Google Mail Tipps & Tricks
von caschy | 100 Kommentare
Vor ein paar Tagen traute ich mich: ich verabschiedete mich im Minimalismus- und Workflow-Wahn von meinem normalen E-Mail-Programmen und switchte auf die reine Weboberfläche von Googlemail (darf man das in Deutschland eigentlich wieder so nennen – oder muss man immer noch Google Mail sagen?). Meine ersten Informationen zum Switch auf Google Mail gab es in diesem Beitrag zu lesen: Google Mail als Standard.
Einige baten mich, meine Tipps & Tricks zu Googlemail, beziehungsweise über meine Einstellungen zu schreiben. Natürlich ist so etwas nicht allgemeingültig, ich kann logischerweise nur Dinge beschreiben, die ich für mich als nützlich empfinde. Der Kölner würde sagen: Jede Jeck ist anders. Hier ist also Teil 1 meines Google Mail Setups.
Wo fängt man am besten an?
Wenige, aussagekräftige Labels
Man kann E-Mails mit Labeln versehen. Ich begann damit, mein Muss auf möglichst wenige Label einzudampfen. Wichtige Label bekamen zudem eine farbliche Markierung.
Unwichtige Label blieben dabei farblos oder wurden sogar ausgeblendet. Dort landen E-Mails, die archiviert sind oder gefilterte, nicht so wichtige E-Mails enthalten. So lasse ich zum Beispiel Kommentare automatisch filtern.
Das automatische Filtern von E-Mails
Ich filtere E-Mails automatisch. Hier einmal die Filtereinstellungen von Google Mail anhand meiner Kommentare im Blog.
Dabei lasse ich den Posteingang überspringen und automatisch das Label „Kommentare“ anbringen. So erscheinen diese Mails nicht im Posteingang und stören dort. Sie bekommen sofort ihr Ziellabel und können dort gelesen werden. Kein späteres Labeln oder archivieren mehr nötig.
Das Ganze geschieht auch mit Mails diverser Foren oder auch Facebook.
Konversationen im Auge behalten!
Wie behalte ich E-Mails im Auge, die ich geschrieben habe und die auf eine Antwort meines Gegenüber warten? Oder wie markiere ich E-Mails, die beantwortet sind, aber sich immer noch in der Konversation befinden? Das Geheimnis ist mein schwarzes Label WIP, welches nichts anderes als „Work in progress“ bedeutet – also quasi „in Mache“.
Wenn ich eine E-Mail sende, die eine Antwort erfordert, dann gehe ich nach dem Absenden in den Gesendet-Ordner und markiere die E-Mail mit dem Label WIP.
Alternativ könnt ihr auch eine E-Mail markieren und an den linken geriffelten Feld anpacken (neben dem Auswahlkästchen) und per Drag & Drop auf ein Label ziehen. Doch wie behalte ich diese Mails garantiert im Auge? Das Geheimnis ist der nächste Punkt:
Mehrere Posteingänge in Google Mail
In den Google Mail Labs gibt es wunderbare Dinge, die standardmäßig nicht aktiviert sind. Ein Labs-Feature sind die mehreren Posteingänge. Dieses hat nichts mit Konten zu tun, ihr könnt allerdings direkt im Posteingang (bzw. in einem separaten Feld) E-Mails anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.
In meinem Fall lautet die Abfrage is:WIP. Heisst: Ist das Label WIP, dann zeige die Mails in den Posteingängen an. Andere Operatoren spreche ich gerne in einem späteren Beitrag an. Dieser Befehl bringt folgendes Ergebnis (oben normaler Eingang, unten die Abfrage):
Eine Adresse sind unendlich Adressen!
Man kann nicht nur nach Wörtern filtern, sondern auch nach Adressen. Jetzt sagt ihr euch: „aber ich habe nur eine Adresse!“. Falsch: eine Google Mail-Adresse ist quasi unendlich. Kleines Beispiel gefällig?
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = C.arstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenK.nobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Blog@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Bizznizz@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Spam@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Amazon@googlemail.com
Alter Hut – aber soweit klar? Hinter eure Adresse könnt ihr ein Pluszeichen und ein Wort hängen oder aber auch einen Punkt je nach Gusto setzen, selbst Groß- und Kleinschreibung ist unrelevant! 🙂
Markierte E-Mails als Reminder
Google Mail hat einen Menüpunkt namens Markiert. Hier landen eben von euch markierte Mails. Die mit dem Sternchen quasi. Ihr könnt Markierungen wie mein Label WIP nutzen, oder eben anders. Ich habe es wie folgt gelöst: Markiert werden E-Mails, die ich abarbeiten muss. Ich habe die Sternchen dazu an die Farbe meiner Labels angepasst. Blaues Sternchen Arbeit, goldenes Sternchen Blog, grünes Sternchen Privat und so weiter.
Ihr könnt Markierungen in verschiedenen Farben setzen, oder aber auch in den Google Mail Labs weitere Symbole aktivieren (Spezialmarkierungen). Eine Übersicht bekommt ihr dann in euren Einstellungen.
Aufgaben verwalten und mit Mails verknüpfen
Du nutzt den Google Aufgabenplaner, auch bekannt als Google Tasks? Du bekommst E-Mails, die eine Aufgabe enthalten? Dann bringe die E-Mails mit einem Klick in den Google Aufgabenplaner und habe immer alles im Blick.
Die Aufgaben sind immer in eurer Reichweite, direkt in der Nähe der Mails und der Kontakte:
Aufgaben mobil im Auge behalten
Ich spreche den Aufgabenplaner an, weil er auch eine wunderbare mobile Ansicht für Android oder iPhone mit sich bringt. Die mobile Ansicht des Aufgabenplaners findet ihr hier.
Termine erstellen und immer im Blick behalten
Auch ein Feature der Google Labs: die Einbindung eures Kalenders in die Google Mail-Ansicht. Termine im Google Kalender erstellen und immer im Auge behalten.
Häufige Suchabfragen automatisieren
Ihr sucht häufig nach bestimmten Wörtern oder Absendern? Aktiviert das Google Mail Labs-Feature namens Quick Links. Klickt ihr in einer Ansicht auf Link hinzufügen, so bekommt ihr eine gespeicherte Anfrage, die ihr beim nächsten Mal durch einfaches Anklicken ausführen könnt.
Ein Blick in die Labs lohnt sich
Schaut unbedingt in die Labs, ihr findet sicherlich etwas, was euren Workflow vereinfacht!
Das war es erst einmal mit dem ersten Teil. Es wird sicherlich noch einen zweiten Teil geben, in dem ich auf Operatoren und Markierungen eingehe, eventuell sogar auf Google Mail Tastaturkürzel. Diese könnt ihr allerdings selber sehen, wenn ihr einmal in der Oberfläche von Google Mail ein Fragezeichen eintippt:
Denkt dran: dies ist meine bisherige Nutzung, es handelt sich um keine offizielle Googlemail-Anleitung! Wer noch Fragen oder sogar Tipps für die Leser hat: einfach rein damit, ich versuche das dann in den nächsten Beiträgen aufzugreifen. Alternativ hat Tim ja auch schon vor einiger Zeit über Google Mail geschrieben: Die inoffizielle Anleitung zu Googlemail.
Feedback und Verbesserungsvorschläge sind also erwünscht 🙂
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Ja leider ist gpgp oder ähnliches leider nicht möglich ohne Clinetsoftware.
Ich bin da ein wenig vorbelastet (Information Retrieval PhD und GTD Fan). Von daher: GMail hat Labels (=tags) *und* Folder. Beides vereint in einem Interface.
Wenn man was nur mit einem Label markiert und dabei die „move“-Funktion nutzt, verschwindet es vom aktuell angezeigten Ordner (=auch nur ein Label) und wird in den anderen verschoben.
Wer von dem antiquierten (aber nach wie vor beliebten) Foldern (=Ordner) wegkommen will, der kann mit „Labels“ direkt mehrere Schlüsselwörter einem Thread zuweisen.
Das spiegelt sich auch im drag&drop (seit 2009) wider: zieht man ein Email auf ein Label, wird das Email „verschoben“ wie bei Ordnern. Zieht man hingegen ein Label auf ein EMail, wird der Thread mit dem Schlagwort versehen.
Alles in allem ziemlich clever implementiert und ausgetestet.
Details: “Best of Both Worlds: Improving Gmail Labels with the Affordances of Folders“ von http://research.google.com/pubs/Human-ComputerInteractionandVisualization.html (PDF: http://research.google.com/pubs/archive/36334.pdf )
PS: beachtlicher Beitrag, interessante Diskussion. Ich persönlich verwende aber nach wie vor mutt und mir fehlen nur wenige Features von GMail. Dafür habe ich etliche Features mehr zur Verfügung 😉 Außerdem gehören meine Daten in diesem Fall tatsächlich noch mir selber und werden nicht vom weltgrößten Datenauswerter weiterverwendet – wofür auch immer 😉
Ich schrieb:
>>
wie bekomme ich denn meine Mails aus Thunderbird nach Goggle Mail? Geht das ohne weiteres?
caschy antwortete
>>
Klar: [Kurze Beschreibung]
Wäre ja auch mal etwas für einen Beitrag, oder?
Auf jeden Fall. Würde mich darüber freuen!
@caschy: Wenn Du E-Mails versendest und auf Antwort wartest ziehst Du die gesendete Mail ja in die „WIP“-Inbox. Dann steht ja vorne bei Absender logischerweise Dein Name. Gibt es eine Moeglichkeit, dort den Namen/die E-Mailadresse desjenigen an den die Mail ging anzeigen zu lassen?
@ohweehee,
also wenn ich auf eine Mail antworte, dann schaut das z.B. so aus in Google Mail: http://www.myimg.de/?img=MailinGooglemail90471.png
Ganz vorne steht der Name dessen, der die Diskussion angefangen hat (hier: „alom-alert“). Mein Name (bzw. „Ich“) steht logischerweise *AM* *ENDE*, denn der letzte Kommentar/Beitrag in der Diskussion stammt ja von mir.
Sieht das bei Dir anders aus? Mach doch mal ’n Screenshot!
Alexander
Sieht bei mir genauso aus aber ich meinte, wenn ich die Konversation anfange und auf Antwort warte.
Achja, die Ansicht bei Konversationen nervt schon ein wenig:
Da steht ja immer mein Vorname und der Vorname des „E-Mail-Partners“. Nun duze ich mich gar nicht mit allen (und kenne auswendig auch nicht unbedingt die Vornamen).
Und dann gibt es nun mal eine ganze Reihe von Leuten, die Peter oder Carsten heißen … 😉
Wäre mir wichtig, das selbst konfigurieren zu können …
Was mich noch von einem vollständigen Umzug abhält ist der Umstand, dass ich derzeit nur eine begrenste Anzahl an Internetkonten per POP3 abrufen kann. SOmit müste ich mich wiederum in anderen Systemen anmelden, um auch die nichtabholbaren Mails lesen zu können. Aber vielleicht wird ja die Anzahl noch erhöht, das wäre super.
Ansonsten super Beitrag, der auch mir noch Neues eröffnet hat, auch wenn leider die Geschichte mit den mehreren Posteingängen in der Ansicht „Sortierter Eingang“ nicht funktioniert.
Abholen? Lass weiterleiten 😉
hey,
DEr aRtikel an sich ist interessant. Ursprünglich hatte ich meine mails ja nur über die weboberfläche der jeweiligen anbieter verwaltet.
Dann bin ich dank dir zu thunderbird gekommen und hatte endlich:
Alle meine Konten im Überblick
Alle Emails auch immer offline verfügbar
Das wäre ja teilweisewieder ein Rückschritt.
Was mich interessieren würde, wäre:
° Wie bekomme ich mein Thunderbird-Archiv nach Google
° Wie kann ich meine Mails dann weiterhin auch ohne das Internet lesen? (wichtig , falls ich mal technische Probleme habe und etwas nachlesen muss) (Hab hier in den Kommentaren was von Google GEars gelesen -das kenne ich abern icht 🙁 )
Fände ich super wenn du darüber was schreibst und das wäre sicherlich auch für andere interessant 🙂
Super Beitrag
Nach dem mein(e) iCal(s) nun völlig auf google Kalender umgestellt ist, wäre es schön gewesen, wenn es eine Möglichkeit gegeben hätte, google Tasks ebenfalls mit iCal zu syncen? Leider sind beim Mac die Aufgaben jedoch in Mail angesiedelt.
Bei Quiddle fand ich jedoch eine akzeptable Alternative um google Tasks via Fluid als eigenständiges „Programm“ auf den Mac zu bekommen.
Falls jemand daran interessiert ist: http://quiddle.net/post/83210464/gmail-tasks-on-the-mac-desktop
Wenn Ihr dann noch oben unter „google Tasks“ den Menüpunkt „Convert to MenueExtra SSB“ anklickt, dann nistet sich ein Icon oben in die Task Bar ein, so dass Ihr eure Aufgaben mit einem Klick im Blick habt.
BTW, dass mit dem „?“ zum Aufrufen der Shortcuts funktioniert bei mir auch nicht, es würde mich zwar wundern aber kann es ein Mac-spezifisches Problem sein?
Kompliment, toller Beitrag!!
Der ermutigt mich wieder für mein Projekt „Weg von Outlook hin zu Google“( – ja,ja ich weiß Big Brother….)
Frage an Caschy und andere Experten:
Kann man sich die „Aufgabenliste“ eines fremden Google-Kontos einblenden lassen- ähnlich wie bei den Terminen?
z.B. Privat und Arbeit um die Aufgaben dann mobil (auf dem Desire) immer parat zu haben? (Rechte sind natürlich vorhanden.)
Hab ich grad zufällig im neowin.net Forum gesehen, und gleich installiert. Eventuell kann hier wer sowas auch brauchen…
Ein kleines UserScript für Greasemonkey (bzw auch Chrome und Opera kompatibel). Das Script ändert das FavIcon der gmail Homepage so ab, das es anzeigt wieviele ungelesene Mails dort im Posteingang sind.
Find ich ideal wenn man die gmail Homepage als AppTab im Firefox 4.0 hat.
Gmail Favicon Alerts 3
:: http://userscripts.org/scripts/show/24430
Ich hätte mal ne recht allgemeine Frage:
GMail scheint ja echt alles an Umfang, Funktionalität, Customizing etc zu bieten, was man sich wünschen kann. Ich würd schon gern wechseln; andere Freemail Anbieter kommen da ja nicht ansatzweise mit. Was mich aber doch sehr abschreckt ist diese Geschichte von wegen „Datenkrake Google“, Blablaa…Wie siehts denn aus in Sachen Datensicherheit, Gefahr gläserner Mensch etc? Was kann mir wirklich passieren, wenn ich über Google meine privaten, schulischen und Arbeits-betreffenden Sachen regele?
Da ich Opera benutzer, wüsste ich auch nix, wie ich meine Mails direkt alle verschlüsseln könnte, so wie Firefox-User wohl die Möglichkeit haben…
Das schreckt mich halt echt ziemlich ab, kann mir da mal jemand sagen, wies wirklich aussieht? Nicht dass ich mich jetzt unnötig von den Medien verängstigen lasse ^^“
Denkst du, andere Anbieter machen nichts mit Daten? Google steht wohl unter der stärksten Beobachtung überhaupt.
ad fly: Du sprichst ein großes sensibles Problem an!
Vordergründig machen sie ja „nur“ Werbung. Aber was sie hinter den Kulissen eventuell auch in ferner Zukunft mit all deinen Daten anstellen, das kann dir keiner sagen.
Wir wissen aber, dass sie dich schon in der Vergangenheit gezielt belogen haben. Facebook verkaufte zum Beispiel alle Daten (ohne Einschränkung durch Privatsphäreneinstellungen) an Firmen.
Google weiss aus sozialen Analysen mehr über dich, als du dir vorstellen kannst. User-Profile wird in Zukunft das Hauptkapital von Google werden.
Entscheide selbst, ob du dich dieser Gefahr in welchem Ausmasse auslieferst.
Aber bitte brücksichtige eines: alles, was du über Facebook, Google und Co laufen läßt, kannst du nie wieder zurückholen. Zumindest alle Metadaten (wer mit wem, …) speichern sie in alle Ewigkeit. Es ist also nicht nur die aktuelle Implikation, sondern auch die zukünftige, was mich persönlich Alternativen verwenden läßt. Es ist eine Sache, wenn man über Google Mails, online Dokumente, Suchanfragen usw. nutzt oder ob diese Dinge auf verschiedene unabhängige Anbieter (ja, die gibt es) laufen!
Also wenn vor zehn Jahren jemand zu mir gekommen wäre und mich gefragt hätte, ob ich ihm nicht mein persönliches Adressbuch gebe und auch noch alle meine persönliche Korrespondenz zum Lesen und Analysieren gebe – also ich hätte ihn laut ausgelacht und gefragt, ob er denn nicht ganz bei Trost wäre. Heutzutage geben diese sensiblen Daten viele Leute freiwillig in die Arme des größten und besten Datensammler und -auswerters der Welt.
URLs zur Lektüre: http://is.gd/fqiTA
Ach, wissen wir, das „sie“ gezielt gelogen haben?
In diesem Kontext hier im Blogpost und auch im Kontext von fly’s Frage ist „sie“ == google. Wir wissen, das Google uns gezielt belogen hat?
„Wir“?
Also, ICH weiss das nicht. Im Gegenteil. Mir ist nicht bewusst, das gerade Google negativ aufgefallen sei (komme jetzt keiner mit WLAN Wardriving).
Sollte es aber in der Tat so sein, das „uns“ Google „gezielt“ belogen hat, so würde mich das sehr interessieren!
Bis dahin sehe ich Google, was Datenschutz/-vertraulichkeit anbelangt, eigtl. eher auf der Seite der Guten. Klar, die werten die Daten intern, für sich aus, um passende Werbung einblenden zu können. Das läuft aber, soweit mir bekannt ist, für den Werbetreibenden (also den, der die Suchwörter gekauft hat) transparent ab. Er weiss nicht, das „Karl“ häufig nach „Windeln, Baby, Kleidung“ sucht. Er weiss, das es 42 User gab, die nach „Windeln“ suchten. But that’s it.
@fly,
wie Caschy schon sagte – andere Anbieter machen u.U. ähnliche Auswertungen. Und da Google am genausten beobachtet wird, ist anzunehmen, das andere laxer mit den Daten umgehen.
So lange wie es keine negativen Berichte ÜBER GOOGLE gibt, so lange vertraue ich denen.
@Alexander:
Du hast schon recht. Google ist bislang (außer ein paar Kleinigkeiten, über die man diskutieren könnte) nicht als Lügner aufgefallen.
Das Problem dabei ist: sie haben auf alle Fälle sehr, sehr viele deiner sehr sensiblen Daten. Du kannst nicht ausschliessen, dass *in Zukunft* niemand bei Google „böse“ handelt. Und falls es einen „Vorfall“ in Zukunft gibt, ist es für alle deine Daten „zu spät“. Du kannst nichts rückgängig machen.
Es muss ja nicht mal offizielles Google-Handeln sein, das Probleme macht. Die meisten Sicherheits-Vorfälle in Unternehmen werden von Mitarbeitern des Unternehmens verübt. Schon daran gedacht?
Mir persönlich ist das zu viel. Ich verwende lauter verschiedene Services: Email nur auf meinem IMAP, Suche per ixquick.com, (derzeit noch) kein social Network (außer rein beruflich auf XING), …
Ich hätte nichts gegen ein Social Network. Aber ich will Herr meiner Kontakte, Daten und Zugriffslogs bleiben. Diaspora verfolgt einen guten Ansatz, der derzeit aber alles andere als einsetzbar ist. Empfehlung: http://www.youtube.com/watch?v=QOEMv0S8AcA
Prinzipiell halte ich es so: ich vertraue durchaus einigen Diensten meine Daten an. Aber ich hab was dagegen, dass zu viele Daten bei einem einzigen Anbieter landen. Dass Quellen von vielen verschiedenen Anbietern verbunden werden ist zwar möglich aber deutlich schwieriger wie ein SQL-Statement Google-intern.
Noch was nebenbei: Google’s Motto „do not evil“ wurde denen nur in den Mund gelegt. Das kam niemals von Google selber. Doch sie haben es auch nie dementiert und lassen das Gerücht für sich arbeiten. Nur so FYI.
Jeder muss (und sollte – das ist die wichtigere Frage!) für sich das selber entscheiden. Was trotzdem für mich echt dumm ist, wenn zahlreiche Kommunikationspartner bei GMail sind und somit meine Kommunikation mit ihnen ohne meinen Willen „herschenken“. Eigentlich eine ziemliche Frechheit. Aber die Leute scheren sich um Privatsphäre leider nicht. Sieht man auch in Deutschland an der Diskussion rund um Google Streetview, die im Gegensatz zum Überwachungsstaat lächerlich wirkt: http://www.youtube.com/watch?v=-CKbNE5ql0A
Karl,
natürlich weiss man nicht, was zukünftig vielleicht passieren könnte. Bis dahin ist aber gerade bei Google festzuhalten, das sie noch die Guten sind! Es ist halt einfach so, das sie persönliche Daten nicht rausgeben. Zumindest soweit bekannt ist – wäre es anders, wäre das ganz sicher schon rausgekommen, gerade bei Google.
Zum jetzigen Zeitpunkt sind die Daten IMO bei Google gut aufgehoben. Und man kann nur über den jetzigen Zeitpunkt reden; bzw. man kann sich vielleicht die Vergangenheit anschauen und daraus „ableiten“, wie es zukünftig sein könnte. Auch das ist SEHR positiv für Google – bisher keine Probleme, alles transparent dargelegt -> Warum sollte sich also was ändern?
Frech ist es hingegen eher von Dir, Karl, wenn Du anderen vorschreiben willst, welchen Provider sie zu nehmen haben (bzw. nicht zu nehmen haben). Vor allem deshalb da, ZUR ZEIT, faktisch nichts gegen Google spricht. Was soll ein solches Verhalten also?
Alexander