Google: So bekommt Ihr Eure Outlook-Daten in die Cloud

Wer in Sachen E-Mail, Kalender und Kontakte im Google-Universum unterwegs ist und sich an das Drumherum gewöhnt hat, wird wenig ändern wollen. Die ein oder andere Sache vermisst man dabei aber möglicherweise doch, beispielsweise die Möglichkeit, seine eigene E-Mail-Adresse bei Google – und das nicht nur als Alias – zu nutzen. Abhilfe schaffen kann können hier die „Google Apps for Work“ und auch, wenn diese kostenpflichtige Lösung eher in Richtung Unternehmen abzielt, dürften die beiden angebotenen Pläne für auch viele User interessant sein: Hier kann dann immerhin die eigene Domain in die E-Mail-Adresse(n) integriert werden.

Ist der Schritt erst einmal unternommen, steht man vor der Frage, wie man seine alten Mails samt Kontakten und Kalender direkt in das neue Google-Postfach bekommt. Diese Frage beantwortet Google mit einem eigenen Tool, das wir uns in Verbindung mit der genannten Fragestellung und einem Outlook unter Windows einmal genauer anschauen wollen. Die nette Begleiterscheinung: Mit dem Tool kann man auch vorhandene, kostenlose GMail-Konten über diesen Weg mit seinen Outlook-Daten befüllen!

Natürlich wäre auch das Umschieben der Mails via IMAP ebenso möglich wie der Export der Kontakte und Kalendereinträge mit anschliessendem Import in das Google-Konto, das Google Apps Migration for Microsoft Outlook-Tool (Download) vereinfacht den ganzen Prozess allerdings immens. Die Systemvoraussetzungen sind moderat, ab Windows XP und Office 2003 Servicepack 3 seid Ihr dabei (solltet Ihr heutzutage allerdings nicht mehr 😉 ). Getestet wurde das Ganze mit einem Windows 7 mit Servicepack 1 in Kombination mit Office 2013 und den Google Apps for Work.

Der Import an sich geschieht entweder durch das direkte Andocken an ein bestehendes Outlook-Profil oder – wie im vorliegenden Falle – durch den Import einer .PST-Datei, die bereits irgendwann einmal in Outlook entstanden ist. In meinem Falle war das ein .PST-Backup einer ehemaligen Outlook-Installation, die ein IMAP-Postfach und separate Kontakte und Kalender enthalten hat.

Der erste Schritt ist also, das Migrationstool erstmalig zu starten und die Mailadresse Eures Google Apps for Work-Kontos anzugeben:

Anschliessend möchte das Tool natürlich entsprechende Berechtigungen, um von aussen auf das Konto Zugriff zu erhalten und die importierten Daten dort ablegen zu können:

Nachdem Ihr diese Berechtigungen gewährt habt und die Authentifizierung hoffentlich erfolgreich abgeschlossen wurde (was im Browserfenster zu sehen ist), habt Ihr nun die Möglichkeit anzugeben, was Ihr wie migrieren wollt. Es stellt sich also die Wahl, ob Ihr ein bestehendes Outlook-Profil oder eben eine .PST-Datei migrieren und ob Ihr alle dort enthaltenen Daten oder aber eben nur neuere Daten importieren wollt.

In meinem Fall existiere wie Eingangs erwähnt eine in der Vergangenheit gesicherte .PST-Datei, während das Outlook selbst auf dem PC noch „jungfräulich“ war – ein Import über das Outlook-Profil wäre somit nicht zielführend gewesen. Gesagt, getan – sucht also die Outlook-Datei über die Option „Von PST-Datei(en)…“ und gebt die passende Datei an:

Im folgenden Dialog habt Ihr nun die Wahl, was aus der gerade ausgewählten .PST-Datei (oder eben dem Outlook-Profil) importiert werden soll: Aus- oder abwählbar sind hier Kalender, Kontakte und E-Mails sowie die Ordner „Spam“ beziehungsweise „Gelöschte Elemente“. Bei Bedarf kann noch ein Zeitraum angegeben werden, muss aber nicht. Danach schubst ein Klick auf die Schaltfläche „Migrieren“ den ganzen Prozeß an, der dann ordentlich Mail für Mail, Kontakt für Kontakt und Kalendereintrag für Kalendereintrag die gewünschten Daten in die Cloud hebt.

Am Ende des Vorgangs sollte das Ganze entsprechend positiv quittiert werden:

Während des Prozesses seht Ihr auch einen jeweiligen Status des Imports und könnt bei Bedarf auch einen näheren Blick auf das Logfile werfen, welches im Zuge der Migration erstellt wird. Ein Blick auf das GMail-Webinterface (welches ich persönlich mittlerweile einer lokal installierten Software vorziehe) offenbart dann in der Struktur „Name-der-PST-Datei/Unterordner“ beispielsweise die importierten E-Mails, die Ihr dann nach Belieben verschieben oder eben entsprechend Eurer vorhandenen Struktur mit Labeln versehen könnt:

Sofern Ihr mit einer überschaubaren Anzahl an Postfächern unterwegs seid und nicht einen Exchange- oder kompletten IMAP-Server mit zig Usern und Postfächern in die Google-Wolke heben wollt, verrichtet das Tool einen tollen Dienst. Für grössere Umgebungen mit entsprechend diesen Voraussetzungen bietet Google auch eine entsprechende Migrationssoftware an,  die Google Apps Migration for Microsoft Exchange.

Das kommt im vorliegenden Szenario aber eher dem Schießen mit Kanonen auf Spatzen gleich, erfüllt der .PST- bzw. Outlook-Profilimport doch genau die Anforderungen, die man in kleineren Umgebungen hat und auch willens ist, selbst durchzuführen – ob man nun privater GMail-User oder Abonnent der Google Apps for Work ist!