Gmail: Vorgefertigte Antworten erstellen und nutzen

Auf allen Plattformen gibt es mittlerweile Werkzeuge, mit denen man vorgefertigte Texte auf einen Shortcut legen kann  – eines dieser Tools ist beispielsweise PhraseExpress. Gibt natürlich viele andere und selbst Google hat so etwas an Bord – seit vielen Jahren. Für Googles Inbox beschrieb ich mal, wie man schnell vorgefertigte Antworten erstellt und diese nutzt – aber es gibt ja immer noch mehr Menschen, die Gmail nutzen. Und falls an diesen das Thema vorbeigegangen ist: So fertigt man in Gmail vorgefertigte Antworten an:

„Gespeicherte Antworten“ heißt die Funktion bei Gmail und noch immer ist es ein Labs-Feature. Muss von euch im Bereich Labs von Gmail aktiviert werden. Nicht vergessen danach unten auf der Seite auf „Speichern“ zu klicken.

Danach kann man die erste gespeicherte Nachricht verfassen. Hierfür einfach eine neue E-Mail anfertigen und den gewünschten Test eingeben. Hat man seinen Text eingegeben, dann klickt man unten rechts auf den Menüpfeil und wählt aus dem Menü den Punkt „Gespeicherte Antworten“ und wählt zusätzlich „Neue gespeicherte Antwort“.

Abschließend benennt man seine Antwort noch passend und speichert diese ab. Kann man natürlich mit mehreren Antworten machen, man braucht ja auch Auswahl.

Und dann? Dann kann man mit gespeicherten Antworten natürlich auch Antworten. Identischer Weg wie beim Verfassen. Man klickt in einer Mail auf „Antworten und wählt aus dem Menü unten rechts die gewünschte Antwort heraus:

Letzten Endes war es das auch schon, denn ihr wisst jetzt, wie ihr gespeicherte Antworten erstellt und wir ihr diese einsetzt. Gibt es noch was Wissenswertes? Durchaus. Denn gespeicherte Antworten in Gmail lassen sich auch in Filtern einsetzen. Quasi: Wenn eine Mail mit dem Text „Beispieltext“ oder von bestimmten Absendern eingeht, dann sende automatisch die gespeicherte Antwort „Beispielantwort“.

Einen Filter kann man oben im Suchfeld erstellen, wenn man rechts neben dem Lupensymbol auf das Dropdown klickt:

Gebt einen Suchindikator ein und klickt unten rechts auf „Filter mit diesen Suchkriterien erstellen“. Im nächsten Schritt kann man dann den Punkt „Gespeicherte Antwort senden“ auswählen und die jeweilige Antwort auswählen. Hat man den Filter dann erstellt, dann wird das in Zukunft automatisch ausgeführt.

Nutzt ihr ein Gmail-Konto auch geschäftlich, so könntet ihr je nach Absender oder generell eine vorgefertigte Antwort an Absender verschicken – beispielsweise, dass die Mail eingegangen ist und dass ihr diese schnellstmöglich bearbeitet.