Dokumentenverwaltung: der Großteil setzt auf Papier
von caschy | 70 Kommentare
Langjährige Leser wissen: ich selber bin kein Freund von Papier. Es gibt Dinge, die müssen auf Papier aufbewahrt werden, die landen unsortiert in einem Ordner, getrennt nach Art des Dokumentes. Und sonst? Ich habe hier schon einige Male über meine Vorgehensweise berichtet – eingescannte Dokumente landen mitnichten in irgendeiner Verwaltungssoftware, wo ich sie schnell durchsuchen kann, sondern in der klassischen Ordner-Hierarchie.
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Hier habe ich meine Ordner nach Jahren und Art auf ein Minimum eingedampft, der Rechner hilft mit einer Volltextsuche im Falle eines Falles das Gewünschte zu finden. Machen anscheinend nicht viele so, dies soll eine Umfrage des Branchenverbandes BITKOM belegen, deren Ergebnisse mich per Mail erreichte.
8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) sparen sich demnach das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab. Lediglich 6 Prozent scannen ihre Post regelmäßig, um sie digital zu speichern.
Fast jeder Zehnte (9 Prozent) digitalisiert zumindest hin und wieder seine Dokumente, um sie auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud abzulegen. Im Schnitt hat jeder Deutsche 7 Aktenordner mit Rechnungen und Verträgen bei sich zu Hause stehen.
Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind laut Aussage der Umfrage sehr unterschiedlich: Jedem Zweiten (53 Prozent), der seine Post nicht einscannt, fehlen die Geräte hierfür. 47 Prozent sehen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung von Rechnungen und Verträgen, 38 Prozent macht es zu viel Arbeit. Jeder Achte (12 Prozent) weiß nach eigenem Bekunden nicht einmal, wie Dokumente eingescannt werden können.
Auch Sicherheitsaspekte spielen für viele Verbraucher eine Rolle: 37 Prozent derjenigen, die Rechnungen und Verträge nur in Papierform aufbewahren, haben Angst, dass digitale Kopien durch Cyber-Kriminelle gestohlen werden könnten. Knapp jeder Vierte (23 Prozent) befürchtet einen Datenverlust durch einen technischen Defekt, etwa einen Festplattenausfall.
Und ihr? Lasst hören, hier bin ich immer über Optimierungen dankbar!
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Das wäre doch einmal ein Superthema zum Ausarbeiten: Work-Flow zum Dokumentenmanagement zu Hause!
Also ich bin mit der Scansnap Serie von Fujitsu sehr zufrieden. http://apfelautomat.com/2013/05/23/ein-schritt-zum-papierlosen-buro/ Ablage erfolgt dann in Google Drive einerseits wegen der Texterkennung und andererseits weil es das erste Tag basierte Dateisystem ist, dass funktioniert. Datenschutz ist bei einer solchen Lösung verständlicher Weise nur bedingt gegeben.
– Ordnerstruktur auf meinem Notebook für alle möglichen Bereiche ( Rechnungen, Versicherung, Arbeit, Wohnung, usw. usw. )
– alles was an Papier so kommt, landet erst mal in einer Ablage
– je nach Zeit und Lust ( max. 2 pro Monat ) jage ich die ganzen Sachen durch den Scanner, bennen die Dateien eindeutig nach Was_Won-Wem_Wofür_Bereich_Datum.pdf z.b. Rechnung_Amazon_Kaffeemaschine_Haushalt_20131012.pdf ) und sortiere die entsprechend in meine Ordnerstruktur ein.
– wichtige Sachen wie Garantierechnungen ordne ich ein für die Zeit der Garantie, unwichtige Sachen gehen direkt in den Schredder.
– Scanner ist bei mir ein ScanSnap 1500 mit Duplexscan und Einzelblatteinzug, der war teuer aber hat sich in jedem Fall rentiert,ist klein, sehr schnell und liefert sehr gute Ergebnisse – bis auf die Software eine sehr gute Wahl, aber damit habe ich mich auch abgefunden ( gibt keine TWAIN-Treiber und vergesst die WLan-Version, rausgeworfenes Geld ist ein Marketinggag ).
– Software, da bin ich mittlerweile bei PaperPort angekommen, eine recht gut strukturierte Dokumentenverwaltung, welche 1:1 die Ordnerstruktur von mir einliest und darstellen kann. Kaufpreis in der Pro-Version knapp über 80Euro als Download beim grossen Onlinebuchhändler mit dem A. für meinen Hausgebrauch vollkommen ausreichend. Die Scnanersoftware Rack-2-Filer ist ganz nett, war auch umsonst dabei aber sehr gewöhnungsbedürftig. ELOOffice9 ist das NonPlusUltra aber viel zu teuer für den Hausgebrauch und auch zu aufgeblasen.
– Datensicherung: mache ich mehrfach pro Woche auf eine verschlüsselte externe Platte, eine weitere externe Platte die im Tausch ausserhalb der Wohnung gelagert wird, Kopie auf meinem Homeserver. Cloudlösungen kommen für mich aus diversen Gründen nicht in Frage. Ich brauch von Unterwegs keine Zugriff auf die Unterlagen.
Wir haben bei uns in der Firma zum Umzug in ein neues Bürogebäude das paierlose Büro eingeführt – das hat anfangs etwas geknirscht, aber ich glaube, das letzte Mal hab ich vor 3 Monaten den Drucker aufgesucht. Früher stand an jeder Ecke ein Drucker, wir hatten Papierkosten von weit über 1 Mio. Euro.
Heute haben wird Multifunktionsgeräte ( Drucker, Scanner, Fax, Farbkopierer ) die nur noch an zentralen Stellen stehen. Ich schicke einfach was zum Drucker und kann mit Firmenausweiss-Authorisierung das an jedem Drucker überall im Gebäude ausdrucken. Scannen genauso, die erhalte ich direkt als PDF per eMail
Für das Geld eines Premium Docscanners könmte man sich auch eine Sekretariat für 1/2 Monat gönnen – deswegen sind post einscannen diesnste nicht mal so schlecht . Aber die Gefahr, da man das nachsehen hat, wenn was weg ist oder zu spät kommt, schreckt echt ab. Hätte am liebsten im Briefkasten ein Gerät, das mir das Zeug auf den Schirm wirft, wenn post angekommen ist und chronologische Ablage macht – wenn man dann mal ein Original braucht, kann mit ner Nummer… ste doc /Datum schnellstenz was finden
Hallo, ich Scanne alle Dokumente und diese bekommen dann den Dateinamen belegdatum_namen. Pdf
Die PDF Dateien landen dann in einer Ordner Struktur.
Ich würde mich freuen wenn hier eine Netzwerk fähige Dokumenten Verwaltung wünschen.
Wo’s geht, lasse ich mir die Rechnungen und Dokumente gleich als PDF schicken. Die restlichen Papiere werden sofort mit einem Flachbettscanner und Paperport eingescannt. Das erzeugt durchsuchbare PDFs, die ich in einer einfachen Ordnerstruktur im Dateisystem ablege. Die PDFs werden von der Windows-Indizierung erfasst, so dass ich jedes Dokument in Sekunden per Volltextsuche wiederfinde. Schlagworte etc. sind dadurch überflüssig. Der Aufwand ist gering, das Handling einfach.
Der Anfang vor vielen Jahren war natürlich aufwändig, aber auch nur, weil die Technik noch nicht so ausgereift war. Mit einem ScanSnap geht das Scannen schnell und das OCR ist auch gleich integriert. Diese Lösung steht somit auch auf meiner Anschaffungsliste.
Wichtig ist auch, dass man sich nicht von einer bestimmten Software abhängig macht. Der Ausstieg aus dem nicht mehr weiterentwickelten ELO war ziemlich mühsam. Deshalb und auch wg. des Datenschutz kommt für mich auch keine Cloud-Lösung in Frage. Hier trenne ich streng zwischen abgeschlossenen (Archiv) und aktuellen Vorgängen. Letztere stehen komplett in Google Drive und sind damit auch unterwegs und auf dem Handy verfügbar. Die NSA bekommt also nur ToDo-Listen, Notizen und anderen Kram…
Ich glaub ich machs ab jetzt so:
1. Dokumente mit dem iPhone und der App TinyScan (find ich die beste) scannen.
2. Mit der TinyScan App auf meiner Synology Cloudstation speichern
3. In Ordnerstruktur ablegen, zusätzlich noch unter Mac OS X Mavericks Tags vergeben (Steuer, Amazon, etc.)
4. Einfach die Spotlight Suche von Mac OS X benutzen, evtl. einen intelligenten Ordner anlegen für häufige Sachen.
Was haltet ihr davon?
Das einzig Vernünftige ist wenn man alles mehr oder weniger selber macht (Sicherung, Verwaltung, usw.) und nicht auf Drittanbieter setzt, meiner Meinung nach.
Auch würde ich einen Kontakt mit dem Internet meiden. Man kann nie wissen, was in ein paar Jahren ist und was dann solche Daten für eine Bedeutung für sich haben…
Was ist den momentan die beste Software zum Scannen?
Wenn ich ab und an etwas scanne nutze ich Adobe Acrobat 11 Pro, das hat glaube ich schon eine sehr gute Kommprimierung.
Gibt es noch etwas besseres? Danke.
was ich als papier bekomme, behalte ich als papier. was per datei kommt, wird dankend auf dem homeserver abgespeichert.
sollte papiert + datei kommen (beispielweise oft bei online bestellungen der fall), wird papier weg geschmissen und datei auch dankend abgespeichert.
Ich setze NSi AutoStore ein. Die Software ist eine art Plattform für Dokumente – ist skalierbare und klar im Business Bereich angesiedelt.
Es gibt Clients für Multifunktionsgeräte, Windows, MS Office, WebBrowser und eine anpassbare App.
Auf den Clients können beliebige Felder konfiguriert werden, die zur Datei Benennung und Ordner-Erstellung genutzt werden.
Als Ziel setze ich eine „strukturierte Ablage“ auf Ordnerbasis (JAHR\Lieferant\DATUM_Lieferant_Dokumententyp.pdf) ein. Wird alles automatisch aufgebaut inkl. OCR und Bildverbesserung. Auf Wunsch Barcodeerkennung, Komprimierung etc.
Da es eine Business Software ist, können DMS Systeme, Sharepoint (auch Cloud), Dropbox, GoogleDocs, SAP uvm. angesprochen werden. eigentlich ist jedes System anbindbar.
Seitdem ich das system einsetze, finde ich meine Dokumente super schnell wieder, weil die Dateinamen „sprechen“ – alles auf einem NAS, über das ich auch per VPN drankomme.
Gesichert wird dann regelmäßig auf einem Homeserver. Also alles Safe!
Wichtige Dokumente (Versicherung, Steuer etc..) hebe ich natürlich in Papierform auf. Wird aber für den schnellen Zugriff gescannt.
Papier. 2 Buchungskreise, chronologisch geheftet. Jahresordner. Kontonummer oben rechts. Warum scannen?
Bei mir sammelt sich alles erstmal aufm Schreibtisch an und wird dann am Monatsende alles eingescannt. Das landet dann auf meinem Server im LAN und somit von sämtlichen Geräten im Netz greifbar.
Und das Papier kommt danach noch zum anheizen vom Kamin zum Einsatz. 🙂
Als Dokumentenverwaltung kann ich euch Zotero OpenSource Reference Manager nur waermstens ans Herz legen!
Das Problem an der Digitalisierung ist die rechtliche Verwertbarkeit. Denn das Einscannen ist nicht dokumentenecht, d.h. im Falle des Falles muss ich sowieso die analogen Dateien vorweisen können. Auch ELO Office und Konsorten ändern daran leider nichts. Und solange die rechtliche Situation so ist, lohnt sich für mich der Aufwand des Einscannens i.d.R. nicht.
Ich bin auch der Papiermensch. Das liegt sicher an meiner Bequemlichkeit. Es ist für mich leichter etwas in einen Ordner abzuhängen, als den Scanner anzuwerfen und das Zeugs einzuscannen.
Durchsuchbare PDFs… da brauch ich Hilfe. Hatte da schonmal rumprobiert. Aber zum einen War die damalige OCR-Software sehr nervig und hat ständig nachgefragt und zum anderen habe ich dann keine PDF in „original“ Optik bekommen, sondern der Text wurde durch den „durchsuchbaren“ ersetzt. Gibt es da eine brauchbare Lösung.
Doo hatte ich mal angeschaut, aber damals mangels Win7 Programm (gibt leider keine Treiber für den Canon MP600 unter Win8) und Synchronisation mit der Cloud wieder verworfen.
Ich hab es versucht und aufgegeben. Dafür ist es mir einfach zu umständlich und hat vor Gericht unter Umständen eh keine oder nur beschränkte Wertigkeit. Also kommen Verträge und Versicherungen in den Ordner, Rechnungen unsortiert in eine Kiste nach Jahren, die dann einfach nach 2 Jahre geleert wird. Das geht einfach mit Abstand am schnellsten 😉
Naja, das Ziel für mich ist nicht, das Papier los zu werden, sondern Sachen leichter zu finden.
Geplant war:
1 Dokument scannen
2. Dokument mit einer Nummer versehen.
3. Dokument mit der Nummer als PDF speichern
4. Dokument nach Nummer sortiert ablegen
5. die Dokumente durchsuchen und ggf. schnell ausdrucken, oder raussuchen, je nachdem für was man es braucht.
Bei mir scheiterts an den selbst erzeugten durchsuchbaren und ausdruckbaren PDFs ohne Cloud zu nutzen, sondern nur privates Netz
@orschiro
Wollte ich gerade testen und schon mein erstes Dokumente konnte Zotero nicht importieren, war ein docx.
Schade
@Mo
Ist eigentlich ganz einfach. Klicke mit der rechten Maustaste auf dein Item und waehle aus „Anhang hinzufuegen“.
Schau dir auch unbedingt die Erweiterung ZotFile an. Das macht das Verwalten von Anhaengen noch um ein Vielfaches einfacher:
http://www.columbia.edu/~jpl2136/zotfile.html