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To do, or not to do? Erlebnisse aus der wunderbaren Welt der ToDo-Apps

teaser

Jeder hat irgendwie Dinge zu erledigen. Je nach Komplexität hilft dabei das Gehirn, ein Kalender oder ein Stück Papier, um sich an das zu Erledigende zu erinnern. Ich nutze und probiere seit Jahren mit Begeisterung ToDo-Apps aus. Ich weiss nicht mehr, welche es in den fast 10 Jahren, in denen ich mittlerweile blogge, genau waren. Die meisten erfüllten meine schmalen Anforderungen. Dinge hatte ich nur alleine zu erledigen, entweder hatte ich in diversen Kategorien wiederkehrende Aufgaben, oder ich wollte mich einfach nur an eine Aufgabe erinnern lassen – mit oder ohne Termin.

Ihr seht: quasi das Minimum, was man von einer ToDo-App erwarten darf. Dann schaute ich immer gerne auf Plattformen. Mobil gerne für Android und iOS, auf dem Desktop dann gerne Windows und OS X – alternativ das Web. Da fielen schon einige Apps raus, denn ganz viele arbeiten dann halt nur mobil, ohne Synchronisation auf einem Gerät.

Positiv in Erinnerung blieben mir Producteev, Wunderlist und auch Todoist konnte überzeugen. Irgendwann aber mussten Funktionen ran, um im Team zu arbeiten. Kollaboration, was in heutigen Zeiten immer wichtiger wird. Teams arbeiten rund um den Globus  – und selbst kleine Blogs wie dieses wollen vielleicht Aufgaben im Team absprechen. Der erste Kandidat war dann Wunderlist, die Synchronisationsprobleme der Anfangszeiten sollten angeblich seit langem behoben sein, wir kannten die App und hatten sogar das Bezahl-Abo der Berliner App, die weltweit durch die Medien getrieben wurde – obwohl sie bei genauer Betrachtung recht simpel ist und Komplexität vermissen lässt. Aber hey – brauchten wir auch gar nicht.

wunderlist

Wir wollten Aufgaben eintragen, verteilen, mit Termin versehen – zudem Notizen und Kommentare hinterlassen. All jenes geht ja mit Wunderlist. Die Enttäuschung im Team ließ nicht lange auf sich warten – und ich versicherte mich noch einmal in der Community zurück, dass ich nicht der Einzige bin, der dieses Problem hatte. Was passierte? So verschwanden beispielsweise Notizen, die Wunderlist automatisch generiert, wenn man aus der iOS-App Reeder oder Tweetbot teilte. URLs wurden in Notizen gepackt, der Titel der Aufgabe musste manuell vergeben werden. Letzten Endes kam nur der Titel an, nicht aber die URL – und kein Mitglied im Team wusste dann, was eigentlich zu tun ist.

Auch zugewiesene Aufgaben sorgten für ein Rätselraten. So wurden in der Hauptübersicht die verteilten Aufgaben manchmal mit anderem Nutzer-Avatar angezeigt. Bedeutete: Team-Mitglieder sahen so, dass eine Aufgabe beispielsweise von mir belegt war, während allerdings völlig andere Personen in der Detailansicht zu sehen waren. Es konnte also vorkommen, dass sich keiner für eine Aufgabe zuständig zeigte. Übrigens ein Fehler, den der Wunderlist Support mir heute via Twitter bestätigte – im nächsten Update soll er eliminiert sein. Hilft nur nichts, wenn Aufgaben ohne Notizen unvollständig übertragen wurden.

Entnervt zog ich sämtliche ToDos auf die Pro-Version von Todoist um. Eine App, die mir vom Handling her besser gefällt, als Wunderlist. Alles wirkt schnörkelloser, das Anlegen von Terminen ist intuitiv und der Gesamteindruck war stimmiger. Wer jetzt für sich überlegt: Todoist war für mich zwar runder, doch wer alleine arbeitet, der findet mit Wunderlist die bessere Lösung vor, wenn man nicht Premium nutzen will.

todoist

Doch während Wunderlist „lediglich“ Notizen verschluckte und Avatare vertauschte, so war es mit Todoist noch wesentlich schlimmer. Hier wurde im Team absolut unsauber synchronisiert. Von Teammitgliedern erstellte Aufgaben kamen nicht bei anderen Personen aus dem Team an – und auch erledigte Aufgaben wurden nicht immer synchronisiert. Ehrlich: selbst wir mit drei Leuten verlieren da irgendwann jegliches Vertrauen in eine App – ich stelle mir diesen Horror in größeren Organisationen vor, wo man vielleicht auf eine ToDo-App angewiesen ist und man nicht immer per Chat kurz mit dem Kollegen abgleichen kann, inwiefern die Aufgabenliste stimmt.

Todoist enttäuschte schneller und heftiger als Wunderlist – und auch dies wurde mir von vielen Kontakten bestätigt. Während ich alleine recht wenig Probleme mit ToDo-Apps hatte, so ist die Reise anscheinend noch nicht beendet, wenn es um Teamwork geht. Vieles will noch entdeckt werden. Trello wird von vielen empfohlen, gefällt mir persönlich optisch und in Sachen mobilen Handling überhaupt nicht – aber in ruhigen Minuten wird da mal genauer geschaut.

Producteev scheint auf der Stelle zu treten und hat beispielsweise kein iOS-Sharing. Google Keep? Zu rudimentär und ohne iOS-App. Mal schauen, wo wir am Ende landen werden. Ich werde es euch wissen lassen – es muss eine sauber arbeitende ToDo-App sein, die sowohl mobil als auch am Desktop genutzt werden kann, zudem das Arbeiten im Team und privat möglich macht. Jeder hat sicherlich jetzt mindestens einen heißen Tipp auf der Pfanne und wer mit Wunderlist und Todoist zufrieden ist, der sollte auf jeden Fall dabei bleiben. Wenn es läuft, dann läuft es – können ja sicherlich nicht alle diese Probleme haben.

Wir haben mehrere Male bei beiden Anbietern in den Haufen getreten und eigentlich jedes Vertrauen verloren. Eine ToDo-App, die mich nicht sauber an Dinge erinnern kann, die kann zumindest ich nicht gebrauchen.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Seit 2008 ist es Beruf(ung). Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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70 Kommentare

  1. OneNote? Verfügbar auf allen Plattformen und man kann alles rein hauen was die Office-Suite zu bieten hat…

  2. Hallo Caschy,

    du kannst dir ja mal die eXo Plattform anschauen 🙂
    Das ist sozusagen ein „Soziales Netzwerk“ für interne Kommunikation in Unternehmen, welches du auch selbst hosten kannst.
    Es gibt einen Stream, Dateiaustausch, Kontaktaustausch, Kalender usw.
    Und man kann es mit Plugins erweitern.
    Als ich letztens auf die Webseite geschaut habe, habe ich auch gesehen, dass sie jetzt mobile Apps für den Zugriff darauf haben. Leider kann ich dir nicht sagen, wie gut diese Funktionieren und ob sie 100%tig dafür geeignet sind, was du machen willst, aber du kannst es dir ja mal anschauen! 😉 ^^
    Achso, und meiner Meinung nach sieht es wirklich schick aus! 🙂

    Ich muss allerdings zugeben, dass ich auch schon lange dabei bin, eine gute TODO Verwaltung zu suchen, aber bisher hatte jede davon irgend etwas an sich, weshalb ich sie schon nach kurzer Zeit nicht mehr genug gepflegt habe.
    Hab zwar auch schon genug Ideen für einen super Workflow, der sich von den mir bekannten Systemen schon stark unterscheidet, dummerweise gerade nciht die Zeit für die Programmierung dieser Lösung 😀

    Hier noch der Link zur Webseite:
    http://www.exoplatform.com/

    Und hier das Forum für die offizielle Community, natürlich auf der eXo Plattform basierend 😉
    http://community.exoplatform.com/portal/intranet/

  3. Ich hatte zwar nicht dergleichen Synchronisationsprobleme, aber immer wieder mit Einschränkungen zu kämpfen, die mich bei jedem To-Do-Tool nervten. Entweder man musste ewig viel dafür zahlen, dass man dann auch noch andere dazu bewegen muss auch mitzumachen oder einfach nur mal eine Datei mit abzulegen, oder das Erstellen von Aufgaben und Erinnerungen gestaltete sich einfach zu kompliziert.

    Ich habe all dem jetzt abgeschworen und bin wieder beim Kalender angelangt. In meinem Fall ist das der google-Kalender – gehen tut auch jeder andere. Einfach einen Termin setzen, und dich per Mail daran erinnern lassen – wenn nötig auch in Serie.

    Die Mails muss ich eh abarbeiten – da kommt die Erinnerung dann dazu.
    Einzig auf abzuhakende Listen muss ich dabei verzichten – die mache ich dann in Keep.

  4. OneNote ist zu groß und schwerfällig für schnelle Aufgabenverwaltung, außerdem ist das Sharing von Notizbüchern dort auch nicht besser. Es eignet sich glaube ich eher für Recherchearbeiten oder sowas.

  5. @ Caschy: Zumindest für die Arbeit im Unternehmen kannst du dir ja mal die eXo Plattform anschauen, evtl. hilft die euch ja. Ist nicht ganz 100% das, was hier gefragt ist, aber sie haben meines Wissens auch mobile Apps und eine kostenlose Community Edition, die man auf nem eigenen Server hosten kann. 🙂

    http://www.exoplatform.com/

  6. Todoist, für mich der wahre Horror. Nachdem die Hälfte meiner Aufgaben plötzlich im digitalen Nirvana verschwunden waren … Trello schaut zwar im ersten Blick gewöhnungsbedürftig aus, mit der Zeit kann man es aber schätzen lernen. Zumindest ich will es für die Kollaboration nicht missen. In Verbindung mit Slack umso besser (bis Trello einen eigenen Chat einbaut).

  7. Danke Benjamin für Deine Anmerkung – wollte schon OneNote starten, weil das habe ich echt noch nie probiert. Aber nun lasse ich es.
    Ansonsten geht es mir wie Caschy: Seit Ewigkeiten am suchen, aber die wirklich passende Lösung nicht gefunden. So bleibe ich halt bei ToodleDo – bietet vieles für lau. Aber optisch im letzten Jahrhundert und die Apps für Android taugen wenig bis nix, aber kosten. Das Problem ist auch hier die Sync zwischen App und Web. Daher nutze ich aktuell anstelle einer App einfach die Mobile Version der Website im Browser. Nicht schön, aber geht wenigstens nichts verloren.

  8. es wird endlich Zeit Aufgaben/Taks über caldav voranzutreiben. Ich kann nicht verstehen das es gerade auf Android so gut wie keine vernünftige designte Apps gibt. Der Sync funzt aber fehlerfrei. Somit kommt auch jeder gute Mailclient damit klar, was eine Zusatzsoftaware auf dem Desktop überflüssig macht. Gelesen habe ich das der acalendar bald Task über Caldav intergrieren will. Oder kennt jemand noch was für Android?

  9. Asana ist klasse! Vielleicht aber schon zu Projektbezogen. Doch trotz umfangreicher Features wirkt Asana echt schlank!

  10. Moin,

    vielleicht schaut Ihr Euch einmal Basecamp an.

  11. Ich hatte eine ähnliche Erfahrung mit Wunderlist gemacht, bei mir sind sogar ganze Aufgaben verschwunden. Das Vertrauen in die App ist weg und schon möchte ich nicht mehr damit arbeiten.

    Bin dann zu Todoist gewechselt und seither mehr als zufrieden. Die Synchronisation läuft prima, die Bedienung ist intuitiv, die Oberfläche schnörkellos und auf wirklich allen Plattformen nutzbar. Ich arbeite bisher aber auch alleine damit und nutze keine kollaborativen Features.

  12. Trello funktioniert hier ganz gut – probierts doch mal im kleinen Rahmen.

  13. Ich arbeite seit einiger Zeit mit Hitask,
    * arbeiten im Team
    * Projekte und Unteraufgaben
    * Wiederholungen
    * Anhänge nutzbar
    * Plattformübergreifend

    In der Freeversion sind die Anzahl der Projekte beschränkt. Da ich Projekte wie Kategorien nutze stört mich das nicht.

  14. Ich habe auch schon diverse Apps ausprobiert. Hier meine Meinung:

    Evernote – für mich zu Overkill zu viele Funktionen, Usability nur befriedigend, interner Chat? Ich glaube kaum, dass diesen viele nutzen, weil die meisten sicherlich Skype, Threema, Telegram, iMessage, Google Hangouts usw. nutzen. Dazu halt noch das „Abo“, welches für mich nicht in Frage kommt. Ich hatte mal wegen irgendetwas über die iOS App an den Evernote Support geschrieben, da stand sogar drin und ich konnte einwilligen, dass Evernote meine Notizen sogar sehen kann. Letzteres ganz klares Minus in Sachen Datenschutz und Privatsphäre. Man stelle sich vor, ich speichere sensible Dokumente, Notizen usw. und die können nach Lust und Laune diese einsehen. Wird bei Wunderlist und Todoist sehr wahrscheinlich auch so sein.

    Wunderlist, finde ich von der Aufmachung her, angenehm slick und erfüllt seinen Nutzen. Dennoch auch hier kommt Abo für mich nicht in Frage.

    Todoist habe ich mir auch angesehen, aber auch mit Abo, wenn auch günstig, kommt es für mich nicht in Frage.

    Wegen Abo: Soll jetzt nicht heißen, dass ich deren Entwicklung nicht bezahlen möchte, sondern ich begebe mich ungern in Abhängigkeit. Ich zahle für so eine App gerne bis 30 EUR einmalig und für spätere Updates, wenn ich es brauche und möchte nochmal den Upgrade-Preis. Daher kommen Evernote, Wunderlist, Todoist für mich nicht in Frage.

    Ein weiterer wichtiger Punkt ist für mich verschlüsselte Speicherung meiner Notizen und Aufgaben sowie deren Anhänge.

    Dann habe ich mir diverse andere unbekannte Apps angesehen, leider haben die keine OS X, Windows, Linux Clients usw. oder teils auf Android nicht verfügbar.

    Letztendlich bleibe ich auf Apple bei den normalen Aufgaben, Terminen und Notizen Built-in Apps, bis mal etwas besseres kommt, welches meinen Vorstellungen entspricht.

  15. Ich denke auch, daß gute Apps für den eigenen Server fehlen. CalDav ist ok, aber ich kenne keine App, die dafür unterschiedlichen Zeiten und Kategorien anbietet. Kann CalDav überhaupt Tags, wiederholende Termine (mit frei definierbaren Alarmen, nicht nur 1x täglich)?

    Mein Favorit ist derzeit Every Task unter Android aber natürlich gibs kein Sync ausser mit irgendwelchen Cloud-Diensten, was für mich persönlich ein NoGo ist.

    Habe Fever für RSS, Balkai für CalDav und jetzt fehlen noch ’self hosted‘ Versionen für ‚anspruchsvolles‘ Aufgabenmanagement. Eürde auch wohl mal Geld dafür ausgeben…

    Bin ich eine so seltene Zielgruppe?

  16. Also ich bin nach langer Suche mit Toodledo sehr zufrieden:

    – Es ist eine der wenigen ToDo-Apps, die ohne Umwege nach Dringlichkeit und Wichtigkeit gleichzeitig wichten kann
    – Es gibt unzählige Clients (Android, IOS, Windows, Mac) die Toodledo benutzen inklusive der Synchronisation zu vielen Todo-Apps und PIMs inkl Outlook
    – mein Lieblingsandroidclient kann mir meine Liste ortsbezogen filtern (praktisch, wenn man private und berufliche Dinge trennt) oder auch z.B. Einkaufslisten für bestimmte Geschäfte
    – es gibt viele tolle ifttt-Rezepte (z.B. Youtobe-Video später anschauen -> neues Todo,..)
    – Teamarbeit ist in der einfachsten Bezahlversion möglich
    – Anbindung an Google-Kalender ist gegeben
    – Die Weboberfläche ist mal überarbeitungswürdig.

  17. Ich hab dir mal über Twitter damals onlyoffice empfohlen. Die haben das alles inkl online Dokumentenbearbeitung, Kalender , crm, Projekte mit Unterprojekte, super Team-Funktionen und verdammt übersichtlich, was mir wichtig war.
    Sie bieten auch eine Serverversion zum selber hosten an.
    Ich hab mindest so viel, wie du geschaut und habe damals da als das Beste empfunden

  18. Selbst als Einzelperson bin ich paranoider TODO-App Sucher und Tester… wunderlist, todoist, undsoweiter. bin jetzt bei rememberthemilk angekommen.

    Bitte inständigst um fortgesetzte Berichterstattung zu diesem Euren Suchen nach DER App.
    Danke

  19. @Constantin: du bist nicht alleine. Ich habe eine ähnliche Konfiguration: tiny tiny rss, baikal, webdav, seafile. Allerdings überzeugt mich die Caldav Todo Integration in Android nicht. Über eine gute Self-Hosted Alternative würde ich mich freuen.

  20. Ich nutzte nun seit einigen Monaten Todoist, inzwischen auch gemeinsam „im Team“ mit meiner Freundin.
    Synchronisierung unter iOS muss man manchmal manuell anstoßen, aber ansonst habe ich keine Probleme. Keine Datenverluste, kein Hackeln, nichts.
    Wenn die Synchronisierung im Hintergrund besser laufen würde (iOS), dann wäre es perfekt.
    Warum ihr da Probleme hattet verstehe ich nicht? Weil ihr ggf. erst ein paar Stunden später per Push benachrichtigt wurdet?

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