Google Apps for Business – Ein Anwendungsbeispiel

Letztens bloggte ich über Google Apps und die eigene Domain – für Otto-Normal-Horst, so wie ich einer bin. André bot mir an, Google Apps for Business anzureissen. Sofern mehr Interesse eurerseits besteht, wird er sich sicherlich zu Folge-Beiträgen hinreissen lassen 🙂

Warum für etwas Geld ausgeben, wenn es doch eigentlich kostenlos ist? In Deutschland gibt es einige Millionen Google Konten, so die Aussage von Google.
Ich nutze mein privates Google Konto nun schon knapp 2 Jahre. Zuvor war es glaube ich Yahoo. Jedoch war die Masse an Spammails die ich nach einiger Zeit bekam nicht mehr feierlich, und vor allem die Anwendung unterschiedlicher Dienste für Kalender, Mails, Aufgaben und Co war mir zu umständlich.

Und eigentlich sind die Google Tools ja auch kostenlos, außer, man möchte sie im beruflichen Betrieb nutzen. 40 € / Jahr lässt Google sich für einen Google Apps for Business Account bezahlen. In meinen Augen wirklich nicht viel. Dafür bekommt man dann ein 25 GB Mail Postfach und wie ich gestern sehen durfte, noch weitaus mehr Funktionen, aber auch einige Einschränkungen, die mir zumindest beim einrichten ein paar Stunden geklaut haben. Vor allem hat man dann auch mal bemerkt, an welchen Ecken einem noch die ein oder andere Weiterentwicklung weiterhelfen würde.

Aber nun zum Anwendungsbeispiel:
2 Leute, 3 Mail Adressen und gefühlte 10 unterschiedliche Kalender. Eigentlich nicht wild, wenn da nicht der Unterschied zwischen privaten und beruflichen Kalendern wäre.

Sobald man sich die Google Accounts einrichtet, werden wie bei jedem anderen System auch Administratoren definiert. Dieser kann seinen Mitarbeitern bei den diversen Tools unterschiedlichen Rechte freischalten.

Dies alles geschieht über das extra für Google Apps for Business eingerichtete Dashboard. Wie man sehen kann, gibt es hier diverse Seitenreiter, wo ich meine Domain verwalten kann. Ich gehe nun nur einmal auf die in meinen Augen 2 wichtigsten Funktionen ein. Zumindest ist das bei uns so. Ich kann aber auch gerne wenn es jemandem weiterhilft noch andere Dinge testen.

Schritt 1: Einrichtung und Migration von Mails.
Bis wir denn dann endlich unsere Google Business Accounts hatten, haben wir unsere Mails ganz normal über einen Server mit imap Postfächern laufen lassen. Die Migration der Postfächer stellte überhaupt kein Problem dar. Einfach umziehen und schon waren alle Ordner und Mails wunderbar übernommen.

Die E-Mail Adresse bleibt durch das Upgrade in die Google Business Accounts natürlich gleich. In meinem Fall ist das paetzel@xxxxxx.de. Lediglich wenn man sich seine Mails auf dem iPhone und Co einrichten möchte, muss man als Server natürlich imap.googlemail.com angeben, da der Server ein Google Server ist und nicht der, der aus der Mail oder Webseiten Adresse hervorgeht.

Das Einrichten von Mails war also kein Problem.
Noch eine weitere Funktion, die gerade für Assistenten/innen sehr wichtig ist, ist der Zugriff auf das Postfach einer anderen Person. Das war schon etwas kniffliger, aber vermutlich nur, weil ich nicht direkt die Einstellungen gefunden habe.

Google ermöglicht es einem, Mails von einer anderen Person zu lesen, aber auch gleichzeitig im Namen dieser Person zu versenden. Dafür einfach die folgenden Schritte ausfüllen.
Über den Seitenreiter Einstellungen im Dashboard auf das Feld Konten gehen. Auf dem Reiter „Zugriff auf Ihr Konto gewähren“ dann einfach ein anderes Konto hinzufügen. E-Mail-Adresse der Person angeben, die die Zugriffsrechte auf Ihr Konto bekommen soll. Dann wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

Die Person, der Sie die Zugriffsrechte erteilen, erhält eine E-Mail, mit der die Erteilung der Zugriffsrechte bestätigt wird. Nachdem die Person die Zugriffsrechte bestätigt hat, kann es 30 Minuten dauern, bis die Überprüfung abgeschlossen wurde. In der Registerkarte Konten unter Einstellungen können Sie sehen, ob die Person die Zugriffsrechte bestätigt hat. Das war es zu den E-Mails.

Schritt 2: Zusammenführen von Kalendern
Eigentlich geht das ziemlich einfach. Einfach in den Kalender gehen, auf Einstellungen klicken und Freigabe erteilen. Eigentlich. Nämlich nur, wenn alle Kalender auch innerhalb des Business Accounts liegen. Daher bitte beachten und nicht den gleichen Fehler wie ich begehen.

Als Beispiel nehmen wir zwei Kalender. Einmal den beruflichen und einmal den privaten Kalender. Der private Kalender liegt in meinem privaten Google Mail Account. Der berufliche wurde in dem Google Apps for Business Account angelegt. Nun möchte ich jeweils beiden Kalender gegenseitig eine Freigabe erteilen. Von dem privaten zu dem beruflichen Kalender ist das auch kein Problem. Ich kann ich beiden Kalendern Änderungen vornehmen und alle Informationen sehen. Von dem beruflichen zu dem privaten gibt es allerdings schon Probleme.

Schaute ich nämlich in die Einträge meines privaten Kalenders sah ich nur „nicht verfügbar“, wenn es sich um einen Eintrag aus dem beruflichen Kalender handelte. Was ein Mist. Zwar kann man von einem beruflichen Kalender Freigaben an einen privaten verteilen, jedoch sieht die Privat Person nur einen Eintrag, in dem „verfügbar“ oder „nicht verfügbar“ steht.

Vielleicht irre ich mich ja auch und jemand hat andere Erfahrungen gemacht. Dann wäre ich über eine kurze Info sehr dankbar. An sich stellt es einem danach vor keine Probleme, außer man möchte zeitgleich in sein privates und berufliches Konto schauen. Da muss man dann entweder zwei unterschiedliche Explorer verwenden, oder sich ab und an mal an und abmelden 🙂

Bei mir führte die ganze Sache dazu, dass ich auf meinem iPhone halt unterschiedliche Accounts anlegen musste, da er sonst die Einträge aus dem Google Kalender nicht übernimmt. Komischerweise trägt er zwar alle Einträge ein, wenn man über den Browser den Kalender aufruft, aber der interne iPhone Kalender scheint dieser Multifunktionalität nicht zu unterstützen.

Von den Kontakten erzähle ich dann lieber nächste mal, dass ist nämlich eine ganz andere Geschichte ….

Über den Autor: André Paetzel ist gelernter Kaufmann für Marketingkommunikation, schreibt seit knapp 2 Jahren auf seinem Blog Logolook über Logos, Design und Marken und arbeitet bei der Deutschen Markenarbeit, einer Gesellschaft zur Bildung von Vertrauenskapital. Hier kümmert er sich um den Bereich Neue Medien und den Aufbau von Persönlichkeitsmarken.

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caschy

Hallo, ich bin Carsten! Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Getaufter und Gründer dieses Blogs. Auch zu finden bei Twitter, Google+, Facebook, Instagram und YouTube. PayPal-Kaffeespende. Mail: carsten@caschys.blog

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26 Kommentare

  1. Das mit den 80€ pro Nutzer / Jahr stimmt nicht ganz:

    Google Apps für Unternehmen: http://www.google.com/a

    „Die Kosten hierfür liegen bei nur 40 Euro pro Nutzer und Jahr.“

  2. Oh sry da hatte ich was falschen im Kopf gehabt! Hast vollkommen recht! Hatte den Preis von den 2 ersten Adressen im Kopf da wir erst 2 gekauft hatten, dann die dritte!

    Danke

  3. Preis-Leistungs-Verhältnis schon paßt, gerade für kleine Unternehmen.
    Finde auch die Speichererweiterung für GMail/Picasa recht günstig.

  4. Okay, aber warum legt man nicht einfach einen 2. Kalender im Business-Account an? Dann kann man sich den ganzen Schmock sparen.

    Zugriff auf mehrere Google-Kalender vom iPhone geht AFAIK auch über Web-DAV (jedenfalls beim iPad), damit sollten sich diese Probleme evtl. eleganter umschiffen lassen.

  5. Also manchmal frage ich mich ernsthaft was Google noch nicht hat. Ich könnte jetzt nicht alle Dienste und Angebote von Google aufzählen geschweige denn würde ich alle nutzten.

  6. Also für viele Unternehmen macht der Bezahlaccount von Google schon Sinn. Die Postfachgröße ist dabei unwichtig. Wichtige Gründe sind: 1) Vollständige Integartion in MS Office inkl. Kalender usw. 2) Archivierbarkeit der Mails über Drittanbieter, 3) Erweiterte Möglichkeiten mit Drittanbieter wie CRM usw. Wir sprechen von 3,33 € im Monat und die ganzen Mittenständler können ihren Exchange rauswerfen. Man spart sich deutlich mehr Personalkosten für den Sysadmin. Das ganze gibt es natürlich auch von Microsoft (Outlook) und IBM (Lotus Notes) u.v.a Die Preise liegen dort meist um die 10 € pro Monat pro User. Alles in allen eine gute Lösung. Die Sicherheitsdiskussion aussen vor gelassen.

  7. Markus Riebschläger says:

    Ich habe das ganze auch schon ausprobiert. Wenn nicht alles an mir vorbeigegangen ist frage ich mich, warum Du nicht Google als Exchange Server auf dem iphone laufen lässt. Da könntest Du mehrere Accounts (Server) anlegen und beim zweiten zum Beispiel deine geschäftlichen Kalender pflegen. Die werden im iphone dann ja doch mit unterschiedlichen Punkten dargestellt. Der Server dazu ist ganz einfach: m.google.com
    Hat auch echte Vorteile gegenüber einem IMAP Zugriff.

  8. @Markus
    Hallo Markus, das habe ich nun heute auch gemacht. Aber irgendwie behaken sich immernoch die privaten und beruflichen Kalender, da die wohl unterschiedliche Freigaben untereinander haben. Ich komme mit meinem privaten nicht in die Planung des beruflichen rein.

    Aber du hast vollkommen recht, nun habe ich einfach 2 Exchange Server eingerichtet.

    Damit klappt es nun ganz gut. Bisher 🙂

  9. Wow,
    es gibt wirklich Firmen die so unverantwortlich sind und Ihre Firmendaten auf ein Google Account bzw in die Cloud blasen?
    Verrückt, würde ich als Admin der Firma Albträume von bekommen.

  10. …und nicht zu vergessen die weiteren Vorteile des Business Apps-Accounts:

    – SLA mit einer Verfügbarkeit von 99,9 % (wohl eher für die Paranoiker)
    – die oben bereits genannten Erweiterungen
    – BB- und Outlook-Kompatibilität. Allerdings muss ich gestehen, vorzugsweise mit der Weboberfläche zu arbeiten.

    Zwei Kritikpunkte habe ich allerdings:
    – Google Buzz lässt sich (noch) nicht integrieren
    – das 25 GB E-Mail-Konto braucht man im Normalfall nicht unbedingt: eine Aufteilung dieser Datenmenge auf Dokumente, Daten, Fotos usw. wie bei MobileMe würde ich wirklich begrüßen.

  11. @Moeller

    das nennt sich Zukunft und die Mailserver vieler Unternehmen sind unsicherer als die einiger Anbieter. Vor allen sind die Mails beim Transport im Klartext lesbar. Dann sollten sich die Leute darüber als erstes Gedanken machen. Google ist wegen der Datenschutzrechtlichen Bedenken deutscher Datenschützer vielleicht nicht die erste Wahl, aber es gibt genug Anbiieter, die dir das ganze System per IPSEC Tunnel und die Daten in einem entsprechenden RZ halten. Das ist heute fast schon standard. Was denkst du denn was die Banken und Versicherungen als Erstes auslagern, wenn die von IT-Outsurching sprechen?

  12. Kallender und Mail habe ich schon im Einsatz, allerdings als Privaten Account. Ich habe immer stress mit den Kontakten und der Sync zwischen iPhone und MacBook. Wäre also brennend intressiert wie du das hingekriegt hast. Vor allem ohne Datenverlust….

  13. @ Rene
    Ich bin bis dato immer recht gut damit gefahren, alle Sachen aus den bestehenden Accounts zu exportieren und dann wieder neu zu importieren. Dazu bietet Google ja wirklich gute Möglichkeiten.

    Was auch ganz gut klappt ist, wenn du die Sachen vorher auf deinem Mac in den Kalender speicherst und sie dann mit deinen Accounts synchronisierst. Ich habe wirklich keinen einzigen Datenverlust gehabt. Weder bei mir,noch bei meinem Chef ist was verloren gegangen.

    Wenn ich dir helfen kann gib bescheid, dann schnacken wir drüber.
    Hoffe ich konnte dir helfen

  14. Hey Andre,

    beim Kalender und bei eMail hab ich ja keinen stress.

    Nur bei den Kontakten. Ich hatte die schon mal alle in den Google Account importiert, dass ging auch gut. Allerdings verwendet Google für den Namen nur ein Feld und mein mail.app trennt in Vorname und Nachname. Ausserdem waren die ganzen Bilder die man den Kontakten hinzufügen kann, plötzlich weg. Hatte natürlich eine Sicherung und konnte alles wieder einspielen. Aber da hab ich dann aufgegeben….

  15. Mit den Kontakten ist das echt so eine Sache und da könnte ich wahrscheinlich auch einen ganzen Artikel zu schreiben.

    Was sich bis dato echt bewährt hat ist das arbeiten mit möglichst vielen Gruppen. Allerdings ist das abspeichern echt ein Problem, weil es für Vor und Nachname keine getrennten Felder gibt. Das zerschießt er dann ständig.

    Ich habe mir mal meine ganzen Kontakte aus XIng importiert, das war super, auch wenn ich da nun 100 Leute irgendwie drin habe, die ich vermutlich nie anrufen werde 🙂

    Ansonsten synchronisiere ich die immer direkt über die Contacts auf meinen Rechner

    LG

  16. ja, google.

    endlich wissen Sie nun auch sonst alles über mich, abgesehen
    vom rest, der ja auch schon allerhand umfasst…

  17. Bin zwar kein Business-Mensch, hab‘ den Artikel aber trotzdem gerne gelesen! Danke! 🙂

  18. Hallo,

    danke für den Bericht, ich persönlich werde in absehbarer Zeit auch auf Business wechseln, obwohl ich dies privat nutze.
    Grund dafür ist, dass ich Outlook alles drin habe, also auch Kalendar und Kontakte und dies ohne Fremdtools wie gsyncit.

    Thorsten

  19. Was mich bei Google Apps für Business SEHR abschreckt, sind die Probleme mit dem Support – also das es faktisch keinen gibt und das man auch sehr häufig liest, das sich bei Google selten jemand zuständig fühlt.

    Gerade bei einer so businesskritischen Anwendung würde *ICH* schon gerne jemaden haben wollen, den ich DIREKT ansprechen kann und wo es eine garantierte Antwort- oder gar Lösungszeit gibt. Beides gibt es bei Google nicht. Und auch schlecht ist, das es keine Person gibt, die man ansprechen kann.

    Auch sind 40 € / Jahr IMO *nicht* wirklich günstig. Lotus Notes kostet pro Account /deutlich/ weniger (bei vielen Accounts, zugegebenermassen).

    Für PRIVAT oder 2-3 Mitarbeiter geht das. Für mittelgrosse Unternehmen geht Google Apps wegen den Supportproblemen eher gar nicht. Bei riesieggrossen Unternehmen mag’s auch wieder geben, da solche Unternehmen nicht selten Sonderregelungen durchsetzen können.

  20. Hallo Zusammen,
    sehr Interessant. Danke.
    Aber eine Frage hätte ich noch: Für mich ist es das wichtigste die Kontakte (nutze aktuell Outlook mit BCM) synchron zu halten. Also PC-Laptop-BlackBerry. Funktioniert das auch? Oder kann man nur die „normalen“ Kontakte mit Google synchronisieren?

  21. Nur nochmal ein konkretes Beispiel, warum ich Google Apps für Business für problematisch halte:

    http://dv.tl/Yy bzw.
    http://www.google.com/support/forum/p/Google+Apps/thread?tid=5bd671e214bbe6aa&hl=en

    Geht darum, das die Contacts bei Google Apps http://dv.tl/YR und Gmail http://dv.tl/Ye komplett anders aussehen und auch bei Gmail „mehr Funktionalität“ da ist; besonders im Zusammenhang mit Android ist das wohl wichtig. Problem: Im Dezember hat sich jemand darüber beklagt. Es gab /nicht/ /eine/ (öffentliche) Reaktion seitens Google dazu. Und das ist ja nur ein Beispiel von SEHR VIELEN.

    Es ist genau dieser ungenügende (in Schulnoten gemeinte) Support, der meiner Meinung nach jedes Unternehmen vor Google Apps zurückschrecken lassen sollte — was ja so sehr schade ist, da Google Apps von der Funktionalität her sehr gut ist 🙁

    Alexander

  22. @Alexander, ich verstehe das es Probleme mit dem Support geben kann. In deinem gezeigten Fall ist das aber doch kein Supportproblem. Oder hat Google irgendwo zugesagt, das bei Google Apps Contacts und Google Generic Contacts die gleichen Features beinhaltet sind?

    Ich seh das zwar als Ärgernis, aber die verkaufen ein Produkt, wenn das nicth dem entspricht was man sich vorstellt, dann würde ich es halt nicht kaufen. Oder mich zumindest nicht darüber ärgern, wenn ich es denn kaufe…

  23. Rene,

    es geht nicht darum, das/ob die Features identisch sind – es geht darum, das es nahezu unmöglich ist, von Google Support zu erhalten, da es keine direkten Ansprechpartner gibt und sich Google Support auch selten in den Foren öffentlich äussert. Und das ist ja nicht nur bei Google Apps so, sondern das zieht sich durch alle Google Produkte durch, also auch bei Chrome (!= Chromium) bekommt man „nie“ Antworten, bei Picasa sieht’s mau aus, etc. pp.. Google schmeisst (gute bis sehr gute) Produkte auf den Markt, aber direkt Kontakt? Fehlanzeige.

    Alexander

  24. Alexander,

    hab ja gesagt, dass ich das Problem verstanden habe. Wollte nur sagen, dass dein Beispiel unglücklich gewählt ist!

  25. Rene,

    sich nicht aufregen bzw. den Unmut kundtun, kann auch nicht die Lösung sein, da sonst „nur“ positive Stimmen zu lesen wären, was zwar sicherlich Google passen würde, aber nicht der Wahrheit entsprechen würde 🙂

    Und im übrigen finde ich das Beispiel nicht _so_ schlecht gewählt, da es bei Google Apps Kontakte „weniger Funktionalität“ gibt. Wie gesagt, mit Android scheint es da dann Probleme zu geben, wenn ich den Thread da richtig verstanden habe. Sofern Google nicht eindeutig und klar schreibt, das man Android nur eingeschränkt nutzen kann, wenn man Google Apps nutzt, so hat Google also durchaus (indirekt) zugesagt, das es die gleichen Features gäbe.

    Und, ja, es ist mMn. ein „Supportproblem“, da der Support NICHTS schreibt. Würden sie zumindest schrieben „Problem bekannt und wird ignoriert“, dann wäre das was. NICHTS zu tun kann keine gute Lösung sein.

    Alexander

  26. weiß jeman von euch wieviele gleichzeitige verbindungen
    GMail for Bussines per imap zulässt?

    bei dem privatkonto sind das nur 10 Verbindungen die teiwise schon bei 3 clients erreicht werden.

    siehe folgenden Artikel: http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=de&answer=97150

    mfg Andi

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