Papierloses Büro: wie realisiert man Paperless Office?
von caschy | 176 Kommentare
Achtung, Mitmachbeitrag! So, ich fange mal hinten an. Im Laufe des Monats häuft sich bei mir viel Papierkrempel an. Gehaltsabrechnung, Briefe, Rechnungen, Presseinformationen, Verträge, Quittungen und und und. Bullshit, den ich lochen und abheften muss. Kennt vielleicht der eine oder andere von euch. Momentan läuft es so ab: Dokument X kommt in den Ordner unter Register whatever. Ihr kennt das. Allerdings habe ich dann an anderer Stelle auch Rechnungen, die ich als PDF bekommen habe. Von der Telekom oder wenn ich mir wieder Technik-Gedöns kaufe. Bislang habe ich Rechnungen von Geräten immer oldschool an den Karton geklebt und diesen in meinen Keller gestellt. Fassen wir zusammen: Ich habe hier und da Ordner und zusätzliche digitale Dokumente. Das nervt, ich will alles zentral und digital haben.
Wohin geht die Reise nun? Ha, dass will ich gemeinsam mit euch erarbeiten, denn bei der Masse an Lesern wird aus der Substanz der Kommentare sicherlich etwas herauskommen, was für viele nützlich ist. Was sind die Voraussetzungen? Nicht an Mac oder Windows gebunden, von mehreren PCs aus erreichbar. Ich schmeiss mal Schlagwörter in den Raum: Scanner. Google Docs. OCR. Dokumentverwaltung- und -management. Durchsuchbare PDFs. Sammlung in Dropbox. Evernote. Kostenlos. Plattform-unabhängig. Und jetzt kommt ihr – ich werde die Vorschläge sammeln und in einem zukünftigen Beitrag hier für alle veröffentlichen.
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@jo
raediris
stempel auf leres blatt
scannen
bereich mit stempel lernen lassen und speichern
lieferscheine o.ä. Stempeln
scannen nach bereich mit Stempel signatur suchen
bei fund als ablagekriterium angeben
am besten immer an der selben stelle stempeln und möglichst leserlich
grayscale einstellen keine logod oder hader scannen lassen dauer zu lange
viel spass
Hallo zusammen,
wir vom Team FastBill haben uns ebenfalls das Ziel gesetzt, das papierlose Büro für kleine Unternehmen zu ermöglichen, und zwar ohne komplexe Scan-/Uploadprozesse. Ende November 2011 haben wir ein neues Produkt gelauncht, mit dem ihr diesem Ziel einen Schritt näher kommen könnt: http://bit.ly/skpnd4
Gruss
Christian
Habe hier seit 9 Monaten einen ScanSnap 1500 im Einsatz. Zusammen mit der DevonThink Software für den Mac eine perfekte Lösung. PDF’s mit Volltextsuche, alle Handskizzen, Bilder, Mails etc. in einer Ordnerstruktur ablesbar. Daraus kann man sie wieder drucken, mailen, faxen.
Ich kann noch das folgende dazu beitragen:
http://www.archivme.com/
Grüße
Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumentenmanagement-Branche verwendet wird.
Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen. Angesichts der sich ständig verändernden Technologien, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die Informationsgesellschaft.
ob Papierlos oder Papierbehaftet; wichtig ist das die Dokumente eine einfache Wiederfindbarkeit haben und auch in Zukunft Lesbar sein werden.
Erstens gibt viele Papierlose sogenante DMS Systeme (Propietäre und OpenSource). Jedoch welche dieser auch noch in Zukunft (über 10 Jahre) aktuell sein werden, kann man bei der bereits erwähnten rasanten Weiterentwicklung der elektronischen Systeme nicht voraussehen. Daher ist es wichtig das diese eine offene Ordner Struktur haben wo man auf Dokumente auch ohne DMS zugreifen kann, sowie diese die Dokumente nicht in Propietären DMS Formaten abspeichert sondern in den standart PDF/A, DJV, TIF, PNG, ODF, usw. abgespeichert.
Selbst plädiere ich für OpenSource (bitte n. mit Kostenlos verwechseln). Da viele Betriebssysteme und Programme ein eigenes (proprietäres) Verfahren einsetzen, um die Daten zu codieren, ist eine Lesbarkeit von Daten nicht mehr sicher gegeben, wenn ein Betriebssystem oder ein Programm nicht weiterentwickelt wird. Verschärft wird dieses Problem durch die Politik vieler Softwarehersteller, neue Programmversionen mit veränderten Datenformaten zu veröffentlichen, die ältere Datenformate des gleichen Programms nicht vollständig nutzen können.
Zweitens ist eine Beibehaltung einer strukturierte Ordner Indexierung der Dokumente wichtiger als eine reine Meta Tag Cloud Indexierung. Da sich ja Suchbegriffe je nah Person aber auch Zeitraum Ändern und dadurch Dokumente im DMS Nirvana unaufindbar wären und ein jeder muss auch sofort die Ordnungslogik verstehen können, ohne erst den Eingabe Assistenten(in)/Sekretär(in) fragen zu müssen.
Persönlich hab ich alle daher alle e-Dokumente in die gleiche Hierarchie wie bei Papierdokumenten eingeordnet; e-Oberordner (= Regale) e-Hauptordner (= Ordner) und e-Unterordner (Akten).
Diesen e-Dokumenten dann eine Datierung nach DIN Datum (JJJJ-MM-TT) vorangesetzt bei der Namensgebung sowie einem Kürzel nach ISO 14721 zur DokumentenArt gefolgt http://de.wikipedia.org/wiki/OAIS
Drittens müssen diese e-Archivierung Revisionssicher sein. Siehe hierzu Wikipedia http://bit.ly/y9lM4c
Hallo,
Trotz des schon über einem Jahr alten Blog-Eintrag ist das Thema noch topaktuell. Ich hatte immer gehofft dass es schnell zu Lösungen kommen wird wenn alle mit Smartphones rumlaufen und das Thema Cloud immer größer wird.
Anstatt weiter zu warten haben wir die Lösung nun selbst in die Hand genommen 🙂 – fileee hat sich zum Ziel gemacht das Konzept eines professionellen Dokumentenmanagement Systems zu nehmen, auf Privatnutzer, Smartphones, Internetanwendungen etc. anzupassen! Vielleicht einfach mal vorbeischauen unter http://www.fileee.com!
Liebe Grüße
Johannes
Amagno! Digitale Dokumente direkt reinwerfen und die Magnete sortieren es. In der nächsten Version können die Dokumente auch mit Amagno gescannt werden. Auf die Dokumente kann man von unterwegs über das Web Interface zugreifen. Sonst nutzt man den Windows Client.
Momentan gibts eine kleine Aktion, bei der man 3 GB Speicher bekommt. Sonst hat man erstmal 1 GB.
Gutschein Code ist „goamagno“.
@Gerrit
„Objektverweis wurde nicht gefunden“ nach Klick auf Unterkategorien der Webseite wir z.B. „tour“ (http://www.amagno.de/amagno-tour-magnete.html)heißt für mich einfach nur:
AUTSCH !
@Peter: Sorry, aber Danke für den Hinweis. Wir überarbeiten gerade die Homepage und es gibt bald eine neue Tour wegen des neuen Release. Das Produkt selbst läuft aber 🙂
Viele Grüße aus Oldenburg
Jens, amagno
p.s. @Gerrit: Gutscheincode ist abgelaufen; aber es wird bald eine neue Aktion geben.
In wie weit sind Dokumente rechlich verwertbar, wenn es um Steuer, Verträge, Verdienstbescheinigungen geht?
1. Cloud-Dienste :
halte es für zweifelhaft, sensible persönliche ebenso wie betriebliche Daten dort abzulegen, wo Vertraulichkeit per Geschäftsbedingungen / Datenschutzerklärung ausgeschlossen sind.
Ist euch klar, wo die Server von dropbox, google & co stehen und was mit den eigenen, personenbezogenen Daten passiert ?
Wenn nicht, würde ich empfehlen, zu recherchieren bevor man die Daten Dritten zur Verfügung stellt, z.B. http://www.google.com/policies/privacy/ macht klar, dass die eigenen Daten durch die Organisation „google“ genutzt werden können.
2. Archivierung : wichtig ist, dass man unterscheidet zwischen Geschäftsdokumenten mit Aufbewahrungspflicht nach HGB und persönlichen Dokumenten, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (aber die man besser archivieren sollte – z.B. Verträge).
Grundsätzlich muss man nicht nur digitalisieren, sondern auch dafür sorgen, dass geschäftliche Dokumente noch in 10 Jahren lesbar sind. Das bedeutet :
a) Datenträger muss mind. 10 Jahre haltbar sein / zur Verfügung stehen (was passiert, wenn ein Dienstleister seinen Cloud-Dienst einstellt ?)
b) die Software zum Lesen der Dokumente muss vorhanden sein. D.h. der Inhaber der Dokumente muss dafür sorgen, dass auch die Software erhalten bleibt (wird es für ein PDF- oder TIF- Dokument in 10 Jahren noch Software geben ?, auf welche Plattform wird sie lauffähig sein ?)
Im Zweifelsfall müsste man eine Maschine vorhalten, die eine solche Umgebung zur Verfügung stellt.
3. Authentizität :
In allen Fällen muss klar sein, dass ein Dokument nur dann „echt“ ist, wenn es quasi „beurkundet“ ist, d.h. elektronisch signiert. Dafür gibt es m.W. noch keinen Standard.
4. organisatorisches
ist in den Beiträgen hier ausführlich behandelt.
Summary :
ich würde das Archivieren wichtiger v.a. geschäftlicher Dokumente professionellen Dienstleistern überlassen, die sich vertraglich zur Geheimhaltung verpflichten, Serverstandorte transparent machen, nach dem BDSG arbeiten und ISO-zertifiziert sind.
Geht es nur um „experimentelle“ Archivierung unbedeutender Dokumente, d.h. verstehen, welche Möglichkeiten und Datenströme es geben kann, sind alle beschriebenen Wege zulässig. Eine Anonymisierung ist zu empfehlen.