Digitale Dokumente und ihre Akzeptanz: Eine Bitkom-Studie

artikel_sonntagDas papierlose Büro: Seit Jahren hören wir, wie diese – zweifellos gute – Idee in aller Munde ist und wenn wir uns mal in den deutschen Büros oder auch zuhause umschauen, stellen wir fest: Eigentlich sieht das alles noch anders aus. Der Weg geht natürlich auch hier Richtung Digitalisierung: Viele Rechnungen werden schon digital signiert verschickt, der Kontostand online abgerufen, bei dem ein oder anderen (wie auch bei mir!) verrichtet auch schon ein Dokumentenscanner seinen Dienst. Aber das Papier ist immer noch da- genau hier setzt eine aktuelle und repräsentative Bitkom-Studie an und zeigt bei 1014 Bundesbürgern (davon 796 Internetuser) ab 14 Jahren viele interessante Aspekte auf, vor allem aber eins: Auch im papierlosen Büro gibt es noch genug Stapel an den sprichwörtlich „gefällten Bäumen“ und so möchten wir Euch in diesem Beitrag wieder auf eine kleine Statistikreise mitnehmen.

Waren im Jahr 2013 erst 15% dem Thema gegenüber überhaupt aufgeschlossen, so sind es mit 33% heute doch besonders die jüngere Generation zwischen 14- und 29 Jahren, die ihre Dokumente am liebsten direkt digital erhalten möchte. In der nächsten Altersklasse zwischen 30 und 49 sind es immerhin noch 28%, den Vorzug geben. Verträge, elektronische Rechnungen und Unterlagen haben heute dieselbe rechtliche Relevanz wie ihre Derivate in Papierform. Hier kommt allerdings die Frage auf, warum in Büros das Fax immer noch nicht totzukriegen ist und trotz allem die jüngere Generation zu 75% immer noch wichtige Dokumente in Papierform bevorzugt, wenngleich von diesem Prozentsatz wiederum 76% eigentlich keine Vorteile zu digitalen Dokumenten sehen.

Ein großes Thema bei der Digitalisierung und ein Faktor für die noch fehlende, flächendeckende Akzeptanz ist die Übermittlung der digitalen Daten: Angst vor dem „Man-in-the-Middle“-Effekt, also dem Abfangen der eigenen Daten auf dem Weg zum Empfänger, haben aktuell 36% der Befragten. Immerhin noch knapp jeder Fünfte (18%) hat keine Kenntnis über ein adäquates Ablagesystem für seine digitalen Dokumente und 13% der User haben Angst, dass ihre Dokumente beim Versand verloren gehen könnten. In Bezug auf die Ablage der Dokumente teilen sich die Meinungen erneut: Ob die Ablage in einem Cloudspeicher in Deutschland statistisch sicherer ist als ein Berg von Dokumenten, die beispielsweise bei einem Wasser- oder Feuerschaden in die ewigen Jagdgründe eingehen, ist mal wieder eine Glaubensfrage. Laut Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereiches ECM („Enterprise Content Management“)  im Bitkom, seien Clouddienste gegen Hackerangriffe meistens besser geschützt und stellten dem Endanwender die Möglichkeit dar, die Dokumente von überall zu betrachten. Faktisch richtig, wird der ein oder andere aber trotz allem (und speziell wegen Sicherheitsbedenken) diese Möglichkeit der Ablage schon einmal in Gänze für sich ausschließen.

Schaut man auf den Unternehmensbereich, sollen dort speziell Dokumentenmanagementsysteme helfen, im Alltag Druckkosten zu sparen. So zumindest der Plan, kenne ich es persönlich doch so, dass Dokumente digital archiviert und noch zusätzlich (!) in Ordnerform vorgehalten werden. Da der Mensch bekanntlich bequem ist, wird das Dokument dann im elektronischen Archiv gesucht und anschließend ausgedruckt, weil das ja bequemer ist als a) am Bildschirm zu lesen oder b) gar den Papierordner zu suchen. Muss nicht die Regel sein, wird aber auf viele Firmen portierbar sein, da die Schnittstelle zur besten Technik halt immer der Mensch ist.

Diese Bitkom-Studie ist auf jeden Fall einmal interessant, weil wir einfach einmal sehen, wie weit (oder fern) das richtige papierlose Büro bzw. die Digitalisierung wichtiger Dokumente heute ist. Ansätze gibt es viele, die Umsetzung gestaltet sich trotz stetig sinkender Preise im Massenspeichersektor schwierig: Zum einen fehlt meiner Meinung nach die breite Akzeptanz, zum Teil die einheitliche Möglichkeit, wie wir sicher und speziell in Deutschland auch online archivieren können. Mein Fujitsu-Dokumentenscanner, durch den ich seit über einem Jahr mein Papier jage, scannt beispielsweise in Evernote, weil es einfach die schnellste und beste Schnittstelle zum Scanner hat – Nachteil: Ich weiß nicht, wo genau diese Daten landen. Dazu gibt es noch eine Kopie auf meine lokale Festplatte, die – bedingt durch ein Backup – auf meiner Synology-NAS landet. Nachteil der lokalen Kopie: Ich empfinde das nicht als Ordnung, wie es beispielsweise eine Software wie ELO unter Windows kann, aber die kann ich auch nicht unter mehreren Plattformen und als Endanwender schon gar nicht online nutzen. Also doch Cloud, wenngleich man schon die Entscheidung „Pro Digital“ getroffen hat? Eine spannende Frage.

Wie steht Ihr zum papierlosen Büro? Woran hapert es noch bezüglich der Akzeptanz digitaler Dokumente? Findet Ihr Euch in den Fragestellungen wieder? Steht Ihr vor demselben Problem, was Ihr denn nun wo speichern sollt? Oder seid Ihr noch Ordnerfanatiker und liebt den Duft von altem Papier? Wir freuen uns über Eure Meinungen zu diesem – sicherlich – spannenden Thema!

via Bitkom

Sonntag

Gefällt dir der Artikel? Dann teile ihn mit deinen Freunden.

Digital Native, der trotzdem gerne das Mittelalter erlebt hätte und chronischer Device-Switcher. Multimediafreak. England-Fan. Freier Autor & Tech Blogger. Hobbyphilosoph. Musik-Enthusiast. Querdenker. Zyniker. Hoffnungsvoller Idealist. Gladbacher Borusse und hauptberuflicher IT-Consultant.

Das könnte dir auch gefallen…

Mit dem Absenden eines Kommentars willigst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.

24 Kommentare

  1. Ich glaube wenn sich auch Behördenhänge sowie rechtliche Vorgänge barrierefrei (bspw. kündigen von Verträgen) über digitale Dokumente durchführen lassen, dann würde die Akzeptanz relativ schnell in der jüngeren Bevölkerungsschicht ansteigen.

  2. Thomas Baumann says:

    Jede Firma / AG / EV die ich kenne druckt immer noch jede Mail aus (mit etwas Glück ohne den Spam Ordner) und heftet es entweder ab oder gelesen – geschreddert.

    Finde ich total sinnfrei. Grade wenn durch Antworten der ganze Mailverlauf unten angefügt wird (was ich persönlich gut finde, aber halt umsomehr Papier und Toner kostet).

    Was ist das häufigste Problem?
    Die Mails kommen auf info.firma.tld an, müssen aber an service.firma.tld. Da aber der Service mehrere Mitarbeiter hat und keiner weiß wie man die Mails vernünftig weiterleitet (oder Mitarbeiterkonten einrichtet!) wirds ausgedruckt und notfalls sogar noch kopiert. Bei falscher Einrichtung verschwinden die Mails denn ja auch vom Server (löschen nach Empfang)… Fazit: Keinerlei IT Ausbildung.

  3. Die Bitkom…. Das sind doch die, die jedes Jahr so tolle Sachen für die IT Branche vorhersagen, die dann in Wirklichkeit nie eintreten. Lächerlicher Verein.

  4. Da gibt es eigentlich nur wenig zu sagen. Die Akzeptanz ist abhängig von
    a) „absolut“ sicherer Ablage (wo auch immer) incl. end-to-end Verschlüsselung
    b) plattformunabhängiger, DAU-sicherer Verfügbarkeit
    c) einfacher(!), rechtsverbindlicher Signatur (wo nötig)
    An irgendeinem dieser Punkte hapert es mit heutigen Systemen immer.

  5. Welche Software bietet sich den dazu an? Bei einem Drucker hat der Hersteller nur ne Windows 7 Software für die Dokumentenverwaltung beigelegt, sodass ich zwei verschiedene Methoden derzeit nutzten (muss) um sowohl die digitale als auch analoge Post ordentlich zu sortieren.

  6. Meine Erfahrung beim versuchten Wechsel der Krankenkasse sind auch nicht ohne:

    Wechselversuch zur Techniker KK, Antrag online gestellt. Dass man Formulare online nur abschicken kann wenn auch alle Felder ausgefüllt oder ausgewählt sind muss ich ja hier niemandem erzählen. Aber bei TKK ruft mich anschließend eine Dame an und meinet ich hätte 2 Sachen nicht ausgefüllt.
    Also schickt sie mir den Antrag nochmal zu – jetzt von der TKK bereits komplett vorausgefüllt so wie eigentlich schon online von mir erledigt. Auch das Wechseldatum gibt die TKK somit vor (3 Monate Kündigungsfrist) denn es muss erstmal noch die Bestätigung von der alten KK eingeholt werden – alles natürlich NICHT elektronisch, trotz Ausweis und eGK – welche sich bei dieser Prozedur als völlig sinnlos bzw. nutzlos erweisen!!
    Dann bekomme ich also in der Zwischenzeit nochmal! den Vertrag zugeschickt mit allerlei Papierkram der schon beim ersten Mal dabei war – und ich soll den Vertrag unterschreiben und mit der Kündigungsbestätigung der alten KK innerhalb der 3 Monate Kündigungsfrist zurücksenden – auch hier wieder Antrag mit den ursprünglichen Onlinedaten vorausgefüllt – inkl. Wechseldatum nach Rechnung der TKK.

    Das Ergebnis ist dann aber dass nach ca. 1 Monat ein Brief von der TKK kommt wo man meint ICH hätte den Wechsel-Antrag zu spät gestellt … was dann völlig unlogisch mit der zu berücksichtigenden (3 Monate) Kündigungsfrist erklärt wird – nachdem ja die TKK jedesmal selber das Datum im Vertrag vorgegeben hat.

  7. Ich hab mal beim FA nach einer Art „Whitelist“ von Programmen gefragt, welches Dokumente digitalisiert (DMS) und vom FA auch akzeptiert wirde (revisionssicherheit). Aussage vom FA :“Wir machen hier keine Aussagen, weil es Werbung sein könnte. Jeder Fall wird einzelen geprüft“. Danach hat sich das digitale Büro (gewerblich) für mich erledigt.

  8. Der richtige Boost für das papierlose Büro war für mich die Anschaffung eines Thinkpad Tablet 2. Endlich kann ich mal schnell auf einem Antrag ein Kreuz machen, eine Unterschrift setzen, die Dokumente frei umher tragen und vor allem meine Notizen handschriftlich und ohne weitere Arbeit digital ablegen. Die Psychologie lehrt uns, dass das Gehirn Handschrift lieber mag als Tastatureingaben und das schlägt bei mir voll durch.

  9. Bei meinem Arbeitgeber wird auch seit 3 Jahren versucht, das Papierlose-Büro zu leben, das klappt bisher immer noch nicht gut – zwar werden viele Sachen mittlerweile digital abgewickelt ( z.b. Gehaltsabrechnung per PDF, usw. ) aber auf der anderen Seite muss ich meine Abrechnungen noch ausdrucken-unterschreiben-einscannen, vollkomemn sinnfrei.
    Privat bin ich da weiter, soweit es geht, nutze ich nur noch Händler, die ihre Rechnungen per eMail verschicken, das spart mir das einscannen, Mobilfunk-/Internet-/sonstige Rechnungen versuche ich auch wo es nur geht auf Onlinerechnungen umzustellen – einzig die Sparkasse ist noch auf dem Stand des 20. Jahrhundert, Kontoauszüge gibt es nur am Kontoauszugdrucker, nicht elektronisch. Da war die Deutsche Bank vor Jahren ja schon weiter.
    Ich scannen mittlerweile alles an Unterlagen ein, die liegen dann in einer Ordnerstruktur mit eindeutiger Benamung auf meinem Notebook, werden vorn dort verschlüsselt auf meine NAS kopiert und von dort aus auch regelmässig verschlüsselt in eine Online-Cloud ausser Haus gesichert.. Das klappt super gut.
    Die Anschaffung eines Dokumentenscanners mit Duplexscan und Einzelblatteinzug hat sich scohin hundertfach bezahlt gemacht.
    Von der Nutzung eines DMS habe ich mich verabschiedet, die kosten nur Geld und bringen im Hausgebrauch nichts, nur Mehraufwand.

  10. Ich habe mich als Geschäftsführer unseren kleinen GmbH kürzlich dazu entschlossen, den Aktenschränken Goodbye zu sagen. Wir haben etwa 50.000 Papierseiten mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und ca. 95 % davon am Ende auch in Papierform entsorgt, weil es sich weder um Verträge noch um sonstige Dokumente gehandelt hat, die man vielleicht man vor Gericht benötigt. Wir setzen auf Sharepoint Online Dokumentenbibliotheken mit Versionsverwaltung und nutzen die eindeutigen Dokumenten-IDs, die Sharepoint vergibt, um die Papierversionen abzuheften. So haben wir nun nur noch ganz wenige Ordner, die alle im Keller verschwunden sind, in welchen die Dokumente nach digitalen IDs abgelegt sind. So füllen ein Ordner beispielsweise nun komplett die Dokumente mit ID 1 bis 300, während der Ordenr früher zum Beispiel „Fuhrpark“ hieß und nur zu 1/4 gefüllt war. Spart jede Menge Ordner und die Papierversion findet man, wenn man sie jemals benötigen sollte, anhand ihrer im System vergebenen Nummer wieder.

  11. „Verträge, elektronische Rechnungen und Unterlagen haben heute dieselbe rechtliche Relevanz wie ihre Derivate in Papierform. “ Ähm, nein, und deswegen gibt es immer noch Faxe, weil die rechtlich bindend sind.
    Bislang habe ich persönlich auch keine Firmen kennengelernt, bei denen noch viel in Papierform vorliegt, außer den Dingen, die rechtlich relevant sind. Wie in der Pharmaforschung z.B. bestimmte Studienunterlagen.

    @Matze:
    Das hat nix mit der Papierliebe zu tun gehabt, die wollten Dich nicht gehen lassen 😉

  12. @Fraggle – Wenn eine revisionssichere Archivierung besteht, zu deren Nutzung jeder Gewerbetreibende rechtlich verpflichtet ist, haben E-Mails sehr wohl dieselbe rechtliche Relevanz. Man muss nur diverse Auflagen erfüllen (digitale Signatur bei Rechnungen, Aufbewahrungspflicht etc.), dann kann auch eine E-Mail rechtlich bindend sein und das antiquitierte Fax ablösen. Das die Realität anders aussieht, steht auf einem anderen „Blatt“ Papier 🙂 !

  13. User 0815 der Dritte says:

    @Pifferi leider gefährliches Halbwissen. Da liegt @john schon deutlich besser. Hat nur nichts mit Werbung zu tun, sondern das FA weiß es schlicht nicht. im Prinzip müsste jeder Gewerbetreibende seine Arbeitsweise zertifizierten lassen. Nur ein pseudo Revisionsicheres Programm ist aktuell meist nur Marketing des Herstellers

  14. @User 0815 der Dritte – Belege das „gefährliche Halbwissen“ doch einmal. Es hat niemand hier einen Hersteller genannt, von daher verstehe ich den Einwand bezüglich „pseudo-revisionssicher“ nicht. Führ‘ Dir einfach mal das Dokument „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu Gemüte, was im November 2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht wurde – das ist recht interessant, vor allem, weil es ohne Marketing-Blabla auskommt.

  15. Das papierlose Büro wird in Europa ungefähr ein Jahr nach der erfolgreichen Umstellung auf papierlose Toiletten eingeführt werden….
    Solange ich meine Rechnungen „papierlos“ selber mit umständlichen Login-Prozessen in irgendwelchen völlig irrwitzig zu bedienenden Postboxen selber abholen muss, und die nicht verschlüsselt und signiert per Email zugeschickt bekomme, bleibe ich bei Anbietern, wo ich eine Rechnung auf Papier zugeschickt bekomme (auch wenn ich die dann einscannen muss).
    Jeder Rechnung selbst hinterherhecheln zu müssen macht für mich die elektronische Version zum zeitaufwendigen Witz!

  16. @ Thomas
    Selbstverständlich gibt es auch bei der Sparkasse elektronische Kontoauszüge. Mach ich schon seit vielen Jahren.
    ___________________________

    Ich arbeite in einer Apotheke und da muss soviel in ausgedruckter Form dokumentiert werden, dass man vom papierlosen Büro noch weit entfernt ist.
    Wenn ich da auf den Rechner verweisen würde, würde mir der von der Revision einen Vogel zeigen und mir dann entsprechende Auflagen erteilen.

  17. Ich arbeite auf der Arbeit grundsätzlich papierlos. Ausser Vertägen oder den Gehaltsabrechnungen existiert kein Papierstück. Es hat ein paar Jahre gedauert bis ich soweit war. Das markieren, kommentieren war mein Weg Informationen zu verarbeiten, neue Ideen zu entwickeln und Emtscheidungen zu treffen. Die längste Zeit habe ich dafür gebraucht mich daran zu gewöhnen dies am PC, Tablet zu erledigen. Diese Gewöhnungszeit hat 1-2 Jahre gedauert. Seit nun 5 Jahren arbeite ich papierlos und möchte nicht mehr zu d3n belastenden Mengen an Papier zurück, den riesigen Stapeln an Arbeit. Die Arbeit ist mehr geworden, jedoch wirkt sie deutlich weniger belastend, da nicht diese Unmengen an Papier da sind. Ich kann unzählige pdf, word dokumente in windeseile durchsuchen, statt die Papierstappel und Ordner zuwälzen. Und wenn es mir zu viel wird schließe ich die Datei und habe einen leeren Schreibtisch und Bildschirm vor mir. Das gibt mir Frieden und Ruhe.
    Und die Dokumente sind mit meinen Aufgaben verknüpft, die ich eine nach der anderen abarbeite, statt den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zusehen und die (Papier)last zu spüren.
    Der Speicherort für private Dateien ist für mich klar, eine verschlüsselte Cloud auf einem privaten Server, zu dem ich eine verschlüsselte Verbindung aufbaue. Im Berufsleben ist es der Sharepoint und firmeneigene Cloud Server, Collaborationstools, etc.

  18. Ich bin nicht weit, das liegt daran das ich einfach keine richtige Software finde.

    Ich will keine Cloud, höchstens auf dem eigenen Server. Das Programm soll einfach die Dateien nach Tags ordnen können und eventuell die Tags direkt als Metadaten in das PDF schreiben. Das man Metadaten aus dem Programm heraus ändern kann, sollte klar sein.

    Und zu guter letzt, Datenbanken sind schön und gut, ich möchte aber zusätzlich zur Datenbank, das es in einer Ordnerstruktur ordentlich benannt abgelegt wird.

    Sowas hab ich bis jetzt nicht gefunden.

  19. @Mo hast du dir mal DEVONthink auf dem Mac angesehen? Kann taggen und sortiert dir alles in Ordner. Nutze ich privat seit etwa zwei Jahren zusammen mit einem Scansnap. Dokumente werden nach dem Scan direkt an DEVONthink geschickt und dort automatisch durch OCR geschickt.

  20. Das ist und bleibt ein „heißes Thema“. Ich bleibe immer noch Privat bei evernote und beruflich bei Foxdox als Langzeitarchiv in Verbindung mit einem Scansnap.

    Und nicht zu vergessen die 3,2,1 BACKUP-STRATEGIE 🙂

  21. Wir als fileee haben als DMS-Anbieter die Erfahrung gemacht, dass die Leute die Vorteile der Digitalisierung wirklich verstehen und nutzen wollen. Das Problem ist meistens, dass man sich aber nicht komplett von seinen Originalen trennen will/kann. Nach Jahren der Archivierung in Aktenordnern ist es neben teils rechtlichen Gründen oftmals das schlechte Gefühl, das einen davor zurückschrecken lässt, seine Papierdokumente nach dem Scannen zu vernichten. Die wohl zeitaufwändigste Lösung wäre, seine Dokumente zusätzlich auch noch in Aktenordnern zu archivieren – aber dann wäre die enorme Zeitersparnis der digitalen Ablage wieder egalisiert. Die Leute bleiben deshalb lieber bei ihren Aktenordnern und lassen das Projekt Digitalisierung auf sich beruhen.
    Wir haben uns Gedanken gemacht, wie man diese Problematik lösen kann und haben die fileeeBox entwickelt: https://box.fileee.com Mit der Box kann man zusätzlich zur digitalen Ablage auch seine Papierdokumente verwalten, ohne irgendeinen Aufwand zu betreiben. Die digitalen Kopien sind mit den Papierdokumenten „verknüpft“, sodass man im Bedarfsfall auch seine Originaldokumente wiederfindet.

    • Gute Idee die fileeeBox. Noch etwas einfacher als der Workaround von André von den Paperless Pioneers. Dort wird nicht einfach alles archiviert, das dann aber mit Nummer zum wiederfinden. Beides sehr einfach. Damit wird allerdings ein großes Problem vieler auch nicht gelöst. Die Archivierung auf einem eigenen Datenträger, ohne Cloud. Viele haben einfach ein Störgefühl den großen Datenkraken jetzt auch noch ihre Lebensversicherung zu zeigen.

      • Hi, die Skepsis kann ich gut nachvollziehen. Unser Geschäftsmodell basiert aber nicht auf der Auswertung von Daten. Wir wollen dem Nutzer einen Service zur Verfügung stellen, bei dem er sich sicher sein kann, dass seine Daten und Dokumente ihm gehören. Wir haben uns deshalb für einen deutschen Rechenzentrumsbetreiber entschieden und bauen gerade eine Verschlüsselung der Dokumente ein.

Du willst nichts verpassen?
Neben der E-Mail-Benachrichtigung habt ihr auch die Möglichkeit, den Feed dieses Beitrags zu abonnieren. Wer natürlich alles lesen möchte, der sollte den Hauptfeed abonnieren. Alternativ könnt ihr euch via E-Mail über alle neuen Beiträge hier im Blog informieren lassen. Einfach eure E-Mail-Adresse hier eingeben, dann bekommt ihr 1x täglich morgens eine Zusammenstellung. Mit dem Absenden willigst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.
Wir benutzen Cookies um die Nutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessern. Durch Deinen Besuch stimmst Du dem zu.