Über den Tellerrand geschaut: Airmail statt Google Mail

Häufiger mal über den Tellerrand schauen. Das mache ich gerne, wenn es denn die Zeit erlaubt. Schon häufiger plante ich mir einfach mal wieder Mail-Clients anzuschauen. Zu meiner Mail-Laufbahn sei gesagt: Bislang nutzte ich Google Inbox im Web, davor seit Betazeiten Google Mail und irgendwie dazwischen auch Thunderbird. An andere eingesetzte Clients wie Outlook Express oder den Mailer des Netscape Navigators habe ich ebenfalls dunkle Erinnerungen. Ich habe ein ungefähres Aufkommen von 5.000 bis 6.000 Mails im Monat, wobei die meisten Inhalte wirklich Kommentare hier aus dem Blog und Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken sind. Quasi Dinge, die man recht flott filtern kann. 

Ich war lange Jahre mit Gmail zufrieden und stieg dann für den Lerneffekt auf Inbox um. Das gefiel mir ganz gut, konnte ich Mails doch zurückstellen und ganz wichtig: In Bundles darstellen, über die ich nicht benachrichtigt werde.

Als Beispiel: Ich bekomme 10 Mails zu unterschiedlichen Kommentaren in unserem Blog. Diese kann ich in einer Zusammenfassung in meiner Inbox anzeigen, ohne dass ich eine Benachrichtigung bekomme. Bei meinem Mailaufkommen ein Killer-Feature. Ich möchte bestimmte Absender eben stumm haben, weil ich manuell schaue. Andere Client-Anbieter arbeiten ja gerne mit VIPs, die gesondert angezeigt werden.

Lange Rede, kurzer Sinn: Die Bundles waren für mich das Killer-Feature in Google Inbox. Dazu gesellen sich natürlich die Apps für Android und iOS. Ich setze beides ein und habe gerne identische Apps. Was wirklich schlecht ist bei Inbox, das ist die Suchfunktion. Ich verstehe nicht warum, aber ich muss häufig Gmail aufrufen um bestimmte Mails zu finden. Sehr nervig. Des Weiteren – aber das bin ich nur meinem inneren Monk geschuldet – nervt mich das reine Archivieren. Bei Google neige ich dazu, Mails ins Archiv wandern zu lassen. Auch die, die man eigentlich löschen will.

Woran liegt das? Weil ich mobil häufig wische. Und da habe ich nur zwei Optionen. Archivieren ODER Löschen. Ich habe keinen Zugriff auf beide Optionen per Schnellwisch, jeder Wisch erlaubt nach Links oder rechts eine Funktion, Airmail bietet derweil zwei pro Wischseite. Also landete viel in meinem Archiv bei Google. Ich habe genug Speicher. Natürlich. Aber es ist ne Kopfsache. Ich muss nicht alles bei Google sichern. Ich sortiere seit Jahren hart aus. Ich habe, Stand jetzt, 420 E-Mail-Konversationen in meinem Postfach.

Wer mal hart ausmisten will: Einfach mal unter Windows MailStore Home anschauen. Oder mit irgendeinem Mail-Client alles herunterladen, die Mailbox exportieren und dann auf dem Server alles löschen. Das beruhigt.

Nun aber zum Thema. Airmail. Es fiel mir schwer…das Greifen zu einem Client, der auch nicht auf allen Plattformen zu haben ist. Nur macOS und iOS. Ich mag Plattformunabhängigkeit, weil ich gelegentlich zwischen den Welten unterwegs bin. Dennoch entschied ich mich dafür, weil beide Plattformen meine Arbeitsplattformen sind. Airmail zapft diverse Konten an, Exchange, Outlook, iCloud, Yahoo, IMAP, POP3 und natürlich auch Google. Wer mehr als einen Rechner hat – oder Airmail auf Mac und iPhone – auf Wunsch können Kontoeinstellungen, Filter und Co via iCloud synchronisiert werden. Ein Muss für mich, sicher will heute niemand mehr auf Rechnerbasis Filter anlegen müssen.

Airmail baut sich eigene Label in eure Gmail-Oberfläche. Bestehende werden übernommen. Die klassischen Mail-Funktionen lasse ich hier mal raus, erwähne mal nur das für mich Nennenswerte. Die Oberfläche und das Aussehen ist anpassbar, es stehen Label-Farben und diverse Darstellungsarten für Sidebar und Ansicht des jeweiligen Eingangs zur Verfügung. Wie eingangs erwähnt: Ich liebte Inbox für die Bundles, für die Möglichkeit, nicht immer von Mails genervt zu werden. Das Ganze auch ohne Stummschalten, via eines Filters.

Geht auch mit Filtern bei Airmail. Ich musste für mich persönlich umdenken, aber wer muss das nicht beim Einsatz einer anderen Lösung, wenn man jahrelang andere Workflows nutzte? Ich erkor mir einen Ungelesen-Ordner als den „place to be“ aus. Hier wollte ich reinschauen, wenn ich generell Zeit hatte, während die klassische Inbox die wichtigen Mails bereithält. Also wieder die üblichen Filter angelegt: Kommentare in Ordner X, Mails von den Absendern Presse und Co in den Ordner Presse. Gut bei den Filtern in Airmail: Ich kann mit Mails diverse Dinge anstellen – logischerweise auch verschieben – aber ich müsste beim Greifen eines Filters auch sagen, dass ich eine Benachrichtigung wünsche.

Ziel also etwas erreicht: Mails werden in die von mir vorgesehenen Ordner verschoben, bzw. mit Labels versehen, ich bekomme aber nicht wegen jedem Nerv eine Benachrichtigung. Ich habe die klassische Inbox in der ungefilterte Mails landen, hierüber bekomme ich eine Benachrichtigung – und alles andere schaue ich mir an, wenn ich Zeit finde. Entweder über das Label selber oder über den Ungelesen-Ordner.

Weitere von mir genutzte Funktionen: Intelligente Ordner. Will heißen, dass man Suchbegriffe oder -operatoren erstellt und ein Ordner dynamisch Inhalte anzeigt. Dabei unterstützt Airmail auch die typischen Google Mail-Suchoperatoren. Hier schaue ich aber derzeit noch, wie ich möglichst minimal fahre. Ich schrieb es 2014 schon: Ich bin Minimalist und versuche bei diesen Dingen immer möglichst knapp zu fahren. Weniger Ordner bedeutet weniger Geklicke.

Ansonsten gefallen mir die Möglichkeiten von Airmail ganz gut, wenn ich auch bislang versuche, so wenig wie möglich zu nutzen. Airmail unterstützt beispielsweise einen ganzen Schwung Aktionen, ich kann also per Tastatur-Kombination diverse Dinge erledigen. Gmail-Gewöhnte können auf diese Tastenkürzel wechseln, entsprechende Option findet man vor. Damit bedient man Airmail mit den Gmail-Kürzeln. Ist super für mich, denn ich befördere seit Jahren halt mit dem Klick auf # eine Mail in den Papierkorb. Nicht nur bei Gmail oder Inbox, nun auch bei Airmail.

Schlummern funktioniert natürlich auch, hierbei werden Mails zurückgestellt. Das kann auf Basis Voreinstellung erfolgen, alternativ ist auch das manuelle Einstellen der Zeit möglich. Eine von mir gerne genutzte Funktion. Zwar erlaubt Airmail das Zuweisen des Labels Notizen oder Aufgaben an eine Mail – aber die liegen dann halt da rum – ohne Erinnerung. Eine Erinnerung ist da für mich immer besser, da versauern dann keine Mails.

Aber das sind Dinge, die muss jeder in seinem Workflow für sich entscheiden. Wie ihr im Screenshot über diesem Absatz seht – leider hat man da die Lokalisierung bisher nur halbherzig gelöst. So sind die Wochentage und vormittags (AM) und nachmittags (PM) nicht in deutscher Sprache.

Wie bei Google Mail auch gibt es Möglichkeiten, einen Absender direkt zu sperren. Machte man das früher über Filter oder Spam-Klassifizierung, so kann man dies mittlerweile über die Mail direkt machen. Überraschung: Diese tolle Funktion hat man Google Inbox noch nicht angedeihen lassen. Airmail erlaubt es über das Kontextmenü einer Mail.

Wer noch so ein bisschen am Rechner arbeitet, der wird vielleicht die Dienste-Integration schätzen. Mails drucken oder aus diesen PDFs zaubern ist ja keine Kunst, wer mag, der kann Mails aber auch schnell in andere Dienste beamen. Airmail bietet diverse ToDo- und Kalender-Apps dafür an. Wunderlist, Evernote, Fantastical, Dropbox, OneDrive, Droplr, Box und und und.

Das erst einmal als Auszug dessen, was machbar ist. Wie initial erwähnt: Diese klassischen Mailing-Geschichten erkläre ich nicht großartig, da sicherlich selbst erklärend. Nutzer mehrere Konten können einen gemeinsamen Eingang nutzen und generell bietet Airmail viele gute Optionen.

Ob ich dabei bleibe? Weiß ich noch gar nicht. Es ist schon ein komisches Gefühl, wenn man nicht reflexartig den Tab im Browser anspringt, der Inbox zeigt. Und in den meisten Fällen macht Inbox all das, was ich so brauche. Mich nerven dann aber doch die häufigen Sprünge zu Gmail, wenn ich was suche oder einen Absender blocken will. Airmail ist da ein klassischer Mailer mit zig Funktionen, man kann sich also vieles auf eigene Vorlieben umbiegen. Das wirkt vielleicht initial verwirrend, man muss sich einarbeiten. Lernkurve.

Nicht alles ist bei Airmail perfekt, auch hier gibt es kleine Sachen, die ich nervend finde. So finde ich, dass ein Systemlabel „Aufgaben“ nicht dafür sorgen sollte, dass von mir als „Aufgabe“ versehene Mails ihr vorher definiertes Label verlieren. Beispiel: Ich mache eine Mail aus dem Ordner „Kontaktformular“ zu einer Aufgabe. In Folge dessen verliert die Mail das Label Kontaktformular, ist also eine Mail, die nach Entfernen aus dem Ordner Aufgabe zu einer Label-losen Mail wird. Verschlüsselung? Nicht eingebaut, es gibt aber Plugins.

Ob ich bei Airmail bleibe? Kann ich jetzt noch nicht wirklich sagen, da ich mir das Zusammenspiel des Ganzen noch auf iOS genauer anschauen will. Bisher sieht es aber nicht so aus, da ich auf iOS Probleme mit Benachrichtigungen habe, Filter nicht richtig angewandt werden.

Airmail kostet 9,99 Euro für macOS, damit habe ich absolut keine Probleme (gibt wohl auch eine kostenlose Beta zum Test) . Software, die ein wichtiger Teil meiner Arbeit ist, darf gerne kosten.

https://itunes.apple.com/de/app/airmail-3/id918858936?mt=12