So arbeite ich mit Gmail

26. August 2014 Kategorie: Google, geschrieben von: caschy

Ich bekomme im Monat teilweise zwischen 5000 und 6000 E-Mails. Dies ist natürlich meiner Tätigkeit als Blogger geschuldet, sämtliche Kommentare und Presseinformationen landen in meiner Mailbox, dazu die wertvollen Tipps der Leser, die es das eine oder andere Mal zu Beiträgen schaffen. Oft werde ich gefragt, wie ich denn Überblick über alles behalte. Dieser Beitrag soll die Antwort geben und zeigen, wie ich mit Gmail arbeite.gmail shiniy shine

Ich bin Gmail-Nutzer, seit es diesen Dienst gibt, schon vorher in der Betaphase war ich dabei. Dennoch probierte ich in den Jahren jede Menge Mail-Programme aus. Ob Browser-integriert, oder externe Lösungen wie The Bat!, Outlook, Apple Mail oder Mailbox – sie alle waren irgendwann in meiner Mache, haben es aber nicht geschafft, dass sie das jetzt noch Werkzeug meiner Wahl sind.

Gmail hat sich im Laufe der Jahre verändert, dennoch fiel es mir schwer Neuerungen anzunehmen, die sich so gar nicht in meinen Arbeitsalltag einfügen wollten. Der Posteingang, der für mich auf Basis meiner Mails Inhalte in Tabs anzeigt?

Oder der sortierte Posteingang, der mir wichtige Mails anzeigen will? Hau mir ab damit! Beides Werkzeuge, die vielleicht für viele Nutzer funktionieren, für mich aber in meiner Weise – sie bedeuteten für mich einen Mehraufwand.

Frisch rein vs. Wiederkehrend

Der erste Schritt bei einem hohen Mailaufwand sollte die Sortierung von Mails sein, jedenfalls arbeite ich so Mails schneller und einfacher ab. Ich bin frequenter Nutzer von Foren und Social Networks, weiterhin kommen immer wieder Mails von Kommentatoren herein. Alle Mails sind durch ihren immer gleichen Absender für mich einfach filterbar, so schafft man sich schon einen Großteil von Inbox-Mails vom Hals.

Einfache Filter

Ein erster einfacher Filter ist schnell erstellt. Dieser Link führt euch in die Filtereinstellungen von Gmail. Ganz unten findet ihr die Möglichkeit, einen neuen Filter zu erstellen, allerdings kann man auch schnell aus jeder Mail einen Filter erstellen. Ein Filter ist einfach eine logische Abfolge, die auf Mails angewendet wird.

Ich kann nach Empfängern, Absendern oder Wörter suchen. Sollen alle Mails, die „facebook“ im Absender haben, im Label (Ordner) Social Network landen? Dann landet „Facebook“ im Absender-Feld.

Bildschirmfoto 2014-08-26 um 15.22.09Dieses ist nur ein kurzes Beispiel eines einfachen Filters, die Eingabeoptionen dürften eigentlich selbsterklärend sein. Viel wichtiger und genauer ist das nächste Fenster, denn hier entscheidet man, was man mit einer gefilterten Mail macht.

Bildschirmfoto 2014-08-26 um 15.22.41Hier kann ich nicht nur das erwähnte Label anwenden, sondern Mails auch gleich als gelesen markieren. So handhabe ich das: Mails aus Social Networks, Foren, aus den Kommentaren und von bekannten Pressevertretern landen in ihren jeweiligen Labels. Zusätzlich überspringe ich den Posteingang. Dies sorgt dafür, dass die Mail nicht ungelesen in Posteingang auftaucht, sondern lediglich im Label ungelesen bleibt.

So sehe ich schnell, woher eine Mail kommt, ohne ins jeweilige Label zu wechseln – und das Schöne: die Inbox bleibt dabei auch leer. Ich nutze also keinen „AN“-Filter, sondern lediglich einen Absenderfilter, da ich nur eine Mail-Adresse nutze.

Dennoch kann bei der Nutzung von Gmail der „AN“-Filter für euch vielleicht nützlich sein: An” als Filter ist sinnvoll, wenn ihr mehrere Empfängeradressen nutzt, so könnt ihr genau filtern, denn Google erlaubt bekanntlich “unendliche Adressen“. Hier könnte man wunderbar nach Quellen ordnen: name.nachname+Quelle1@gmail.com oder auch name.nachname+Quelle2@gmail.com.

Wenige Labels durch komplexere Filter

Ich nutze nur wenige der Labels, denn viele Mails lassen sich auch unter einem Label sortieren. Braucht man wirklich für Foren, Facebook, Google+, Twitter und Co jeweils ein separates Label? Ich nicht, weshalb ich Label minimiert habe und die Filter dementsprechend angepasst habe. Ich habe die diversen Absender einfach mit dem Ausdruck OR (oder) verknüpft.

Google Mail deutet dies dann wie folgt: ist der Absender A oder B, dann führe folgende Aktion aus. Der Spaß funktioniert übrigens nicht nur mit dem ODER, sondern auch mit dem UND – dann muss mit AND gesucht werden. So bekommt man massig Mails mit einem Filter in ein Label geschoben, die Übersicht wird es euch danken.

Auch die Oberfläche von Gmail habe ich für mich minimiert, so lasse ich mir zum Beispiel einige Labels nur anzeigen, wenn ungelesene Mails vorhanden sind. Wenn ihr mit der Maus über ein Label fahrt, dann seht ihr am Ende des Labels ein Dropdown-Feld. Hier lässt sich nicht nur die Farbe festlegen, sondern auch, ob das Label nur angezeigt werden soll, wenn ungelesene Mails eingehen.

ungelesen

Bereits jetzt hat man durch wenige Arbeitsschritte viel aus der direkten Inbox. Kommentare, Forenmails, Facebook und Co sind nicht Mails, die immer sofort ins Auge springen müssen, eine entschlackte Mailbox lässt weniger „Puh, das muss ich noch alles lesen und abarbeiten“-Feeling aufkommen. Etwas ausführlicher beschrieb ich die Filtermöglichkeiten von Gmail in diesem Beitrag.

Alles Ansichtssache!

Gmail erlaubt diverse Ansichtsmodi. So kann man sich Mails mit der Überschrift anzeigen lassen, oder auch mit einem ersten Anriss des Inhalts. Ich persönlich schätze das Vorschaufenster, witzigerweise eine Funktion, die nicht standardmäßig verfügbar ist, sondern seit 2011 eine experimentelle Funktion ist, die freigeschaltet werden muss – eigentlich unverständlich. Solltet ihr euch das anschauen wollen, dann müsst ihr einmal die Gmail Labs besuchen und dort das Vorschaufenster aktivieren.

vorschau

Hat man dieses Feature erst einmal aktiviert, so bekommt man gleich folgendes Bild zu sehen. Beachtet auch die Markierung, die ich da in den Screenshot gemacht habe. Über diese Schaltfläche schaltet ihr die Vorschau an und aus, beziehungsweise auf horizontal oder vertikal.

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So habe ich wie bei einem klassischen Mail-Programm auf der linken Seite meine Ordner, dann die Mails, die ich schnell per Pfeiltasten durchackern kann und auf der rechten Seite die Mail als solches.

Markierungen: Weniger ist mehr

Google bietet die Möglichkeit an, Mails mit diversen Markierungen und farblichen Sternen zu versehen. Nutze ich diese? Nein. Ich versuchte das Ganze einmal, es brachte mir keine Vorteile. Durch das konsequente Einsetzen von Filtern und Labels benötige ich keine separaten Markierungen mehr. Ab und an nutze ich das Systemlabel „Markiert“, welches direkt unter dem Posteingang zu finden ist.

Hier lagere ich dann für Events oder ähnliches temporär Mails aus verschiedenen Labels. Sterne (aka Markierungen) lassen sich in den Einstellungen definieren. Wie viele ihr davon nutzt, ist euch überlassen, zwischen „In Verwendung“ und „Nicht in Verwendung“ kann eine Markierung per Drag & Drop gezogen werden! Schnell eine Mail markieren? Einfach den Buchstaben „S“ drücken, womit wir beim nächsten Thema wären.

Bildschirmfoto 2014-08-26 um 16.11.53

Tastaturkürzel: man muss nicht alle kennen

Tastaturkürzel sind klasse, Grundsätzlich schneller als Mausgeschubse, sowohl in Gmail, als auch in der Benutzung von Betriebssystemen. Vorab: ich kenne nicht alle Tastaturkürzel, will das vielleicht auch gar nicht. Mir reichen ein paar wenige – ein Druck auf „#“ löscht eine ausgewählte Mail, ein „f“ wie Forward leitet die Mail weiter. Tastaturkürzel sparen Zeit und wer Zeit sparen will, der legt sich ein Lesezeichen auf die Seite mit den Gmail-Tastaturkürzeln – und schaut ab und an mal rein. Alternativ kann man innerhalb von Gmail ein „?“ tippen, um die Shortcuts aufzurufen.

Die Wiedervorlage

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Omas Spruch, ihr kennt ihn. Nun ja, manche Dinge muss man aus zeitlichen Gründen später abarbeiten, beziehungsweise will man schauen, ob eine Mail an einen Empfänger schon von diesem beantwortet wurde. Kurzum: kann Google nicht. Es gibt keine Gmail-eigene Funktion, um Mails zu tracken. Unschön.

Nun gibt es Dienste wie Boomerang oder Clients wie Mailbox, die das können. Bedeutet, dass ich anderen Diensten Zugriff auf meine Mails gebe. Will ich das? Ich persönlich nutze keinen externen Dienst, stattdessen setze ich auf ein einfaches Script.

Bildschirmfoto 2014-08-26 um 16.38.01

Unser Leser Bendix Sältz hatte einmal aus diesem Grunde ein Google Apps-Script gebastelt, dessen Arbeitsweise einfach und in nicht einmal zwei Minuten von euch nachvollzogen werden kann. Ihr kopiert sein Script in euren Account und wählt danach die Installation aus.

Daraufhin werden in eurem Gmail-Account die im Screenshot zu sehenden Label angelegt. Kommt von eurem Boss nun eine Mail, die ihr morgen noch einmal ungelesen im Postfach haben wollt, dann verseht ihr die Mail mit dem Label 1 Tag. Das Ganze geht bis zu 7 Tagen, wie man hier im Screenshot sehen kann. Auf Wiedervorlage gelegte E-Mails landen ungelesen wieder im Posteingang. Benedikt hat in seinem Script auch noch einmal die nötigen Abläufe festgehalten. Einfach und genial, oder?

Mobil

Ehrlich: nur der Standard-Client von Gmail unter iOS und Android. Kein Heck Meck, kein Nichts. Ich sehe keine Mails aus Labels als neue Mail, lediglich Mails aus dem Posteingang. „Mobil gesendet“ – so meine Signatur, damit jeder weiss, warum ich so kurz antworte.

Weniger ist mehr!

Es gibt Dutzende Dienste und Erweiterungen rund um Gmail. Ich habe aufgehört, mit ihnen zu arbeiten. Weniger ist da einfach mehr für mich als Bildschirmarbeiter. Irgendwelche Browser-Erweiterungen, die mich über den Eingang neuer Mails informieren? Nutzte ich früher mal. Ich sitze doch eh am Rechner, habe Gmail eigentlich immer im Tab auf.

Wozu also eine Erweiterung, die mich über Mails informiert, ich sehe es doch so oder so. Schließlich bietet mir Google doch die Möglichkeit an, im Favicon des Dienstes über ungelesene Mails im Posteingang informiert zu werden. Das reicht mir wirklich.

Gmail bietet einen unfassbar großen Umfang an Funktionen out of the box, die ich hier logischerweise nicht aufzählen kann. Oben beschrieb ich meine Arbeitsweise, so wie ich sie jetzt einsetze. Das kann in einem Jahr vielleicht schon wieder anders sein, ich probiere gerne aus. Momentan habe ich das Ganze sehr verschlankt und setze immer noch auf die klassischen Funktionen des Web-Mailings.

Googles Weg mit den neuen Sortierungen und den Kategorien in Tabs halte ich für mich persönlich für absoluten Humbug, für einen Versuch, das Rad neu zu erfinden. Das mag für manche passen, für manche aber auch nicht. So bin ich dankbar, dass noch alles skalierbar ist.

Dieser Beitrag ist demzufolge auch nur ein kleiner Teil dessen, was ich im Laufe der Jahre mit Gmail angestellt habe, beziehungsweise, was ich schon alles ausprobierte. Es ist die Geschichte des Automatisierens und des Optimierens, an dessen Ende erst einmal das Minimalistische für mich steht.

Wer der Meinung ist, er wolle für sich selber ausprobieren, der kann sich vielleicht ein paar ältere Gmail-Beiträge von mir durchlesen, die alle auf dem Weg zu diesem Beitrag hier irgendwann in den vergangenen Jahren stattgefunden haben.

Alternativ freuen sich andere Leser sicher auch über eure Tipps!

Der neue Posteingang von Gmail

Google Mail hat 10 GB Speicher für eure Mails

Google Mail: Icons statt Text

Labeln und Markieren von ausgehenden Mails

Google Mail als Standard bei Mailto-Links

Spam als gelesen markieren

Google Mail offline nutzen

Kontakten ein Bild zuordnen

Kreise von Google+ ausblenden

Vorlagen für automatische Antworten und Signaturen

Weniger E-Mails pro Seite anzeigen

Unendliche Adressen

Google Mail mit Vorschaufunktion

Alle Google-Dienste (auch Mail) sichern

Das Kontakte-Widget

Doppelte Anmeldesicherheit

Kontakte nicht automatisch hinzufügen

Google Mail: Tastaturkürzel als PDF

Anzahl ungelesener Mails im Favicon

Andere Absenderadressen nutzen, Notizen, Operatoren in Filtern & Mails markieren

Active Inbox: für Hardcore-Benutzer

Markierungen, Sternchen, Notification-Programme und Better Gmail

Meine Tipps & Tricks zu Gmail (mehrere Posteingänge, Label reduzieren, Konversationen im Auge behalten, häufige Suchabfragen automatisieren,

Anhänge per Drag & Drop sichern

Filter importieren oder exportieren

Kontakte einmalig mit Outlook synchronisieren

Label nur bei ungelesenen Mails anzeigen

Priority Inbox

Mails mit großen Anhängen finden

Versand einer Lücke rückgängig machen

Schicke Signaturen mit WiseStamp

Scott’s Gmail Alert: Benachrichtigungen für Windows

Mails zu Terminen machen

E-Mails auf Wiedervorlage setzen

Assistenten oder Familienmitgliedern Zugriff gewähren

Alternativ einfach die Suche anwerfen, habe ja schon ab und an über Google Mail geschrieben



Über den Autor: caschy

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56 Kommentare

Raymond 26. August 2014 um 22:47 Uhr

Was bin ich froh mit Apple Mail zu arbeiten und die Einfachheit des Programms erkannt zu haben mit der es bisher kein anderes aufnehmen konnte. Google Mail? Ich lese meine Emails gerne alleine und behalte deren Inhalt lieber für mich!

Irgend Wer 26. August 2014 um 22:58 Uhr

@Raymond dann solltest Du evtl. die Finger von E-Mails lassen… denn das sind nur Postkarten die somit sogut wie jeder lesen könnte… *facepalm*

Frank 26. August 2014 um 22:59 Uhr

Super Artikel – super erklärt. Danke.

Da sich bei mir im Schnitt 150-200 Mail zum Bearbeiten und das in unübersichtlich tummeln, werde ich das morgen direkt mal auf die OS X Mail.app anwenden – denn von dieser bin ich Fan und von meinen Ausflügen stets wieder dahin zurück gekehrt.

Zwar nennt sich das dort nicht Labels aber ich vermute, das lässt sich mit intelligenten Postfächern ähnlich realisieren.

Warum ich das nicht schon längst gemacht habe? Keine Ahnung – vermutlich habe ich auf diesen Artikel als Anstoß gewartet.

therealmarv (@therealmarv) 26. August 2014 um 23:00 Uhr

Schöner und nützlicher Artikel!

Oliver Stahl 26. August 2014 um 23:06 Uhr

Toller Artikel, danke!
Von Apple´s Mac Client habe ich mich auch lange verabschiedet. Nach einem Abstecher zum Gmail Webauftritt bin ich nun seit der ersten Beta bei Airmail gelandet, was mich sehr sehr happy macht.
Ich habe mit etwa 30 Mails am Tag aber auch ein winziges Aufkommen im Vergleich zu anderen.

Mirco Hofmann 26. August 2014 um 23:13 Uhr

Ich sage hier einfach mal wieder Danke.

Artikel, wie dieser hier, machen diesen Blog einfach so gut, wie er ist.

Ein Artikel aus dem Alltag, basierend auf teilweise jahrelanger Erfahrung, der uns Lesern zeigt, wie man komplexe Problemstellungen teilweise recht einfach lösen kann oder wie man Dinge evtl. besser machen könnte.

Halt kein typischer „Hilfe-wir-brauchen-Klicks“-Artikel, wie z.B. „Die 10 besten Google-Tipps aller Zeiten“, wie man es aus anderen Blogs und Magazinen kennt. Über den Inhalt und Mehrwert solcher Artikel brauchen wir glaube ich nicht zu diskutieren…

Ich für meinen Teil werde jetzt noch durch die alten Artikel stöbern, da findet sich bestimmt noch das ein oder andere, was man man gebrauchen kann.

Stefan 26. August 2014 um 23:16 Uhr

Welchen Inbox-Type verwendest Du denn nun?

Lux 26. August 2014 um 23:25 Uhr

Danke, Caschy. Solche Artikel sind Deine besten. 🙂

Matze.B 26. August 2014 um 23:25 Uhr

Schöner ausführlicher Artikel, werde ich Morgen in Ruhe durcharbeiten.

ausnahmefehler 26. August 2014 um 23:26 Uhr

Carsten, wie machst du dann deine Datensicherung? mit Thunderbird oder anders?

Lars Wittenberg (@larswittenberg) 26. August 2014 um 23:35 Uhr

Ich nutze auch schon lange Google Mail und auch immer noch im Browser. Das Tab ist bei mir immer „angeheftet“.
Längere Newsletter mit viel Inhalt, werden teilweise gekürzt und am Ende steht
„[Nachricht gekürzt] Vollständige Nachricht anzeigen“
Weiß jemand ob man das deaktivieren kann, damit immer gleich die komplette Nachricht angezeigt wird?

Christian 26. August 2014 um 23:39 Uhr

Interessanterweise nutze ich gmalil aehnlich spartanisch wie du.
Habe ebenfalls viele Filter erstellt die meine Mails in ihre Labels sortieren und somit mir schnellen Zugriff auf das was ich gerade benoetige geben.

Allerdings nutze ich ein weniteres AddOn welches ich sehr nuetzlich gerade bei der Verwendung meiner Labels finde: ActiveInbox. Allerdings nutze ich davon, wie das meistens so ist, auch nicht alle Features 😉

dego 26. August 2014 um 23:43 Uhr

Artikel ist prima. Skript von Benedikt verdient fast nen eigenen Artikel. thx

Marcel 26. August 2014 um 23:55 Uhr

Vielen Dank für diesen Beitrag. Ich habe vor ein paar Tagen aufgrund deines Kommentars beim Neuland Podcast auch mal den Umstieg auf die GMail Web Oberfläche gewagt.
Davor war ich langjähriger Thunderbird Nutzer. Bisher komme ich ziemlich gut damit zurecht. Allerdings nutze ich noch ein Chrome Add-On mit welchem ich weiterhin Pop-Ups bei neuen Mails bekomme.

Lux 27. August 2014 um 00:06 Uhr

@ausnahmefehler: Zur Datensicherung von gmail ist MailStore Home sehr gut geeignet. Nutze ich regelmäßig dank einer Empfehlung von Caschy:

http://stadt-bremerhaven.de/su.....=mailstore

stepo 27. August 2014 um 00:36 Uhr

Ich nutze weiterhin Thunderbird.. Schon seit Jahren und werde auch dabei bleiben.. Habe mir da auch etliche Filter eingerichtet. Ist ganz praktisch bei ca. 100 Malis am Tag. Ich mag diese Web-Interfaces irgendwie nicht..

GrrrBrrr 27. August 2014 um 06:23 Uhr

Ich nutze seit einiger Zeit Yahoo Mail. Ja, ich weiß, dass es ein amerikanischer Dienstleister ist. Ich habe für jeden meiner Accounts im Internet eine Wegwerf-Adresse erstellt. So kann ich ziemlich leicht herausfinden, welche Seiten mir Spam schicken, oder meine Daten unerlaubt weitergeben. Interessant ist, dass ich seitdem kaum noch Spam bekomme. Das war davor bei Web.de noch ganz anders.

GMail habe ich vor einiger Zeit getestet, und mochte es überhaupt nicht. Ich bin mir aber sicher, dass es für jeden Geschmack den passenden Anbieter gibt. Und wenn gar nichts hilft, macht man sich seinen eigenen Mail-Server.

Martin 27. August 2014 um 07:26 Uhr

Toller Artikel!
Ich nutze Gmail genau wie du!

Christoph Josten 27. August 2014 um 07:34 Uhr

Besten Dank. Sehr guter und hilfreicher Artikel für mich. Setzte davon schon einiges um, jedoch ist es noch verbesserbar. Bin auch ein Freund von möglichst schlanken, einfach gut strukturierten Arbeitsabläufen.

TobiH8 27. August 2014 um 08:13 Uhr

Wirklich ein schöner Artikel! War sehr informativ und schön geschrieben!

Mal eine Frage an die Kommentatoren: Was haltet ihr von https://riseup.net/. Ich nutze das im Moment als meine primäre Mail-Addresse. Speicherplatz ist ohne Spende aber mit 192 MB max. sehr gering. Haltet ihr den Dienst für vertrauenswürdig und sicher?

Gutti 27. August 2014 um 08:28 Uhr

Mehr von solchen „Tutorial“-Like Artikeln! Sehr gut caschy!
Weniger ist mehr – denke ich mir auch und bin mit dem Opera Mail Programm mega zufrieden.

Andreas 27. August 2014 um 08:46 Uhr

Gmail ist bei mir eine reine Spamadresse – Posteo.de heißt die Alternative. Deutsch & sicher!

dario 27. August 2014 um 08:51 Uhr

Ich verwalte unseren 250 Mann Verein komplett über Gmail.
Ca 10-15 Mailadressen und alles schön sauber sortiert in der Inbox.
Man muss sich anfangs einfach 10min Zeit nehmen um alles zu sortieren.

itnova 27. August 2014 um 09:15 Uhr

Bin ganz deiner Meinung, Caschy. Auch ich bin seit Anfang an bei G-Mail, habe verschiedenste andere Programme getestet und bin letztendlich bei G-Mail hängen geblieben. Bei täglich über 100 Mails ist die Verwaltung möglichst minimalistisch mit Filtern und wenigen Labels unumgänglich. Eine Sache jedoch ist abhanden gekommen: Ich arbeite mit zwei Bildschirmen und konnte früher aus dem linken Fenster in G-Mail Anhänge mit der Maus nach rechts in den Windows-Explorer gleich in den richtigen Ordner ziehen. Als Redakteur bekomme ich sehr viele Text- und Bild-Anhänge die ich so sehr schön geordnet ablegen konnte. Jetzt geht nur mehr die Version, gezippt alle Anhänge einer Mail herunterzuladen. Ist doch um einiges „Klickaufwendiger“.
Das ist eine Sache die mich stört: Änderungen passieren plötzlich und unerwartet und sind nicht immer rückgängig zu machen.

Pferdenarr 27. August 2014 um 09:15 Uhr

@caschy: meine Email ist dann wohl einem Filter zum Opfer gefallen bzw. in der Masse untergegangen….

Wenn man in deinem Blog (getestet mit dem Desktop Chrome Browser) unten auf den Link „auf Seite 2“ drückt, dann wird der erste Beitrag der unter diesem Link ist, NICHT auf Seite 2 angezeigt.

Jan 27. August 2014 um 09:16 Uhr

@Andreas: Im Artikel steht ja gar nicht drin, dass cashy eine GMail Adresse nutzt. Das Browser Frontend von GMail eignet sich auch hervorrangend um eMails von vielen eigenen Domains einzusammeln und auch in deren Namen zu schreiben.
Der Empfänger bekommt so gar nicht mit, dass Du GMail nutzt!

Denny 27. August 2014 um 09:27 Uhr

Wie schon mehrfach erwähnt: derartige Artikel sind deine besten. Subjektiv und schnörkellos. War schön zu lesen!
Ich nutze GMail sehr ähnlich wie du.

jonas 27. August 2014 um 09:35 Uhr

Grandioser Artikel! Mehr von den tutorials bitte, dann brauche ich fast keine andere Tech-Seite mehr. Eure News-Auswahl gefällt mir nämlich auch schon super

friddes 27. August 2014 um 09:41 Uhr

Danke für den Artikel.
Ich nutze ThunderBird und die dortige Filter-Funktion, die offensichtlich ähnlich ist wie die im Artikel beschriebene von GMail. Im Laufe der Jahre haben sich einige E-Mail-Adressen angehäuft, die sich wunderbar im ThunderBird integrieren lassen. Für jedes Konto kann man dann eigene Filter erstellen. Logische Verknüpfungen innerhalb der Filter habe ich allerdings noch nicht benötigt. Vielleicht weil ich zu faul bin, nach dem Erstellen von einfachen Filtern diese zu kombinieren und anschließend zu löschen.
Übrigens: Ich verwende auch GnuPG und EnigMail unter ThunderBird. Daher nutze ich die WebMail-Funktionen nur sehr selten (meist nur, um die Passworte ab und an zu ändern). Letztere verwalte ich übrigens via RoboForm EveryWhere (BezahlService).

alex 27. August 2014 um 09:41 Uhr

wow. ein artikel fürs archiv. eine kleine doktorarbeit.

Timo 27. August 2014 um 10:07 Uhr

Super Artikel!

Arbeite auch mit Google Mail und muss sagen habe heute wieder was dazu gelernt.

Danke

Markus Kreß 27. August 2014 um 11:20 Uhr

Ich nutze Gmail genau so auch. Filter für Labels und „Posteingang überspringen“ sind die optimalen Werkzeuge. Ich nutze in Filtern einfach eine Pipe „|“ als OR-Verknüpfung.

Guntram 27. August 2014 um 11:22 Uhr

Danke für den Artikel und vor allem für den Abschnitt:
„Oder der sortierte Posteingang, der mir wichtige Mails anzeigen will? Hau mir ab damit! Beides Werkzeuge, die vielleicht für viele Nutzer funktionieren, für mich aber in meiner Weise – sie bedeuteten für mich einen Mehraufwand.“

Das nervt mich inzwischen nämlich gewaltig, daß google und Co denken, sie wüßten was mich interessiert. Auf diese Weise wird das Netz schön zum Einheitsbrei gevotet und die Entdeckungen und Individualitäten bleiben auf der Strecke :-(.

Zelda 27. August 2014 um 11:24 Uhr

Cool danke für den Artikel!

Mal eine Frage, wie kann man das Label „Benachrichtigung“ deaktivieren? Einige Mails werden hier automatisiert eingetragen – das will ich aber gar nicht

Lassitter 27. August 2014 um 12:01 Uhr

Cashy, Du bist SPITZE!! 🙂

Hallo 27. August 2014 um 12:16 Uhr

hi cashy wieso benutzt du immer mac ox und nicht ubuntu,virus windows usw???

Tobi 27. August 2014 um 12:55 Uhr

Super Artikel!

Bei mir wird allerdings im Posteingang neben Sender und Titel auch eine Zeile vom Inhalt eingeblendet. Ich konnte leider keine Einstellung finden, aber bei Caschy werden nur zwei Zeilen angezeigt.

der andere Peter 27. August 2014 um 14:07 Uhr

Letztendlich handhabe ich es ganz ähnlich und verwalte meine Mails über einige wenige Labels und viele Filter.

Eine Funktion die ich aber sehr vermisse, ist nach Kontaktgruppen zu filtern. Wenn ich mir zum Beispiel die Mühe mache alle Mitglieder meines Sportvereins unter Kontakte zu einer Gruppe „Sportverein“ hinzuzufügen, möchte ich diese Gruppe auch zum Filtererstellen nutzen.

Also so etwas wie „fromGroup:Sportverein“ statt einer ellenlangen Liste „from({mitglied1@gmail.com, …, mitglied30@web.de})”. Das würde einem ersparen die Mitgliederliste an zwei verschiedenen Stellen (bei den Kontakten und bei den Filtern) aktuell halten zu müssen. Und übersichtlicher wären die Filter so auch.

Tobi 27. August 2014 um 14:43 Uhr

Konnte mir bereits selber helfen. So schwer ist es nicht. 🙂
Einstellungen / Allgemein / Vorschau

Bernd 27. August 2014 um 15:53 Uhr

Wenn ich das Script installiere, wie würde ich das wieder entfernen?
Kann ich irgenwie eine Liste der installierten Scripte ansehen?

Sebastian 27. August 2014 um 17:20 Uhr

So kann man das Skript deinstallieren:
http://stackoverflow.com/a/14982558

Habe ich gerade genau so ausprobiert. Funktioniert einwandfrei. Man muss nur die Labels selbst löschen.

Michael 27. August 2014 um 17:53 Uhr

Danke für den tollen Artikel.
Mal eine Frage an die anderen Leser / Caschy: Wie haltet ihr es mit dem archivieren von E-Mails, wenn ihr Gmail nutzt?

Ich habe bislang via Browser-App noch keine wirklich sinnvolle Möglichkeit gefunden mich von MailObjekten älter 4 Jahren zu befreien. OK, ich kann suchen und dann seitenweise manuell löschen – aber das kann es doch nicht sein.

Eventuell hat jemand nen Tipp für mich?

LinuxMcBook 27. August 2014 um 18:05 Uhr

Kann man bei Google irgendwie auf die X-Header in den Mails filtern?

Mav 27. August 2014 um 18:22 Uhr

Ich nutze Google Apps for Business und GMail mit eigener Domain, aber ich kann die Weboberfläche von GMail immer noch nicht „leiden“, das einzige, das ich damit noch erledige sind Filter und Abwesenheitsnotizen.

Ich nutze lieber einen Client aber nur an wenige Clients kann ich mich noch erinnern. Neben Outlook, Incredimail, Thunderbird oder Mailbird hab ich noch unbedeutendere getestet.

Thunderbird habe ich jahrelang mit Freude genutzt, dies jedoch bevor ich endgültig zu GMail samt Kalender gewechselt bin, denn das war keine Freude mit Thunderbird+Lightning mal eben 20 Kalender einzurichten. Letztenendes bin ich bei „eM Client“ gelandet, das eigentlich wie für GMail geschaffen ist: einmal den Account eingerichtet hab ich auch gleich sämtliche Kalender im Client drin. Besser als z.B. bei Mailbird, welches den Kalender einfach nur im integrierten Browser öffnet, da kann ich es auch gleich im richtigen Browser nutzen. Außerdem ist der eM Client nicht unschön, sondern wirkt aufgeräumt und modern meiner Meinung nach.

Frank 27. August 2014 um 18:25 Uhr

Danke, toller Artikel ! Das Script von Benedikt ist der Knaller…..so etwas hab ich lange gesucht.

Peter Sidler 27. August 2014 um 22:27 Uhr

Sehr gute Info. Ich habe auch die verlinkten Artikel gelesen und habe nun eine Frage, welche mir vielleicht jemand beantworten kann:

Kann ich entsprechend dem Posteingangsadressen-ZUSATZ (Name+ZUSATZ@gmail.com) automatisch eine passende Signatur hinzufügen beim Beantworten der Mail?

reinhard|huber 28. August 2014 um 07:53 Uhr

Danke wieder einmal für die feinen Tipps!
Interessant wäre in diesem Zusammenhang auch dein Zeitmanagement. Denn wie man diese Aufgaben so hoch professionell erledigt und dann noch so „nebenbei“ eine erstaunliche Anzahl an höchst interessanten und – auch für Nicht-Fachleute – verständlichen Blogbeiträgen schreiben kann, ist mir unverständlich!
Dir gilt meine uneingeschränkte Bewunderung!

Sutadur 31. August 2014 um 23:34 Uhr

Ich bin schon recht lange von E-Mail-Clients weg und nutze ausschließlich die Weboberfläche von Gmail. Bessere Übersicht, Sortierungen usw. kann mir ein Client auch nicht bieten, außerdem habe ich so immer und überall das gleiche Interface.
Ich habe auch mal versucht, mit Labels zu arbeiten. Das hat zwar zu einem aufgeräumten Posteingang geführt, letztlich aber ändert das nichts an den E-Mails bzw. der Anzahl, die zu bearbeiten ist. Inzwischen habe ich das wieder eingestellt und lasse E-Mails, die ich nicht lösche, einfach im Posteingang. Abgearbeitet werden die E-Mails wie sie reinkommen bzw. wenn ich es mitbekomme.
Zu dem „mitbekommen“ habe ich außerdem keine Ergänzungen installiert, die mich regelmäßig über Eingänge informieren. Es lenkt mich einfach im (Arbeits-) Alltag zu sehr ab, wenn ich alle paar Minuten (mehr oder weniger) genötigt bin, ins Postfach zu gucken. Wenn mir danach ist bzw. ich Zeit habe, schaue ich eben einfach mal nach. Wenn ich eine E-Mail erwarte, schaue ich eben etwas öfter, alles andere kann (zumindest in aller Regel) auch ein Stündchen warten (oder auch zwei oder drei).

Buddyspencer 22. Januar 2015 um 09:22 Uhr

Keine Ahnung, ob hier noch einer mitliest oder nicht…

@Caschy: wieso bist du eigentlich bei einem Dienst wie GMail und nicht Mailbox.org oder Posteo?




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