Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?

19. Januar 2011 Kategorie: Internet, Mobile, Spass muss sein, geschrieben von: caschy

Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.

Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare  sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen. (Bildquelle: organized chaos from schnaars on flickr)


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177 Kommentare

Olli 19. Januar 2011 um 12:56 Uhr

Denke ich auch eine Zeit drüber nach. Wichtig wäre es nach Stichwörtern suchen und nach Tags ablegen zu können. Google Docs ist da vielleicht ordenlich. Allerdings ist es sehr aufwendig, die Dokumente zu scannen, hochzuladen und so weiter… :(

Es gibt wohl auch Tools, die in die Richtung gehen. Habe mich aber noch nie richtig damit beschäftigt… Taugen wahrscheinlich auch alle nichts :)

coriandreas 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

Ich hätt gern ein weiterentwickeltes “Bumptop”…

MG 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

Verwende den Fujitsu fi-6130 Scanner via USB Einzug ist hier wirklich ideal zumal die beiliegende Scannersoftware so eingerichtet werden kann das sie im Hintergrund arbeitet und das Dokument automatisch OCR durchläuft und als PDF/A in einem Ordner meiner Wahl (auch FTP) geladen wird.

Klar gibt es Scanner die ohne PC Arbeiten aber Privat: unbezahlbar.

Was mir noch fehlt ist eine Gute -bezahlbare- Software welche die PDFs verschlagworten und Organisieren kann. Alles was mir da bisher gefallen hat bringt meist ein Overkill an Funktionen und einen nicht bezahlbaren Preis mit sich.

Bin gespannt was so raus kommt.

tobi 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

Hmm, also mir persönlich wäre irgendwie noch “unwohl” bei dem Gedanken wichtige Dokumente mit teils sicher äußerst persönlichen Informationen bei Dropbox, Evernote, Google(!) oder wem auch immer zu lagern.

Der Mehrwert, auf diese Daten von unterwegs zugreifen zu können dürfte sich ja eh in Grenzen halten oder?

Daher würde ich eher eine Lösung anstreben, das Ganze auf eigener Hardware verschlüsselt umzusetzen und diese auch nur für deine Rechner zu Hause zugänglich zu machen?!

Andere Frage wäre, ob man gewisse Dokumente nicht ohnehin im Original behalten muss, wg. rechtlicher Vorschriften?! Dann wäre der Aufwand ja höher als vorher…

arednor 19. Januar 2011 um 12:59 Uhr

“Paperless Office”…bleibt doch beim Deutschen :(

Thomas 19. Januar 2011 um 13:01 Uhr

Hätte ich Zeit und Lust würde ich wohl ne Excel-Tabelle in meiner Dropbox erstellen. Digitale Daten könnten verlinkt werden und offline-Daten erhalten den Vermerk in welchem Ordner/Schrank diese untergebracht sind. Ändert zwar nichts an der Papierflut, ich wüsste dann aber wo ich suchen muss.

donchulio 19. Januar 2011 um 13:02 Uhr

Hallo,
ich selber bin auch dabei, ein papierloses Büro zu betreiben. Momentan wird das Dokument mit dem Canon-Scanner und der Mac OS X eigenen Software eingescannt und in der entsprechenden Ordnerstruktur auf der iDisk abgelegt.
Funktioniert bei mir sehr gut und auch OCR funktioniert via Spotlight.

MG 19. Januar 2011 um 13:03 Uhr

Ja noch ergänzend dazu – Wie “Tobi” sehe ich es auch so das meine
Telefon – Strom und sonstige Rechnugnen nicht Online sein müssen
oder besser sollten. Wenn dann in einem Truecrypt Container aber
bitte nicht einfach 1:1, schimpft mich paranoid aber wenn ich keinen
100% belegbaren Vorteil davon habe sehe ich eher davon ab solche Dinge
ins Netz zu stellen.

DerSchuki 19. Januar 2011 um 13:04 Uhr

Ich hab nur ein einziges mal das Papierlose Büro erlebt. Das war beim Druckerhersteller OCE in Hannover. Eigentlich Ironie. Papierlos beim Druckerhersteller. Aber die haben es geschafft.

Einzige Papier gabs in der Rechnungsabteilung, wo Verträge unterschrieben werden und im Sekretariat. Aber alles minimal.

Post die reinkam ging direkt in den Scanner, automatisch OCR drüber, ablage dann im DMS System. Volltextsuche, strukturierte Ablage. Das passte dort.

Scans konnten dann gleich an die jeweilige Person gemailt werden, wenn Drucke waren, dann konnten diese gleich geschützt an einen Drucker gesendet werden.

Das war alles sehr nett.

Das wichtigste ist da wohl ein guter Duplex Einzugsscanner. Sonst vergeht die Lust bei viel Papier immer alles händisch zu machen. Der Rest läßt sich Softwaremäßig lösen.

Ich seh aber hier schon einen Beitrag wenn Caschy sowas umgesetzt hat:”Das Papierlose Büro in der Dropbox” :)

Benedikt 19. Januar 2011 um 13:08 Uhr

Stand heute: Ich scanne alle Dokumente und lege sie dann in einem Truecrypt Archiv auf der Dropbox ab.
Die Suche funktioniert (zugegebenermaßen etwas altbacken) über sinnvolle Benamsung und die Win/OS X Suchfunktion. Über OCR etc. habe ich mir noch keine Gedanken gemacht, brauche ich persönlich aber auch nicht.
Die analogen Belege muss ich natürlich größtenteils auch noch abheften, das offizielle Referenzarchiv ist für mich aber das digitale.

Meridian 19. Januar 2011 um 13:09 Uhr

Scanner mit Einzug… und dann automatisch in Evernote. Da evtl. Notizbuch “Inbox” und von dort aus weiter.
Die Entscheidung, ob das Notizbuch synchronisiert wird, kann man ja vorher entscheiden.
Je nach Menge macht Evernote-Premium Sinn oder nicht.
Und die Dateien sind ja nicht weg – sie liegen ja einzeln immer noch auf der Platte. Verwaltet nur eben in Evernote.

Helge 19. Januar 2011 um 13:10 Uhr

Was machst du aber, wenn du alles digital hast und (z.B.) das Finanzamt möchte Originale sehen? Trotzdem alles papiergebunden ablegen? In einen großen Karton schmeißen und dann suchen?

Hätte auch gern eine Dokumentenverwaltung, vor allem, weil sich moentan der Papierstapel türmt und ich zu faul zum physischen Sortieren bin. Vielleicht wäre das ja bei digitalen Dokumenten anders! :-)

Gerade für den Mac gibt es ja schon sehr nette Programme (Yojimbo, Devonthink, Together, EagleFiler), aber ernsthaft benutzt habe ich keines davon.

Jan 19. Januar 2011 um 13:12 Uhr

Hey Caschy,
also von mir erstmal “Thumbs up!” für diese Idee!
Habe gerade heute mit einer Kollegin dienstlich über diese “Problematik” gesprochen und bin auch privat am überlegen, wie man der Flut an Papier Herr werden kann.

@MG: Nutzen den fi-6130 hier auch zum Scannen. Geiles TEil, doch für Privat zu teuer!

Also bin gespannt, was hier noch so an Ideen zusammenkommt!

Jimi 19. Januar 2011 um 13:14 Uhr

Ich selbst hab sowas nicht.
Nin aber gespannt auf die Lösungen.
Was ein Kollege macht und was evtl. praktisch sein könnte:
Er hat z.Bs. eine PDF “amazon_2010.pdf” da werden neue Dokumente (in dem Fall von Amazon) immer nur angehängt! Entweder Scan als PDF und anhängen (das geht mit kleinen tools super schnell) oder halt direkt als PDF Drucken und anhängen.

Das in Verbdinung mit der internen PDF suche und ner Texterkennung wäre schon nen Anfang, oder?

Ich suche was von amazon -> in die Datei gehen und nach Stichwort suchen.

Vielleicht ne Idee.
gruss, Jimi

Marc 19. Januar 2011 um 13:16 Uhr

OfficeDrop hat einen kostenlosen Ableger, mit dem man die gescanten Doc. gleich an google bsw. senden kann.
das Projekt/Software nennt sich “ScanDrop software” aktuell Beta
http://www.officedrop.com/scandrop-scanning-software
später soll es auch eine pay-Version geben
https://www.evernote.com/about/intl/de/trunk/?lang=de&layout=intl&url=items/scandrop

Sören Brunke 19. Januar 2011 um 13:17 Uhr

Geiles Thema, ab August bzw Juli mache ich mich selbstständig mit einer Versicherungsagentur und ihr könnt euch nicht vorstellen was da an Papier durchgeballert wird…schrecklich! Vorallem das ewige Gesuche. Es wäre ein Traum wenn ich ausgedruckte Angebote direkt im Kundenordner ablegen kann inkl. Eingangspost etc…hoffentlich kommen wir hier auf eine kostengünstige Lösung für Existenzgründer.

Chris 19. Januar 2011 um 13:22 Uhr

Es gibt den Duplex-Einzugsscanner Fujitsu ScanSnap S1500 als S1500 auch mit Mac-Software. Den könnte man über nen Router mit USB-Anschluss oder nem USB-Server im Netz bereitstellen und so hätte man auch die Plattformunabhängigkeit sichergestellt…

mk 19. Januar 2011 um 13:22 Uhr

Privat läuft bei mir vieles papierlos ab.
Eine wichtiger Schritt dahin war z.B. auch die Umstellung des Kontos in ein reines Online-Konto. So gibt es die Kontoauszüge auch nur noch als PDF.
Ablage zurzeit mit einem nicht so guten Gefühl bei Dropbox. Da muss ich mich dringen um ein Truecrypt Archiv kümmern. Daran hast du mich also noch mal erinnert. ;-)

OCR brauche ich glaub ich nicht. Wenn man die Dokumente ordentlich benennt, müsste der Name reichen, um alle Infos zu finden.
Physikalische Dokumente habe ich in Ordner sortiert und teilweise eingescannt. Das kann ich aber nur, wenn ich irgendwo bin, wo es einen Scanner gibt.
Daher überlege ich, dieses Gerät zu kaufen. Finde ich jetzt nicht so mega teuer, 70€ mit Speicherkarte. Würde sich für mich lohnen, auch auf der Arbeit.

http://www.amazon.de/Easypix-Easy-scan-A4-Scanner-schwarz/dp/B0038JQIF6/ref=sr_1_4?ie=UTF8&qid=1295439453&sr=8-4

dada 19. Januar 2011 um 13:23 Uhr

ALSO
Ich denke Einscannen und Ablegen ala Ordnerstruktur pyhsikalisch nur halt in Digitaler Form ist das einzige auch zukünftig performante System.
Siehe itunes intelligente Ablage der Audio Daten- findet Ihr ohne itunes noch irgendetwas??

Jede Software, die dir dabei hilft, stellt irgendwann den Dienst ein und dann musst du wieder von Neuem beginnen.
Ne ne! Windows Ordner und Daten mit kommerziellen Endungen (keine Exoten die man in 10 Jahren nicht mehr öffnen kann.

Kleines Beispiel
zb ich verwende Genie Timeline um meine Daten zu sichern. Und hab die Daten das erste Mal komprimiert. Ist das jetzt ein Vorteil oder Nachteil?
Meiner Meinung ein Nachteil! Warum?
Ohne der Software Genie Timeline kann ich meine Daten nicht mehr so einfach zurückspielen oder denkt ihr dass ich 500.000 Files per Klick aus dem zip file entpacken möchte? Grundsätzlich gut aber eigentlich BLÖD finde ich. Somit zurück an den Start und ohne Komprimierung nochmal Sichern.
Vorteil: Die daten sind sofort wieder einsetzbar mit dem Windows explorer. Warum auch Komprimieren bei einer 2TB Platte ich Depp.

Aber zurück zum Thema. :)

Google docs.
Ich bin ein echter Freund von Google mit den Möglichkeiten über Web von überall auf der Welt.(Bookmarks, Mails NICE!)
Aber die docs und Picasa sind sowas von noch nicht ausgereift und der Speicherplatz von 1024MB kann nur ein Scherz von Google sein.
Aja mann kann ja dann auch kaufen – GENAU! (derzeit 1TB für 256 dollores)
Natürlich wenn Google stirbt muss man sich dann auch etwas ünerlegen – haha

Am besten Rechnungen Online schicken lassen (Telekom) und dann ganz einfach Ablegen.

Briefe von Gericht und Behörde schlichtweg scannen und ablegen.

dada :)

Chris 19. Januar 2011 um 13:23 Uhr

Als Mac-Version heißt er natürlich S1500M…

Klaus 19. Januar 2011 um 13:25 Uhr

Wichtige Unterlagen / Dokumente scanne ich mit einem üblichen Flachbettscanner (Canon LIDL 25) kurz als durchsuchbares PDF ein und lade es nach Google Docs hoch. Jedes Dokument ist ca. 25kb groß, trotzdem habe ich die 1GB-Marke bereits geknackt und bei Google zusätzlich 20GB extra für EUR 5,- / Jahr gebucht.

Für die Kategorisierung verwende ich insgesamt etwa 15 Unterordner, weitere Unterordner nur im Notfall. Die Ordner heißen z.B. “Haus”, “Kommunikation”, “Bank”, “Job” usw.
Ich habe meiner Frau vollen Zugriff auf die Ordner gegeben, damit diese bei Bedarf ebenfalls an die Dokumente kommt.

Da die Dokumente als durchsuchbares PDF vorliegen, ist eine weitere Kategorisierung nicht notwendig – regelmäßig genutzte Dokumente kriegen einen Stern oder werden zusätzlich in einen temporären Arbeitsordner verlinkt.
Jedes Dokument steht mir über die Suche jederzeit zur Verfügung, als sehr nützlich hat sich dabei erwiesen, dass man neuerdings auch von der Google Mail Suche aus seine Dokumente finden kann.

Briefe/Schreiben usw. erstelle ich inzwischen auch nur noch Online per Google Docs. Ich habe dann auch unterwegs per Android-Handy zugriff auf die Dokumente und kann diese sogar bearbeiten.

Mir ist neulich eine Festplatte abgeraucht, zwei Wochen Arbeit an einem Buch sind dadurch verloren gegangen. Seitdem habe ich bei Google Docs auch einen Backup-Ordner eingerichtet, in den ich meine tägliche Arbeit an “Offline-Dokumenten” (z.B. Adobe InDesign) abendlich hochlade, damit ich nicht mehr von der Zuverlässigkeit irgendwelcher technischen Geräte abhängig bin.
Eigentlich bin ich damit von der lokalen Festplatte inzwischen total unabhängig, lediglich mein Musik- und Videoarchiv habe ich noch lokal auf HDD gespeichert, aber ich denke mit schnelleren Internetverbindunge sollte sich das auch in ein zwei Jahren erledigt haben.

Alle paar Monate hole ich die bei Google hinterlegten Daten per Batch-Download gezippt runter und archiviere diese auf einem externen Datenträger.

Soweit meine 2 Cents…

Tom 19. Januar 2011 um 13:37 Uhr

Solange das Fa Rechnungen nicht (unsigniert) als Datei akzeptiert und du das Zeug als Werbekosten absetzen willst, würd ich das lassen. Soll aber 2013? geändert wd.

Wenn du Platz brauchst, besorg dir Ordner und hefte die Rechnungen da ein. Die Gerätekartons können in den Müll. Der Händler kann nicht von dir verlangen dass du die aufhebst.

Andreas 19. Januar 2011 um 13:37 Uhr

Hallo!

Habe mir im Somer letzten Jahres auch Gedanken darüber gemacht und verschiedene Systeme ausprobiert. Momentan funktionierts am Besten so:
Alle Dokumente landen erst mal in einem Ablagekorb. Irgendwann ziehe ich die einfach durch einen Scanner (als Tiff, 300dpi, optimal mit Dokumenten Feeder) und lasse die Dateien automatisch in einem bestimmten Ordner ablegen. Dieser Ordner wird von OmniPage Pro überwacht (hier kostets Geld: 50,- EUR für die Version 16 – ist nicht die aktuellste).
Die geht mit ihrem Batchmanager über die Dokumente und speichert sie im Ablage-Verzeichnis. Das wiederum wird überwacht von DocFetcher (kostenlos) und ist so eine Art Desktop-Suchmaschine.
Danach verteile ich die Dokumente (alles PDF mit 200dpi) in Unterordner (Rechnungen, Verträge, Infos).
Das Papier wandert einfach so chronologisch geordnet in einen großen Karton. Die Infos habe ich in wenigen Sekunden per DocFetcher – das unterstützt reine Text-Vorschau, aber auch das Öffnen der PDF-Datei. Brauch ich das Papier im Orig. greife ich in den Karton. Da datumsmäßig sortiert finde ich das relativ schnell.
Für mich das optimale Zeit-Nutzen-Verhältnis.

Booradley 19. Januar 2011 um 13:39 Uhr

ACHTUNG – Hoher Denglisch-Anteil ! Desweiteren folgt schamlose Werbung und nicht
alles ist kostenlos.

Beschäftige mich seit Jahren mit der Problematik “Papierloses Büro”.
Antwort: Zu 100% gibt es das nicht. Aber man kann verdammt nahe ran
kommen. Problem mit 100% sind die offiziellen Schriftstücke und
Dokumente, die man papierhaft vorhalten muß(Beispiel: Geburtsurkunde).

Für alles andere gibts Evernote. Habe lange getestet, probiert usw. usf.
- bin dann bei Evernote gelandet und habe seitdem kein Bedürfnis mehr, zu
probieren. Punkt. Aus.
Bin zahlender Nutzer, weil der Nutzen des Produkts für mich den Preis
deutlich überwiegt. Your mileage may vary.
Heißt nicht, daß bei Evernote alles super und perfekt ist. Aber die
Mischung machts und die funktioniert für mich Schlamper-Hans hinreichend
gut. Eierlegende Wollmilchsäue gibts nur im Märchen.

Einige Anmerkungen:

- Privacy: Für geheime Dokumente, die in der Cloud nix
zu suchen haben, bietet Evernote lokale Notizbücher an. Damit verliere
ich zwar den Vorteil der Überall-Erreichbarkeit, kann jedoch zumindest in
meinem lokalen Netzwerk @ Home unter einer Oberfläche auf die Daten
zugreifen. Naja, und ein Backup bleibt mir dann auch nicht erspart,
aber da kann ich ja in Caschys Blog nach einem geeigneten Tool
recherchieren.

- Workflow: Scannen ist sicher der teuerste Anteil beim
Projekt “Papierloses Büro”. Für mittlere bis größere Dokumenten-Mengen
ist ein ordentliches Tool aber der Bringer schlechthin. Fujitsu
bietet da mit seiner ScanSnap-Serie gute Qualiät (fast schon zu
Apple-Preisen ;-), empfehlenswert als gute Kombi aus Portabilität und
purer Scan-Power ist der ScanSnap 1100 – bringt gleich noch ne native
Evernote-Integration mit. Ich liebe Lösungen, bei denen ich nicht
denken muß.

- Cross-Media: Evernote kann Kamera- und Ton-Aufnahmen, Scans und
getipptes oder markierte Texte von überall her einbinden. (Ja, ich bin
Premium-Nutzer und zahle dafür, aber mir isses die Sache wert: Dann gehen
nämlich auch noch beliebige Dateien: Word und so’n Gelumps). Für alle
gängigen Browser gibts Plugins. Windows, Mac, Smartphones und natürlich
Caschys Lieblings-Spielzeug werden als Plattformen untersützt.

- Clippings: Browser-Clippings (siehe oben) – kein Problem.
Clippings aus Anwendungen bzw. Apps ebenfalls nicht (SendTo ist Dein Freund).
News aus GoogleReader werden ebenfalls via SendTo ins Evernote-Buch
“ReadLater” gepackt (spart mir entsprechendes Plugin).
Synchro ist nicht so schnell und unobtrusive wie z.B. bei Dropbox.
Aber der Unterschiede ist nicht sooooo gewaltig.

- Sharing: Geht bei Evernote gut: via Web Notizbücher
freischalten + damit auch online Projekte abwickeln.

- Sonstiges: Browser-Clippings (siehe oben) – kein Problem.
Clippings aus PC-Anwendungen ebenfalls nicht. Funktioniert nach ner
Weile alles sehr fluffig.

- Nachteil: Das Denken, wo man wie was ablegt und “vertaggt”, wird
einem leider nicht abgenommen. Aber da ists wie mit dem Bloggen. Man
legt einfach los, und wird von Schritt zu Schritt besser. Wunder gibt
es immer wieder ;-)
Für große Dateien und Datenmengen benutze ich weiterhin DropBox –
aber mit ner guten Scanner-Erkennungs-Kombi (siehe oben), brauch
ich das immer weniger (zumindest im Office-Bereich).
Synchro ist nicht so schnell und unobtrusive wie z.B. bei Dropbox.
Aber der Unterschiede ist nicht sooooo gewaltig.

Ach ja, und als Taskplaner gibts bessere Tools.
Aber das hat der Caschy auch schon allein rausgefunden ;-)

Alles Jute aus dem Saaletal an die Weser !

joschi 19. Januar 2011 um 13:39 Uhr

@Sören B.
>Es wäre ein Traum wenn ich ausgedruckte Angebote direkt im >Kundenordner ablegen kann inkl. Eingangspost etc…
Das geht doch schon. Kann jeder PDF-Drucker. Kundenordner anlegen, PDF drucken und Kundenordner als Ablageort wählen.
Scannen Eingangspost geht auch so.
Willst Du es etwas komfortabler, brauchst Du ein DMS (DokumentenManagementSystem). Je nach Anforderung, Zeit und Geld kannst Du da das richtige finden für Dich.
Als OpenSource mal einen Blick auf http://www.agorum.com werfen.
Oder wenn Du schnell loslegen willst, wäre auch http://www.eloweb.eu mit ELOoffice 9.0 eine mögliche Variante.

Beachten musst Du ja noch, dass Du ggf. auch Mails archivieren musst, wenn Du selbständig bist. HGB/AO, GdPDU, GoBS und ggf. noch andere Branchen-spezifische gesetzliche Regelungen sind dabei zu beachten. Das kann man dann auch mit ins DMS packen oder eine separate SW dafür nutzen (Caschy hatte da vor kurzen die neue MailStore-Software verbloggt).

Alles eine Frage der Anforderungen, der Zeit (die man ggf. selbst dafür aufwenden will) und natürlich des Budget’s ;-)

Bernd 19. Januar 2011 um 13:40 Uhr

Papierloses Büro schön und gut, aber wie sieht es mir der Rechtsgültigkeit solcher Dokumente aus. Man hat sie ja nicht mehr im Original vorliegen (signierte PDFs von zertifizierten Stellen ausgenommen) und z. B. das Finanzamt will doch für die Steuererklärung zumindest mal die Rechnungen gesehen haben, die man absetzen will. Genauso Verträge mit Banken oder Versicherungen.

Zusätzlich digital aufheben ist sicher eine schöne Sache, aber komplett papierlos wird es in der Realität nicht laufen können. Außerdem muss ja zusätzlich zur digitalen Archivierung auch ein entsprechendes Datensicherungskonzept vorhanden sein, wenn man bedenkt wie lange teilweise manche Unterlagen (bis zu 30 Jahre) aufgehoben werden müssen.

Andrea 19. Januar 2011 um 13:41 Uhr

Technisch realisierbar halte ich das noch am ehesten über Scan und als PDF in einer sinnvollen Ordnerstruktur ablegen. In der Cloud würde ich es schon deswegen nicht unterbringen, weil es sich um sensible Daten handelt. Ein extra Programm oder einen Dienst dafür nutzen würde ich auch nicht, denn wie oben schon geschrieben, wenn es das Programm / den Dienst irgendwann mal nicht mehr gibt, ist man angeschmiert.

Meines Erachtens macht das Ganze aber ohnehin nur sehr bedingt Sinn, denn gerade bei solchen Dokumenten wie Rechnungen für Dienstleistungen und Anschaffungen, Gehaltsabrechnungen, Verträgen aller Art etc. pp. wird man im Zweifelsfalle wenn man das Ding mal aus offiziellen Gründen braucht IMMER das Original brauchen und keine digitalisierte Version. Und für alle diese Dokumente gibt es Aufbewahrungsfristen, von zwei Jahren (für Garantiebelege wie z.B. Kaufverträge) bis zu lebenslang (Geburtsurkunde). Gehaltsabrechnungen muss man theoretisch auch bis zur Rente aufheben und zwar im Original.

Ich fürchte, um die guten alten Aktenordner kommt man noch nicht herum.

kingofcomedy 19. Januar 2011 um 13:42 Uhr

Die meisten meiner Rechnungen kommen als pdf bei mir an. Die pdf-Dateien werden seit Ende 2010 nicht mehr ausgedruckt (reine Verschwendung von Papier) sondern in einem Ordner auf dem Desktop gespeichert (unbezahlte Rechnungen) bzw. in einen TrueCrypt-Container, der sich in meiner Dropbox befindet, verschoben (bezahlte Rechnungen). Die alten Rechnungen auf Papier werden wohl erstmal bleiben, da sonst der schöne und schwere Aktenschrank überflüssig wäre. :)

Northlander 19. Januar 2011 um 13:45 Uhr

Was Papier betrifft, wird alles sofort weggeworfen, was nicht gebraucht wird.

Was arkiviert werden muss, arkiviere ich abc-mässig und/oder mit Zeitstempel als elektronische Files.

Gehaltsabrechnungen bekomme ich nur elektronisch, d.h. ich muss sie von einem Online-Konto bei meinem Arbeitgeber herunterladen, wo sie aber auch archiviert sind.

Archive brenne ich nach Jahrgängen auf CD. Es ist eigentlich ganz einfach.

Quittungen usw., sofern sie nicht aus steuerlichen Gründen länger aufbewahrt werden müssen, verschwinden nach Ablauf der Garantiezeit in den Reisswolf/Mülltonne.

Wie man ordnung hält: Da gibt es eigentlich mehrere Strategien/Schulen, beispielsweise ADP von Edith Stork oder Personal Efficiency Program. Wichtig ist, eine Ordnungsstruktur zu wählen, die Aussenstehende verstehen, also das Alfabet, nichts nach Stichworten zu sortieren (beispielsweise seinen Postfacheingang), weil solche Strukturen persönlich und zeitvariant sind. Man hat später selber Schwierigkeiten, sich darin zurechtzufinden.

Ich habe sehr wenig Papier und finde alles praktisch sofort.

mhbosch 19. Januar 2011 um 13:45 Uhr

Na,

eine gute Fragestellung. Ich habe mir vom Ansatz auch schonmal Gedanken gemacht, aber mit einer erweiterten Fragestellung. Wir sind ja nicht alles Freiberufler und haben zu Hause “ein Büro”, aber dennoch viel Schriftverkehr, der sich lohnt, aufgehoben zu werden. Beispiel: Das Haus brennt ab, wo sind meine Versicherungspolicen? oder : Ich bin im Ausland, habe mein Portomonaie verloren, welche Ausweisnummer habe ich oder die vom Führerschein.

Die einfachste Lösung: Einscannen und an die eigene eMailadresse scannen. Dort jede Mail in einen eigenen Ordner ablegen. So kann man von überall auf die Mail zugreifen. Mit einem guten Mailclient auch suchen, wenn die Mail gut beschrieben ist (oder das Dokument). Nachteil mag die Offenlegung beim Provider sein.
Hier hilft ein Verschlüsseln des Dokumentes (zB mit winrar als exe, also auch winrar mit passwort wieder zu öffnen, unter Windows auf jeden Fall).

Oder ein DMS (Dokumenten Management System) auf dem eigenen Server/Webpräsenz oder einfach nur ein geschütztes Verzeichnis. Ist aber eine Frage des Plattenplatzes und wieviel Vertrauen man hat (Verschlüsselung).

Bin mal gespannt auf die Lösungen der anderen, da ich auch gerne meine “wichtigsten” Daten auf jeden Fall digital sichern (und sicher) wollte.

Ach ja, die ordinäre Sicherheitskopie im Ordner ist wahrscheinlich auch noch nötig (vor allem bei Rechnungen die dem Finanzamt vorgelegt werden müssen). Obwohl ich mich bei einigen Dingen echt frage, wieso? Eine ordentliche Rechnung beinhaltet alle nötigen Angaben und bei dem was wir dem Staat mitteilen müssen, wundert es mich, das er da Papier sehen will.

Michael

Marco 19. Januar 2011 um 14:03 Uhr

Meine Lösung die sich jetzt schon seit ein paar Jahren verfolge:

Canon MX850 Duplex MFD in Verbindung mit Nuance PaperPort. Alle wichtigen Dokumente (Job, Bank, Miete, Rechnungen usw.) werden nachdem sie ‘bearbeitet’ wurden eingescannt, in Paperport verschlagwortet sowie als PDF in einer Ordnerstruktur abgelegt. Der Dateiname setzt sich zusammen aus Datum Posteingang und einen eindeutigen Namen um was es sich handelt. Somit bin ich auch ohne Software in der Lage meine Dokumente in der Ordnerstruktur schnell zu finden. Paperport selbst bietet auch eine indizierte Volltextsuche via OCR womit sich das meiste noch schneller finden lässt. Praktisch daran ist das ich die meisten ‘Online-Rechnungen’ dort ebenfalls problemlos einsortieren kann.

Das Papier selbst, wird einfach chronologisch in Ordnern abgelegt und ist dank digitaler Vorlage auch in Sekunden anhand des Datums zu finden. Online ist bei mir allerdings aussen vor, da ich zum einen keinen Vorteil darin sehe von überall auf meinen z.B. Arbeitsvertrag zugreifen zu können (bzw. auch nicht weiter gross unterwegs bin) und zum anderen haben die Daten in meinen Augen nichts im Netz verloren!

Ich bin mit der Lösung eigentlich sehr zufrieden und funktioniert für mich recht gut (ist aber wahrscheinlich auch eine Frage wieviel Papiervolumen man denn damit verwalten möchte, hält sich bei mir allerdings in Grenzen).

Paperport mag zwar Geld kosten, ist aber für mich der beste Kompromiss zwischen Funktionalität und Preis und ich habe etliches an Software ausprobiert ;)

Adriada 19. Januar 2011 um 14:06 Uhr

Hallo,

ich schliesse mich an: DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist mit die einfachste Sache seine Dokumente, PDF, DOC, etc. in Ordung und Überblick zu halten. Hinzu kommt noch das man zwar im geordneten Stapel im Aktenschrank zwar alles fein säuberlich hat – jedoch bei 1000 Seitenpapier die Dokumente zu finden die Herrn Müller oder die Schraube M6 enthalten ist doch fast nicht zu machen. Da hilft ein DMS. Es sortiert nicht nur alle Dokumente und Mediadaten sondern gibt auch Recherechemöglichkeiten.

Es gibt neben kommerziellen DMS auch kostenfreie. Ein recht gutes wie mir scheint ist: ISAKS von http://www.helpatwork.eu
Website: http://www.isaks.com – download auch bei heise.de zu finden.
Ua. auch mit einem Innovationspreis-IT ausgezeichnet worden.

ISAKS:
# Ergebnisliste
# Filter
# Bibliotheken
# Suchordner
# i-Filter (in Dokumentsuche)
# Indexer – Dienst
# Mailfunktion
# Netzwerkfähig
# OCR
# Baumdarstellung
# Email Archivierung
# PDF Erstellung
# QuickSearch
# Vorschaufenster

Vielleicht ist das ja was für dich.

Grüße

Michael 19. Januar 2011 um 14:07 Uhr

Ich benutze einen Kodak i40-Scanner am Mac und scanne damit nach und nach (seit ca. 2 Monaten, siehe hier: http://www.noltenet.de/2010/11/02/vision-vom-papierarmen-buro-nimmt-formen-an/) meine Altlasten als PDF ein.
Ich benutze kein DMS, sondern behalte über eine einfache aber logische Ordnerstruktur alles im Griff. Im Prinzip bilde ich eine klassische Ablage meistens in 4 Ebenen nach: Schrank, Ordner, Register, Dokument. Beispiel: “Finanzen” -> “Sparkasse” -> “1234567 Girokonto” -> “20101231 – Kontoauszug”.
Der Dateiname fängt bei mir mit einem Zeitstempel (JJJJMMTT) an, damit ich eine chronologische Sortierung habe.
Das ganze wird zentral auf dem NAS gespeichert, somit habe ich Zugriff über meinen Mac, meinem Windows-Notebook und meinem Android-Tablet. Dank VPN-Tunnel kann ich sogar im Notfall von der Arbeit aus drauf zugreifen.
Das NAS wird nachts auf externe Platte gesichert und per rsync auf meinen HiDrive-Account bei Strato (Backupstrategie -> http://www.noltenet.de/2010/11/09/backupstrategie/).

MoT 19. Januar 2011 um 14:08 Uhr

Als Wissensdatenbank nutze ich für unzählige PDFs und Dokumente Mendeley Desktop. Damit kann man die Dokumente auch durchsuchen und mit Tags versehen. Es können Bibliotheken angelegt werden oder auch Gruppen, in denen Dokumente mit anderen Nutzern geteilt werden können. Die Dokumente können natürlich lokal gespeichert, wie auch online abgelegt werden. Ich hab zum Beispiel auch eine Bibliothek für diverse Abrechnungen (Mobiltelefon, Internet usw.)eingerichtet.

Kampfschmuser 19. Januar 2011 um 14:11 Uhr

Als Scanner vielleicht so was hier:
http://www.sceye.biz/

Volker 19. Januar 2011 um 14:15 Uhr

KnowlegdeTree – DMS und gut. Kann auch über MS Office angesprochen werden..

pmh 19. Januar 2011 um 14:18 Uhr

Hier gibt es einen guten Artikel über die PDF Verwaltung von Papern für wissenschaftliche Arbeiten… Ist vielleicht interessant, wenn man mal alles als PDF vorliegen hat:

http://sciplore.org/blog/2010/03/02/how-to-write-a-phd-thesis/

mibi 19. Januar 2011 um 14:20 Uhr

solange es keine papierlose toilette gibt, wird es auch kein papierloses büro geben.

splitti 19. Januar 2011 um 14:25 Uhr

Ich bin genau an dem Punkt wo Du bist Caschy… Ich habe mich aber schon zu einer Entscheidung durchgerungen:
1. Einscannen
Die Ablage erfolgt in Verzeichnissen, je nach Korrespondenz und wo es hin passt… Z.B. Bank, Kontoauszüge… Der Dateiname sieht für die Sachen dann so aus: Datum_Versender/Arbeitgeber/Firma_Korrespondenzart
Beispiel:
20110101_vodafone_rechnung.jpg
2. Ablage zentral auf meiner NAS in eben eine sprechende Verzeichnisstruktur
3. Die NAS synct zwei mal täglich auf’s Strato HiDrive… Ich kann darauf auch unterwegs immer drau zugreifen, brauch ich aber eigentlich nie. Das ist tatsächlich nur meine Sicherung der wichtigen Dokumente + Bilder von meiner NAS

Das ganze mache ich mit meinen Kontoauszügen schon seit über einem Jahr so…

Fraglich ist nur, was muss man möglichst als Original aufheben?!?

Zasch 19. Januar 2011 um 14:26 Uhr

Ich schmeiße einfach mal http://www.openkm.com/ in den Raum. Habe ich vor einigen Jahren in der Version 3.0 getestet. Jetzt gibt’s schon die 5.0. Basiert – glaub ich – auf Java und bringt echt viel mit. Auf jeden Fall einen Blick wert.

dada 19. Januar 2011 um 14:35 Uhr

du warst schneller -* haha

http://www.bauen.de/ratgeber/wohnen-innenausbau/badezimmer-wellness/bad/news/artikel/archive/2009/03/06/artikel/das-papierlose-wc.html

dies Russen haben jetzt auch etwas Erfunden damit amn durch Wände schauen kann – mmmm hmmmm

— DAS FENSTER

kistenhose 19. Januar 2011 um 14:38 Uhr

Privat benutze ich den ADF-Scanner eines Brother MFC-Druckers mit dem mitgelieferten Paperport. Gesammelt wird in einer selbst erstellten Verzeichnisstruktur auf dem NAS, überwiegend als Tiff-Dateien in Schwarzweiss, weil mir damals (und auch heute) die OCR Softwaren nicht gut genug waren. Hobby-DMS für den Heimgebrauch fand ich in allen Fällen inakzeptabel, weil die Scans meistens in irgendeiner proprietären Datenablage verschwinden und wenn überhaupt nur einzeln wieder extrahiert werden konnten.

Alles was ich als “Dokument” in diesem Wortsinne betrachte, behalte ich aber noch als Papier (Verträge, Versicherungen, Steuerbescheide, Dezember-Gehaltsabrechnungen etc.)

Als Gewerbetreibender kann ich vom “papierarmen” Büro wegen diverser Rechtsvorschriften (GdPDU, Aufbewahrungsfristen, etc) nur abraten.

Zwar scanne ich auch dort die wichtigsten Unterlagen, damit ich sie unterwegs (Truecrypt) dabei habe, aber ausser Werbung wird alles abgeheftet.

Ich durfte erst kürzlich einem größeren Konzern anlässlich einer Steuerprüfung brandeilige Rechnungsduplikate schicken, weil die gescannten Originale im DMS nach ca. 2 Jahren nicht mehr wiedergefunden wurden :-}.

PDF-Rechnungen nehme ich immer noch mit mulmigen Gefühlen entgegen, weil der Ausgeber sie eigentlich signieren müsste, ich die Signatur eigentlich prüfen müsste und das Ergebnis der Prüfung “dokumentieren” (schriftlich in Papierform ?) müsste.

Seitdem ich mit dem Finanzamt diskutieren durfte, ob die (PDF basierten) Kontoauszüge der Sparkasse überhaupt anerkannt werden, bin ich bei digitalen Schriftstücken im gewerblichen Bereich echt vorsichtig und dünnhäutig geworden..

Draco 19. Januar 2011 um 14:41 Uhr

Ganz Papier los im Büro hört für mich der Spaß spätestens auf dem Klo auf :-).
Ich bin aber schon sehr gespannt auf diesen Beitrag da ich seit diesem Jahr alles als PDF sammle und die Originale mit einer Nummer versehen von 1 ab ins Regal räume. Sprich wenn ich die Unterlage finde (auf dem Rechner) steht auch die Nummer des Originals da und das hab ich dann in 1 Minute griffbereit.

tux. 19. Januar 2011 um 14:42 Uhr

Bloß kein Google Docs. Datenschutzbedingt. Portables Verwalten von Dokumentdateien: Dropbox. Kollaboratives Basteln an Dokumenten: Etherpad (bspw. piratenpad.de). Nutze ich etwa für Vereinskrempel. Alternative zu Evernote: RTM/Astrid. (Letzteres für Android-Freunde.)

Shelly 19. Januar 2011 um 14:50 Uhr

HAllo Zusammen, ich nutze einen normalen Scanner und das Mediencenter von T- Online. Da gibt es auch eine Software (WebDAV-Client) um das ganze einfach und unkompliziert im Explorer quasi als externe Platte zu bedienen. Also Up/Download per drag & Drop. Das ganze funktioniert auch auf Mac. Und mit 25GB lässt sich auch auskommen. Nett finde ich auch das ich auch Mobil drauf zugreifen kann entweder mit Web-Browser über das mobile Portal, mit der Mediencenter App für das iPhone, Android- und Windows Phone.

Dominik 19. Januar 2011 um 14:50 Uhr

Leider legen viele Wert darauf, dass man das Orginaldokument vorweisen kann :-( Daher würde “einscannen und wegschmeißen” nicht in Fragen kommen. Es wird also noch eine Zeitlang auf Papier oder zumindest auf Papier + Digital herauslaufen…

Heinz 19. Januar 2011 um 14:50 Uhr

Ich verwalte komplett mit dem Computer … Jede eingehende Rechnung etc. wird gescannt. Habe mir dazu extra einen LED Scanner angeschafft, der eine Seite in 3 sek. schafft. Das ganze wird dann automatisch mit Datum in einem Ordner gespeichert. Einmal die Woche sortiere ich dann von da aus ein.

Björn-Gerrit Bräker 19. Januar 2011 um 14:53 Uhr

Ich arbeite nach meinem Jobwechsel in einem Maklerbüro. Hier fallen natürlich Unmengen an Papieren und Formularen an. Hier wird ELO Office eingesetzt. Einfaches Scannen vom Brother Mutlifunktionsgerät, Verschlagwortung, einstellbare Ablage, platformunabhängiger Java Client und Web Client solls auch geben. OCR und Texterkennung sowie ne ordentliche Suche sind auch dabei. Schau dir einfach die Videos auf Youtube an.

Zudem kannst du in ELO Office deine Unterlagen “Finanzamt-sicher” machen. Möglichkeiten für Backups usw. sind natürlich gegeben. Nachteil: Die Automatische Ablage von Mails funktioniert nach meinem Wissen zu Zeit nur für Outlook, allerdings wird hier auch noch Version 8.0 eingesetzt und nicht Version 9.0.

Karsten 19. Januar 2011 um 15:00 Uhr

Brother MFC-9840CDW. Scannt duplex und legt alles per FTP in einem Verzeichnis auf dem Server als PDF ab (alternativ auch per Mail). Das geht am schnellsten. Abgeheftet wird bei mir idR zusätzlich, aber eben nur alle 2-3 Monate mal.
PaperPort kann ich auch empfehlen, denn da läuft auch (in der Pro-Version) gleich noch OCR drüber und man hat eine Volltextsuche. Der Haken: es dauert halt was länger, als wenn der Drucker direkt die PDF-Datei erstellt. Dafür sind die Dateien dann auch deutlich schlanker.

Klar ist es gegenüber dem einfachen Abheften oft doppelte Arbeit. Aber da stellt sich die Frage der Zielsetzung: persönlich spare ich durchs Scannen über die Jahre echt Zeit, denn die Suche im elektronischen Archiv (Windows-Dateisystem) geht weit flotter als alle Ordner durchzublättern. Wenn man dagegen nie etwas raussuchen muß, reicht wohl auch die einfache Ablage im Ordner. Dann braucht man keinen Scanner und spart sich einfach den Aufwand. Wenn man die Sachen schnell abheftet und die Ordner ordentlich beschriftet, ist es für viele wahrscheinlich immer noch die einfachste Lösung ggü. Scannen etc.

Gabriel 19. Januar 2011 um 15:05 Uhr

@Björn-Gerrit Bräker: Automatische Ablage von E-Mails funktioniert auch mit Tobit David. Insgesamt ist ELO aber eine sauteure Businesslösung und nicht wirklich etwas für den Privathaushalt…

Björn-Gerrit Bräker 19. Januar 2011 um 15:12 Uhr

@Gabriel: Das stimmt natürlich. Es ist halt eine Möglichkeit das Ganze anzugehen und es kommt natürlich darauf an wie viel letztendlich an Daten vorliegt. Für gute Software darf natürlich ab und an auch mal gezahlt werden. ;) Für eine reine Privatnutzung wäre mir ELO natürlich auch zu teuer.

Dominik 19. Januar 2011 um 15:12 Uhr

Hat jemand Erfahrung mit Doxie (http://www.getdoxie.com/)?
Oder mit Paperless (http://www.marinersoftware.com/products/paperless/)?

Andreas 19. Januar 2011 um 15:15 Uhr

Dass das Finanzamt digitalisierte Rechnungen nur unter bestimmten Bedingungen akzeptiert wurde ja schon gesagt.

Originalrechnungen müssen imho immer noch 10 Jahre aufgehoben werden.

“Kontoauszüge nur als PDF” mache ich nicht mehr, seit mir mal ein Fachmann erzählte, dass es inzwischen Möglichkeiten gibt, diese zu manipulieren. Also, besser Ausdrucke kontrollieren, wie bisher…

Eric S 19. Januar 2011 um 15:18 Uhr

Erstmal schon vielen Dank an die zahlreichen Vorposter, sind wirklich einige interessante Ideen dabei, wie ich mein System noch weiter verbessern kann.

Generell scanne ich auch viele Dinge ein. Dennoch will ich auf meine Anfassexemplare nicht verzichten. So lange ich Platz auf dem Dachboden fuer Kartons mit einigen Ordner habe, ist das fuer mich ein Problem.

Alle meine Dokumente versehe ich grundsaetzlich sinnvollen Namen, wie z.B. “2011-01-12_Rechnung_Winterreifen.pdf”.
So kann ich Dokumente zumindest nach Datum immer schnell finden.
Die sinnvolle Benennung von Dokumenten ist fuer mich die wichtigste Sache, um Dinge schnell wiederzufinden.

Die Idee mit den eindeutigen ID-Nummern finde ich persoenlich nicht schlecht, so koennte man die Dinge einfach am Stueck abheften und nur bei Bedarf wieder hervorholen.
Das ganze beim Scannen in eine Excel-Tabelle einpflegen und ablegen.

Als Ablage benutze ich zur Zeit auch Dropbox mit Truecrypt Container.
Bei Evernote und GDocs habe ich auch irgendwie meine Bedenken, ist wahrscheinlich nur Paranoia, aber ich halte meine Daten dann doch gerne noch etwas gesicherter. Wenn jemand meinen PC oder meinen Dropbox Account hackt, dann ist er immer noch nicht an meine Dokumenten.

Durch Dropbox sind meine Daten damit schonmal auf meinen beiden Rechnern synchronisiert und regelmaessig mache ich dann nochmal eine Backup auf einer externen Festplatte.

Ein Dokumentmanagementsystem werde ich mir mal anschauen, ich weiss aber nicht, ob es sich fuer mein Papieraufkommen wirklich lohnt.

splitti 19. Januar 2011 um 15:19 Uhr

Meine Bank bietet die Kontoauszüge ja als PDF an. Ausdrucken, ne danke… Das wäre mir zuviel, hab noch alte Kontoauszüge von vor zig Jahren… Bin froh, wenn die weg sind…

Horst 19. Januar 2011 um 15:20 Uhr

Papierloses Büro … hm, wird wohl noch lange dauern bis wir soweit sind.

Empfehlenswert ist auch das Schema:

* Gewerbe-System A – P – D

3 Ordner-Typen:
A = Administration
P = Projekte (Alles rund um Kunden-Unterlagen)
D = Dokumentation (Prospekte, Anleitungen, Anweisungen)

* Privat-System

9 Ordner müssen reichen:
- Schriftverkehr
- Haushalt
- Auto
- Versicherungen
- Finanzen
- Beruf
- Rechnungen
- Quittungen / Rechnungen für Garantieprodukte
- Beschreibungen / Anleitungen

Papier-Dokumente werden eingescannt; entweder als TIF oder via WinScan2PDF als PDF abgelegt.

Marcus 19. Januar 2011 um 15:30 Uhr

Ich habe einen Fujitsu SnapScan S1500 auf dem Schreibtisch stehen. Wird ein Dokument eingelegt, wird es beidseitig gescannt und per Texterkennung in ein durchsuchbares PDF umgewandelt. Das Dokument wird dann vollautomatisch in Evernote hinterlegt. Nur ein Knopfdruck am Gerät, sonst muss man nichts machen. Die Dokumente kommen dann in Ablage Januar/Februar/März … sortiert wird da nichts mehr.

http://blog.evernote.com/2009/05/07/scan-to-evernote-fujitsu-scansnap/

MSy 19. Januar 2011 um 15:33 Uhr

@all:
kann mir jemand eine gute und kostenloses Texterkennungsprogramm empfehlen?

MSy

Jonathan 19. Januar 2011 um 15:34 Uhr

http://smarchive.de/ arbeitet an einem System, um alle Rechnungen und Dokumente zentral online an einer Stelle zu erhalten und zu lagern.

Boemmel 19. Januar 2011 um 15:50 Uhr

Also wir haben in unserem Büro auch schon drüber nach gedacht. Das für uns gängigste Modell wäre, den ganzen Schreibkram einzuscannen, den ganzen Schmuh in einen beliebige Datenbank und dann einen Lucene/Solr-Index zu kreieren. Sollte bei nem vernünftigen Indexaufbau ganz gut funktionieren, braucht dann aber relativ viel Aufwand zu Beginn.

Timo 19. Januar 2011 um 15:59 Uhr

In USA gibt es Firmen die einem den lästigen Teil, nämlich das Einscannen der bereits vorhandenen Berge von Papier, abnehmen, leider habe ich bisher in D noch nichts Entsprechendes finden können. Kennt da jemand was?

Thomas Ebert 19. Januar 2011 um 16:04 Uhr

Da muß Ich mir mal Gedanken machen

Thomas 19. Januar 2011 um 16:07 Uhr

Archivista ist ein sehr interessantes und schon länger verfügbares Produkt als Dokumentenarchiv.

Muss aber auf einem seperaten Rechner als Server laufen. VM-Ware Image zum testen ist verfügbar. Als OS wird Linux verwendet. Zum Verwalten durch den Benutzer kann ein Webclient benutzt werden.

http://www.archivista.ch/de/

fixxel 19. Januar 2011 um 16:07 Uhr

@ caschy:
Da hier öfters das Thema Datensortieren (auf der Festplatte) aufkam, biete ich mich an, man darüber einen Blog-Gastbeitrag zu schreiben.
Müsstest mir aber 2 Wochen mindestens Zeit lassen (schule und dat gedöns)

caschy 19. Januar 2011 um 16:11 Uhr

@fixxel: lass dir zeit! :)

Olaf 19. Januar 2011 um 16:15 Uhr

Ich verwalte meine Ebooks mit calibre. Vielleicht lässt sich das aber auch als Verwaltung für pdf-Rechnungen anwenden. Müsste man mal ausprobieren.

Mike 19. Januar 2011 um 16:20 Uhr

Die Lösung kommt wohl sehr darauf an ob du die abgelegten Dokumente für die Finaz noch brauchst oder ob es rein um das digitale ablegen geht und du niemanden das Original oder eine Version mit Zertifikat schuldig bist.

Björn-Gerrit Bräker 19. Januar 2011 um 16:23 Uhr

Ich möchte hier schonmal großes Interesse an solch einem Gastbeitrag äußern. Hab zu Hause eh noch son Haufen Dokumente liegen, getreu dem Motto: “Der höchste Haufen gewinnt!” ;)

Das bisherige Anforderungsprofil scheint ja wie folgt auszusehen:
- Scanfunktion mit OCR auf dem eigenen Wunschscanner
- Integration in E-Mail Dienste / Programme (z. B. Thunderbird Add-On)
- Automatische Ablage ggf. mit selbst definierbaren Regeln
- Speicherung in einer möglichst frei zugänglichen Datenbank mit Volltext Suchfunktion / Schlagwortfunktion etc.
- Backupmöglichkeiten / Verschlüsselungsmöglichkeiten
- Verfügbarkeit auf mehreren Systemen (Win / Mac / Linux / ggf. Mobile)
- Bedürfnisse von Behörden sollten ebenfalls unterstützt werden können
- Sicherstellung, dass ich in z. B. 20 Jahren noch auf die Daten zugreifen kann oder zwischenzeitlich die Software / den Dienst wechseln kann
- preislich attraktiv für Privatleute oder Einzelunternehmer

Mehr Punkte fallen mir auf die Schnelle nicht ein.

Sebastian 19. Januar 2011 um 16:36 Uhr

Vielleicht sollte man sich auch mal “ecoDMS” ansehen:
http://community.ecodms.de/

Hier der Text von der Internetseite:

“Mit der ecoDMS Free4Three Edition wird professionelles Dokumentenmanagement für jeden möglich! Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit von ecoDMS. Die Edition beinhaltet den robusten ecoSIMS-Server, welcher die Basis aller ecoLine Produkte bildet. ecoDMS bietet volle Funktionalität für bis zu 3 konkurrierenden Benutzern. OCR (Texterkennung), Volltextindizierung, umfangreiche Suchfunktionen, Posteingangsbearbeitung, Berechtigungssystem, dynamische Klassifizierungsattribute, PDF-Drucker und vieles mehr!”

Klingt ganz interessatn, wie ich finde.

Gruß

Sebastian

Knut 19. Januar 2011 um 16:37 Uhr

Wichtig ist es zu beachten, dass bei vielen Rechnungs-Dokumenten die AGB der Firma auf der Rückseite stehen und die ja ggf. eines Tages noch mal wichtig sein können.

werner67 19. Januar 2011 um 16:38 Uhr

Wenn’s nur darum geht PDF’s zu archivieren und wiederzufinden, dann bietet sich noch Benubird (kost nix) an: http://www.debenu.com/benubird/overview.php .

Mike 19. Januar 2011 um 16:48 Uhr

Faxen: PAMFAX, nutze ich schon 1 Jahr lang, die Bedienoberfläche über Webrowser ist übersichtlich, alles Nachvollziehbar inkl. Sendeberichte, gibt noch nen DesktopProgramm, nutze ich aber net.

eidotter 19. Januar 2011 um 16:54 Uhr

hm, für meine paar Rechnungen scheint mir manches hier vorgetragene einfach zu viel.
Da würde für ein bisschen Ordnung zu viel Freizeit drauf gehen.

Also alles wie gehabt: regelmäßige Rechnungen (z.B. Nebenkosten wie Telefon) die per Mail kommen, werden einfach im Ordner Rechnungen \”Jahreszahl” gesammelt. Zur Not liegen dich auch noch im lokalen Ordner von Thunderbird, da werden die Regelmäßigen Rechnungen per Filter automatisch hin verschoben.
Da das eh pdf sind, ist das auch durchsuchbar.

Fast alle anderen Rechnungen landen in einer Schubladen-Box, je Fach ein Jahr. Sind 3 Jahre um, kann das Fach ungesehen in den Schredder. Das eine Mal im Jahr, in dem ich eine Rechnung wg. Garantie o.ä. benötige, da kann ich im Kasten auch mal im entsprechenden Jahr suchen.
Wie gesagt, der Aufwand, das ordentlich zu sortieren, steht bei mir in keinem Verhältnis zum Nutzen.

michl 19. Januar 2011 um 17:17 Uhr

Also da bin ich mal gespannt.
Auf Arbeit sind wir auch daran irgendetwas einzuführen um Dokumente zu verwalten. Bisher sind wir auch an ELOOffice dran (wurde uns mal vorgeführt). Für den privaten bereich wäre das bestimmt keine Lösung aber das ganze auf Google abzulegen wäre für mich kein Problem blos ist da Docs die richtige Lösung ? da bräuchte man doch ehr sowas das auch von denen für GoogleBooks verwendet wird und die eingescannten Sachen dann in GoogleKonto damit ist es auch durchsuchbar und Fremde können nichts sehen. Man irgendwann muss doch mal GoogleScan kommen.

Friedbert Häusler 19. Januar 2011 um 17:26 Uhr

@MG

Mendeley Desktop

bcglobe 19. Januar 2011 um 17:31 Uhr

Ich habe das Glück, dass ich auf der Arbeit einen Großkopierer zur Verfügung habe, mit dem ich auch scannen (pdf) kann. Ich habe mir mal die Mühe gemacht, alle wichtigen Unterlagen wie Gehaltsnachweise, Steuerbescheide, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, wichtigen Schriftverkehr etc. zu scannen und in Passwort geschützte Rararchive zu packen. Die Rararchive sind nach dem jeweiligen Inhalt benannt – z.B. Gehalt.rar, Steuer.rar, Zeunisse.rar usw..

Hinzu kommt, dass ich am Jahresende, gleichartige pdf mit pdfsam zu einer pdf- Datei zusammenfüge und erneut in das spezifische Rararchiv packe – z.B. Gehaltsnachweise2010.rar, Schriftverkehr2010.rar etc.

warum passwortgeschütze Rar- Archive?

Ich habe alle Archive auf einem 16 GB USB- Stick und somit habe ich sozusagen die gesamten Unterlagen meines Lebens immer dabei.

Da die Dokumente in dieser Form nur wenig Platz beanspruchen habe ich auch noch diverse Portable Software wie ein Officepaket, Bildbearbeitungsprogramme, Wiedergabeprogramme usw. (portableapps.com oder aus Cashies Downloadbereich) und sogar ein komplettes Linuxsystem (slax) auf meinem Bootfähigen USB- Stick.

Somit habe neben den Papier losen Unterlagen auch noch alle Software, die ich benötige immer am Mann – und zur Not sogar ein ganzes Betriebssystem.

Hört sich nach viel Arbeit an, aber wenn man erst mal alle Unterlagen gescannt hat, sofort bei neuem Papier gleich einen Scanner zu Hand nimmt und sich dieses Verfahren zur Gewohnheit macht, ist das ein geringer Aufwand.

Ich habe mir jetzt noch einen kleinen Handscanner bei Tschibo gekauft mit dem ich alles sofort einscanne, was mir wichtig erscheint.

Ich habe vorher ca. 15 Ordner gehabt und durch dieses Verfahren alles auf drei Ordner reduzieren können, da man nicht alles was man gescannt hat entsorgen kann. Dazu zählen natürlich Originale von Urkunden, Zeugnissen, Versicherungspolicen usw.

Aber ein kompletter Schrank ist frei und dient nunmehr als Schuhschrank meiner Frau ;-))

Wichtig bei diesem Verfahren: Regelmäßiges Backup. Da ich überwiegend Ubuntu nutze, führe ich jedes mal Grsync aus, sowie ich den Stick in den Rechner stecke. Sicher ist sicher

TheTob 19. Januar 2011 um 17:38 Uhr

Ich habe mich mit dem Jahr 2011 auch endlich zu einer Lösung durchgerungen.

1. Scan oder direkt als PDF erhalten
2. Bei Google Docs hochladen, in die entsprechende Ordnerstruktur
3. Lesen direkt im Browser, auch auf dem iPhone und auf dem Kindle

Für mich ist es wichtig das Zeug online zu haben, nur auf einer Festplatte ist z.B. bei einem Feuer oder einem Diebstahl unsinnig, da die Daten verloren wären.

Gruß
TheTob

sammy 19. Januar 2011 um 17:46 Uhr

Hi alle zusammen,

Papierloses Büro.. naja Einscannen und dann mit hilfe von Software dezentral speichern.. eignen würde sich z.B. Versionskontrollsysteme wie git (http://de.wikipedia.org/wiki/Git). Zumindest nutzen kommilitonen von mir das um ihre Unterlagen zu organisieren.

Jürgen 19. Januar 2011 um 17:50 Uhr

PDF Rechnungen > Weiterleiten an Springpad: Ablage mit Tags in entsprechendem Notebook

Papierrechnungen > Scan > sonst s. PDF Rechnungen

Papierdokumente: Scan oder wenn weniger wichtig abfotografieren mit Android Scanner App > PDF in Springpad

Desweiteren alle anderen wichtigen Infos wie SN von Software usw. > Springpad

Notizen, Bookmarks: Springpad

Alle “normalen Dateien” (Projektdaten usw.) liegen zuhause und in der Firma im 100GB Dropbox-Verz. mit Packrat-Feaure aktiv (momentan sind ca 40 GB belegt) wo sie gesichert und zwischen den PCs gesynct werden. Dank Packrat Versionierung und unbegrenzt undelete möglich, d.h. manuelle Versionierung der Projektdaten nicht notwendig.

Bilder: Sicherung Picasa (Google 80 GB Storage)

Selbst erstellte einfache Dokumente und Tabellen: Google Docs

Sicherung eines abgeschlossenen Projekts als ZIP auf gDocs (wie gesagt 80 GB Speicher gekauft).

Mails Gmail

So schaut mein digitales Daten-Leben aus.

splitti 19. Januar 2011 um 17:50 Uhr

Eine Versionskontrolle eignet sich für Dokumente, die weiterentwickelt werden und wo man vielleicht auf eine alte Version zurück will. Das sollten dann besser keine binär Dateien seien. Ich sehe dafür ehrlich gesagt keinen Sinn bei der Archivierung von Rechnungen…

Christoph 19. Januar 2011 um 17:53 Uhr

Bei einer Berliner Wohnungsgenossenschaft, die genau das eingeführt haben, hatte jeder Mitarbeiter einen Dual Head Arbeitsplatz (also mit 2 Monitoren). Mindestens einer davon war hochkannt gestellt, damit die Mitarbeiter eingehende Briefe (von Dienstleister eingescannt, glaube ich) in gänze sehen und lesen können.

Andy 19. Januar 2011 um 18:10 Uhr

Tabbles ist ja super… ohne koennte ich nicht leben
http://tabbles.net

coriandreas 19. Januar 2011 um 18:17 Uhr

Gerade war ich in einem Gespräch über das Thema verwickelt. Dabei ging es “nur” um ein paar Excel-Tabellen – oder wie man Beträge mit 7% und 19% auflistet und dem Steuerberater per Email zusendet. Ich hasse Tabellen ;-) Gibts da nicht ne einfache Lösung, ein einfaches Programm, das einem einfache, aber langwierige Arbeiten abnimmt? Danke!

Jay 19. Januar 2011 um 18:27 Uhr

Also überall will man immer ein papierloses Büro, aber was ich bislang gesehen habe, führt eher immer zum Gegenteil (zumindest in der Übergangsphase).
Als DMS habe ich Agorum schätzen gelernt. Kann man selber problemlos erweitern und eigene Funktionen implementieren. Man kann Dokumente einscannen und anschließend per Workflow verteilen lassen oder ggf. weietere Workflows anwerfen….

Leif 19. Januar 2011 um 18:29 Uhr

Mein Tip wäre auch ein Gerät der Fujitsu ScanSnap Serie. Ich selbst besitze zwar keinen weil meine Papierberge sich noch in einem sehr überschaubaren Rahmen halten, aber bisher habe ich sowohl von Mac- als auch Windowsnutzern nur sehr gutes über die Geräte gehört.

Silvan 19. Januar 2011 um 19:26 Uhr

Ich würde für die Versionsverwalung SVN Subversion einsetzen. Einfach zu installieren und konfigurieren, von überall über HTTPS erreichbar und es gäbe keine Konflikte mit Versionen. Ähnlich wie Dropbox nur selbst gemacht :D.

Nils 19. Januar 2011 um 20:44 Uhr

Mal ein Tipp: bei eBay kann man sich manchmal alte Versionen von ELO-Office günstig schiessen. Wir haben beispielsweise die Version 6.0 im Einsatz (statt 9.0), die zumindest unter XP tadellos ihren Dienst verrichtet und alles mitbringt, was man für vollwertiges Dokumentenmanagement braucht. Bei uns steht an jedem Arbeitsplatz ein günstiger Scanner, am Server haben wir zusätzlich noch einen alten HP 3052, der zwar nur einseitig scannt, dafür aber einen recht guten Mehrfacheinzug hat (nebenbei auch ein guter Laser ist).

In der Kombi managen wir hier ein komplettes Anwalts-Büro inkl. Wiedervorlagen, digitaler Akte etc. Lässt sich auch alles zu Terminen mitnehmen und ist – dank Truecrypt – komplett verschlüsselt bis runter zum letzten USB-Stick.

Kostenpunkt: Der Scanner/Laser-Kombi damals 150 Euro bei eBay, die ELO-Version ca. 80 Euro, der Rest findet auf dem ohnehin vorhandenen Server statt. Es mag modernere Lösungen geben, aber damit bekommen wir eigentlich alles hin, was das papierlose Büro so braucht.

Susi 19. Januar 2011 um 21:26 Uhr

Also ich denke das wichtigste ist ein wertiger Dokumentenscanner mit automatischen duplex Papiereinzug und noch besser Papier gar nicht erst entstehen lassen.
Habe einen digitalen Notitzstift für mich entdeckt und versuche ansonsten eh alles ins Smartphone oder das Notebook zu schreiben.
Zur ständigen Erreichbarkeit der Daten ganz klar Evernote oder Dropbox. Dropbox für die Masse und Evernote für die wichtigen immer greifbaren Dinge.
Habe sogar angefangen Gutscheincodes oder Werbung die von Interesse ist ab zu fotografieren bei Evernote zu speichern und das Papier direkt weg zu schmeißen.
Habe mich vor ein paar Monaten selbst mit dem Thema auf meinen Blog beschäftigt ( http://www.susay.de/index.php/papierloser-student-papierlos/ ) aber aus Zeitgründen meine weiteren Erkenntnisse noch nicht nieder geschrieben.

Manni 19. Januar 2011 um 21:40 Uhr

Ich benutze auch den ADF-Scanner meines Brother MFC-5490-Druckers und sortiere dann in eine Verzeichnisstruktur in etwa so:
- Auto
- Versicherungen
- Bank
und dann jeweils nach Datum
110119_Rechnung_xxxx.pdf.

Auf “Lösungen” und “Vorschläge” bin ich sehr gespannt.

periFair 19. Januar 2011 um 21:54 Uhr

Anfänglich dachte ich, papierloses Büro, das wäre ein Ziel. Heute, bin ich skeptisch. Caschys Erfahrungen teile ich. Hier Papier, da online. Ganz auflösen lässt es sich nicht.
Dokumente scane ich nach ihrer Relevanz. Was mehr als 24 Monate überdauern muss oder wo gesetzliche Regelungen andere Aufbewahrungsfristen vorsehen, wird gescant. Mit “YYMMDD RG_xxx.pdf” wird das mit Acrobat eingescante Dokument abgelegt. Das andere verbleibt und wird irgendwann geschreddert.

Ich bin noch nicht davon überzeugt, dass wichtige Dinge ausschließlich außerhalb abgelegt werden. Was wichtig ist, wird mit Truecrypt auf der Dropbox abgelegt und bei meiner Bank. Sie bietet mir einen Online-Tresor.
Truecrypt Container auf lokalen Festplatten ergänzen die digitale Speicherung. Regale im Arbeitszimmer beherbergen die diversen Ordner mit der ihnen eigenen Systematik.

Dass das Finanzamt noch immer Papierbelege benötigt, zwingt mich dazu steuerrelevante Belege auszudrucken bzw. in Papierform aufzubewahren. Vielleicht ändert sich diese Praxis einmal in ferner Zukunft.

Mein Fazit: Papier ist nicht weg zu denken. Ist auch nicht wirklich schlimm.

Kopf.Kaefer 19. Januar 2011 um 22:09 Uhr

Hi Caschy,

eine konkrete Idee zum papierlosen Büro fällt mir nicht direkt ein, aber vielleicht bekommst du hier auch noch die ein oder andere Anregung:

http://ueberallbuero.de/

Josef 19. Januar 2011 um 22:30 Uhr

Papierloses Büro? Keine Chance, zumindest beruflich nicht, währe doppelte Arbeit mit doppelten Unterlagen. Alleine die ganzen Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten, manche Unterlagen müssen gedruckt werden für das Finanzamt etc.

Einzig die Rechnungen aus dem Kassensystem sind komplett elektronisch gesichert ohne Papierkram.

Privat mach ich das schon länger, wird alles gescannt was nicht per Mail kommt und fein säuberlich archiviert auf einem externen NAS mit Raid Laufwerken. Zugriff von außen möglich, doppelt gesichert, versteht sich. Wichtig hierbei ist, sich selbst eine gute Struktur für die Archivierung anzulegen. Man will das Zeug ja auch noch nach 10 Jahren wiederfinden. ;-)

Wangeleile 19. Januar 2011 um 23:11 Uhr

Schon mal hier geschaut.

Ein ganzer Blog nur über das papierlose Büro.

http://www.documentsnap.com/

Dort wird der Duplexscanner von Fujitsu empfohlen.

Stefan 19. Januar 2011 um 23:18 Uhr

Bei mir ist das papierlose Büro schon Realität und das funktioniert so:
Alles was bei mir eingeht, scanne ich mit dem Dokumentenscanner Canon CR-2010C per Knopfdruck ein, OCR folgt zugleich. Daran hängt ein kleines Netbook, sodass das Scannen auch ohne laufenden PC geht. Die erzeugten PDFs werden automatisch durchnummeriert. 1x im Monat nehme ich mir 1h Zeit und gehe alle Scans durch, benenne die PDFs nach Inhalt und sortiere sie nach Jahren in in Ordner wie “Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Steuer, Schriftverkehr etc..” Ganz wichtig: Die Nummer bleibt am PDF dran und wird auch auf das Originalpapier notiert. Die Papiere jetzt einfach Chronologisch abheften. PDFs, die ich nur online bekomme, haben einfach keine Nummer.
Wie finde ich Dokumente wieder?
Ganz einfach: Am PC etwas zu finden ist sehr einfach, dank der Orderstruktur und einer Volltextsuche. Brauche ich wirklich mal das Original, schaue ich nach der Nummer des PDFs und suche mir das Original mit der Nummer heraus. Das geht auch fix, da ich ja alles nach Nummern abgeheftet habe. Auf meinen Ordnern steht nur “Dokumente 800-1300″. Weitere Vorteile: Ordner werden immer genau Randvoll und können nach 10 Jahren einfach komplett in den Mülleimer wandern (Vorsicht allerdings bei Versicherungspolicen ;-)
Die ganzen Daten liegen auf dem Netbook in einem TrueCrypt Container, der als Kopie auf meinem für-unterwegs thumbdrive ruht.

Georg S. 19. Januar 2011 um 23:21 Uhr

Privat kann man den Papierkram zumindest meist etwas minimieren.
Mittlerweile ist ja bei so gut wie jedem Flachbettscanner eine Software dabei die Brauchbare Durchsuchbare PDFs erzeugt.
Rechnungen werden bei mir alle mit dem Scanner (Canon CanoScan LiDE 90) eingescannt und als PDF gespeichert natürlich wird sowieso von allen Daten regelmäßig ein Backup gemacht.


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