Das Zusammenspiel zwischen Outlook und Gmail
von caschy | 34 Kommentare
Die Nutzer von Outlook.com können vermutlich über diesen Beitrag hinweglesen, sie werden sicherlich nichts Neues erfahren. Es soll hier auch nicht konkret eine Anleitung sein, sondern lediglich meine Beobachtungen der letzten Wochen festhalten. Ich bin seit der Betaphase von Gmail Nutzer des Dienstes. Das ist quasi schon ewig her. Natürlich habe ich in all den Jahren auch andere Dienste – schon aus Interesse und für meine Berufung hier – angeschaut. Privat bin ich aber immer bei Gmail geblieben – mit einem kurzen Break zu Google Inbox, was ja eine andere Oberfläche mit anderen Einstellungen war, dennoch grundsätzlich Gmail.
Im Laufe der letzten Jahre habe ich beobachtet, dass Google sich in manchen Dingen ein bisschen gehen lässt. Features kamen erst spät – oder gar nicht. Viele Apps und Funktionen sind halbherzig hingeklatscht, sodass man sich als Nutzer vielleicht auch einmal woanders umschaut. Ich tat das damals und schaute mir das Zusammenspiel von Gmail mit diversen Clients an, darunter die App von Outlook, die ja Fremd-Accounts erlaubt und auf Android und iOS läuft – und natürlich auch Apple Mail.
Eins der nervigen Dinge ist für viele Nutzer, dass Google in Dritt-Clients nicht pusht. 2013 hatte man dies für kostenlose Accounts abgestellt. Bedeutet, dass man den genutzten Client, wenn es denn nicht der offizielle Gmail-Client von Google ist, alle x Minuten abholen lassen muss. Im Falle des Clients von Outlook – aber auch bei anderen – kann es da zu weiteren Unschönheiten kommen. Nutzt(e) man nämlich Gmail im Web und die App mobil und hat Filter eingerichtet, dann kann es sein, dass das nur semi-gut in anderen Clients funktioniert.
Im Falle von Outlook bedeutete dies bei mir, dass zwar die Gmail-Inbox immer halbwegs aktuell war, Unterordner, also Gmail-Labels, aber nicht. Ganz im Gegenteil: Ich musste jedes Label von Hand anspringen, damit aktualisiert wurde. Das liegt an gesetzten Filtern innerhalb von Gmail, die folgendermaßen arbeiten: Verschieben in Label X, Posteingang überspringen.
Irgendwann habe ich mal versucht, das Ganze andersherum auszuprobieren – und glaubt mir, so eine Umstellung nach +15 Jahren ist hart. Ich schnappte mir also Outlook.com, das ich zwar sehr gut kenne, aber nicht für Mails produktiv nutzte. Das Gute: Man kann in Gmail ein anderes Konto autorisieren, Mail „weiterzuleiten“. Allerdings funktioniert das zum Glück nicht wie eine klassische Weiterleitung, eher wie eine Umleitung.
Der Standard-Absender der Mail bleibt also in Outlook.com erhalten, auch wenn es von eurem Gmail-Konto „weitergeleitet“ wurde. Das Ganze ist zu finden in den Gmail-Einstellungen > Weiterleitung & POP/IMAP. Der Schritt war also erst einmal: Weiterleitung auf Outlook einrichten und die Gmail-Kopie als gelesen markieren / archivieren.
Nun landen also alle Mails (außer Spam) im Eingang von Outlook.com – oder gar der App von Outlook. Und da Outlook Mails auch pusht, kommen die quasi instant ohne Verzögerung rein. Outlook.com erlaubt das Erstellen von Filtern/Regeln im Web, sodass man sich auch dort eine nette Übersicht von Ordnern bauen kann. Alternativ kann man natürlich auch den Klassiker „Posteingang mit Relevanz und Sonstige“ nutzen – das habe ich bei meinem Mailaufkommen aber gelassen, ich hab das gleiche Filter- und Ordner-Setup wie in Gmail.
Ich bekomme nun also alle meine Mails auch in andere Clients gepusht, mit dem Umweg über Outlook.com. Aber wie schaut es da denn aus mit dem Beantworten von E-Mails, die an eure Gmail-Adresse gingen? Recht einfach: Wenn ihr wisst, dass ihr wirklich mal umsteigt, dann beantwortet ihr eingehende Mails einfach mit eurer Outlook-Adresse. Ihr könnt aus Outlook heraus aber auch mit der Gmail-Adresse arbeiten!
Outlook.com erlaubt das Erstellen von 10 Alias-Adressen. Das kann man hier einrichten. Erstellt ihr einen Alias mit eurer Gmail-Adresse und nutzt diesen als primären, dann kann man die Adresse auch als Absenderadresse nutzen. So lassen sich Mails aus Outlook.com oder jeder App über mit eurer @gmail-Adresse verschicken. Habt ihr mehrere Alias-Adressen eingerichtet, könnt ihr auch automatisch mit der Adresse antworten, an die die Ursprungsmail adressiert war.
Letzten Ende ist es sicherlich eine harte Umgewöhnung, aber bei Bedarf kann man sich das auf jeden Fall anschauen. Klar, wer nicht zeitkritisch Mails empfangen möchte, der kann ganz easy sein Gmail-Konto in irgendeinem Client nutzen. Mich hat der ganze Spaß aber mal interessiert – und ich muss sagen, dass ich positiv überrascht bin. Die Outlook-App ist für mich optisch und technisch besser gelöst als die Lösung von Google – und in Outlook kann man halt auch den Kalender von Google einbinden und nutzen.
Transparenz: In diesem Artikel sind Partnerlinks enthalten. Durch einen Klick darauf gelangt ihr direkt zum Anbieter. Solltet ihr euch dort für einen Kauf entscheiden, erhalten wir eine kleine Provision. Für euch ändert sich am Preis nichts. Partnerlinks haben keinerlei Einfluss auf unsere Berichterstattung.
Wird geladen ...
Leider bekommt der Outlook Kalender es immer noch nicht hin sich mit dem Google Kalender zu synchronisieren. D.h. egal in welchen Kalender ich einen Termin eintrage, dass dieser in beiden erscheint. Wenn das gegeben ist, dann würde ich vielleicht mal überlegen von Google zu Outlook zu wechseln. Bis dato ist aber Google noch die bessere Alternative. Auch wenn ich euch Recht geben muss, das Gmail mal eine optische Auffrischung benötigen würde.
Aktuell kämpfe ich mit dem irgendwie nicht mehr funktionsfähigen Spam-Filter von Outlook.
Es trudeln gerade extrem viele Spam Mails über einen gmail-Account rein den ich etwas altbacken per POP3 abhole.
Davon wird quasi keine Spam-Mail als Spam erkannt, bei deutlich über 40 Mails am Tag ist das schon sehr mühselig die alle von Hand rauszufischen. Wenn da jemand eine Idee oder eine Tipp hat bin ich sehr offen.
Wenn ich den gmail Account nicht auch recht intensiv für Youtube nutzen würde, dann wäre der wohl schon lange gelöscht.
@Cashy Hast Du die für M1 native Mail App Mimestream schon mal ausprobiert?
Tatsächlich habe ich das. Ist aber nun nicht wirklich eine App, die mir Mehrwert bieten würde.
Ich verwende Gmail nur um verpasste Festnetzanrufe über den Gmail Bot in Telegram zu signalisieren.
Alles andere läuft über Hosted Exchange Konten. Als Client unter Windows und IOS verwende ich jeweils Outlook.