Einstieg mit Google Notizen

25. Dezember 2015 Kategorie: Google, geschrieben von: caschy

keep-512Google testet viele Möglichkeiten, um die Nutzer an sich zu binden. Man holt Produkte aus dem Hut, scheut sich aber auch nicht, diese komplett einzustellen oder einfach verkümmern zu lassen. In Sachen Einstellung darf man sicherlich den Reader nennen und verkümmern lässt man Google Tasks. Nichts ist so beständig wie der Wandel und das sollte man sich bei Google immer vor Augen führen. Google könnte so ratz fatz in einigen Belangen Dienste besser machen, den Wettbewerb übertrumpfen  – aber man macht es nicht.

Von daher gibt es für viele Dinge halt Produkte abseits des Google-Kosmos, die vielleicht Besseres bieten. Dennoch muss ein Mehr an Funktionen bei externen Diensten nicht sein, viele Menschen kommen auch mit weniger Funktionen klar – und Google Notizen ist ein Dienst, der für viele ausreichend „weniger“ bietet.

moto x play

Google Notizen hieß früher Google Keep und ist mittlerweile im Web, unter Android und iOS verfügbar. Seit 2013 sind einige Funktionen hinzugekommen und wer bislang keinen Blick verschwendet hat, der wird vielleicht hier fündig. Dies soll kein Beitrag in Form von „das können andere Dienste besser“ werden – stattdessen geht es hier um „Das kann Google Notizen“. Google Notizen im Web bildet größtenteils das ab, was die mobilen Apps leisten, weshalb ich hier bei der Verwendung über die Web-Oberfläche spreche, aber auch auf die Besonderheiten der mobilen Versionen eingehe.

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Die initiale Oberfläche von Google Keep hat nicht viel zu bieten. Wir finden links das Hamburger-Menü, über welches wir diverse Aspekte des Dienstes direkt aufrufen können, während rechts oben nur die Ansicht der Notizen geändert werden kann. Doch lasst uns mal ein Auge auf das große graue Feld in der Mitte werfen, den Notizbereich.

Die erste Notiz

Die erste Notiz mit Text ist schnell erstellt. Wir geben Text ein, bestätigen diesen und haben eine Notiz. Easy und einfach, aber nicht nützlicher als irgendein Klebezettel, der irgendwo hängt. Man vergibt einen Titel und den Inhalt, fertig.

notiz 1

Elemente einer Notiz

Eine Notiz kann nicht nur schnöden Text enthalten, wie eben erwähnt. Man kann natürlich auch noch mehr damit machen – die Symbole unterhalb des Eingabefeldes haben euch ja sicherlich schon darauf hingewiesen.

Notizen Elemente

Doch was bedeuten die einzelnen Elemente eigentlich? Wir können aus der Notiz eine Erinnerung machen (1), wir können sie teilen (2), die Farbe ändern (3), ein Bild hinzufügen (4), sie archivieren (5) und über das erweiterte Menü (6) auch noch löschen, mit einem Label versehen, eine Kopie von ihr erstellen, Kästchen anzeigen oder sie in ein Google-Dokument kopieren.

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Mit den Elementen einer Notiz arbeiten

Die einzelnen Elemente  einer Notiz können miteinander variiert werden, dies vorab. Doch was machen sie eigentlich? Das Meiste ist selbsterklärend, dennoch hier einmal ein kurzer Anriss. Was ist eine Notiz wert, wenn sie mich nicht erinnert? Richtig. Und aus diesem Grunde kann man Google Notizen mit einer Erinnerung versehen.

google notizen Erinnerung

Diese Erinnerungen bieten diverse Voreinstellungen bezüglich der Zeit. Alternativ könnt ihr euch an einem Ort an die Notiz erinnern lassen. Ihr seht: es gibt für den schnellen Zugriff vordefinierte Orte und Zeiten, alternativ könnt ihr das Ganze selber genau definieren, sofern euch die Voreinstellungen nicht passen. Voreinstellungen können auch geändert werde, diese findet in den über die Seitenleiste erreichbaren Einstellungen statt:

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Will ich mich an eine Notiz erinnern lassen, so sieht man dies der Erinnerung auch an. Ist eine Notiz mit einer Erinnerung versehen, dann taucht dies auch in Google Inbox unter den Erinnerungen auf und auch die Google-App auf eurem Smartphone wird diese Notiz anzeigen.

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Übrigens: Klickt ihr im Web oder mobil auf die in der Notiz angezeigte Erinnerung, so könnt ihr festlegen, ob diese einmalig ist oder wiederholt werden soll. Hier habt ihr dann diverse Optionen bezüglich der Wiederholungen. Von täglich über wöchentlich bis hin zu jährlich.

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Auch „Benutzerdefiniert“ sind Erinnerungen machbar, so kann man sich jeden x-ten Tag oder Wochen erinnern lassen und das Ganze nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen oder an einem bestimmten Termin auslaufen lassen. Wenn man weiss, dass die Nachbarskatze neun Tage täglich gefüttert werden muss, weil die Nachbarn im Urlaub sind, dann kann man sich von Google Notizen so daran erinnern lassen.

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Der zweite Punkt auf der Liste beschreibt das Teilen einer Notiz mit einer anderen Person. Nutzer können via Oberfläche von Google Notizen eingeladen werden und haben so lesenden und schreibenden Zugriff auf die Notizen. In der Notiz als solches sieht der Ersteller, mit wem er die Notiz geteilt hat und kann dort auch den Zugriff widerrufen.

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Das eignet sich vielleicht für Einkaufslisten oder ähnliches. Was bislang nicht möglich ist, dass ist das Verfolgen von Änderungen. Ich sehe also nicht, wer sich für etwas verantwortlich zeigt in Sachen Text. Ich sehe nur den Zeitpunkt einer Bearbeitung. Übrigens: man kann Leute natürlich auch aus den Notizen schmeißen, das geschieht über die identische Schaltfläche, alternativ über einen Klick auf das Symbol, welches den Nutzer visualisiert.

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Bearbeitet ein Nutzer die Notiz, während ihr sie auch bearbeitet, so wird das Ganze anders visualisiert. So leuchtet das Avatarbild des Teilnehmers. Dies sehr ihr aber nur, wenn ihr euch zeitgleich in der Notiz befindet.

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Nicht zu vergessen übrigens der Eintrag „Bild hinzufügen“. Vielleicht hat man in der Stadt etwas gesehen, was man auch neben einer Notiz in Bildform festhalten möchte.

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Alles machbar, Bild der Notiz beifügen, fertig. Eine Notiz kann übrigens mehrere Bilder enthalten. In der Vorschau der Notizen sieht man dann die angehängten Bilder über der Notiz, auch eine nette Art der Visualisierung.

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Die Farbpalette. Einige mögen den reinen Text, andere die Farbe zum besseren Auffinden von Notizen. Warum auch nicht? Und deshalb bietet Google Notizen das farbliche Markieren an. Berufliches Blau, Notizen aus dem Privatbereich in Gelb. Kann sich jeder einfach merken.

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Notizen suchen und finden

Benutzte Farben können übrigens über die Suchfunktion von Google Notizen gefunden werden. Man muss diese nicht als Suchbegriff eingeben, stattdessen gibt es eine bequeme Filterung. Klicken und finden. Die Suchparameter sind sicherlich selbsterklärend. Die Vorauswahl erlaubt das Filtern nach Notiztyp, so lassen sich Notizen mit Bild und Ton filtern und so weiter:

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Zurück zu den Elementen der Notiz. Als nächstes ist das Archivieren-Symbol an der Reihe. Eine archivierte Notiz ist halt nicht im Papierkorb, sondern einfach archiviert.Vielleicht ist der Inhalt nicht mehr relevant und man hakt das Ganze für sich ab. Während gelöschte Notizen weg sind, kann man archivierte mithilfe der Suchfunktion wieder auffinden. Eine aufgefundene Notiz aus dem Archiv kann über die identische Schaltfläche wieder in die dauerhafte Ansicht bugsiert werden.

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Das erweiterte Menü hingegen kann eine Notiz dauerhaft löschen, beziehungsweise erst einmal in den Papierkorb legen. Notizen im Papierkorb werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht, sodass man noch Zeit hat eine Notiz wiederherzustellen, falls diese aus Versehen gelöscht wurde.

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Interessant sind natürlich die Label. Sie fungieren wie Kategorien und lassen so schnelles Filtern und Auffinden zu. Label können direkt aus dem Menü erstellt werden, zudem kann man Notizen mit Labels versehen. Labels können über das Navigationsmenü rechts schnell aufgerufen werden. So kann man schnell die normale Notiz von Labels wie „Privat“ und „Geschäftlich“ trennen. Eine Notiz kann mehrere Label haben, die gewählten Label sind in der Notiz ersichtlich.

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Der Menüpunkt „Kopie erstellen“ ist sicher selbsterklärend – hier wird eine exakte Kopie der Notiz mit ihren Inhalten angelegt. Der Menüpunkt „In Google-Dokument kopieren“ hingegen ist für die interessant, die angelegte Notizen genauer bearbeiten wollen. Hierbei wird der Inhalt der Notiz in ein Google-Dokument übernommen, welches ihr dann halt in Google Docs bearbeiten könnt. Änderungen, die in der Google Docs-Variante der Notiz vorgenommen wurden, findet man aber nicht in der Notiz unter Google Notizen, das Ganze sind zwei autark bestehende Dokumente nach der Kopie in Google Docs.

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Fans von Listen werden im erweiterten Menü auch fündig, denn hier gibt es ja „Kästchen anzeigen“. Kann man alles mit machen, was man eben in Listen einfach organisieren kann. Den Umzug. Den Einkauf. Die Reise. Listenelemente können per Drag & Drop verschoben werden (wie übrigens Notizen generell in der Übersicht):

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Nicht überraschend sorgt dann ein Klick in das Kästchen dafür, dass ein Listeneintrag abgehakt wird. Ich sag ja: ideal für die Einkaufsliste, da ja auch mobil am Smartphone nutzbar.

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Das waren also die Grundfunktionen dessen, was ihr in der Web-Variante der Google Notizen findet. Interessant wird das Ganze im Zusammenspiel mit den mobilen Ausgaben, denn auch diese verzahnen sich geschickt, sodass ihr damit noch einiges anstellen könnt.

OCR-Texterkennung mit Google Notizen

Sobald ihr Google Notizen heruntergeladen und geöffnet habt, stehen euch diverse Optionen zur Verfügung, darunter auch „Bild hinzufügen“. Klickt auf diesen Punkt und Ihr erhaltet die Auswahl zwischen „Foto aufnehmen“ und „Bild auswählen“. Die Texterkennung funktioniert auch mit vorhandenen Bildern aus eurer Galerie, jedoch nehmen wir in dem Fall ein neues Foto auf. Achtet auf jeden Fall darauf, dass der ganze Text gut zu erkennen ist, nutzt schlimmstenfalls die Blitzfunktion, auch wenn das Bild anschließend nicht mehr sehr gut zu erkennen ist.

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Wenn das Bild geschossen ist, erscheint es als Header-Bild eurer Notiz. Bevor ihr nun weitere Eingaben macht, wählt ihr über das Optionsmenü oben rechts (drei Punkte) die Option „Bildtext erfassen“. Nun lasst ihr die Google Notizen-App kurz ihre Arbeit verrichten und solltet anschließend im Textfeld eurer Notiz den soeben abfotografierten Text 1:1 in Textform stehen haben.

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Im Anschluss könnt ihr der Notiz noch einen Titel hinzufügen oder unten links über das kleine „Fingerknoten“-Icon eine lokale oder zeitliche Erinnerung hinzufügen, um die Notiz erneut automatisch hervorholen zu lassen, sobald Ihr zuhause seid oder an einem bestimmten Tag und Uhrzeit.

Die Kritzel-Funktion in Google Notizen

Wer Anmerkungen in Notizen machen möchte oder besonders kreativ zeichnet, der kann auch die Kritzelfunktion in den Google Notizen nutzen. Dies bedeutet, dass ihr in Notizen Freihand rumkritzeln könnt. Das könnte schnell das von der Hand verfasste Stück Text sein, oder aber auch Markierungen auf geschossenen Fotos – denn wie mein Screenshot zeigt, ist auch das herumkrakeln auf in Notizen eingefügte Bilder möglich.

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Die Auswahlmöglichkeiten sind begrenzt, angesichts des Minimalismus der App aber auch passend. So kann der Nutzer Bereiche auswählen, auf Kritzeleien einen Radierer anwenden und zwischen Kuli, Pinsel und Textmarker wählen – deren Farben lassen sich ausklappen, wenn man auf das jeweilige Symbol klickt. Zu finden ist die Funktion in den Einstellungen einer Notiz im Menü oben rechts, Punkt „Zeichnung hinzufügen“.

Widgets mit Google Notizen

Google Notizen bietet unter Android so einiges, beispielsweise Widgets. Diese lassen sich auf diverse Arten einsetzen, denn nicht nur das Anzeigen aller Notizen ist möglich, sondern das Ausfiltern auf Basis von Labels. Warum das nützlich ist? Wer das Label Einkäufe hat, der kann sich so in einem Widget nur die Notizen aus diesem Bereich anzeigen lassen und hat so schnell die Möglichkeit, Gekauftes einzusehen.

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Google Notizen bietet derzeit zwei nützliche Widgets, einmal die reine Werkzeugleiste, die das schnelle Erstellen von Notizen erlaubt und alle Notizen anzeigt und einmal das eben beschriebene mit der Visualisierung aller Notizen oder denen aus ausgewählten Labels. Widgets haben eben den Vorteil, dass man schnell Notizen erstellen und einsehen kann.

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Das kann auf die bereits beschriebenen Arten funktionieren, aber auch über die Sprache. Klickt ihr auf das Mikrofon-Symbol im Widget, so könnt ihr eine Sprachaufnahme machen. Diese könnt ihr auch anstoßen, wenn ihr das Plus-Symbol bei einem Widget mit bestimmten Label anklickt. Eingesprochener Text wird in Text umgewandelt und ist zusätzlich als Audiodatei mobil und im Web abrufbar.

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Ich erwähnte ja weiter oben die Tatsache, dass Erinnerungen aus Google Notizen nicht nur in Googles Maildienst Inbox auftauchen, sondern auch in der Google App. Wer kein Widget für die Sprachaufnahme nutzen möchte, der kann auch die direkte Google-App nehmen. Hier kann man direkt mit „Erstelle eine Notiz…“ loslegen, zudem hat man die Möglichkeit, eine etwaig andere Notiz-App für die Verwaltung zu nutzen.

Google Notizen teilen

Nicht nur das gemeinsame Bearbeiten ist machbar. Ihr könnt auch Notizen schnell an andere teilen. Das geschieht einfach aus dem Sharing-Menü der Notiz. Wohin ihr dann teilt, bleibt natürlich euch überlassen, die Übergabe an unzählige Apps und Dienste sind möglich.

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Google Notizen auf der Smartwatch

Solltet ihr zu eurem Smartphone auch eine Android Wear-Smartwatch nutzen, dann könnt ihr diese ebenfalls für Notizen missbrauchen. Auf Notizen zugreifen oder welche verfassen kann man über den standardmäßigen App Launcher oder über einen Sprachbefehl, die flotte Notiz kann auch mittels „OK Google, verfasse eine Notiz“ erstellt werden. Per Wisch navigiert man durch Notizen, kann sich diese anschauen oder per Sprache auch editieren.

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Erweiterungen

Hier in diesem Beitrag kamen bislang nur die offiziellen Funktionen von Google Notizen zur Sprache. Es gibt einige Erweiterungen für Chrome, inwiefern diese für euch nützlich sind, müsst ihr selber entscheiden. Panel View for Keep richtet sich bei den übrigen Erweiterungssymbolen in Chrome ein.

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Von dort könnt ihr zu jeder Zeit die Ansicht der einzelnen Notizen aufrufen ohne die URL in einem extra Tab öffnen zu müssen.  Die normale Synchronisation mit eurem Android-Gerät bleibt natürlich erhalten. In den Optionen der Erweiterung könnt ihr zudem die Erweiterung als Panel aktivieren.

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Danach befindet sich Google Notizen in einem kleinem Fenster am unteren Rand und integriert sich in den aktuellen Tab, sodass ihr sowohl die Webseite, als auch Google Notizen gleichzeitig bearbeiten könnt. Ebenfalls erwähnenswert ist Category Tabs for Google Keep, diese Erweiterung sorgt für eine immer sichtbaren Filterungsleiste nach Farben, sodass man hierfür nicht separat in das Suchfenster im Web springen muss.

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Übrigens: Google Notizen können auch mobil offline verwaltet werden, ihr könnt also Notizen aus dem Geräte-Cache abrufen aber auch offline welche mit dem Smartphone erstellen, synchronisiert wird dann, wenn man wieder online ist.

Dies als Einstieg in die Welt der Google Notizen. Und nun lasst hören: wie arbeitet ihr – wenn überhaupt – mit den Google Notizen?


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Über den Autor: caschy

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