Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?

19. Januar 2011 Kategorie: Internet, Mobile, Spass muss sein, geschrieben von: caschy

Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.

Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare  sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen. (Bildquelle: organized chaos from schnaars on flickr)

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176 Kommentare

Olli 19. Januar 2011 um 12:56 Uhr

Denke ich auch eine Zeit drüber nach. Wichtig wäre es nach Stichwörtern suchen und nach Tags ablegen zu können. Google Docs ist da vielleicht ordenlich. Allerdings ist es sehr aufwendig, die Dokumente zu scannen, hochzuladen und so weiter… :(

Es gibt wohl auch Tools, die in die Richtung gehen. Habe mich aber noch nie richtig damit beschäftigt… Taugen wahrscheinlich auch alle nichts :)

coriandreas 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

Ich hätt gern ein weiterentwickeltes “Bumptop”…

MG 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

Verwende den Fujitsu fi-6130 Scanner via USB Einzug ist hier wirklich ideal zumal die beiliegende Scannersoftware so eingerichtet werden kann das sie im Hintergrund arbeitet und das Dokument automatisch OCR durchläuft und als PDF/A in einem Ordner meiner Wahl (auch FTP) geladen wird.

Klar gibt es Scanner die ohne PC Arbeiten aber Privat: unbezahlbar.

Was mir noch fehlt ist eine Gute -bezahlbare- Software welche die PDFs verschlagworten und Organisieren kann. Alles was mir da bisher gefallen hat bringt meist ein Overkill an Funktionen und einen nicht bezahlbaren Preis mit sich.

Bin gespannt was so raus kommt.

tobi 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

Hmm, also mir persönlich wäre irgendwie noch “unwohl” bei dem Gedanken wichtige Dokumente mit teils sicher äußerst persönlichen Informationen bei Dropbox, Evernote, Google(!) oder wem auch immer zu lagern.

Der Mehrwert, auf diese Daten von unterwegs zugreifen zu können dürfte sich ja eh in Grenzen halten oder?

Daher würde ich eher eine Lösung anstreben, das Ganze auf eigener Hardware verschlüsselt umzusetzen und diese auch nur für deine Rechner zu Hause zugänglich zu machen?!

Andere Frage wäre, ob man gewisse Dokumente nicht ohnehin im Original behalten muss, wg. rechtlicher Vorschriften?! Dann wäre der Aufwand ja höher als vorher…

arednor 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

“Paperless Office”…bleibt doch beim Deutschen :(

Thomas 19. Januar 2011 um 13:01 Uhr

Hätte ich Zeit und Lust würde ich wohl ne Excel-Tabelle in meiner Dropbox erstellen. Digitale Daten könnten verlinkt werden und offline-Daten erhalten den Vermerk in welchem Ordner/Schrank diese untergebracht sind. Ändert zwar nichts an der Papierflut, ich wüsste dann aber wo ich suchen muss.

donchulio 19. Januar 2011 um 13:02 Uhr

Hallo,
ich selber bin auch dabei, ein papierloses Büro zu betreiben. Momentan wird das Dokument mit dem Canon-Scanner und der Mac OS X eigenen Software eingescannt und in der entsprechenden Ordnerstruktur auf der iDisk abgelegt.
Funktioniert bei mir sehr gut und auch OCR funktioniert via Spotlight.

MG 19. Januar 2011 um 13:03 Uhr

Ja noch ergänzend dazu – Wie “Tobi” sehe ich es auch so das meine
Telefon – Strom und sonstige Rechnugnen nicht Online sein müssen
oder besser sollten. Wenn dann in einem Truecrypt Container aber
bitte nicht einfach 1:1, schimpft mich paranoid aber wenn ich keinen
100% belegbaren Vorteil davon habe sehe ich eher davon ab solche Dinge
ins Netz zu stellen.

DerSchuki 19. Januar 2011 um 13:04 Uhr

Ich hab nur ein einziges mal das Papierlose Büro erlebt. Das war beim Druckerhersteller OCE in Hannover. Eigentlich Ironie. Papierlos beim Druckerhersteller. Aber die haben es geschafft.

Einzige Papier gabs in der Rechnungsabteilung, wo Verträge unterschrieben werden und im Sekretariat. Aber alles minimal.

Post die reinkam ging direkt in den Scanner, automatisch OCR drüber, ablage dann im DMS System. Volltextsuche, strukturierte Ablage. Das passte dort.

Scans konnten dann gleich an die jeweilige Person gemailt werden, wenn Drucke waren, dann konnten diese gleich geschützt an einen Drucker gesendet werden.

Das war alles sehr nett.

Das wichtigste ist da wohl ein guter Duplex Einzugsscanner. Sonst vergeht die Lust bei viel Papier immer alles händisch zu machen. Der Rest läßt sich Softwaremäßig lösen.

Ich seh aber hier schon einen Beitrag wenn Caschy sowas umgesetzt hat:”Das Papierlose Büro in der Dropbox” :)

Benedikt 19. Januar 2011 um 13:08 Uhr

Stand heute: Ich scanne alle Dokumente und lege sie dann in einem Truecrypt Archiv auf der Dropbox ab.
Die Suche funktioniert (zugegebenermaßen etwas altbacken) über sinnvolle Benamsung und die Win/OS X Suchfunktion. Über OCR etc. habe ich mir noch keine Gedanken gemacht, brauche ich persönlich aber auch nicht.
Die analogen Belege muss ich natürlich größtenteils auch noch abheften, das offizielle Referenzarchiv ist für mich aber das digitale.

Meridian 19. Januar 2011 um 13:09 Uhr

Scanner mit Einzug… und dann automatisch in Evernote. Da evtl. Notizbuch “Inbox” und von dort aus weiter.
Die Entscheidung, ob das Notizbuch synchronisiert wird, kann man ja vorher entscheiden.
Je nach Menge macht Evernote-Premium Sinn oder nicht.
Und die Dateien sind ja nicht weg – sie liegen ja einzeln immer noch auf der Platte. Verwaltet nur eben in Evernote.

Helge 19. Januar 2011 um 13:10 Uhr

Was machst du aber, wenn du alles digital hast und (z.B.) das Finanzamt möchte Originale sehen? Trotzdem alles papiergebunden ablegen? In einen großen Karton schmeißen und dann suchen?

Hätte auch gern eine Dokumentenverwaltung, vor allem, weil sich moentan der Papierstapel türmt und ich zu faul zum physischen Sortieren bin. Vielleicht wäre das ja bei digitalen Dokumenten anders! :-)

Gerade für den Mac gibt es ja schon sehr nette Programme (Yojimbo, Devonthink, Together, EagleFiler), aber ernsthaft benutzt habe ich keines davon.

Jan 19. Januar 2011 um 13:12 Uhr

Hey Caschy,
also von mir erstmal “Thumbs up!” für diese Idee!
Habe gerade heute mit einer Kollegin dienstlich über diese “Problematik” gesprochen und bin auch privat am überlegen, wie man der Flut an Papier Herr werden kann.

@MG: Nutzen den fi-6130 hier auch zum Scannen. Geiles TEil, doch für Privat zu teuer!

Also bin gespannt, was hier noch so an Ideen zusammenkommt!

Jimi 19. Januar 2011 um 13:14 Uhr

Ich selbst hab sowas nicht.
Nin aber gespannt auf die Lösungen.
Was ein Kollege macht und was evtl. praktisch sein könnte:
Er hat z.Bs. eine PDF “amazon_2010.pdf” da werden neue Dokumente (in dem Fall von Amazon) immer nur angehängt! Entweder Scan als PDF und anhängen (das geht mit kleinen tools super schnell) oder halt direkt als PDF Drucken und anhängen.

Das in Verbdinung mit der internen PDF suche und ner Texterkennung wäre schon nen Anfang, oder?

Ich suche was von amazon -> in die Datei gehen und nach Stichwort suchen.

Vielleicht ne Idee.
gruss, Jimi

Marc 19. Januar 2011 um 13:16 Uhr

OfficeDrop hat einen kostenlosen Ableger, mit dem man die gescanten Doc. gleich an google bsw. senden kann.
das Projekt/Software nennt sich “ScanDrop software” aktuell Beta
http://www.officedrop.com/scandrop-scanning-software
später soll es auch eine pay-Version geben
https://www.evernote.com/about/intl/de/trunk/?lang=de&layout=intl&url=items/scandrop

Sören Brunke 19. Januar 2011 um 13:17 Uhr

Geiles Thema, ab August bzw Juli mache ich mich selbstständig mit einer Versicherungsagentur und ihr könnt euch nicht vorstellen was da an Papier durchgeballert wird…schrecklich! Vorallem das ewige Gesuche. Es wäre ein Traum wenn ich ausgedruckte Angebote direkt im Kundenordner ablegen kann inkl. Eingangspost etc…hoffentlich kommen wir hier auf eine kostengünstige Lösung für Existenzgründer.

Chris 19. Januar 2011 um 13:22 Uhr

Es gibt den Duplex-Einzugsscanner Fujitsu ScanSnap S1500 als S1500 auch mit Mac-Software. Den könnte man über nen Router mit USB-Anschluss oder nem USB-Server im Netz bereitstellen und so hätte man auch die Plattformunabhängigkeit sichergestellt…

mk 19. Januar 2011 um 13:22 Uhr

Privat läuft bei mir vieles papierlos ab.
Eine wichtiger Schritt dahin war z.B. auch die Umstellung des Kontos in ein reines Online-Konto. So gibt es die Kontoauszüge auch nur noch als PDF.
Ablage zurzeit mit einem nicht so guten Gefühl bei Dropbox. Da muss ich mich dringen um ein Truecrypt Archiv kümmern. Daran hast du mich also noch mal erinnert. ;-)

OCR brauche ich glaub ich nicht. Wenn man die Dokumente ordentlich benennt, müsste der Name reichen, um alle Infos zu finden.
Physikalische Dokumente habe ich in Ordner sortiert und teilweise eingescannt. Das kann ich aber nur, wenn ich irgendwo bin, wo es einen Scanner gibt.
Daher überlege ich, dieses Gerät zu kaufen. Finde ich jetzt nicht so mega teuer, 70€ mit Speicherkarte. Würde sich für mich lohnen, auch auf der Arbeit.

http://www.amazon.de/Easypix-Easy-scan-A4-Scanner-schwarz/dp/B0038JQIF6/ref=sr_1_4?ie=UTF8&qid=1295439453&sr=8-4

dada 19. Januar 2011 um 13:23 Uhr

ALSO
Ich denke Einscannen und Ablegen ala Ordnerstruktur pyhsikalisch nur halt in Digitaler Form ist das einzige auch zukünftig performante System.
Siehe itunes intelligente Ablage der Audio Daten- findet Ihr ohne itunes noch irgendetwas??

Jede Software, die dir dabei hilft, stellt irgendwann den Dienst ein und dann musst du wieder von Neuem beginnen.
Ne ne! Windows Ordner und Daten mit kommerziellen Endungen (keine Exoten die man in 10 Jahren nicht mehr öffnen kann.

Kleines Beispiel
zb ich verwende Genie Timeline um meine Daten zu sichern. Und hab die Daten das erste Mal komprimiert. Ist das jetzt ein Vorteil oder Nachteil?
Meiner Meinung ein Nachteil! Warum?
Ohne der Software Genie Timeline kann ich meine Daten nicht mehr so einfach zurückspielen oder denkt ihr dass ich 500.000 Files per Klick aus dem zip file entpacken möchte? Grundsätzlich gut aber eigentlich BLÖD finde ich. Somit zurück an den Start und ohne Komprimierung nochmal Sichern.
Vorteil: Die daten sind sofort wieder einsetzbar mit dem Windows explorer. Warum auch Komprimieren bei einer 2TB Platte ich Depp.

Aber zurück zum Thema. :)

Google docs.
Ich bin ein echter Freund von Google mit den Möglichkeiten über Web von überall auf der Welt.(Bookmarks, Mails NICE!)
Aber die docs und Picasa sind sowas von noch nicht ausgereift und der Speicherplatz von 1024MB kann nur ein Scherz von Google sein.
Aja mann kann ja dann auch kaufen – GENAU! (derzeit 1TB für 256 dollores)
Natürlich wenn Google stirbt muss man sich dann auch etwas ünerlegen – haha

Am besten Rechnungen Online schicken lassen (Telekom) und dann ganz einfach Ablegen.

Briefe von Gericht und Behörde schlichtweg scannen und ablegen.

dada :)

Chris 19. Januar 2011 um 13:23 Uhr

Als Mac-Version heißt er natürlich S1500M…

Klaus 19. Januar 2011 um 13:25 Uhr

Wichtige Unterlagen / Dokumente scanne ich mit einem üblichen Flachbettscanner (Canon LIDL 25) kurz als durchsuchbares PDF ein und lade es nach Google Docs hoch. Jedes Dokument ist ca. 25kb groß, trotzdem habe ich die 1GB-Marke bereits geknackt und bei Google zusätzlich 20GB extra für EUR 5,- / Jahr gebucht.

Für die Kategorisierung verwende ich insgesamt etwa 15 Unterordner, weitere Unterordner nur im Notfall. Die Ordner heißen z.B. “Haus”, “Kommunikation”, “Bank”, “Job” usw.
Ich habe meiner Frau vollen Zugriff auf die Ordner gegeben, damit diese bei Bedarf ebenfalls an die Dokumente kommt.

Da die Dokumente als durchsuchbares PDF vorliegen, ist eine weitere Kategorisierung nicht notwendig – regelmäßig genutzte Dokumente kriegen einen Stern oder werden zusätzlich in einen temporären Arbeitsordner verlinkt.
Jedes Dokument steht mir über die Suche jederzeit zur Verfügung, als sehr nützlich hat sich dabei erwiesen, dass man neuerdings auch von der Google Mail Suche aus seine Dokumente finden kann.

Briefe/Schreiben usw. erstelle ich inzwischen auch nur noch Online per Google Docs. Ich habe dann auch unterwegs per Android-Handy zugriff auf die Dokumente und kann diese sogar bearbeiten.

Mir ist neulich eine Festplatte abgeraucht, zwei Wochen Arbeit an einem Buch sind dadurch verloren gegangen. Seitdem habe ich bei Google Docs auch einen Backup-Ordner eingerichtet, in den ich meine tägliche Arbeit an “Offline-Dokumenten” (z.B. Adobe InDesign) abendlich hochlade, damit ich nicht mehr von der Zuverlässigkeit irgendwelcher technischen Geräte abhängig bin.
Eigentlich bin ich damit von der lokalen Festplatte inzwischen total unabhängig, lediglich mein Musik- und Videoarchiv habe ich noch lokal auf HDD gespeichert, aber ich denke mit schnelleren Internetverbindunge sollte sich das auch in ein zwei Jahren erledigt haben.

Alle paar Monate hole ich die bei Google hinterlegten Daten per Batch-Download gezippt runter und archiviere diese auf einem externen Datenträger.

Soweit meine 2 Cents…

Tom 19. Januar 2011 um 13:37 Uhr

Solange das Fa Rechnungen nicht (unsigniert) als Datei akzeptiert und du das Zeug als Werbekosten absetzen willst, würd ich das lassen. Soll aber 2013? geändert wd.

Wenn du Platz brauchst, besorg dir Ordner und hefte die Rechnungen da ein. Die Gerätekartons können in den Müll. Der Händler kann nicht von dir verlangen dass du die aufhebst.

Andreas 19. Januar 2011 um 13:37 Uhr

Hallo!

Habe mir im Somer letzten Jahres auch Gedanken darüber gemacht und verschiedene Systeme ausprobiert. Momentan funktionierts am Besten so:
Alle Dokumente landen erst mal in einem Ablagekorb. Irgendwann ziehe ich die einfach durch einen Scanner (als Tiff, 300dpi, optimal mit Dokumenten Feeder) und lasse die Dateien automatisch in einem bestimmten Ordner ablegen. Dieser Ordner wird von OmniPage Pro überwacht (hier kostets Geld: 50,- EUR für die Version 16 – ist nicht die aktuellste).
Die geht mit ihrem Batchmanager über die Dokumente und speichert sie im Ablage-Verzeichnis. Das wiederum wird überwacht von DocFetcher (kostenlos) und ist so eine Art Desktop-Suchmaschine.
Danach verteile ich die Dokumente (alles PDF mit 200dpi) in Unterordner (Rechnungen, Verträge, Infos).
Das Papier wandert einfach so chronologisch geordnet in einen großen Karton. Die Infos habe ich in wenigen Sekunden per DocFetcher – das unterstützt reine Text-Vorschau, aber auch das Öffnen der PDF-Datei. Brauch ich das Papier im Orig. greife ich in den Karton. Da datumsmäßig sortiert finde ich das relativ schnell.
Für mich das optimale Zeit-Nutzen-Verhältnis.

Booradley 19. Januar 2011 um 13:39 Uhr

ACHTUNG – Hoher Denglisch-Anteil ! Desweiteren folgt schamlose Werbung und nicht
alles ist kostenlos.

Beschäftige mich seit Jahren mit der Problematik “Papierloses Büro”.
Antwort: Zu 100% gibt es das nicht. Aber man kann verdammt nahe ran
kommen. Problem mit 100% sind die offiziellen Schriftstücke und
Dokumente, die man papierhaft vorhalten muß(Beispiel: Geburtsurkunde).

Für alles andere gibts Evernote. Habe lange getestet, probiert usw. usf.
- bin dann bei Evernote gelandet und habe seitdem kein Bedürfnis mehr, zu
probieren. Punkt. Aus.
Bin zahlender Nutzer, weil der Nutzen des Produkts für mich den Preis
deutlich überwiegt. Your mileage may vary.
Heißt nicht, daß bei Evernote alles super und perfekt ist. Aber die
Mischung machts und die funktioniert für mich Schlamper-Hans hinreichend
gut. Eierlegende Wollmilchsäue gibts nur im Märchen.

Einige Anmerkungen:

- Privacy: Für geheime Dokumente, die in der Cloud nix
zu suchen haben, bietet Evernote lokale Notizbücher an. Damit verliere
ich zwar den Vorteil der Überall-Erreichbarkeit, kann jedoch zumindest in
meinem lokalen Netzwerk @ Home unter einer Oberfläche auf die Daten
zugreifen. Naja, und ein Backup bleibt mir dann auch nicht erspart,
aber da kann ich ja in Caschys Blog nach einem geeigneten Tool
recherchieren.

- Workflow: Scannen ist sicher der teuerste Anteil beim
Projekt “Papierloses Büro”. Für mittlere bis größere Dokumenten-Mengen
ist ein ordentliches Tool aber der Bringer schlechthin. Fujitsu
bietet da mit seiner ScanSnap-Serie gute Qualiät (fast schon zu
Apple-Preisen ;-), empfehlenswert als gute Kombi aus Portabilität und
purer Scan-Power ist der ScanSnap 1100 – bringt gleich noch ne native
Evernote-Integration mit. Ich liebe Lösungen, bei denen ich nicht
denken muß.

- Cross-Media: Evernote kann Kamera- und Ton-Aufnahmen, Scans und
getipptes oder markierte Texte von überall her einbinden. (Ja, ich bin
Premium-Nutzer und zahle dafür, aber mir isses die Sache wert: Dann gehen
nämlich auch noch beliebige Dateien: Word und so’n Gelumps). Für alle
gängigen Browser gibts Plugins. Windows, Mac, Smartphones und natürlich
Caschys Lieblings-Spielzeug werden als Plattformen untersützt.

- Clippings: Browser-Clippings (siehe oben) – kein Problem.
Clippings aus Anwendungen bzw. Apps ebenfalls nicht (SendTo ist Dein Freund).
News aus GoogleReader werden ebenfalls via SendTo ins Evernote-Buch
“ReadLater” gepackt (spart mir entsprechendes Plugin).
Synchro ist nicht so schnell und unobtrusive wie z.B. bei Dropbox.
Aber der Unterschiede ist nicht sooooo gewaltig.

- Sharing: Geht bei Evernote gut: via Web Notizbücher
freischalten + damit auch online Projekte abwickeln.

- Sonstiges: Browser-Clippings (siehe oben) – kein Problem.
Clippings aus PC-Anwendungen ebenfalls nicht. Funktioniert nach ner
Weile alles sehr fluffig.

- Nachteil: Das Denken, wo man wie was ablegt und “vertaggt”, wird
einem leider nicht abgenommen. Aber da ists wie mit dem Bloggen. Man
legt einfach los, und wird von Schritt zu Schritt besser. Wunder gibt
es immer wieder ;-)
Für große Dateien und Datenmengen benutze ich weiterhin DropBox –
aber mit ner guten Scanner-Erkennungs-Kombi (siehe oben), brauch
ich das immer weniger (zumindest im Office-Bereich).
Synchro ist nicht so schnell und unobtrusive wie z.B. bei Dropbox.
Aber der Unterschiede ist nicht sooooo gewaltig.

Ach ja, und als Taskplaner gibts bessere Tools.
Aber das hat der Caschy auch schon allein rausgefunden ;-)

Alles Jute aus dem Saaletal an die Weser !

joschi 19. Januar 2011 um 13:39 Uhr

@Sören B.
>Es wäre ein Traum wenn ich ausgedruckte Angebote direkt im >Kundenordner ablegen kann inkl. Eingangspost etc…
Das geht doch schon. Kann jeder PDF-Drucker. Kundenordner anlegen, PDF drucken und Kundenordner als Ablageort wählen.
Scannen Eingangspost geht auch so.
Willst Du es etwas komfortabler, brauchst Du ein DMS (DokumentenManagementSystem). Je nach Anforderung, Zeit und Geld kannst Du da das richtige finden für Dich.
Als OpenSource mal einen Blick auf http://www.agorum.com werfen.
Oder wenn Du schnell loslegen willst, wäre auch http://www.eloweb.eu mit ELOoffice 9.0 eine mögliche Variante.

Beachten musst Du ja noch, dass Du ggf. auch Mails archivieren musst, wenn Du selbständig bist. HGB/AO, GdPDU, GoBS und ggf. noch andere Branchen-spezifische gesetzliche Regelungen sind dabei zu beachten. Das kann man dann auch mit ins DMS packen oder eine separate SW dafür nutzen (Caschy hatte da vor kurzen die neue MailStore-Software verbloggt).

Alles eine Frage der Anforderungen, der Zeit (die man ggf. selbst dafür aufwenden will) und natürlich des Budget’s ;-)

Bernd 19. Januar 2011 um 13:40 Uhr

Papierloses Büro schön und gut, aber wie sieht es mir der Rechtsgültigkeit solcher Dokumente aus. Man hat sie ja nicht mehr im Original vorliegen (signierte PDFs von zertifizierten Stellen ausgenommen) und z. B. das Finanzamt will doch für die Steuererklärung zumindest mal die Rechnungen gesehen haben, die man absetzen will. Genauso Verträge mit Banken oder Versicherungen.

Zusätzlich digital aufheben ist sicher eine schöne Sache, aber komplett papierlos wird es in der Realität nicht laufen können. Außerdem muss ja zusätzlich zur digitalen Archivierung auch ein entsprechendes Datensicherungskonzept vorhanden sein, wenn man bedenkt wie lange teilweise manche Unterlagen (bis zu 30 Jahre) aufgehoben werden müssen.

Andrea 19. Januar 2011 um 13:41 Uhr

Technisch realisierbar halte ich das noch am ehesten über Scan und als PDF in einer sinnvollen Ordnerstruktur ablegen. In der Cloud würde ich es schon deswegen nicht unterbringen, weil es sich um sensible Daten handelt. Ein extra Programm oder einen Dienst dafür nutzen würde ich auch nicht, denn wie oben schon geschrieben, wenn es das Programm / den Dienst irgendwann mal nicht mehr gibt, ist man angeschmiert.

Meines Erachtens macht das Ganze aber ohnehin nur sehr bedingt Sinn, denn gerade bei solchen Dokumenten wie Rechnungen für Dienstleistungen und Anschaffungen, Gehaltsabrechnungen, Verträgen aller Art etc. pp. wird man im Zweifelsfalle wenn man das Ding mal aus offiziellen Gründen braucht IMMER das Original brauchen und keine digitalisierte Version. Und für alle diese Dokumente gibt es Aufbewahrungsfristen, von zwei Jahren (für Garantiebelege wie z.B. Kaufverträge) bis zu lebenslang (Geburtsurkunde). Gehaltsabrechnungen muss man theoretisch auch bis zur Rente aufheben und zwar im Original.

Ich fürchte, um die guten alten Aktenordner kommt man noch nicht herum.

kingofcomedy 19. Januar 2011 um 13:42 Uhr

Die meisten meiner Rechnungen kommen als pdf bei mir an. Die pdf-Dateien werden seit Ende 2010 nicht mehr ausgedruckt (reine Verschwendung von Papier) sondern in einem Ordner auf dem Desktop gespeichert (unbezahlte Rechnungen) bzw. in einen TrueCrypt-Container, der sich in meiner Dropbox befindet, verschoben (bezahlte Rechnungen). Die alten Rechnungen auf Papier werden wohl erstmal bleiben, da sonst der schöne und schwere Aktenschrank überflüssig wäre. :)

Northlander 19. Januar 2011 um 13:45 Uhr

Was Papier betrifft, wird alles sofort weggeworfen, was nicht gebraucht wird.

Was arkiviert werden muss, arkiviere ich abc-mässig und/oder mit Zeitstempel als elektronische Files.

Gehaltsabrechnungen bekomme ich nur elektronisch, d.h. ich muss sie von einem Online-Konto bei meinem Arbeitgeber herunterladen, wo sie aber auch archiviert sind.

Archive brenne ich nach Jahrgängen auf CD. Es ist eigentlich ganz einfach.

Quittungen usw., sofern sie nicht aus steuerlichen Gründen länger aufbewahrt werden müssen, verschwinden nach Ablauf der Garantiezeit in den Reisswolf/Mülltonne.

Wie man ordnung hält: Da gibt es eigentlich mehrere Strategien/Schulen, beispielsweise ADP von Edith Stork oder Personal Efficiency Program. Wichtig ist, eine Ordnungsstruktur zu wählen, die Aussenstehende verstehen, also das Alfabet, nichts nach Stichworten zu sortieren (beispielsweise seinen Postfacheingang), weil solche Strukturen persönlich und zeitvariant sind. Man hat später selber Schwierigkeiten, sich darin zurechtzufinden.

Ich habe sehr wenig Papier und finde alles praktisch sofort.

mhbosch 19. Januar 2011 um 13:45 Uhr

Na,

eine gute Fragestellung. Ich habe mir vom Ansatz auch schonmal Gedanken gemacht, aber mit einer erweiterten Fragestellung. Wir sind ja nicht alles Freiberufler und haben zu Hause “ein Büro”, aber dennoch viel Schriftverkehr, der sich lohnt, aufgehoben zu werden. Beispiel: Das Haus brennt ab, wo sind meine Versicherungspolicen? oder : Ich bin im Ausland, habe mein Portomonaie verloren, welche Ausweisnummer habe ich oder die vom Führerschein.

Die einfachste Lösung: Einscannen und an die eigene eMailadresse scannen. Dort jede Mail in einen eigenen Ordner ablegen. So kann man von überall auf die Mail zugreifen. Mit einem guten Mailclient auch suchen, wenn die Mail gut beschrieben ist (oder das Dokument). Nachteil mag die Offenlegung beim Provider sein.
Hier hilft ein Verschlüsseln des Dokumentes (zB mit winrar als exe, also auch winrar mit passwort wieder zu öffnen, unter Windows auf jeden Fall).

Oder ein DMS (Dokumenten Management System) auf dem eigenen Server/Webpräsenz oder einfach nur ein geschütztes Verzeichnis. Ist aber eine Frage des Plattenplatzes und wieviel Vertrauen man hat (Verschlüsselung).

Bin mal gespannt auf die Lösungen der anderen, da ich auch gerne meine “wichtigsten” Daten auf jeden Fall digital sichern (und sicher) wollte.

Ach ja, die ordinäre Sicherheitskopie im Ordner ist wahrscheinlich auch noch nötig (vor allem bei Rechnungen die dem Finanzamt vorgelegt werden müssen). Obwohl ich mich bei einigen Dingen echt frage, wieso? Eine ordentliche Rechnung beinhaltet alle nötigen Angaben und bei dem was wir dem Staat mitteilen müssen, wundert es mich, das er da Papier sehen will.

Michael

Marco 19. Januar 2011 um 14:03 Uhr

Meine Lösung die sich jetzt schon seit ein paar Jahren verfolge:

Canon MX850 Duplex MFD in Verbindung mit Nuance PaperPort. Alle wichtigen Dokumente (Job, Bank, Miete, Rechnungen usw.) werden nachdem sie ‘bearbeitet’ wurden eingescannt, in Paperport verschlagwortet sowie als PDF in einer Ordnerstruktur abgelegt. Der Dateiname setzt sich zusammen aus Datum Posteingang und einen eindeutigen Namen um was es sich handelt. Somit bin ich auch ohne Software in der Lage meine Dokumente in der Ordnerstruktur schnell zu finden. Paperport selbst bietet auch eine indizierte Volltextsuche via OCR womit sich das meiste noch schneller finden lässt. Praktisch daran ist das ich die meisten ‘Online-Rechnungen’ dort ebenfalls problemlos einsortieren kann.

Das Papier selbst, wird einfach chronologisch in Ordnern abgelegt und ist dank digitaler Vorlage auch in Sekunden anhand des Datums zu finden. Online ist bei mir allerdings aussen vor, da ich zum einen keinen Vorteil darin sehe von überall auf meinen z.B. Arbeitsvertrag zugreifen zu können (bzw. auch nicht weiter gross unterwegs bin) und zum anderen haben die Daten in meinen Augen nichts im Netz verloren!

Ich bin mit der Lösung eigentlich sehr zufrieden und funktioniert für mich recht gut (ist aber wahrscheinlich auch eine Frage wieviel Papiervolumen man denn damit verwalten möchte, hält sich bei mir allerdings in Grenzen).

Paperport mag zwar Geld kosten, ist aber für mich der beste Kompromiss zwischen Funktionalität und Preis und ich habe etliches an Software ausprobiert ;)

Adriada 19. Januar 2011 um 14:06 Uhr

Hallo,

ich schliesse mich an: DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist mit die einfachste Sache seine Dokumente, PDF, DOC, etc. in Ordung und Überblick zu halten. Hinzu kommt noch das man zwar im geordneten Stapel im Aktenschrank zwar alles fein säuberlich hat – jedoch bei 1000 Seitenpapier die Dokumente zu finden die Herrn Müller oder die Schraube M6 enthalten ist doch fast nicht zu machen. Da hilft ein DMS. Es sortiert nicht nur alle Dokumente und Mediadaten sondern gibt auch Recherechemöglichkeiten.

Es gibt neben kommerziellen DMS auch kostenfreie. Ein recht gutes wie mir scheint ist: ISAKS von http://www.helpatwork.eu
Website: http://www.isaks.com – download auch bei heise.de zu finden.
Ua. auch mit einem Innovationspreis-IT ausgezeichnet worden.

ISAKS:
# Ergebnisliste
# Filter
# Bibliotheken
# Suchordner
# i-Filter (in Dokumentsuche)
# Indexer – Dienst
# Mailfunktion
# Netzwerkfähig
# OCR
# Baumdarstellung
# Email Archivierung
# PDF Erstellung
# QuickSearch
# Vorschaufenster

Vielleicht ist das ja was für dich.

Grüße

Michael 19. Januar 2011 um 14:07 Uhr

Ich benutze einen Kodak i40-Scanner am Mac und scanne damit nach und nach (seit ca. 2 Monaten, siehe hier: http://www.noltenet.de/2010/11/02/vision-vom-papierarmen-buro-nimmt-formen-an/) meine Altlasten als PDF ein.
Ich benutze kein DMS, sondern behalte über eine einfache aber logische Ordnerstruktur alles im Griff. Im Prinzip bilde ich eine klassische Ablage meistens in 4 Ebenen nach: Schrank, Ordner, Register, Dokument. Beispiel: “Finanzen” -> “Sparkasse” -> “1234567 Girokonto” -> “20101231 – Kontoauszug”.
Der Dateiname fängt bei mir mit einem Zeitstempel (JJJJMMTT) an, damit ich eine chronologische Sortierung habe.
Das ganze wird zentral auf dem NAS gespeichert, somit habe ich Zugriff über meinen Mac, meinem Windows-Notebook und meinem Android-Tablet. Dank VPN-Tunnel kann ich sogar im Notfall von der Arbeit aus drauf zugreifen.
Das NAS wird nachts auf externe Platte gesichert und per rsync auf meinen HiDrive-Account bei Strato (Backupstrategie -> http://www.noltenet.de/2010/11/09/backupstrategie/).

MoT 19. Januar 2011 um 14:08 Uhr

Als Wissensdatenbank nutze ich für unzählige PDFs und Dokumente Mendeley Desktop. Damit kann man die Dokumente auch durchsuchen und mit Tags versehen. Es können Bibliotheken angelegt werden oder auch Gruppen, in denen Dokumente mit anderen Nutzern geteilt werden können. Die Dokumente können natürlich lokal gespeichert, wie auch online abgelegt werden. Ich hab zum Beispiel auch eine Bibliothek für diverse Abrechnungen (Mobiltelefon, Internet usw.)eingerichtet.

Kampfschmuser 19. Januar 2011 um 14:11 Uhr

Als Scanner vielleicht so was hier:
http://www.sceye.biz/

Volker 19. Januar 2011 um 14:15 Uhr

KnowlegdeTree – DMS und gut. Kann auch über MS Office angesprochen werden..

pmh 19. Januar 2011 um 14:18 Uhr

Hier gibt es einen guten Artikel über die PDF Verwaltung von Papern für wissenschaftliche Arbeiten… Ist vielleicht interessant, wenn man mal alles als PDF vorliegen hat:

http://sciplore.org/blog/2010/03/02/how-to-write-a-phd-thesis/

mibi 19. Januar 2011 um 14:20 Uhr

solange es keine papierlose toilette gibt, wird es auch kein papierloses büro geben.

splitti 19. Januar 2011 um 14:25 Uhr

Ich bin genau an dem Punkt wo Du bist Caschy… Ich habe mich aber schon zu einer Entscheidung durchgerungen:
1. Einscannen
Die Ablage erfolgt in Verzeichnissen, je nach Korrespondenz und wo es hin passt… Z.B. Bank, Kontoauszüge… Der Dateiname sieht für die Sachen dann so aus: Datum_Versender/Arbeitgeber/Firma_Korrespondenzart
Beispiel:
20110101_vodafone_rechnung.jpg
2. Ablage zentral auf meiner NAS in eben eine sprechende Verzeichnisstruktur
3. Die NAS synct zwei mal täglich auf’s Strato HiDrive… Ich kann darauf auch unterwegs immer drau zugreifen, brauch ich aber eigentlich nie. Das ist tatsächlich nur meine Sicherung der wichtigen Dokumente + Bilder von meiner NAS

Das ganze mache ich mit meinen Kontoauszügen schon seit über einem Jahr so…

Fraglich ist nur, was muss man möglichst als Original aufheben?!?

Zasch 19. Januar 2011 um 14:26 Uhr

Ich schmeiße einfach mal http://www.openkm.com/ in den Raum. Habe ich vor einigen Jahren in der Version 3.0 getestet. Jetzt gibt’s schon die 5.0. Basiert – glaub ich – auf Java und bringt echt viel mit. Auf jeden Fall einen Blick wert.

dada 19. Januar 2011 um 14:35 Uhr

du warst schneller -* haha

http://www.bauen.de/ratgeber/wohnen-innenausbau/badezimmer-wellness/bad/news/artikel/archive/2009/03/06/artikel/das-papierlose-wc.html

dies Russen haben jetzt auch etwas Erfunden damit amn durch Wände schauen kann – mmmm hmmmm

— DAS FENSTER

kistenhose 19. Januar 2011 um 14:38 Uhr

Privat benutze ich den ADF-Scanner eines Brother MFC-Druckers mit dem mitgelieferten Paperport. Gesammelt wird in einer selbst erstellten Verzeichnisstruktur auf dem NAS, überwiegend als Tiff-Dateien in Schwarzweiss, weil mir damals (und auch heute) die OCR Softwaren nicht gut genug waren. Hobby-DMS für den Heimgebrauch fand ich in allen Fällen inakzeptabel, weil die Scans meistens in irgendeiner proprietären Datenablage verschwinden und wenn überhaupt nur einzeln wieder extrahiert werden konnten.

Alles was ich als “Dokument” in diesem Wortsinne betrachte, behalte ich aber noch als Papier (Verträge, Versicherungen, Steuerbescheide, Dezember-Gehaltsabrechnungen etc.)

Als Gewerbetreibender kann ich vom “papierarmen” Büro wegen diverser Rechtsvorschriften (GdPDU, Aufbewahrungsfristen, etc) nur abraten.

Zwar scanne ich auch dort die wichtigsten Unterlagen, damit ich sie unterwegs (Truecrypt) dabei habe, aber ausser Werbung wird alles abgeheftet.

Ich durfte erst kürzlich einem größeren Konzern anlässlich einer Steuerprüfung brandeilige Rechnungsduplikate schicken, weil die gescannten Originale im DMS nach ca. 2 Jahren nicht mehr wiedergefunden wurden :-}.

PDF-Rechnungen nehme ich immer noch mit mulmigen Gefühlen entgegen, weil der Ausgeber sie eigentlich signieren müsste, ich die Signatur eigentlich prüfen müsste und das Ergebnis der Prüfung “dokumentieren” (schriftlich in Papierform ?) müsste.

Seitdem ich mit dem Finanzamt diskutieren durfte, ob die (PDF basierten) Kontoauszüge der Sparkasse überhaupt anerkannt werden, bin ich bei digitalen Schriftstücken im gewerblichen Bereich echt vorsichtig und dünnhäutig geworden..

Draco 19. Januar 2011 um 14:41 Uhr

Ganz Papier los im Büro hört für mich der Spaß spätestens auf dem Klo auf :-).
Ich bin aber schon sehr gespannt auf diesen Beitrag da ich seit diesem Jahr alles als PDF sammle und die Originale mit einer Nummer versehen von 1 ab ins Regal räume. Sprich wenn ich die Unterlage finde (auf dem Rechner) steht auch die Nummer des Originals da und das hab ich dann in 1 Minute griffbereit.

tux. 19. Januar 2011 um 14:42 Uhr

Bloß kein Google Docs. Datenschutzbedingt. Portables Verwalten von Dokumentdateien: Dropbox. Kollaboratives Basteln an Dokumenten: Etherpad (bspw. piratenpad.de). Nutze ich etwa für Vereinskrempel. Alternative zu Evernote: RTM/Astrid. (Letzteres für Android-Freunde.)

Shelly 19. Januar 2011 um 14:50 Uhr

HAllo Zusammen, ich nutze einen normalen Scanner und das Mediencenter von T- Online. Da gibt es auch eine Software (WebDAV-Client) um das ganze einfach und unkompliziert im Explorer quasi als externe Platte zu bedienen. Also Up/Download per drag & Drop. Das ganze funktioniert auch auf Mac. Und mit 25GB lässt sich auch auskommen. Nett finde ich auch das ich auch Mobil drauf zugreifen kann entweder mit Web-Browser über das mobile Portal, mit der Mediencenter App für das iPhone, Android- und Windows Phone.

Dominik 19. Januar 2011 um 14:50 Uhr

Leider legen viele Wert darauf, dass man das Orginaldokument vorweisen kann :-( Daher würde “einscannen und wegschmeißen” nicht in Fragen kommen. Es wird also noch eine Zeitlang auf Papier oder zumindest auf Papier + Digital herauslaufen…

Heinz 19. Januar 2011 um 14:50 Uhr

Ich verwalte komplett mit dem Computer … Jede eingehende Rechnung etc. wird gescannt. Habe mir dazu extra einen LED Scanner angeschafft, der eine Seite in 3 sek. schafft. Das ganze wird dann automatisch mit Datum in einem Ordner gespeichert. Einmal die Woche sortiere ich dann von da aus ein.


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