Synology: Ein eigener Mailserver: Für wen er sich eignet und was es zu beachten gilt (Werbung)

Viele kümmern sich um die sichere Speicherung wichtiger Dokumente, sowie privater Fotos oder Videos. Bei E-Mails ist das jedoch meist nicht der Fall. Warum eigentlich? Gerade die Kommunikation zählt doch zu den sensiblen Inhalten, die man am liebsten privat wissen möchte und nicht auf den Servern großer Unternehmen.

Jeder nutzt heutzutage mindestens eine E-Mail-Adresse. Die großen Anbieter machen die Einrichtung und Nutzung hierfür extrem einfach. In der Regel dauert es nur weniger Minuten oder gar Sekunden und die Mail-Adresse ist erstellt. On top ist in den meisten Fällen die Nutzung, gerade für Privatpersonen, bis zu einem bestimmten Speicherplatzkontingent kostenlos. Wer aber etwas mehr Sicherheit, Kontrolle und Unabhängigkeit sucht, für den ist der eigene Mailserver oft eine passende Alternative. 

1. Welche Vorteile bringt ein eigener Mailserver mit sich?

Ein eigener Mailserver bietet mehr Sicherheit, indem er die Kommunikation und die eigenen Daten mittels Firewall, Spamfilter und Blacklists effektiv gegen Angriffe und Phishing-Mails schützt. Nutzer erhalten zudem die Kontrolle darüber, wo ihre Daten gespeichert werden. Darüber hinaus sind sie unabhängig von den Speicherplatzgrenzen und Tarifen der Mail-Provider, was vor allem bei mehreren E-Mail-Benutzern und großem Speicherplatzbedarf langfristig Kosten spart. Ein eigener Mailserver schafft auch die Beschränkungen bei Anhängen ab und ermöglicht es Nutzern, einen eigenen Domainnamen zu wählen. Und das wirkt direkt professioneller. 

Unterm Strich bietet der eigene Mailserver also: 

1. Sicherheit durch Firewall und Filter
2. Kontrolle über Daten und Speicherort
3. Unabhängigkeit von Tarifen, Speicherplatzkontingenten, Beschränkungen externer Provider

2. Was sollte ich wissen, wenn ich einen eigenen Mailserver aufsetzen will? Wann ergibt es mehr Sinn, E-Mails bei einem der gängigen Anbieter zu hosten?

Ein eigenen Mailserver ist definitiv nicht für jedermann. Der Aufbau ist nicht einfach mal schnell erledigt. Ihr wisst, was eine statische IP-Adresse, DNS-Einstellungen, DMARC, SPF, DKIM, SMTP, IMAP und Reverse DNS (auch PTR/rDNS Record) sind? Das ist schon einmal eine gute, aber auch essenzielle Voraussetzung. Ein eigener Mailserver benötigt neben einigem Fachwissen, bestimmte Hardware (siehe Abschnitt 3) auch etwas Zeit – und zwar regelmäßig. Zudem sollten sich Nutzer ihrer Verantwortung bewusst sein, die sie damit tragen. Denn der Server muss ausreichend vor Spam und unbefugten Zugriffen gesichert werden. Das erreichen Nutzer, indem sie sichere Passwörter benutzen, eine aktuelle Firewall betreiben sowie konsequent und regelmäßig Backups fahren und Updates installieren. Eine stetige Kontrolle der Einstellungen ist also notwendig, damit die eigenen Mails bei Empfängern nicht selbst im Spam-Ordner landen. Denn nur wenn der eigene Mailserver akzeptiert wird, hat man auch langfristig Freude daran.

Der eigene Mailserver ist also nur etwas für Menschen, die sich für IT begeistern und sich gern damit beschäftigen oder natürlich für alle, die ein Gewerbe betrieben, da eine eigene Domain schlichtweg professioneller wirkt und sich die DSGVO-Verordnungen damit einhalten lassen. Falls Unternehmer die Fachkenntnisse nicht besitzen, empfiehlt es sich natürlich, Unterstützung durch Experten zu holen. Für Personen, die einfach ab und an Mails schreiben und sich nicht weiter damit beschäftigen möchten, ist der eigene Mailserver sicherlich etwas überdimensioniert. Da ist die Nutzung von gängigen Providern wie GMX oder Gmail die bessere Wahl. 

3. Was benötigt man, um einen eigenen Mailserver aufzusetzen? (Hardware, Software, Lizenzen)

Wer einen eigenen Mailserver betreiben möchte, benötigt als Erstes einen Computer. Eine durchgängige Internetverbindung und Stromversorgung sollte ebenfalls gewährleistet sein. Theoretisch kann man einfach den eigenen PC als Mailserver einsetzen. Dem kann man eine statische IP-Adresse geben und den Mailserver direkt darauf laufen lassen. Problematisch ist nur, dass der PC dann immer laufen muss. Ein NAS oder ein Server sind da diese bessere Wahl. Diese verbrauchen weniger Strom und sind für den Einsatz als Mailserver maßgeschneidert. Wichtig ist hierbei auch die Wahl der Speichermedien. Kleine Mailserver verbrauchen meistens nur wenige Gigabyte. Größere Firmen hingegen erreichen schnell einen Speicherbedarf von einem Terabyte. Grundsätzlich gilt, dass der Mailserver am besten mit SSDs betrieben werden sollte. Die schnellen Reaktionszeiten machen sich hier sehr stark bemerkbar.

Im nächsten Schritt geht es um das Betriebssystem, das den Mailserver betreiben soll. Hier bieten sich besonders Linux-Distributionen an, da diese sehr schlank sind. Manche bringen direkt vorgefertigte Pakete für einen Mailserver mit. Last but not least muss also die Mailserver-Software gewählt werden. Die bekannteste ist hierbei sicherlich Microsoft Exchange für Windows Server. Im Linux-Umfeld sind Postfix und Dovecot das Maß der Dinge. Es gibt jedoch auch häufig Hersteller, die eigene Mailserver-Software anbieten, die auf Postfix und Dovecot basieren. Diese machen sich also die Sicherheit und Stabilität der gängigen Tools zu eigen und entwickeln zusätzliche Funktionen und Benutzeroberflächen, um die Administration und Benutzung des Mailservers zu verbessern. Diese (meist proprietären) Mailserver sind dann, wie auch Microsoft Exchange, kostenpflichtig. 

Damit zum nächsten wichtigen Thema: Lizenzen. Ein wichtiger Faktor bei der Wahl der Hardware und Software ist stets der Preis. Hardware ist häufig eine einmalige Investition ohne Abonnement, während Software, und dazu zählen gerade auch Mailserver, gern mit wiederkehrenden Lizenzgebühren einhergeht. Die weitere Entwicklung will schließlich auch finanziert werden. Möchte man weniger tief in die Materie einsteigen, bietet sich ein Mailserver eines Drittherstellers an, der eine möglichst benutzerfreundliche Lösung anbietet, die dann lizenziert ist.

4. Eigener Mailserver mit NAS

Mit einem NAS-Server von Synology hat man im Grunde schon die gesamte Hardware- und Software-Ausstattung, die man benötigt, um einen eigenen Mailserver aufzusetzen. Die E-Mail-Lösung von Synology heißt MailPlus und umfasst einen funktionsreichen Mailserver, einen intuitiven E-Mail-Client sowie eine mobile App für Android und iOS.

Mit der Software lässt sich alles Notwendige installieren, um den eigenen Mailserver sicher betreiben zu können, wie Firewall, Benutzerberechtigungen, Unterstützung für mehrere Domains, Spam-Schutz, erweiterte SMTP-Sicherheit, Schutz vor Malware und Viren. 

Wer bereits ein Synology-NAS besitzt, kann MailPlus ohne weitere Kosten nutzen, da 5 Lizenzen dauerhaft kostenlos inklusive sind. Weitere Lizenzen können im 5er- oder 20er-Paketen hinzugekauft werden. Auch hier gilt – im Gegensatz zu vielen anderen E-Mail-Lösungen: Die Lizenzen gelten dauerhaft und sind sogar übertragbar, sollte z. B. das NAS durch ein neueres Modell ersetzt werden.

Dadurch werden die Kosten sehr überschaubar und langfristig planbar. MailPlus benötigt ein gewisses Maß an Hardware-Leistung, um zuverlässig betrieben zu werden. Daher ist das Feature für Synology NAS ab der DS220+ aufwärts verfügbar. Weitere Informationen dazu und zu den Lizenzpaketen gibt es hier.

Weitere Vorteile, die Synology bietet und die vor allem für Unternehmen und Selbstständige essenziell sind:

• Verfügbarkeit: Synology MailPlus High Availabilty und Synology High Availability gewährleisten einen unterbrechungsfreien Betrieb. 
• Datenschutz: E-Mails können Konto-übergreifend gesucht und damit effizient gelöscht werden. Zudem kann der komplette Mailverkehr verschlüsselt werden.
• Backup: Mit Hyper Backup kann das gesamte Synology NAS und alle Daten zuverlässig und automatisch gesichert werden. 
• Testmöglichkeit: Mit Synology Virtual DSM können virtuelle Umgebungen erstellt und damit Einstellungen sowie Funktionen getestet werden, ohne das produktive System zu stören. 

Des Weiteren ist die Migration von Google Workspace und Microsoft Exchange dank Azure AD-Domain-Unterstützung kein Problem. Ferner bieten Synology-NAS weitere Applikationen, die sich mit MailPlus integrieren lassen und so die Kommunikation mit Kollegen oder auch mit Freunden erleichtert. Dazu zählen Apps für Kalender, Chat und Kontakte. 

Alle Details zu MailPlus gibt es hier. Wie Nutzer mit Synology MailPlus ihren privaten Mailserver einrichten, erfahrt ihr hier im Video.

5. Fazit: Eigener Mailserver für IT-Enthusiasten und Unternehmen

Ein eigener Mailserver ist in der Tat verlockend. Jedoch benötigt er neben etwas Hardware und Software auch ein gewisses Maß an IT-Wissen und Zeit, um diesen langfristig sicher nutzen zu können. Daher empfiehlt sich dieser eher für Leute, die sich gern mit ihrer Technik befassen und alle Daten privat halten möchten, oder generell für Unternehmen. Für gewerbliche Nutzer gibt es zahlreiche Gründe, warum ein eigener Mailserver gegenüber dem in der Cloud gehosteten bevorzugt werden sollte. Die planbaren und langfristig geringeren Kosten sowie der Datenschutz sind dabei wohl die zwei wichtigsten Argumente für einen eigenen Mailserver. 

Ihr möchtet in eurem Unternehmen Synology als eigenen Mailserver einsetzen und habt noch Fragen? Kontaktiert hier die Experten von Synology. Sie beraten euch gern – natürlich kostenlos und unverbindlich. 

Ihr möchtet Synology MailPlus privat nutzen und habt noch Fragen? Die Synology Community stellt viele hilfreiche Tipps bereit und hilft bei Fragen. Oder kontaktiert den Synology-Support hier.

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