Das Zusammenspiel zwischen Outlook und Gmail
von caschy | 34 Kommentare
Die Nutzer von Outlook.com können vermutlich über diesen Beitrag hinweglesen, sie werden sicherlich nichts Neues erfahren. Es soll hier auch nicht konkret eine Anleitung sein, sondern lediglich meine Beobachtungen der letzten Wochen festhalten. Ich bin seit der Betaphase von Gmail Nutzer des Dienstes. Das ist quasi schon ewig her. Natürlich habe ich in all den Jahren auch andere Dienste – schon aus Interesse und für meine Berufung hier – angeschaut. Privat bin ich aber immer bei Gmail geblieben – mit einem kurzen Break zu Google Inbox, was ja eine andere Oberfläche mit anderen Einstellungen war, dennoch grundsätzlich Gmail.
Im Laufe der letzten Jahre habe ich beobachtet, dass Google sich in manchen Dingen ein bisschen gehen lässt. Features kamen erst spät – oder gar nicht. Viele Apps und Funktionen sind halbherzig hingeklatscht, sodass man sich als Nutzer vielleicht auch einmal woanders umschaut. Ich tat das damals und schaute mir das Zusammenspiel von Gmail mit diversen Clients an, darunter die App von Outlook, die ja Fremd-Accounts erlaubt und auf Android und iOS läuft – und natürlich auch Apple Mail.
Eins der nervigen Dinge ist für viele Nutzer, dass Google in Dritt-Clients nicht pusht. 2013 hatte man dies für kostenlose Accounts abgestellt. Bedeutet, dass man den genutzten Client, wenn es denn nicht der offizielle Gmail-Client von Google ist, alle x Minuten abholen lassen muss. Im Falle des Clients von Outlook – aber auch bei anderen – kann es da zu weiteren Unschönheiten kommen. Nutzt(e) man nämlich Gmail im Web und die App mobil und hat Filter eingerichtet, dann kann es sein, dass das nur semi-gut in anderen Clients funktioniert.
Im Falle von Outlook bedeutete dies bei mir, dass zwar die Gmail-Inbox immer halbwegs aktuell war, Unterordner, also Gmail-Labels, aber nicht. Ganz im Gegenteil: Ich musste jedes Label von Hand anspringen, damit aktualisiert wurde. Das liegt an gesetzten Filtern innerhalb von Gmail, die folgendermaßen arbeiten: Verschieben in Label X, Posteingang überspringen.
Irgendwann habe ich mal versucht, das Ganze andersherum auszuprobieren – und glaubt mir, so eine Umstellung nach +15 Jahren ist hart. Ich schnappte mir also Outlook.com, das ich zwar sehr gut kenne, aber nicht für Mails produktiv nutzte. Das Gute: Man kann in Gmail ein anderes Konto autorisieren, Mail „weiterzuleiten“. Allerdings funktioniert das zum Glück nicht wie eine klassische Weiterleitung, eher wie eine Umleitung.
Der Standard-Absender der Mail bleibt also in Outlook.com erhalten, auch wenn es von eurem Gmail-Konto „weitergeleitet“ wurde. Das Ganze ist zu finden in den Gmail-Einstellungen > Weiterleitung & POP/IMAP. Der Schritt war also erst einmal: Weiterleitung auf Outlook einrichten und die Gmail-Kopie als gelesen markieren / archivieren.
Nun landen also alle Mails (außer Spam) im Eingang von Outlook.com – oder gar der App von Outlook. Und da Outlook Mails auch pusht, kommen die quasi instant ohne Verzögerung rein. Outlook.com erlaubt das Erstellen von Filtern/Regeln im Web, sodass man sich auch dort eine nette Übersicht von Ordnern bauen kann. Alternativ kann man natürlich auch den Klassiker „Posteingang mit Relevanz und Sonstige“ nutzen – das habe ich bei meinem Mailaufkommen aber gelassen, ich hab das gleiche Filter- und Ordner-Setup wie in Gmail.
Ich bekomme nun also alle meine Mails auch in andere Clients gepusht, mit dem Umweg über Outlook.com. Aber wie schaut es da denn aus mit dem Beantworten von E-Mails, die an eure Gmail-Adresse gingen? Recht einfach: Wenn ihr wisst, dass ihr wirklich mal umsteigt, dann beantwortet ihr eingehende Mails einfach mit eurer Outlook-Adresse. Ihr könnt aus Outlook heraus aber auch mit der Gmail-Adresse arbeiten!
Outlook.com erlaubt das Erstellen von 10 Alias-Adressen. Das kann man hier einrichten. Erstellt ihr einen Alias mit eurer Gmail-Adresse und nutzt diesen als primären, dann kann man die Adresse auch als Absenderadresse nutzen. So lassen sich Mails aus Outlook.com oder jeder App über mit eurer @gmail-Adresse verschicken. Habt ihr mehrere Alias-Adressen eingerichtet, könnt ihr auch automatisch mit der Adresse antworten, an die die Ursprungsmail adressiert war.
Letzten Ende ist es sicherlich eine harte Umgewöhnung, aber bei Bedarf kann man sich das auf jeden Fall anschauen. Klar, wer nicht zeitkritisch Mails empfangen möchte, der kann ganz easy sein Gmail-Konto in irgendeinem Client nutzen. Mich hat der ganze Spaß aber mal interessiert – und ich muss sagen, dass ich positiv überrascht bin. Die Outlook-App ist für mich optisch und technisch besser gelöst als die Lösung von Google – und in Outlook kann man halt auch den Kalender von Google einbinden und nutzen.
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@Caschy:
Vielen Dank für den sehr interessanten Artikel.
Habe damals Inbox sehr intensiv genutzt,die Gmail App nie.
Habe immer Aquamail pro genutzt für meine Gmail Adresse.
Outlook fand ich optisch sehr interessant,aber als ich es getestet hatte war es mir irgendwie zu überladen und unübersichtlich.
Aber werde es mir jetzt nochmal in Ruhe ansehen.
Weisst du zufällig ob man mit einem Microsoft 365 Family Abo irgendwelche Vorteile bei Outlook hat?
Nicht zur vergessen, dass man seine eigene Maildomäne einbinden kann. Es geht zwar nur eine Mailadresse pro MS Konto mir persönlich reicht das aber.
Leider geht das nicht mehr. Nur über GoDaddy
Es besteht die Möglichkeit beliebig viele Aliase (Mailadressen) für ein Email-Konto zu verwenden. Und zwar muss folgende Syntax verwendet werden: name+xxx@meinedomain.de , wobei xxx beliebig gewählt sein kann. Z.B. name+ebay@meinedomain.de. Die Mails kommen alle bei name@meinedomain.de an.
Ich verwende es mit meiner eigenen Domain (über GoDaddy registriert und mit Outlook.com verbunden), ich vermute aber, dass es auch mit den Standard-Domains funktioniert.
Keine Werbung bei outlook.com Login und mit einer E-Mail Adresse bei Microsoft kann man auch das Exchange Protokoll nutzen. Mein E-Mail Konto ist daher überall auf dem gleichen Stand: Outlook, iPad, iPhone, im Web und man ist super flexibel; Termine und Kontakte werden synchronisiert, wenn man keinen anderen Anbieter hat, tbc. Kann ich technisch nur empfehlen.
OK,das hört sich gut an, vielen Dank .
man darf nur nicht auf die idee kommen in windows bei outlook den stammordnerpfad zu ändern. sonst sieht man die emails nicht mehr in der app und umgekehrt.
So ähnlich geht’s mir leider auch. Viele der Google Produkte wirken in letzter Zeit wenig durchdacht. Hinzu kommt noch die Angst wann Google das nächste mal einfällt ein Produkt fallen zu lassen oder kostenpflichtig zu machen. Da wirkt Microsoft, zumindest gefühlt, etwas konsitenter in der Pflege ihrer Produkte.
Jetzt noch eine gute dezidierrte App für meine Photos auf Onedrive und ich bin (fast) komplett weg von Google
Ich bin scheinbar nicht der einzige der etwas unzufrieden mit GMail ist. Ok, unzufrieden ist vielleicht das falsche Wort. Es funktioniert ja alles wunderbar. Der Sync ist schnell, der Spamfilter gut. Nur ist die Oberfläche, damals unglaublich modern im Vergleich zu allen anderen, inzwischen ziemlich altbacken. Gefühlter Stillstand an der Stelle.
Spiele auch mit dem Gedanken zu meiner outlook.com Adresse umzustellen, da ich ja eh das 365 Family Abo habe. Die Oberfläche von outlook.com ist schon super. Aber der „Leidensdruck“ ist nicht so hoch als das ich hier sofortigen Bedarf habe.
Ich aufgrund der Push-Problematik Anfang 2014 komplett von Gmail zu Outlook.com umgestiegen. Vorher konnte man noch Google über die Adresse m.google.com mit EAS (Exchange ActiveSync) nutzen.
Ich habe allerdings immer die iOS Mail-App genutzt, da diese App meines Wissens die einzige App ist, die es erlaubt, auch Push für Unterordner zu Aktivieren und so bekomme ich in Echtzeit eine Push-Benachrichtigung, sobald ich eine neue Mail bekommen habe, die über eine Regel in einen Unterordner verschoben wurde. Ich glaube selbst die Outlook-App ermöglicht das nicht.
Habe noch eine Frage,ich hoffe ich kann es einigermaßen verständlich erklären.
Ich habe die Outlook App und melde mich da mit meinem Google Account an.
Zusätzlich bin ich da dann auch mit Google Drive und meinem Google Kalender eingeloggt und kann zusätzlich noch Evernote und Dropbox zum Beispiel einbinden.
Ich habe ein Office 365 Abo was mit derselben Email läuft.
Wenn jetzt zum Beispiel meine Frau sich am Handy oder am PC in onedrive einloggt,sind dann meine Mails und Daten aus Evernote und Dropbox auch am PC oder in der onedrive App zu sehen?
Outlook würde ich am PC nicht installieren falls es nicht vorinstalliert ist ,aber onedrive ist auf dem PC angemeldet und installiert.
Web.de-Unterordner (z.B. der dämliche Standardordner „Unbekannt“) haben mit Outlook dasselbe Problem. Ich bin froh über die Apple Mail App. Aufgeräumter geht es nicht und das ist, was ich will.
Outlook.com verhunzt aber leider jegliche imap Integration. Zusammenspiel beispielsweise mit Yahoo der Horror (nur wegen der 500 alias noch dort). Outlook holt die Mails aber setzt sie bei Yahoo nicht auf gelesen oder löscht sie..und POP3 ist eigentlich nicht mehr alltagstauglich.
Hallo Caschy,
ich sehe und mache das genauso wie Du – bin auch seit dem BETA-Programm bei gmail… aber seit Office 365 Family auch E-Mail-technisch bei Outlook.com gelandet – und kann nur sagen, dass das mit von Dir beschriebenen Methode seit ca. 2 Jahren sehr gut klappt.
Gruß
Denis
Ich war damals ebenfalls sehr früh Nutzer von GMail, und dann der Business-Variante. Für die gab es auch Unterstützung für den Outlook-Client (für die kostenlose GMail-Variante nicht). Für mich sind und waren nicht nur Mails wichtig, sondern auch Kontakte und der Kalender. Letztlich war ich so angenervt von dem Kram, daß ich mir einen Exchange-Zugang geleistet habe. Später dann Outlook.com, und das ist immer noch für mich die beste Lösung. 1 TB Speicher, perfekte Anbindung an den Client (an die Cliensts – ich habe 3 Windows-Rechner), komplette Office-Lizenz von Jahr zu Jahr mit Updates ohne Ende. Nee, GMail war einmal. Für mich keine Lösung. Ich will dahin auch nicht mehr zurück.
Hallo zusammen
Habt ihr im Zusammenspiel von outlook.com und iOS/Android nicht das Problem, dass Geburtstage welche in den Kontaktdaten eingetragen sind ein Tag zu früh oder zu spät angezeigt werden?
Doch, hatte ich auch. Extrem nervtötend…ich habe seit dem Niedergang von Windows Phone mehrere schlechte Erfahrungen mit Outlook.com gemacht. Nicht nur Kalender & nicht ankommende Mails. Schon lange gelöschte Kontakte waren auf einmal wieder da und solche Späße. Das ist in MS Foren auch gut dokumentiert und ich bin kein Einzelfall. Und als ehemaliger Windows Phoner wollte ich MS hier wirklich eine Chance geben und besitze auch ein O365 Family Abo. Aber was Mail/Kalender/Kontakte angeht bin ich seit Jahren nun glücklich bei Gmail. Das funktioniert einfach…und fällt dadurch auf, dass es nicht auffällt. Genau das habe ich gesucht. Auch wenn ich den Maileditor hasse 😉
Zwei Probleme mit der Outlook-App: Syncing mit „normalen“ IMAP MTA ist oft unzuverlässig (altbekanntes Problem, wird in den MS-Foren häufig diskutiert, weil solche MTA aber kein MS-Produkte sind, gibt es keinen Support). Wer nur bei den großen Spamschleudern (Outlook, Google etc.) ist, kann diesen Punkt ignorieren.
Zweitens: Die „Weiterleitung“ von Outlook funktioniert dann nicht, wenn der Absender moderne Spam-Schutz-Einrichtungen in seinem DNS/MX betreibt, also z.B. ein „FALSE“ schickt, wenn der (finale) Empfänger einer Mail abfragt, ob der sendende MTA (Outlook) denn tatsächlich der behauptete Absender ist (ist er nicht, wird ja weitergeleitet). Damit gehen dann Mails einfach verloren – obwohl der empfangende UND der ursprünglich sendende Teilnehmer alles richtig gemacht hat. Outlook macht’s falsch (Faken von Absendern).
Ich bin seit Kurzem von outlook als Mailapp auf Android umgestiegen auf Fairmail – das ist zwar grottenhässlich, funktioniert aber (bislang) unendlich viel zuverlässiger als outlook es je tat.
Für mich ist der größte Nachteil an Outlook.com, dass manche Mails reproduzierbar nicht ankommen. Ich habe das mit mehreren Aliasen nachgestellt, die Mails landen noch nicht mal im Spamordner.
Ein Beispiel: Versuch, die Mailadresse bei Immobilienscout24 auf eine Outlook.com Adresse zu ändern, hierfür muss man die neue Adresse bestätigen. Nur kommt sie Bestätigungsmail nie an, reproduzierbar. Das reicht mir persönlich, dass ich kein Vertrauen in diesen Dienst aufbauen kann und bleibe bei Gmail.
Leider ist dieses Phänomen des Öfteren zu beobachten, auch mit Absendern wie t-online.de. Mal geht es wochenlang, dann erhält der Absender (aber nicht der Empfänger) eine Unzustellbarkeitsnachricht:
550 5.7.1 Unfortunately, messages from [] weren’t sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (S3140).
Der Empfänger bemerkt hiervon nicht, im SPAM-Ordner von outlook.com ist die Nachricht nicht ersichtlich.
Also Office 365 family mit dem integrierten Mailaccount ist natürlich eine richtig geile Lösung weil man das mit der eigenen Domain nutzen kann. Was theoretisch super ist: man braucht keinen hoster mehr (zumindest nicht für Mail).
Also: man kann nativ (nix mit Weiterleitungen oder so) die eigene Domain in Outlook.com einbinden. Die Probleme stecken nur im Detail:
Erstens geht das nur wenn der registrar godaddy ist. Wo .de-Domains ein Schwe***geld kosten (Halbseidene workarounds Mail außen vor).
Und zweitens kann man in Outlook.com für jeden Nutzer exakt EINE Mailadresse anlegen – bei Family also sechs Nutzer a eine Adresse. Aliase gibt es nicht und irgendwelche schlauen Dinge wie „spam+Name@domain.de“ geht auch nicht.
Das ist leider doch ein bisschen ZU verkrüppelt für meinen Geschmack. Schade, sehr schade, aber so wird das leider nichts mit mir als Nutzer.
Diese Kategorien, oder wie die das nennen, habe ich längst aufgegeben. Das erschwert alles unnötig. Ein Posteingang und gut ist. Ich habe ja auch keine fünf Briefkästen hängen, für Behörden, private Post, Werbung und so weiter. Ich gehe die Mail eine nach der anderen durch und gut ist.
Wie viele Mails pro Tag bekommt man denn so, um über sowas überhaupt nachzudenken? Bei mir sind es, je nachdem wie aktiv Google Alerts ist, bis zu 25 Mails pro Tag.
Ich hatte gerade Lust etwas zu spielen, und habe das mal direkt umgesetzt. Jetzt hänge ich gerade an der Stelle, dass ich mit dem Outlook-Client auf dem Mac gerne eine Mail über einen Alias verschicken möchte. Über Outlook.com und die iOS-App ist das kein Problem, aber wo finde ich es im Client? Oder muss ich hier wirklich die einzelnen Accounts nochmal lokal einrichten?
Ich bin vor ein paar Jahren nach mailbox.org gewechselt. Das kostet zwar je nach Tarif mindestens einen Euro pro Monat, aber die Funktionen sind echt super. Email Aliasse, Wegwerf Emailadressen und das ganze DSGVO konform gehostet in Deutschland. Klingt jetzt ein bisschen wie Werbung, aber ich bin echt zufrieden da. 🙂
Allein schon wegen der Mail-Lese-Praktiken von Google und MS, sind die beiden eigentlich keine Rede wert.
Bin deswegen auch bei mailbox.org und werde über kurz oder lang GMail auslaufen lassen.
Definitiv die richtige Entscheidung.
Die beschriebenen Probleme müssen aber an Outlook liegen. Mit Thunderbird habe ich Push-Mail (per IMAP Idle) und auch die Labels sind aktuell.
Hm, ich habe eben Mail vom Handy an eine Gmail-Adresse geschickt, die auf dem Desktop in Thunderbird Email-Client eingerichtet ist. Die Mails ploppten dort drei, vier Sekunden nach dem Verschicken vom Handy auf.
Wie schafft Thunderbird dies, wenn andere Clients es nicht können?
Ich find Gmail im Web nach wie vor hervorragend. Klar, die Optik mag ein bisschen angegraut sein, aber das wichtigste: sie ist funktionial und schnell. Ich bekomme auch eine große Menge an Emails wahnsinnig schnell gescannt und sortiert.
Unterwegs reicht mir die Android-App völlig.
Ich hatte in den letzten Jahren nicht eine Sekunde das Gefühl, dass andere Clients mir hier irgendeinen Mehrwert bieten können (ich hab einige aus Neugier probiert). Wozu Software lokal installieren und sich mit IMAP, unzuverlässigem sync und sostwas herumärgern, wenn es im Browser wunderbar funktioniert? Ich verstehe dieses „ich muss was lokal installieren“ immer nicht.