Go Paperless in 2013: Google, Fujitsu und Co mit Initivative für das papierlose Büro
Der gute Caschy hat es schon fast erreicht: das Arbeiten mit einem papierlosen Büro. Wie das vonstatten geht, hat er euch hier erklärt. Damit ist er leider aber nicht einer von vielen, sondern eher noch so ’ne Art Vorreiter. Viel zu viel totes Holz müllt immer noch unsere Schreibtische, Schränke und Ordner voll und auch Google sowie einige andere Unternehmen möchten diesen Missstand nun mit einer Initiative bekämpfen: Go Paperless in 2013 nennt sich das Projekt und mit #Paperless2013 liefert man das passende Hashtag gleich mit.
Ihr könnt auf der Seite eure E-Mail hinterlassen, um euch Tipps für euer papierloses Büro schicken zu lassen. Das geschieht natürlich aus einem gewissen Anteil Idealismus, um Ressourcen zu schonen – zudem spart man dadurch Zeit und Kosten. Auf der anderen Seite steckt dahinter auch eine ordentliche Portion Eigennutz, denn jedes Blatt Papier, welches von eurem Schreibtisch verschwindet, könnte ja in der Cloud – und somit bei einem der Partner dieser Initivative – wieder auftauchen.
Wer ist alles mit an Bord bei diesem Projekt? Zunächst wie schon erwähnt Google mit seinem Cloud-Dienst Google Drive. Darüber hinaus gehören HelloFax, Manilla, HelloSign,Expensify, Xero und Fujitsu ScanSnap mit dazu. Hello Fax leitet diese Initiative und will mit seinem eigenen Service natürlich dazu beitragen, das papierlose Büro in die Tat umzusetzen. Der Dienst lässt euch das gute alte Fax empfangen und versenden – logischerweise papierlos. Was haltet ihr von der Initiative und in wie weit habt ihr euch schon vom toten Holz lossagen können?
Quelle: Google+
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In meinem Blog (blog.microle.de) beschreibe ich wie ich schon seit 2012 Papierlos bin 😉 Ich glaube aber auch, dass bei dieser Imitative der Eigennutz überwiegt, was aber nicht weiter schlimm sein sollte, das Ziel zählt schließlich.
und ich mach’s doppelt… – Alles was an Papier kommt wird eingescannt, archiviert und das Papierchen eben auch abgeheftet.
Andersrum eben alles was digital kommt wird ausgedruckt und abgeheftet…
Irgendwie ist das trotzdem noch nicht so ganz Paperless… 🙂
Papierloses Büro ist genial. Bin seit 2010 praktisch papierlos und bewahre nur noch originale Versicherungspolicen, Urkunden, Notar-Rollen usw. in Papierform auf. Der Rest ist als durchsuchbare PDF digitalisiert und verschlüsselt in der Cloud abgelegt – mittlerweile einige tausend Seiten. Mein Setup:
– Fujitsu ScanSnap S1500 Dokumentenscanner
– Wuala Cloud (verschlüsselt)
– Adobe Acrobat
– Rexel Shredder
Das Digitalisieren dauert nur Sekunden. Dank Suchfunktion sind die Dokumente ruckzuck gefunden. Aktenordner und Papierstapel sind passé, der Schrank ist frei für sinnvolle Sachen. 🙂
Ganz Paperless wird es einfach schwierig da doch viele Sachen auf Papier geschrieben werden bzw. verschickt werden aber auch ich habe schon einige Versuche unternommen meinen Papierverbrauch zu senken und habe es auch ein wenig geschafft …. immerhin ein Anfang 🙂
Ich arbeite in einer großen Behörde und da gingen die ersten Ansätze nach hinten los. Zum einen wurden größere Monitor angeschaft um ein gleichzeitiges schreiben und lesen von ePapers zu ermöglichen. Nun hat man festgestellt, dass dies überhaupt nicht praktikabel ist und die Mitarbeiter viel mehr Zeit mit dem hin und her springen zwischen den Programmen verbringen. Auch das suchen und Blättern in diesen elektronischen Unterlagen hat sich als ineffektiv erwiesen. Externer Schriftverkehr kommt selten als PDF mit Sprungmarken. Oft sind es nur gescannte Bilder und einen Textmarker kann man auch mal ebend nicht zu Hand nehmen.
Die Mitarbeiter verbraten jetzt fast 2/3 mehr an Zeit und fangen teils an, sich die EPaper zum abarbeiten auszudrucken!
Nun geht die Überlegung dahin, dass man einen zweiten Monitor anschaft. Das ist natürlich dann richig umweltfreundlich! Papier gespart, dafür Schadstoffe erzeugt und erhöhter Stromverbrauch.
Fazit: In vielen Unternehmen fallen Mehrkosten für Personal, Strom und Hardware an, so dass es sich nicht für jedes Unternehmen lohnt. Schnell wird der Spaß teurer und umweltschädlicher, als weiter Papier zu nutzen. Vor allem, wenn man alle 2-3 Jahre die Monitore tauscht und es mehrere +10.000 sind.
Für kleinere Unternehmen oder Unternehmen die kaum schriftlichen Verkehr haben, kann es sich aber durchaus lohnen. Vor allem wenn man Briefe/Rechnungen an die Kunden per Mail versenden kann. Aber das ist in Behörden ehr selten der Fall. 😉
Ich hätte mal noch eine ergänzende Frage:
Kennt jemand ein gutes Programm für den PC zur Verwaltung von gescannten Eingangsrechnungen und ähnlichem? Sollte offline funktionieren, also keine cloudbasierte Anwendung.
Hat hier jemand Erfahrung mit Diensten wie Manilla und Co.
Auf den ersten Blick sehr interessant, aber gerade bei Manilla sehe ich auf den ersten Blick nur US Anbieter/Firmen die dort mitmachen. Oder sind auch schon ausreichend Firmen aus BRD dort eingetragen?
Fujitsu Scansnap mit DevonThink Pro Office heisst mein Rezept. Funzt super. Für schwierigere zu scannende Formate ist Sceye ne Alternative. Einzige Voraussetzung insgesamt: Konsequenz.
Sofern buchhalterisch benötigt, ist das Scannen natürlich Mehraufwand, da Papier nunmal vorgeschrieben ist. Holt man evtl. beim Suchen zeitlich wieder rein…
@Christian
http://elo.com/wcm/de/produkte/elooffice
Das Problem an Paperless ist doch das ich dem Finanzamt keinen USB Stick mit meinen Scanns schicken kann. Ganz davon ab das ich, sowie viele andere, der Elektronik nicht traue. Nen HDD Crash oder ne gebrannte CD/DVD die nicht mehr lesbar ist passiert schnell. Ganz davon ab das es passieren kann das die Dateiformate nach 5 oder 10 jahren nicht mehr wirklich unterstützt werden. Das ist bei MP3 oder nem Film sicher doof, bei Fotos sicher bitter, aber wenn eine Betriebsprüfung der letzten 10 Jahre stattfindet vor allem teuer.
Es gibt genug Behoerden, die immer noch auf Briefpost bestehen. Noch nicht mal den Kontakt per eMail anbieten. Papierlos ist also noch lange nicht machbar. Auch wenn man zB etwas digital uebermitteln kann, so muss man dies meist noch einmal extra ausdrucken, weil bei einer Pruefung ausschl. Papierform akzeptiert wird.
Als der letzte Drucker kaputt ging, bin ich auch aus Papierkram ausgestiegen, zumindest privat, ab und zu bin ich aber froh, das mein Kumpel ne Strasse weiter noch drucken kann: Kreditanträge, Kontoeröffnungen, Kommunikation mit meiner 86zigjährigen Vermieterin.
Das ganze de.Mail kommt auch nicht so recht in Schwung…..
@Chip und blessi
Danke euch, ich schau mir das mal an.
Das papierLOSE Büro ist eine Utopie. PapierARME Büros dagegen lassen sich durchaus realisieren. Zuhause und bei mir im Büro sind letztere vorhanden.
@northlander Alles eine Frage der Zeit, früher war es auch utopisch das Menschen fliegen ob in der Luft oder zum Mond. Ich glaube nicht das es eine Utopie ist und wenn man mal sieht wie gut das heute schon klappen kann wenn man es probiert dann ist das schon allerhand. Also ich bin bei meinem Papierlos Experiment zu dem Ergebnis gekommen, das es nicht mehr so lange dauern wird bis wir Papierlos sind 😉 Mein Rezept heißt Tablet-PC + OneNote 😀
@kramkr
Welcher „wir“? Wie schon gesagt wurde, sobald es mit Behörden zutun hat geht es ohne Papier nicht. Auch mein Arbeitszeugnis möchte in in Papierform und nicht als PDF von meinem Arbeitgeber, Arbeitsvertrag sowieso, Mietvertrag auch, Versicherungsbriefe aber auf jeden fall… und was es da sonst noch so gibt. Im Prinzip alles wo ich mehr als doof da stehen wenn es weg ist.
So krimskrams wie Amazonrechnung reicht mir natürlich auch online.
Ich arbeite in der Buchhaltung eines mittelständischen deutschen Unternehmens und erschrecke selbst täglich wieder, wie viel Papier allein an zu bezahlenden Rechnungen durch meine Hände fließt. Und zumindest bei uns wird das eher mehr als weniger. Ein Versuch war bei uns ja das einscannen in das pdf format. Dies hat aber erstens viel mehr zeit in anspruch genommen, als das einfache abheften der Papiere in die Ordner (sämtliche Dokumente mussten noch umbenannt und in entsprechende Ordner geschoben werden). Außerdem müssen ergänzend auch noch alle Rechnungen per Hand kontiert und eingebucht werden.
Als Fazit muss ich leider sagen, dass ein papierloses Büro zwar wünschenswert und realisierbar ist. Auf ein papierloses Büro umzusteigen, bedeutet aber auch gleichzeitig, dass ein höherer Arbeitsaufwand nötig ist. Außerdem sind mehrere Seiten nötig, die dieses papierlose Konzept umsetzen. Ist nur eine Seite beteiligt, wird dies immer einen erhöhten Arbeitsaufwand bedeuten.
Ein Kollege erzählte mir vor kurzem, es gäbe ein
Scan-Programm, bei dem man zunächst ein Blatt mit Barcode einscannt.
Anhand dieses Barcodes soll das Programm wissen, unter welchen Ordnerpfad
die folgende Seiten automatisch abgespeichert werden sollen – bis wieder
ein Blatt mit neuem Barcode kommt.
Ich habe bisher leider noch nichts vergleichbares gefunden. Kommt jemanden
die Beschreibung bekannt vor und kann mir den Namen des Programmes sagen?
Ich stelle mir das ganz praktisch vor, ein paar Vorlagen zu haben und
so schnell Rechnungen einsortieren zu lassen, ohne vorher das PDF nocheinmal
zu öffnen und nachzusehen, was ich überhaupt eingescsannt habe.
Bzw. wie löst ihr eine möglichst automatische Sortierung?
Cashys ursprünglicher Post ist ja von 2011. Mich würde ein Folge-Post interessieren mit aktuellen Erfahrungen + Setup. Gerne auch etwas ausführlicher, da ich mich mit diesem Thema auch bereits seit längerer Zeit beschäftige und zumindest klassische Dokumente, wie z.B. Rechnungen nur noch digital abhefte. Bei Versicherungen, Verträgen, etc. setze ich aber weiterhin auf papier + papierlos. D.h. papierlose Variante verschlüsselt in der Cloud und papier-version im Ordner. Das bietet den Benefit, dass ich auch nach einem Einbruch/Wasserschaden/Brand/etc. immer noch eine hochauflösende Kopie der Dokumente verfügbar habe und (so hoffe ich zumindest) die Neubeantragung schneller von statten geht.
Als cloud nutze ich aktuell Dropbox mit einem verschlüsselten TrueCrypt-Container. Allerdings bahnt sich da solangsam ein Platz-Problem an 😉
das Hauptproblem in meinen Augen ist die Erstellung einer perfekten .pdf
wenn man es über Acrobat macht, ist OCR (in der 2ten Schicht) nicht optimal, wenn man es mit einem OCR wie finereader/omnipage oä. macht, ist der scan als solchen nicht 1:1
=> Wunsch: ClearScan von Acrobat und OCR von FR/OP 😉
@Karl
Buchhaltung geht auch online (inkl. Faxanbindung und eRechnung Signatur-Prüfung) bspw. bietet DATEV das Produkt Unternehmen online an:
http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=63389
@Anton
http://www.doo.net benötigt bspw. keinen barcode, sondern versucht die scans zu analy.
des weiteren paperport von nuance, scantopdf.com/de oder halt Dokumentm. allgemein wie elo