Dokumentenverwaltung: der Großteil setzt auf Papier
von caschy | 70 Kommentare
Langjährige Leser wissen: ich selber bin kein Freund von Papier. Es gibt Dinge, die müssen auf Papier aufbewahrt werden, die landen unsortiert in einem Ordner, getrennt nach Art des Dokumentes. Und sonst? Ich habe hier schon einige Male über meine Vorgehensweise berichtet – eingescannte Dokumente landen mitnichten in irgendeiner Verwaltungssoftware, wo ich sie schnell durchsuchen kann, sondern in der klassischen Ordner-Hierarchie.
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Hier habe ich meine Ordner nach Jahren und Art auf ein Minimum eingedampft, der Rechner hilft mit einer Volltextsuche im Falle eines Falles das Gewünschte zu finden. Machen anscheinend nicht viele so, dies soll eine Umfrage des Branchenverbandes BITKOM belegen, deren Ergebnisse mich per Mail erreichte.
8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) sparen sich demnach das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab. Lediglich 6 Prozent scannen ihre Post regelmäßig, um sie digital zu speichern.
Fast jeder Zehnte (9 Prozent) digitalisiert zumindest hin und wieder seine Dokumente, um sie auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud abzulegen. Im Schnitt hat jeder Deutsche 7 Aktenordner mit Rechnungen und Verträgen bei sich zu Hause stehen.
Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind laut Aussage der Umfrage sehr unterschiedlich: Jedem Zweiten (53 Prozent), der seine Post nicht einscannt, fehlen die Geräte hierfür. 47 Prozent sehen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung von Rechnungen und Verträgen, 38 Prozent macht es zu viel Arbeit. Jeder Achte (12 Prozent) weiß nach eigenem Bekunden nicht einmal, wie Dokumente eingescannt werden können.
Auch Sicherheitsaspekte spielen für viele Verbraucher eine Rolle: 37 Prozent derjenigen, die Rechnungen und Verträge nur in Papierform aufbewahren, haben Angst, dass digitale Kopien durch Cyber-Kriminelle gestohlen werden könnten. Knapp jeder Vierte (23 Prozent) befürchtet einen Datenverlust durch einen technischen Defekt, etwa einen Festplattenausfall.
Und ihr? Lasst hören, hier bin ich immer über Optimierungen dankbar!
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Ich scanne wichtige Dokumente mit einem Ricoh Tisch Multifunktionsgerät, lasse die .pdfs am Mac mit OCRkit Volltexterkennen. Diese werden dann in meiner Ordnerstruktur (wenn ich faul bin nur im Jahresordner) sowohl auf meinem NAS als auch in der Dropbox abgelegt. Als Suchprogramm nehme ich den Finder (Spotlight) am Mac.
Gibt es denn eine Software für Windows die alle .pdfs einer Ordnerstruktur nach Schlagworten durchsucht?
Ach ja, die Originale wandern in einen Jahreskarton.
Mich interessiert das Thema sehr. Ich mache es so:
Mit dem Multifunktionsdrucker werden die Dokumente einfach nur eingescannt und in PDF gespeichert. Da (gute) OCR-Software teilweise noch viel Geld kostet, habe und benutze ich keine.
Die Dokumente werden einfach in einer logischen Ordnerstruktur abgelegt.
Beispiel: Es gibt einen Ordner „Banken/Versicherungen“ darin sind dann die Dateien nach dem Schema „NamederBank_YYYY_MM_DD_Betreff“ abgelegt.
So lässt sich schnell nach dem Absender suchen und danach sind durch die Nennung des Jahres zuerst die Dateien automatisch chronologisch sortiert.
Was das Thema Rechtssicherheit angeht: http://www.br.de/nachrichten/mittelfranken/digitalisierte-rechnungen-datev-studie-100.html
Außerdem sollte man sich fragen wann man das letzte mal einen Rechtsstreit hatte wegen der Rechnung für einen Wasserkocher…. Dokumente wie Versicherungsscheine oder Arbeits-/Mietverträge usw. sollten natürlich weiterhin in Papierform aufbewahrt werden, aber man kann so die Papiermenge deutlich reduzieren (Ich habe 1 halbvollen Ordner)
Und 1 mal im Monat eine DVD brennen bzw. neu bebrennen und/oder eine zusätzliche Sicherung auf NAS minimiert den (eventuellen) Schaden enorm.
Ich habe mir Anfang des Jahres einen ScanSnap iX500 gegönnt. Seither scanne ich meine gesamte Korrespondenz, Rechnungen, Veträge usw. ein. Dokument(e) einlegen, einen Knopf drücken, und es wird eingescannt. OCR läuft automatisch drüber, d.h. ich habe durchsuchbare PDFs. Ich gebe den Dateien noch ein sprechende Namen. Dies ist allerdings nur ein Gimmick, und nicht notwendig. Anschließend wandert das Dokument noch in eine sehr grobe Ordnerstruktur. Auch diesen Luxus gönne ich mir, obwohl es zum Auffinden des Dokuments nicht notwendig wäre.
Das Dokument selbst wandert in einen Jahresordner, wo es entsprechend des Datums einsortiert wird.
Meine gesamte Suche beschränkt sich unter Mac OS X auf Spotlight. D.h. ich gebe meinen Suchbegriff ein, und schwupss habe ich mein PDF-Dokument. Benötige ich das Original, suche ich im entsprechenden Jahresordner anhand des Datums das Dokument.
Dieses einfache Prinzip kostet mich kaum Zeit, eine einmalige Investition und hat bisher zu einer Erfolgsquote von 100% bei meinen Suchen geführt.
Beispiel: Autohändler fragt mich nach meiner Schadenfreiheitsklasse. Begriff in Spotlight eingegeben, PDF geöffnet, Anwort gegeben. Das hat keine 20 Sekunden gedauert.
Jahresordner älter als 3 Jahre werden ungelesen entsorgt. Nur Versicherungsscheine und ähnliche Dokumente werden dauerhaft separat archiviert.
Bei uns kristallisiert sich immer mehr heraus, dass manches in Papierform praktischer ist und manches gescannt.
Zuerst unterteile ich nach Buchhaltung (Firma) und vertrags-relevanten (Verträge, Änderungen zum Vertrag) und informellen Schreiben.
Die Buchhaltung erfolgt offline – und wird nur nach Abschluss de Zeitraums komplett gescannt und verschlüsselt als PDF abgelegt. Das Papier muss hierzu ja eh aufbewahrt werden – also doppelte Dokumentenverwaltung.
Bei vertrags-relevanten Schreiben scanne ich das Ganze und lege es je nach Thema ab (Wohnung, Telefon & Internet, Garantie, etc…). Diese Papiere müssen natürlich wegen rechtlicher Voraussetzungen auch aufbewahrt werden – dies aber nur noch nach Firma/privat und chronologisch.
Die informellen Schreiben scanne ich nur ein, wenn sich daraus ein ToDo ergibt, was nicht sofort zu erledigen ist. Ansonsten kommen diese Schreiben in eine von zwei Schredder-Kisten. Ist die zweite voll, wird die erste geschreddert. (alle 6 Monate).
Da ich unabhängig sein will, erfolgt die digitale Ablage in PDF (je nach Sensibilität verschlüsselt) und Ordnern, die über die Cloud gesichert und synchronisiert werden.
Ideal finde ich das alles nicht – aber die ideale Form ist bei Papieren schwer zu erreichen und digital scheinen sinnvolle Konzepte für die komfortable Organisation aus einer Hand noch auf sich warten zu lassen.
Alles was wichtig erscheint (Bon vom Brötchen zum Mittag erscheint z.B. nicht wichtig) wird eingescannt.
Entweder mit der Android App Cam Scanner oder, wenn die qulität besser sein muss, via Multifunktionsdrucker.
Das ganze wird dann ebenfalls in eine Ordnerstruktur abgelegt und in die Wuala Cloud gesynct + Backup auf externe Festplatte die danach zurück in den feuerfesten Safe kommt.
Unterlagen die man auf Papierbenötigt kommen in einen Fächerordner. Das geht schneller.
(Alles was meine Freundin und mich betrifft, z.B. gemeinsame Wohnung, bald ein Kind) wird auch abgelegt, weil sie bisschen ein Digitalmuffel ist.
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Noch eine Idee war es über Bitorrent Sync ein externes, verschlüsseltes Backup auf der Festplatte eines Freundes zu verwirklichen – mal gucken.
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Und @Sascha:
Wo arbeitest denn und was verdienst du?
Netzwerkscanner, DEVONthink Pro Office, Backup aufs NAS – fertig. Alle Papierdokumente landen bei mir in ein Ablagefach und werden einmal in der Woche, oder wenns weniger ist, auch nur einmal im Monat eingescannt. Anschließend werden alle unwichtigen Sachen unsortiert für ein paar Monate beiseite gelegt. Nur wichtige Sachen wie Verträge hebe ich noch sortiert auf.
Papierpost kommt in eine Ablage. Wo möglich habe ich auf Zustellung per PDF umgestellt (Kontoauszüge, Rechnungen usw.).
Papierpost wird jeden Sonntag (Task in Rememeber the Milk 🙂 ) gescannt und in in einen Importordner für Evernote abgelegt. Dieser Ordner sync automatisch auch mit Dropbox. So liegen die PDFs einmal in Dropbox als reine PDF und zum zweiten in Evernote, wo ich sie bei Bedarf suche und ggf. sortiere und mit Tags versehe. Suchfilter in Evernote „zaubern“ mir beliebige Dokumente von Firmen und Versicherungen aus diesem „Haufen“ in eine Liste.
GMail-Filter senden automatisch spezielle Mails (Telekomrechnung, Amazon- und anderen Bestellungen usw.) an Evernote. Mails die ich sonst in Evernote habe möchte, „sende“ ich über dieses Script ( https://plus.google.com/109723955721456445628/posts/EqVdrg7CNK6 ).
Alles andere, was sich nicht scannen lässt (Typenschilder von Geräten, Anordnung von Schnittstellen hinter dem Fernseher wo man schlecht dran kommt, Der Name der Wohnzimmerfarbe auf dem Kübel, falls man mal wieder exakt die selbe Farbe braucht usw.) wird über die Evernote-Androidapp fotografiert und in Evernote einsortiert.
Wichtige Anleitungen für Geräte besorge ich mir kurz nach der Anschaffung falls vorhanden als PDF und lege sie in Evernote ab. So habe ich die Anleitung falls notwendig viel schneller zur Hand als wenn ich die Papieranleitung suchen müsste.
Das Ziel: Alles was irgendwann vielleicht noch mal wichtig sein könnte landet in Evernote und wird, falls es ein File ist, in Dropbox als Backup gesichert.
Nur Kontoauszüge und andere sehr sensible Daten wandern nicht in Evernote/Dropbox sondern in einen (bei Dropbox gesicherten) TrueCrypt Container.
Die Papierdokumente werden (außer sie sind sehr wichtig) auf *einen Haufen* gelegt und wandern am Ende des Jahres in einen Schuhkarton der mit dem Jahr beschriftet ist. Sollte ich das Papier brauchen suche ich das Dokument in Evernote und finde es anhand des Datum auch schnell im entsprechenden Karton. Profimäßig wäre hier ein Paginierstempel, aber ich habe so gut wie noch nie ein Papierdokument suchen müssen, von dem her ist das nicht notwendig.
Gilt denn bei Steuererklärungen ein ausgedrucktes PDF?
Was mir immer wieder auffällt ist das viele Menschen einfach zu sehr an Papier gewöhnt sind und sich deshalb mit dem digitalen Papier schwer tun.
Aber wenn ich hier so die Kommentare lese, dann lässt mich das hoffen.
Wenn ich mal wirklich etwas scanne, dann wandert es bei mir zu Microsoft OneNote wo eine automatische OCR Erkennung über alle Inhalte (egal ob Scan oder Screenshot) mir das automatisch indiziert (das gilt übrigens auch für meine Handschriftlichen Notizen die ich mit dem Tablet mache)
BTW OneNote ist eigentlich wie Evernote nur besser, bzw. fast alles was bei Evernote Geld kostet erledigt OneNote umsonst.
@Daniel
Ich hatte bisher keine Probleme.
wie sieht es den rechtlich mit eingescannten und wieder ausgedruckten Verträgen usw aus?
Ich handhabe es gemischt, mir würde schlicht die Zeit fehlen alles zu scannen. Besonders wichtige Unterlagen liegen bei mir nicht nur gedruckt vor sondern werden zusätzlich digital gespeichert. Schön wahre es schon das papierlose Büro aktuell aber für mich nicht umsetzbar.
Gibt es eine iPhone app wie doo, bei der ich aber auf meiner synology speichern kann?
Ich scanne auch alles und lege es in der auch von mir vertiebenen Archiv-Appliance ab.
Revisionssicher und mit Volltextsuche – http://unternehmens.it/archivierung2 – auf die ich auch jederzeit per Web zugreifen kann, wenn nötig.
Eine zusätzliche Redundanz In Deutschland habe ich auch eingerichtet.
Das „normale“ echte Papier lege ich zusätzlich nach Datum geordnet ab, das geht schnell und einfach. Das wichtige wird separat abgelegt.
Gründsätzlich gelten §§146,147 AO und Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB). Speicherung für Freelancer oder Gewerbetreibende in der Cloud kann daher schnell gefährlich werden.
Für weitere Informationen einfach mich kontaktieren.
korrekter Link
http://unternehmens.it/archivierung2.html
Also jetzt wo noch mehr nachfragen wäre ich auch über einen Artikel sehr froh der mal deutlich erklärt wie das ablaufen könnte.
@weizentrinker: das ist wie sie oft eine Frage des Geldbeutels. Gewerblich ohne Revisionssicheit geht gar nicht.
Finde ich alles prinzipiell gut, bin aber sehr überrascht zu dem Thema Datenschutz, Privatsphäre und Co. – persönliche und wichtige Dokumente bei kommerziellen Fremdanbietern alias Evernote, DropBox und Co. einlagern? Mahlzeit… irgendwie hebt sich da die ganze Datenschutz-Diskussion von selber auf.
Sehr spannendes Thema. Mir persönlich sind Dokumentenscanner zu teuer (Student), der herkömmliche Multifunktionsdrucker mit Scan-Funktion ist mir zu langsam. Würde gerne auf so einen Dokumentenscanner umsteigen, aber noch fehlt dazu einfach das Geld. Soo viel habe ich aber ohnehin nicht, was ich einscannen müsste. Zumal wir (nahezu) alle Sachen von der Uni digital kriegen 😉