ScanSnap iX1500 angeschaut – Der Helfer beim Aufbau des papierlosen Büros

Die Sache mit dem papierlosen Büro oder dem papierlosen Zuhause handhabt jeder anders. Einige lieben die Papierablage, haben ihr System gefunden und können per Handgriff mal eben schnell dieses Dokument oder jene Rechnung von 2014 aus dem Hut zaubern. Ich persönlich hasse Papierkram wie die Pest und versuche die Papierablage so gut es denn geht zu vermeiden. Für den Kleinkram kommt bei mir die App Scansnap zum Einsatz, die Dokumente digitalisiert und auch per OCR durchsuchbar macht. Die App ist einfach handhabbar und schnell doch alles was mehr als fünf Seiten umfasst, ist für mich schon wieder nervig. Scannen, umblättern, scannen, umblättern und so weiter. Nun könnte man den Dokumentenscanner meines Brother All-In-One-Gerätes nutzen, doch dazu ist wieder das Anschalten des Macs notwendig, OCR wird nicht automatisch getriggert und einige nützliche Funktionen fehlen mir da.

Nun stellt sich die Frage, welchen Scanner man für so einen Fall nimmt. Die Anforderung: Scannen ohne PC oder Mac, per WLAN, direkt in die Cloud oder auf das NAS und mit mobilen Apps. Schaut man sich den Scanner-Markt an, stolpert man unweigerlich über den Fujitsu ScanSnap iX1500. Ich möchte euch gerne etwas über meine Erfahrungen und dem Heimgebrauch des Gerätes erzählen.

In der Box findet man alles, was man benötigt. Bedienungsanleitung, Stromkabel und Netzteil und natürlich den Scanner selbst, der mit seinen 292 x 161 x 152 Millimetern ziemlich kompakt ist, wenn er zusammengeklappt wird. Ich habe das weiße Modell testen dürfen, das Gerät ist aber auch in Schwarz erhältlich. Das Design ist einfach aber dennoch gefällig. Man kann den Scanner ohne Probleme in jeglicher Umgebung platzieren, er fällt quasi kaum auf. Am besten positioniert man den Papierfresser dort, wo man die Post üblicherweise ablegen würde. So denkt man in erster Linie daran, direkt nach dem Öffnen der Post, die Digitalisierung vorzunehmen. Doch kommen wir zur Einrichtung.

Der Scanner lässt sich in drei verschiedenen Modi verwenden. Die traditionelle Art ist, den iX1500 an einen PC oder Mac zu hängen und dann über die ScanSnap-Home-Software zu steuern. Nachteil: Dadurch verliert der Workflow deutlich an Geschwindigkeit, da man einen PC oder Mac zur Hand haben muss, der angeschaltet ist. Der Vorteil ist, dass man die vollwertige ScanSnap-Home-Software direkt nutzen kann und dadurch mehr Tools zur Verfügung hat, als in der mobilen Variante. Aber die USB-Nutzung schließt die mobile nicht aus, wenn man sich angewöhnt, Dokumente immer am Arbeitsplatz zu scannen.

Es gibt noch weitere Modi. Die direkte WLAN-Verbindung ersetzt quasi die Kabelverbindung mit PC oder Smartphone/Tablet. Ich habe mich als Haupt-Use-Case für die Hotspot-Variante entschieden, der Scanner wird damit direkt in das WLAN gehängt, hat Zugriff auf NAS und Co. und kann Dokumente direkt in die ScanSnap Cloud schieben. Zum mobilen Einrichten des Scanners benötigt ihr die ScanSnap-Cloud-App, die in Windeseile den Scanner erkennt, diesen mit dem WLAN verbindet und auch direkt eine Firmware-Aktualisierung durchführt. Nun könnt ihr noch einen Speicherdienst festlegen, entweder einen für alle Dokumententypen oder nach Dokumententyp unterschiedlich. Zur Auswahl stehen box, Dropbox, Evernote, Google Drive, Hubdoc, OneDrive, shoeboxed, Expensify oder Google Fotos. Weiterhin könnt ihr mit der App auch Dokumente einscannen und den in die ScanSnap-Cloud-integrierten OCR-Dienst nutzen.

Zur Erklärung: ScanSnap Cloud ist Fujitsus eigener Cloud-Dienst, der auf Dokumentenverarbeitung spezialisiert ist. So werden damit die Dokumente beispielsweise nach einem bestimmten Schlüssel selbst benannt. Dabei erkennt die OCR-Software den Inhalt und packt euch Shop, Datum des Kaufs etc. automatisch in den PDF-Namen. 500 PDF-Seiten pro Monat sind kostenfrei nutzbar. Wenn ihr auf ein NAS Speichern wollt, müsst ihr direkt am Mac/PC scannen und ScanSnap Home verwenden.

https://apps.apple.com/us/app/scansnap-cloud-for-ix-series/id1211119808?mt=12

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fujitsu.pfu.scansnapcloudus&hl=en

Bevor ihr euch mit dem Thema papierloses Büro befasst, solltet ihr euch zuerst überlegen, wo ihr eure Daten ablegen möchtet. Wer sich komplett absichern möchte und prinzipiell gegen Cloud ist, sollte sich für den lokalen Speicher – also NAS oder Festplatte am Rechner / Mac – entscheiden. Auch damit lassen sich mittlerweile Zugriffe von überall auf der Welt realisieren und man verliert wenig Flexibilität. Ich habe die Dokumente auf meinem Synology NAS und synchronisiere dieses in die Cloud. Quasi ein Offshore-Backup meines NAS, sollte zu Hause mal irgendetwas passieren. Beim Sync über die Cloud-Sync-App von DSM kann man für zusätzliche Sicherheit auch auf Verschlüsselung zurückgreifen. Kommen wir zurück zum Scanner.

Der iX1500 ist ein Duplex-Scanner der, in der Lage ist 30 Seiten doppelseitig in einer Minute einzuscannen, das Ganze in einer Auflösung von 300dpi Schwarzweiß und 150 dpi in Farbe. Im Klartext heißt das: Der Scanner macht selbst dicke Aktenordner in kürzester Zeit klein und bringt eure komplette Ablage in wenigen Minuten bis Stunden in die Cloud oder in ein durchsuchbares Format. OCR übernimmt dabei entweder die ScanSnap-Home-Software auf dem Rechner oder die ScanSnap Cloud. Natürlich kann man auch in einer höheren Auflösung scannen, wobei die Geschwindigkeit dann aber nachlässt, bis zu 1200 dpi sind möglich.

Großer Vorteil des Scanners in Kombination mit der Cloud oder der Software ist, dass er in der Lage ist, mehrere Dokumententypen auf ein Mal einzuscannen und diese in entsprechende Kategorien zu sortieren. Ihr könnt Papier, Visitenkarten, Bilder, Kassenzettel und Dokumente in unterschiedlichster Größe in den Einzug legen, der Scanner wird damit keine Probleme haben. Dass zwei Seiten aus Versehen gleichzeitig eingezogen werden, ist ein Umstand, den ich bei diesem Scanner nie erlebte. Der Scanner erledigt alle Aufgaben mit Bravour, schneidet den Scan richtig zu, überspringt leere Seiten, rotiert das Dokument auf Wunsch richtig, legt OCR darüber und benennt das Dokument nach dem Inhalt. Alles vollautomatisch, ohne viel zu tun. Da kann man schon ins Schwärmen kommen.

Innerhalb der Software könnt ihr auch Tags vergeben, die Dokumente in eigene Ordner sortieren, nach Schlagwörtern filtern und vieles mehr. Ich habe vor drei Jahren schon einmal den iX500 zu Hause gehabt und erinnere mich an einen wirklich miesen Mac-Client. ScanSnap Home ist mittlerweile zu einer richtig erwachsenen und ausgereiften Software herangewachsen. Daumen hoch!

Ein Vorteil des iX1500 ist der 4,3 Zoll große Touchscreen, den ihr personalisieren könnt. So kann jedes Familien-Mitglied oder jeder Mitarbeiter eures Büros seinen eigenen Screen mit eigenen Buttons und Funktionen festlegen und hat somit sofort seinen Workflow zur Hand. Will ich beispielsweise, dass meine Dokumente nach Kategorie sortiert in Google Drive abgelegt werden, kann ich dieses auf meinem Screen festlegen. Nutzt meine Frau OneDrive und hat ihre eigene Ablage und ihre eigenen Anforderungen, kann sie sich einen solchen Screen bauen. Auch könnt ihr beispielsweise einen Bildschirm anlegen, der für Kassenzettel gut ist und dafür sorgt, dass Rechnungen immer im Ordner für die Steuer oder das Haushaltsbudget landen. Wirklich eine feine Sache. Euer Handy benachrichtigt euch im mobilen Nutzungsszenario über den erfolgreichen Scan. Ansonsten übernimmt das sie ScanSnap-Home-Software auf eurem Mac oder PC.

Mein Fazit zum Fujitsu ScanSnap iX1500

Dem Scanner kann man meiner Meinung nach kein negatives Zeugnis ausstellen. Wer gerade vorhat, ein papierloses Zuhause zu etablieren, hat hier den Branchen-Primus zur Hand, mit dem es sogar Spaß machen kann, Papier den Garaus zu machen. Ich habe während meines Tests zwei große Aktenordner Papier digitalisiert und eine Menge unterschiedlicher Dokumente aufgelegt und bin begeistert. So hat man überall alle wichtigen Dokumente zur Hand und kann diese auf Abruf mal eben schnell auf dem Smartphone abrufen. All das kann man sicher auch mit Apps oder billigeren Lösungen wie einem AiO-Gerät realisieren, doch das umständlicher und vor allem Aufwändiger.

Einziger kleiner Haken: Der iX1500 kostet je nach Angebot immer um die 430 Euro und ist damit kein Schnapper. Nicht wenig Geld, dass man vor allem für eingesparte Lebenszeit und entspanntere Nerven bezahlt. Durch seine Personalisierungsmöglichkeiten ist er vor allem für Haushalte oder Büros mit mehreren Personen sehr gut geeignet.

[asa]B07HQCBH3F[/asa]