Filter in Google Mail nutzen und automatisiert Ordnung ins Mail-Chaos bringen

Ich bin normalerweise ein Leisetreter und würde nie mit Wissen hausieren gehen, doch bei Google Mail möchte ich behaupten, dass ich mich gut auskenne. Warum diese Behauptung? Weil es nicht schwer ist, sich damit auszukennen. Google Mail und der Browser sind mit meine wichtigsten Werkzeuge, die mich so täglich begleiten.

Täglich buhlen mehr oder weniger wichtige E-Mails um unsere Aufmerksamkeit, da ist unter Umständen ein sinnvolles Filterset bei Google Mail nützlich. Unter Umständen? Das dürft ihr selber entscheiden, bekommt ihr nur 2-3 E-Mails am Tag, dann lohnt das vielleicht nicht, für mich stellt sich die Frage nach Filtern aber nicht, ich muss sie haben. Warum dies so ist, will ich einmal kurz visualisieren. Im Google Activity Monitor bekommt man angezeigt, wie viele Mails man bekommt und wie viele man verschickt. Hier einmal mein Aufkommen aus vier Wochen Google Mail:

Ich brauche Label, ich brauche Filter. In diesem Beitrag möchte ich ganz kurz auf einfache Filter, aber auch auf die etwas komplexeren Filter eingehen. Ich kenne Menschen, die würden vielleicht gerne filtern, wissen aber gar nicht, wie dies bei Google Mail vonstatten geht. Google Mail-Profis können den einfachen Filter ja überspringen und die etwas komplexeren anschauen.

Einfache Filter in Google Mail

Zuerst einmal kann man direkt aus jeder Mail einen Filter erstellen – oder aus der entsprechenden Funktion bei Google Mail. Fangen wir mit dem Erstellen eines einfachen Filters an. Hier startet ihr mit einem neuen Filter. Folgendes Bild sollte euch entgegen springen:

Die Felder dürften selbst erklärend sein. Schreibt ihr ein Wort bei „Von“ rein, dann wird der Absender durchsucht. Würde dort mein Name, also Carsten stehen, dann würden alle Mails gefiltert, die von einem Carsten kommen. „An“ als Filter ist sinnvoll, wenn ihr mehrere Empfängeradressen nutzt, so könnt ihr genau filtern, denn Google erlaubt bekanntlich „unendliche Adressen„. Hier könnte man wunderbar nach Quellen ordnen: name.nachname+Quelle1@gmail.com oder auch name.nachname+Quelle2@gmail.com. Auch die Filterung nach „Betreff“ sollte klar sein, ebenso die Thematik „Enthält die Wörter“ und „Enthält nicht„.

Praktisches Beispiel: ich will alle E-Mails, die von Facebook an mich gesendet werden, in einen Ordner verschieben. Facebook sendet immer als Absender mit dem Part @facebookmail.com, dies macht es uns einfach, diese Mails zu filtern, hier kann ich einfach diese Zeichenkette als Filterkriterium nutzen.

Wir tragen also nun den Filterwunsch ein und begeben uns per Klick auf „Filter mit diesen Suchkriterien erstellen“ auf die nächste Seite, schließlich müssen wir Google Mail ja nun mitteilen, was mit den Mails geschehen soll, die im Filter hängengeblieben sind.

Auch hier finden sich größtenteils Dinge, die man nicht gesondert erklären muss. Was soll passieren, wenn eine Mail, auf die ein Filterkriterium zutrifft, im Posteingang aufschlägt? Mehrere Optionen gibt es, so das Verschieben in eure Ordner (Label anbringen), das Löschen und noch mehr. Will man zum Beispiel Facebook-Mails nicht im Posteingang haben, dann müsste man folgende Optionen mitgeben: Posteingang überspringen und Label anwenden. Meine Facebook-Mails landen im Ordner „Netz“, also sieht dies so aus:

Das wäre der erste eigene und vor allem einfache Filter.

 Etwas komplexere Filter in Google Mail

Kommen wir jetzt zu Beispielen, die schon etwas weiter gehen, allerdings aufbauend auf obigem Beispiel. Ich habe also den Ordner Netz in dem meine Facebook-Mails landen. Aber da könnten theoretisch auch Nachrichten aus bestimmten Foren, Google+, Twitter und Co landen. Also könnte man hier ja mit mehreren Absendern arbeiten. So muss ich nicht zig Filter erstellen, sondern es reicht einer. Wie würde so ein Filter aussehen, der sowohl Facebook als auch Google+-Mails filtert? Viele Wege führen nach Rom, hier ist einer:

Ich habe die Absender der beiden Firmen einfach mit dem Ausdruck OR (oder) verknüpft. Google Mail deutet dies dann wie folgt: ist der Absender Facebook oder Google+, dann führe folgende Aktion aus. Der Spaß funktioniert übrigens nicht nur mit dem ODER, sondern auch mit dem UND – dann muss mit AND gesucht werden. Kleines Beispiel?

Hier ist das Filterkriterium Test und Dortmund. Das heißt, dass Mails nur gefiltert werden würden, wenn beide Worte vorkommen. Heißt: Test oder Dortmund alleine würden den Filter nicht aktivieren. Die meisten Menschen kommen bislang mit den hier zur Schau gestellten Filtern, beziehungsweise den Filtern mit AND und OR klar.

Wenn UND zu ODER wird

Wenn wir uns die nackten Filterfelder bei Google Mail anschauen, dann kommen wir schnell zum Entschluss, dass diese alle mittels einem UND verknüpft sind. Suche ich nach einem Absender und einem Betreff, dann ergibt sich logischerweise ein UND-Filter. Damit ist man ziemlich beschränkt, denn das Ganze kann man mittels weiter Operatoren ganz einfach aufbohren. Hier muss man nur das Feld „Enthält die Wörter“ beachten, der Rest kann momentan außer acht gelassen werden.

{to:(Test@deine Domain.de Test@AuchDeineDomain.de) subject:Tipp}

Was macht dieser Filter wohl? Er sucht alle Mails, die an die Adresse Test@deine Domain.de UND Test@AuchDeineDomain.de gesendet wurden – oder sie haben den Betreff Tipp. Die runden Klammern sorgen dabei für die UND-Verknüpfung, die geschweiften für das Oder. Und genau durch diese Tatsache wird euch nun auch klar, dass ihr nicht zwingend AND und OR in den Filtern vergeben müsst, sondern in der Tat mit Klammern arbeiten könnt. So wird aus dem zweiten Beispiel, in dem Facebook- UND Google+-Mails gefiltert werden sollen ganz einfach:

Der Screenshot zeigt: Zeige Mails an, die von facebookmail.com oder plus.google.com kommen. Ihr seht, wenn man sich geschickt über die Begrifflichkeiten UND und ODER Gedanken macht, dann kommt man, sofern man auch wenige Label nutzt, mit ganz wenig Filtern aus, deren Pflege einfacher ist – und vor allem ist das alles auch übersichtlicher, schließlich könnt ihr bei ganz vielen Diensten ganz einfach innerhalb eines Filters nach Absendern und / oder dem Betreff suchen und so viele, viele Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Schaut mal bei euch in die Filter bei Google Mail! Ich behaupte einfach mal, dass durch die geschickte Verknüpfung von UND und ODER eure Filter auf ein Minimum herunterbrechen lassen und ihr so übersichtlicher arbeitet. Dieser ganze Text ist natürlich nur sinnvoll, wenn man sehr viel mit Mails jongliert, aber ich hoffe, dass auch Wenig-Mailer etwas mitgenommen haben. Wer noch ein wenig Inspiration benötigt, der kann sich auch noch direkt die Informationen der Operatoren bei Google holen. Wer noch mehr Google Mail-Input möchte, der kann sich auch meinen Beitrag aus der letzten Woche durchlesen, der irgendwas um 40 Tipps & Tricks zu Google Mail beinhaltet.