Google Drive: Access Checker macht das Teilen noch einfacher

Google hat in Drive bereits seinen sogenannten Access Checker integriert. Jener erleichtert das Teilen über den Google Kalender und andere Apps. Wie das Spielchen funktioniert? Der Access Checker erkennt, wenn ihr eine E-Mail oder eine Einladung über den Kalender verschickt und eine Datei über Drive anhängt. Dann prüft der Access Checker im Hintergrund, ob der jeweilige Empfänger auch die Rechte besitzt, um auf die Datei zugreifen zu können. Sollte das eben nicht der Fall sein, dann weist der Access Checker darauf hin und fragt nach, ob ihr die Berechtigungen anpassen möchtet. Durch eine Aktualisierung für G-Suite-Nutzer beherrscht das Werkzeug nun aber noch ein paar weitere Tricks.

Nun soll der Access Checker klarer verdeutlichen, wer Zugriff benötigt: Er zeigt die Namen bzw. E-Mail-Adressen der Personen an, die noch nicht auf die jeweiligen Dateien zugreifen können. Zudem soll das Tool quasi prognostizieren, mit wem ihr die Datei teilen möchtet und dann entsprechende Vorschläge unterbreiten. Passt der jeweilige Vorschlag, könnt ihr dann quasi direkt mit der jeweiligen Person teilen.

Laut Google soll der verbesserte Access Checker es für euch einfacher machen, Dateien mit speziell denjenigen Personen zu teilen, die ihr auch erreichen wollt. Solltet ihr als Admins wiederum festgelegt haben, dass via Google Drive Dateien nur mit einzelnen Empfängern geteilt werden sollen, wird euch allerdings kein Sharing über Links nahegelegt. Auch bisher gesetzte Einstellungen bleiben erhalten. Klar, dass ihr als Admins auch weiterhin festlegt, welche Sharing-Optionen für die von euch betreuten Nutzer frei zur Verfügung stehen.

So können Admins als Standardeinstellung festlegen, dass Links erlaubt sind, nur innerhalb der jeweiligen Organisation geteilt wird oder sogar nur mit einzelnen Empfängern / Google-Konten. Die Aktualisierung wird nun schrittweise für Benutzer der G Suite ausgerollt.