Notion: Notiz- und Produktivitäts-App kippt Kostenlos-Beschränkung

Notion habe ich schon vor langer Zeit erwähnt, zuletzt 2018 – da erschien die Android-App. Notion ist eine recht mächtige Notiz-App, wobei dies eigentlich zu wenig der Beschreibung ist. Notion ist schon eine Produktivitäts-App, die recht minimalistisch wirkt, aber dennoch zahlreiche Funktionen bietet und gerne von fortgeschrittenen Anwendern benutzt wird.

Die App war in der Grundform schon immer kostenlos, beschränkte sich bei den Free-Usern aber auf sogenannte Blöcke. Davon konnten Free-Nutzer damals 1.000 Stück nutzen. Blöcke sind allerdings mitnichten Projekte, Listen oder Einträge – sondern eben Elemente. Ein Listeneintrag ist ein Block, ebenso ein Bild. Das hört sich natürlich nach viel an, kann aber für komplexe Geschichten zu wenig sein. Nun scheint man die Nutzerzahlen steigern zu wollen und reißt diese Begrenzung ein. Notion hat somit quasi einen fast unendlichen Free-Plan. Da ist dann auch der Sync über Gerätegrenzen hinweg mit drin und geteilt werden kann mit 5 Gästen – früher hatte man da unlimitierte Mitarbeiter.

Randgeschichte: Mittlerweile gehört wohl Christian Reber zu den Investoren. Ehemals Wunderlist, das wurde ja an Microsoft verkauft – und nun baut man an Pitch und Superlist.

Notion gibt es für iOS, Android, im Web und für den Desktop.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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51 Kommentare

  1. Ich habe dies schon lange als Evernote-Alternative in meiner Testreihe. Habe aber immer gehofft, dass sich bei Evernote mal wirklich noch was tut. Aber wenn man beide vergleicht, muss man leider sagen, wie will das EN noch aufholen. Wenn man sich das ansieht, was sie die letzten 24 Monate seit Ankündigung von großen Änderungen, realisiert haben, habe ich kaum noch Optimus.

    Ist hier jemand mit Erfahrung Evernote -> Notion?

    • Ich bin bei Dir, dass die Entwicklung bei Evernote eher eingeschlafen ist und – schlimmer noch – der Plusplan eingestellt wurde. Noch habe ich ihn, aber wenn er auch für Bestandskunden abgestellt wird, muss ich mich nach einer Alternative umschauen.

      Notion hatte ich mir auch angeschaut. Aber wie Caschy schon schrieb – das ist keine reine Notiz-/Ablageapp und war mir für meine Zwecke (tatsächlich hauptsächlich langfristige Ablage von Verträgen, Anleitungen, Bildern, gesnippten Websites etc.) absolut nicht zugänglich genug.

      Für Evernote gibt es aus meiner Sicht nach wie vor keine Konkurrenz. Aber wie gesagt: für mein Nutzungsszenario.

      • Das reine Ablegen von Informationen (Rechnungen, Verträge, Anleitungen, etc.) mache ich mittlerweile weitestgehend nur übers Dateisystem. Die letzten Dokumente müssen nur noch aus Evernote rausmigriert (und dabei gleich mal ausgemistet) werden. Ich will mich da eigentlich nicht an zusätzliche Programme binden, die dann auch nur Dateien in proprietären Containern speichern.

        Das ganze via iCloud auf allen Geräten verfügbar. Zum Suchen reicht mir Spotlight vollkommen aus, wenn ich den Kram nicht sowieso in der Verzeichnisstruktur sofort finde.

        Zusätzlich nutze ich auf dem Mac noch EasyFiler zm Verwalten, aber mehr als komfortables Tool zur Massendatenpflege. Im Endeffekt legt EasyFiler alles ins Dateisystem und taggt auch die Files.

        Im Bedarfsfall muss ich später nur die Dateien woanders hin umziehen. Oder wenn EasyFiler den bach runtergehen sollte mir nur was Anderes für die Ablageunterstützung suchen.

        • Das habe ich auch schonmal ausprobiert – und wieder gelassen. Evernote ist in der Suche traumhaft schnell, superübersichtlich und bietet einfach mehr Funktionen (Verschlagwortung, Erinnerungen, Webclipper).

          Wäre als letzter Ausweg aber auch denkbar. Für den Moment hoffe ich, dass Evernote sich besinnt. Für die meisten dürften 6,99€ p. M. einfach „too much“ sein…

          • es mag sein, dass die Evernote Suche schnell ist, schneller als Spotlight (entweder. cmd+Leertaste oder bei iOS einfach auf dem Homescreen runter ziehen) ist es sicherlich nicht. Hatte eine Zeit lang parallel mal fileee mitlaufen lassen zum Test, aber immer erst eine App oder eine Website öffnen zu müssen, um etwas suchen zu können war mir zu umständlich.
            Dazu kommt einfach die Abhängigkeit an den Anbieter der App. Was ist wenn fileee oder auch Evernote mal dicht macht? So habe ich meine Files als durchsuchbare pdfs auf dem Rechner, aber auch in der Cloud und kann auch unterwegs auf alles zugreifen.

        • Mache ich ebenso und das reicht für das allermeiste völlig aus. Ordnerstruktur, Tags und OCR, damit findet man alles wieder. Um OCR kümmert sich (noch) Scanbot oder PDFify.

          > EasyFiler

          Ich kann das Tool nirgends finden. Hast du einen Link?

      • Zur Ablage nutze ich Microsoft OneDrive … das macht genau das was du unter „langfristige Ablage“ schreibst incl. OCR.

        Evernote hat jetzt wirklich Konkurrenz!

        • @DrSonne – hmmm, Microsoft 365 (und damit auch OneDrive) nutze ich eh schon. Aber am Ende ist das ja auch nur ein Dateisystem in der Cloud. Wie willst Du Dinge wie Verschlagwortung, Erinnerungen etc. darin umsetzen?

          • Verschlagwortung brauch ich nicht, ich hab da ein Dateisystem und OCR das ist zum wiederfinden völlig ausreichend. Erinnerungen setze ich mir in Todoist der den Link zu der Datei enthält.

        • @drsonne: OneDrive bietet aber kein OCR IN den Dateien an, oder? D.h. du könntest die PDF-Datei, die man mit Lens erstellt hat, nicht am Mac nach Text durchsuchen.

          • @caschy: Doch das tut es. Ich mach zB. mit Vivaldi Screenshots (als PNG) von Webseiten und lade die direkt zu OneDrive hoch. Den Text im PNG kann man dann über die Suche finden. Die Indizierung dauert aber etwas.

            • Wie wird denn ein PNG bitte durchsuchbar? Der packt doch nicht die Infos ins PNG?

            • Hatte ich auch früher mal versucht, also ich zu Google Drive umziehen wollte. Funktioniert technisch, aber ich fand Bilder immer wesentlich schlechter im Umgang als PDFs. Wenn ich was einscanne, nehme ich aber ohnehin immer Scanbot, der macht direkt die ICR-Indexiert, so dass ich in Evernote ach innerhalb von Dokumenten suchen kann.

        • Hier noch eine Frage – wie hast Du den Inhalt aus Evernote denn exportiert? So wie es aussieht ist ein Export der Notes im PDF-Format unter Beibehaltung der Struktur ja nicht möglich 🙁

    • Ja ich bin gerade dabei. Evernote ist schon gekündigt. OCR werde ich wohl vermissen und das suchen in Dokumenten. Evernote ist mir zu teuer geworden. Ich brauch einfach keine 10GB im Monat.

      Ich probiere eine Kombi aus Microsoft 365 + Notion

      • Das probiere ich auch. Wobei es mehr auf 365 hinaus läuft. Notion würde mich wieder von einem Anbieter abhängig machen. Eine ordentliche Exportfunktion wie bspw. bei Evernote mit den ENEX-Dateien scheint es nicht zu geben.

        Text zommen geht übrigens in Notion nicht. Das ist in Word mobil super gelöst. Und die Performance ist auf älteren Geräten nicht sehr überzeugend.

  2. so so, Christian Reber von ehem. Wunderlist als Investor.
    dazu geben wir noch die Information, dass es einen quasi unlimited Free Plan gibt – Mit dem man dann direkt kein Geld verdient.

    Als zahlender Nutzer der App würde ich jetzt ein klein wenig nervös werden…
    Wie könnte das in den nächsten 1-3 Jahren laufen: Über großzügigen Free-Plan die User-Basis drastisch vergrößern; Damit interessanter für große Unternehmen werden; Angebote abwarten von … Microsoft, Facebook, und wer noch alles interessiert sein könnte… Kaufen lassen, „es wird sich nichts für Euch ändern, alles ist cool“, Zack – eingestellt… Next

    Kann dahinter stecken… kann aber auch nur mein antrainierter Zynismus sein wenn ich die Geschichte von Wunderlist u.a. betrachte

    • Deswegen habe ich es erwähnt. Steht ja sonst nirgends – und momentan wird er nicht auf der Investorenseite erwähnt. Da ich aber neulich erst Kontakt hatte, sah ich es.

    • Passend dazu hat Microsoft ja gerade Lists angekündigt, eine art Airtable-Klon, welches selbst eine art modernes MS Access fürs Web ist. Und Notion ist mehr oder weniger direkte Konkurrenz zu Airtable und daher dann auch Lists.

    • Hast es schon richtig erkannt. Diese Investoren sind eigentlich reine Spekulaten, die auf eine schnelle deutliche Vergrößerung ihres Geldes hoffen. Also schnell Zahlen hoch und gucken, dass ein großer das dann abkauft. Auf Nachhaltigkeit wird hier kein Wert gelegt, wie man bei einem kostenlosen Featureset unschwer erkennen kann.

      Darum mag ich den deutschen Mittelstand, wo die Familien am langfristigen Überleben ihrer Firmen interessiert sind und nicht einfach nur schnell Geld machen wollen. Die Unternehmer sind nur noch selten, wie es scheint. Könnte auch an der einseitigen Berichterstattung in den Medien liegen, wo eben immer nur der Investor (=Spekulant) und der fette Exit Gehör finden. Turbo-Kapitalismus.

    • Ich hätte nichts dagegen wenn Microsoft damit sein mülliges OneNote ersetzen würde.

      Ob man 4€ für Notion oder 4,16€ für Microsoft 365 Familie /Monat zahlt ist doch wurscht.

      • Interessehalber – wo kriegst Du (dauerhaft!) für 4,17€ p. M. MS365-Family? Ich zahle mit 30% Rabatt für Personal schon 49€…

        • Bei Amazon gibts den Jahresplan von MS365 Familie im Angebot manchmal zu 49,99€ oder auch 54€ … meistens zum PrimeDay usw. … Ich kauf dann 3 Jahrespläne und aktiviere die hintereinander, und hab dann 3 Jahre Ruhe.

          Mitte 2021 muss ich wieder auf Angebotssuche gehen.

        • Fuer Office 365 Home (6 Nutzer) gibt es regelmaessig angebote im 50 Euro-Bereich. Schau nur mal by MyDealz vorbei. Fuer Office 365 Personal (1 Nutzer) eher selten und meistens nur fur 35-40 Euro. Man koennte meinen da besteht absicht weil die letztendlichen Kosten bei beiden aehnlich sind.

  3. Ich hatte es mir vor einiger Zeit auch einmal angeschaut. Aber da hatte mich die ultra schlechte Hybrid-App unter iOS abgeschreckt. Trotz Offline Caching waren gerade PDF Dokumente oft nicht offline verfügbar und wurden auch nicht Inline angezeigt. Ausserdem hatte man an jeder Stelle das Gefühl in einem Webbrowser zu arbeiten. Ist das immer noch so oder haben die nun auch eine richtige native App? Aktuell bin ich doch wieder bei Evernote, überlege aber mir DevonThink anzuschauen.

  4. Ich habe das schonmal ausprobiert und es schnell wieder gelassen. Es war richtig Arbeit sich das einzurichten und zu pflegen. Statt meine Produktivität zu steigern hat es ganz unproduktive Orgazeit verursacht.
    Aufgrund der in kognitiver Forschung erwiesenen Wirkung auf mehrere Hirnareale komme ich von solchen Apps immer wieder zurück zu viel handschriftlichen Notizen. Diese haptische Organisation ist m. E. ungeschlagen.
    Ich wünschte es gäbe mal sowas wie ein eInk Notizbuch, das alle Eintragungen per automatischer Handschrifterkennung digitalisiert, verscglagwortet, verarbeitet und miteinander per K I zu einem digitalen Assistenten verknüpft.
    Das wäre doch eine Billion Dollar Idea.
    Alles was dazu immer aus dem Silicon Valley kam erinnert mich mehr an eine platzsparendere Version analoger Zettelwirtschaft, als an richtig innovative Helfer.

    • Haha ja genau!!!!!! 😀
      „handschriftlichen Notizen“ ich kipp vom Stuhl

      Das was du für eine Billion Dollar Idea hällst macht Evernote.

      • Es ist halt immer Nacharbeiten und Nachkontrolle nötig. Auch gibt’s noch kein System dem man vertrauen kann hinterher nichts zu übersehen.

        Ich bin im juristische Bereich tätig und da ist die kleinste Nachlässigkeit weder ethisch vertretbar, noch rechtlich hinnehmbar. Man steht dann nämlich schnell in der Haftung. Und gleichzeitig muss natürlich alles strengsten Vorgaben an Datenschutz genügen.

        Bisher erfüllt nur das klassische Papier, über das ich die volle physische Kontrolle habe, alle Anforderungen an 100 % Konsistenz und Zugangskontrolle.
        Ansonsten gibt’s Lösungen die vorbildlich bezüglich Datenschutz sind, dann aber keinen besonderen Nutzwert haben. Und innovative Dienste, die absolut intransparent bezüglich Datensicherheit sind.

        Das mag bei Leuten die irgendwelche Projekte organisieren und vor allem eine digitale Gedächtnisstütze brauchen natürlich alles etwas anders aussehen.

        • Wenn es Nachlässigkeit gibt ist das ein Problem der Selbstorganisation.

          Wenn du Ansprüche hast musst du dir ein teures revisionssicheres Dokumentenmanagment System mieten/kaufen. Gibts alles, man muss keine Zettelwirtschaft mehr haben in 2020. Die Wahrscheinlichkeit in einer Zettelwirtschaft was zu übersehen ist viel höher als in einem digitalem System. Zumal ist die Zettelwirtschaft was für Alleinunterhalter die nicht im Team arbeiten müssen.

          Also eine Zettelwirtschaft würde ich schwerstens überdenken.

          • Sorry, das ist Dampfgeplauder ohne Sachverstand.
            Berufsgeheimnisträger machen sich ausdrücklich strafbar, wenn sie die Ihnen anvertrauten Informationen nicht vor unbefugtem Zugriff schützen und dazu alle notwendigen Mittel ergreifen. Und da gibt es keine „unwichtigen“ Informationen, angefangen mit Rufnummern oder Stichworten zu Besprechungen. Diese Strafbarkeit kann sogar entstehen, wenn in der Auftragsverarbeitung durch einen Dienstleister Daten für Unbefugte sichtbar werden und mich daran keine Schuld trifft. Ich bin trotzdem zivilrechtlich und strafrechtlich haftbar.
            Ich bin nicht bereit das in Kauf zu nehmen weil du so locker im Vorbeigehen Zettelwirtschaft ablehnst.
            Die ich übrigens nicht betreibe. Alles, von täglichen Pendenzen, über Fristenbuch und Aktenführung, folgt präzisen und standardisierten Prozessen, in denen sich jeder Kollege sofort zurückfinden kann und muss. Angefangen bei Gesprächsnotizen.

            • Och, lies doch bitte was ich geschrieben habe.

              Ich glaub du hältst dich für besondern anspruchsvoll! Auch für deine Anforderungen gibts Software. Deine Anforderungen haben auch andere. Ich frage mich allerdings wieso du hier bei Notion kommentierst und es sogar testest?

              Mir ist völlig egal ob du Papier voll schreibst. Meine Güte wenn du Zettelwirtschaft betreiben willst dann mach es doch.

    • Dann musst du dir mal das Tablet reMarkable ansehen. Leider etwas teuer, aber für Freunde der Notizzettel und dem haptischen Schreibgefühl wahrscheinlich genau das richtige.

    • eInk wird schwer gehen, dafuer ist es zu langsam und zu teuer. Aber hoch wertige Tablets mit Stift-Eingabe gibt es ein paar, von Apple oder Samsung etwa. Da gibt es dann auch passende Apps die Stift eingabe und Schrifterkennung unterstuetzen, bzw. Tastaturen die via Schrifterkennung gleich in Text umwandeln.

      Aber ehrlich gesagt steckt das alles noch mittelmaessig in den Kinderschuhen. Der Freiheit von Papier und Stift kommt das kaum nahe, was wohl einfach daran liegt das man mehr erwartet, aber nicht richtig mehr kriegt.

      • Moleskine googlen

        • Als Notizbuch? Journal? Themen-Buch? App? Und wenn App, fuer Android, iOS oder Windows? Oder meinst du deren OCR-Stift?

          Die Apps hatte ich mal getestet, totaler Schrott. Da kann man auch gleich Paint nehmen. Die Notizbuecher find ich mittlerweile nur Ueberteuert, da gefaellt mir Leuchturm besser. Die Journals und Themenbuecher sind dagegen ganz nett, wenn man denn bedarf dafuer hat. Und der OCR-Stift ist mir viel zu teuer zum random testen, und duerfte die gleichen maengel wie die App haben.

  5. Solange Notion keinen offline Modus hat und die Daten nicht verschlüsselt sind, macht es für mehr als Leselisten und Linksammlungen nicht wirklich Sinn.

    Die Verschlüsselung ist zwar auch bei Evernote ein Problem, aber immerhin funktioniert es seit Jahren zuverlässig. Deren Umzug auf Electron sehe ich zwar auch kritisch, aber immerhin komme ich an (fast – keine Tags) alle meine Informationen problemlos, falls mal was sein sollte.

    • Ja, da muss ich dir schnell 100% zustimmen. Electron ist einer der Hauptgründe, keine Zukunft bei Evernote zu sehen. Ich kenne keine einzige flüssig verwendbare Anwendung, welche auf Electron basiert. Die Windows Beta ist richtig schlecht im Vergleich zur noch aktuellen Version.

      • Electron funktioniert und ist ein probates Mittel einen OnlineDienst Mehrwerte auf einem Device zu geben. Niemand programmiert mehr x native Clients.

        Wenn eine Electron App nicht schnell genug ist liegt das nicht an Elektron oder dem enthaltenen NodeJs sondern an der Programmierung. Mir wäre neu das Chromium langsam wäre.

        • Evernote Windows beta frisst zumindest mal gewaltig Systemressourcen. Für Notizen…

          Und auch der Atom-Editor hat keinen besseren Eindruck bei mir hinterlassen. Wirkt alles so „unschlank“. Ich mag halt auf Grund meiner Erfahrungen Electron gar nicht.

          • Elektron verbraucht Systemressourcen genauso wie Chrome&Co … Es ist für mich kein Problem wenn ich was in Evernote mache es zu starten.

            Der Atom-Editor ist wirklich der WorstCase …

  6. Könnte mein tägliches Produktivitäts-Tool werden, wenn da nicht diese AGB wären: „By making any User Content available through the Service, you hereby grant to Notion a non-exclusive, transferable, worldwide, royalty-free license, with the right to sublicense, to use, host, cache, store, reproduce, transmit, publicly display, publicly perform, publish, distribute and modify (for formatting purposes only), your User Content solely in connection with operating and providing the Service and Content to you and, depending on the permission you grant, to other users.“ Und Tschüss.

    • Danke, dann muss ich es mir erst garnicht anschauen . Bestätigt mal wieder nur umsonst ist der Tod undrr kostrt einen das Leben 😉

    • Sorry, ich muss mal doof fragen: Was stört dich daran?
      „[…] solely in connection with operating and providing the Service and Content to you and, depending on the permission you grant, to other users.“

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