To do, or not to do? Erlebnisse aus der wunderbaren Welt der ToDo-Apps

Jeder hat irgendwie Dinge zu erledigen. Je nach Komplexität hilft dabei das Gehirn, ein Kalender oder ein Stück Papier, um sich an das zu Erledigende zu erinnern. Ich nutze und probiere seit Jahren mit Begeisterung ToDo-Apps aus. Ich weiss nicht mehr, welche es in den fast 10 Jahren, in denen ich mittlerweile blogge, genau waren. Die meisten erfüllten meine schmalen Anforderungen. Dinge hatte ich nur alleine zu erledigen, entweder hatte ich in diversen Kategorien wiederkehrende Aufgaben, oder ich wollte mich einfach nur an eine Aufgabe erinnern lassen – mit oder ohne Termin.

Ihr seht: quasi das Minimum, was man von einer ToDo-App erwarten darf. Dann schaute ich immer gerne auf Plattformen. Mobil gerne für Android und iOS, auf dem Desktop dann gerne Windows und OS X – alternativ das Web. Da fielen schon einige Apps raus, denn ganz viele arbeiten dann halt nur mobil, ohne Synchronisation auf einem Gerät.

Positiv in Erinnerung blieben mir Producteev, Wunderlist und auch Todoist konnte überzeugen. Irgendwann aber mussten Funktionen ran, um im Team zu arbeiten. Kollaboration, was in heutigen Zeiten immer wichtiger wird. Teams arbeiten rund um den Globus  – und selbst kleine Blogs wie dieses wollen vielleicht Aufgaben im Team absprechen. Der erste Kandidat war dann Wunderlist, die Synchronisationsprobleme der Anfangszeiten sollten angeblich seit langem behoben sein, wir kannten die App und hatten sogar das Bezahl-Abo der Berliner App, die weltweit durch die Medien getrieben wurde – obwohl sie bei genauer Betrachtung recht simpel ist und Komplexität vermissen lässt. Aber hey – brauchten wir auch gar nicht.

Wir wollten Aufgaben eintragen, verteilen, mit Termin versehen – zudem Notizen und Kommentare hinterlassen. All jenes geht ja mit Wunderlist. Die Enttäuschung im Team ließ nicht lange auf sich warten – und ich versicherte mich noch einmal in der Community zurück, dass ich nicht der Einzige bin, der dieses Problem hatte. Was passierte? So verschwanden beispielsweise Notizen, die Wunderlist automatisch generiert, wenn man aus der iOS-App Reeder oder Tweetbot teilte. URLs wurden in Notizen gepackt, der Titel der Aufgabe musste manuell vergeben werden. Letzten Endes kam nur der Titel an, nicht aber die URL – und kein Mitglied im Team wusste dann, was eigentlich zu tun ist.

Auch zugewiesene Aufgaben sorgten für ein Rätselraten. So wurden in der Hauptübersicht die verteilten Aufgaben manchmal mit anderem Nutzer-Avatar angezeigt. Bedeutete: Team-Mitglieder sahen so, dass eine Aufgabe beispielsweise von mir belegt war, während allerdings völlig andere Personen in der Detailansicht zu sehen waren. Es konnte also vorkommen, dass sich keiner für eine Aufgabe zuständig zeigte. Übrigens ein Fehler, den der Wunderlist Support mir heute via Twitter bestätigte – im nächsten Update soll er eliminiert sein. Hilft nur nichts, wenn Aufgaben ohne Notizen unvollständig übertragen wurden.

Entnervt zog ich sämtliche ToDos auf die Pro-Version von Todoist um. Eine App, die mir vom Handling her besser gefällt, als Wunderlist. Alles wirkt schnörkelloser, das Anlegen von Terminen ist intuitiv und der Gesamteindruck war stimmiger. Wer jetzt für sich überlegt: Todoist war für mich zwar runder, doch wer alleine arbeitet, der findet mit Wunderlist die bessere Lösung vor, wenn man nicht Premium nutzen will.

Doch während Wunderlist „lediglich“ Notizen verschluckte und Avatare vertauschte, so war es mit Todoist noch wesentlich schlimmer. Hier wurde im Team absolut unsauber synchronisiert. Von Teammitgliedern erstellte Aufgaben kamen nicht bei anderen Personen aus dem Team an – und auch erledigte Aufgaben wurden nicht immer synchronisiert. Ehrlich: selbst wir mit drei Leuten verlieren da irgendwann jegliches Vertrauen in eine App – ich stelle mir diesen Horror in größeren Organisationen vor, wo man vielleicht auf eine ToDo-App angewiesen ist und man nicht immer per Chat kurz mit dem Kollegen abgleichen kann, inwiefern die Aufgabenliste stimmt.

Todoist enttäuschte schneller und heftiger als Wunderlist – und auch dies wurde mir von vielen Kontakten bestätigt. Während ich alleine recht wenig Probleme mit ToDo-Apps hatte, so ist die Reise anscheinend noch nicht beendet, wenn es um Teamwork geht. Vieles will noch entdeckt werden. Trello wird von vielen empfohlen, gefällt mir persönlich optisch und in Sachen mobilen Handling überhaupt nicht – aber in ruhigen Minuten wird da mal genauer geschaut.

Producteev scheint auf der Stelle zu treten und hat beispielsweise kein iOS-Sharing. Google Keep? Zu rudimentär und ohne iOS-App. Mal schauen, wo wir am Ende landen werden. Ich werde es euch wissen lassen – es muss eine sauber arbeitende ToDo-App sein, die sowohl mobil als auch am Desktop genutzt werden kann, zudem das Arbeiten im Team und privat möglich macht. Jeder hat sicherlich jetzt mindestens einen heißen Tipp auf der Pfanne und wer mit Wunderlist und Todoist zufrieden ist, der sollte auf jeden Fall dabei bleiben. Wenn es läuft, dann läuft es – können ja sicherlich nicht alle diese Probleme haben.

Wir haben mehrere Male bei beiden Anbietern in den Haufen getreten und eigentlich jedes Vertrauen verloren. Eine ToDo-App, die mich nicht sauber an Dinge erinnern kann, die kann zumindest ich nicht gebrauchen.