Dokumentenverwaltung: der Großteil setzt auf Papier
von caschy | 70 Kommentare
Langjährige Leser wissen: ich selber bin kein Freund von Papier. Es gibt Dinge, die müssen auf Papier aufbewahrt werden, die landen unsortiert in einem Ordner, getrennt nach Art des Dokumentes. Und sonst? Ich habe hier schon einige Male über meine Vorgehensweise berichtet – eingescannte Dokumente landen mitnichten in irgendeiner Verwaltungssoftware, wo ich sie schnell durchsuchen kann, sondern in der klassischen Ordner-Hierarchie.
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Hier habe ich meine Ordner nach Jahren und Art auf ein Minimum eingedampft, der Rechner hilft mit einer Volltextsuche im Falle eines Falles das Gewünschte zu finden. Machen anscheinend nicht viele so, dies soll eine Umfrage des Branchenverbandes BITKOM belegen, deren Ergebnisse mich per Mail erreichte.
8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) sparen sich demnach das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab. Lediglich 6 Prozent scannen ihre Post regelmäßig, um sie digital zu speichern.
Fast jeder Zehnte (9 Prozent) digitalisiert zumindest hin und wieder seine Dokumente, um sie auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud abzulegen. Im Schnitt hat jeder Deutsche 7 Aktenordner mit Rechnungen und Verträgen bei sich zu Hause stehen.
Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind laut Aussage der Umfrage sehr unterschiedlich: Jedem Zweiten (53 Prozent), der seine Post nicht einscannt, fehlen die Geräte hierfür. 47 Prozent sehen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung von Rechnungen und Verträgen, 38 Prozent macht es zu viel Arbeit. Jeder Achte (12 Prozent) weiß nach eigenem Bekunden nicht einmal, wie Dokumente eingescannt werden können.
Auch Sicherheitsaspekte spielen für viele Verbraucher eine Rolle: 37 Prozent derjenigen, die Rechnungen und Verträge nur in Papierform aufbewahren, haben Angst, dass digitale Kopien durch Cyber-Kriminelle gestohlen werden könnten. Knapp jeder Vierte (23 Prozent) befürchtet einen Datenverlust durch einen technischen Defekt, etwa einen Festplattenausfall.
Und ihr? Lasst hören, hier bin ich immer über Optimierungen dankbar!
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alles wird eingescannt, verschlüsselt abgespeichert und ein regelmäßiges backup erstellt…. die wichtigen sachen bleiben in papierform erhalten, alles andere fliegt weg! denke das ist die beste lösung
Alles Dokumentationswerte wird bei mir zunächst gescannt und als pdf abgespeichert. Das Versehen mit Tags oder anderen Ordnungskriterien erspare ich mir. Ganz wichtig ist statt dessen eine sinnvolle Namensvergabe für die jeweilige Datei. Die letzte Rechnung meines Autohauses könnte etwa so heißen: „Rechnung Autohaus Müller VW Tiguan Reifenwechsel Spur Vermessen Service TÜV Prüfung Oktober 2013.pdf“. Alle derartigen Dokumente wandern aus Sicherheitsgründen bei mir in einen Truecrypt-Container. Das Suchen und Wiederfinden erfolgt mit NTFS-Suchprogrammen wie z. B. search everything. Diese Programme greifen bei NTFS formatierten Laufwerken (heute praktisch bei allen LW möglich) direkt auf die master file table (MFT) zu, brauchen also keinen Index zu bilden und sind somit dermaßen schnell, dass selbst tausende von Dateien in Sekundenbruchteilen durchsucht und gefunden werden. Die Eingabe von z. B. „Rechnung“ „2013“ findet somit in Millisekunden alle entsprechenden Rechnungsdokumente wieder.
@orschiro
Doc und Docx scheinen nicht zu gehen, zumindest bei mir nicht.
@Mo
In den ZotFile Einstellungen kannst du angeben, nach welchen Dateiendungen Ausschau gehalten werden soll:
http://i.imgur.com/AeUYLip.png
Ich scanne nur wirklich wichtige Dokumente ein, die ich öfters brauche. Die Originale behalte ich da trotzdem. Das ist aber eher eine Sache der Bequemlichkeit, wenn man öfters Bescheinigungen braucht ist´s digital einfach praktischer.
Ansonsten brauche ich einfach einen Großteil der Dokumente nicht oft und die bleiben auf Papier, weil mir der Aufwand viel zu hoch wäre. Nach Ablauf der Garantiezeit werden die Rechnungen sowieso irgendwann entsorgt.
Also zum Online Banking nutze ich WISO, nun habe ich gesehen das hier auch eine Verwaltung von Dokumenten enthalten ist. Also werde ich wohl das nutzen, Vorteil ich kann eine RG auch gleich der Buchung zuordnen.
Evtl. für den einen oder anderen auch eine Möglichkeit.