Google Mail Tipps & Tricks
von caschy | 100 Kommentare
Vor ein paar Tagen traute ich mich: ich verabschiedete mich im Minimalismus- und Workflow-Wahn von meinem normalen E-Mail-Programmen und switchte auf die reine Weboberfläche von Googlemail (darf man das in Deutschland eigentlich wieder so nennen – oder muss man immer noch Google Mail sagen?). Meine ersten Informationen zum Switch auf Google Mail gab es in diesem Beitrag zu lesen: Google Mail als Standard.
Einige baten mich, meine Tipps & Tricks zu Googlemail, beziehungsweise über meine Einstellungen zu schreiben. Natürlich ist so etwas nicht allgemeingültig, ich kann logischerweise nur Dinge beschreiben, die ich für mich als nützlich empfinde. Der Kölner würde sagen: Jede Jeck ist anders. Hier ist also Teil 1 meines Google Mail Setups.
Wo fängt man am besten an?
Wenige, aussagekräftige Labels
Man kann E-Mails mit Labeln versehen. Ich begann damit, mein Muss auf möglichst wenige Label einzudampfen. Wichtige Label bekamen zudem eine farbliche Markierung.
Unwichtige Label blieben dabei farblos oder wurden sogar ausgeblendet. Dort landen E-Mails, die archiviert sind oder gefilterte, nicht so wichtige E-Mails enthalten. So lasse ich zum Beispiel Kommentare automatisch filtern.
Das automatische Filtern von E-Mails
Ich filtere E-Mails automatisch. Hier einmal die Filtereinstellungen von Google Mail anhand meiner Kommentare im Blog.
Dabei lasse ich den Posteingang überspringen und automatisch das Label „Kommentare“ anbringen. So erscheinen diese Mails nicht im Posteingang und stören dort. Sie bekommen sofort ihr Ziellabel und können dort gelesen werden. Kein späteres Labeln oder archivieren mehr nötig.
Das Ganze geschieht auch mit Mails diverser Foren oder auch Facebook.
Konversationen im Auge behalten!
Wie behalte ich E-Mails im Auge, die ich geschrieben habe und die auf eine Antwort meines Gegenüber warten? Oder wie markiere ich E-Mails, die beantwortet sind, aber sich immer noch in der Konversation befinden? Das Geheimnis ist mein schwarzes Label WIP, welches nichts anderes als „Work in progress“ bedeutet – also quasi „in Mache“.
Wenn ich eine E-Mail sende, die eine Antwort erfordert, dann gehe ich nach dem Absenden in den Gesendet-Ordner und markiere die E-Mail mit dem Label WIP.
Alternativ könnt ihr auch eine E-Mail markieren und an den linken geriffelten Feld anpacken (neben dem Auswahlkästchen) und per Drag & Drop auf ein Label ziehen. Doch wie behalte ich diese Mails garantiert im Auge? Das Geheimnis ist der nächste Punkt:
Mehrere Posteingänge in Google Mail
In den Google Mail Labs gibt es wunderbare Dinge, die standardmäßig nicht aktiviert sind. Ein Labs-Feature sind die mehreren Posteingänge. Dieses hat nichts mit Konten zu tun, ihr könnt allerdings direkt im Posteingang (bzw. in einem separaten Feld) E-Mails anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.
In meinem Fall lautet die Abfrage is:WIP. Heisst: Ist das Label WIP, dann zeige die Mails in den Posteingängen an. Andere Operatoren spreche ich gerne in einem späteren Beitrag an. Dieser Befehl bringt folgendes Ergebnis (oben normaler Eingang, unten die Abfrage):
Eine Adresse sind unendlich Adressen!
Man kann nicht nur nach Wörtern filtern, sondern auch nach Adressen. Jetzt sagt ihr euch: „aber ich habe nur eine Adresse!“. Falsch: eine Google Mail-Adresse ist quasi unendlich. Kleines Beispiel gefällig?
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = C.arstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenK.nobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Blog@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Bizznizz@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Spam@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Amazon@googlemail.com
Alter Hut – aber soweit klar? Hinter eure Adresse könnt ihr ein Pluszeichen und ein Wort hängen oder aber auch einen Punkt je nach Gusto setzen, selbst Groß- und Kleinschreibung ist unrelevant! 🙂
Markierte E-Mails als Reminder
Google Mail hat einen Menüpunkt namens Markiert. Hier landen eben von euch markierte Mails. Die mit dem Sternchen quasi. Ihr könnt Markierungen wie mein Label WIP nutzen, oder eben anders. Ich habe es wie folgt gelöst: Markiert werden E-Mails, die ich abarbeiten muss. Ich habe die Sternchen dazu an die Farbe meiner Labels angepasst. Blaues Sternchen Arbeit, goldenes Sternchen Blog, grünes Sternchen Privat und so weiter.
Ihr könnt Markierungen in verschiedenen Farben setzen, oder aber auch in den Google Mail Labs weitere Symbole aktivieren (Spezialmarkierungen). Eine Übersicht bekommt ihr dann in euren Einstellungen.
Aufgaben verwalten und mit Mails verknüpfen
Du nutzt den Google Aufgabenplaner, auch bekannt als Google Tasks? Du bekommst E-Mails, die eine Aufgabe enthalten? Dann bringe die E-Mails mit einem Klick in den Google Aufgabenplaner und habe immer alles im Blick.
Die Aufgaben sind immer in eurer Reichweite, direkt in der Nähe der Mails und der Kontakte:
Aufgaben mobil im Auge behalten
Ich spreche den Aufgabenplaner an, weil er auch eine wunderbare mobile Ansicht für Android oder iPhone mit sich bringt. Die mobile Ansicht des Aufgabenplaners findet ihr hier.
Termine erstellen und immer im Blick behalten
Auch ein Feature der Google Labs: die Einbindung eures Kalenders in die Google Mail-Ansicht. Termine im Google Kalender erstellen und immer im Auge behalten.
Häufige Suchabfragen automatisieren
Ihr sucht häufig nach bestimmten Wörtern oder Absendern? Aktiviert das Google Mail Labs-Feature namens Quick Links. Klickt ihr in einer Ansicht auf Link hinzufügen, so bekommt ihr eine gespeicherte Anfrage, die ihr beim nächsten Mal durch einfaches Anklicken ausführen könnt.
Ein Blick in die Labs lohnt sich
Schaut unbedingt in die Labs, ihr findet sicherlich etwas, was euren Workflow vereinfacht!
Das war es erst einmal mit dem ersten Teil. Es wird sicherlich noch einen zweiten Teil geben, in dem ich auf Operatoren und Markierungen eingehe, eventuell sogar auf Google Mail Tastaturkürzel. Diese könnt ihr allerdings selber sehen, wenn ihr einmal in der Oberfläche von Google Mail ein Fragezeichen eintippt:
Denkt dran: dies ist meine bisherige Nutzung, es handelt sich um keine offizielle Googlemail-Anleitung! Wer noch Fragen oder sogar Tipps für die Leser hat: einfach rein damit, ich versuche das dann in den nächsten Beiträgen aufzugreifen. Alternativ hat Tim ja auch schon vor einiger Zeit über Google Mail geschrieben: Die inoffizielle Anleitung zu Googlemail.
Feedback und Verbesserungsvorschläge sind also erwünscht 🙂
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Klar: Google Mail IMAP aktivieren, Konto in Thunderbird integrieren und dann alle Mails in das Google Konto schubsen, da IMAP ja auch online ist. Wäre ja auch mal etwas für einen Beitrag, oder?
@Raph dafür gibt es FireGPG – und schon kann auch Google nicht mehr mitlesen 😉
Danke für die super Tipps. Ich nutze das Webinterface jetzt auch seit einigen Tagen, kann mich momentan aber noch nicht so richtig damit anfreunden. Vermute es liegt daran, dass man(n ein Gewohnheitstier ist 😉
@bla und @Axel:
Man kann bei Gmail auch die üblichen Suchparameter wie z.B. OR verwenden. Dh. anstatt 2 Filter zu erzeugen, könnte man auch nur *EINEN* mit diesem Term verwenden:
from:foo@example.com OR to:foo@example.com
Allerdings muss man das dann im Feld „Mit diesen Wörtern“ eintragen; siehe http://yfrog.com/5zgmailfiltermitsuchenachp
Caschy,
den Sortierten Eingang kann man auch so konfigurieren, das er Mails berücksichtigt, die NICHT im Posteingang sind, sondern die irgendein label (WIP oder was auch immer…) haben. Siehe http://yfrog.com/bggmaileinstellungensortip
Genau richtig schön wird das ganze erst mit dem sortierten Eingang, dass war ein riesen Schritt nach vorne. Leider noch nicht in allen Accounts verfügbar bei uns.
Wem Google Mail gefällt der sollte auf jeden Fall noch einen Schritt weiter gehen und Google Apps nutzen, dann läuft das ganze erst richtig rund. Schöner Beitrag btw.
@rtv
FireGPG existiert nicht mehr. Kennst du eine Alternative ?
Super Artikel!
Gibt es die Moeglichkeit diese daemliche „Konversationsansicht“ abzuschalten?
Die Ansicht ist doch das Beste!
noch kann ich mich damit nicht anfreunden, denn:
ich hole über das google konto noch andere mail addys ab, die werden dann entsprechend gelabelt. dort wiederum werden spezielle mails wieder gefiltert / gelabelt. mein problem ist nun, das ein paar mails nun mind. 2 labels haben und somit auch in 2 ordnern drin sind.
das möchte natürlich niemand. hat jemand dafür ne lösung? bis dahin bleib ich bei thunderbird, der machts nämlich richtig.
mfg
@Mario
Gmail-Support wurde entfernt. Außerdem wurde die Pluginweiterentwicklung auf „discontinued“ gesetzt.
@Roman,
uhm, wieso sollte niemand möchten, das Mails 2 (oder mehr) Labels haben? Das ist doch gerade der Clou bei Google Mail Web! Mails können beliebig viele Labels haben und somit liegen „Kopien“ in verschiedenen „Ordnern“. Wobei ja eben das coole ist, das es *KEINE* Kopien sind die in Ordnern liegen, sondern das EXAKT DIE GLEICHE Mail in verschiedenen Ordnern liegt.
Also, au contrair, zumindest ich möchte, das Mails 2 (oder mehr) Labels haben können. Das nutze ich andauernd und exakt dieses Feature hält mich davon ab, woanders hin zu gehen oder gar auf IMAP / Thunderbird wieder abzusteigen.
Wieso sollte es denn eigentlich überhaupt ein Problem sein, wenn Mails 2+ Labels haben? Ich verpasse meinen per POP3 von Gmail abgeholten Mails alle Labels, an Hand derer ich sehen kann, von wo sie kamen (dh. ich habe Labels „Konten/Yahoo“, „Konten/web.de“ etc. pp.). So sehe ich auch später noch, von wo die Mail ursprünglich kam. Finde ich praktisch.
Alexander
@Alexander
natürlich kann es von vorteil sein, mehrere labels verwenden zu dürfen. hab ich ja auch gar nix dagegen 😉
nur mich stört es, wenn ich in einen ordner gehe und dort abermals die gleichen mails vorfinde, wie ich sie schon im ordner zuvor gesehen habe. hat für mich was mit übersichtlickeit zu tun.
beispiel:
mail kommt von konto x –> label x
nun sag ich, ok ist wichtig —> label wichtig
jetzt ist diese mail im ordner x und im ordner wichtig zu finden. und dies mag ich nun mal nicht. nenn mich altmodisch, aber ich steh auf die direkte ordnerstruktur 🙂
und um zu sehen von wo sie kam, sehe ich ja an der mail addy, an die sie geschickt wurde 😉
mfg
@Roman,
hm, ich glaub, ich verstehe das Problem nicht…
Lass mich mal Dein Bsp. aufgreifen.
mail kommt von konto x –> label „Blogkommentare“
nun sag ich, ok ist wichtig —> label wichtig
Wieso ist’s denn gut, wenn die Mail aus dem „Ordner“ Blogkommentare verschwindet, wenn Du sie als „wichtig“ erachtest? IMO ist auch dann noch die Information „Blogkommentare“ gut und nützlich.
Altertümlich hätte man jetzt wohl ’n Ordner „Blogkommentare“ gemacht und da einen Unterordner „wichtig“. Und dann gäbe es noch einen Ordner „Forumkommentare“ (auf gleicher Ebene wie „Blogkommentare“) und da wieder einen eigenen Ordner „wichtig“. So:
– Blogkommentare
-> Wichtig
– Forenkommenare
-> Wichtig
Bei dem Labelsystem von Gmail gäbe es nun nur *EINEN* „Wichtig“ label. Und sowohl wichtigen „Blogkommentare“ Mails als auch wichtigen „Forenkommentare“ Mails würde man den GLEICHEN „Wichtig“ Label zuordnen. Das ist aber, dank Gmail Labels, *KEIN* Chaos, denn man kann ja einfach suchen nach:
label:Blogkommentare label:Wichtig
bzw.
label:Forenkommentare label:Wichtig
und man würde jeweils nur die wichtigen Forenkommentare bzw. Blogkommentare bekommen.
Und, nein, von wo sie kam sieht man nicht zwangsläufig an der Mailaddy (denke an BCC!).
Wie gesagt, ich verstehe das Problem nicht. Warum ist’s denn Deiner Meinung nach schlecht, das eine Mail in 2 „Ordnern“ zu finden ist? Unübersichtlich ist’s ja nicht.
Das man Mails mehrere Labels zuordnen kann ist IMO deshalb gut, weil’s so zu übersichtlichkeit des ganzen zuträgt.
Alexander
@Alexander
nein, es gibt nur einen ordner „wichtig“.
wenn ich eine mail als wichtig markiere, möchte ich das sie im wichtig ordner drin ist und nicht auch noch in einem „unwichtig“ ordner. thats it 😉
denn für was brauche ich einen wichtig ordner, wenn ich diese mail auch im normalen ordner drin habe? da könnte ich das wichtig label auch weglassen und irgendeine markierung dran machen.
@Alexander danke, dass mit dem „from und gleichzeitig to“ kannte ich nicht 🙂
btw. die Konsersationen sind wirklich das allerbeste an Gmail!
Gott was hab ich es früher gehasst, wenn man viele Mails „hin und her schickt“ mit einer Person.. diese ellenlangen >>> re >>> usw. usw. ich liebe die Konversationen! 😉
Einfach „aufklappen“ was man braucht oder sucht, und fertig ists. Kein elendiges scrollen mehr durch lange Mails/Re-Mails usw.
Roman,
nein, es gibt nicht nur einen Ordner „Wichtig“. Es gibt wichtig Blogkommentare und wichtige Forenkommentare. Die möchte man u.U. nicht mischen. Wieso eine Mail nicht mehr bei „Blogkommentare“ erscheinen soll wenn sie als „Wichtig“ bezeichnet wird, das verstehe ich nicht. „Wichtig“ ist ja schliesslich nur irgendein Label/Markierung.
Sowas wie Ordner gibt es nicht bei Gmail. Das ist ja gerade das tolle daran 😉
Wie gesagt, ich verstehe das Problem nicht und auch nicht, was Gmail daran falsch macht, bzw. was Thunderbird daran „richtig“ macht, wenn eine Mail plötzlich nicht mehr zu den Blogkommentaren gehören soll, nur weil sie (vorübergehend?) als „Wichtig“ (oder vlt. als „Zu Beantworten!“) angesehen wird.
Nee. Gmail macht’s da eher richtig als Thunderbird, da Gmail einem hier viel mehr Flexibilität bietet.
Alexander
@Alexander
ja du verstehst es wirklich nicht 🙂
doch, für mich gibt es nur einen wichtig ordner.
wie schon gesagt, thunderbird macht es für mich richtig, da ich diese wichtig mail auch im wichtig ordner/label habe. und nur da habe. weil ich sie nur da haben möchte und nicht auch noch in einem anderen ordner/label. das ist für mich übersichtlichkeit 😉
@Roman,
jo, ich kapiere es echt nicht… *g*
Anderes Bsp:
Label: Kunde/Meier
Mail von Kunde/Meier habe eben jenes Label. Eine solche Mail sei noch zu bearbeiten. Darum gebe man ihr das weitere Label „WIP“.
Warum sollte man es nun als gut erachten, das eine Mail den Bezug zu Kunde/Meiet verliert (also nicht mehr dieses Label habe), nur weil sie jetzt gerade „WIP“ (Work In Progress) sei? Ist doch super toll, wenn man auch bei den ganzen WIP Mails direkt einfach sehen kann, das sie zu Kunde/Meier, Kunde/Meyer oder Lieferant/Mayr gehört.
Mit Ordnern bekäme man das nur schwerlich hin… Es sei denn, man hätte eben pro Kunde/Lieferant eigene WIP Ordner.
Und warum Mails nocht mehr zu „Blogkommentare“ gehören soll, nur weil sie auch noch zusätzlich „Wichtig“ ist, das kapiere ich in der Tat nicht…
Alexander
Hallo, prima Artikel!
Nun wissen einige, dass ich aus der Thunderbird-Ecke komme und von daher vorbelastet bin ;). Diese Gründe halten mich bisher noch (!) davon ab, von Thunderbird mit einigen Erweiterungen auf reine Googlemail-Oberfläche zu wechseln:
– Insgesamt reagiert bei Klicks TB bei mir immer noch schneller als die Weboberfläche von Googlemail.
– Bessere Filtermöglichkeiten in TB
– Verschiedene Arten zum Sortieren (Schlagwörter, echte Ordner, virtuelle Ordner)
– Möglichkeit, in TB Filter manuell anzustoßen
– Beim Versenden von Mails in TB bereits entscheiden, wo sie gespeichert werden soll
– Es gibt mehr Erweiterungen für TB als Labs.
– Gute Möglichkeiten bei Textbausteinen (mit Variablen)
– Kontaktdarstellung in TB übersichtlicher, zudem offline (funktionieren mit GoogleGears Kontakte auch offline? Weiß nicht…)
Damit will ich aber nicht gegen Gmail reden, bitte nicht falsch verstehen. Unterwegs ohne TB nutze ich das auch.
Übrigens kann man auch in TB die Nachrichten in Konversationsdarstellung lesen.