Google: So bekommt Ihr Eure Outlook-Daten in die Cloud

artikel google logoWer in Sachen E-Mail, Kalender und Kontakte im Google-Universum unterwegs ist und sich an das Drumherum gewöhnt hat, wird wenig ändern wollen. Die ein oder andere Sache vermisst man dabei aber möglicherweise doch, beispielsweise die Möglichkeit, seine eigene E-Mail-Adresse bei Google – und das nicht nur als Alias – zu nutzen. Abhilfe schaffen kann können hier die „Google Apps for Work“ und auch, wenn diese kostenpflichtige Lösung eher in Richtung Unternehmen abzielt, dürften die beiden angebotenen Pläne für auch viele User interessant sein: Hier kann dann immerhin die eigene Domain in die E-Mail-Adresse(n) integriert werden.

Ist der Schritt erst einmal unternommen, steht man vor der Frage, wie man seine alten Mails samt Kontakten und Kalender direkt in das neue Google-Postfach bekommt. Diese Frage beantwortet Google mit einem eigenen Tool, das wir uns in Verbindung mit der genannten Fragestellung und einem Outlook unter Windows einmal genauer anschauen wollen. Die nette Begleiterscheinung: Mit dem Tool kann man auch vorhandene, kostenlose GMail-Konten über diesen Weg mit seinen Outlook-Daten befüllen!

Natürlich wäre auch das Umschieben der Mails via IMAP ebenso möglich wie der Export der Kontakte und Kalendereinträge mit anschliessendem Import in das Google-Konto, das Google Apps Migration for Microsoft Outlook-Tool (Download) vereinfacht den ganzen Prozess allerdings immens. Die Systemvoraussetzungen sind moderat, ab Windows XP und Office 2003 Servicepack 3 seid Ihr dabei (solltet Ihr heutzutage allerdings nicht mehr 😉 ). Getestet wurde das Ganze mit einem Windows 7 mit Servicepack 1 in Kombination mit Office 2013 und den Google Apps for Work.

Google_Apps_for_Work_01_Download

Der Import an sich geschieht entweder durch das direkte Andocken an ein bestehendes Outlook-Profil oder – wie im vorliegenden Falle – durch den Import einer .PST-Datei, die bereits irgendwann einmal in Outlook entstanden ist. In meinem Falle war das ein .PST-Backup einer ehemaligen Outlook-Installation, die ein IMAP-Postfach und separate Kontakte und Kalender enthalten hat.

Der erste Schritt ist also, das Migrationstool erstmalig zu starten und die Mailadresse Eures Google Apps for Work-Kontos anzugeben:

Google_Apps_for_Work_02_Login

Anschliessend möchte das Tool natürlich entsprechende Berechtigungen, um von aussen auf das Konto Zugriff zu erhalten und die importierten Daten dort ablegen zu können:

Nachdem Ihr diese Berechtigungen gewährt habt und die Authentifizierung hoffentlich erfolgreich abgeschlossen wurde (was im Browserfenster zu sehen ist), habt Ihr nun die Möglichkeit anzugeben, was Ihr wie migrieren wollt. Es stellt sich also die Wahl, ob Ihr ein bestehendes Outlook-Profil oder eben eine .PST-Datei migrieren und ob Ihr alle dort enthaltenen Daten oder aber eben nur neuere Daten importieren wollt.

Google_Apps_for_Work_05_Profil

In meinem Fall existiere wie Eingangs erwähnt eine in der Vergangenheit gesicherte .PST-Datei, während das Outlook selbst auf dem PC noch „jungfräulich“ war – ein Import über das Outlook-Profil wäre somit nicht zielführend gewesen. Gesagt, getan – sucht also die Outlook-Datei über die Option „Von PST-Datei(en)…“ und gebt die passende Datei an:

Im folgenden Dialog habt Ihr nun die Wahl, was aus der gerade ausgewählten .PST-Datei (oder eben dem Outlook-Profil) importiert werden soll: Aus- oder abwählbar sind hier Kalender, Kontakte und E-Mails sowie die Ordner „Spam“ beziehungsweise „Gelöschte Elemente“. Bei Bedarf kann noch ein Zeitraum angegeben werden, muss aber nicht. Danach schubst ein Klick auf die Schaltfläche „Migrieren“ den ganzen Prozeß an, der dann ordentlich Mail für Mail, Kontakt für Kontakt und Kalendereintrag für Kalendereintrag die gewünschten Daten in die Cloud hebt.

Am Ende des Vorgangs sollte das Ganze entsprechend positiv quittiert werden:

Google_Apps_for_Work_09_Complete

Während des Prozesses seht Ihr auch einen jeweiligen Status des Imports und könnt bei Bedarf auch einen näheren Blick auf das Logfile werfen, welches im Zuge der Migration erstellt wird. Ein Blick auf das GMail-Webinterface (welches ich persönlich mittlerweile einer lokal installierten Software vorziehe) offenbart dann in der Struktur „Name-der-PST-Datei/Unterordner“ beispielsweise die importierten E-Mails, die Ihr dann nach Belieben verschieben oder eben entsprechend Eurer vorhandenen Struktur mit Labeln versehen könnt:

Google_Apps_for_Work_10_Folder

Sofern Ihr mit einer überschaubaren Anzahl an Postfächern unterwegs seid und nicht einen Exchange- oder kompletten IMAP-Server mit zig Usern und Postfächern in die Google-Wolke heben wollt, verrichtet das Tool einen tollen Dienst. Für grössere Umgebungen mit entsprechend diesen Voraussetzungen bietet Google auch eine entsprechende Migrationssoftware an,  die Google Apps Migration for Microsoft Exchange.

Das kommt im vorliegenden Szenario aber eher dem Schießen mit Kanonen auf Spatzen gleich, erfüllt der .PST- bzw. Outlook-Profilimport doch genau die Anforderungen, die man in kleineren Umgebungen hat und auch willens ist, selbst durchzuführen – ob man nun privater GMail-User oder Abonnent der Google Apps for Work ist!

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Digital Native, der trotzdem gerne das Mittelalter erlebt hätte und chronischer Device-Switcher. Multimediafreak. England-Fan. Freier Autor & Tech Blogger. Hobbyphilosoph. Musik-Enthusiast. Querdenker. Zyniker. Hoffnungsvoller Idealist. Gladbacher Borusse und hauptberuflicher IT-Consultant.

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18 Kommentare

  1. Danke für den interessanten Tipp. Gerne mehr Artikel dieser Art! 🙂

  2. Einfacher ist es lieber einen hosted Exchange zu suchen. Gibt es auch schon ab 5,90 Euro/Monat mit Activesync.

  3. Ich habe mir einen Google Apps for Work Account angelegt. Die Mails meiner Domain (MX-Eintrag bei Strato) habe ich entsprechend angepasst, alle Mails an meine Domain landen nun bei Google. Was fehlt ist der Import des alten kostenloses Gmail-Accounts. Der Kalender lässt sich leicht exportieren und importieren. Aber eigentlich würde ich lieber meinen bisherigen Gmail-Account als „Google Apps for Work“ nutzen. Oder zumindest will ich die alten Gmail-Mails in den neuen Account „importieren“ und Mails an die Gmail-Adresse umleiten. Wie mache ich das am Elegantesten? Umleitung ist einfach, aber hat Google nicht auch ein Feature, Mails oder gar den ganzen Account zu Apps for Work zu migrieren?

  4. @Matze

    ich war in der gleichen position. abgesehen vom exportieren und dann wieder importieren gibt es leider nichts von google. hatte auch mit denen gesprochen und sogar auf rückfrage nochmal 2 wochen auf eine entscheidung von weiter oben hoffen können, aber ohne erfolg. besonders bei google music nervig. da muss man wirklich alle lieder nochmal hochladen.

  5. Oliver Pifferi says:

    @Jens – in der Tat gibt es den schon, auch als kleinsten Office 365-Plan (Business Essentials) mit 50 GB Postfach für 4,20 (Jahresabo) bzw. 5,10 EUR (Monatsabo). Wenn man jetzt aber Szenarien hat, wo die Endanwender eher pro-Google oder pro-MS gepolt sind, muss man aber auch die ein oder andere Alternative parat haben 😉 !

    @Matze / pietz – An dem Thema habe ich mir auch schon die Zähne ausgebissen und obwohl Google sonst in Sachen Serviceanfragen bei Google Apps for Work echt schnell ist, hat genau diese Anfrage über eine Woche gedauert, leider mit dem von @pietz genannten Ergebnis. Mir ginge es nicht zwingend um die Mails, die kann man ja rüberbekommen, ebenso wie Kontakte und Kalender. Aber die im Play Store gekauften Apps, die alle am GMail-Konto hängen, können / wollen sie nicht migrieren – genau daran ist meine Anfrage damals auch leider gescheitert.

  6. @Matze

    Es klingt so als ob du über Strato wirklich nur eine Domain geholt hast (keinen Webspace). Ich wusste gar nicht, dass das geht. Ich dachte Google authentifiziert das ganze über eine kleine Datei, die auf einem entsprechenden Webspace abgelegt wird.

  7. Nach stundenlangem Suchen und total komplizierten Versuchen mittels Migrationstool, habe ich nun eine total einfache Möglichkeit für den vollständigen Import meiner Gmail-Accounts in Google Apps for Work gefunden.

    Kalender:
    Exportieren in ical-Datei und Import jeweil in den Google-Kalendern.

    E-Mail: siehe einfach https://support.google.com/a/answer/6167866

  8. Deliberation says:

    Kann mir jemand erklären oder einen Link bereitstellen, der darüber aufklärt, wie die eigene Domain für E-Mail-Adressen bei Google Apps for Work verwendet werden kann?

  9. Ich bin nach Jahren immer noch zufrieden mit Google Apps (Ich nutze noch die kostenlose Variante). Leider kommen manche Features deutlich später als bei normalen Gmail Accounts. Auch bei manches Tools muss man warten bis diese für Goole Apps freigeschalten werden. z.B. die neue Kontaktverwaltung.

  10. @Deliberation: Als vollwertige Mail-Domäne, die MX-Einträge der jeweiligen Domains zeigen dann Richtung Google. Grundlegende Infos dazu findest Du unter https://support.google.com/a/answer/53295?hl=de.

  11. @pietz – Prüfung erfolgt unter anderem durch direkte Anmeldung beim Provider oder alternativ durch eine kleine HTML-Datei, ein Meta-Tag oder ein Google Analytics-Konto für die jeweilige Domain.

  12. Deliberation says:

    Danke Oliver. Man muss seine Domain also extern hosten, Google bietet dafür offenbar keinen Dienst an.

  13. @pietz: Die Authentifizierung kann auch über einen CNAME-Eintrag erfolgen.

  14. Danke!

  15. sunworker says:

    Exchange Online für 3,40 €/Mon:
    https://products.office.com/de-de/exchange/exchange-online

    Dazu Office 365 Personal von Amazon für 45 Euro pro Jahr:
    http://www.amazon.de/Microsoft-Office-365-Personal-Jahresabonnement/dp/B00I94101W

    Office mit allen Tools wie Outlook, Word, Excel, Powerpoint etc plus vollwertiges Exchange.

  16. Mal abwarten bis das hier allgemein verfügbar wird:
    http://stadt-bremerhaven.de/outlook-com-premium-5-e-mail-adressen-keine-werbung-und-bestandteil-eines-office-365-abos/

    Ich denke, das wird die beste aller Varianten sein.

  17. Patrick Mack says:

    Jens, sunworker & Franz haben nicht ganz verstanden, worum sich der Artikel dreht und dass sich die Welt weiterdreht.

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