Papierloses Büro: So sieht es heute bei mir aus

amplogoIch betreibe dieses Blog seit über 11 Jahren, viele davon bin ich mittlerweile selbständig und muss mich so mit den Widrigkeiten in Papierform auseinandersetzen. Viele Dinge kommen noch immer in Papierform an, einige Rechnungen, Informationen der Bank oder Krankenkasse – einiges will da aus dem Briefkasten geholt werden. Ich habe in den letzten Jahren extrem viel ausprobiert, um mich zu organisieren. Oft stellen mir Leser noch die Frage, ob ich es noch genau so handhabe, wie vor einigen Jahren.

Deshalb mal eine Auffrischung dessen, wie ich das mit dem Papier so mache, wie ich mich da organisiere. Wer meine Arbeitsweise kennt, der wird nicht viel Neues entdecken, denn ich bin trotz meiner Liebe für den Blick über den Tellerrand ein Gewohnheitstier. Des Weiteren ist natürlich meine Arbeitsweise wahrscheinlich nur auf wenige Menschen übertragbar, da sicherlich alle ein anderes Aufkommen an Papier haben.

Mein Gedanke war damals: Brauche ich wirklich diese ganzen Ordner voller Papier? Muss ich davon wirklich alles aufheben? Menschen neigen offenbar dazu, jedes noch so unwichtige Stück Papier aufzubewahren. Irgendwann habe ich mir dann die Fragen gestellt, die ich mir auch bei Fotos und CDs / Schallplatten früh beantwortete.

Ich digitalisiere einfach alles. Als alle Welt noch CDs kaufte, hatte ich diese bereits aus meinem Leben verbannt. Und auch beim Archivieren meiner Fotos oder der Musik bin ich irgendwie klassisch unterwegs. Ich nutze keine spezielle Software, stattdessen habe ich eine Ordner-Hierarchie, die ich für mich passend benannt habe. In Sachen der Fotos ist das die Jahreszahl nebst dem Eventnamen. Und bei Musik habe ich ja nicht so viel Auswahl. Alben, Singles, Mixe und Unsortiertes.

Ebenfalls lesenswert: PDF oder Bilder: OCR-Texterkennung nachträglich

Es war wohl damals ein Glück, dass ich instinktiv zum gleichen Grundgerüst in Sachen Papier überging. Klar, natürlich gibt es zahlreiche DMS-Systeme – selbst Evernote und OneNote können einen archivarischen Job übernehmen. Aber brauche ich das – beziehungsweise: will ich das? Evernote fand ich irgendwann „too much“ für mich. Ich will keine App für alles – das will Evernote aber sein.

Auch OneNote war nicht mein Fall und viele Lösungen scheiden ganz einfach für mich aus, weil ich mich nicht an ein System hängen will. Gerade bei Dokumenten ist das ja immer so eine Sache. Man stelle sich vor, man archiviert und macht – und findet dann kein passendes Gegenstück auf einer neuen Plattform. Die Wahl war recht leicht, letzten Endes verfuhr ich so, wie mit Musik und Fotos – zumindest im Hintergrund.

Der erste Schritt war natürlich das Scannen der ersten Dokumente, die noch so rumfliegen. Nachträgliches Archivieren erwünscht? Dann vielleicht mal nach einem passenden Scanner gesucht. Für wenig reicht ein etwaig vorhandener Scanner oder das Smartphone, für mehr gibt es auch entsprechende Lösungen. Ich hatte hier im Blog schon diverse Dokumentenscanner vorgestellte, beispielsweise den Fujitsu ScanSnap s1500M, den Doxie Go und den Fujitsu ScanSnap S1100.

Damit lassen sich kleinere oder größere Mengen an Dokumentenmaterial ins Digitale bringen – wichtig, auch mit OCR. Ja, wer super wenig Dokumente hat und der Meinung ist, die durch clevere Namensgebung in passenden Ordnern zu versenken, der kommt auch ohne OCR klar, bei mir geht es halt nicht, da ich schon eine Textsuche vorziehe. Hier gibt es diverse Lösungen, viele Scanner bringen irgendeine Form von Adobe Acrobat mit, in meinem Falle habe ich mich aber derzeit auf eine andere Lösung eingeschossen. Scanbot. Eine App für Android und iOS (Alternativen gibt es natürlich).

Man fotografiert ein Dokument ab, die OCR-Software sorgt für durchsuchbaren Text und die Inhalte landen mit Namen versehen in einem Ordner. Ich lasse Scanbot das Datum in den Dateinamen übergeben, alles andere benenne ich sinnvoll um. Notizen, Unterschriften oder Markierungen? Kann Scanbot. Alles mobil, alles easy. Damit wäre ich also meine Papier-Eingänge los. Auspacken, auf den Tisch legen, knipsen und nachdem die App drüber ist, packe ich den Spaß nur noch in Ordner. 2016 / Steuer / Krankenkasse / Quittungen. Funktioniert bis jetzt super. Zumindest für mich.

Jaja, ich weiss. Ich höre schon die Stimmen. Originale und so aufbewahren. Ist ja richtig. Ganz ohne Papier geht es wirklich nicht – wobei mein Glück halt ist, dass ich digital arbeite und entsprechend viel digital abhaken kann. Papierkram, der aufbewahrt werden muss? In all den Jahren musste ich noch kein Original aus einem Ordner kramen. Bei mir funktioniert es wirklich so, dass ich Papier, welches ich aufbewahren muss, abhefte. Ohne Sortierung. Das Datum entscheidet. So viel Posteingang habe ich nicht. Für mich funktioniert es.

Was man an Originalen aufbewahren sollte? Wenn euch die Suchmaschine keine Antwort gibt, entscheidet euch für das Abheften. Alternativ könnt ihr euch ja im Scan des Originals noch eine Anmerkung machen, wo der Spaß im Ordner zu finden ist – falls ihr da wirklich mehrere Ordner anlegen wollt (was ja nicht Sinn der Sache ist). Ansonsten: Steuerbescheide, Bilanzen, Steuerfestsetzungen, Zoll, Gerichtsurteile  und Co besser aufbewahren.

Rechnungen bzw. Quittungen? Alles eine Sache, wie bequem man es mag, Ihr bewahrt den Karton auf? Dann scannt die Rechnung und packt das Original an den Karton. So mache ich es. Obwohl man heutzutage bei Reklamationen keine Probleme mehr mit einer digitalen Rechnung haben sollte, so kommt man beim Fachpersonal witzigerweise besser mit Papier durch – wobei nicht entscheidend, ob im Original oder als ausgedruckte Kopie eines Scans.

Ich habe also ein Ordnerarchiv für meine Dokumente. Aber auch hier landet nicht alles, denn Rechnungen werden anders aufbewahrt. Das liegt aber in der Natur meines Berufes und kann für jeden Nutzer natürlich anders sein. Ich hatte mir damals mal überlegt, ob ich einen externen Dienst für das Schreiben meiner Rechnungen nutze. Kostet so viel ja nun auch nicht mehr und von der Steuer absetzen kann man es ja ebenfalls.

Sascha Ostermaier, meine rechte Hand hier im Blog, setzt persönlich auf FastBill und ist nach eigenen Aussagen sehr zufrieden, weil er dort alles an einem Ort hat. Kostet für unbegrenzte Rechnungen bei einem Nutzer 50 Euro im Jahr, für ein Mehr an Zusatzleistungen werden 190 Euro im Jahr fällig. Alternativen in diesem Bereich gibt es wohl einige, namentlich Billomat, lexoffice, SalesKing oder debitoor. Je nach Anwendertyp habt ihr da sicherlich eure eigene Lösung, ich habe das Glück, dass ich Rechnungen nur digital verschicken muss. Ich selber greife auf ein OS X-Programm namens Totals. Kostet 126 Euro, gab es im Upgrade-Angebot seinerzeit günstiger. Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen und und und. Nutze ich jetzt seit 2013. Auch hier gibt es natürlich Alternativen, beispielsweise GrandTotal.

Eingehende Aufträge oder Rechnungen kommen fast ausschließlich digital bei mir an. Kommt was rein, bezahle ich sofort, beziehungsweise lege mir die Rechnung auf Termin. Danach wandert sie in mein Mail-Archiv. Auch hier nutzen Menschen den Spaß unterschiedlich, vielen reicht die klassische Mailbox bei Google, da sie schon großartige Achivierungsfunktionen hat, alternativ kann man Rechnungen und Co ja aus der Mail heraus im Google Drive speichern, sofern man das denn will. Eine gute Alternative dazu ist natürlich MailStore Home – oder jedes andere Programm, welches euch Mails mit Anhängen auch lokal wegsichert. Aufträge als solches landen bei mir direkt in Wunderlist in Abhängigkeit ihres Erfüllungsdatums. Ist bei mir nicht viel, von daher ist das in der Tat bei mir ausreichend.

Ihr seht – es muss nicht super kompliziert werden, wenn man mal wieder für die blaue Tonne reicht. Eine vernünftige App und das Smartphone reichen als Einstieg – neben der Idee, wie ihr das Ganze für euch realisieren wollt. Ich fahre gut klassisch mit der Ordnerverwaltung, während andere sicher auf komplexere Managementsysteme setzen. Sofern ihr da was macht, so freue ich mich auf eure Meinungen und Anregungen.

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Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei X, Threads, Facebook, LinkedIn und Instagram.

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71 Kommentare

  1. @Thomas: Womit verschlüsselst du beziehungsweise welche App benutzt du auf dem Smartphone, um unterwegs an die Daten in der Cloud zu gelangen?

  2. Bei mir werden bereits seit 2007 jegliche Dokumente mittels Ordnerstruktur als pdf gesichert. Am Mac im Ordner Dokumente, FreeFileSync kopiert diese aufs NAS, tägliche Sicherung auf Backup NAS sowie Kopie mit Boxcryptor verschlüsselt in die Dropbox. Mein grösstes Problem sind jedcoh die Grösse der gescannten pdf Dokumente unter OSX. Ein Din A4 Dokument braucht gerne mal 1MB, deshalb scanne ich (leider) beinahe immer nur mittels VMWare Fusion in Win7, dort braucht das selbe Dokument nicht mal die Hälfte an Speicher.
    Lösung hierfür konnte ich noch keine finden. Gescannt wird mit einem HP Photosmart C309a, Software oder „digitale Bilder“ oder die HP Software.

  3. @Jan: Ja / Nein
    @ebichu Ist mir egal, die Zeiten sind vorbei, wo ich um KB kämpfte
    @René Fischer: Da fehlt nichts 😉 Warum sollte ich das wollen? Und wenn: man kann dochb normal zugreifen und suchen

    Generell: Scanbot für Telekom-Kunden: http://stadt-bremerhaven.de/scanbot-pro-telekom-mobilfunk/

  4. Welche OCR-Version für Windows könnt ihr empfehlen? Ich war bisher mit Adobe Acrobat mega zufrieden (Test-Version). Nur leider ist mir das viel zu teuer um es privat zu kaufen. Habt ihr etwas günstiges und empfehlenswertes?

  5. Abbyy PDF Transformer oder automatisiert Finereader mittels Hotfolder

  6. Danke für den super Artikel. Ich habe gestern Abend den Workflow mal mit scanbot + automatischem Synology webdav Upload getestet. Komischerweise funktioniert der automatische Upload via webdav nicht richtig. Das ganze funktioniert nach dem Einrichten nur bei einem Dokument und dann nicht mehr. Hat das Problem sonst noch jemand? (Nutze zu Testzwecken die pro Version mit Werbung).

  7. @Chris R.: ich nutze Boxcryptor in der Professional Version ( kosten 36,-/Jahr ), weil ich mehrere Geräte und Clouds nutze.

  8. Wegen Deines Artikels habe ich gerade mal nach OCR-Lösungen gesucht, die PDFs nachträglich durchsuchbar machen und auch glatt eine praktische App gefunden: http://www.tutonaut.de/tipp-nachtraeglich-ocr-texterkennung-in-pdf-einfuegen.html

  9. Die c’t hat dieses Thema in Heft 7/2015 behandelt. Dort hat man auf „Foxdox“ gesetzt, privat setzt der Autor eher auf Evernote. Den Opener des Artikels und Kommentare findet man hier: ct.de/y3fq

    Meine Frage ist: Gibt es auch geeignete DMS für Synology NAS?

  10. Wundert mich ein bisschen dass hier das Programm smallDMS noch nicht erwähnt wurde. Klasse Programm mit automatischer volltextindexierung für einmalig 9,90€. Benutze ich seit ca. einem Jahr und es ist absolut Spitze.

  11. Wer Foxdox traut, kann die Online OCR nutzen, sprich ein Bild oder PDF (mit Bild) mit Foxdox syncronisieren und auf OnlineOCR zurückgreifen. Funktioniert sehr gut auch Support ist prima. 2GB hat man frei.

  12. @Blogga: ecoDMS.de läuft auf Synology und QNAP mit Docker.

    Leider habe ich noch keine Sinnvolle Lösung unter LinuxMint gefunden.
    Für das Papierlose Büro. Scannen über Brother DCP-9020CDW direkt auf das Synology (leider kein Docker bei meiner Synology) Email (IMAP, SMTP und Gmail) geht auch nicht.
    Eventuell gibt es hier Ideen für Linux. Danke

  13. Übrigens: Kleiner Nachtrag für das Papier, welches man im Original aufbewahren muss: Vorm Scannen eine Nummer aufstempeln und ab in den Papierordner, geordnet nach Nummer. Macht das Auffinden einfach.

  14. Ich habe da auch mal schnell zusammen geschrieben, wie ich das so mache. Wen es interessiert…. Mit etwas Automatisierung und so. Siehe http://bit.ly/25FfEBF Ich verwende Abbyy, Office-N-PDF, Total Commander (-Kommentare) und Autohotkey.

  15. ecoDMS macht irgendwie einen guten Eindruck. Zumal über alle Wege (Client, Web und APP) drauf zugeriffen werden kann. Hat das schon jemand im Einsatz? Und läuft ja wohl unter Docker auf einer Synology. Also genau zugeschnitten für mein kleines Büro ohne MS-Server.

  16. Hi cachy, spannender Beitrag! Könntest du noch kurz schreiben, wie deine Ordnerstruktur grob aussieht? Also zum Beispiel, welche Unterordnen du neben „Steuer“ noch im Jahresordner hast. Vielen Dank!

  17. Schade, auf meinem DS215j scheint Docker nicht zu laufen. Dann fällt ecoDMS wohl weg :-/

  18. @Alex
    die Frage ist doch, wie hoch dein „Beleg-Volumen“ ist, wegen 5 Belege brauchst keine 5 Unterordner – hier ändert sich doch das verhalten zum üblichen PC-handling nicht

    @Jan
    UO nutze ich seit Jahren und würde es heute nicht mehr empfehlen. Denn neben den laufenden Kosten (ok sind überblickbar) kommen jedoch im schlimmsten Fall, im Wege der Archivierung die max. Anzahl an Jahren dazu. sprich wenn ich heute kein Interesse mehr habe, muss ich trotzdem noch 10 Jahren für das Archiv bezahlen.
    Des weiteren ist der workflow von UO zwischenzeitlich in die Jahre gekommen bzw. war noch nie optimal, da die Bausteine von unterschiedlichen Entwicklungs-Abtlg. durchgeführt werden.

    @all
    Cloud-Services vom Scan-Services, über die Buchhaltung bis zum DMS wurde hier bspw. http://www.onlinebanking-forum.de/forum/topic.php?t=18176 (Auszug div. Services) aufgeführt. Dort wurde ua. https://xpenditure.com/de genannt, welche viele Kooperationspartner hat, auf der anderen Seite auch https://www.sageone.de/preisuebersicht/ wo für unter 10 Euro einiges geboten wird.

  19. @caschy: das wäre für mich definitiv ein Grund den Steuerberater zu wechseln!

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