Vor ein paar Tagen traute ich mich: ich verabschiedete mich im Minimalismus- und Workflow-Wahn von meinem normalen E-Mail-Programmen und switchte auf die reine Weboberfläche von Googlemail (darf man das in Deutschland eigentlich wieder so nennen – oder muss man immer noch Google Mail sagen?). Meine ersten Informationen zum Switch auf Google Mail gab es in diesem Beitrag zu lesen: Google Mail als Standard.

Einige baten mich, meine Tipps & Tricks zu Googlemail, beziehungsweise über meine Einstellungen zu schreiben. Natürlich ist so etwas nicht allgemeingültig, ich kann logischerweise nur Dinge beschreiben, die ich für mich als nützlich empfinde. Der Kölner würde sagen: Jede Jeck ist anders. Hier ist also Teil 1 meines Google Mail Setups.

Wo fängt man am besten an?

Wenige, aussagekräftige Labels

Man kann E-Mails mit Labeln versehen. Ich begann damit, mein Muss auf möglichst wenige Label einzudampfen. Wichtige Label bekamen zudem eine farbliche Markierung.

Unwichtige Label blieben dabei farblos oder wurden sogar ausgeblendet. Dort landen E-Mails, die archiviert sind oder gefilterte, nicht so wichtige E-Mails enthalten. So lasse ich zum Beispiel Kommentare automatisch filtern.

Das automatische Filtern von E-Mails

Ich filtere E-Mails automatisch. Hier einmal die Filtereinstellungen von Google Mail anhand meiner Kommentare im Blog.

Dabei lasse ich den Posteingang überspringen und automatisch das Label „Kommentare“ anbringen. So erscheinen diese Mails nicht im Posteingang und stören dort. Sie bekommen sofort ihr Ziellabel und können dort gelesen werden. Kein späteres Labeln oder archivieren mehr nötig.

Das Ganze geschieht auch mit Mails diverser Foren oder auch Facebook.

Konversationen im Auge behalten!

Wie behalte ich E-Mails im Auge, die ich geschrieben habe und die auf eine Antwort meines Gegenüber warten? Oder wie markiere ich E-Mails, die beantwortet sind, aber sich immer noch in der Konversation befinden? Das Geheimnis ist mein schwarzes Label WIP, welches nichts anderes als „Work in progress“ bedeutet – also quasi „in Mache“.

Wenn ich eine E-Mail sende, die eine Antwort erfordert, dann gehe ich nach dem Absenden in den Gesendet-Ordner und markiere die E-Mail mit dem Label WIP.

Alternativ könnt ihr auch eine E-Mail markieren und an den linken geriffelten Feld anpacken (neben dem Auswahlkästchen) und per Drag & Drop auf ein Label ziehen. Doch wie behalte ich diese Mails garantiert im Auge? Das Geheimnis ist der nächste Punkt:

Mehrere Posteingänge in Google Mail

In den Google Mail Labs gibt es wunderbare Dinge, die standardmäßig nicht aktiviert sind. Ein Labs-Feature sind die mehreren Posteingänge. Dieses hat nichts mit Konten zu tun, ihr könnt allerdings direkt im Posteingang (bzw. in einem separaten Feld) E-Mails anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

In meinem Fall lautet die Abfrage is:WIP. Heisst: Ist das Label WIP, dann zeige die Mails in den Posteingängen an. Andere Operatoren spreche ich gerne in einem späteren Beitrag an. Dieser Befehl bringt folgendes Ergebnis (oben normaler Eingang, unten die Abfrage):

Eine Adresse sind unendlich Adressen!

Man kann nicht nur nach Wörtern filtern, sondern auch nach Adressen. Jetzt sagt ihr euch: „aber ich habe nur eine Adresse!“. Falsch: eine Google Mail-Adresse ist quasi unendlich. Kleines Beispiel gefällig?

Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = C.arstenKnobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = CarstenK.nobloch@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Blog@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Bizznizz@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Spam@googlemail.com
Carsten.Knobloch@googlemail.com = Carsten.Knobloch+Amazon@googlemail.com

Alter Hut – aber soweit klar? Hinter eure Adresse könnt ihr ein Pluszeichen und ein Wort hängen oder aber auch einen Punkt je nach Gusto setzen, selbst Groß- und Kleinschreibung ist unrelevant! 🙂

Markierte E-Mails als Reminder

Google Mail hat einen Menüpunkt namens Markiert. Hier landen eben von euch markierte Mails. Die mit dem Sternchen quasi. Ihr könnt Markierungen wie mein Label WIP nutzen, oder eben anders. Ich habe es wie folgt gelöst: Markiert werden E-Mails, die ich abarbeiten muss. Ich habe die Sternchen dazu an die Farbe meiner Labels angepasst. Blaues Sternchen Arbeit, goldenes Sternchen Blog, grünes Sternchen Privat und so weiter.

Ihr könnt Markierungen in verschiedenen Farben setzen, oder aber auch in den Google Mail Labs weitere Symbole aktivieren (Spezialmarkierungen). Eine Übersicht bekommt ihr dann in euren Einstellungen.

Aufgaben verwalten und mit Mails verknüpfen

Du nutzt den Google Aufgabenplaner, auch bekannt als Google Tasks? Du bekommst E-Mails, die eine Aufgabe enthalten? Dann bringe die E-Mails mit einem Klick in den Google Aufgabenplaner und habe immer alles im Blick.

Die Aufgaben sind immer in eurer Reichweite, direkt in der Nähe der Mails und der Kontakte:

Aufgaben mobil im Auge behalten

Ich spreche den Aufgabenplaner an, weil er auch eine wunderbare mobile Ansicht für Android oder iPhone mit sich bringt. Die mobile Ansicht des Aufgabenplaners findet ihr hier.

Termine erstellen und immer im Blick behalten

Auch ein Feature der Google Labs: die Einbindung eures Kalenders in die Google Mail-Ansicht. Termine im Google Kalender erstellen und immer im Auge behalten.

Häufige Suchabfragen automatisieren

Ihr sucht häufig nach bestimmten Wörtern oder Absendern? Aktiviert das Google Mail Labs-Feature namens Quick Links. Klickt ihr in einer Ansicht auf Link hinzufügen, so bekommt ihr eine gespeicherte Anfrage, die ihr beim nächsten Mal durch einfaches Anklicken ausführen könnt.

Ein Blick in die Labs lohnt sich

Schaut unbedingt in die Labs, ihr findet sicherlich etwas, was euren Workflow vereinfacht!

Das war es erst einmal mit dem ersten Teil. Es wird sicherlich noch einen zweiten Teil geben, in dem ich auf Operatoren und Markierungen eingehe, eventuell sogar auf Google Mail Tastaturkürzel. Diese könnt ihr allerdings selber sehen, wenn ihr einmal in der Oberfläche von Google Mail ein Fragezeichen eintippt:

Denkt dran: dies ist meine bisherige Nutzung, es handelt sich um keine offizielle Googlemail-Anleitung! Wer noch Fragen oder sogar Tipps für die Leser hat: einfach rein damit, ich versuche das dann in den nächsten Beiträgen aufzugreifen. Alternativ hat Tim ja auch schon vor einiger Zeit über Google Mail geschrieben: Die inoffizielle Anleitung zu Googlemail.

Feedback und Verbesserungsvorschläge sind also erwünscht 🙂