Microsoft Outlook: Neue Funktionen für mehr Produktivität

Microsoft spendiert Outlook eine ganze Palette neuer Funktionen. Die sollen für mehr Produktivität sorgen, gerade fürs Arbeiten aus dem Home Office. Die genannten Funktionen sollen noch vor Jahresende ausgerollt werden.

Outlook bekommt beispielsweise Reaktionen spendiert. So kann man Nachrichten abwinken oder auch würdigen, ganz ohne mit Antworten um sich zu werfen. Künftig plant man da alle Outlook-Clients mit zu bestücken. Sechs unterschiedliche Reaktionen sind auswählbar. Reaktionen sind für Absender und auch andere Personen, welche die Mail erhalten haben, sichtbar. Schaut dann wie folgt aus:

Statt Personen oder Dateien zu suchen, kann man mittels @Erwähnungen auch Personen und Dateien direkt über den Editor ins Boot holen. Hierzu werden auf Basis des Kontexts entsprechende Vorschläge gemacht.

Outlook führt in Zusammenarbeit mit Teams die sogenannten „Meeting-Zusammenfassungen“ ein. Diese Funktion bündelt Informationen, wie Dateien, Mitschriften und Aufzeichnungen, aus einer Besprechung im entsprechenden Kalender-Ereignis:

Hybride Arbeitskultur erfordert etwas mehr Organisationsaufwand, wann Besprechungen nun in persona oder online stattfinden. Outlook gibt da ein Tool für Arbeitszeiten und Arbeitsorte an die Hand.

Teammitglieder können so immer den Arbeitsort von anderen Personen beim Planen von Meetings befragen. So ist ein Überblick da, welche Personen eben vor Ort ist und zu welchen Zeiten auch gleichzeitig:

Der Standort lässt sich auch vom Smartphone aus an spontane Änderungen anpassen und ist ähnlich zu bedienen wie die Status-Meldung:

Darüber hinaus gibt man bekannt, dass das Senden nach Zeitplänen nun in allen Outlook-Apps verfügbar ist. Eine verfasste Nachricht lässt sich planen, um zu günstigen Zeiten zugestellt zu werden. In den mobilen Anwendungen verbirgt sich Senden planen in den Optionen beim Verfassen einer Nachricht. Geplante Nachrichten werden mit entsprechendem Label in den Entwürfen bis zum Sendezeitpunkt abgelegt und können bis dahin bearbeitet oder gar gelöscht werden.

Für Meetings führt man außerdem Kennzeichnungen für die Sensibilität ein. So kann jeder sicherstellen, dass bei Meetings mit sensiblen Inhalten entsprechende Vorkehrungen (Verschlüsselung, etc.) getroffen werden. Zudem wird der Inhalt der Besprechungseinladung, auch die Anhänge, entsprechend der Kennzeichnung verschlüsselt.

Microsoft arbeitet zudem an einer weiteren Verzahnung von Teams und Outlook. Hierzu werden Teams-Chats in Outlook integriert und können aus Outlook heraus beantwortet werden. Man wird da mit Teams-Chats aus Meetings starten. Gerade für dringliche Anfragen wird man nämlich sicherlich eher zum Chat aufgrund des Instant-Messaging-Charakters greifen. Sieht im Posteingang von Microsoft 365 dann wie folgt aus:

Einen Chat bietet man zudem für Besprechungen direkt über den Outlook-Kalender. So kann man beispielsweise kurz Bescheidgeben, falls man sich verspätet:

Auch die Suche in Outlook wird künftig Teams-Chats ausspucken. Eine Suchanfrage durchsucht dann nicht nur den Mail-Verkehr, sondern über beide Kommunikationskanäle hinweg. Da muss man nicht beide Suchen separiert bemühen, wenn man sich im Unklaren darüber ist, wo Dinge kommuniziert wurden.

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