Filter in Google Mail nutzen und automatisiert Ordnung ins Mail-Chaos bringen

Ich bin normalerweise ein Leisetreter und würde nie mit Wissen hausieren gehen, doch bei Google Mail möchte ich behaupten, dass ich mich gut auskenne. Warum diese Behauptung? Weil es nicht schwer ist, sich damit auszukennen. Google Mail und der Browser sind mit meine wichtigsten Werkzeuge, die mich so täglich begleiten.

Täglich buhlen mehr oder weniger wichtige E-Mails um unsere Aufmerksamkeit, da ist unter Umständen ein sinnvolles Filterset bei Google Mail nützlich. Unter Umständen? Das dürft ihr selber entscheiden, bekommt ihr nur 2-3 E-Mails am Tag, dann lohnt das vielleicht nicht, für mich stellt sich die Frage nach Filtern aber nicht, ich muss sie haben. Warum dies so ist, will ich einmal kurz visualisieren. Im Google Activity Monitor bekommt man angezeigt, wie viele Mails man bekommt und wie viele man verschickt. Hier einmal mein Aufkommen aus vier Wochen Google Mail:

Ich brauche Label, ich brauche Filter. In diesem Beitrag möchte ich ganz kurz auf einfache Filter, aber auch auf die etwas komplexeren Filter eingehen. Ich kenne Menschen, die würden vielleicht gerne filtern, wissen aber gar nicht, wie dies bei Google Mail vonstatten geht. Google Mail-Profis können den einfachen Filter ja überspringen und die etwas komplexeren anschauen.

Einfache Filter in Google Mail

Zuerst einmal kann man direkt aus jeder Mail einen Filter erstellen – oder aus der entsprechenden Funktion bei Google Mail. Fangen wir mit dem Erstellen eines einfachen Filters an. Hier startet ihr mit einem neuen Filter. Folgendes Bild sollte euch entgegen springen:

Die Felder dürften selbst erklärend sein. Schreibt ihr ein Wort bei „Von“ rein, dann wird der Absender durchsucht. Würde dort mein Name, also Carsten stehen, dann würden alle Mails gefiltert, die von einem Carsten kommen. „An“ als Filter ist sinnvoll, wenn ihr mehrere Empfängeradressen nutzt, so könnt ihr genau filtern, denn Google erlaubt bekanntlich „unendliche Adressen„. Hier könnte man wunderbar nach Quellen ordnen: name.nachname+Quelle1@gmail.com oder auch name.nachname+Quelle2@gmail.com. Auch die Filterung nach „Betreff“ sollte klar sein, ebenso die Thematik „Enthält die Wörter“ und „Enthält nicht„.

Praktisches Beispiel: ich will alle E-Mails, die von Facebook an mich gesendet werden, in einen Ordner verschieben. Facebook sendet immer als Absender mit dem Part @facebookmail.com, dies macht es uns einfach, diese Mails zu filtern, hier kann ich einfach diese Zeichenkette als Filterkriterium nutzen.

Wir tragen also nun den Filterwunsch ein und begeben uns per Klick auf „Filter mit diesen Suchkriterien erstellen“ auf die nächste Seite, schließlich müssen wir Google Mail ja nun mitteilen, was mit den Mails geschehen soll, die im Filter hängengeblieben sind.

Auch hier finden sich größtenteils Dinge, die man nicht gesondert erklären muss. Was soll passieren, wenn eine Mail, auf die ein Filterkriterium zutrifft, im Posteingang aufschlägt? Mehrere Optionen gibt es, so das Verschieben in eure Ordner (Label anbringen), das Löschen und noch mehr. Will man zum Beispiel Facebook-Mails nicht im Posteingang haben, dann müsste man folgende Optionen mitgeben: Posteingang überspringen und Label anwenden. Meine Facebook-Mails landen im Ordner „Netz“, also sieht dies so aus:

Das wäre der erste eigene und vor allem einfache Filter.

 Etwas komplexere Filter in Google Mail

Kommen wir jetzt zu Beispielen, die schon etwas weiter gehen, allerdings aufbauend auf obigem Beispiel. Ich habe also den Ordner Netz in dem meine Facebook-Mails landen. Aber da könnten theoretisch auch Nachrichten aus bestimmten Foren, Google+, Twitter und Co landen. Also könnte man hier ja mit mehreren Absendern arbeiten. So muss ich nicht zig Filter erstellen, sondern es reicht einer. Wie würde so ein Filter aussehen, der sowohl Facebook als auch Google+-Mails filtert? Viele Wege führen nach Rom, hier ist einer:

Ich habe die Absender der beiden Firmen einfach mit dem Ausdruck OR (oder) verknüpft. Google Mail deutet dies dann wie folgt: ist der Absender Facebook oder Google+, dann führe folgende Aktion aus. Der Spaß funktioniert übrigens nicht nur mit dem ODER, sondern auch mit dem UND – dann muss mit AND gesucht werden. Kleines Beispiel?

Hier ist das Filterkriterium Test und Dortmund. Das heißt, dass Mails nur gefiltert werden würden, wenn beide Worte vorkommen. Heißt: Test oder Dortmund alleine würden den Filter nicht aktivieren. Die meisten Menschen kommen bislang mit den hier zur Schau gestellten Filtern, beziehungsweise den Filtern mit AND und OR klar.

Wenn UND zu ODER wird

Wenn wir uns die nackten Filterfelder bei Google Mail anschauen, dann kommen wir schnell zum Entschluss, dass diese alle mittels einem UND verknüpft sind. Suche ich nach einem Absender und einem Betreff, dann ergibt sich logischerweise ein UND-Filter. Damit ist man ziemlich beschränkt, denn das Ganze kann man mittels weiter Operatoren ganz einfach aufbohren. Hier muss man nur das Feld „Enthält die Wörter“ beachten, der Rest kann momentan außer acht gelassen werden.

{to:(Test@deine Domain.de Test@AuchDeineDomain.de) subject:Tipp}

Was macht dieser Filter wohl? Er sucht alle Mails, die an die Adresse Test@deine Domain.de UND Test@AuchDeineDomain.de gesendet wurden – oder sie haben den Betreff Tipp. Die runden Klammern sorgen dabei für die UND-Verknüpfung, die geschweiften für das Oder. Und genau durch diese Tatsache wird euch nun auch klar, dass ihr nicht zwingend AND und OR in den Filtern vergeben müsst, sondern in der Tat mit Klammern arbeiten könnt. So wird aus dem zweiten Beispiel, in dem Facebook- UND Google+-Mails gefiltert werden sollen ganz einfach:

Der Screenshot zeigt: Zeige Mails an, die von facebookmail.com oder plus.google.com kommen. Ihr seht, wenn man sich geschickt über die Begrifflichkeiten UND und ODER Gedanken macht, dann kommt man, sofern man auch wenige Label nutzt, mit ganz wenig Filtern aus, deren Pflege einfacher ist – und vor allem ist das alles auch übersichtlicher, schließlich könnt ihr bei ganz vielen Diensten ganz einfach innerhalb eines Filters nach Absendern und / oder dem Betreff suchen und so viele, viele Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Schaut mal bei euch in die Filter bei Google Mail! Ich behaupte einfach mal, dass durch die geschickte Verknüpfung von UND und ODER eure Filter auf ein Minimum herunterbrechen lassen und ihr so übersichtlicher arbeitet. Dieser ganze Text ist natürlich nur sinnvoll, wenn man sehr viel mit Mails jongliert, aber ich hoffe, dass auch Wenig-Mailer etwas mitgenommen haben. Wer noch ein wenig Inspiration benötigt, der kann sich auch noch direkt die Informationen der Operatoren bei Google holen. Wer noch mehr Google Mail-Input möchte, der kann sich auch meinen Beitrag aus der letzten Woche durchlesen, der irgendwas um 40 Tipps & Tricks zu Google Mail beinhaltet.

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Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

39 Kommentare

  1. Super-Beitrag. Ich habe dank der Inspiration der letzten Woche mich so langsam von Thunderbird und meinem GMX-Account verabschiedet und arbeite nur noch mit Gmail. Habe sehr viele Filter und Labels eingerichtet. Labels waren eigentlich vorher ein Buch mit sieben Siegeln für mich. Das mit den Klammern anstelle der Argumente ist mir neu, muss ich direkt mal umsetzen. Danke. 🙂

  2. Hi, danke für die (wie immer!) tollen Tips!
    Will nur schnell darauf hinweisen das der Punkt ‚Posteingang überspringen‘ für mich sehr wichtig ist da ich dien Posteingang auf mein Handy pushe und so nicht bei jeder Mail benachrichtigt werde.
    Also man kann mit diesen Filtern auch sehr gut beeinflussen was (und wieviel) auf den Smartphone landet …

  3. schafsaeckl says:

    kann man den einzelnen filtern auch überschriften geben? da ich recht viele filter erstellt habe, suche ich mich jedesmal blöd, wenn ich einen von denen aktualisieren möchte

  4. Du meinst doch bestimmt „geschweifte“ Klammer, statt „eckige“. Zumindest benutzt du diese in deinem Screenshot! 🙂

  5. Filter sind eine klasse Sache. Ich trenne damit u.a. Newsletter von Bestellbestätigungen (z.b. Amazon).

    Was ich aber noch vermisse, ist das Filtern nach Kontaktgruppen. So dass ich sagen kann, alle Mails von und nach Gruppe xy mit Label xy markieren.

    Im Moment habe ich alle Mailadressen aus der jeweiligen Gruppe mit OR verknüpft, was aber sehr umständlich ist.

    Gibt es da eine alternative?

  6. Top Beitrag!
    Meine bisherigen Filter werde ich nicht angreifen, aber für neue Filter werde ich deine Tipps auf jedenfall mitnehmen!

  7. guter beitrag, danke

  8. Ich benutze die Filter auch schon eine ganze Weile, ohne würde ich mittlerweile garnicht mehr auskommen. Ich kriege zwar nur 15-20 Mails pro Tag (+ Spam, aber der wird ja sowieso meistens rausgefiltert), aber wenn man die schon gefiltert hat, macht einem das das Leben doch schon um einiges einfacher 😉

  9. Christian says:

    Toller Beitrag! Ich nutze die Labels schon sehr lange, aber nur oberflächlich. Die Tipps haben mich einen großen Schritt weiter gebracht 🙂 .

  10. Mein Trend geht zwar komplett weg von GMail hin zu eM-Client (mit einer eigenen Mail-Domain), aber das wird wohl noch etwas dauern.
    Ich hab‘ in der gleichen Zeit auch nur ca. 1000 Maileingänge …

    eM-Client u.a. auch kostenfrei direkt vom Hersteller bzw. in Verbindung mit einem fair-Preis-Office-Paket aus deutschen Landen:
    http://de.emclient.com/
    http://www.softmaker.de/ofwem.htm

    Die Softmaker-Version läßt sich wohl auch portabel einsetzen; bis jetzt nur kurz getestet.

  11. Die ganzen GMail Tipps wären doch langsam mal was für ein kleines PDF ebook. 😉
    Weisst du denn spontan ob es machbar ist einen Filter zu erstellen der als Aktion Folgendes ausführt:

    Mail kommt rein und passt zum Filter -> Neue Nachricht wird erstellt und an einen Empfänger versendet, mit fixem Betreff.

    Bisher habe ich dazu nichts gefunden, ansonsten filter und label ich ja munter in der Gegend rum.

  12. @nodch: afaik so nicht machbar.

  13. @caschy: Besten Dank für die Antwort, ich hab es mir schon fast gedacht.

  14. Sehr guter Beitrag Caschy, werde ich dann auch mal ausprobieren. Also bei Hotmail geht es noch einfacher und schneller. 🙂
    Mails im Posteingang markieren–> Aufräumen–> Alles verschieben von.., alles löschen von.., Bereinigung planen, Diesen Ordner als Gelesen markieren, Diesen Ordner lerren. Nach dem mann auf einen der Befehle geklickt hat, kann man den Ordner wählen, wohin die Mails verschoben werden sollen, und denn Haken bei „Zukünftige Nachrichten ebenfalls verschieben“ reinsetzen. Dann auf „Alles verschieben“ klicken, schon hat man eine Regel erstellt, die die Mails automatisch markieren, verschieben, löschen oder als gelesen markieren, und das Vollautomatisch.
    Google sollte da wirklich nachbessern. Ich finde die Lösung von Hotmail, besser als die von anderen Mailanbieter.

  15. super tip! bin auch ein absoluter gmail fan. nur eins verstehe ich nicht. warum baut google nicht einfach mal eine sortierfunktion nach absender ein. fische mir auch ungewollte emails immer über die filter oder suchfunktion raus. manchmal nervig und etwas mühselig.einfach sortieren nach und zack mit shift markieren und weg. das müssten die doch locker hinbekommen.

  16. @Stephan: Das sollte doch auch mit der normalen Suchfunktion möglich sein?

  17. Im Vergleich zu den GMX-Filtern kommt Gmail schon noch etwas rudimentär daher. Daher leite ich einiges zur Vorfilterung noch bei GMX vorbei, bevor es in meiner Inbox bei Gmail ankommt. Mir fehlen u.a. folgende Funktionen:

    – Reihenfolge der Filter ändern

    – Filter, der den Text (Body) der Mail durchsucht, nicht nur Absender oder Betreff (geht leider bei GMX auch nur bei Premium-Paket)

    – Zeitbezogene Filter (Tag, Zeit)

  18. Schade, dass er nur die Gmail-Ausgänge zählt, aber nicht die über SMTP versendeten Emails. Das verfälscht die Stats ein wenig 😉

  19. Gääähn says:

    Gäääääääääääähhhhhnnnnnnnnnnnnnn

    Artikel von 2007

    http://lifehacker.com/276499/build-advanced-gmail-filters-and-persistent-searches

  20. Marc Brauer says:

    Hallo zusammen,
    auch von mir vielen Dank für die ganzen tollen Gmail-Tipps 🙂
    Gerade in den letzten Wochen habe ich zahlreiche Dinge in meinem Konto optimiert und umgesetzt (Labels, Filter, Abrufen von anderen Konten etc.).

    Leider habe ich nun aber auch erhebliche Probleme mit meinen unterschiedlichen Clients. Mein iPad sowie mein Windows Phone rufen gar keine Mails mehr ab (IMAP-Problem, Benutzername oder Passwort falsch?). Alle Lösungsansätze dazu funktionieren bei mir nicht (CAPTCHA zurücksetzen, anwendungsspezifische Kennwörter etc.) 🙁 Anzumerken sei, dass die Clients jeweils die gesamte Ordner-Struktur anzeigen. Nur leider keine Mails 😉

    Auf meinem MAC nutze ich Sparrow. Hier funktioniert fast alles: Unter dem Label „Arbeit“ habe ich div. „Unter-Labels“ eingerichtet. Bei manchen davon – also z.B. Arbeit/KundeX“ – zeigt Sparrow keine Mails an. Andere Labels funktionieren einwandfrei. Bei Gmail in den IMAP-Einstellungen ist alles korrekt eingestellt (Label sichtbar). Nun verzweifele ich so langsam ein bisschen 😉

    Wenn also noch jemand einen Tipp für mich hätte … dem würde ich virtuell um den Hals fallen wollen 🙂 Komme da echt nicht mehr weiter.

  21. Sehr guter Beitrag! Würde aber gerne noch das meine E-Mails nicht im Archiv laden. Habe keine lust jedesmal den Ordner zu sortieren.

  22. Hat jemand eine Lösung dafür den Text danach zu filtern ob er länger oder kürzer als X Zeichen ist?
    Konnte nichts hilfreiches finden.

  23. @nodch:

    Schon mal mit IFTTT probiert? Damit könnte so etwas in der Art möglich sein.

    Gruß,
    matze276

  24. Bitte auch um Hilfe für einen Filter:
    Ich arbeite in Outlook immer über den Filter „Diese Woche erhalten…“. Kann ich diesen Filter in Gmail nachbauen? Also einen Filter, der mir alle Nachrichten der letzten 7 Tage anzeigt?

  25. @Ulli:

    Im Posteingang oben, wo man die Mails durchsuchen kann, auf den Dropdown-Pfeil klicken.
    Dort kannst Du auch einen Zeitraum für den Filter mit angeben. also 1 Woche. Den Bereich „Ab:“ lässt Du frei.

    Irgendwie ist die Angabe eines Zeitraums unter der Option „Filter erstellen“ nicht möglich. (Bug?) Aber wie oben beschrieben sollte es gehen.

    Eine andere Frage meinerseits:

    Weiß jemand, wie ich bei Google Mail für Android einzelne Labels pushen lassen kann? Bei mir funktionieren nur der normale Posteingang sowie der sortierte. Danke schonmal.

  26. An Andreas:
    Danke.

  27. Kein Problem.

    Meine Frage oben hat sich erledigt, habe es selber herausgefunden.

  28. @Andreas
    Nein, funktioniert leider nicht bei mir. Wenn ich den Zeitraum mit 1 oder 3 Tagen angebe, werden zwar weniger Mails angezeigt, aber ich sehe zum Beispiel noch Sachen aus Juni.

    Scheint wohl aktuell wirklich nicht möglich zu sein. Konnte auch keine Lösung weitere Web-Suche finden 🙁

  29. Noch ein netter Trick: Mit Test+Newsletter@deine-adresse.de oder nutzername+newsletter@googlemail.com kann man direkt mit der Adresse einen Parameter übergeben. So kann man Emails bestimmter Services im Anschluss auch entsprechend filtern, wenn sich die Adressen ändern, oder wie bei Ebay manche Verkäufer automatisierte Lösungen verwenden.

    Mehr dazu auf: http://apfelautomat.wordpress.com/2013/04/13/email-filter-praxistest-google-mail/

  30. @Jan – Hat der Caschy aber auch schon mal drüber berichtet 😀 — Problem ist nur, viele nehmen das + als Zeichen in einer Mail nicht an….

    Noch nen netter Mail-Trick
    mail-name%domain.com@cet.edu – mit der eigenen Adresse vorne dran hat man dann eine valide ,edu-Mail — lässt sich bestimmt auch mit EDU+nutzername%gmail.com@cet.edu direkt sortieren… 😀

  31. Hallo, funktioniert der Filter auch bei Anwesendheit?
    Sprich das E-Mails von einem Absender an eine andere Adresse weitergeleitet werden?

  32. Schade dass man man nicht _mehrere_ Labels für eine Filtereinstellung auswählen kann, so wie es ja auch im im Posteingang bei der Auswahl von einer oder mehrerer E-Mails mit Checkboxen in der Auswahlliste für „Labels hinzufügen:“ möglich ist. Oder übersehe ich hier etwas?

  33. hey, super beitrag…ich habe noch eine frage und würde mich über eine antwort sehr freuen…

    ist es möglich, dass man bei dem ersten beispiel eine bestimme email-adresse ausschliesst und diese in einen andern filter bearbeitet?

    zb möchte man, dass die mails von der adresse „maxmustermann@facebookmail.com“ nicht in das label netz, sonder in ein anderes label gefilter werden…ist das möglich?

  34. Ich habe mehrere Labels erstellt.
    Zuerst einzelne Filterregeln gehabt – aber bei einigen wurde der Posteingang eben NICHT übersprungen. Gelöscht, neu gemacht, same.
    Dann dachte ich, die kommen sich ins Gehege und habe Pro Label 1 Regel mit Absender1 OR Absender2 OR Absender3 … erstellt: immer noch das Gleiche:
    Label wird vergeben, aber Mail liegt im Posteingang UND im Label.
    Ist nicht bei allen so – mache werden ganz normal gelabelt und archiviert.
    Bin ratlos!

  35. Problem behoben, Fehler gefunden, falls es jemandem ähnlich ergeht hier die Lösung:
    Einstellungen, Posteingang, „Filter nicht ignorieren“ auswählen.
    Das Problem lag an der Einstellung:
    Filter ignorieren – Wichtige Nachrichten im Posteingang anzeigen, die möglicherweise herausgefiltert wurden
    Dadurch landen auch mit Label versehene archivierte Mails teilweise zusätzlich im Posteingang