipp, habe es gestern mal ausprobiert.
    Ich habe allerdings noch eine Frage und hoffe, dass mir da jemand weiterhelfen kann:
    Wenn ich ein Dokument importiere wird der Dateiname mit einer Kennung versehen und die Datei im bei der Einrichtung angegeben Ordner abgelegt.
    Kann man trotzdem auch in diesem Archiv noch eine Ordnerstruktur hinbekommen?

    Bis jetzt habe ich alles halbwegs strukturiert in Ordnern abgelegt, aber noch etwas Papierkram um den ich mich unbedingt kümmen muss 😉
    Würde aber ungern komplett weg von einer Ordnersortierung, um langfristig unabhängig zu bleiben.

    Danke!

  50. Danke für den Tip mit Scanbot. Das funktioniert in meinen Tests bisher wirklich gut. Eine ganz einfache Möglichkeit die Vorteile einer durchsuchbaren PDF für den Privatgebrauch zu nutzen ohne aufwändige Ordnerstrukturen anzulegen:
    Nur einstufige Ordnerstrukturen anlegen wie Eingangsrechnungen, Versicherung, Bank etc. Belege gesammelt scannen und ablegen. Wenn man einen Beleg sucht mit Total Commander und dem Plugin xpdfsearch nach Text und einem Stichwort durchsuchen.

  51. @Caschy: Dann haben wir andere Nutzungsszenarien 😉 Ich brauche viele Dokumente hauptsächlich mobil.

  52. @Caschy: Mir scheint, als ob der Link „Ebenfalls lesenswert: PDF oder Bilder: OCR-Texterkennung nachträglich“ nicht funktionieren würde. Vielleicht könntest du das fixen, interessiert mich sehr. Danke!

  53. Toller Artikel und tolle Kommentare. Vielen Dank an alle!
    Ich digitalisiere meine Papiere auch schon eine ganze Weile. Nebenher habe ich aber auch immer die Originale aufbewahrt. Damit habe ich vor drei Monaten Schluß gemacht. Nach dem Einscannen wird das Original sofort geschreddert. Ausnahme: Behördenpost wie Finanzamt usw. Und natürlich muss man auch Urkunden als Papierform aufheben. Sonst gibt es kaum etwas, und eine Privatpersonen muss nichts 8 Jahre lagern. Vier Jahre nach Ablauf eines Kalenderjahres sind in der Regel alle Fristen abgelaufen.

    Kostenlose Scannersoftware suche ich laufend, habe noch nicht das Richtige gefunden. Gut ist Horlan ScantoPDF

    http://www.horland.de/scan2pdf.html

    Das Teil hat aber den Nachteil, dass die Freeversion nur läuft, wenn man online ist. Da muss regelmäßig Werbung runtergeladen werden.

    Nun bin ich auf Not Another PDF Scanner 2 gestoßen. Das Teil ist „Free and open source“ und scheint ganz vielversprechend zu sein.

    Für die Dokumentenverwaltung habe ich noch keine kostenlose Software gefunden (außer Benubird, was mir nicht so gefällt). Ich arbeite mit dem Explorer, alles ist hierarchisch abgelegt wie in einem Leitz-Ordner, fertig

  54. @sanddornbusch – interessehalber: warum sollte man Schriftverkehr mit dem Finanzamt im Original aufbewahren?

  55. @Matze
    Bescheide o.ä. müssen/wollen manche andere Ämter auf Original-Papier sehen bzw. beglaubigte Kopie
    Auch problematisch sind digitale Kontoauszüge.
    siehe ua. http://www.onlinebanking-forum.de/forum/topic.php?p=122366#real122366

  56. mmh, wenn was Papiermäßig ankommt, Ordner greifen undter Name abheften ..wegstellen.
    Geht ruckzuck für mich.
    Programm starten, scannen, in Ordner verschieben, sinnvoll benennen…..dauert und geht nicht so schnell.

  57. @Klaumu
    freu dich doch – dann bekommst du nur wenig Post bzw. musst nur wenig ablegen bzw. brauchst keine Rückfragen bei Dritten bzw. Weiterleitung an diese. (ua. Stb. usw.)
    ich hab Garantie-Unterlagen in wenigen Sekunden – bei dir fängt dann die Arbeit erst an.
    wie bereits oe. kommt es doch auf die individuellen Bedürfnisse, Umfang usw. an

  58. Ich habe aus den selben Gründen auch nach einem Dokumentenscanner gesucht. Allerdings nach einem schnellen, Evernote – Multiuser – fähigen Netzwerk Dokumentenscanner mit Einzug und Duplex-Scan, der die Inhalte auf individuelle SMB Laufwerks-Freigaben scannen kann, die Scans gleich per Mail versenden kann und bei Bedarf auch bei Evernote ablegen kann. Das ganze musste komplett autark, also ohne Software funktionieren und nur vom Gerät selbst managebar sein.

    Es gibt diverse Geräte auf dem Markt, die zwar viele der gewünschten Funktionen unterstützen, dafür aber stets eine „angeschlossene“ Software benötigen oder nicht Multiuser fähig sind. Ich verstehe gar nicht warum das bei den Herstellern nicht angenommen wird, dass man ein Gerät mit mehreren Usern im Büro teilen will. Ok, die wollen mehr Geräte verkaufen, klar. Aber gerade Evernote sollte doch einen Multiuser-fähigen Scanner den Usern anbieten wollen. Sie sind doch so sehr darin bestrebt, Evernote als eine Collaboration Plattform aufzubauen.

    Wie auch immer, es gibt so ein Gerät. Falls Einer von euch Interesse hat dazu mehr zu erfahren: http://siehe.link/enscanner (KEIN Affi-Link)

  59. Hier auch noch eine sehr interessante Seite zum Thema: https://ivanblatter.com/papierloses-buero-scannen/

  60. Scanbot kann wegen ssl Fehler keine Scans mehr via WebDAV auf mein NAS hochladen. Hat seit dem letzten Update noch jemand diese Probleme?

  61. Inspiriert durch Deinen Artikel hab ich meine Lösung für das papierarme Homeoffice nun auch gefunden. Scanbot ist auch bei mir Teil der Lösung. Aber damit kann es natürlich nicht enden. Unter http://www.gruenert.de/private-dokumente-digital-verwalten/ hab ich das gesamte Rezept mal aufgeschrieben.

  62. @Thomas Gemäß „KISS“ habe ich deine Lösung auch für mich als optimal beurteilt. Deine Argumente treffen zu 100% auch für mich zu. Alles schön per GDrive verschlüsselt synchronisiert habe ich die Dokumente auch in der Firma im Zugriff und mit Readlle’s Documents inkl. Volltextsuche auch auf dem Smartphone. Auf die Meta-Angaben in der PDF, die bisher da rein geschrieben habe, verzichte ich. Und auch meine Ordnerstruktur habe ich dank TagSpaces aufgedröselt. Genau was du geschrieben hast, ein Dokument müsste in mehreren Ordnern sein, mit Tags kann ich das nun umsetzen. Habe mich schon immer gefragt, warum Tags nicht Bestandteil eines jeden Betriebssystems sind. Ich empfehle noch ergänzend die Dateien auf schreibgeschützt zu setzen, da die Dateinamen ja nun ziemlich heilig sind.
    TagSpaces habe ich einfach mit in den Dokumenten-Order gepackt. Dank Portable ja problemlos möglich. Ebenso eine Portable-Volltextsuche. So ist das Archiv wirklich ewig einsehbar. Meine Erben wird das mal freuen.

  63. @paubolix: Könntest du dein Vorgehen bei der Google Drive Verschlüsselung etwas näher erläutern. Wie kannst du mittels Documents die verschlüsselten Dateien durchsuchen (oder einst durch nur die nicht verschlüsselten Dateinamen)?

    Welche Portable Volltextsuche software setzt du ein? Habe mir mal DocFetcher angeschaut. Das könnte brauchbar sein.

  64. @Johannes Für GDrive-Verschlüsselung nutze ich Boxcryptor. Auf iOS synce ich über WebDAV/NAS/Synology nach Documents. Hier ist es ja dann systembedingt verschlüsselt. Ich übertrage hier nur im lokalen Netz.

    DocFetcher und UltraSearch habe ich als Volltextsuchen ins Archiv aufgenommen. https://www.jam-software.de/ultrasearch/ Ich halte beide für brauchbar.

  65. @paubolix: Sorry, dass ich so unwissend frage, aber könntest du evtl. Deinen Workaround etwas detaillierter beschreiben. Verschlüsselst du die auf dem NAS liegenden Dateien mit Boxcryptor oder liegen die bei dir lokal auf dem Desktop? Lassen sich mit der Documents App unter iOS die von Boxcryptor verschlüsselten Dateien durchsuchen? Dafür müsste man doch erst alle entschlüsseln und lokal auf dem Gerät ablegen, oder?

    Ultrasearch scheint mir nur lokale Verzeichnisse indizieren zu können oder habe ich etwas übersehen?

    Danke!

  66. @Johannes Boxcryptor ver- und entschlüsselt lokal und Google Drive synchronisiert. Lokal arbeite ich mit Dateien ohne das wissen zu müssen, sie liegen entschlüsselt in einem Boxcryptor-Laufwerk vor. Online habe ich auf die Dateien so keinen Zugriff. Auch auf der Arbeit habe ich Google Drive und Boxcryptor installiert. Aber wenn ich unterwegs bin, habe ich dann Documents. Dahin synchronisiere ich dann noch einmal extra. Das hat dann weder was mit GDrive noch mit Bcrypt zu tun. Da das iPhone aber sowieso alles verschlüsselt, mache ich mir keine Sorgen. Daher auch meine Anmerkung, dass ich das immer im lokalen Netz synchronisiere.

    Ja, Ultraseach sucht nur lokal. Aber das ist doch ok…

    Bin übrigens gerade auf der Suche nach einem Tool. mit dem man schnell visuell PDF-Dateien umbenennen kann. Mit SumatraPDF und der Taste F2 geht das schon ganz gut, aber macht mich noch nicht glücklich. In dem Punkt bin ich für jeden Tipp dankbar. Ach ja, Total Commander kann das eigentlich perfekt, hat aber eine PDF-Vorschau nur in der 32bit-Version. Aber ich habe keinen 32bit-Rechner mehr.

  67. @paubolix: Danke dir – jetzt ist es mir klar! Naja, will alle persönlichen Dokumente mittelfristig auf einem Netzlaufwerk ablegen (um Zugriff von anderen Geräten und evtl. Von außerhalb zu Ermöglichen). Dafür bräuchte ich auch eine Indizierung der Inhalte der auf dem NAS liegenden PDF-Dateien. Aber Docfetcher macht ja bisher einen guten Eindruck.

    Bei der Umbenennung kann ich dir leider nicht weiterhelfen, sorry. Habe zusätzlich noch den FreeCommander im Einsatz. Keine Ahnung ob der sowas kann…

  68. @Johannes Habe festgestellt, dass man beim Umbenennen soviel gar nicht gucken muss. Vieles geht schon aus dem Originaldateinamen hervor. Und dann ist der Total Commander schon ein ziemlich gutes Tool. Da stehen zB auch reguläre Ausdrücke zur Verfügung. Und wenn ich dann doch mal nachsehen muss, ist SumatraPDF bestens geeignet, da man hier auch geöffnete PDFs umbenennen kann. Nebenbei ist der Viewer pfeilschnell.

  69. Hey,
    auch ich bin Fan papierloser Büros und habe mich lange mit effizienterem Arbeiten im Büro beschäftigt.
    Der Artikel gefällt mir gut. Für meinen Geschmack ein wenig zu kurz, aber dafür auf das Wesentliche beschränkt. Sehr gut hat mir die detaillierte Schilderung der OCR Texterkennung gefallen.
    Vielen Dank für deinen Artikel.
    LG

  70. Ich habe vor 6 Monaten angefangen mein Büro von STACHOWITZ MEDIEN auf digital umzustellen. Dieses ist für mich praktischer, als alles in Papierform aufzuheben, zumal nach mehr als 10 Jahren Papier-Selbstständigkeit sich auch einiges angesammelt hat.

    Zur Digitalisierung nutze ich einen herkömmlichen Scanner und eine Ordnerstruktur die mir angenehm erscheint. Rechnungen und Co sind in meinem CRM von Julitec hinterlegt. So habe ich eine gute Basis mein Bürp digital weiterzuführen. Zudem habe ich alle Daten immer und überall griffbereit.

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