Fujitsu ScanSnap S1100: Dokumentenscanner für das Büro ohne Papier

Der aufmerksame Leser, der hier vielleicht schon eine Weile dabei ist, der weiß, dass ich kein Papier mag. Ich schlug mir viele Stunden die Zeit mit Gedanken um die Ohren, wie ich dem Papier Herr werde. Letzten Endes führen viele Wege nach Rom. Etwas Papier wird immer bei euch landen, für euch ist vielleicht die Archivierung interessant. Ob ihr nun die Cloud oder den heimischen Rechner wählt, ist dabei ja eigentlich egal. Das muss jeder für sich selbst entscheiden.

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Ich wurde schon viele Male gefragt, wie ich das denn so mache. Ist schnell erzählt, da ich ja weder eine große Firma habe, noch sonst irgendwie mit Dingen arbeite, die übermäßig viel mit Papier zu tun haben. Bevor ich zum Kurztest des Fujitsu ScanSnap S1100 komme, möchte ich euch ein paar schnelle Ansatzpunkte geben, die vielleicht helfen, das Papieraufkommen zu minimieren. Zuerst einmal habe ich alle Rechnungen digital eingestellt, sofern machbar.

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Es kommt keine Rechnung per Post, ich kann Rechnung als PDF archivieren, sofern nötig. Dieses Dokument kann ich dann irgendwo ablegen. Gibt genug Möglichkeiten in der Cloud, zum Beispiel Evernote, Google Docs, Dropbox und Co. Hat unter Umständen den Vorteil, dass Dokumente nach Inhalt und überall durchsucht werden können. Und auf lokaler Ebene? Da gibt es diverse Software-Möglichkeiten, wie zum Beispiel Doo – oder man arbeitet mit klassischen Ordnern mit Jahreszahlen und Absendern.

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Ja, so klassisch arbeite ich zum Beispiel! Wenn Rechnungen kommen, dann archiviere ich diese sofort digital. Danach direkt geschreddert in die Papiertonne. Dokumente die man archivieren muss gibt es ja leider auch. Hier gebe ich mir beim Abheften keine Mühe mehr. Auch hier archiviere ich durchsuchbar und digital, das Papier landet dann in einem Ordner, der ganz weit aus meiner Sichtweite ist. Ich musste in meinem ganzen Leben noch keine Dokumente original nachreichen.

Die Verarbeitung von Papier – das ist ja immer so eine Sache. Wer Papiere der letzten 100 Jahre archivieren will, der hat unter Umständen noch was vor. Mein Tipp dann: All in One mit Dokumenteneinzug holen oder bei Freunden leihen. Da kann man unter Umständen dann gleich einen ganzen Stapel in die Ablage packen und wenige Sekunden später das fertige PDF auf dem Rechner begrüßen. Und dann weg mit dem Papier. Für dauerhafte Großeinsätze hatte ich hier schon einmal den ScanSnap S1500M getestet.

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Und nun teste ich den Fujitsu ScanSnap S1100, der schon recht lange auf dem Markt ist – seit 2011 oder so. Kostet derzeit um die 190 Euro und die Anschaffung ist nur sinnvoll, wenn ihr so ein kompaktes Gerät auch wirklich benötigt. Ansonsten kann man gleich ein All in One in der Preisklasse anschaffen, das noch Dokumenteneinzug, Scanner und die Druckfunktion bietet. Was hat der Fujitsu ScanSnap S1100 zu bieten? Auf jeden Fall Kompaktheit. Man benötigt kein Netzteil, das Gerät wird über USB angeschlossen und ist so auch mobil einsetzbar. Passt in jede Tasche und ist nicht schwer: 3,4 x 27,3 x 4,7 cm auf 349 Gramm verteilt.

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Der Scanner bietet eine Auflösung von 600dpi und wer Hackengas gibt, der bekommt bis zu 8 Seiten pro Minute weggescannt. Die maximale Größe ist dabei das A4-Format. Das Gerät ist vernünftig verarbeitet und die Software macht einen guten Eindruck. Strukturiert und nicht zu kompliziert. Wenn mehr als eine Seite gescannt wird, dann kann die Software die einzelnen Seiten zu einem Dokument zusammenfügen, was bekanntlich keine Kunst sein sollte.

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Nach dem Scanvorgang öffnet sich die Software mit mehreren Zielen. So gibt es die Möglichkeit, gescannte Dokumente auf ein mobiles Gerät via Netzwerk zu schicken, aber auch E-Mail, Evernote, Google Docs oder iPhoto. Qualitäts- und OCR-Einstellungen werden ebenfalls über die Einstellungen geregelt, was für die gewünschte Ausgabequalität sorgt. Wer so ein Gerät in der kompakten Form gesucht hat, der wird sicherlich seinen Spaß haben, gute Ergebnisse bei kompakter Verarbeitung. Was schade ist: bei so einem kompakten Gerät wünsche ich mir vielleicht einen optionalen Akku und die Möglichkeit, eine gewisse Anzahl an Dokumenten in einem Zwischenspeicher zu halten.

So – nun kommt ihr.  Was macht ihr mit, für oder gegen das lästige Papier?

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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42 Kommentare

  1. Welche Software setzt zum beim Scan/OCR Workflow ein?

  2. Von Hyundai gibt es gute Handscanner ab 60 Euro, Anfangs ist die Bedienung etwas hakelig, aber man gewöhnt sich schnell daran. Die Scanqualität ist sehr gut für Dokumente, nur hochauflösende Photos benötigen wohl teurere Geräte. Es kommt halt nicht viel an Software mit, die Scans werden einfach als .jpeg oder .pdf auf der SD-Karte gespeichert. Nutzt man ein Tool wie Doo oder speichert eben in Ordnern, braucht man aber sicherlich nicht mehr als das Hyundai-Gerät. Genau dafür nutze ich meinen Hyundai Scanner auch. 😉

    Die Maße und auch das Design sind ziemlich ähnlich. Könnten vielleicht beide Geräte aus der gleichen Fabrik kommen, das Fujitsu jedoch als „Premium-Modell“ mit mehr Software. stärkerem Akku und so? 😕

  3. Gibt es eigentlich irgendeine Möglichkeit ohne PC zu scannen und die Dokumente dann als PDF auf einem Netzwerkshare abzulegen?

  4. @Karl: leider nein, schrieb ich ja.

  5. Hi caschy,
    kannst du auch mit dem iPhone und der App scannen wie beim großen Bruder?

    Gruss
    Julian

  6. @Karl Bofinger Es gibt diverse Geräte die können auf USB-Stick oder SD-Karte speichern. Es gibt auch netzwerkfähige Geräte, ich weis nur nicht inwiefern diese evtl. auf einem NAS o. Ä. ablegen können.

  7. Der komplette Workflow würde mich mal interessieren. Wo landen dann bei Dir die PDFs? Wie ver“tag“st du Diese? Wie oft muss ich einen Knopf drücken am ScanSnap&Mac drücken bis das PDf fertig ist. Habe momentan noch den MX870 und hasse die Software….

  8. @Karl http://www.fujitsu.com/emea/products/de/scanners/network/fi-6010n.html Kostet ab 2600€. Das ganze ist dann nur eine Frage der Rentabilität, wenn du täglich mehrere Tausend Seiten einscannen musst und diese Zentral auf einem Server speichern willst kann man das so lösen. Ich kenne auch einige Firmen die digitalisieren eingehende Faxe und lassen sich die Lösungen ohne weiteres um die 5000€ kosten.

  9. Interessant wäre für mich wie du es schaffst Dokumente zu erstellen dir durchsuchbar sind. Scanne diverse Rechnungen und Lohnsteifen als PDF.. Aber die ohne öffnen durchsuchen?

  10. @Karl
    Doch gibt es. Der Canon MX870 kann das. Sowohl auf Laufwerke im WLAN als auch auf USB Sticks etc…

  11. Wenn ich durchsuchbar scanne, dann findet die das Betriebssystem. Meins zumindest. Alternativ geht das auch in Google Docs oder Evernote

  12. @Robert und Cashy
    Richtig, das wäre interessant.
    Hatte mich mal vor 12 Monaten wirklich intensiv damit beschäftigt. Leider gab es keine wirklich gute Lösung.
    Eine gute Lösung sollte:
    – ADF Scan haben
    – Der komplette Prozess sollte über einen Tastendruck am Scanner anzustossen sein
    – es sollte Auto-Ver“tag“ung inklu OCR geben
    – OCR Software sollte im Hintergrund arbeiten ohne weitere nötige Klicks
    – das fertige PDF sollte in einem WunschOrdner/Cloud landen
    – alles sollte Automatisiert passieren es sei denn der User will Infos(Dateinamen, Verzeichniss,Tags etc) anhängen. Die sollte über cleane Abfragen stattfinden

    All das gibt es bereits. Nur leider in vereint in einer Lsg.
    Leider!

  13. Ich verstehe nicht, wofür man so etwas als Otto-Normal-Bürger brauchen soll. Ich habe EINEN dicken A4-Ordner, der seit etlichen Jahren ausreicht. Darin sind Klarsichtfolien zu verschiedenen Themen. Lohnabrechnungen, Bank-Dokumente, Rechnungen von Einkäufen, usw.
    Da räume ich aber auch ab und zu mal auf, was soll ich noch mit Rechnungen von 4 Jahre alten Artikeln?
    Umgekehrt, alles was ich per elektronisch bekomme, bleibt auch dort. Abrechnungen von Netcologne kann ich aus deren Online-Bereich holen, die vom Energieversorger auch, usw. Alternativ durchsuche ich eben kurz meinen E-Mail-Account.
    Ich bin nicht selbständig, sonst aber durchaus ganz normal und keineswegs konsumscheu. Mir ist aber schleierhaft, woher so eine große Anzahl an Dokumenten kommen soll, die ich auf der einen Seite aufheben müsste, auf der anderen aber in Papierform bekomme. Die meisten Papierdokumente sind entweder direkt oder nach spätestens ein paar Jahren reif für den Papierkorb.

  14. @Rudolf: Beispiele für den Gebrauch gibt es genug. Nehmen wir nur mal die SEPA-Umstellung nächstes Jahr. Als kleiner Dorfverein mit ca. 500 Mitgliedern bist du nun gezwungen alle Lastschrift bzw Mitgliedsbeitritterklärungen zu archivieren. Mit dem 08/15 Scanner der mal eben für 1 Seite gefühlte 5min braucht, sitz ich wahrscheinlich noch nächstes Jahr dran.

  15. Ich hab den ScanSnap 500M in Verbindung mit DevonThink Pro.
    Die gewonnen Erfahrungen gibt es hier nachzulesen: http://blog.bruchmann.info/papierloses-buro
    und auch da:
    http://blog.bruchmann.info/papierloses-buro-die-zweite

  16. @Frederik: so viel post kriege ich jetzt doch nicht, als das sich das privat lohnen würde. 😉
    @treptow: der canon ist ja noch bezahlbar
    Ich haben einen Samsung All In One Laserdrucker. Der kann immerhin auf USB Sticks speichern. Wie ich gerade sehe auch Scans per Mail verschicken. Wenn ich Zeit habe, dann guck ich mal, ob ich mir die Dokumente per Mail an mein Synology NAS schicken und da dann automatisiert irgendwo ablegen kann.

  17. Ich finde das Geröt außerordenlich kompakt und nicht nur für den mobilen Einsatz, wie bei Außendiensttlern, geeignet. Wenn man nicht zuviele Papiere scannen muss ist er ist das Gerät eigentlich perfekt, Nur wenn man mal ein paar Seiten mehr hat, wirds schwierig. Da gibt es dann geeignetere Geräte für. Toll wäre auch wenn die mal einen Lipo und Internen Speicher hinzufügen würden, um auch ohne PC scannen zu können.

  18. @Bodo Menke könnte man sowas nicht auch mit Evernote realisieren?

  19. Das kann ich nicht beurteilen, da ich Evernote so gut wie nicht kenne.

  20. Hi, will mal meine Erfahrung hier kunt tun… Nutze selber einen Epson All in One WF3520, Epson bietet dazu eine App für iOS und Android an, ich selber nutze Android.
    Der Drucker ist nicht nur komplett über die App nutzbar (Kopieren zu Datei, Scannen inkl. Vorschau aufs Handy, Druck vom Handy usw.) er läßt sich über die App auch die ersteinrichtung ohne PC machen und er unterstützt auch Google Drive wie z.B. Scan to Cloud. Somit hab ich schon viele Dokumente gescannt und DIgital gesichert. Bin also auch auf dem Besten wege zu einem Papierlosen Büro. Bereuen tu ich es nicht, ganz im gegenteil, erleichter mir so einiges.

  21. Also für das bisschen das ich scannen muss reicht mir auf meinem Android „CamScanner“. Der macht die Arbeit spitzenmäßig. Die kann ich auch von da gleich in PDf wandeln und versenden, wohin ich will.
    Ich denke bei einem oder zwei Scams am Tag ist das völlig ausreichend – und kostenlos!

  22. Hi, ich hab privat auch seit ca. 2,5 Jahren komplett und konsequent auf „papierloses Büro“ umgestellt. Allerdings würd ich schon sagen, dass sogar für einen allein schon eine nicht unbeachtliche Menge an Papier anfällt. Sicher müsste man jetzt nicht jedes Ding aufheben, aber gescannt brauchts ja auch nicht mehr soviel Platz und ist bei Bedarf wunderschön schnell zu finden. 🙂

    Mein Workflow sieht so aus, dass ich alles erstmal in einem Stapel mit einem ganz normalen All-In-One-Gerät mit ADF scanne. Aktuell einem HP OfficeJet J4580.
    Hab mir schon öfter überlegt, einen etwas prof. Dokumentenscanner zu holen, war aber dann doch irgendwie zu geizig bzw. eigtl. ganz zufrieden mit der aktuellen Lösung.

    Gescannt wird mit „ABBYY FineReader 11 Professional“.
    Der macht durchsuchbare PDF(/A)-Files draus (die Texterkennung funktioniert erstaunlich gut) und hat z. B. auch eine schöne Hilfsfunktion für manuelle Duplex scans (man scannt das Dokument dann einmal „von vorne“, dann nochmal „umgedreht“ und die Software sortiert die Seiten automatisch entsprechend).

    Abschließend erstelle ich dann (manuell) aus dem gescannten „Haufen“ wieder einzelne PDFs (pro Dokument halt) und leg die auch ganz klassisch in thematisch sortierten Ordnern ab. Der Dateiname beginnt immer mit dem Datum im ISO-Format (für chronologische Sortiermöglichkeit) und enthält dann noch kurz ein paar Stichwörter zum Inhalt des Dokuments.

    Allein mit dieser Ablage hab ich bisher eigtl. alles gefunden, was ich suchte.
    Wenn ich wirklich mal tiefer graben muss, benutze ich das Tool „DocFetcher“(http://docfetcher.sourceforge.net/de/).
    Das Tool indiziert ausgewählte Ordner (inkl. Dateiinhalte) und sucht dann super schnell darin.

    Mit dieser Lösung hab ich ca. alle 6 Wochen (die Dokumente werden erstmal alle auf einem Stapel gesammelt) ca. 30 Minuten arbeit (ohne Warten auf den Scan, der läuft ja von selbst), und bin immer noch vollauf zufrieden damit. 🙂

  23. danke caschy jetzt nur noch ein mini drucker dann ist es perfekt
    kennt jemand ein mini drucker ausser Brother PJ-622 ?

  24. Wer ohne PC scannen möchte, sollte sich mal den Doxie Google angucken. Gleiche Preisklasse wie der Scanner. In Kombination mit einer SanDisk WLAN-Speicherkarte braucht man nichts weiter. Gibt es mir Stromkabel oder mit Akku.

    Ich habe den Scansnap jetzt seit ca. 3 Monaten. Bei mir landet alles was noch auf Papier kommt vom Scanner als durchsuchbar PDF in Google Drive und danach in den Schredder. Ein verdammt gutes Gefühl.

  25. Kleiner Tip: nicht nur Gewerbetreibende sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen und ähnliche Dokumente 10 Jahre aufzubewahren. Auch die von der Steuer abgesetzte Handwerkerrechnung etc. zählen dazu. Selbstgescannte Files zählen da nicht. Und da das Finanzamt an die „Großen“ nicht herankommt, wächst die Chance für eine Steuerprüfung, die mehrere Jahre zurückreichen kann, mit jedem verstrichenen Jahr. (inzwischen selbst bei Rentnern). Viel Spaß dann…..

  26. Ich nutze aktuell genau den S1100 und bin sehr happy damit. Der Workflow sieht wie folgt aus: Eingehendes Dokument wird nummeriert (fortlaufen, ich habe einen Paginatoren-Stempel dafür), anschließend gescannt und nach Nummer sortiert abgeheftet. Die Software vom Scansnap ist so eingestellt, dass ich nicht mehr klicken muss. Nur am Scanner den Scan auslösen, anschließend beenden und der Rest passiert automatisch. Es wird eine PDF erstellt, OCRt und in der Dropbox abgelegt. Dort erstelle ich eine Kopie in einen Ordner der von Evernote überwacht wird (Import + Löschen, deswegen Kopie) und sortiere anschließend die Datei in meine Ordnerstruktur (nur sehr grob) weg. Diese wird von Doo überwacht und indexiert. Wenn ich also ein Dokument suche kann ich das mit Evernote oder mit Doo machen und das Original finde ich über die Nummer auf dem Scan sehr schnell wieder.

  27. Das Thema interessiert mich sehr. Ich möchte, bin dabei, privat aber auch mein Büro umstellen auf Papierlos.
    Ich befasse mich mit dem Thema seit ca. 2 Wochen. Bestellt habe ich mir den ScanSnap 500IX, den bekommt man für ca. € 345.- im Netz, also gute € 100 günstiger. Der Hammer das Teil !
    Eine Cloud Lösung kommt für mich nicht in Frage, da Kundendaten vorhanden sind.
    Software habe ich einiges getestet und bin bei DEVONthing Pro Office hängen geblieben. Diese habe ich gestern auch gekauft. Nicht günstig, aber ein sehr sehr mächtiges Tool.

  28. Also ich hab so 4 Ordner nach wie vor. Ein Ordner wird man immer haben und sei es nur für Versicherungsverträge als Beispiel. So die „normalen“ Rechnungen auf Digital umzustellen wäre sicher eine Idee, muss ich mir mal durch den Kopf gehn lassen.

    Gibt es denn eine gute Möglichkeit unter Windows Dokumente automatisch archivieren zu lassen oder komm ich nicht drum rum, jedes Dokument kurz anzufassen und zu benennen?

  29. Hallo caschy,

    vielen Dank für den Artikel. Ich beschäftige mich jetzt schon seit geraumer Zeit mit der Möglichkeit auf Papierloses Büro im Privatanwenderbereich umzustellen. So bin ich auch bei deiner Seite gelandet und inzwischen regelmäßiger Leser. Ich hatte deinen Gastbeitrag im GeekWeek Podcast gehört und fand ihn super fundiert und ehrlich.

    Zu meiner Frage:
    Ich habe mir jetzt einige Softwarelösungen zum Dokumentenmanagement angeschaut (doctape, fileee, doo, Evernote) und natürlich die großen Cloudspeicher und war nie richtig zufrieden. Vor ein paar Tagen habe ich aber Gini (www.gini.net) entdeckt (hieß vorher Smarchive) und finde das Konzept sehr interessant. Scheinbar gibt es jetzt eine Kooperation mit der Deutschen Post die so aussieht, dass die Post mit ihrem E-Postscanservice deine eingehende Post öffnet einscannt und dir dann zuschickt. Zusätzlich kann man wohl auch Dokumente hochladen und andere Dienste verknüpfen. Ich bin da noch etwas zwiespältig weil das einerseits sehr bequem ist aber andererseits jemand anderes meine Post öffnet.

    Kennst du das zufällig bzw. was hältst du von dieser Möglichkeit?

  30. Ich nutze zum Scannen Scan2pdf. Gibt es als freie und bezahlversion. Derzeit im Angebot. http://www.horland.de/scan2pdf-download.html
    Als Archiv nutze ich Office-n-PDF. http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/

  31. … rosenblut hat ein tollen Bericht drüber verfasst:

    http://www.rosenblut.org/2013/06/24/papierloses-buro-erfassung-ablage/

    LG @lex

  32. Also es gibt schon eine Lösung um ohne PC zu scannen und diese Scan direkt auf einem Netzwerkspeicher abzulegen … HP Officejet 8500 bietet zum Beispiel diese Lösung an Dokument scannen un dieses wird direkt im Netzwerklaufwerk gespeichert ….

  33. Papierlos das wär schön! Geht aber leider nicht. Steuerberater und Finanzamt würden eine Krise bekommen. Und daher haben wir ein großen Regal voller Ordner, voll Papier wofür ein haufen Bäume dran glauben musste.

  34. Peter Manser says:

    Im geektalk Podacst gibts einen solchen zu gewinnen http://geektalk.ch/2013/05/28/gt2213-sonderfolge-papierloses-buro-teil-2/ die haben da auch eine sehr spannende Reihe zum Thema Papierloses Büro welches sie gerade am aufzeichnen sind.
    Heutzutage macht das digitale Büro schon mehr spass als früher mit den älteren Scanner und ohne die Möglichkeit von OCR

  35. Guten Tag.
    Kann bitte jemand etwas zu diesem Scanner sagen:
    http://keedie.net/14b ?
    Danke.

  36. Ich frage einfach nochmal. 🙂

    Kann ich mit der iOS-App ähnlich wie beim „großen“ Bruder direkt auf das iPhone/iPad scannen um es dann in die Dropbox zB zu schieben?

  37. Ne, immer noch nicht 🙂

  38. Schade. 😉
    Ich hatte die Beschreibung der App so verstanden.

  39. Ich bin gerade auch mal am schauen wegen einem mobilen Scanner und bin jetzt über dieses Teil gestolpert:

    TaoTronics® Mobiler Wifi Scanner http://www.amazon.de/gp/product/B00DASSRKO/ref=noref?ie=UTF8&psc=1&s=computers

    Viele hier suchen/suchten nach einer PC losen Variante.

    Hat das Teil schon jmd getestet?

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