Fujitsu ScanSnap S1100: Dokumentenscanner für das Büro ohne Papier

Der aufmerksame Leser, der hier vielleicht schon eine Weile dabei ist, der weiß, dass ich kein Papier mag. Ich schlug mir viele Stunden die Zeit mit Gedanken um die Ohren, wie ich dem Papier Herr werde. Letzten Endes führen viele Wege nach Rom. Etwas Papier wird immer bei euch landen, für euch ist vielleicht die Archivierung interessant. Ob ihr nun die Cloud oder den heimischen Rechner wählt, ist dabei ja eigentlich egal. Das muss jeder für sich selbst entscheiden.

Ich wurde schon viele Male gefragt, wie ich das denn so mache. Ist schnell erzählt, da ich ja weder eine große Firma habe, noch sonst irgendwie mit Dingen arbeite, die übermäßig viel mit Papier zu tun haben. Bevor ich zum Kurztest des Fujitsu ScanSnap S1100 komme, möchte ich euch ein paar schnelle Ansatzpunkte geben, die vielleicht helfen, das Papieraufkommen zu minimieren. Zuerst einmal habe ich alle Rechnungen digital eingestellt, sofern machbar.

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Es kommt keine Rechnung per Post, ich kann Rechnung als PDF archivieren, sofern nötig. Dieses Dokument kann ich dann irgendwo ablegen. Gibt genug Möglichkeiten in der Cloud, zum Beispiel Evernote, Google Docs, Dropbox und Co. Hat unter Umständen den Vorteil, dass Dokumente nach Inhalt und überall durchsucht werden können. Und auf lokaler Ebene? Da gibt es diverse Software-Möglichkeiten, wie zum Beispiel Doo – oder man arbeitet mit klassischen Ordnern mit Jahreszahlen und Absendern.

Ja, so klassisch arbeite ich zum Beispiel! Wenn Rechnungen kommen, dann archiviere ich diese sofort digital. Danach direkt geschreddert in die Papiertonne. Dokumente die man archivieren muss gibt es ja leider auch. Hier gebe ich mir beim Abheften keine Mühe mehr. Auch hier archiviere ich durchsuchbar und digital, das Papier landet dann in einem Ordner, der ganz weit aus meiner Sichtweite ist. Ich musste in meinem ganzen Leben noch keine Dokumente original nachreichen.

Die Verarbeitung von Papier – das ist ja immer so eine Sache. Wer Papiere der letzten 100 Jahre archivieren will, der hat unter Umständen noch was vor. Mein Tipp dann: All in One mit Dokumenteneinzug holen oder bei Freunden leihen. Da kann man unter Umständen dann gleich einen ganzen Stapel in die Ablage packen und wenige Sekunden später das fertige PDF auf dem Rechner begrüßen. Und dann weg mit dem Papier. Für dauerhafte Großeinsätze hatte ich hier schon einmal den ScanSnap S1500M getestet.

Und nun teste ich den Fujitsu ScanSnap S1100, der schon recht lange auf dem Markt ist – seit 2011 oder so. Kostet derzeit um die 190 Euro und die Anschaffung ist nur sinnvoll, wenn ihr so ein kompaktes Gerät auch wirklich benötigt. Ansonsten kann man gleich ein All in One in der Preisklasse anschaffen, das noch Dokumenteneinzug, Scanner und die Druckfunktion bietet. Was hat der Fujitsu ScanSnap S1100 zu bieten? Auf jeden Fall Kompaktheit. Man benötigt kein Netzteil, das Gerät wird über USB angeschlossen und ist so auch mobil einsetzbar. Passt in jede Tasche und ist nicht schwer: 3,4 x 27,3 x 4,7 cm auf 349 Gramm verteilt.

Der Scanner bietet eine Auflösung von 600dpi und wer Hackengas gibt, der bekommt bis zu 8 Seiten pro Minute weggescannt. Die maximale Größe ist dabei das A4-Format. Das Gerät ist vernünftig verarbeitet und die Software macht einen guten Eindruck. Strukturiert und nicht zu kompliziert. Wenn mehr als eine Seite gescannt wird, dann kann die Software die einzelnen Seiten zu einem Dokument zusammenfügen, was bekanntlich keine Kunst sein sollte.

Nach dem Scanvorgang öffnet sich die Software mit mehreren Zielen. So gibt es die Möglichkeit, gescannte Dokumente auf ein mobiles Gerät via Netzwerk zu schicken, aber auch E-Mail, Evernote, Google Docs oder iPhoto. Qualitäts- und OCR-Einstellungen werden ebenfalls über die Einstellungen geregelt, was für die gewünschte Ausgabequalität sorgt. Wer so ein Gerät in der kompakten Form gesucht hat, der wird sicherlich seinen Spaß haben, gute Ergebnisse bei kompakter Verarbeitung. Was schade ist: bei so einem kompakten Gerät wünsche ich mir vielleicht einen optionalen Akku und die Möglichkeit, eine gewisse Anzahl an Dokumenten in einem Zwischenspeicher zu halten.

So – nun kommt ihr.  Was macht ihr mit, für oder gegen das lästige Papier?