Gastbeitrag: Todoist – oder meine Suche nach der perfekten ToDo-Verwaltung

Zeit für einen Gastbeitrag. Einen Gastbeitrag von Matthias, der aus meiner Nähe kommt. Ich bekam mit, dass der zum Abarbeiten seiner Aufgaben Todoist einsetzt. Da ToDo-Lösungen hier im Blog eine lange Tradition haben, bat ich Matthias um einen Beitrag – denn wer könnte eine App besser beschreiben, als ein Extrem-Nutzer? In diesem Sinne: Bühne frei für Matthias, bei Fragen fragt ihn, er liest mit.

OK, zugegeben – ich bin für mein Dafürhalten ein ziemlich strukturiert denkender und arbeitender Mensch. Und gerade für die ganzen Aufgaben des Tages habe ich schon immer Hilfsmittel benutzt – in den Neunzigern die kleinen mobilen Datenbanken von Casio, später Palm Handhelds und letztendlich dann PC, Smartphone & Co.

Wir – als eifriger Leser dieses feinen Blogs hier – kennen davon sicherlich die meisten. Und ich behaupte mal, ich habe die meisten auf Herz und Nieren getestet. Als Heavy User der Google Dienste habe ich lange an Google Tasks festgehalten, aber die ganzen fehlenden Features (allen voran die fehlenden Erinnerungen!) gehen einfach gar nicht.

Daran ändern auch Android-Apps nichts, denn am Browser fehlt dann doch wieder vieles. Auch so große Namen wie Remember the milk sind bei mir durchgefallen – der vermeintliche Platzhirsch kann bis heute z. B. keine Sortierung per Drag’n’drop.  Toodledo ist noch so ein großer Player, aber hier ist die Optik sehr altbacken und die Bedienung ist einfach…nun ja…unkomfortabel. Auch bei allen anderen Lösungen fehlte mir immer wieder etwas. Bis, ja bis ich Todoist kennen gelernt habe. War bestimmt auch hier bei Caschy 😉

Wer Todoist nicht kennt: ich Grunde ist Todoist so etwas wie Google Tasks mit unglaublich viel mehr Leistung. Man kann cloudbasiert Listen (Projekte) anlegen und dort ganz einfach und in Windeseile Aufgaben hinzufügen. Genau wie in Google Tasks können Aufgaben eingerückt werden, so dass sie zu Unteraufgaben werden und sich ein- und ausblenden lassen. Das Ganze lässt sich plattformübergreifend und parallel auf mehreren Geräten nutzen und integriert sich auf Wunsch sogar in den Google Kalender.

Nur: Todoist geht sooooo viel weiter! So kann man an Aufgaben Fälligkeiten setzen und Erinnerungen der unterschiedlichsten Art (Email, Push, SMS) setzen, um nichts zu passen. Mit 4 farblich unterschiedlich Prioritäten kann man wichtig von unwichtig unterscheiden, Aufgaben lassen sich selbstverständlich per Drag’n’drop verschieben oder auch nach Belieben sortieren. Sogar Dateien lassen sich an Aufgaben hängen, so dass funktional wirklich kein Wunsch unerfüllt bleibt.

Der Fokus auf Einfachheit wird weiter konsequent umgesetzt. Bei der Erfassung von Fälligkeiten z. B. kann man natürlich den üblichen Kalenderpicker nutzen – aber genauso einfach “übermorgen um 15h” oder sogar “jeden 2ten Montag” schreiben. Für die ganz Effektiven, die nicht auf Mausschubsereien stehen, gibt es etliche Shortcuts. Die gesamte Bedienung von Todoist ist also nicht nur einfach, sondern auch extrem schnell.

Persönlich organisiere ich meine Aufgaben in unterschiedlichen Listen: Arbeit, Privat, Nebengewerbe, Band (Musik) etc., aber das kann jeder so machen, wie es den eigenen Bedürfnissen entspricht. Morgens erhalte ich den (optionalen) Tagesbericht mit anstehenden Aufgaben automatisch per Email und kann mir direkt einen Überblick schaffen, ohne Todoist überhaupt auch nur aufzurufen. Wen ich sehe, dass ich einzelne Dinge heute nicht schaffe, kann ich sie mit 2 Klicks verschieben – auf morgen, nächste Woche oder nächsten Monat. Apropos Email – dank des Gmail-Plugins können sogar einzelne Emails zu Aufgaben werden. Ein zusätzliche “Todoist-Button” in der Gmail-Oberfläche macht’s möglich.

Dann gibt es ja auch noch Aufgaben, die irgendwie mit Orten zusammen hängen. Bislang habe ich die sog. Etiketten dafür benutzt, mir ortsabhängige Aufgaben anzulegen (z. B. “Baumarkt”, so dass ich mit dem wirklich hochfunktionalen Filter ratz-fatz Aufgaben rauspicken konnte, die eben im Baumarkt angesiedelt sind). Hier hat Todoist jetzt noch einmal nachgelegt und stellt mit ortsabhängigen Aufgaben etwas geradezu Magisches dar. Man kann beim Erfassen der Aufgabe eine Adresse eingeben und wird dann automatisch erinnert, wenn man in der Nähe ist. Das komplettiert das Rundum-Sorglos-Paket für mich.

Grundsätzlich ist Todoist übrigens kostenlos, also spricht NICHTS gegen das Ausprobieren. Ihr werdet eh dabei bleiben 😉 Aber die Macher bieten auch ein Premium-Angebot, dass mit 21,- € p. a. aus meiner Sicht nicht zu teuer ist. Dafür erhält man vollen Sync über alle 13 nutzbaren Plattformen, kann Notizen und Dateianhänge nutzen, Email-/SMS- und standortabhängige Erinnerungen nutzen sowie benutzerdefinierte Filter anlegen. Dazu gesellen sich Dinge wie automatische Backups, Auswertungen, iCalendarintegration etc. Wer irgendwas davor braucht, sollte also zum Premium-Modell greifen. Gute Dinge sollte man doch unterstützen 🙂

Gibt’s denn gar nichts zu meckern? Hmmm…eigentlich nicht viel. Windows Phone und Android Wear werden bislang nicht unterstützt, was schade ist. Wünschenswert wäre auch eine Anpassung der Oberfläche, z. B. durch dunklere Themes. Daran arbeitet man bei Todoist aber schon, wobei alle Nutzer generell Vorschläge machen können und andere diese dann durch ihr Befürworten in der Umsetzungs- bzw. Bewertungslisten hochpushen können.

Ich weiß, dass das Ganze vielleicht ein wenig wie ein “paid post” wirkt, aber das ist definitiv nicht der Fall – ich bin wirklich so begeistert von dem System und freue mich, wenn ich den ein oder anderen vielleicht ein wenig anstecken konnte!

Über Matthias: seht ihn als interessante, norddeutsch geprägte Mischung aus Geek, Sparkassenmensch, Musiker und Familienvater – made in 1971 – dann habt Ihr eine grobe Vorstellung 🙂