Gastbeitrag: Todoist – oder meine Suche nach der perfekten ToDo-Verwaltung

Zeit für einen Gastbeitrag. Einen Gastbeitrag von Matthias, der aus meiner Nähe kommt. Ich bekam mit, dass der zum Abarbeiten seiner Aufgaben Todoist einsetzt. Da ToDo-Lösungen hier im Blog eine lange Tradition haben, bat ich Matthias um einen Beitrag – denn wer könnte eine App besser beschreiben, als ein Extrem-Nutzer? In diesem Sinne: Bühne frei für Matthias, bei Fragen fragt ihn, er liest mit.ToDoist

OK, zugegeben – ich bin für mein Dafürhalten ein ziemlich strukturiert denkender und arbeitender Mensch. Und gerade für die ganzen Aufgaben des Tages habe ich schon immer Hilfsmittel benutzt – in den Neunzigern die kleinen mobilen Datenbanken von Casio, später Palm Handhelds und letztendlich dann PC, Smartphone & Co.

Wir – als eifriger Leser dieses feinen Blogs hier – kennen davon sicherlich die meisten. Und ich behaupte mal, ich habe die meisten auf Herz und Nieren getestet. Als Heavy User der Google Dienste habe ich lange an Google Tasks festgehalten, aber die ganzen fehlenden Features (allen voran die fehlenden Erinnerungen!) gehen einfach gar nicht.

Todoist_Übersicht

Daran ändern auch Android-Apps nichts, denn am Browser fehlt dann doch wieder vieles. Auch so große Namen wie Remember the milk sind bei mir durchgefallen – der vermeintliche Platzhirsch kann bis heute z. B. keine Sortierung per Drag’n’drop.  Toodledo ist noch so ein großer Player, aber hier ist die Optik sehr altbacken und die Bedienung ist einfach…nun ja…unkomfortabel. Auch bei allen anderen Lösungen fehlte mir immer wieder etwas. Bis, ja bis ich Todoist kennen gelernt habe. War bestimmt auch hier bei Caschy 😉

Wer Todoist nicht kennt: ich Grunde ist Todoist so etwas wie Google Tasks mit unglaublich viel mehr Leistung. Man kann cloudbasiert Listen (Projekte) anlegen und dort ganz einfach und in Windeseile Aufgaben hinzufügen. Genau wie in Google Tasks können Aufgaben eingerückt werden, so dass sie zu Unteraufgaben werden und sich ein- und ausblenden lassen. Das Ganze lässt sich plattformübergreifend und parallel auf mehreren Geräten nutzen und integriert sich auf Wunsch sogar in den Google Kalender.

Nur: Todoist geht sooooo viel weiter! So kann man an Aufgaben Fälligkeiten setzen und Erinnerungen der unterschiedlichsten Art (Email, Push, SMS) setzen, um nichts zu passen. Mit 4 farblich unterschiedlich Prioritäten kann man wichtig von unwichtig unterscheiden, Aufgaben lassen sich selbstverständlich per Drag’n’drop verschieben oder auch nach Belieben sortieren. Sogar Dateien lassen sich an Aufgaben hängen, so dass funktional wirklich kein Wunsch unerfüllt bleibt.

Der Fokus auf Einfachheit wird weiter konsequent umgesetzt. Bei der Erfassung von Fälligkeiten z. B. kann man natürlich den üblichen Kalenderpicker nutzen – aber genauso einfach “übermorgen um 15h” oder sogar “jeden 2ten Montag” schreiben. Für die ganz Effektiven, die nicht auf Mausschubsereien stehen, gibt es etliche Shortcuts. Die gesamte Bedienung von Todoist ist also nicht nur einfach, sondern auch extrem schnell.

Todoist_Erfassungsdialog

Persönlich organisiere ich meine Aufgaben in unterschiedlichen Listen: Arbeit, Privat, Nebengewerbe, Band (Musik) etc., aber das kann jeder so machen, wie es den eigenen Bedürfnissen entspricht. Morgens erhalte ich den (optionalen) Tagesbericht mit anstehenden Aufgaben automatisch per Email und kann mir direkt einen Überblick schaffen, ohne Todoist überhaupt auch nur aufzurufen. Wen ich sehe, dass ich einzelne Dinge heute nicht schaffe, kann ich sie mit 2 Klicks verschieben – auf morgen, nächste Woche oder nächsten Monat. Apropos Email – dank des Gmail-Plugins können sogar einzelne Emails zu Aufgaben werden. Ein zusätzliche “Todoist-Button” in der Gmail-Oberfläche macht’s möglich.

Dann gibt es ja auch noch Aufgaben, die irgendwie mit Orten zusammen hängen. Bislang habe ich die sog. Etiketten dafür benutzt, mir ortsabhängige Aufgaben anzulegen (z. B. “Baumarkt”, so dass ich mit dem wirklich hochfunktionalen Filter ratz-fatz Aufgaben rauspicken konnte, die eben im Baumarkt angesiedelt sind). Hier hat Todoist jetzt noch einmal nachgelegt und stellt mit ortsabhängigen Aufgaben etwas geradezu Magisches dar. Man kann beim Erfassen der Aufgabe eine Adresse eingeben und wird dann automatisch erinnert, wenn man in der Nähe ist. Das komplettiert das Rundum-Sorglos-Paket für mich.

Todoist_Bearbeiten

Grundsätzlich ist Todoist übrigens kostenlos, also spricht NICHTS gegen das Ausprobieren. Ihr werdet eh dabei bleiben 😉 Aber die Macher bieten auch ein Premium-Angebot, dass mit 21,- € p. a. aus meiner Sicht nicht zu teuer ist. Dafür erhält man vollen Sync über alle 13 nutzbaren Plattformen, kann Notizen und Dateianhänge nutzen, Email-/SMS- und standortabhängige Erinnerungen nutzen sowie benutzerdefinierte Filter anlegen. Dazu gesellen sich Dinge wie automatische Backups, Auswertungen, iCalendarintegration etc. Wer irgendwas davor braucht, sollte also zum Premium-Modell greifen. Gute Dinge sollte man doch unterstützen 🙂

Gibt’s denn gar nichts zu meckern? Hmmm…eigentlich nicht viel. Windows Phone und Android Wear werden bislang nicht unterstützt, was schade ist. Wünschenswert wäre auch eine Anpassung der Oberfläche, z. B. durch dunklere Themes. Daran arbeitet man bei Todoist aber schon, wobei alle Nutzer generell Vorschläge machen können und andere diese dann durch ihr Befürworten in der Umsetzungs- bzw. Bewertungslisten hochpushen können.

Ich weiß, dass das Ganze vielleicht ein wenig wie ein “paid post” wirkt, aber das ist definitiv nicht der Fall – ich bin wirklich so begeistert von dem System und freue mich, wenn ich den ein oder anderen vielleicht ein wenig anstecken konnte!

Über Matthias: seht ihn als interessante, norddeutsch geprägte Mischung aus Geek, Sparkassenmensch, Musiker und Familienvater – made in 1971 – dann habt Ihr eine grobe Vorstellung 🙂

Gefällt dir der Artikel? Dann teile ihn mit deinen Freunden.

Avatar-Foto

Der Gastautor ist ein toller Autor. Denn er ist das Alter Ego derjenigen, die hier ab und zu für frischen Wind sorgen. Unregelmäßig, oftmals nur 1x. Der Gastautor eben.

Neueste Beiträge

Mit dem Absenden eines Kommentars stimmst du unserer Datenschutzerklärung und der Speicherung von dir angegebener, personenbezogener Daten zu.

76 Kommentare

  1. @Matze: Danke, aber wirklich benutzerfreundlich ist diese Wiederholungsfunktion nicht. Selbst in der Premium-Version nicht auf deutsch und nicht als Funktionsbutton auswählbar?

  2. Die fehlende Erinnerungsfunktion in der kostenlosen Version verhindert, dass ich Todoist mal eine Zeitlang parallel zu AnyDo im Alltag ausprobieren kann. So wird man mich dann auch nie als Premium-Käufer gewinnen, obwohl das Programm durchaus ansprechend aussieht. Allerdings bin ich sowieso kein Freund einer jährlichen Gebühr…

  3. „jeden zweiten Sonntag im Mai“ o.ä. kann das Programm leider nicht verarbeiten. Nur sowas wie „jeder zweite Montag im Monat“ (tatsächlich manuell einzugeben) geht. M.E. ziemlich schwach für das angeblich beste Tool in diesem Bereich. Das ist doch wirklich nichts Besonderes.

  4. @Rene – entweder Du probierst Premium aus (30 Tage Geld-zurück-Garantie) oder Du probierst den Rest. Erinnerungen wirst Du Dir doch auch vorstellen können 😉 Dass man Todoist deswegen nicht ausprobieren kann, ist doch so nicht ganz richtig…

    @doctot – Wieso nicht in Deutsch? Ist auf der von mir verlinkten Seite unter „Wiederkehrende Termine“ doch mit deutschen Beispielen unterlegt?! Übrigens: zeig doch bitte mal Beispiele für Tools, die ähnlich umfangreich und flexibel aufgestellt sind wie Todoist. Ich wüsste so auf Anhieb…gar keins.

  5. Nachtrag – hab gerade eben bei Todoist Support mal wg. des o. a. Beispiels nachgefragt. Geht tatsächlich nicht, aber die Antwortgeschwindigkeit ist atemberaubend!

    „That’s unfortunately not possible right now, but we’ll consider adding such date formats in the future.

    For now, as a workaround, you could try to set the task to „every 8 May“ as that’s the earliest possible date that can be a second Sunday, in case the first one is on 1 May. This way you can prevent missing this task as in all other cases it will be due earlier.“

  6. @Matze: vielen Dank für deine Rückmeldung. Hast recht, zumindest deutsch geht. Meine Empfehlung habe ich ja genannt. Bitte meine Kritik nicht persönlich nehmen. Deine Anwendungsfälle stelle ich auch gar nicht in Abrede. Kommt wie immer darauf an, was man (eher) braucht.

  7. @doctot – alles gut, gar kein Problem 😉 Wie gesagt – für mich sind Lösungen wie die Deinige nichts, weil ich auf allen Plattformen die gleichen Funktionalitäten haben will und eben nicht nur in einer proprietären App. So hat jeder andere Präferenzen und kann sich das raussuchen, was ihm am meisten entgegen komme, gelle?

  8. Ich pendel seit Jahren zwischen verschiedenen Tools zum Speichern all dessen, was mein stets übervolles Hirn nicht zur rechten Zeit für mich parat hat.
    Da buhlten also schon alle üblichen Verdächtigen um meine Gunst: RTM, Toodledo, Any.do, Evernote, Keep, Wunderlist, auch Teamverwaltungen wie Asana oder Redbooth.
    Evernote ist zu mächtig und sieht kacke aus, RTM sowieso (ich brauche unbedingt eine optisch ansprechende Anwendung, ansonsten nutze ich sie nur halbherzig), Keep kann zu wenig und die Teamverwaltungen zu viel. Any.do ist nett, hat mich aber auch nicht gefesselt. Wunderlist ist eigentlich ganz nett, dieser seltsame – und ich finde selbstverherrlichende und unbegründete Hype – geht mir allerdings tierisch auf die Nerven.

    Todoist! Du hast es geschafft, mein unorganisiertes Hirn zu erobern und in die rechten Bahnen zu lenken.
    Just heute früh habe ich das Premium-Abo gebucht (lustigerweise bevor ich deinen Beitrag gelesen habe, Matthias; danach hätte ich es ohnehin getan).

    Und wisst ihr was? Ich glaube es geht vielen, wie mir: man probiert mal diese App aus, legt dort die klassischen To dos an, versucht sich an jener App, um interessante Artikel aus dem Netz (meistens natürlich von dir, Cashy) abzulegen, archiviert vielleicht noch ein paar Rezepte oder Ideen für die nächste Renovierung des Wohnzimmers. Und schon ist das Chaos perfekt. Was hilft? Zahlt für eine App! Erhöht die Bindung und letztlich den inneren Zwang, um nur noch ein Angebot zu nutzen. Wider die Defragmentierung!

    Ich denke, die 21€ sind gut angelegt. Erstaunlich, aber mein Kopf fühlt sich, seitdem ich heut Früh meine Kreditkarten-Daten eingegeben habe, direkt aufgeräumter an. Tolles Gefühl!

  9. Vielen Dank für den ausführlichen Tip! Vielleicht habe ich es auch überlesen, aber eine ganz entscheidene Sache hast du vergessen! 😉 Es gibt sogar eine Outlook-Integration! Ich arbeite seit Jahren auf allen Plattformen win/os ios/android Smartphone/tablet/Notebook/pc/Mac mit Wunderlist und habe genau das immer zusätzlich vermisst!
    Nach 2 Stunden testen und ex- importieren bin ich gerade aufgrund deines Hinweises komplett auf todoist umgestiegen! Perfekt! 🙂 danke

  10. Thomas Groß says:

    Klingt soweit wirklich vielversprechend, leider fehlt mir persönlich jetzt die Testphase, da die mir wichtigen Funktionen im Premiumbereich liegen. Ich nutze derzeit über Android SGT GTD & To Do List. Das Tool list meiner Meinung nach eines der mächtigsten ToDo Tools. Leider kennen es nur nicht allzu viele. Der Funktionsumfang ist gewaltig. Und die Erinnerungen sind der Hammer. Man kann quasi jeden Rhythmus einstellen den man benötigt. Dazu ist die App derzeit noch kostenlos (unverständlicherweise). Der Sync läuft über Toodledo, welches tatsächlich am PC nicht allzu komfortabel ist. Da ich meine ToDo’s aber nur am Smartphone erledige, stört mich das nicht. Der einzige Negativpunkt bei DGT GTD & To Do List ist die Optik der App. Erinnert leider stark an iOS und sieht altbacken aus. Es soll aber bald der Beta Status erreicht und damit eine modernere Optik kommen. Ich finds super und man sollte es bei Interesse ruhig mal ausprobieren.

  11. Ich hatte mal eine ganze Zeit lang Todoist als Premium-User genutzt und war recht zufrieden. Ärgerlich empfand ich aber, dass man auch auf Anfrage keine Rechnung bekam – bei beruflicher Nutzung schlecht, denn dann kann man es nicht absetzen. Dies wird seit knapp zwei Jahren versprochen; ich denke, das wird auch nicht mehr kommen.

  12. @Stefan – alles konnte und wollte ich auch nicht erwähnen. Das hätte den Rahmen endgültig gesprengt. Und da ich Gmail exzessiv nutze, liegt mein Fokus entsprechend dort.

    @Thomas – kannst doch testen, 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Geht ganz unkompliziert und der Support hilft gut und schnell. Englisch sollte man dann allerdings besser können. Deine App hatte ich auch mal angetestet, geht ja in Richtung gTasks und Tasks, aber die iOS-lastige Optik widert mich an. No go.

    @Peter – stimmt, das ist mir bei den Nachteilen durchgerutscht. Ein Punkt, den zumindest kein EU-Bürger versteht. Lt. Support ist man aber dran (was auch immer daran nun so schwierig ist)…

  13. Wie so viele verwechseln manche Leute eine ToDo-Liste entweder mit einem Projektplan oder mit einem Terminkalender. Termine kommen in den Kalender – basta! Dann klappt das auch mit den Remindern. ToDo’s kommen in die „Erinnerungen“-App (iOS, Mac und geschäftl. Exchange) und werden nach Priorität abgearbeitet. Und Projekte plant man mit einem mehr oder weniger umfangreichen, evtl. multi-user-fähigen Programm. Alles andere ist ein Overflow bei der Selbstverwaltung.

  14. Hallo,

    Das mit dem verschieben für rollierende ToDos hast du schon richtig verstanden Matze, es geht aber um den Automatismus, ich möchte das nicht manuell machen müssen wenn ein rollierendes Ereignis eingestellt ist!

    • @Chris – wirklich verstanden habe ich das immer noch nicht. Kannst Du das mal anhand eines konkreten Beispiels aufzeigen, was Du meinst?

      @Fraggle – auch eine Möglichkeit, aber doch sehr frickelig und deutlich weniger funktional.

  15. Liest sich ganz nett. Für Menschen mit einem NAS oder Webspeicher gibt es aber günstigere Möglichkeiten mit:
    Owncloud, dazu die App Tasks, CardDav und DalDav Sync.
    Vorteile:
    Alles in einem und in eigener Hand.
    Zugeben, die Aufgabe (nutze ich unter anderem als ToDo Liste) sind nicht so umfangreich wie hier, dafür sind sie Teil eines Kalenders, der auch mit Thunderbird genutzt werden kann. Ebenso wie die Kontakte und natürlich einem Dropboxsystem. Bwz zentrale Ablage von Lesezeichen.
    Für die, die unentschlossen sind, sicher eine Überlegung wert.

  16. @ Fraggle: Kannst du mal genauer erläutern, wie du das alles mit OwnCloud umgesetzt hast? Das würde mich interessieren.

    Denn so interessant sich Todiist auch anhört, ich käme in 10 kalten Wintern nicht drauf, meine privaten Daten bei irgendeinem Unternehmen in der Cloud zu speichern. Seid ihr da wirklich alle so schmerzfrei, nach allem was in den letzten Monaten so ans Tageslicht kam? *kopfkratz* Dann lieber weniger Funktionsumfang und weniger Komfort und dafür so weit wie eben möglich Herr meiner Daten sein und bleiben!

  17. Ich kann dem Beitrag nur zustimmen und auch noch einmal unterstreichen, dass es gar nicht notwendig ist dafür bezahlt zu werden, denn die Nutzung von Todoist alleine sorgt schon dafür, dass man ins schwärmen kommt. Ich nutze Todoist nun 1 Jahr und bin immer mehr begeistert, da es regelmäßig weiterentwickelt wird und neue Funktionen hinzukommen!
    Es gibt übrigens auch einen Beta-Channel für Android (=> https://plus.google.com/u/0/communities/108057919781399570441)

    Ich habe zig Tools + Apps getestet und das einzige wo ich mal länger als 3 Monate geblieben bin ist Todoist. Der für mich mit Abstand größte Vorteil neben den ganzen tollen Funktionen ist die Möglichkeit es plattformübergreifend nutzen zu können.
    Grundsätzlich gibt es auf der Webseite schon viele Antworten auf die Fragen hier: https://todoist.com/Help/

    @ Lux:
    Die vollautomatische Synchronisierung von Geräten/Plattformen bekommt man schon mit der Free-Version. Das Premium-Abo brauchst du nur für Erinnerungen, Notizen, Dateien, Ettiketen (Tags) und erweiterte Filter.
    => https://de.todoist.com/overview

    @ borsti67:
    Das Teilen von Aufgaben geht auch mit der Free-Version, aber eben mit den selben Einschränkungen (z. B. keine Erinnerungen) und man kann nur 5 Leute pro Projekt einladen. Wenn jemand eine Aufgabe erledigt hast bekommst Du eine Benachrichtigung.
    => https://todoist.com/Help/Sharing
    Zu den wiederkehrenden Aufgaben kommt unten noch was.

    @ Philomenon:
    2Do ist wirklich klasse und ich habe sie vor ein paar Jahren lange Zeit unter iOS benutzt. Für mich war damals schon das größte Problem, dass es keine Webapp oder App (mit Sync) unter Linux oder später Android gab. Eine Android-App gibt es inzwischen, aber wohl immer noch nicht mit dem vollem Umfang. Ich will auch am Desktop meine ToDos pflegen können 😉

    @ Thomas Groß:
    Du meinst wohl DGT GTD. Das ist eine wirklich großartige App und ich habe sie auch lange Zeit genutzt bis ich auf Todoist gestoßen bin. Die Erinnerungsfunktionen dort sind wirklich toll, aber zum einen bekommst Du die – bis auf den Snooze – auch mit Todoist hin und zu anderen haben die einen großen Nachteil: man kann sie nicht wirklich synchronisieren – noch nicht mal zwischen 2 Android Devices! Wenn man 15$ für Toodledo im Jahr bezahlt und noch nicht mal Erinnerungen syncen kann, dann lege ich lieber 6$ drauf und habe einen Echtzeitsync!

    @ Peter:
    Vielleicht solltest zu zu https://todoist.com/business wechseln 😉

    @ Chris:
    Wenn Du mit “rollierende ToDos” sowas wie „jeden Samstag die Ablage im Büro aufräumen“ oder“ jeden letzten Freitag (im Monat) den Stundenzettel abgeben“ meinst, dann geht das ganz einfach: Aufgabe erstellen, „Due Date“ eingeben (ganz einfach wie oben, z. B. „jeden Fr“). Somit steht diese Aufgabe dann am Freitag und wenn du sie erledigt hast wird sie abgehakt – egal, ob am Do, Fr oder Sa. Dadurch steht sie dann am nächsten freitag wieder zur Erledigung an!

    Ansonsten nutzt die App ein paar Tage in der freien Variante und bucht dann das Premium-Abo mit 30-Tage-Geld-zurück-Garantie – außer bei iOS, aber daran ist Apple schuld 😉
    Ich bin mir sicher es werden über 80%, eher 90% bei Premium bleiben!

  18. Na super, wo ist mein Kommentar hin, an dem ich eine halbe Stunde geschrieben habe ???

    @ Spikey: Du nutzt wohl kein iOS-, Android- oder Windows-Phone?

  19. Aktuell probiere ich ein Blackberry Q10 (als derzeit leider einzige Alternative mit vernünftiger haptischer Fullsize-Tastatur) aus, aber ich überlege, (wieder) auf Android/CyanogenMod umzusteigen… wieso?

  20. Also ich nutze Workflowy und Evernote … reicht. Habe die Anwendung nach kurzem Test wieder deinstalliert, da ich keinen Mehrwert erkennen konnte.
    Design ist schick, aber mit schick organisiere ich nix.

Es werden alle Kommentare moderiert. Lies auch bitte unsere Kommentarregeln:

Für eine offene Diskussion behalten wir uns vor, jeden Kommentar zu löschen, der nicht direkt auf das Thema abzielt oder nur den Zweck hat, Leser oder Autoren herabzuwürdigen. Wir möchten, dass respektvoll miteinander kommuniziert wird, so als ob die Diskussion mit real anwesenden Personen geführt wird. Dies machen wir für den Großteil unserer Leser, der sachlich und konstruktiv über ein Thema sprechen möchte - gerne auch mit Humor. In jedes Thema Politik einbringen ist nicht erwünscht.

Du willst nichts verpassen?

Du hast die Möglichkeit, den Feed dieses Beitrags zu abonnieren. Wer natürlich alles lesen möchte, der sollte den Hauptfeed abonnieren.