Digitale Dokumente und ihre Akzeptanz: Eine Bitkom-Studie

Das papierlose Büro: Seit Jahren hören wir, wie diese – zweifellos gute – Idee in aller Munde ist und wenn wir uns mal in den deutschen Büros oder auch zuhause umschauen, stellen wir fest: Eigentlich sieht das alles noch anders aus. Der Weg geht natürlich auch hier Richtung Digitalisierung: Viele Rechnungen werden schon digital signiert verschickt, der Kontostand online abgerufen, bei dem ein oder anderen (wie auch bei mir!) verrichtet auch schon ein Dokumentenscanner seinen Dienst. Aber das Papier ist immer noch da- genau hier setzt eine aktuelle und repräsentative Bitkom-Studie an und zeigt bei 1014 Bundesbürgern (davon 796 Internetuser) ab 14 Jahren viele interessante Aspekte auf, vor allem aber eins: Auch im papierlosen Büro gibt es noch genug Stapel an den sprichwörtlich „gefällten Bäumen“ und so möchten wir Euch in diesem Beitrag wieder auf eine kleine Statistikreise mitnehmen.

Waren im Jahr 2013 erst 15% dem Thema gegenüber überhaupt aufgeschlossen, so sind es mit 33% heute doch besonders die jüngere Generation zwischen 14- und 29 Jahren, die ihre Dokumente am liebsten direkt digital erhalten möchte. In der nächsten Altersklasse zwischen 30 und 49 sind es immerhin noch 28%, den Vorzug geben. Verträge, elektronische Rechnungen und Unterlagen haben heute dieselbe rechtliche Relevanz wie ihre Derivate in Papierform. Hier kommt allerdings die Frage auf, warum in Büros das Fax immer noch nicht totzukriegen ist und trotz allem die jüngere Generation zu 75% immer noch wichtige Dokumente in Papierform bevorzugt, wenngleich von diesem Prozentsatz wiederum 76% eigentlich keine Vorteile zu digitalen Dokumenten sehen.

Ein großes Thema bei der Digitalisierung und ein Faktor für die noch fehlende, flächendeckende Akzeptanz ist die Übermittlung der digitalen Daten: Angst vor dem „Man-in-the-Middle“-Effekt, also dem Abfangen der eigenen Daten auf dem Weg zum Empfänger, haben aktuell 36% der Befragten. Immerhin noch knapp jeder Fünfte (18%) hat keine Kenntnis über ein adäquates Ablagesystem für seine digitalen Dokumente und 13% der User haben Angst, dass ihre Dokumente beim Versand verloren gehen könnten. In Bezug auf die Ablage der Dokumente teilen sich die Meinungen erneut: Ob die Ablage in einem Cloudspeicher in Deutschland statistisch sicherer ist als ein Berg von Dokumenten, die beispielsweise bei einem Wasser- oder Feuerschaden in die ewigen Jagdgründe eingehen, ist mal wieder eine Glaubensfrage. Laut Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereiches ECM („Enterprise Content Management“)  im Bitkom, seien Clouddienste gegen Hackerangriffe meistens besser geschützt und stellten dem Endanwender die Möglichkeit dar, die Dokumente von überall zu betrachten. Faktisch richtig, wird der ein oder andere aber trotz allem (und speziell wegen Sicherheitsbedenken) diese Möglichkeit der Ablage schon einmal in Gänze für sich ausschließen.

Schaut man auf den Unternehmensbereich, sollen dort speziell Dokumentenmanagementsysteme helfen, im Alltag Druckkosten zu sparen. So zumindest der Plan, kenne ich es persönlich doch so, dass Dokumente digital archiviert und noch zusätzlich (!) in Ordnerform vorgehalten werden. Da der Mensch bekanntlich bequem ist, wird das Dokument dann im elektronischen Archiv gesucht und anschließend ausgedruckt, weil das ja bequemer ist als a) am Bildschirm zu lesen oder b) gar den Papierordner zu suchen. Muss nicht die Regel sein, wird aber auf viele Firmen portierbar sein, da die Schnittstelle zur besten Technik halt immer der Mensch ist.

Diese Bitkom-Studie ist auf jeden Fall einmal interessant, weil wir einfach einmal sehen, wie weit (oder fern) das richtige papierlose Büro bzw. die Digitalisierung wichtiger Dokumente heute ist. Ansätze gibt es viele, die Umsetzung gestaltet sich trotz stetig sinkender Preise im Massenspeichersektor schwierig: Zum einen fehlt meiner Meinung nach die breite Akzeptanz, zum Teil die einheitliche Möglichkeit, wie wir sicher und speziell in Deutschland auch online archivieren können. Mein Fujitsu-Dokumentenscanner, durch den ich seit über einem Jahr mein Papier jage, scannt beispielsweise in Evernote, weil es einfach die schnellste und beste Schnittstelle zum Scanner hat – Nachteil: Ich weiß nicht, wo genau diese Daten landen. Dazu gibt es noch eine Kopie auf meine lokale Festplatte, die – bedingt durch ein Backup – auf meiner Synology-NAS landet. Nachteil der lokalen Kopie: Ich empfinde das nicht als Ordnung, wie es beispielsweise eine Software wie ELO unter Windows kann, aber die kann ich auch nicht unter mehreren Plattformen und als Endanwender schon gar nicht online nutzen. Also doch Cloud, wenngleich man schon die Entscheidung „Pro Digital“ getroffen hat? Eine spannende Frage.

Wie steht Ihr zum papierlosen Büro? Woran hapert es noch bezüglich der Akzeptanz digitaler Dokumente? Findet Ihr Euch in den Fragestellungen wieder? Steht Ihr vor demselben Problem, was Ihr denn nun wo speichern sollt? Oder seid Ihr noch Ordnerfanatiker und liebt den Duft von altem Papier? Wir freuen uns über Eure Meinungen zu diesem – sicherlich – spannenden Thema!

via Bitkom