Fujitsu ScanSnap S1100: Dokumentenscanner für das Büro ohne Papier

Der aufmerksame Leser, der hier vielleicht schon eine Weile dabei ist, der weiß, dass ich kein Papier mag. Ich schlug mir viele Stunden die Zeit mit Gedanken um die Ohren, wie ich dem Papier Herr werde. Letzten Endes führen viele Wege nach Rom. Etwas Papier wird immer bei euch landen, für euch ist vielleicht die Archivierung interessant. Ob ihr nun die Cloud oder den heimischen Rechner wählt, ist dabei ja eigentlich egal. Das muss jeder für sich selbst entscheiden.

IMG_7586

Ich wurde schon viele Male gefragt, wie ich das denn so mache. Ist schnell erzählt, da ich ja weder eine große Firma habe, noch sonst irgendwie mit Dingen arbeite, die übermäßig viel mit Papier zu tun haben. Bevor ich zum Kurztest des Fujitsu ScanSnap S1100 komme, möchte ich euch ein paar schnelle Ansatzpunkte geben, die vielleicht helfen, das Papieraufkommen zu minimieren. Zuerst einmal habe ich alle Rechnungen digital eingestellt, sofern machbar.

[werbung]

Es kommt keine Rechnung per Post, ich kann Rechnung als PDF archivieren, sofern nötig. Dieses Dokument kann ich dann irgendwo ablegen. Gibt genug Möglichkeiten in der Cloud, zum Beispiel Evernote, Google Docs, Dropbox und Co. Hat unter Umständen den Vorteil, dass Dokumente nach Inhalt und überall durchsucht werden können. Und auf lokaler Ebene? Da gibt es diverse Software-Möglichkeiten, wie zum Beispiel Doo – oder man arbeitet mit klassischen Ordnern mit Jahreszahlen und Absendern.

IMG_7584

Ja, so klassisch arbeite ich zum Beispiel! Wenn Rechnungen kommen, dann archiviere ich diese sofort digital. Danach direkt geschreddert in die Papiertonne. Dokumente die man archivieren muss gibt es ja leider auch. Hier gebe ich mir beim Abheften keine Mühe mehr. Auch hier archiviere ich durchsuchbar und digital, das Papier landet dann in einem Ordner, der ganz weit aus meiner Sichtweite ist. Ich musste in meinem ganzen Leben noch keine Dokumente original nachreichen.

Die Verarbeitung von Papier – das ist ja immer so eine Sache. Wer Papiere der letzten 100 Jahre archivieren will, der hat unter Umständen noch was vor. Mein Tipp dann: All in One mit Dokumenteneinzug holen oder bei Freunden leihen. Da kann man unter Umständen dann gleich einen ganzen Stapel in die Ablage packen und wenige Sekunden später das fertige PDF auf dem Rechner begrüßen. Und dann weg mit dem Papier. Für dauerhafte Großeinsätze hatte ich hier schon einmal den ScanSnap S1500M getestet.

Bildschirmfoto 2013-07-03 um 19.12.26

Und nun teste ich den Fujitsu ScanSnap S1100, der schon recht lange auf dem Markt ist – seit 2011 oder so. Kostet derzeit um die 190 Euro und die Anschaffung ist nur sinnvoll, wenn ihr so ein kompaktes Gerät auch wirklich benötigt. Ansonsten kann man gleich ein All in One in der Preisklasse anschaffen, das noch Dokumenteneinzug, Scanner und die Druckfunktion bietet. Was hat der Fujitsu ScanSnap S1100 zu bieten? Auf jeden Fall Kompaktheit. Man benötigt kein Netzteil, das Gerät wird über USB angeschlossen und ist so auch mobil einsetzbar. Passt in jede Tasche und ist nicht schwer: 3,4 x 27,3 x 4,7 cm auf 349 Gramm verteilt.

Bildschirmfoto 2013-07-03 um 19.13.22

Der Scanner bietet eine Auflösung von 600dpi und wer Hackengas gibt, der bekommt bis zu 8 Seiten pro Minute weggescannt. Die maximale Größe ist dabei das A4-Format. Das Gerät ist vernünftig verarbeitet und die Software macht einen guten Eindruck. Strukturiert und nicht zu kompliziert. Wenn mehr als eine Seite gescannt wird, dann kann die Software die einzelnen Seiten zu einem Dokument zusammenfügen, was bekanntlich keine Kunst sein sollte.

Bildschirmfoto 2013-07-03 um 19.15.44

Nach dem Scanvorgang öffnet sich die Software mit mehreren Zielen. So gibt es die Möglichkeit, gescannte Dokumente auf ein mobiles Gerät via Netzwerk zu schicken, aber auch E-Mail, Evernote, Google Docs oder iPhoto. Qualitäts- und OCR-Einstellungen werden ebenfalls über die Einstellungen geregelt, was für die gewünschte Ausgabequalität sorgt. Wer so ein Gerät in der kompakten Form gesucht hat, der wird sicherlich seinen Spaß haben, gute Ergebnisse bei kompakter Verarbeitung. Was schade ist: bei so einem kompakten Gerät wünsche ich mir vielleicht einen optionalen Akku und die Möglichkeit, eine gewisse Anzahl an Dokumenten in einem Zwischenspeicher zu halten.

So – nun kommt ihr.  Was macht ihr mit, für oder gegen das lästige Papier?

Gefällt dir der Artikel? Dann teile ihn mit deinen Freunden.

caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

Neueste Beiträge

Mit dem Absenden eines Kommentars stimmst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.

40 Kommentare

  1. Welche Software setzt zum beim Scan/OCR Workflow ein?

  2. Von Hyundai gibt es gute Handscanner ab 60 Euro, Anfangs ist die Bedienung etwas hakelig, aber man gewöhnt sich schnell daran. Die Scanqualität ist sehr gut für Dokumente, nur hochauflösende Photos benötigen wohl teurere Geräte. Es kommt halt nicht viel an Software mit, die Scans werden einfach als .jpeg oder .pdf auf der SD-Karte gespeichert. Nutzt man ein Tool wie Doo oder speichert eben in Ordnern, braucht man aber sicherlich nicht mehr als das Hyundai-Gerät. Genau dafür nutze ich meinen Hyundai Scanner auch. 😉

    Die Maße und auch das Design sind ziemlich ähnlich. Könnten vielleicht beide Geräte aus der gleichen Fabrik kommen, das Fujitsu jedoch als „Premium-Modell“ mit mehr Software. stärkerem Akku und so? 😕

  3. Gibt es eigentlich irgendeine Möglichkeit ohne PC zu scannen und die Dokumente dann als PDF auf einem Netzwerkshare abzulegen?

  4. @Karl: leider nein, schrieb ich ja.

  5. Hi caschy,
    kannst du auch mit dem iPhone und der App scannen wie beim großen Bruder?

    Gruss
    Julian

  6. @Karl Bofinger Es gibt diverse Geräte die können auf USB-Stick oder SD-Karte speichern. Es gibt auch netzwerkfähige Geräte, ich weis nur nicht inwiefern diese evtl. auf einem NAS o. Ä. ablegen können.

  7. Der komplette Workflow würde mich mal interessieren. Wo landen dann bei Dir die PDFs? Wie ver“tag“st du Diese? Wie oft muss ich einen Knopf drücken am ScanSnap&Mac drücken bis das PDf fertig ist. Habe momentan noch den MX870 und hasse die Software….

  8. @Karl http://www.fujitsu.com/emea/products/de/scanners/network/fi-6010n.html Kostet ab 2600€. Das ganze ist dann nur eine Frage der Rentabilität, wenn du täglich mehrere Tausend Seiten einscannen musst und diese Zentral auf einem Server speichern willst kann man das so lösen. Ich kenne auch einige Firmen die digitalisieren eingehende Faxe und lassen sich die Lösungen ohne weiteres um die 5000€ kosten.

  9. Interessant wäre für mich wie du es schaffst Dokumente zu erstellen dir durchsuchbar sind. Scanne diverse Rechnungen und Lohnsteifen als PDF.. Aber die ohne öffnen durchsuchen?

  10. @Karl
    Doch gibt es. Der Canon MX870 kann das. Sowohl auf Laufwerke im WLAN als auch auf USB Sticks etc…

  11. Wenn ich durchsuchbar scanne, dann findet die das Betriebssystem. Meins zumindest. Alternativ geht das auch in Google Docs oder Evernote

  12. @Robert und Cashy
    Richtig, das wäre interessant.
    Hatte mich mal vor 12 Monaten wirklich intensiv damit beschäftigt. Leider gab es keine wirklich gute Lösung.
    Eine gute Lösung sollte:
    – ADF Scan haben
    – Der komplette Prozess sollte über einen Tastendruck am Scanner anzustossen sein
    – es sollte Auto-Ver“tag“ung inklu OCR geben
    – OCR Software sollte im Hintergrund arbeiten ohne weitere nötige Klicks
    – das fertige PDF sollte in einem WunschOrdner/Cloud landen
    – alles sollte Automatisiert passieren es sei denn der User will Infos(Dateinamen, Verzeichniss,Tags etc) anhängen. Die sollte über cleane Abfragen stattfinden

    All das gibt es bereits. Nur leider in vereint in einer Lsg.
    Leider!

  13. Ich verstehe nicht, wofür man so etwas als Otto-Normal-Bürger brauchen soll. Ich habe EINEN dicken A4-Ordner, der seit etlichen Jahren ausreicht. Darin sind Klarsichtfolien zu verschiedenen Themen. Lohnabrechnungen, Bank-Dokumente, Rechnungen von Einkäufen, usw.
    Da räume ich aber auch ab und zu mal auf, was soll ich noch mit Rechnungen von 4 Jahre alten Artikeln?
    Umgekehrt, alles was ich per elektronisch bekomme, bleibt auch dort. Abrechnungen von Netcologne kann ich aus deren Online-Bereich holen, die vom Energieversorger auch, usw. Alternativ durchsuche ich eben kurz meinen E-Mail-Account.
    Ich bin nicht selbständig, sonst aber durchaus ganz normal und keineswegs konsumscheu. Mir ist aber schleierhaft, woher so eine große Anzahl an Dokumenten kommen soll, die ich auf der einen Seite aufheben müsste, auf der anderen aber in Papierform bekomme. Die meisten Papierdokumente sind entweder direkt oder nach spätestens ein paar Jahren reif für den Papierkorb.

  14. @Rudolf: Beispiele für den Gebrauch gibt es genug. Nehmen wir nur mal die SEPA-Umstellung nächstes Jahr. Als kleiner Dorfverein mit ca. 500 Mitgliedern bist du nun gezwungen alle Lastschrift bzw Mitgliedsbeitritterklärungen zu archivieren. Mit dem 08/15 Scanner der mal eben für 1 Seite gefühlte 5min braucht, sitz ich wahrscheinlich noch nächstes Jahr dran.

  15. Ich hab den ScanSnap 500M in Verbindung mit DevonThink Pro.
    Die gewonnen Erfahrungen gibt es hier nachzulesen: http://blog.bruchmann.info/papierloses-buro
    und auch da:
    http://blog.bruchmann.info/papierloses-buro-die-zweite

  16. @Frederik: so viel post kriege ich jetzt doch nicht, als das sich das privat lohnen würde. 😉
    @treptow: der canon ist ja noch bezahlbar
    Ich haben einen Samsung All In One Laserdrucker. Der kann immerhin auf USB Sticks speichern. Wie ich gerade sehe auch Scans per Mail verschicken. Wenn ich Zeit habe, dann guck ich mal, ob ich mir die Dokumente per Mail an mein Synology NAS schicken und da dann automatisiert irgendwo ablegen kann.

  17. Ich finde das Geröt außerordenlich kompakt und nicht nur für den mobilen Einsatz, wie bei Außendiensttlern, geeignet. Wenn man nicht zuviele Papiere scannen muss ist er ist das Gerät eigentlich perfekt, Nur wenn man mal ein paar Seiten mehr hat, wirds schwierig. Da gibt es dann geeignetere Geräte für. Toll wäre auch wenn die mal einen Lipo und Internen Speicher hinzufügen würden, um auch ohne PC scannen zu können.

  18. @Bodo Menke könnte man sowas nicht auch mit Evernote realisieren?

  19. Das kann ich nicht beurteilen, da ich Evernote so gut wie nicht kenne.

Bevor du deinen Kommentar abschickst:
Für eine offene Diskussion behalten wir uns vor, jeden Kommentar zu löschen, der nicht direkt auf das Thema abzielt oder nur den Zweck hat, Leser oder Autoren herabzuwürdigen. Wir möchten, dass respektvoll miteinander kommuniziert wird, so als ob die Diskussion mit real anwesenden Personen geführt wird. Dies machen wir für den Großteil unserer Leser, der sachlich und konstruktiv über ein Thema sprechen möchte - gerne auch mit Humor.

Du willst nichts verpassen?
Neben der E-Mail-Benachrichtigung habt ihr auch die Möglichkeit, den Feed dieses Beitrags zu abonnieren. Wer natürlich alles lesen möchte, der sollte den Hauptfeed abonnieren. Alternativ könnt ihr euch via E-Mail über alle neuen Beiträge hier im Blog informieren lassen. Einfach eure E-Mail-Adresse hier eingeben, dann bekommt ihr 1x täglich morgens eine Zusammenstellung. Mit dem Absenden willigst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.