Kostenlose Dokumentenverwaltung Doo 1.0 erschienen

Heute wird die Dokumentenverwaltung Doo in der erneuerten Version 1.0 im Mac App Store (Doo für Windows 8 bekommt ihr hier) erschienen. Dabei handelt es sich um eine lokale und kostenlose Dokumentenverwaltung, die hier aus Deutschland kommt. Ich berichtete bereits 2012 über das umfangreiche Programm, welches nun noch einmal einem kompletten Redesign unterzogen wurde. Dokumente lassen sich aus verschiedenen lokalen Quellen einlesen, zum Beispiel Ordner, Dropbox, SkyDrive oder aber auch dem Google Drive.

Doo Screenshot

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Alle versprengten Dateitypen werden eingelesen und mittels OCR durchsuchbar gemacht. Dokumente können automatisiert oder von Hand verschlagwortet werden. Ebenfalls lassen sich zahlreiche Regeln anwenden, die die Dokumente dann nach euren Einstellungen markieren, verschlagworten & Co.

Wer nicht nur auf die lokale Einsatzmöglichkeit setzen will, der kann sich auch die Cloud-basierte Lösung von Doo anschauen. Dann können übergreifend Dokumente auch in der Cloud geöffnet werden, auch lässt sich dann Gmail indexieren. Hierfür wird ein Konto bei Doo benötigt, bis zu 2000 Dokumente können kostenfrei gelagert werden, wer mehr benötigt, der kann sich die verschiedenen Preisstufen anschauen.

Bislang ist Doo als OS X-App auf den Markt gekommen, neue Apps Windows 8, Android und iOS stehen aber auf dem Zettel. Das Jahr 2013 ist noch jung und vielleicht wollt ihr ja anfangen, eure Dokumente sauber aufzubewahren oder zu katalogisieren – ich werde Doo einmal eine Chance geben, nachdem ich bislang nach dem Motto arbeitete: Ordner, Unterordner, Unter-Unterordner.. Mal schauen, ob der erneute Reboot dem Unternehmen gelingt.

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Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

33 Kommentare

  1. …immer noch nicht für Mac OS X 10.6.8 – bei meinem alten MacBook lohnt ein Upgrade nicht so, da ich die Vorzüge mit dem alten Trackpad eh nicht nutzen könnte.

  2. Win7 wird ebenfalls noch nicht unterstützt!
    hier spielen sich die Macher selbst ins Abseits

  3. @Marc Probier doch mal amagno. Die haben neben einem Windows Client auch noch eine brauchbare Web-Oberfläche

  4. Ich fange gerade an, meine kompletten Unterlagen zu digitalisieren, da häte ich mir gerne eine Win7-Version mal zumindest angesehen – gibts nicht, Pech gehabt. Dann nehme ich die Software, die meinen Scanner beilag.

  5. Ich sag nur ELOoffice. Wenn man sich schon eine Datenbank anlegt und somit über den Dateiexplorer hinausgehen will, dann doch bitte professionell.
    Bis zu einen paar tausend Dokumenten kann man aber locker mit einem ausgeklügelten Dateisystem arbeiten. Das sichert kompatibitlität für die nächsten Jahre.

  6. OSX und Metro? WTF?
    Ich bleibe besser bei Evernote. Da gibt es Clients für die verbreiteten Systeme (Win7, Android)

  7. Habe noch 10.7.4 und läuft nicht … erst ab 10.8. -> Pech gehabt doo it better 😉

  8. ich gründe gerade eine agentur und stehe auch vor der frage, wie ich mein papierkram organisieren soll.
    – alles wie gehabt ausdrucken und abheften?
    – einscannen und als pdf mit ocr abspeichern und einfach in ordner stecken und einfach auf die gute und schnelle mac-suchfunktion vertrauen?
    – oder eine solche proprietäre paperless-office lösung wie Doo oder ELO einsetzen, bei der ich aber dann wieder angst haben muss, dass diese in ein paar jahren nicht mehr weiterentwickelt wird?

  9. Der klare Vorteil bei dieser Lösung ist, das es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, das ist gerade für Firmen interessant. Weil es auf meinem Betriebssytem in Verbindung mit Smartphone noch nicht geht behalte ich die Sache aber weiter im Auge

  10. Klingt interessant. Besonders der Einbau aus unterschiedlichen Cloud Diensten würde mich interessieren. Kann man auch mehrere Clouddienste miteinander synchronisieren? So das auf allen Speicherplätzen in den unterschiedlichen Clouds die selbe Datenaktualität vorhanden ist?

  11. @HO: Für dich ist devonTHINK Pro Office ideal. Ich habe damit komplett auf Papierlos umgestellt. Die Dateien werden nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern in Ordnerstrukturen. Zur Not könnte man also immer noch darauf zurückgreifen.

  12. Nein, diese App ist sozusagen die Sammelstelle deiner ganzen Dokumente. Es wird nichts zu Dropbox oder Skydrive etwas hochgeladen.

  13. Ich habe in den letzten Monaten doo, amagno und smarchive genutzt und deren Entwicklung verfolgt (doo und smarchive von Beginn an).

    Meine Meinung:
    Win7 -> Amagno
    Mac OS + Win 8 -> doo

    Bei Smarchive scheint die Entwicklung eingeschlafen zu sein.

    Wer Evernote mit deren Servern in Regierung darf drauf zugreifen Land für seine Dokumente nutzt, dem ist nicht mehr zu helfen, sorry.

  14. „doo“ macht einen guten eindruck. deutsche agentur mit 30 mitarbeitern. tolle optische oberfläche.
    „devonTHINK Pro Office“ durchblicke ich noch nicht ganz.

    warum ist das nur so schwierig für diesen zweck eine gute lösung zu finden 🙁

  15. Hallo zusammen, toll, dass das Thema Dokumenten Management soviel Aufmerksamkeit genießt! Danke für eure vielen Beiträge dazu. In aller Kürze von unserer Seite: wir wissen um den Schmerz für Win7 User und arbeiten bereits an einer Lösung. Auch das Thema OS X 10.7 Kompatibilität prüfen wir noch. Leider haben wir als Startup nicht immer die Ressourcen verfügbar, um so schnell voranzuschreiten wie es uns lieb wäre 🙂

  16. Öfters was Neues so bleibt es nicht Langweilig 
    Nein scherz bei Seite, also für Privat Person sehe ich da jetzt nicht Großen nutze dran, für Firmen Absolut was mich sehr über zeugt hat es ist eine Deutsche kostenlose Dokumentenverwaltung bis 2000 Dokumente ;), muss nicht immer Amerikanisch sein.
    So können auf jeden Fall Firmen ihren Papier Kram Digitalisieren was ich denke eine große Entlastung für manche wehre.
    Was natürlich echt B ist, nicht für Windows 7 kompatibel und ich denke mal nicht das alle Firmen schon auf dem Windows 8 Stand hierüber kann ich nur sagen
    Leute ein bisschen Überlegen 

  17. @HO Wenn du gerade „eine Agentur gründest“ und noch darüber hirnst, wie du deine Ablage organisierst … na ja, lass dir lieber noch etwas Zeit und informiere dich zB beim Finanzamt mal über die Pflichten eines Unternehmers, was die revisionssichere Ablage von relevanten Dokumenten angeht. Und dann besser doch Papier und Ordner. Denn wenn du bei einer Betriebsprüfung mit Devonthink als Ablage für steuerrelevante Unterlagen ankommst, war es das wohl mit der Agentur 🙂

    Für alles andere ist DT allerdings schon okay. (Tipp: Zweigeleisig fahren, steuerrelevante Unterlagen in DT packen *und* ausdrucken, den Rest nur in DT und ein gutes Backup haben. Dann kann man den netten Menschen vom Finanzamt einfach ein paar Ordner vor die Füße werfen und sie in eine ungeheizte Ecke des Kellers packen.)

  18. @paradoxus
    …das ist ja gerade eins meiner probleme mit der umstellung auf paperless office.
    1. die behörden sind noch nicht im didigalten zeitalter angekommen und wollen dann doch vieles in papierform haben
    2. ich will mich für keine software entscheiden, die das ganze eher komplizierter macht und von der ich abhängig bin. ich möchte ungern eine software, die die daten wie itunes vereinnahmt. sie soll einfach nur datei-browser sein und mir beim einscannen helfen und die datei (pdf) mit ocr daten versehen und sie intelligent benennen.

    zum glück haben wir eine partneragentur, die uns viele administrative aufgaben abnimmt.. übermäßig viel „papierkram“ fällt daher vorerst nicht an. wir sind nur fürs geldverdienen zuständig 🙂

  19. Leider ist auch bei Doo Sicherheit (SSL) ein Premium-Feature.
    Kostet zwar nicht die Welt, ist aber lächerlich für einen Dienst, der meine wichtigen Unterlagen verwalten will.
    Ich würde ja auch nicht zu einem Arzt gehen, der ein Schild an der Tür hat: „Für Privatpatienten garantieren wir Schweigepflicht.“
    Sollte eine Selbstverständlichkeit sein.

  20. @HO
    Das geht für mich sehr gut so: HP 8500 (Scanjobs am Gerät einstellbar in verschiedene Verzeichnisse mit verschiedenen automatischen Dokumentnamen, führt zu einer Vosortierung in Verzeichnisse, also zB Rechnungen haben, Rechnungen soll, Korrespondenz, Kundendikumente), über die Verzeichnisse laufen dann automatische OCR Jobs mit Abby Hot Folder. Das erstellt OCR Kopien aller Dokumente in vordefinierten anderen Verzeichnissen, also durchsuchbare PDFs von allem. Dann noch die Win7 Indexierung auf die Verzeichnisse einstellen und den richtigen PDF Filter installieren/einstellen, fertig ist die Dokumentverwaltung. Mit Volltextsuche und Vorschau. Das ganze noch auf einer SSD und es ist rasend schnell. Backup von allem auf Synology im Netz. In Kombination mit Cloudstation ist das ganze dann auch noch auf allen Geräten immer auf dem gleichen Stand.Vorteil: Nichts proprietäres, kostet nicht die Welt und funktioniert einfach gut und schnell. Sogar mehrsprachig (bei mir D und GR). Als Scanner wäre vielleicht ein Snapscan professioneller, aber auch teurer.

  21. Christian Breuer says:

    Für Unternehmen die eine revisionsichere und einfache Lösung haben wollen sollten sich d-velop d3 anschauen.
    Kann ich nur empfehlen wird bei uns schon länger eingesetzt.
    Für private haben die das foxxen gebaut das steht aber noch am Anfang.

  22. @Mr.Gerard: ELOOffice mit Sicherheit nicht, da ist mir zum einen für dne Privatgebrauch viel zu teuer und zum anderen fand ich dann in der Bedienung und Übersicht einfach nur unbrauchbar für mich. Ich nutze die Software, die meinem Scanner beilag – funktioniert wie eine virtueller Aktenschrank.
    – max 3 Archive
    – jedes Archiv mit bis zu 6 Biliotheken
    – jede Biliothek mit bis zu 20 Aktenschränken
    – jeder Aktenschrank bis zu 21 Aktenordnern
    – jeder Aktenordner bis zu 1000 Seiten

    macht 7.560.000 Seiten Dokumente – davon werde ich wahrscheinlich einen Bruchteil benötigen.
    Das schöne an der Software, die integriert den Scanner direkt und man kann aus jeder Windowsandwendung direkt über die Druckfunktion Unterlagen da rien legen – sofort in den richtigen Ordner einsortiert, Inhaltsverzeichniss jedes Ordner wird direkt erstel
    Export, Ausdruck oder eMail-Versand von archivierten Unterlagen jederzeit möglich, Backupfunktion integriert.
    Das was derzeit in meinem Aktenschrank steht, kann ich ohne mich umgewöhnen zu müssen, 1zu1 in der Software abbilden.

    Name: Rack-2-Filer, liegt den Fujitsi ScanSnap Scanner in den DELUXE-Paketen bei.

  23. @HO

    hör mal in die letzten Mobilemacs Folgen rein – da wird das Thema Dokumentenscanning auch gerade abgehandelt.

  24. Genau auf so etwas habe ich gewartet! Ernsthaft. Ich bin zwar Fan von DevonThink Office. Aber das ist MIR etwas zu teuer, läuft „nur“ auf OS X. Doo-Leute, gebt Gas!

  25. Gerade mal beim doo-Support nachgefragt: „Wird es doo auch für Windows 7 geben?“
    Antwort vom doo-Support: „Wird es! Wird aber noch ein paar Monate dauern – wir arbeiten aber dran!“
    Ich persönlich hätte erst für Windows 7 und dann für Windows 8 entwickelt, da es sicherlich noch seine Zeit braucht, bis Windows 8 auf breiter Fläche in Unternehmen eingesetzt wird (wenn überhaupt…).

  26. Wieder gelöscht – verbraucht nur Platz. Prozessorlast hoch, erkennt keine Dateinamen – schon gar keine Inhalte, OCR funktioniert nicht.

  27. Verbraucht nur Platz…mahaha. Leben wir noch in Zeiten von 540MB HDDs?

    OCR funktioniert definitiv in der aktuellsten Version. Hohe CPU-Last kann ich nicht nachvollziehen.

  28. Selbst unter Windows 8 hätte ich kein Interesse an einer App auf meinem Desktop Pc.
    Meiner Ansicht nach die falsche Entscheidung, nicht mit einem Desktop Programm für Windows zu starten, das dann unter Xp, 7 & 8 funktioniert. Es gibt genug Firmen, die sind noch bei XP und stellen jetzt erst auf Windows 7 um. 8 werden die nie nutzen. Und welches Unternehmen wird die Schreibtischarbeiter mit Modern UI Apps arbeiten lassen?
    Wieviel zahlende Private wird es wohl geben?
    Habe aber noch etwas Zeit, bis ich auf DMS umstellen werde.

  29. @Nils,

    und was ist, wenn man die Unterlagen zum Beispiel auf ein Surface RT Tablet verwalten will. Da kann sowas dann auch mal praktisch sein, und man muss dann auch nicht immer den Notebook rumschleppen. Die Bearbeitung wäre dann auch einfacher als auf irgendwelche Smartphones. Ich finde es schon gut, dass es dann so bald wie möglich eine Windows 8/RT Apps von bekannten Herstellern geben wird. Als Start-Up kann man ja nicht gleich für alle Platformen gleichzeitig entwickeln.

  30. @nils Für Firmen bietet sich auch wesentlich eher amagno an. Allein schon, weil es einen ganz anderen Workflow abbilden kann. Das funktioniert dann auch unter Windows 7 und XP.

    Finde es lustig, dass Leute nur danach gucken, für welche Plattformen irgendwas verfügbar ist und dann einzig anhand dieser Tatsache meinen, ein Urteil fällen zu können. Ohne die Programme jemals auch nur im Ansatz genutzt zu haben.

    Wenn man keine Ahnung hat einfach mal die Fresse halten. Könnte helfen.

    Zum Thema zahlen: ich bin da immer gerne bereit zu, wenn es um Dinge geht, die mir definitiv einen Nutzen bieten. Aber so olle Geizkragen können das ja eh nicht nachvollziehen.

    Und wen es nicht interessiert, der braucht es nicht zu nutzen. Dann sollte man sich allerdings auch mit unqualifizierten Kommentaren zurückhalten. Wie im Kindergarten hier.

  31. schade, wenn das Programm schon beim ersten einlesen der Daten unter OSX 10.8. abschmiert weckt das wenig lust auf vertieftes testen …