To do, or not to do? Erlebnisse aus der wunderbaren Welt der ToDo-Apps

teaser

Jeder hat irgendwie Dinge zu erledigen. Je nach Komplexität hilft dabei das Gehirn, ein Kalender oder ein Stück Papier, um sich an das zu Erledigende zu erinnern. Ich nutze und probiere seit Jahren mit Begeisterung ToDo-Apps aus. Ich weiss nicht mehr, welche es in den fast 10 Jahren, in denen ich mittlerweile blogge, genau waren. Die meisten erfüllten meine schmalen Anforderungen. Dinge hatte ich nur alleine zu erledigen, entweder hatte ich in diversen Kategorien wiederkehrende Aufgaben, oder ich wollte mich einfach nur an eine Aufgabe erinnern lassen – mit oder ohne Termin.

Ihr seht: quasi das Minimum, was man von einer ToDo-App erwarten darf. Dann schaute ich immer gerne auf Plattformen. Mobil gerne für Android und iOS, auf dem Desktop dann gerne Windows und OS X – alternativ das Web. Da fielen schon einige Apps raus, denn ganz viele arbeiten dann halt nur mobil, ohne Synchronisation auf einem Gerät.

Positiv in Erinnerung blieben mir Producteev, Wunderlist und auch Todoist konnte überzeugen. Irgendwann aber mussten Funktionen ran, um im Team zu arbeiten. Kollaboration, was in heutigen Zeiten immer wichtiger wird. Teams arbeiten rund um den Globus  – und selbst kleine Blogs wie dieses wollen vielleicht Aufgaben im Team absprechen. Der erste Kandidat war dann Wunderlist, die Synchronisationsprobleme der Anfangszeiten sollten angeblich seit langem behoben sein, wir kannten die App und hatten sogar das Bezahl-Abo der Berliner App, die weltweit durch die Medien getrieben wurde – obwohl sie bei genauer Betrachtung recht simpel ist und Komplexität vermissen lässt. Aber hey – brauchten wir auch gar nicht.

wunderlist

Wir wollten Aufgaben eintragen, verteilen, mit Termin versehen – zudem Notizen und Kommentare hinterlassen. All jenes geht ja mit Wunderlist. Die Enttäuschung im Team ließ nicht lange auf sich warten – und ich versicherte mich noch einmal in der Community zurück, dass ich nicht der Einzige bin, der dieses Problem hatte. Was passierte? So verschwanden beispielsweise Notizen, die Wunderlist automatisch generiert, wenn man aus der iOS-App Reeder oder Tweetbot teilte. URLs wurden in Notizen gepackt, der Titel der Aufgabe musste manuell vergeben werden. Letzten Endes kam nur der Titel an, nicht aber die URL – und kein Mitglied im Team wusste dann, was eigentlich zu tun ist.

Auch zugewiesene Aufgaben sorgten für ein Rätselraten. So wurden in der Hauptübersicht die verteilten Aufgaben manchmal mit anderem Nutzer-Avatar angezeigt. Bedeutete: Team-Mitglieder sahen so, dass eine Aufgabe beispielsweise von mir belegt war, während allerdings völlig andere Personen in der Detailansicht zu sehen waren. Es konnte also vorkommen, dass sich keiner für eine Aufgabe zuständig zeigte. Übrigens ein Fehler, den der Wunderlist Support mir heute via Twitter bestätigte – im nächsten Update soll er eliminiert sein. Hilft nur nichts, wenn Aufgaben ohne Notizen unvollständig übertragen wurden.

Entnervt zog ich sämtliche ToDos auf die Pro-Version von Todoist um. Eine App, die mir vom Handling her besser gefällt, als Wunderlist. Alles wirkt schnörkelloser, das Anlegen von Terminen ist intuitiv und der Gesamteindruck war stimmiger. Wer jetzt für sich überlegt: Todoist war für mich zwar runder, doch wer alleine arbeitet, der findet mit Wunderlist die bessere Lösung vor, wenn man nicht Premium nutzen will.

todoist

Doch während Wunderlist „lediglich“ Notizen verschluckte und Avatare vertauschte, so war es mit Todoist noch wesentlich schlimmer. Hier wurde im Team absolut unsauber synchronisiert. Von Teammitgliedern erstellte Aufgaben kamen nicht bei anderen Personen aus dem Team an – und auch erledigte Aufgaben wurden nicht immer synchronisiert. Ehrlich: selbst wir mit drei Leuten verlieren da irgendwann jegliches Vertrauen in eine App – ich stelle mir diesen Horror in größeren Organisationen vor, wo man vielleicht auf eine ToDo-App angewiesen ist und man nicht immer per Chat kurz mit dem Kollegen abgleichen kann, inwiefern die Aufgabenliste stimmt.

Todoist enttäuschte schneller und heftiger als Wunderlist – und auch dies wurde mir von vielen Kontakten bestätigt. Während ich alleine recht wenig Probleme mit ToDo-Apps hatte, so ist die Reise anscheinend noch nicht beendet, wenn es um Teamwork geht. Vieles will noch entdeckt werden. Trello wird von vielen empfohlen, gefällt mir persönlich optisch und in Sachen mobilen Handling überhaupt nicht – aber in ruhigen Minuten wird da mal genauer geschaut.

Producteev scheint auf der Stelle zu treten und hat beispielsweise kein iOS-Sharing. Google Keep? Zu rudimentär und ohne iOS-App. Mal schauen, wo wir am Ende landen werden. Ich werde es euch wissen lassen – es muss eine sauber arbeitende ToDo-App sein, die sowohl mobil als auch am Desktop genutzt werden kann, zudem das Arbeiten im Team und privat möglich macht. Jeder hat sicherlich jetzt mindestens einen heißen Tipp auf der Pfanne und wer mit Wunderlist und Todoist zufrieden ist, der sollte auf jeden Fall dabei bleiben. Wenn es läuft, dann läuft es – können ja sicherlich nicht alle diese Probleme haben.

Wir haben mehrere Male bei beiden Anbietern in den Haufen getreten und eigentlich jedes Vertrauen verloren. Eine ToDo-App, die mich nicht sauber an Dinge erinnern kann, die kann zumindest ich nicht gebrauchen.

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Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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70 Kommentare

  1. Ich gehöre ja auch zu den vielen To-Do Fanatikern auf der ewigen Suche nach einer passenden App.

    Aktuell bin ich von doit.im zu Todoist gewechselt, da ich zuvor die Ortsabhängige Erinnerungen und Integration in Outlook gewechselt. Momentan bin ich damit recht zufrieden, benötige aber auch keine Teammöglichkeiten.

    Wer sich dafür interessiert, der kann vielleicht mal Nozbe ausprobieren. Optisch nicht mein Fall, aber die Integration von Evernote, Dropbox und die Teamintegration schien mir während meines Tests recht brauchbar.

    Oder vielleicht doch iqtell, wenn man mehr Mailintegration benötigt…aber da muss man dem Anbieter schon einen deutlichen Vertrauensbonus schenken.

    Die eierlegende Wollmilchsau, die meinen Bedürfnissen voll entspricht habe ich leider bisher noch nicht gefunden. Aber warten wir es mal ab, in den letzten Jahren hat sich ja viel getan.

  2. Kleine Anmerkung:
    „Todoist enttäuschte schneller und heftiger als Wunderlist – und auch dies wurde mir von vielen Kontakten bestätigt.“
    Entweder bin ich blind, oder da schreiben nur zwei Leute über Todoist, bei denen es ohne Probleme funktioniert? Irgendwie finde ich den Satz damit nicht nur zu reisserisch, sondern inhaltlich falsch.
    Ich sollte häufiger eure Quellen anklicken um den Wahrheitsgehalt eurer Aussagen zu überprüfen. Ich hatte bisher viel auf diesen Blog gehalten…

  3. @eXeler0n: Ich kann leider nicht jeden Antworttweet und jede private Konversation verlinken, technisch nicht mchbar. Du darfst mir aber schon glauben, was ich hier schreibe. Warum zum Teufel sollte ich mir das auch ausdenken?? Und ja, natürlich darfst du weiter klicken und uns überprüfen, wenn du unseren / meinen Aussagen nicht glaubst. Ob das Blog dann aber für DICH lesenswert ist, darf bezweifelt werden 😉 Ich stell mich hier nicht und und fange nach 10 Jahren an Scheisse zu schreiben, die ich mir ausdenke. Das überlasse ich anderen. Solltest du aber wissen nach Jahren des Lesens 😉

  4. Ich sehe das genauso wie @eXeler0n. Der Artikel ist reisserisch und falsch. Ich nutze Todoist seit Jahren und habe noch nie Probleme mit der Synchronisation gehabt.

  5. @cashy: Ich lese dein Blog nun schon einige Jahre und bin auch ganz zufrieden damit.

    Ich war nur verwundert über die Erfahrung mit Todoist und habe deswegen auf deine Quelle geklickt.
    Möglich, dass du deine Aussage auf andere Quellen stützt, aber die oben angegebene ist eben keine Quelle für diese Aussage und damit die genannte Quelle falsch. Eben jene verlinkte Quelle bestätigt deine Aussage nicht – das Gegenteil ist der Fall, da die beiden Kommentare zu Todoist das Tool loben.
    Und wie gesagt, ich unterstelle dir nicht, dass du nicht entsprechendes Feedback bekommen hast. Nur eben nicht als Kommentar auf dem von dir als Quelle verlinkten Facebook-Post.

    Ich weise dich also lediglich darauf hin, dass deine Quelle schlicht nicht deine Aussage stützt, die sie belegen soll und damit als Quelle nicht taugt.

    P.s. Das ist kein persönlicher Angriff, sondern konstruktive Kritik um zukünftig eine etwas kritischere und sorgfältigere Auswahl der Quellen zu erreichen.

  6. Nochmal ich:
    Irgendwie habe ich übersehen, dass mir einige Kommentare nicht angezeigt wurden.
    Wir haben also einen, der beide Dienste nicht gut findet (keine Wertung welches besser / schlechter ist) und vier, welche Todoist gut finden. Wunderlist ist hier etwas gemischter, zumindest gibt es hier mehr negative Aussagen und weniger positive Aussagen als zu Todoist.
    Damit wäre, nach deiner Quelle, Wunderlist schlimmer als Todoist, nicht umgekehrt.

    Wie dem auch sei, die Aussage oben ist, meiner Meinung nach, schon richtig: Deine Quelle gibt nicht die Aussage her, die sie belegen soll.

    Sorry, dass ich dir den Kommentarbereich zuspamme, aber irgendwie ist mir das mit der Quelle nun aufgestoßen. Unsere Medien verdrehen die Wahrheit und Quellen inzwischen so stark, dass ich dies in einem Blog, welches ich gerne lese, nicht auch noch haben will.

  7. Ich bin mittlerweile auch bei Todoist (Premium) angekommen, nachdem ich im großen und ganzen alle hier aufgezählten Anbieter ausprobiert habe.

    Vom Funktionsumfang, Design und der Usability hat mir Todoist einfach am besten gefallen, auch wenn es noch den einen oder anderen Wermutstropfen gibt, welche ich aber verschmerzen kann.

    Verlorene Aufgaben sind mir auch noch nicht unter gekommen, da es regelmäßige Backups gibt – zumindest als Pro-User. Ansonsten nutze ich täglich das Webapp und die Android App, wobei die Synchronisation mich bisher noch nicht im Stich gelassen hat.

    Fazit: Für meine derzeitigen Bedürfnisse genau das richtige und der Preis ist angemessen, wenn man bedenkt was die Konkurrenz haben will.

  8. Ich finde es erstaunlich, wie unterschiedlich die Erfahrungen ausfallen können. Federico Viticci ist bei ähnlichen Voraussetzungen (Blog in einem Team betreiben) auf die gleiche Lösung gekommen und hat anscheinend keine der hier genannten Probleme: Why I Left iCloud Reminders for Todoist.

    Ich habe auch schon viel ausprobiert und lande immer wieder bei einfachen Textfile ToDo-Systemen (TaskPaper, ToDo.txt, Emacs Org mode) oder OmniFocus (das aber keine Collaborationfeatures bietet). Das einzige Handicap bei den textfilebasierten Systemen sind fehlende Erinnerungen, so dass man entsprechende Tasks über ein Alternativsystem verwalten muss.

    Sehr nah an diesen Textbasierten ToDo-Systeme ist WorkFlowy , das ich gerade neu ausprobiere. Es lässt sich auch im Team nutzen. Neben den gehaltvollen Nutzungsanregungen im WorkFlowy Blog finden sich auch diverse Artikel zu den vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten im Netz (z.B. Workflowy Journal oder How I use WorkFlowy to do my Best Work).

    Die integration einer Erinnerungsfunktion soll auch irgendwann erfolgen. Vielleicht ist das auch eine Option für euch.

  9. Hi,

    ich habe alles mögliche getestet und Producteev, Asana und Wunderlist alle jeweils zwischen einem halben und zwei Jahre lang aktiv genutzt. Mittlerweile bin ich bei Trello. Funktioniert bei mir wunderbar, ist jedoch nicht offline verfügbar. Auch Asana kann ich weiterhin empfehlen, nur finde ich Trello’s design besser. Producteev nutze ich nicht mehr seit die letztes oder vorletztes Jahr ihre neue Version veröffentlich haben, das alte Producteev fand ich wesentlich besser 🙁

  10. Ich war zuerst bei GTask, dann kurzer Ausritt bei Astrid (wegen sharing), dann habe ich ca. 2 Jahre Tick-Tick verwendet (Gtask mit sharing), die ziemlich gut funktionierte, die Bedienung ist aber umständlich. Vor kurzem bin ich zurück zu Google Task, da das gut in eClient und aCalendar integriert ist, mein absoluter Kalenderfavorit unter Android. Ausserdem habe ich das Task-shareing kaum gebraucht.
    Ich reg mich einfach darüber auf, dass Google ein riesen Task drucheinander hat: keep, google now und google tasks, arbeiten allen nicht so richtig miteinander. Da sollten die mal Ordnung schaffen!

  11. Ich bin vor geraumer Zeit ins todo.txt Lager gewechselt. Am Desktop mit qTodo auf dem Androiden Simpletask und gesynct wird per Owncloud.

  12. Kleiner Tipp von mir: OneNote.

    Ich hab auch lange Wunderlist und co ausprobiert, aber selbst für mich als alleinigen Nutzer gab es Sync Probleme zwischen den Geräten, so dass teilweise Notizen verschwanden oder nicht gelöscht wurden. Untragbar sowas. OneNote dagegen ist schnell, basiert auf deinem Text, ist für alle Plattformen verfügbar. Außerdem legt es eine Sicherungskopie an, sollte es einen Merge Konflikt geben. Kommt sehr selten vor und ist mir Tausend Mal lieber als gelöschte Notizen wie bei Wunderlist.
    Unter Windows Phone hab ich mir eine ToDo Kachel auf den Startscreen gelegt für den Schnellzugriff. Super praktisch und startet schneller als Wunderlist. Sharing klappt auch 🙂

  13. Nutze seit Jahren Tasks Free (Team Task, ich glaube das sind die gleichen Jungs, die hinter Timely stecken). Klar struktuierte App, kein unnützes Gedöns und zudem noch mit Google Task synchronisiert. Mehr brauch ich nicht.

  14. @eXeler0n: Gerne auch noch einmal zu dir: Wen ich sage, dass wir die Probleme im Team haben, dann haben wir die. Punkt. Beide Firmen wurden von mir informiert. Gerne zeige ich dir Mails oder Tweets. Ich denke mir das nicht aus. Dass du auf einer Facebook-Unterhaltung rumreitest, weil da NUR zwei Leute sind, die das Problem haben, auch schön.

    Ich kenne halt viele Leute, die es OHNE Problem nutzen, aber auch einige, die das Problem nachgewiesenerweise haben. Auch wir. Alleine das reicht für diesen Artikel. ICH nutze es, ICH habe ein Problem. Nicht mehr, nicht weniger. Ich wünschte, ich hätte das Problem nicht, denn ich würde ganz gerne Todoist nutzen.

    Übrigens: https://twitter.com/caschy/status/564400575660699648 hätte ich auch verlinken können. https://twitter.com/caschy/status/562552815827296256

    Ich schreibe auch lieber über Tools, die Bock bringen und taugen – aber hier ist es (bei uns im Team) nunmal eben nicht so. Und da können die 3 Millionen Kunden haben. Das ist klasse für die. Es gibt Menschen, die Sync-Probleme etc. haben und damit bin ich nicht alleine. Darum geht es hier, nicht mehr, nicht weniger. Sorry, wenn der Link dir einen falschen Eindruck brachte. Check gerne auch die Tweets. Ist halt nervig, wenn etwas nicht geht.

    @Alle anderen: danke euch für euer Feedback

  15. Gleiche Situation wie bei Cashy: Kleine Agentur mit 3 Leuten, gemischte Plattformen (Mac/Windows), alles, wirklich alles ausprobiert. Fazit: Wir ziehen in einem Monat von Google Apps um auf MS Exchange hosted. Danach gibts Outlook und OneNote (perfekt integriert). Macs werden keine mehr gekauft, wenn die bestehenden Geräte auslaufen (Outlook und OneNote für Mac sind nur Klone der Webapps, daher unbrauchbar). Enterprise level = Exchange. Schade, aber so ist es.

  16. @Caschy: Es geht hier nicht darum, ob die Gesamtaussage stimmt oder nicht. Da hast du deine Meinung und diese stelle ich dir nicht in Abrede oder behaupte Gegenteiliges.
    Es geht hier auch nicht um das eigentliche Thema des Posts.

    Mir geht es einfach darum, dass du hier handwerklich einen Fehler gemacht hast. Deine Quelle ist einfach keine Quelle. Ich wollte dich nur bitten, dass du entweder die Quellen weglässt oder eben welche nimmst, welche die Aussage wirklich stützen.

    Nur einen Link setzen, damit da ein Link ist finde ich halt unschön.

    Aber lassen wir das, wie gesagt. Ich finde den Posts informativ. Ich kann die Probleme zwar nur teilweise nachvollziehen aus meinen Erfahrungen, aber jeder benutzt so Tools anders.

  17. Von Wunderlist bin ich auch genervt. Noch nicht mal die Erinnerungen auf demselben Gerät funktionieren richtig. Und deren Synchronisation schon gar nicht. Beschäftigen diese „6 Wunderkinder“ nur PR-Leute, aber keine fähigen Programmierer?

  18. Also ich habe Chaos Control vor kurzen für mich entdeckt:
    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.tarasovmobile.gtd&hl=de

    Gefällt mir außerordentlich gut

  19. Habe auch viel probiert, z.B. auch any.do, das noch nirgends erwähnt wurde. Aber ich komme immer wieder zurück zu Toodledo. Läuft rund, kann alles, Apps für alle Plattformen, nur etwas altbackenes Web-UI. Klasse Tool! http://www.toodledo.com

  20. Ist vielleicht etwas krass: aber aus Frust über schlechte und unbefriedigende Task-Tools habe ich schon überlegt, mir Jira von Atlassian auf meinen Server zu packen. Bis 10 Benutzer kostet das 10$…
    Nur leider habe ich bisher keine wirklich gute App dazu gefunden.

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