Gastbeitrag: Todoist – oder meine Suche nach der perfekten ToDo-Verwaltung

Zeit für einen Gastbeitrag. Einen Gastbeitrag von Matthias, der aus meiner Nähe kommt. Ich bekam mit, dass der zum Abarbeiten seiner Aufgaben Todoist einsetzt. Da ToDo-Lösungen hier im Blog eine lange Tradition haben, bat ich Matthias um einen Beitrag – denn wer könnte eine App besser beschreiben, als ein Extrem-Nutzer? In diesem Sinne: Bühne frei für Matthias, bei Fragen fragt ihn, er liest mit.ToDoist

OK, zugegeben – ich bin für mein Dafürhalten ein ziemlich strukturiert denkender und arbeitender Mensch. Und gerade für die ganzen Aufgaben des Tages habe ich schon immer Hilfsmittel benutzt – in den Neunzigern die kleinen mobilen Datenbanken von Casio, später Palm Handhelds und letztendlich dann PC, Smartphone & Co.

Wir – als eifriger Leser dieses feinen Blogs hier – kennen davon sicherlich die meisten. Und ich behaupte mal, ich habe die meisten auf Herz und Nieren getestet. Als Heavy User der Google Dienste habe ich lange an Google Tasks festgehalten, aber die ganzen fehlenden Features (allen voran die fehlenden Erinnerungen!) gehen einfach gar nicht.

Todoist_Übersicht

Daran ändern auch Android-Apps nichts, denn am Browser fehlt dann doch wieder vieles. Auch so große Namen wie Remember the milk sind bei mir durchgefallen – der vermeintliche Platzhirsch kann bis heute z. B. keine Sortierung per Drag’n’drop.  Toodledo ist noch so ein großer Player, aber hier ist die Optik sehr altbacken und die Bedienung ist einfach…nun ja…unkomfortabel. Auch bei allen anderen Lösungen fehlte mir immer wieder etwas. Bis, ja bis ich Todoist kennen gelernt habe. War bestimmt auch hier bei Caschy 😉

Wer Todoist nicht kennt: ich Grunde ist Todoist so etwas wie Google Tasks mit unglaublich viel mehr Leistung. Man kann cloudbasiert Listen (Projekte) anlegen und dort ganz einfach und in Windeseile Aufgaben hinzufügen. Genau wie in Google Tasks können Aufgaben eingerückt werden, so dass sie zu Unteraufgaben werden und sich ein- und ausblenden lassen. Das Ganze lässt sich plattformübergreifend und parallel auf mehreren Geräten nutzen und integriert sich auf Wunsch sogar in den Google Kalender.

Nur: Todoist geht sooooo viel weiter! So kann man an Aufgaben Fälligkeiten setzen und Erinnerungen der unterschiedlichsten Art (Email, Push, SMS) setzen, um nichts zu passen. Mit 4 farblich unterschiedlich Prioritäten kann man wichtig von unwichtig unterscheiden, Aufgaben lassen sich selbstverständlich per Drag’n’drop verschieben oder auch nach Belieben sortieren. Sogar Dateien lassen sich an Aufgaben hängen, so dass funktional wirklich kein Wunsch unerfüllt bleibt.

Der Fokus auf Einfachheit wird weiter konsequent umgesetzt. Bei der Erfassung von Fälligkeiten z. B. kann man natürlich den üblichen Kalenderpicker nutzen – aber genauso einfach “übermorgen um 15h” oder sogar “jeden 2ten Montag” schreiben. Für die ganz Effektiven, die nicht auf Mausschubsereien stehen, gibt es etliche Shortcuts. Die gesamte Bedienung von Todoist ist also nicht nur einfach, sondern auch extrem schnell.

Todoist_Erfassungsdialog

Persönlich organisiere ich meine Aufgaben in unterschiedlichen Listen: Arbeit, Privat, Nebengewerbe, Band (Musik) etc., aber das kann jeder so machen, wie es den eigenen Bedürfnissen entspricht. Morgens erhalte ich den (optionalen) Tagesbericht mit anstehenden Aufgaben automatisch per Email und kann mir direkt einen Überblick schaffen, ohne Todoist überhaupt auch nur aufzurufen. Wen ich sehe, dass ich einzelne Dinge heute nicht schaffe, kann ich sie mit 2 Klicks verschieben – auf morgen, nächste Woche oder nächsten Monat. Apropos Email – dank des Gmail-Plugins können sogar einzelne Emails zu Aufgaben werden. Ein zusätzliche “Todoist-Button” in der Gmail-Oberfläche macht’s möglich.

Dann gibt es ja auch noch Aufgaben, die irgendwie mit Orten zusammen hängen. Bislang habe ich die sog. Etiketten dafür benutzt, mir ortsabhängige Aufgaben anzulegen (z. B. “Baumarkt”, so dass ich mit dem wirklich hochfunktionalen Filter ratz-fatz Aufgaben rauspicken konnte, die eben im Baumarkt angesiedelt sind). Hier hat Todoist jetzt noch einmal nachgelegt und stellt mit ortsabhängigen Aufgaben etwas geradezu Magisches dar. Man kann beim Erfassen der Aufgabe eine Adresse eingeben und wird dann automatisch erinnert, wenn man in der Nähe ist. Das komplettiert das Rundum-Sorglos-Paket für mich.

Todoist_Bearbeiten

Grundsätzlich ist Todoist übrigens kostenlos, also spricht NICHTS gegen das Ausprobieren. Ihr werdet eh dabei bleiben 😉 Aber die Macher bieten auch ein Premium-Angebot, dass mit 21,- € p. a. aus meiner Sicht nicht zu teuer ist. Dafür erhält man vollen Sync über alle 13 nutzbaren Plattformen, kann Notizen und Dateianhänge nutzen, Email-/SMS- und standortabhängige Erinnerungen nutzen sowie benutzerdefinierte Filter anlegen. Dazu gesellen sich Dinge wie automatische Backups, Auswertungen, iCalendarintegration etc. Wer irgendwas davor braucht, sollte also zum Premium-Modell greifen. Gute Dinge sollte man doch unterstützen 🙂

Gibt’s denn gar nichts zu meckern? Hmmm…eigentlich nicht viel. Windows Phone und Android Wear werden bislang nicht unterstützt, was schade ist. Wünschenswert wäre auch eine Anpassung der Oberfläche, z. B. durch dunklere Themes. Daran arbeitet man bei Todoist aber schon, wobei alle Nutzer generell Vorschläge machen können und andere diese dann durch ihr Befürworten in der Umsetzungs- bzw. Bewertungslisten hochpushen können.

Ich weiß, dass das Ganze vielleicht ein wenig wie ein “paid post” wirkt, aber das ist definitiv nicht der Fall – ich bin wirklich so begeistert von dem System und freue mich, wenn ich den ein oder anderen vielleicht ein wenig anstecken konnte!

Über Matthias: seht ihn als interessante, norddeutsch geprägte Mischung aus Geek, Sparkassenmensch, Musiker und Familienvater – made in 1971 – dann habt Ihr eine grobe Vorstellung 🙂

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Der Gastautor ist ein toller Autor. Denn er ist das Alter Ego derjenigen, die hier ab und zu für frischen Wind sorgen. Unregelmäßig, oftmals nur 1x. Der Gastautor eben.

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76 Kommentare

  1. „Daran arbeitet man bei Todoist aber schon, wobei alle Nutzer generell Vorschläge machen können und andere diese dann durch ihr Befürworten in der Umsetzungs- bzw. Bewertungslisten hochpushen können.“
    Da würde mich ein Link interessieren – ansonsten ein guter Artikel!

  2. @Matthias, danke für den interessanten Artikel. Gibt’s in der kostenlosen Version eine vollautomatische Synchronisierung von Windows und Android-Geräten, oder braucht man dafür das Premium-Abo?

  3. Hatte im Kopf, dass es früher keine Push-Notifications auf Android gab, wenn man Free User ist.

    War das damals so? Ist das immer noch so? Lt. deren Webseite kann ich das zumindest erschließen.

  4. Wie lange nutzt Matthias „todoist“ ?

  5. Nullmatrix says:

    Ich persönlich vermisse einen heute sehr wichtigen Abschnitt in diesem Beitrag: Nämlich eine Passage zum Thema Datenschutz! Wo ist die Firma ansässig, wo stehen die Server und sind die Daten in einer Blackbox in den USA oder werden sie (wie?) geschützt?

    Alles in allem ist das schon ein wichtiger Faktor. Die „ich nix zu verbergen Fraktion“ sollte hierfür sensibilisiert werden, was unter anderem durch das Aufgreifen dieser Schwerpunkte in so einem Artikel durchaus gelingen kann, wenn auch nur schleppend.

  6. Wenn der Gastautor ein Matthias B. ist, kenn‘ ich den auch. ^^
    Beim schnellen durchstöbern der Website habe ich 2 Dinge nicht gefunden:
    – Wie läuft das mit dem „Teilen von Aufgaben“ mit anderen? Also ich organisieren ein Projekt, und übergebe einen Teil zur Erledigung jemand anderem. Dann möchte ich natürlich den Fortschritt oder zumindest die Fertigstellung als Feedback bekommen. Geht das (insbesondere in der Free-Version)?
    – Gibt es wiederholende Aufgaben? Sprich, bei Erledigung wird automatisch eine neue angelegt?

    Sehr schade übrigens, dass nicht mal eMail-Benachrichtigung in der Gratis-Version enthalten ist…

  7. Erstmal danke an alle für das Lob und Caschy für die Plattform hier;-)

    @Mary – die eigentliche Votebox (http://todoist.com/Vote/) hat Todoist leider geschlossen, aber man wertet die Kommentare im Supportbereich (https://zhcn.todoist.com/Support/) weiter aus.

    @Lux & John – da bin ich leider leicht überfragt, da ich schnell Premium-User wurde. Erinnerungen gehen m. E. tatsächlich nur bei Premium-Accounts, ich meine die Frageaccounts sind auf die tägliche Übersicht begrenzt. Sync auf mobilen Plattformen war m. E. auf einmal täglich begrenzt, was vielen vielleicht sogar schon reicht.

    @Markus – ein gutes Jahr, wenn ich mich richtig entsinne…

  8. @borsti67 – joh, kannst mich auch „Matthias B.“ nennen 😉 Mit den Teilen von Aufgaben habe ich mich in der Tat nie beschäftigt, weil ich es schlicht nicht benötige. Ich weiß nur, dass bestimmte Premium-Features verloren gehen, wenn man es an Free-User teilt.

    Und ja: klar gibt es wiederholende Aufgabe, hatte ich sogar als Beispiel angeführt. Klappt prima!

  9. Hab mich mal Testweise angemeldet. Scheinbar gibt es keine Push-Benachrichtigungen für Free User. Schade.

  10. @Lux: Ich glaube das geht auch gleich in der kostenlosen Version. Falls nicht, dass Premium-Abo abschließen dann bleiben dir noch 30 Tage in denen du kündigen kannst und du dein Geld zurück bekommst.

    Bin seit etwa 10 Tagen dabei und habe mir auch gleich nach drei Tagen einen Premium-Account zugelegt. Soweit läuft alles reibungslos bis auf ein paar kleine Schönheitsfehler.

    Zum einen ist die Integration mit dem Google Kalender nicht der Renner, denn hier kann nur einmal am Tag synchronisiert werden. Zum anderen sind die Programme für die jeweiligen Betriebssysteme teilweise nicht native. Soll heißen das Windows Programm, die Firefox Erweiterung, die Thunderbird Erweiterung oder die Chrome Erweiterung lädt im Endeffekt die Webseite in das jeweilige Programm/Erweiterung. Dann kann ich auch gleich die Webseite nutzen um Aufgaben anzulegen, außer natürlich man legt Wert darauf E-Mails als Aufgabe anzulegen, dann braucht man die Erweiterung des jeweiligen E-Mail Clients.

    Nichtsdestotrotz kann ich mittlerweile die zwei genannten Dinge gut verschmerzen. Daher würde ich auf einer Skala von 1 – 5 eine 4,5 geben. (5 = beste Wertung / 1 = schlechteste Wertung)

  11. Schon mal 2Do ausprobiert? Ich bin zwar kein „Heavy User“, aber das App kann wirklich viel und ich bin immer wieder bei diesem gelandet. http://www.2doapp.com/

  12. @Nullmatrix, wie wäre es einfach mal auf der Seite des App-Anbieter gucken?
    Danach befindet sich das Büro des Unternehmens in den USA. Dem Rest, wo dann vermutlich die Server stehen, denkst du dir jetzt aber selbst.

    So, zurück zum Artikel…
    Toller Gast-Nicht-Paid-Artikel und auch immer wieder nett, dass Caschy so etwas zulässt. 🙂

    Aber Caschy, gewöhnt euch doch mal an, Artikel vor der Veröffentlichung noch einmal von einem Dritten Korrekturlesen zu lassen. Ihr wollt „ach so“ professionell sein, aber agiert wie Anfänger.
    In dem Text sind Flüchtigkeitsfehler in Hülle und Fülle. Die passieren mir auch, sind also absolut menschlich, würden aber bei einer Revision sofort auffallen.
    – Das gilt übrigens besonders auch für eure eigenen Artikel.

  13. Es ist auch schon seit einigen Jahren für mich die beste Todo app, die beste Mischung aus Funktionalität, Einfachheit und Nutzen.

  14. Toller Artikel, der Dienst klingt echt super!
    Allerdings sehe ich es ähnlich wie @Nullmatrix und werde dort nicht sämtliche persönliche Aufgaben eintragen.

    Auf deren Seite heißt es übrigens:
    „Todoist verwendet dritte Anbieter und Hostingpartner, (…).“
    und
    „Obwohl Todoist den Code, die Datenbanken und alle Rechte für die Todoist Anwendung besitzt, behalten Sie alle Rechte für Ihre Daten.“ – das ist ja nett 😉

    Wenn es ein solch möchtiges Tool zum selbst-hosten oder auch einfach verschlüsselt gäbe, wäre ich sofort dabei.

  15. Aber bietet ToDoist auch für den „normalen“ Nutzer irgend ein Vorteil?
    Ich denke den meisten reicht Evernote als „ToDo-App“.

  16. Ich nehm Any.Do

    Bietet deutlich weniger, ist mir aber am liebsten.

    Wollte es nur erwähnt haben.

  17. Hallo, was ich bei solchen Tools immer und immer wieder vermisse sind „rollierende Erinnerungen“ bzw. „rollierende ToDos“. Week Cal hat das ganz gut für iOS umgesetzt, ist mir aber leider zu sehr Kalender und passt nicht auf meine weiteren Anforderungen. Ein rollierendes ToDo sollte, ohne eine „outdated“ Markierung zu erhalten, automatisch um einen frei definierbaren Zeitraum in die Zukunft geschoben werden. Bietet ToDoist derartige Funktionen an?

  18. Nett wäre noch gewesen, welches System hinter seinem (Matthias) steckt. Reines GTD oder eine “eigene” Entwicklung? Benutze zur Zeit den Ansatz von Gina Trapani mit ToDoTxt, auf Android mit Simpletask und am Desktop mit todotxt.net. Sync über Bittorrentsync. Parallel dazu experimentiere ich noch mit der Android App Mirakel.

  19. Habs aufgrund des nett geschriebenen Artikels nochmal ausprobiert. Und wieder scheiterte ich am Beispiel, ganz simpel eine Aufgabe zu erstellen, die mich jährlich an den Muttertag an jedem 2. Sonntag im Mai erinnern sollte. Erinnerungsunktion nur im Premium (den Preis finde ich persönlich deutlich zu teuer) und Wiederholungsfunktion hab ich gar nicht gefunden. Meine Lösung seit vielen Jahren: „Tasks+ To Do List Manager“

    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.iss.tasksplus

  20. @Club-Mate – ist eher ein eigenes System, reines GTD habe ich anfangs mal betrieben, passte aber nicht wirklich auf meine Bedürfnisse. Ich erfasse halt Themen, wie sie kommen, terminiere meistens und arbeite dann ab bzw. verschiebe halt.

    @Chris – verstehe ich nicht. Klar kann man Aufgaben frei verschieben. Aber das hast Du vermutlich nicht wirklich gemeint?!

    @doctot – die Syntax für wiederholende Termine sind hier gut zusammen gefasst: https://todoist.com/Help/DatesTimes

    Ob man 21,- € p. a. nun teuer findet oder nicht, muss natürlich jeder selbst mit sich abmachen. Da ich das System JEDEN TAG nutze finde ich das sogar tendenziell eher günstig.

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